Dosarul de presă: importanță, conținut

Dosarul de presă este folosit ca modalitate suplimentară de transmitere a informațiilor

către jurnaliști, ce are rolul de a oferi un tablou general al istoricului organizației, detalii despre
activitatea acesteia, despre produse, evenimente, persoane, proiecte, inițiative etc. În general, el
trebuie să cuprindă toate elementele necesare pregătirii unui articol despre organizație. Este
important ca dosarul de presă să aibă un titlu sugestiv, care să convingă jurnaliștii să-l parcurgă.
De asemenea, el trebuie să conțină date reale, complete, concise și interesante pentru public,
prezentate într-un mod atrăgător pentru a îndemna jurnaliștii să scrie despre organizație. Scopul
principal al dosarului de presă este ca acesta să fie citit, nu de a descrie amănunțit situația
companiei de la înființare până în prezent.

J.P. Rosart (1992, p.71) clasifică tipurile de dosare de presă în trei categorii: dosarul de
presă însoțit de un comunicat de presă, dosarul de presă- carte de vizită a organizației și dosarul
de presă-eveniment. Potrivit acestuia, dosarul de presă însoțit de un comunicat de presă este cel
preferat de jurnaliști, deoarece comunicatul le oferă un rezumat al informațiilor regăsite în
dosarul de presă, care elaborează mai amplu acele informații. Cât despre dosarul de presă-carte
de vizită, acesta îl descrie ca fiind o metodă prin care o organizație ce nu se bucură de prea multă
atenție din partea presei vrea să convingă discret jurnaliștii să scrie despre ea. În ceea ce privește
dosarul de presă- eveniment, el prezintă un anumit eveniment din viața organizației și mesajul lor
în legătură cu acesta.

Atributul cel mai important al unui dosar de presă este ca acesta să nu fie plictisitor, prin
abundența unor detalii lipsite de relevanță sau a laudelor excesive la adresa organizației.
Deoarece este un material redactat exclusiv pentru jurnaliști, dosarul de presă trebuie să fie ușor
de utilizat, clar, concis, coerent și eficient. (Coman, 2004) Doug Newsom și Bob Carrell (2004,
pp. 354-357), în funcție de situațiile în care sunt redactate, identifică trei tipuri de dosare de
presă. Primul este dosarul de presă pentru evenimente speciale, dosarul de presă pentru situațiile
de criză și dosarul de presă în scopuri publicitare. În timp ce pentru organizație, dosarul de presă
este un mijloc de informare, pentru instituțiile de presă el este un instrument de lucru, așadar
prezentarea informațiilor trebuie să fie ,,cât se poate de riguroasă, accesibilă și lipsită de
artificii.” (Coman, 2004,p.144)
 Structura dosarului de presă depinde de ocazia pentru care a fost redactat, drept urmare,
lucrările de specialitate în domeniu nu oferă un tip de cuprins general valabil pentru toate
dosarele de presă. Exemple de ocazii pentru întocmirea unui dosar de presă pot fi ,sărbători,
expoziții, lansări de produse sau inițiative, conferințe de presă, vizite de presă etc. (Coman,
2004) În ciuda faptului că nu există o formulă standard a dosarului de presă, este foarte important
ca acesta să trateze un singur subiect, iar titlul lui trebuie să anunțe tema dosarului. Alte elemente
prezente pe coperta dosarului de presă sunt coordonatele organizației (logo-ul, sigla, adresă, site)
și datele persoanei sau persoanelor de contact (nume complet, funcție, adresă de e-mail, telefon,
fax) pentru ca jurnalistul să poată contacta oricând organizația pentru mai multe informații.

Dosarul de presă trebuie înmânat tuturor jurnaliștilor ce urmează să intre în sala de

conferință, iar în cazul celor care au lipsit, va fi trimis la redacție în următoarea zi. Legat de
conținutul acestuia, el trebuie să cuprindă doar informațiile esențiale și de noutate, fără a oferi un
exces de informații de prisos. Pentru ca jurnaliștii să își întocmească articolele în mod rapid și
eficient, este important ca dosarul de presă să conțină cât mai multe date cu privire la activitatea
organizației respective, fără a abunda în materiale publicitare. (Coman, 2004) Potrivit Cristinei
Coman (2004) un dosar de presă trebuie să conțină: sumarul (cuprinsul) dosarului, declarația de
principii (text scurt ce prezintă câmpul de activitate și obiectivele organizației), prezentarea
subiectului conferinței, și materiale suplimentare, ce sunt însoțite de anexe precum copii ale unor
articole anterioare despre organizație relevante în acel context, statistici, grafice, diagrame,
fotografii etc. Sumarul, ce trebuie plasat la început, enumeră toate materialele în ordine logică, în
funcție de gradul de interes. Declarația de principii (mission statement) se aseamănă cu un
comunicat de presă prin stilul de redactare și nu are mai mult de două pagini, sintetizând ideile
principale. Materialele sau documentele sunt texte scurte de 1-2 pagini, ce pot fi redactate ca
articole de presă, ce dezvoltă subiectul prin prisma unor perspective specifice, precum
implicațiile economice, locale, financiare, sociale, organizaționale, tehnice etc. În ceea ce
privește materialele suplimentare, se cunoaște faptul că jurnaliștilor le plac materialele vizuale
care le înlesnește înțelegerea informațiilor prezentate, precum graficele, schemele, sau
fotografiile. De, obicei, legenda se scrie pe spatele fotografiei- ce reprezintă aceasta, data și locul
unde a fost făcută, autorul și precizări legate de dreptul de reproducere. Alte materiale folosite
sunt cele audiovizuale, broșuri, reviste, pliante, cataloage de produse sau servicii, prezentări ale
proiectelor realizate ș.a.m.d.
 Specialiștii în domeniu recomandă ca un dosar de presă să nu depășească 10-12 pagini de
text, iar pentru a nu fi prea voluminos, el poate fi prevăzut cu o anexă, ce cuprinde informații și
materiale ce ajută jurnaliștii să aprofundeze subiectul. Anexa respectivă poate cuprinde: ,,un
istoric al organizației, biografiile unor personalități ale acesteia, fișe tehnice ale unor produse sau
servicii, lista partenerilor organizației, informații legate de activitatea managerială, bilanțuri de
activitate, agenda, lista documentelor și a materialelor ilustrative disponibile la sediul
organizației.”(Coman,2004,p.146.) Redactarea unui dosar de presă necesită analiza unor aspecte
precum determinarea scopului acestuia, identificarea categoriilor de public pentru media,
stabilirea instituțiilor de presă care vor primi dosarele și evaluarea modului în care vor fi utilizate
acestea. (Newsom et al., 2004, p. 354)

În ceea ce privește regulile de prezentare, există anumite recomandări general valabile.

Coperta trebuie să fie atractivă, simplă, nu foarte scumpă și să aibă un format A4. Ea poate de
asemenea să ilustreze o fotografie sugestivă. În ceea ce privește documentele propriu-zise, ele
trebuie tipărite în format A4 pentru a putea fi arhivate, textul trebuie să aibă aspect unitar și să fie
redactat într-un stil jurnalistic. Fiecare material ar trebui să conțină câteva mențiuni
indispensabile precum: coordonatele de identificare ale organizației, data difuzării, embargo
(dacă este cazul) alături de data și ora la care va fi ridicat. Embargoul ,,permite difuzarea în
avans și în mod eșalonat a unei informații încă neoficiale (confidențială) în condițiile în care
instituțiile de presă oferă garanția că această informație nu va fi difuzata înaintea datei si a orei
care sunt specificate pe materialul trimis de organizație” (Coman, 2004, p. 148). Difuzarea
dosarului de presă se face în două moduri- se oferă direct jurnaliștilor ce participă la evenimentul
în cauză și se trimite a doua zi celor care nu au putut participa, pentru ca participanții să aibă
întâietate în distribuirea informațiilor. Dosarul de presă poate fi trimis și în cazul în care acesta
nu este asociat vreunei manifestări sau eveniment anume.

Desigur că există de asemenea câteva reguli ,,de aur” pe care un dosar de presă trebuie să
le respecte. Pentru ca organizația să nu privilegieze o instituție de presă în md deosebit, dosarul
de presă se trimite în același timp tuturor redacțiilor. El trebuie adresat jurnalistului specializat pe
domeniul de activitate al organizației, sau redactorului-șef. Momentul de difuzare trebuie să țină
cont de durata procesului de producție, ce depinde de tipul publicației (cotidian sau săptămânal)
sau emisiunii (radio sau televiziune). De asemenea, dosarul de presă trebuie să ajungă în redacții
înaintea lansării campaniei de publicitate aferente, dacă este cazul. (Darroy et al. 1990, p. 50)
După distribuirea dosarului, se recomandă ca traseul acestuia să fie urmărit, prin mai multe
mijloace, cum ar fi contactarea jurnaliștilor pentru a ne asigura că au primit materialele și ca nu
au nevoie de alte informații adiționale. Comunicarea cu aceștia post-difuzare are rolul de a le
aminti de dosarul trimis și de a-i îndemna să scrie despre organizație. Scrisori de mulțumire pot
fi trimise celor care au publicat sau vorbit despre organizație, pe baza informațiilor prezentate în
dosarul de presă.

O alternativă a dosarelor de presă tipărite sunt cele online. Avantajele unui dosar de presă
online sunt costurile mai mici, ușurința de navigare a cititorilor, și disponibilitatea permanentă
pentru un public mai amplu. Pentru a oferi un exemplu practic de dosar de presă de actualitate,
voi prezenta pe scurt conținutul dosarului de presă online al Parlamentului European, publicat pe
21 septembrie 2021 în format PDF pe www.europarl.europa.eu. Scopul lui este enunțat pe prima
pagină: ,,dosarul cuprinde date de contact utile, un rezumat al structurii Parlamentului European,
al priorităților sale politice și al lucrărilor în curs ale acestuia, linkuri către informări generale,
grafice și date legate de opinia publică, ...cu scopul de a ajuta jurnaliștii care relatează despre
activitățile Parlamentului European să găsească rapid informații relevante și actualizate și să
navigheze cu ușurință pe paginile de internet ale Parlamentului.” (Direcția Generală de
Comunicare Parlamentul European, 2021) Dosarul este numerotat, are logo-ul și sigla
Parlamentului European în antetul documentului, precum și alte date de identificare a instituției
și date de contact (nume, funcție, numere de telefon, adresa de e-mail) Dosarul cuprinde, printre
multe altele, ultimele noutăți cu privire la componența Parlamentului, întrebări frecvente,
prioritățile politice ale Parlamentului pentru 2021- 2022, modalități de urmărire a activităților
Parlamentului, conferințe viitoare, rezumatul unor sondaje de opinie Eurobarometru recente,
rezultatele alegerilor europene, realizările Parlamentului și obiectivele lui, prezentate și pe site-ul
https://what-europe-does-for-me.eu/ precum și pe aplicația mobilă Citizen’s App, către care se
oferă un link de descărcare directă.

În concluzie, un dosar de presă reprezintă o carte de vizită pentru o organizație și o

oportunitate de a avea apariții favorabile în mass-media, care să cuprindă date corecte despre
activitatea, realizările și inițiativele companiei.
Bibliografie

Coman, Cristina. (2004). Relațiile publice și mass-media. Iași: Polirom.

Darroy, Christian et al. (1990). Pour mieux communiquer avec la presse. În C. Coman. Relațiile
publice și mass-media (p. 149). Iași: Polirom
David, George. (2016) Suport de Curs: Tehnici de Relații Publice. București: SNSPA
Newsom, Doug; Carrel, Bob. (2004). Redactarea materialelor de relații publice. Iași: Polirom.

Parlamentul European. Europarl. September 21, 2021.

https://www.europarl.europa.eu/pdfs/news/expert/2021/9/service/20210914SRV12436/press-
tool-kit-ro.pdf (accessed May 7th, 2022)