Cum pregteti o conferin de pres

Conferina de pres este organizat atunci cand avem ceva de comunicat mai mult dect poate fi transmis printr-un comunicat de pres. Pentru organizarea i buna desfurare a unei conferine de pres trebuie s se in cont de urmtoarele reguli:

Mesajul. nainte de toate, formuleaz n cel mai simplu mod, mesajul principal al conferinei. Locaia. Alege o locaie uor accesibil i atractiv ca imagine. La alegerea locaiei trebuie s ii cont i de mesajul pe care urmeaz s-l transmii. Posibile locaii : ageniile de pres care ofer spaiu pentru conferine; sli de conferine la hoteluri; sediul partidului; o locaie special (pe strad, n faa Primriei, lng o uzin etc. etc.). Amenajare. Asigur-te c locaia aleas poate oferi un cadru potrivit pentru camerele de filmat. Dac e necesar, n sal pot fi afiate bannere, fotografii ori s se proiecteze imagini video. Asigur-te c, dac sala este mare, ori conferina de pres e ntr-un spaiu deschis, s existe sistem de amplificare a sunetului, care s funcioneze bine. Asigur cu ap toi invitaii. n funcie de caz, pot fi date mici cadouri pentru jurnaliti sau organizat un mic fourchette. Ziua i ora. Cele mai adecvate zile pentru conferinele de pres la care se transmit mesaje serioase sunt marea i miercurea, ntre orele 10 i 12. Dac mesajul transmis este legat de un eveniment cultural, artistic etc., poate fi organizat conferina de pres vineri, astfel de mesajul s fie difuzat i n weekend. Atragerea ateniei. Trebuie s atragi atenia jurnalitilor, astfel ca prezena la conferina de pres s fie mai mare. Trimite invitaie la conferina de pres cu o zi nainte, de dorit pn la ora 14. n invitaie indic informaii legate de CINE organizeaz conferina, despre CE vorbete, UNDE este organizat, CAND i DE CE este organizat conferina. Trimite invitaia la toi jurnalitii relevani, dar i instituiilor media. Contactai personal sau prin intermediul serviciului de pres jurnaliti relevani, pentru a-i invita la conferina de pres. n ziua n care este planificat conferina de pres, trimite repetat invitaia de diminea (aproximativ la ora 8). Pregtirea materialelor. Pentru conferina de pres este necesar de pregtit i materiale scrise (comunicat sau dosar de pres) sau video. n comunicat se va include informaii despre subiectul conferinei cu esena mesajului transmis. Materialele pentru pres se dau jurnalitilor, n funcie de subiect, la nceputul, pe parcursul ori la sfritul conferinei de pres. Vorbitori. nainte de conferina de pres se stabileste o list a vorbitorilor. Este important ca vorbitorii s prezinte interes pentru jurnaliti. De dorit ca numrul

acesta s nu fie mai mare de 3-4 persoane. Numele vorbitorilor trebuie s figureze n agenda conferinei de pres. Se recomand ca n grupul vorbitorilor s fie i cel puin o persoan care poate s rspund cu uurin n limba rus. Durata. Cu cat mai scurt, cu atat mai bine. Durata total a conferinei nu trebuie s depeasc 40-60 de minute, inclusiv ntrebrile i rspunsurile. Desfasurarea. n cazul n care e conferin cu moderator (de obicei purttorul de cuvnt sau responsabilul de relaii cu presa), acesta va face o scurt introducere, va prezenta toi vorbitorii i le va da cuvntul. Vorbitorii vor prezenta mesajul laconic (5-7 minute fiecare), apoi vor rspunde la ntrebri. Facei uneori glume, dar care s nu supere vreun journalist. La final, moderatorul va nchide conferina i va mulumi tuturor din nou pentru participare i pentru ntrebrile adresate. ntrebri i rspunsuri. nainte de conferina de pres trebuie s anticipai posibilele ntrebri ale jurnalitilor, astfel ca s avei pregtite deja rspunsurile, scurte, argumentate i clare. Rspunsul la ntrebri trebuie s fie scurt (ideal e s fie 30 de secunde) dar i clar, astfel c va uura munca jurnalistului, care va reda exact mesajul pe care-l transmitem. Follow up. Dup conferin, trimite tuturor jurnalitilor mulumiri pentru participare, un rezumat al informaiilor prezentate, copii ale materialelor distribuite i, eventual, fotografii sau mici filmri video cu cele mai importante momente din conferin.

Briefing Briefingul este o conferin de pres scurt, dedicat unui singur subiect. De obicei este organizat n situaii de criz, pentru a transmite un mesaj scurt, care are scopul s clarifice situaia. Vorbitorul face o declaraie scurt (3-5 minute), dup care rspunde EXCLUSIV la ntrebrile legate de tema briefingului. n invitaiile la briefing se precizeaz c se va rspunde DOAR la ntrebrile legate de subiectul indicat.