Pentru a asigura succesul unei conferințe de presă,

reprezentanții biroului de presă și purtătorul de cuvânt trebuie

să o gândească și să o organizeze până în cele mai mici
amănunte; o conferință de presă nepregătită, în care
informația nu este interesantă sau în care datele importante
au fost greșit prezentate, duce la o mediatizare slabă a
evenimentului și poate compromite participarea jurnaliștilor
la acțiunile viitoare ale organizației.

Etape
1. pregătirea conferinței de presă;
2. desfășurarea conferinței de presă;
3. evaluarea conferinței de presă.

1. Pregătirea conferinței de presă

Exceptând situațiile de criză, când conferința se

organizează fără niciun fel de preparative, pregătirea
poate începe cu o lună înaintea evenimentului, în
cadrul acestei etape fiind parcurși următorii pași:a)
alegerea momentului (data, ziua, ora);b) stabilirea
locului de desfășurare;c) stabilirea listei invitaților;d)
redactarea și trimiterea invitațiilor;e) redactarea
documentației;f) elaborarea materialelor ajutătoare;g)
pregătirea discursurilor sau intervențiilor;h) pregătirea
reprezentanților organizației care vor participa la
conferință;i) pregătiri și verificări de ultimă oră.
Redactarea și trimiterea invitațiilor
Invitațiile trebuie să conțină următoarele elemente:

1. Sigla organizației (invitația se tipărește pe hârtie tip, care

are în antet numele organizației, adresa, telefonul, faxul);2.
Numărul de înregistrare;3. Data emiterii;4. Cuvântul
"Invitație", înaintea titlului;

5. Titlul; este recomandat ca titlul să conțină numele

organizației, pentru ca acesta să se întipărească bine în
mintea jurnalistului invitat, precum și motivul pentru care se
organizează conferința.
6. Textul invitației trebuie să cuprindă următoarele precizări:a)
persoana sau organizația care invită (de obicei, invitația este
făcută de directorul sau de președintele instituției); numele
acestora se scrie în întregime, iar funcția este prezentată în
detaliu;b) subiectul conferinței (acesta va fi prezentat în
câteva rânduri, subliniindu-se importanța, interesul, noutatea
temei aflate pe ordinea de zi);

c) personalitățile reprezentative ale organizației care vor

participa la conferință;

d) momentul desfășurării conferinței (data, ziua, ora);

e) locul de desfășurare (adresa exactă: oraș, stradă, număr,

etaj, sala); dacă este cazul, se va include o mică hartă cu
străzile principale din apropierea locului unde se desfășoară
 conferința, indicându-se stațiile proxime de autobuz, stațiile
de tramvai, cele de metrou și locurile de parcare convenabile;

f) data-limită de confirmare a participării;

g) numele, funcția și semnătura celui care invită;

h) adresa, telefonul/faxul biroului de presă, precum și numele

persoanei ce poate fi contactată pentru informații
suplimentare sau pentru confirmarea participării;

i) existența (dacă este cazul) a unui lunch sau cocktail după

conferință.
2. Desfăşurarea conferinţei de presă

Etape
a) primirea jurnaliștilor;
b) deschiderea conferinței;
c) discursul reprezentantului organizației;
d) întrebările;
e) închiderea conferinței;
f) dialogul informal (cafeaua și răcoritoarele).

3. Evaluarea conferinţei de presă

Activitatea de comunicare cu presa nu se încheie odată
cu plecarea ultimului gazetar. Dimpotrivă, acum
urmează o altă etapă, extrem de importantă, în care se
va face evaluarea derulării conferinței și a efectului pe
care ea l-a avut. În zilele următoare se va urmări reacția
presei, pentru a se vedea ce și cât s-a scris în diversele
publicații sau ce și cât s-a difuzat în audiovizual în
legătură cu acest eveniment sau cu organizația, în
general.