Conferina de pres este o ntlnire n cadrul creia reprezentantul (reprezentanii) unei

organizaii, ndeplinind cu aceast ocazie rolul de purttor(i) de cuvnt difuzeaz informaii ziaritilor i
rspund la ntrebrile acestora. (George David, PR Garania succesului);
Conferina de pres este o modalitate de a atrage atenia mediilor de infomare n mas cu
scopul de a informa i de a crea imagine propriei organizaii (de a face publicitate unui produs/serviciu
al acesteia).
Cu ce ocazie se poate organiza o conferin de pres?
Lansarea unui nou produs/serviciu pe pia;
Inaugurarea unui sediu sau a unui punct de lucru nou;
Aniversarea unor momente importante pentru organizaie (10 ani de la nfiinare);
Investiii sau achiziii importante pe care le realizeaz propria organizaie;
Ctigarea unui premiu n urma participrii la un concurs sau trg naional sau internaional;
Implicarea n susinerea anumitor proiecte sociale, culturale, sportive...
ncheierea unor parteneriate;
Anunarea unor probleme grave cu care se confrunt organizaia (anumite situaii de criz).
Planificarea conferinei de pres
Consilierul PR trebuie s realizeze o planificare a aciunilor care vor fi desfurate nainte cu o
sptmn de derularea conferinei de pres, nainte cu o zi, n ziua conferinei de pres, imediat
dup aceasta i zilele de dup conferina de pres.
nainte de planificarea aciunilor consilierul PR trebuie s se gndeasc la urmtoarele:
Alegerea temei conferinei de pres;
Data, ora i locul de desfurare;
Persoanele care vor ine discursuri n cadrul conferinei;
Modelul de invitaii;
Alegerea cadourilor simbolice care vor fi oferite participanilor;
Bugetul alocat conferinei de pres.
Principalele momente ale unei conferine de pres
I. Sosirea invitailor (nregistrarea participanilor) se face cu 10-15 min nainte de nceperea
conferinei;
II. Salutarea jurnalitilor;
III. Anunarea temei i a duratei;
IV. Prezentarea invitailor;
V. Discursurile fiecrui invitat;
VI. ntrebrile jurnalitilor i rspunsurile;
VII. Anunarea apropierii de final;
VIII. Adresarea de mulumiri jurnalitilor pentru participare.
Amnunte importante pentru realizarea conferinei de pres
a )A legerea datei, orei i a locului de des f urare
Data este hotrt mpreun cu conducerea organizaiei i cu cei care vor ine discursurile; n
general se recomand evitarea zilelor de vineri i de luni; atenie la ce alte conferine mai au loc n
aceiai zi;
Ora i durata de desfurare majoritatea conferinelor de pres se organizeaz n intervalul
10-12. O conferin de pres nu trebuie s depasc mai mult de 1h.30 min;
Locul de desfurare dac conferina nu se desfoar n incinta propriei organizaii se va
nchiria o alt sal (locaie) corespunztoare organizrii unei conferine de pres. Locaia trebuie
decorat cu nsemnele i culorile propriei organizaii;
b) Aranjarea prezidiului
Name card-uri sau clrei cartoane cu numele i funcia persoanei care st la prezidiu; se
mai poate pune logo-ul organizaie; Fanion cu sigla companiei (poziionat undeva la mijloc); Existena
unui aranjament f loral mic; n spatele prezidiului se pot amplasa: panouri spider (cu sigla si culorile
organizaiei) sau roll-up-uri.
c) Sonorizarea
Microfoanele i sistemul de sunet trebuie s funcioneze i s nu brie; trebuie s le artai
celor din prezidiu cum funcioneaz microfoanele;
d) Discursurile
Toi cei aflai la prezidiu trebuie s aib un discurs; discursurile nu trebuie s depasc 30-40 de
min (depinde i de numrul celor care in un discurs); consilierul PR trebuie s se asigure c membrii
organizaiei af lai la prezidiu i-au citit discursurile;
e ) Aranjarea n sal a jurnalitilor
Jurnalitii nu trebuie s stea nghesuii fiecare jurnalist trebuie s aib un loc n sala de
conferin; trebuie lsat loc i pentru cameramani (n eventualitatea n care conferina de pres este
filmat); Exist 4 modaliti de aranjare a slii: Teatru, Mas rotund (numr limitat de participani),
Form de U.
f ) Numru l de jur nalit i part ici pani la confer ina de pres
n general la o conferin de pres se invit ntre 15-30 de jurnaliti. ns consilierul PR trebuie s
fie contient de faptul c numrul de jurnaliti din sal nu este egal cu numrul de materiale
publicate. O conferin de pres de succes nseamn participarea jurnalitilor invitai i apariia unor
articole pozitive n urma conferinei. Mai exist i aa-numiii fripturiti care vin mannc i pleac,
fr s mai scrie vreun articol despre conferin. Participarea jurnalitilor la conferina de pres
depinde n mare msur de relaia pe care o are consilierul PR cu acetia.
Materiale pentru conferina de pres
a.Invitaia pentru conferina de pres trebuie s conin n mod obligatoriu
urmtoarele:
Tema conferinei i o scurt descriere a temei;
O formul de adresare: v invitm s participai la conferina de pres pe tema...
Evenimentul va avea loc: la data x, cu ncepere de la ora h, locul de desfurare;
Putei da cteva nume de persoane importante care vor mai participa la conferina de pres;
Posibilitatea de confirmare: v rugm s confirmai participarea dvs. dai numele i datele de
contact ale persoanei care poate fi contactat; specificai dac confirmarea se face telefonic sau prin e-
mail.
Tipuri de invitaie
A. Invitaia clasic folosit pentru anunarea i invitarea participanilor la eveniment.
Tiprit elegant, grafic special, pus n plic brand-uit
Electronic variant a invitaiei tiprite, transmise pe e-mail
Oficial/instituional trimis n special oficialitilor
B. Invitaia de reamintire folosit n cazul festivalurilor, trgurilor, concursurilor.
b. Dosarul de pres trebuie s conin:
O pagin de gard tema evenimentului: organizaia X lansez noul produs Y, data i logo-ul
organizaiei;
Programul evenimentului (pagina a-2a) trebuie s conin momentele principale, durata
acestora, numele i funciile persoanelor care vor ine discursurile i partea final - cocktail-ul;
Comunicatul de pres pagin cu antet, specificaia: comunicat de pres, data, titlul, coninutul
comunicatului, datele de contact ale organizaiei; dac exist vreun citat n comunicat el trebuie s se
regseasc i n discurs.
Macheta de pres
Factbook-ul (Company Profile)
Mai poate conine scurte descrieri ale celor care vor ine discursuri sau CV-uri, CD cu
comunicatul de pres, poze sau prezentare PowerPoint.
Pix + agend/caiet inscripionate
Company Profile
Profilul de companie este cea mai simpl form de prezentare a companiei/ clientului pe care o
pregtim pentru pres.
Are 3 caracteristici:
Estescurt (maxim10 pagini)
Esteconcis (scurt i la obiect, informaii concrete desprecompanie)
Este informativ (sursde informare pentru jurnaliti)
Principalelecapitoleale unui companyprofile:
1. Prezentareacompaniei (scurtdescriere, rezultate financiare recente, numrde angajai etc.)
2. Unscurt istoric (dacaesteo companiecuvechimepe pia)
3. Viziune, misiune, valori
4. Prezentarea serviciilor/produselor (frexprimri pompoase)
5. Echipa managerial(se pot includei parteneriate internaionale)
6. Portofoliul de clieni
7. Proiecte importante (deosebite prin creativitate sau prin succesul nregistrat
proiectede business, CSR)
8. Datele de contact ale companiei (telefon, fax, adres de e-mail, adres potal (pe prima sau
ultimapagin)
Q&A List
Specific unui anumit subiect acea list de ntrebri i rspunsuri pregtit pentru un anumit
tip de activitate cu presa: interviu, conferin. Cuprinde totalitatea ntrebrilor pe care le-ar putea
formula un jurnalist, n legtur cu tema dat, precum i rspunsurile propuse de PR-ist (maxim 20 de
ntrebri i rspunsuri)
General cuprinde toate ntrebrile i rspunsurile pe care le-ar putea formula jurnalitii, att
n ceea ce privete compania, ct i brandurile sale (100 de ntrebri i rspunsuri).
Evaluarea conferinei de pres
nainte de a ncepe evaluarea conferinei de pres, consilierul PR trebuie s-i ndrepte atenia
nspre cei din interiorul organizaiei; el va trimite un newsletter tuturor angajailor n care ataeaz
comunicatul de pres al conferinei i cteva poze cu principalele momente.
Evaluarea conferinei se face pe dou planuri:
a)Evaluarea costurilor ncadrarea n bugetul stabilit (plata slii, a cocktail-ului, a sonorizrii,
aranjamente i decoraiuni...);
b)Oglinda presei analiza mass-mediei; trebuie s vedei cine a participat la conferin i ce
articol a scris, numrul total de articole care au aprut, poziia articolelor n interiorul ziarului, tipul
articolului (pozitiv, negativ sau neutru).
Tips & Tricks pentru organizarea unei conferine de pres
Evit s organizezi conferine vineri sau smbt !
Cele mai bune zile pentru conferine sunt mari, miercuri, joi, ntre ora 10-12;
Fii creativ n alegerea orei/perioadei/locaiei de desfurare !
Aloc suficient timp pentru pregtirea locaiei !
Asigur-te c ai un brand vizibil !
Nu organiza nicio conferin fr o vizit de prospecie prealabil !
Lucreaz ntotdeauna cu furnizori verificai, pe care tii c poi conta!
Dac locaia este greu accesibil, aigur-le transportul jurnalitilor i invitailor !