Instrumente principale în comunicarea cu presa

Procesul comunicării reprezintă schimbul de informație dintre un emițător și un

receptor capabil de a decoda mesajul.

Comunicatul de presă.

Specialiştii in relaţii publice catalogheaza comunicatul de presă ca fiind „un mijloc

simplu şi eficient". Pentru a fi publicat, acesta trebuie să conţină o informaţie in măsură să
reprezinte o noutate sau să prezinte un anumit interes pentru o categorie importantă de public.
După Bernard Dagenais, comunicatul are următoarele caracteristici :
a) este un anunţ sau un document transmis oficial de către o organizaţie sau de către o persoană;
b) transmite o informaţie legată de o idee, de un serviciu, de un produs, de un eveniment, de o
situaţie, de o
informaţie care poate interesa populaţia sau un grup bine determinat al ei;
c) este redactat in mod special pentru presa de informare, in scopul publicării şi difuzării lui;
d) este intotdeauna un document scris.
Clasificarea comunicatelor de presă:
 Comunicatul-invitaţie - acest tip de comunicat este folosit pentru a invita jurnaliştii să
participe la un eveniment organizat de instituţia in numele căreia este trimis; acesta poate fi o
conferinţă de presă, o inaugurare, o vizită, o altă manifestare publică.

 Comunicatul de reamintire - dublează comunicatul-invitaţie, avand rolul de a readuce

in memoria jurnaliştilorevenimentul anunţat anterior. Birourile de presă trebuie să facă
un asemenea efort deoarece jurnaliştii pot să uite sau să rătăcească invitaţia iniţială

 Comunicatul-anunţ - are rolul de a face cunoscută o activitate publică ce urmează să

aibă loc: expoziţie, manifestări sportive, vernisaje, inaugurări etc. Scopul acestui
comunicat este ca, prin intermediulmass-media, să informeze publicul asupra
evenimentului şi să-1 indemne să participle.

 Comunicatul statistic - conţine „date statistice recente privitoare la organizaţie sau la

sferele ei de interes``. Pentru că oferă intotdeauna un element de noutate, statisticile
apar ca genul de informaţie cel mai uşor de difuzat: orice cifre sau date comparative
bine „imbrăcate" pot face foarte uşor obiectul unei ştiri.

 Comunicatul de informare - este cel mai utilizat mijloc de transmitere a informaţiilor

prin intermediul comunicatelor. Cel mai adesea, el se referă la evenimentele importante
care au loc in cadrul unei organizaţii.

 Comunicatul politic - scopul acestui tip de comunicat este caştigarea unor avantaje
politice şi a unei imagini favorabile pentru o anumită persoană din conducerea
organizaţiei.

 Comunicatul oficial - provine de la autorităţile politice sau administrative ; el poate

fi insă utilizat şi de instituţiile ale căror decizii pot avea repercusiuni directe asupra
populaţiei.
  Comunicatul pentru radio şi televiziune - cuprinde informaţii pregătite pentru
difuzarea prin canalele electronice; comunicatele respective sunt mult mai scurte
(maxim două-trei paragrafe), astfel incat să poată fi utilizate direct in emisiunile
informative ale radioului şi televiziunii şi să se integreze in intervalele de timp limitate
pe care le implică asemenea emisiuni.

 Erata - acest tip de comunicat se poate distribui presei in cazul in care se constată că
un comunicat anterior emis de respectiva organizaţie, conţine anumite date eronate.

 Comunicatul video - in acest caz, este vorba despre un material complex, construit din
imagini plus un text deja inregistrat, care comentează acele imagini. Materialul este
astfel conceput şi montat incat să poată fi introdus direct in emisiunile de televiziune,
fără intervenţii din partea redacţiei.

Dosarul de presă

Dosarul de presă – este ‚, un mijloc de informare” din perspectiva organizației și ,, un

instrument de lucru’’ din perspectiva instituției de presă. Dosarul de presă se impune atunci
cand un comunicat nu este suficient pentru a prezenta informaţia in intreaga ei amploare.Acesta
trebuie să cuprindă acele informaţii de background care le permit jurnaliştilor inţelegerea
corectă a temei respective: statistici, comunicate, extrase din presă ce sprijină punctul de vedere
al organizaţiei, biografii şi fotografii ale liderilor instituţiei.

Dosarul de presă are numeroase avantaje :

a) permite prezentarea in profunzime a unui subiect;
b) permite abordarea subiectului din diferite unghiuri, sugerandu-le jurnaliştilor direcţii
posibile pentru viitoarele lor articole ;
c) ii permite jurnalistului cunoaşterea unui subiect intr-un timp scurt;
d) permite intrarea informaţiilor in banca de date a jurnaliştilor, fapt care măreşte durata de
viaţă a informaţiilor respective şi asigură utilizarea acestora pe o perioadă lungă de timp.

Clasificarea dosarelor de presă:

a) dosarul de presă ce insoţeşte comunicatul de presă; experienţa practicienilor in relaţii
publice arată că aceasta este formula cea mai agreată de jurnalişti
b) dosarul de presă - carte de vizită a organizaţiei; acest tip de dosar le oferă jurnaliştilor
o bază de dateEl este „un apel discret al organizaţiei", prin care aceasta incearcă să
determine presa să vorbească despre ea sau să o contacteze in cazul cand jurnaliştii ar
trata un subiect in care organizaţia ar putea fi implicată.
c) dosarul de presă-eveniment: este constituit special cu ocazia unei acţiuni create de
organizaţie. El prezintă un anumit eveniment semnificativ şi mesajul organizaţiei in
legătură cu acest eveniment.

Conferinţa de presă.

Conferinţa de presă constituie „un eveniment-cheie in politica de comunicare a unei

organizaţii.
organizarea unei conferinţe de presă trebuie să ţină seama de un plan general, bazat pe
următoarele etape:
1. pregătirea conferinţei de presă;
2. desfăşurarea conferinţei de presă;
3. evaluarea conferinţei de presă.

1. Pregătirea conferinţei de presă

Exceptand situaţiile de criză, cand conferinţa se organizează fără nici un fel de preparative,
pregătirea
poate incepe cu o lună inaintea evenimentului, in cadrul acestei etape, vor fi parcurşi următorii
paşi:
a) alegerea momentului (data, ziua, ora);
b) stabilirea locului de desfăşurare;
c) stabilirea listei invitaţilor;
d) redactarea şi trimiterea invitaţiilor;
e) redactarea documentaţiei;
f) elaborarea materialelor ajutătoare;
g) pregătirea discursurilor sau intervenţiilor;
h) pregătirea reprezentanţilor organizaţiei care vor participa la conferinţă;
i) pregătiri şi verificări de ultimă oră.

2. Desfăşurarea conferinţei de presă

Această secvenţă cuprinde mai multe momente importante:

-primirea jurnaliştilor;
-deschiderea conferinţei;
-discursul reprezentantului organizaţiei;
-intrebările;
-inchiderea conferinţei;
-dialogul informai (cafeaua şi răcoritoarele).

3. Evaluarea

Activitatea de comunicare cu presa nu se incheie o dată cu plecarea ultimului gazetar.

Dimpotrivă, acum urmează o altă etapă, extrem de importantă, in care se va face evaluarea
derulării conferinţei şi a efectului pe care ea 1-a avut.
După terminarea conferinţei se va parcurge lista jurnaliştilor invitaţi şi se vor nota in fişierele
de presă ziariştii care au venit (eventual se trec şi cateva informaţii despre tipul de intrebări pe
care le-au pus). Astfel, pe termen lung, vor putea fi identificaţi jurnaliştii care sunt interesaţi
de organizaţie, care răspund ori de cate ori sunt invitaţi şi jurnaliştii ce refuză sistematic să
participe la activităţile organizaţiei.
A doua zi li se trimit dosare de presă celor care nu au venit la conferinţă - evident, fără a li se
face reproşuri. Celor care au fost prezenţi li se trimit scrisori de mulţumire (sub semnătura
conducătorului organizaţiei).
In zilele următoare se va urmări reacţia presei, pentru a se vedea ce şi cat s-a scris in diversele
publicaţii sau ce şi cat s-a difuzat in audiovizual in legătură cu acest eveniment sau cu
organizaţia.
De reţinut:

a) Conferinţa de presă are ca scop transmiterea unor informaţii importante, simultan, mai
multor jurnalişti şi mai multor mass-media.
b) Pentru reuşita unei conferinţe de presă, este esenţial să existe informaţii de interes major
pentru mai multe categorii de public (şi de mass-media), o echipă capabilă să o
organizeze in mod profesional şi un buget adecvat.
c) O atenţie aparte trebuie acordată alegerii locului, datei şi orei la care se convoacă o
conferinţă de presă; in alegerea momentului, trebuie să evitaţi suprapunerile cu alte
evenimente şi să ţineţi seama de regimul de lucru al instituţilor de presă; in alegerea
locului, luaţi in calcul zona, facilităţile de acces şi parcare, mărimea sălii, dotarea
tehnică adecvată, dispunerea meselor şi a scaunelor, ornamentarea sălii, asigurarea unor
spaţii anexe pentru interviuri sau pentru transmiterea rapidă de materiale.

Revista presei.

Cea mai completă sursă pentru urmărirea modului in care publicul reacţionează la
mesajele organizaţiei este presa. De aici derivă una dintre celemai importante sarcini ale
membrilor biroului de presă - realizarea zilnică a revistei presei.
Această activitate presupune cercetarea atentă a presei pentru selectarea articolelor, emisiunilor
sau secvenţelor care se referă la:
a) propria organizaţie;
b) acţiunile şi evenimentele in care este ea implicată;
c) alte organizaţii a căror activitate o poate afecta.
Revista presei devine „un instrument de lucru indispensabil pentru conducătorul unei
organizaţii" , deoarece furnizează informaţii referitoare atat la imaginea organizaţiei in exterior,
cat şi la starea şi la evoluţia societăţii.
Revista presei trebuie făcută de persoane care cunosc bine sistemul mass media şi lumea
jurnaliştilor. Aceasta presupune cunoaşterea publicaţiilor şi a posturilor pentru care activitatea
organizaţiei prezintă interes şi a jurnaliştilor ce lucrează in acel domeniu.

Clasificarea revistei presei:

a) revista presei realizată prin fotocopiere - această formă este cel mai des intalnită, intrucat
prezintă avantajul de a fi uşor realizabilă (se fotocopiază articolele considerate importante) şi
de a oferi o informaţie completă. Ea are totuşi dezavantajul de a inghiţi mult timp, multe
consumabile (hartie, toner) şi de a se concretiza intr-o colecţie voluminoasă de pagini; citirea
ei cere minute bune şi implică renunţarea la alte activităţi, iar găsirea unui articol anume din
dosarul consacrat unei zile este destul de anevoioasă;
b) revista presei realizată prin sinteza datelor - această formă se obţine prin analiza, selecţia
şi redactarea rezumatelor articolelor şi oferă un tur de orizont rapid al presei. Ea prezintă
avantajul de a fi o versiune mai elaborată, care elimină informaţiile neesenţiale şi ordonează
datele importante.
c) revista mixtă a presei - această modalitate se realizează prin foto-copierea celor mai
importante articole, la care se adaugă scurte comentarii referitoare la celelalte materiale apărute
in presă. Acest tip de revistă a presei incearcă să preia avantajele fiecăruia din tipurile
anterioare.
De reţinut:

a) Revista presei rezumă informaţiile din mass-media referitoare la organizaţie şi/sau

mediul ei şi permite menţinerea liderilor la curent cu ceea ce se spune sau scrie despre
organizaţie şi problemele de interes.
b) Revista presei poate fi realizată zilnic sau săptămanal, prin fotocopierea integrală a
materialelor, prin rezumarea lor sau prin combinarea celor două metode.
c) Revista presei poate fi organizată după anumite rubrici tematice, in funcţie de specificul
organizaţiei.

Bibliografie

Cristina Coman, Totul despre relații publice