Universitatea Babe-Bolyai

Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii

Departametul de Comunicare, Relaii Publice i Publicitate

Organizarea de evenimente corporate

- ziua porilor deschise -

Asist. Dr. Paul Frca

Importana organizrii de evenimente

Un eveniment este un generator de tiri despre propria

prin intermediul mass-media.

Asist. univ. dr. Paul Frca

organizaie ce o poate aduce pe aceasta n atenia opiniei publice

Principalele tipuri de evenimente

Evenimente organizate pentru publicurile interne ale unei
organizaii:

Ocazii: sfrit de an (revelion sau micro-revelion),

Crciun, aniversarea unor ani de existen (primul
an mpreun, la 5 ani, 10 ani, sau pentru
organizaiile cu istorie: 50 de ani de existen,
sau chiar 100 de ani de existen), srbtorirea
unor realizri importante (intrarea organizaiei pe
piaa bursier, creterea profitului cu 30%,
depirea normei de vnzri...).

Asist. univ. dr. Paul Frca

angajaii
conducerea
acionarii

 Evenimente organizate pentru publicurile externe ale

organizaiei: clieni, jurnaliti, colaboratori, furnizori,
finanatori, competitori, simpatizani

Din aceast a doua categorie de evenimente fac parte:

jurnalitilor)
ziua porilor deschise
inaugurri de sedii, sau de spaii comerciale noi
lansri de produse sau servicii i diverse aniversri
comemorri etc

Asist. univ. dr. Paul Frca

conferinele de pres (acestea sunt adresate n primul rnd

Mai multe etape:

a)

Planificarea trebuie nceput din timp, n funcie de

anvergura evenimentului;

b)

Elaborarea unui program planificarea fiecrui detaliu i

desemnarea responsabililor pentru fiecare activitate;

c)

Formarea unor grupuri de lucru cu oamenii implicai n

organizare;

d)

Selectarea unui model de invitaii care s fie n concordan

cu tema aleas pentru eveniment;

Asist. univ. dr. Paul Frca

Planificarea unui eveniment

Identificarea unor atracii (concerte, parade, dansuri, expoziii,

prezentri de mod, filme, concursuri, tombole) asigur
participarea oamenilor i pot face evenimentul memorabil

e)

Alegerea cadourilor sau a suvenirurilor care vor fi nmnate

participanilor la eveniment obiectele-cadou trebuie
personalizate (sigla, logo, denumirea evenimentului, slogan);

f)

Pregtirea ecusoanelor cu nume pentru organizatori i pentru

jurnalutii ateptai la eveniment;

g)

Evenimentul trebuie fcut public cu mult nainte de desfurare,

prin ct mai multe canale;

h)

Dup eveniment mulumiri adresate celor care au

participat la eveniment, dar i celor care s-au implicat n
organizare.

Asist. univ. dr. Paul Frca

e)

Organizarea propriu-zis a unui eveniment

se recomand:

scopul acestei liste este de a nu omite niciun detaliu

pentru a mai putea aduga unele lucruri care pot

aprea spontan
reprezint un real ajutor pentru implementarea
aciunilor i ncadrarea n timp

Asist. univ. dr. Paul Frca

realizarea unei liste cu lucruri de verificat (timeline) cu cel

puin o sptmn naintea evenimentului.

Elemente necesare pe parcursul desfurrii unui eveniment

organizaional
Prezentri vizuale:
vin s susin discursurile
ajut mult audiena n special cnd sunt prezentate informaii cu caracter
tehnic

Aceste prezentri pot consta din:

grafice, tabele sau statistici folosite ntr-o prezentare pentru analitii
financiari sau o prezentare pentru angajai care explic un pachet de
beneficii;
mai pot include diferite fotografii sau se pot sintetiza anumite idei dintrun discurs.

Asist. univ. dr. Paul Frca

suport esenial pentru nelegerea unor subiecte

Prezena vedetelor n cadrul unui eveniment

pot fi gazda respectivului eveniment

pot avea un moment al lor n cadrul evenimentului
sau pur i simplu pot ine un discurs prin care i exprim
simpatia fa de organizaie i fa de respectivul eveniment.

Asist. univ. dr. Paul Frca

atragerea unui public numeros

Ele pot fi incluse n programul evenimentului:

Bugetul alocat unui eveniment

Scopul fixrii unui anumit buget este de a controla i de a

limita cheltuielile alocate organizrii propriu-zise a

Un buget real stabilete un standard al performanei pentru

activitile desfurate.
Alocarea eficient a resurselor (umane, materiale,logistice)

depinde n mare msur de bugetul disponibil.

Asist. univ. dr. Paul Frca

evenimentului.

Evaluarea unui eveniment

ncepe a doua zi dup eveniment

Evaluare calitativ consilierul PR realizeaz o analiz a

tuturor articolelor aprute
ntrebrile analizei:
Cte articole au ludat evenimentul?
Cte articole au criticat evenimentul?
Cte articole neutre au aprut?

Asist. univ. dr. Paul Frca

Evaluare cantitativ n baza articolelor din pres i baza

tirilor difuzate la televiziune i/sau radio. Toate materialele
sunt adunate ntr-un dosar de pres i sunt arhivate.

Asist. univ. dr. Paul Frca

Ziua Porilor Deschise

Scopul organizrii zilei porilor deschise

Un eveniment care vine s amplifice transparena n procesul de

comunicare dar i ncrederea reciproc (dintre organizaie i mediul
exterior);
O ocazie pentru vizitatori (ziariti, simpli ceteni) de a cunoate o
organizaie

Asist. univ. dr. Paul Frca

Modalitate eficace de prezentare a rolului, misiunilor i a

specificului unei organizaii;

Obiectivele organizrii zilei porilor deschise

Punerea n tem a vizitatorilor cu privire la specificul

Crearea de ocazii pentru apariia n pres a unor tiri

pozitive;

Redresarea imaginii unei organizaii

Asist. univ. dr. Paul Frca

organizaiei;

Ocazii cu care poate fi organizat ziua porilor deschise

Aniversarea unor momente importante din viaa

Lansarea unui nou concept/produs;

Prezentarea premiilor obinute n urma participrii

la trguri naionale sau internaionale;

Asist. univ. dr. Paul Frca

organizaiei;

Activitile pe care consilierul PR trebuie s le efectueze pentru

pregtirea vizitei
Realizarea unui plan privind modul de desfurare al vizitei;
S propun conducerii organizaiei:
data de desfurare
traseul de desfurare
persoanele care vor fi implicate n desfurarea evenimentului

Participarea efectiv la pregtirea vizitei sub toate aspectele;

Anunarea din timp a mass-media;

Asist. univ. dr. Paul Frca

activitile desfurate

 S propun i s organizeze pregtirea prealabil a

persoanelor din instituie, care vor fi implicate n contactul cu
ziaritii (n special) dar i cu ceilali vizitatori;

S pregteasc mape pentru vizitatori (care s cuprind: un

scurt istoric al organizaiei, cele mai importante realizri,
premii obinute, produse de top etc.)
S pregteasc o ncpere n interiorul instituiei unde
vizitatorii s poat viziona un film despre organizaie;

Asist. univ. dr. Paul Frca

S planifice i s pregteasc personalul de nsoire pentru

grupurile de vizitatori, dac se preconizeaz participarea n
numr mare a acestora;

Programul zilei porilor deschise:

Primirea invitailor se face de ctre un personal califcat;

Vizita propriu-zis vizita s curg de la un segment la altul,

astfel nct vizitatorii s rmn cu o imagine de ansamblu;
ncheierea vizitei vizitatorilor li se pot oferi cadouri
simbolice cu nsemnele organizaiei;

Asist. univ. dr. Paul Frca

Vizionarea unui film de 10-15 minute documentarul va

promova o imagine pozitiv a organizaiei;

Personalul implicat n organizarea zilei porilor deschise

Este selectat din cadrul organizaiei;

S fie cooperani, deschii, s anticipeze nevoile vizitatorilor

nsoitorii trebuie s fie capabili s dea informaii i s
rspund la ntrebrile vizitatorilor;

Asist. univ. dr. Paul Frca

nsoitorii trebuie s dea dovad de politee i s

zmbeasc;

Concluzie
Succesul unui eveniment gen ziua
porilor deschise depinde de:
nsoitorii trebuie s asigure legtura dintre ziariti i
personalul organizaiei

nsoitorii trebuie s cunoasc foarte bine traseul de

urmat i regulile de baz stabilite pentru vizitatori

Asist. univ. dr. Paul Frca

Organizarea riguroas

Surse

Rus, Flaviu Clin, Introducere n tiina comunicrii i a

relaiilor publice, Iai, Institutul European, 2002.
Stephan Schafer-Mehdi, Organizarea evenimentelor, Ed. All,
2008
Wilcox, D.I., Philip H., Agee, Warren K., Public RelationsStrategies and Tactics, Editura Harper Collins Inc., New York,
1992.

Asist. univ. dr. Paul Frca

Newsom, Doug, Turk Vanslyke, Judy, Kruckeberg, Dean, Totul

despre Relaii Publice, Polirom, Iai, 2003.