Rapoarte

O secretară eficientă trebuie să fie capabilă să pregatească un raport despre o ședință,

o discuție, un interviu sau chiar despre un document. Raportul trebuie să prezinte fondul
lucrurilor, astfel încât membrul executivului să prindă esența fără a intra în amănunte
neimportante.
 Raportul trebuie să fie clar, concis şi aranjat în mod logic. Frazele trebuie scurtate cât
de mult posibil. Dacă raportul este individual, adică de la secretara către şeful său, acesta
trebuie scris la persoana I, dar dacă se referă la o şedinţă, va trebui scris la persoana a III-a.
Raportul unui eveniment sau al unei şedinţe întotdeauna va fi scris la timpul trecut.

Realizarea planului unui raport

Pregătirea preliminară a unui plan general al raportului este esențială pentru a putea
realiza introducerea în ordine a problemelor abordate, astfel încât fiecare punct să conducă în
mod natural spre următorul.
Înainte de a se întocmi un raport, trebuie pregătit un plan şi grupate faptele sau ideile
în ordine logică. Astfel:
1) Titlul conţine:
• subiectul raportului, de exemplu tipul şedinţei;
• data sedinţei sau a evenimentului;
• locul;
•    dacă este o şedinţă, persoanele prezente - numele preşedintelui consiliului
şi ale membrilor consiliului;
• un număr de referinţă al dosarului pentru identificarea ulterioară;
• numele persoanei căreia îi este destinat raportul;
• orice indicaţie de securitate - de exemplu “confidenţial”, „personal” sau
„secret”.
2) Paragraful introductiv trebuie să menţioneze punctele de reper sau împrejurările
care au necesitat raportul, de exemplu „la solicitarea directorului şcolii/ inspectorului şcolar
de zonă” sau „datorită modificării situaţiei de fapt care necesită discutarea strategiilor viitoare”.
3)    Raportul propriu-zis conţine faptele respectivului caz/ eveniment sau principalele
probleme discutate la şedinţă. Se folosesc subtitluri pentru împărţirea subiectului.
4) Recomandări sau concluzii.
5) Se menţionează măsurile ce trebuie luate, incluzând:
• numele persoanelor care răspund de acţiune;
• data până la care trebuie acţionat;
• data următoarei întâlniri la care se va rediscuta situaţia;
• numele şi funcţia celui care semnează documentul (dacă nu a fost menţionat
în titlu).