www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z RELATII PUBLICE. CONFERINTA DE PRESA.

. Puratatorul de cuvant al unei org, responsabil al relatiilor cu media, are la dispozitie o varietate de metode si tehnici de contactare a redactiilor pt a le furniza info despre org: - conferinte de presa - calatorii - campanii de presa - buletine informative - dosare de presa - scrisori personale - telefoane directe catre ziaristi,etc Una dintre procuparile principale ale puratorului de cuvant este sa produca evenimente speciale in viata org care sa intereseze publicul, prin intermediul m-media: - participarea la targuri si expozitii - concursuri initiate de firma, urmate de ceremonii, premii - vizite - dezbateri, simpozioane, seminarii, cursuri de specializare - expozitii, inaugurari, receptii - conferinte de presa, etc Purtatorul de cuvant raspunde de formularea mesajului firmei catre m-media si,prin aceasta, catre publicul tinta. El indeplineste si functia de ziarist al org care redacteaza comunicatele de presa, pliante, foi volante, fluturasi, acdresa de multumire, advertoriale (editoriale platite) si texte apartinand unor genuri ziaristice ( stire, relatare,etc) Definitie: Conferinta de presa este o intalnire cu ziaristii a purtatorului de cuvant (si a conducerii org) in anumite conditii. Conf de presa este un evniment important in activitatea Biroului de Presa si are loc in situatii deosebite din activitatea org, cand aceasta are de comunicat ceva deosebit de important, de interes larg. Evenimentele la care se refera in mod curent ziaristii nu sunt decat intalniri saptamanale uzuale, de informare a presei asupra activitatilor curente ale respectivei org. Teoreticienii relatarilor publice considera ca o conf de presa poate sa fie organizate doar in cazul in care se raspunde afirmativ la cel putin 3 dintre urmatoarele intrebari: - Se bucura org de un prestigiu suficient de mare pt a atrage atentia un nr reprezentativ de ziaristi? 1

www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z - Este evenimentul in cauza atat de important incat organizatia sa fie nevoita sa-l prezinte in fata publicului? - Subiectul in discutie intereseaza suficient de mult presa, incat sa incite la intrebari din partea ziaristilor? - Exista info sau pozitii noi care pot fi oferite sau argumentate in fata presei? Tipologia conferintelor de presa: 3 categorii mari: 1) 2) 3) conferinte unde sunt difuzate info de interes major (stiri hard) conferinte destinate fotografilor receptiile pt presa, unde are loc lansarea de produse noi (stiri soft) 1) 2) 3) 1) pregatirea desfasurarea evaluarea

Desfasurarea unei conferinte de presa:

Pregatirea unei conferinte de presa

Cu exceptia situatiilor de criza, cand conf se organizeaza fara nici un fel de pregatiri speciale, organizatia poate incepe pregatirea cu o luna inaintea evenimentului. In cadrul acestei etape vor fi parcurse urmatoarele momente: a) alegerea momentului: data, ziua, ora (preferabil marti, miercuri, joi, orele 10-12. Aceasta intrucat luni este de obicei sedinta de redactie iar vineri, bilantul de redactie). b) stabilirea locului de desfasurare tine cont de dimensiunea conferintei si a sediului. - se desfasoara fie la sediu, fie se inchiriaza o sala - cadrul sa fie agreabil si sa reprezinte imaginea institutiei - locul usor identificabil, accesibil, cu indicatoare pt a ajunge la sala si o parcare apropiata de sala de conf - marimea salii sa fie sificient de mare pr toti invitatii, cu mese scaune, prize, luminozitate, sonorizare - traduceri daca sunt invitate persoane straine - diapozitive, casete audio - alaturi de sala de conf trebuie pregatita camera presei unde sa existe telefoane, fax-uri, copiatoare, calculatoare pt presa - este bine sa existe un spatiu izolat pt interviuri si un vestiar de haine c) intocmirea listei cu invitatii - se apeleaza la fisierele de presa pt a identifica jurnalistii specializati. 2

www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z - toate redactiile vor fi tratate in mod egal d) redactarea si trimiterea invitatiilor - se redacteaza si se transmit presei cu scopul de a-i anunta si de a-i invita pe jurnalisti la un eveniment - contine elementele unui comunicat - comunicatele tip invitatie (raspund la cele 6 intrebari) se trimit cu 10-15 zile Inainte si cu 1 zi inainte de conferinta de presa se va da un telefon de reamintire sau se contacteaza telefonic jurnalistul cu 10-15 zile inainte si cu 3 zile inainte se trimite invitatia. Se va trimite si redactorului sef sau sefului de department si jurnalistului specializat. e) redactarea documentului Materialul de sprijin se refera la texte cu caracter documentar, grafice, diagrame. Acestea pot fi distribuite odata cu trimiterea invitatiei, ca dosare de presa, sau vor fi difuzate inainte de inceperea conferintei de presa sau dupa terminarea acesteia. In principiu, se ofera jurnalistilor la intalnirea in sala. Dosarul de presa se inmaneaza tuturor ziaristilor la intrarea in sala de conf sau va fi trimis la redactie in dosare a 2-a zi pt jurnalistii care au absentat. Dosarul de presa este un grupaj de materiale cu caracter informativ desemnat jurnalistilor Tipologia dosarelor de presa: - dosarul de presa care insoteste comunicatul de presa - dosarul de presa carte de vizita a organizatiei - dosarul de presa eveniment - Dosarul de presa care insoteste comunicatul de presa cuprinde: - sumarul,cuprinsul (opisul) - declaratia de principii - un text scurt format din cateva fraze care prezinta campul de activitate si obiectivele org - prezentarea subiectului conferintei - materialele suplimentare - anexe: grafice, diagrame, statistici, planuri, foto (max 10-12, depinde de text) - Dosarul de presa- carte de vizita a organizatiei (dosar de imagine), cuprinde: - un istoric al org - biografiile unor personalitati ale org - fise tehnice ale unor produse sau servicii (dar nu pliante publicitare) 3

www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z - lista partenerilor org - info legate de activitatea manageriala - bilant de activitate - in cazul vizitelor, al calatoriilor sau altor manifestari, se anexeaza programul cu datele, orele si locul de desfasurare - materiale ilustrative disponibile din arhiva foto a Biroului de Presa - coperta dosarului de presa nu este un material publicitar - copertile sunt simple iar materialele bine prinse pt a nu se pierde - pe coperta se poate tipari o foto sugestiva legata de org sau de eveniment - pt a fixa identitatea org este bine ca, in loc vizibil, sa fie semnalate tema dosarului, coord org, logo (sigla specifica), tel, fax, adresa e-mail. In cazul unui dosar de eveniment sa se marcheze numele pers de contact cu adresa, tel, fax. - Dosarul de presa eveniment se adauga discursului managerului, sustinut la conf de presa f) Elaborarea materialelor ajutatoare: elemente vizuale, filme, planse, grafice, diapozitive, machete, diagrame, panouri cu foto g) Pregatirea discursului si a interventelor - de obicei este trimis de manger, purtatorul de cuvant il pregateste pt aceasta intalnire - discursul e pregatit de purtatorul de cuvant - daca sunt probleme tehnice, se va apela la specialisti - purtatorul de cuv stabileste cand sa intervina cu un limbaj accesibil, neutralizat - purtat de cuv conduce conferinta , el desemneaza fiecare mom de discutie si intervine atunci cand se prelungeste un discurs, este un moderator - alternarea discurs- intrebari h) Pregatirea reprezentantilor org care vor participa la conf i) Pregatiri si verificari de ultima ora: - sala, mese, scaune, scrumiere,pixuri,coli de hartie, bloc- notesuri, etc. - pe masa prezidiului se vor verifica cartonasele cu numele scris corect si functia persoanelor din conducere - ecusoanele pt persoanele implicate in organizare si invitatii cu numele, prenumele si institutia - verificarea materialelor ajutatoare sa fie asezate la indemana vorbitorului - jurnalistii se vor aseza unde vor ei - se verifica sonorizarea, iluminarea, ventilatia, prizele, retroproiectorul, computerul,etc. 4

www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z - acolo unde exista posibilitatea, conf va fi inregistrata de DRP pt arhivare. - verificarea panourilor care sa indice parcarea, cladirea, sala 2) importante: a) Presa sau ai org - persoanele care intampina invitatii cunosc conferinta in detaliu si pot oferi info jurnalistilor - ei vor purta ecusoane pt a fi identificati si vor avea o lista cu invitatii in ordine alfabetica a numelor acestora sau a institutiilorde presa, pentru a putea tine evidenta celor prezenti - gazdele vor inmana jurnalistilor dosarele de presa, eventuale ecusoane si ii vor conduce in sala - purtat de cuv sau seful BP va salut toti jurnalistii, va schimba cateva cuvinte si ii va invita sa se aseze in functie de preferintele fiecaruia (nu este indicat sa sugeram locul) b) Deschiderea conferintei aceasta trebuie sa inceapa la ora anuntata pe invitatii sau cel mult cu 10 minute mai tarziu, timp in care fotografii pot sa-si faca meseria fara sa deranjeze conferinta - In majoritatea lucrarilor de specialitate se precizeaza faptul ca o conf de presa este condusa de persoana cea mai importanta din org. Daca org are un purtator de cuv, este bine ca el sa fie moderatorul. - Oricare persoana care conduce conferinta, trebuie, in deschidere, sa-i salute pe jurnalisti, sa le multumeasca pt prezenta, sa precizeze tema conferintei si sa prezinte in ordine ierarhica (nume, functie) reprezentantii org care iau parte la intalnirea cu presa. In continuare se va reaminti programul. Se vor numi vorbitorii din partea org, durata interventiilor (max 15-20 de min, in practica 10 min). Va mentiona timpul alocat pt intrebari si raspunsuri, max 45-60 de min - Va invita jurnalistii dupa terminarea conf la un dialog informal (cafea, racoritoare, fursecuri), specificand timpul acordat c) Discursul reprezentantului org - discursul managerului este pregatit de purtatorul de cuv - pt aspectele tehnice vom invita 1,2 specialisti din org care intervin mai ales la partea de intrebari - discursul cel mai bine receptat este cel prezentat liber 5 Primirea jurnalistilor: - la intrarea in sala de conf, jurnalistii sunt intampinati de 2,3 reprezentanti ai Biroului de Desfasurarea conferintei de presa cuprinde mai multe momente

www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z - se are in vedere tehnica redactarii unui discurs (anul viitor) d) Intrebarile - Dupa terminarea discursului, purtatorul de cuv va multumi publicului si va invita jurnalistii sa puna intrebari, reamintindu-le durata etapei (cat dureaza intrebarile). - purtat de cuv anunta ca va da cuvantul in ordinea in care jurnalistii vor solicita acest lucru. - daca se cunoaste jurnalistul cand i se va da cuvantul, purtatorul de cuv ii va prezenta numele si redactia care o reprezinta, in caz contrar, acestia sunt invitati sa se prezinte. - cateva situatii care se pot intampla: - nici un ziarist nu pune intrebari- atunci purt de cuv va pune cateva intrebari managerului sau specialistilor pt a sparge gheata - discutia lancezeste se va interveni in acelasi fel, sau se cere opinia publicului in mod diplomat - multumim pt opinie dar care este intrebarea - un reprezentant al org vorbeste prea mult se va intrerupe delicat caci timpul este limitat - un jurnalist solicita mai multe inteventii si ia din timpul celorlalti se va atrage atentia ca sunt mai multi colegi care doresc sa puna intrebari - o intrebare se refera la un subiect diferit de cel al conferintei - reamintim tema conf si ii spunem ca intrebarea sa nu se refara la acest sb, nu face obiectul conf - jurnalistii pot fi obraznici se va trece peste acest lucru si se va ruga sa fie pusa intrebarea e) Incheierea conferintei Dupa expirarea timpului satbilit pentru intrebari si rasounsuri, liderul org sau purtat de cuv va face un scurt rezumat al temei, scotand in evidenta info sau ideile cele mai importante. Apoi li se va reaminti jurnalistilor ca la plecare vor primi copii ale discursului. In final li se va multumi jurnalistilor pt participare si vor fi invitati la o discutie informala (cafea, racoritoare, fursecuri) f) dialogul informal ca semn de ospitalitate - nu asezam pahare pe masa in timpul conf de presa - pot fi abordate subiecte care nu au fost dezbatute in timpul conferintei - jurnalistii pot obtine info off the record, se fixeaza intalniri sau se dau interviuri - nu uitati ca invitatii sunt jurnalisti (intrebari capcana) - daca se obtin info off the record, nu se va da nume ci din surse oficiale 3) Evaluarea conferintei de presa 6

www.cartiaz.ro Carti si articole online gratuite de la A la Z - dupa incheiere vom parcurge lista cu jurnalistii invitati si vom nota cei care au fost prezenti sau absenti, intrebarile puse pt a vedea jurnalistii care au dovedit interes fata de organizatie - a doua zi se trimit dosarele de presa jurnalistilor care nu au venit la conferinta - jurnalistilor prezenti le trimitem scrisori de multumire cu semnatura managerului, in general - vom trimite documente supliment jurnalistilor care au cerut acest lucru - in zilele urmatoare se face revista presei si vom retine articolele referitoare la conferinta - vom mentiona emisiunile de radio si tv care au prezentat evenimentul