1COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana Curs 1.

ORGANIZAREA BIROULUI DE PRESA

Biroul de presa este un department care are ca sarcina principala stabilirea si mentinerea relatiilor de comunicare dintre organizatie si mass-media. Este direct subordonat conducerii institutiei si se afla in permanenta legat de aceasta. Colaboreaza cu toate celelalte departamente. Activitati specifice biroului de presa: Cautarea si selectarea informatiilor in interiorul organizatiei (activitatea fundamentala); Crearea si reactualizarea documentelor de baza referitoare la organizatie; Crearea materialelor si organizarea manifestarilor pentru presa (briefing-uri, conferinte de presa, tur al institutiei, etc) Crearea de contacte individuale cu jurnalistii; Cautarea si selectarea informatiilor externe.

Organizarea biroului de presa: Se afla in interiorul organizatiei; Trebuie sa fie aproape de conducere; Plasat intr-un loc accesibil pt jurnalisti; Numarul de membri (dupa buget si dupa marimea organizatiei);

Aptitudinile unui reprezentant al biroului de presa: trebuie sa fie sociabil, sa aiba tact, diplomatie, prezenta de spirit, imaginatie, simt organizatoric, disponibilitate, aspect fizic placut.

Cursul 2. FISIERELE DE PRESA

Activitatea oricarui birou de presa incepe cu realizarea intocmirii fisierelor de presa. Astfel ca, un fisier de presa bine realizat, permite: Recenzarea jurnalistilor din institutiile de presa care ar putea fi interesati de informatiile pe care le distribuiti; Trimiterea comunicatelor, a dosarelor de presa, a invitatilor pentru conferintele de presa sau pentru voiajul de presa catre persoanele potrivite, in momentul potrivit; Mentinerea relatiei cu jurnalistii dupa ce li se transmit o anumita informatie;

2COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana - O reactie promta dupa ce o informatie a fost pusa in circulatie de catre presa; Fisierele de presa reprezinta documentele complexe si externe bine structurate, documente care se bazeaza pe criterii logice si functionale. Tipologia fisierelor de presa. Fisierele de presa se impart in 4 mari categorii (doua referitoare la institutia de presa si alte doua referitoare la jurnalisti): a. Fisierele pt institutiile de presa pot fi clasificate in doua categorii: Fisierul referitor la presa de informare generala:

Pentru agentii de presa, posturi de radio si TV sau cotidiene; Pt saptamanale de informare generala.

OBS. Fiecare dintre aceste fisiere poate fi ramificate tinand cont de aspectul geografic(fisiere de presa centrale, regionale sau locale). b. Fisiere referitoare la jurnalisti: Fisierul sistematic al jurnalistilor in care ziatrisii sunt grupati dupa urmatoarele criterii:

Jurnalistii presei centrale (nationale); Jurnalistii presei locale si corespondentii zonali ai agentiilor de presa; Corespondentii presei straine; Fisierul alfabetic al jurnalistilor- jurnalistii pot fi grupati indiferent de profilul institutiei dupa criteriul numelor.

Intocmirea fisierelor de presa Un fisier de presa se realizeaza tinand seama de un ansamblu de criterii. Aceste criterii sunt strans legate de obiectivele organizatiilor si a publicului tinta vizat. Inainte de a intocmi fisierul de presa, trebuie sa definim si apoi sa clasificam diferitele tipuri de public interesate direct sau indirect de informatiile furnizate de catre organizatia pe care o reprezentam. Intrebarile puse: De unde isi iau informatiile aceste categorii de public? Ce publicatii citesc aceste categorii de public? Care sunt posturile radio si tv pe care le urmaresc? Ce emisiuni sau membrii prefer publicul tinta? Dupa ce au fost alcatuite listele de titluri de public se trece la rasfoirea acestora pt a se observa care este structura lor, ce tipuri de pagini si ce informatii contin. Pe baza acestor informatii se poate realiza o selectare a publicatiilor care pot fi interesate de mesajele organizatiei. In egala masura, se intocmeste o lista a jurnalistilor specializati pe diferite domenii, avand drept reper fie distributia lor in caseta tehnica, fie tinand seama de semnaturile care apar mai frecvent in anumite rubrici.

3COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana Continutul fisierelor de presa. Fisierele de presa trebuie construite sistematic pe baza unui criteriu logic si trebuie aduse la zi in mod constant. Ele vor contine informatii referitoare la urmatoarele caracteristici ale sistemului mass-media: a. Fisierele referitoare la institutia de presa vor cuprinde urmatoarele elemente: Numele publicatiilor sau al postului; Adresa; Numarul de telefon; Faxul; Posta electronic(e-mail-ul); Site internet; Grupul de presa si/sau societatea din care fac parte; Periodicitatea aparitiilor ori a difuzarii programelor de interes; Tiraje sau rate de aitudine; Zone de distributie; Caracteristici socio-economice sau socio-profesionale ale publicului specific; Ziua si ora Teme si subiectele tratate in mod predilectic de acea institutie de presa; Numele redactorului sef; Numele responsabililor de departamente si rubrici; Numele redactorilor vizati; Numele si adresele corespondentilor locali.

La aceste date se adauga informatii despre grilele de programe, orele de difuzare ale emisiunilor, stiri sau date despre paginile tematice sau suplimentele specializate. b. Fisierele referitoare la jurnalisti vor cuprinde: Numele, prenumele, pseudonim, nr de telefon din redactie, adresa si nr de telefon persoanele, functi, specialitatea, o fotografie recenta, data nasterii, data la care a fost facuta ultima reactivalizare a fisierului. Evidenta participarii jurnalistului la care organizatia sau institutia l-a invitat. Arhivarea fisierelor de presa se face pe calculator si pe coala A4.

4COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana Curs 3. ARHIVAREA FISIERELOR

Fisierele pot fi organizate in ordine alfabetica a institutiilor sau a domeniilor, sau in functie de zone (publicatii locale sau regionale). Fisierele trebuie reactualizate periodic ( de 2-3 ori pe an). Fisierele sunt utilizate atunci cand are loc un eveniment. Daca informatiile sunt adresate unui anumit public trebuie utilizate fisierele de presa. Revista presei Aceasta activitate presupune cercetarea atenta a presei, ptr prezentarea articolelor, emisiunilor sau secventelor care se refera la propria organizare, actiune si eveniment in care este ea implicata, alte organizatii, a caror activitate o poate afecta. Majoritatea organizatiilor fac revista presei scrise pe de-o parte si revista presei A-V pe de alta parte. Tipologie : In functie de marimea organizatiei In functie de obiectivele organizatiei In functie de scopurile organizatiei Revista presei prin fotocopiere (necesita mult timp). Revista presei realizata prin sinteza datelor (articolele sunt selectate in functie de importanta lor iar apoi sunt selectate). - Revista presei mixta (fotocopierea articolelor considerate importante + comentariu poate deruta, deoarece nu exista o omogenitate). Indiferent de informatia din presa (pozitiva sau negativa), acestea trebuie aduse la cunostiinta conducerii. -

Conferinta de presa Dintre manifestarile pe care le organizam cu birourile de presa conferinta de presa este cea mai importanta. Ea constituie un eveniment cheie in politica de comert a unei organizatii. Literatura de specialitate precizeaza ca putem organiza o conferinta de presa daca putem rasp la 5 intrebari in mod afirmativ : a) Se bucura organizatia de un prestigiu destul de mare pentru a atrage un numar reprezentativ de jurnalisti ? b) Au o importanta deosebita activitatile organizatiei ptr un segment reprezentativ de populatie ? c) Este evenimentul in cauza atat de important incat organizatia sa trebuiasca sa se explice in fata publicului in legatura cu el ? d) Subiectul in discutie, intereseaza suficient de mult presa ptr a suscita intrebari ziaristilor. e) Exista informatii sau pozitii noi care merita argumentate in fata presei ? Etapele unei conferinte de presa : - Pregatirea conf - Desfasurarea conf - Evaluarea conf.

5COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana Cursul 4. CONFERINTA DE PRESA

1. a) b) c)

Pregatirea conferintei Alegerea momentului (poate asigura succesul sau insuccesul) Stabilirea locului Fixarea listei de invitati (se tine cont de publicatia la care lucreaza fiecare, iar invitatii se aleg cu ajutorul fisierelor de presa) d) Redactarea invitatiilor (trebuie sa contina sigla organizatiei, nr. de inregistrare, data emiterii, si cuvantul invitatie inaintea titlului ; data limita de confirmare a participarii, precizarea ca dupa conf va avea loc un coktail). e) Redactarea documentatiei ( trebuie sa contina pers de contact, subiectul si momentul desfasurarii conf ; alcatuirea dosarului de presa, texte cu caracter documentar, fotografii, nu trebuie incarcat,conteaza calitatea si nu cantitatea informatiilor. In prima pagina tema, in a 2 a valorile, obiectivele organizatiei, prezentarea celor mai importante activitati sau actiuni pe care le desfasoara organizatia, organigrama, lista persoanelor care participa si logo-ul organizatiei.) f) Elaborarea materialelor ajutatoare (planse, machete, slide-uri, proiectari, pregatirea discursurilor pe care le sustin reprezentantii organizatiei. CARACTERISTICILE DISCURSULUI sa spuna ceva despre lucrurile care au o valoare, trebuie sa aiba continut bine structurat, sa se concentreze pe cel mult 2-3 teme, adecvat la audienta si foarte clar.) g) Pregatirea personalului din organizatie care va participa la conferinta (persoanele care vorbesc trebuie sa fie directorul organizatiei ; persoana trebuie sa fie relaxata, sa aiba adresare directa, exprimare concisa, sa nu inceapa discursul cu aprecieri, raspunsuri pozitive, sa nu foloseasca formula Of the record , sa incerce sa rasp la fiecare intrebare). 2. Desfasurarea conferintei de presa Cuprinde mai multe momente : primirea jurnalistilor, deschiderea reprezentantului organizatiei, intrebarile, inchiderea conf, dialogul informal/coktailul. conf, discursul

Deschiderea conf trebuie sa inceapa la ora anuntata, in deschidere PR ii salut ape jurnalisti, le multumeste, ii prezinta pe participantii din partea organizatiei. Dialogul informal dureaza cca 30 min. 3. Evaluarea evenimentului - parcurgerea listei invitatilor - notite in fisierele de presa - intrebarile puse de jurnalisti. A doua zi se transmit dosare de presa jurnalistica celor care nu au participat, iar cei ce au participat primesc scrisori de multumire. Zilele urmatoare se urmareste reactia presei (ce s-a scris, cat s-a scris despre eveniment).

Cursul 5. COMUNICAREA IN SITUATII DE CRIZA

6COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana In situatiile de criza inf lipseste, nu ai timp sa culegi date, nu ai timp sa analizezi toate ipotezele. Criza este o perioada in dinamica unui sistem, caracterizata prin acumularea accentuata a dificultatilor, izbucnirea conflictuala a tensiunilor, fapt ce face dificila functionarea sa normala,declasandu-se puternice tensiuni spre schimbare. Conflictul este caracterizat drept o pozitie descrisa, lupta intre indivizi, grupuri, clase sociale, partide, comunitati, state cu interese economice, politice, religioase, etnice, rasiale, divergente sau incompatibile, cu efecte destructibile asupra intercatiunii sociale. In esenta conflictul este o neintelegere, ciocnire de interese, dezacorduri, iar modelul sau de dezvoltare si stingere presupune 5 etape relativ distincte : 1. Dezacordul 2. Confruntarea 3. Escaladarea 4. Deescaladarea 5. Rezolvarea Implicatiile mediului si canalelor de comunicare, in ceea ce priveste comunicarea organizationala in situatii de criza si conflict, ne trimit la cerintele rezultate in urma analizei, legate de procesele de comunicare. Conditionari ale comunicarii in situatii de criza : -elementul determinant cu scopul bine precizat este sursa -in situatii de criza emitatorul este pregnant in evidenta -emitatorul este puternic provocat,pe de-o parte este supus rapid si total unor cerinte noi, interne, stringente, de prezentare a solutiilor pentru prezentarea crizei, de pastrare a imaginii, iar pe de alta parte trebuie sa faca fata intr-un timp extrem de scurt bombardamentului puternic de intrebari ce vine din partea exterioara a organizatiei si a diverselor agentii guvernamentale. Odata clarificate, scopul comunicarii si obiectivele, emitatorul trebuie sa aiba in atentie un permanent control al actului de comunicare al carui nivel va varia invers proportional cu nivelul de implicare al destinatarului. Din acest punct de vedere, in situatiile de criza militam pentru : strategii de comunicare ce realizeaza o orientare a controlului emitatorului, strategii de convingere. O alta clasificare, este aceea dupa modul de derulare a actiunii : -emitatorul poate utiliza strategii pas cu pas (tinerea sub control a situatiei). Acestea au in vedere asigurarea unor inf rapide catre mass-media, rapoarte periodice realizate de catre relationist. -strategii de inversare a caracterului unor indicatori de imagine, ce presupun abilitate mare de contraargumentare din partea emitatorului. -strategii de rasturnare de imagine (cele mai spectaculoase) absolut necesare, atunci cand criza a zguduit puternic organizatia sau cand imaginea este considearata arma de baza ptr una sau alta din partile aflate in conflict. Pentru reusita demersului sursei de comunicare, trebuie analizata credibilitatea pe care aceasta o are in fata receptorului in functie de perceptia acestuia. In proiectul activ de comunicare, ptr situatiile de criza se impune ca specialistul in comunicare sa ia in considerare toate categoriile de comunicare posibile si utile si sa tina seama nu numai de actiunile si complementaritatea lor dar si de o anumita ierarhizare, dupa criterii (durata comunicarii,

7COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana autenticitatea sursei, canalele avute la dispozitie, intensitatea impactului asupra publicului tinta, interesul acestuia fata de org). 1. 2. 3. 4. 5. 6. Informarea personalului organizatiei, a comunitatii interne, a mediului international, cu acceptul conducerii org si prin aplicare planului de criza. Discursurile oficiale ale reprezentantilor org. Crearea in mod deliberat a unor evenimente de presa, de catre org. Comentarea reactiei opinei publice interne si internationale. Dezbaterile din interiorul org cu privire la solutionarea crizei Dezbateri interorganizationale.

In aceste situatii, o comunicare eficienta si eficace, este in mare masura dependenta de precizia si acuratetea msj. Mesajul emis trebuie sa fie cat mai apropiat de cel intentionat de sursa, iar ceea ce receptioneaza destinatarul trebuie sa fie cat mai aproape de intentia sursei. In situatiile de criza sunt importante urmatoarele ptr msj : sensibilitatea receptorului fata de msj, latura sentimentala ce trebuie acoperita printr-o comunicare precisa si sustinuta, interesul deosebit al publicului, ceea ce ne impune sa trecem direct la ideea de baza, situatiile controversate care ne obliga sa lasam loc de compromis, autoritatea si credibilitatea emitatorului. Mediul si canalele de comunicare : caracteristicile canalelor de comunicare sunt analizate in functie de TIMP, COST, PRECIZIE, LOC, DETALIU ETC. In situatia de conflict primeaza urmatorii factori : - timp (se impune o comunicare face to face) - precizie (combaterea zvonurilor, mesajul sa nu fie deteriorat) - spatiu (comunicarea se desfasoara la locul producerii crizei) Comunicarea orala si cea interpersonala sunt primordiale in conditii de criza, deoarece timpul este scurt, nu dispunem de un volum de informatii pe care ar trebui sa le difuzam mass mediei. Se impune combaterea zvonurilor si realizarea unei relatii apropiate, este nevoie ca anumite persoane sa cunoasca informatiile si sa le propage mai departe, trebuie asigurata prezenta in direct a unor lideri cu autorizatie, nevoie de feed back, se impun anumite dezbateri, negocieri. Defazaje intre institutiile sursei si asteptarile receptorului -ce trebuie intr-o situatie de criza Tipul de strategie de comunicare folosite ; Forma de comunicare aleasa ; O scurta caracterizare a publicului tinta ; Un mesaj pentru presa ; Un mesaj pt institutiile statului ; Un mesaj pt familiile care au avut de suferit ; Un discurs al presedintelui organizatiei ; Crearea unor evenimente de presa.

8COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana Planul de comunicare in stituatia de criza : Definirea crizei- izbugnirea conflictuala a tensiunilor- face dificila functionarea normala, declansandu-se puternice presiuni spre schimbare. Ex : accidente, inundatii, greve, etc. Se stabileste o echipa de comunicare care identifica actiunile ce trebuie facute pt rezolvarea crizei, care va fi formata din : reprezentanti ai departamentului de RP, persoane care au putere de decizie in domeniu. Buna comunicare cu mass-media ; Recunoasterea greselilor.

Pozitionarea : - a te pune in locul publicului si a vedea cum receptioneaza ei criza ; -desemnarea unui purtator de cuvant pe situatia data ; Trebuie stabilit un loc de intalnire a purtatorul de cuvant si a M-M, departe de echipa de criza, el fiind singurul care poate sa furnizeze informatii catre media. Toate mijloacele media trebuie sa fie tratate egal : Exersarea intrebarilor dificile ; Daca situatia se schimba, se fac noi declaratii catre presa care sa prezinte situatia ; se pot face conferinte de presa telefonice, briffing, sau comunicate de presa. Se pot folosi brosuri informative ; Trebuie stabilite legaturi cu toti cei care s-au interesat de situatia de criza ; Trebuie intocmit un discurs foarte bun.

9COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana

10COMUNICAREA CU PRESA Vid Ioana