BRIEFINGUL ȘI CONFERINȚA DE PRESĂ

Obiective de referință:

1 Aspecte conceptuale privind conferința de presă și briefingul;.

2 Organizarea și desfășurarea conferinței de presă;

3. Organizarea și desfășurarea briefingului de presă.

Aspecte conceptuale privind conferința de presă și briefingul

Conferința de presă reprezintă cel mai complex instrument de comunicare oficială,

formală, dintre o entitate și instituțiile mass-media și ”se organizează când instituția dorește să
facă un comunicat deosebit de important, de larg interes” [1, p.151]. Dicționarul de relații
publice definește conferința de presă ca fiind ”o întâlnire organizată, în cadrul căreia o
personalitate a vieții politice, sociale, culturale etc. sau purtătorul de cuvânt al unei organizații
sau al unei persoane aflate în atenția presei face o expunere, dă declarații, furnizează
informații și răspunde întrebărilor jurnaliștilor [2]. Organizarea unei conferințe de presă este
pusă în relație cu existența unui eveniment foarte important, care prezintă interes pentru un
segment impunător al publicului şi oferă jurnaliștilor oportunitatea de a pune întrebări
conducătorilor organizației pe marginea subiectelor abordate în cadrul conferinței. Specialiștii
în domeniu opinează importanța alegerii reușite a subiectelor pentru o conferință de presă, or,
nu toate subiectele interesante și actuale canalizează organizarea de conferințe, pentru aceasa
fiind necesare subiecte de genul: decizii politice de anvergură, proiecte importante de durată,
schimbarea regimului, permutații în interiorul sistemului politic, conflicte majore și crize,
probleme vitale de interes național, regional sau chiar mondial, stări de urgență, etc.

În opinia cercetătorului George David, conferințele de presă îndeplinesc o multitudine de

funcții:

- de a anticipa un eveniment de interes major pentru mass-media;

- de a focaliza atenția asupra unui obiectiv;

- de a economisi timp, preîntâmpinând un număr mare de interviuri individuale;

- de a furniza simultan mai multor instituții media date despre un eveniment;

- de a crea interes față de un subiect major despre care mass-media și opinia publică nu au
cunoștință;

- de a da explicații despre un eveniment produs în viața organizației;

- de a evita acuzațiile de favoritism sau părtinire în relațiile cu mass-media;

- de a câștiga un plus de publicitate în cazul persoanelor sau organizațiilor publice (celebrități,

politicieni, sportivi, etc) [3, p.122]. Studiile de specialitate identifică mai multe tipologii ale
conferinței de presă. Una dintre aceste tipologii delimitează trei tipuri de conferințe de presă:

a) în direct - mass-media işi trimit jurnaliștii la o activitate cu semnificație deosebită;

b) prin satelit - este mai costisitoare, dar prezintă avantajul prezenței mai multor jurnaliști;

c) prin telefon - o modalitate mai puțin utilizată, deoarece mass-media are nevoie nu doar de
informații, ci și de imagini care să asigure materialelor consistență [4, p. 63]. Conform altei
tipologii, se poate distinge între:

a) conferința de presă dirijată (tematica este stabilită din timp, demarează cu declarația
inițială, după care jurnalișii pun întrebări pe marginea subiectului);

b) conferința de presă liberă (nu are o temă stabilită din timp, jurnaliștii pot aborda subiecte
multiple, desfășurarea nu poate fi dirijată, iar rezultatele sunt imprevizibile) [5, p. 89].

O tehnică de comunicare asemănătoare cu o conferință de presă o are briefingul de presă,

deoarece presupune și acesta interacțiunea fizică dintre reprezentanții organizației și jurnaliști.
Totodată, spre deosebire de conferința de presă, briefingul durează mai puțin (maxim 20 de
minute), iar în cadrul briefingului de presă este abordat un singur subiect, aceasta fiind o
regulă de bază. Briefingul de presă e un instrument de comunicare utilizat, de obicei, în
timpul crizelor, evenimentelor majore ce necesită comunicare frecventă și periodică cu
jurnaliștii, în cazul unor evenimente în derulare sau în situațiile de urgență în care este
necesară o reacție promptă din partea instituțiilor abilitate. De asemenea, briefingurile de
presă sunt foarte utile și oportune pentru a ține presa conectată la desfășurarea unor
evenimente complexe (catastrofe naturale, catastrofe avia sau de altă natură, operațiuni de
salvare, accidente majore, etc. În asemenea cazuri briefingurile se organizează la intervale
scurte de timp, pentru a informa presa despre evoluția evenimentului. Briefingul de presă
poate avea două scenarii: se poate rezuma doar la declarația oficială, fără ca jurnaliștii să aibă
posibilitatea de a adresa întrebări, sau poate încorpora și sesiunea de întrebări și răspunsuri.
Prezentarea declarației inițiale nu trebuie să depășească 4-5 minute, ideile trebuie să fie
punctate foarte bine, expuse clar și concis. Sesiunea cu întrebări și răspunsuri se va încadra în
10-15 minute, timp în care vor fi oferite răspunsuri la 3-5 întrebări ale jurnaliștilor. Merită
menționat faptul că întrebările adresate trebuie să se refere strict la subiect, or, persoana care
susține briefingul poate refuza politicos să răspundă la întrebările care nu au tangență cu
subiectul anunțat la începutul briefingului. Trebuie subliniat faptul că briefingul este susținut
de către o singură persoană, fie purtătorul de cuvânt, fie conducătorul instituției, cert este
faptul că această persoană trebuie să fie foarte bine informată despre subiect și să poată să
anticipeze întrebările jurnaliștilor.

Organizarea și desfășurarea conferinței de presă

Organizarea conferinței de presă durează minim o lună și maxim câteva luni. În acest
răstimp, este stabilită tema, data și locul desfășurării, sunt selectați jurnaliștii și este întocmită
lista de invitați, este elaborat și trimis comunicatul- invitație (cu 2 săptămâni înainte), apoi
cimunicatul-reamintire (cu 2 zile înainte), sunt elaborate dosarele de presă, informația
auxiliară, sunt redactate discursurile, este amenajată sala, dotată cu echipament, este
organizată camera pentru mass-media. Pentru a putea fi asigurată prezența tuturor
reprezentanților presei care au fost invitați, se recomandă organizarea conferințelor în
intervalul marți-joi, în prima jumătate a zilei, nu însă dimineață. Cel mai potrivit interval este
între orele 10-13, astfel încât în a doua jumătate a zilei informația să fie procesată. În
stabilirea perioadei de desfășurare, organizatorii este necesar să țină cont de perioadele de
vacanță, sărbători, evenimente politice importante (alegeri, vizite), expoziții și târguri
internaționale, etc., deoarece astfel de evenimente pot periclita prezența jurnaliștilor în sală.
Desfășurarea propriu-zisă a conferinței debutează cu primirea jurnaliștilor, înmânarea
dosarelor de presă, deschiderea conferinței, discursul/discursurile reprezentanților instituției,
urmează apoi sesiunea de întrebări și răspunsuri, închiderea conferinței și discuțiile într-un
cadru neoficial. Conferința de presă are un moderator, care anunță programul, prezintă
invitații și temele discursurilor, gestionează sesiunea de întrebări și răspunsuri, anunță
pauzele, etc. Subiectele dezbătute într-o conferinţă de presă nu trebuie să fie foarte
numeroase, se recomandă maxim 3, tocmai pentru a nu dilua valoarea informaţiilor transmise,
iar timpul de desfăşurare nu trebuie să fie prea lung, intervalul recomandat este între 30-80 de
minute.
După încheierea conferinței de presă urmează a altă etapă importantă în care se evaluează
efectele produse, sunt analizate punctele slabe și cele forte. Se notează în fișierele de presă
jurnaliștii care au fost prezenți și ce fel de întrebări au adresat. A doua zi este expediat
instituțiilor de presă comunicatul post eveniment și dosarele de presă jurnaliștilor care nu au
fost prezenți. În zilele următoare membrii biroului de presă vor urmări cum a fost mediatizat
evenimentul, cine, cum și cât a publicat și difuzat, pentru a stabili dacă evenimentul a
prezentat un interes suficient pentru mass-media. Succesul sau reușita unei conferințe de presă
rezidă în ”un pretext foarte bun, vorbitori pregătiți, un spațiu potrivit organizării conferinței,
materiale de suport pentru presă și un comunicat post-eveniment bine redactat” [6].
Organizarea și desfășurarea briefingului de presă

Pregătirea unui briefing de presă urmează pași similari cu ai conferinței, dar, de obicei
partea de pregătire are loc în criză de timp, deoarece natura evenimentului impune
operativitate. Totuși, la briefing este necesar să primească invitații reprezentanții tuturor
instituțiilor de presă din zonă, cu precădere cele generaliste. Am specificat mai sus că
briefingul de presă poate fi organizat în două moduri: fie conține doar declarația oficială, fie
este organizat în două etape: prezentarea declarației și sesiunea de întrebări și răspunsuri.
Declarația inițială, care un trebuie să depășească 5 minute, este prezentată de persoana care
susține briefingul. Briefingul poate fi susținut fie de către purtătorul de cuvânt, fie de către
conducătorul instituției, în mediul autohton se practică mai des a doua variantă. Declarația
este structurată în introducere, cuprins și încheiere [7]. În partea introductivă persoana care
susține briefingul îi salută pe jurnaliști, după care se prezintă (nume, prenume, funcția
deținută), anunță subiectul care va fi abordat și precizează regulile de bază pentru
desfășurarea briefingului. În cuprins se aduc la cunoștință date și detalii despre eveniment,
despre persoanele implicate, despre urmări, despre acțiunile întreprinse sau este analizată
situația la zi. În încheiere se precizează din nou subiectul, se formulează o concluzie pe
marginea celor menționate și sunt invitați jurnaliștii să pună întrebări. De menționat faptul că
specialiștii în domeniu recomandă încheierea briefingului pe o notă pozitivă, fără elemente de
pasivitate sau pesimism, chiar dacă situația este gravă. De exemplu, a fost numită o comisie
care va cerceta cazul și va face recomandări. Partea rezervată întrebărilor și răspunsurilor
durează uzual în jur de 15 minute, iar persoana care susține briefingul are dreptul să refuze
răspunsul la întrebările care nu au tangență cu subiectul. La final, jurnaliștilor li se
mulțumește pentru prezență și le sunt înmânate copii în formă de text scris ale declarației.
Referințe bibliografice:

1. Coman Cristina. Relațiile publice și mass-media. Iași: Polirom, 2004. 264 p.

2. Dicționar de Relații Publice. Disponibil: http://arrp.eu/dictionar-de-pr/ Accesat:

[28.07.2020]
3. David G. Tehnici de Relaţii Publice. Comunicarea cu mass media. Iaşi: Polirom, 2008. 271
p.

4. Dan Mircea. Tehnici de relații publice. București: Comunicare.ro, 2004

5. David G. Tehnici de Relaţii Publice. Comunicarea cu massmedia. Iaşi: Polirom, 2008. 271
p.

6. Ghid de comunicare elaborat pentru angajații Consiliului pentru Prevenirea și Eliminarea

Discriminării și Asigurarea Egalității al Republicii Moldova. Disponibil:
https://rm.coe.int/draft-ghid-egalitate/1680932020 Accesat: [22.06.2020]

7. Irimies Cosmin. Instituția purtătorului de cuvânt. Note de curs. Disponibil:

file:///C:/Users/home/Downloads/IPC.pdf Accesat: [11.07.2020]