TEMA Conferinţa de presă

Conceptul de “altfel de conferinţă de presă” înseamnă mai mult decît

invitarea jurnaliştilor la o cafea pe banii firmei şi prezentarea ştirii plus
sesiunea de întrebări obligatorie. Adică, din ce am priceput eu: în afară de
jurnalişti, sînt invitaţi şi bloggeri; se prezintă informaţia, dar nu se trece
direct la întrebări, ci mai degrabă la discuţii.

Conferinta de presa este organizata atunci cand avem ceva de comunicat mai mult
decat poate fi transmis printr-un simplu document (comunicat de presa). Conferinta
de presa este instrumentul prin care iti poti face vocea auzita, prin care poti
mobiliza sprijinul comunitatii si prin care poti influenta deciziile autoritatilor.
 Conferinta de presa sau alta modalitate de comunicare? Este important
sa ne punem aceasta intrebare inainte de a incepe sa organizam o conferinta de
presa. Pentru a raspunde la aceasta intrebare trebuie sa luam in considerare
urmatoarele: este ceea ce avem de spus de interes larg? Este un subiect de
actualitate? Avem posibilitatea de a oferi, in cadrul conferintei de presa, avanaje pe
care alte modalitati de comunicare cu media nu le pot oferi - de ex. imagini, opinii
ale unor specialisti sau ale unor persoane direct afectate de problema discutata, etc?
(daca da, atunci organizam conferinta). Exista modalitati cel putin la fel de
eficiente in comunicarea acestui mesaj? (daca da, atunci nu organizam conferinta).
 Mesajul. Inainte de toate, formuleaza in cel mai simplu mod, mesajul
principal al conferintei. In functie de acesta, vei lua decizii in ce priveste aspectele
de mai jos.
 Locatia. Alege o locatie usor accesibila si atractiva ca imagine. Evita
situatia clasica (sala cu prezidiu si cateva randuri de scaune). Fii creativ/a -
incearca sa fii neconventional/a si sa gasesti o locatie deosebita, insa legata de
cauza ta. Daca subiectul campaniei noastre este legat de transportul in comun,
putem organiza conferinta intr-o statie; daca e legat de educatie - putem opta
pentru o sala de clasa etc.
 Amenajare. Asigura-te ca, indiferent de buget, oferi un cadru potrivit pentru
camerele de filmat. Ai neaparat nevoie de elemente vizuale in jurul vorbitorilor
(indiferent daca sunt bannere profesionist realizate sau doar cearsafuri pictate, ca e
vorba de o sigla sau fotografii relevante etc).
 Ziua si ora. Este preferabil sa organizezi conferinta de presa in orele
diminetii (multe redactii isi inchid editiile in jurul pranzului) deci o ora potrivita ar
putea fi intre 10 si 12. Dar e la fel de important sa eviti sa organizezi conferinta
exact atunci cand se intampla ceva deosebit in comunitate (ex. un summit mondial
pe o tema de actualitate) sau cand sunt evenimente regulate (conferinta
saptamanala de presa a primarului). Deci documenteaza-te inainte, eventual
discutand cu unul sau doi jurnalisti care vor stii sa iti spuna exact cand ar fi o data
si o ora potrivite. Daca mizezi pe prezenta unui parlamentar, organizeaza
conferinta de presa vineri sau sambata.
 Atragerea atentiei. Daca organizezi o conferinta de presa, ai nevoie de
atentia mass media. Redacteaza un anunt referitor la organizarea conferintei de
presa. Include, NEAPARAT, informatii legate de CINE organizeaza conferinta,
despre CE vorbeste, UNDE este organizata, CAND si DE CE este organizata
conferinta. Tine informatia la un minimum, dar include numele tau si date de
contact. Trimite-l la toti jurnalistii relevanti pentru domeniul tau de interes. Echipa
BCC te va ajuta sa gasesti numele si datele lor de contact.
 Pregatirea materialelor. Daca acest anunt este succint, pentru conferinta
propriu-zisa trebuie sa pregatesti un pachet mai amplu. Include informatii mai
pe larg despre subiectul conferintei, eventuale materiale care sustin punctul de
vedere exprimat.
 Invitatii si confirmari. Lista jurnalistilor de invitat este o treaba serioasa. E
nevoie de putina cercetare: ai nevoie nu doar de adresele redactiilor (de multe ori
mesajele primite aici nu sunt preluate) ci de adresele personale ale jurnalistilor. De
asemenea, e important sa ai o lista cu jurnalistii potriviti. Sunt, in redactii, jurnalisti
specializati (unii pe cultura, altii pe social, altii pe administratie, politic, mediu
etc). Daca inviti persoana potrivita, sansele sa participe sunt mari. Si viceversa. Cu
 o zi inainte de conferinta, suna toti jurnalistii si intreaba-i daca au primit anuntul
tau si daca poti sa le oferi informatii suplimentare legate de locatie etc. Evita sa
divulgi mai multe informatii despre continutul conferintei unui singur jurnalist,
intrucat daca unul va publica mai repede decat ceilalti, risti ca nimeni sa nu mai
participe.
 Materiale. Lista materialelor de oferit jurnalistilor este un alt subiect
important. Important e sa reusesti un echilibru - sa nu oferi nici prea multe, nici
prea putine informatii. In principiu, kit-ul pentru media (asa se numeste!), va
contine: comunicatul de presa, informatii de background (adica informatii de care
jurnalistii au nevoie pentru a intelege subiectul (istoric, descriere, context etc) si
care NU isi gasesc locul in comunicat, copii ale declaratiilor/ prezentarilor
vorbitorilor, lista vorbitorilor cu scurte descrieri, eventual fotografii ale vorbitorilor
(daca se poate pe cd - cu atat mai bine!), declaratii ale persoanelor afectate de
problema (marturii) etc.
 Organizare. Fa o lista detaliata cu tot ce ai nevoie. Lista poate include:
materiale informative, afise, pliante, tabel pentru datele de contact ale jurnalistilor
participanti, banner in spatele vorbitorilor, carti de vizita, microfoane,
amplificator, aer conditionat, prelungitoare, videoproiector, laptop, retroproiector,
coli albe, creioane sau pixuri, cd sau memory stick cu prezentarea (powerpoint),
sapun, hartie igienica, apa, cafea, ceai, zahar, lapte, cos de gunoi, pahare de unica
folosinta, farfurii, servetele, aparat foto, camera de filmat (daca vrei sa ai
inregistrarea), podium, scaune, cuier, autorizatie (daca e vorba de un loc public),
spatii de parcare, sageti care sa indrume jurnalistii spre sala conferintei, eventual
ecusoane, telefon inchis, etc. Nu uita sa iei in considerare situatia in care vremea
nu va tine cu tine (prea frig, prea cald, ploaie etc). Trebuie sa te gandesti cum va
arata cadrul filmat (ce ar 'vedea' o camera de filmat) - poate fi nevoie sa elimini
anumite lucruri din imagine sau de pe pereti, sa muti afisele mai sus sau mai jos
etc.
 Vorbitori. Stabileste o lista a vorbitorilor. Gandeste-te ca jurnalistii sunt
ocupati deci limiteaza si numarul vorbitorilor si minutele pe care acestia le au la
 dispozitie pentru a se adresa jurnalistilor. Pregateste o lista cu numele tuturor
vorbitorilor, eventual cateva cuvinte despre fiecare (experienta / interesul fata de
subiectul conferintei de presa). Poti include acest document in mapa jurnalistilor.
Vorbitorii trebuie sa fie pregatiti sa se adreseze jurnalistilor - deci sa stie exact ce
vor spune, fara insa a avea discursuri de citit sau texte invatate pe de rost. Ei vor
avea o lista cu cuvinte cheie sau cu principalele idei - nu mai mult de 3-5. Daca
vorbitorii sunt fara experienta, ati putea alege sa faceti o repetitie inainte de
conferinta propriu-zisa. Stabiliti ordinea vorbitorilor. Daca sunt mai multi
vorbitori, atunci poate fi util ca moderatorul sa faca un scurt rezumat al fiecarei
interventii, mai ales daca acestea nu sunt neaparat cele mai bine structurate
discursuri.
 Durata. Cu cat mai scurt, cu atat mai bine. Durata totala a conferintei nu
trebuie sa depaseasca 20-30 de minute, inclusiv intrebarile si raspunsurile. Nu toti
participantii trebuie sa vorbeasca - ei pot delega reprezentanti si pot participa
pentru a isi arata sustinerea. Vorbitorii ar trebui sa stie ce vorbesc dinainte si sa
pregateasca un scurt rezumat care sa fie oferit jurnalistilor (asta va elimina
posibilitatea ca din graba sau din greseala sa apara in presa informatii gresite).
 In ziua conferintei. Este bine sa ajungi cu cel putin o ora inainte de
conferinta pentru a te asigura ca toate sunt pregatite si pentru a avea timp sa
remediezi eventualele probleme. Cere vorbitorilor sa ajunga cu un sfert de ora
inainte de inceperea conferintei. Incepe conferinta la timp, chiar daca au sosit
putini jurnalisti.
 Inceputul conferintei. Fii pregatit/a sa primesti jurnalistii oricand - ei pot
ajunge cu 20 de minute mai repede sau pot intarzia cu tot atat. Cere-le sa se inscrie
pe tabelul de participanti (pentru a stii cui sa multumesti ulterior). Ofera-le mapele
cu informatii. Multumeste de participare.
 Desfasurarea. Moderatorul va face o scurta introducere, va prezenta toti
vorbitorii si le va da cuvantul, unul cate unul. Este grozav daca poate sa faca cate o
gluma ocazional, pentru a destinde atmosfera. La final, moderatorul va inchide
conferinta inainte ca aceasta sa se dilueze. In acest sens, va multumi tuturor din
 nou pentru participare si pentru faptul ca au ales sa iti tina cititorii/ ascultatorii /
telespectatorii la curent cu subiectele de actualitate din comunitate.
 Intrebari si raspunsuri. Jurnalistii, mai mult ca sigur, vor avea intrebari, fie
generale, fie adresate unui anumit participant. Important! Daca nu ai raspuns la una
dintre intrebari, evita tactica politicienilor de a divaga si de a nu spune nimic de
fapt. Recunoaste deschis ca nu detii raspunsul si spune-le ca te vei documenta si
vei reveni cu un raspuns. Iar daca faci aceasta promisiune, asigura-te ca o vei
respecta.
 Interviuri. De multe ori, reporterii vor cere sa iti ia un mic interviu, prin
care sa ilustreze subiectul campaniei / conferintei de presa. Aceasta iti ofera o
sansa excelenta pentru a clarifica / corecta anumite informatii sau de a completa cu
informatii scapate in conferinta.
 Follow up. Dupa conferinta, trimite tuturor jurnalistilor multumiri pentru
participare, un rezumat al informatiilor prezentate, copii dupa materialele
distribuite si, eventual, fotografii sau mici filmari video cu cele mai importante
momente din conferinta. Trimite aceste informatii si institutiilor media care nu au
participat, dar care ai vrea sa reflecte subiectul. Nu uita regula de aur: include
informatii legate de 'cine', 'ce', 'cand', 'de ce' si 'unde'. Cumpara toate ziarele care au
fost reprezentate de jurnalisti si urmareste programele de stiri radio si tv si tine
evidenta tuturor aparitiilor in presa. Aceasta informatie poate fi utila la un moment
dat.
Special pentru presa scrisa
 foloseste mesaje simple, de impact, usor de citat
 nu spune nimic ce nu poti sustine cu dovezi, probe
 nu mentiona nimic din ce nu esti gata sa discuti. Evita declaratiile ca in filme
'no comment' sau 'ramane intre noi' etc.
Special pentru radio
 jurnalistii radio au nevoie de sunet curat, cu cat de putin sunet de fundal.
 asigura-te ca ai o persoana disponibila pentru jurnalistii radio, care poate sa
iasa si sa ofere declaratii intr-un spatiu linistit, si/sau pregateste-ti o scurta
declaratie, clara, concisa, pe care sa o poti oferi la solicitare
 daca este posibil si compatibil cu tema conferintei, incearca sa incorporezi in
programul conferintei un cantec sau alta manifestare audio
Special pentru televiziuni
 uita-te la grupul de vorbitori ca prin lentila unei camere de filmat. Asigura-te
ca sunt grupati destul de compact pentru a putea fi filmati.
 asigura-te ca elementele vizuale (afise, sigle, banner, fotografii) pot fi bine
prinse in cadru (nu sunt prea jos, prea sus etc).
 include in cadrul eventualelor camere sau in zona accesibila camerelor de
filmat obiecte relevante pentru cauza discutata (daca vorbiti de mediul poluat - poti
folosi o masca de gaze sau daca vorbiti de apa poluata - umple niste borcane cu apa
murdara) etc.
 planifica pentru conferinta un moment cu miscare, oameni etc - pentru a
conferi greutate subiectului tau (copii care umbla cu masti pe fata, actori care
sustin o sceneta pe tema conferintei etc).
 asigura-te ca rezervi un loc de unde camerele de filmat sa aiba un unghi bun
asupra evenimentului.
Conferinţa de presă se organizează cu ocazia unor evenimente importante care
prezintă interes pronunţat pentru public. Când şi de ce se organizează o
conferinţă de presă?
− când se doreşte transmiterea unor date despre un eveniment pe mai multe
mijloace de informare în
masă;
− pentru a fi evitate acuzaţiile de favoritism în relaţiile cu presa;
− pentru a economisi timp, preîntâmpinându-se, în felul acesta, solicitările pentru
interviuri individuale. Când vă hotarâţi să organizaţi o conferinţă de presă, trebuie,
mai întâi, să vă gândiţi dacă subiectul propus de dumneavoastră este interesant şi
pentru mass-media.
Ştiaţi că ...? Un primar de sector din Bucureşti a organizat, cu câţiva ani în urmă, o
conferinţă de presă pentru a le cere ziariştilor sugestii. Primarul era depăşit de
reclamaţiile referitoare la pocnitorile care-i deranjau pe locuitorii sectorului.
Atenţie! Conferinţa de presă trebuie susţinută de factori de decizie din cadrul
organizaţiei, care au competenţa de a răspunde la eventualele întrebări ale
jurnaliştilor.
Organizarea unei conferinţe de presă presupune:
 alegerea unei săli încăpătoare dotată cu mese şi
 scaune pentru ziarişti, surse de energie şi sistem
 de amplificare, masă şi scaune pentru cei care susţin conferinţa;
 stabilirea orei de desfaşurare, indicat fiind tronsonul orar 10 –14;
 pregătirea unui scurt material introductiv, pentru a-i familiariza pe jurnalişti
cu subiectul propus;
 stabilirea participanţilor la conferinţă;
 alcătuirea unei liste cu întrebări şi răspunsuri posibile;
 pregătirea dosarelor de presă pentru ziarişti;
 desemnarea unui membru al Biroului de presă care să înregistreze jurnaliştii
prezenţi şi să le înmâneze dosarele de presă;
 amenajarea unui mic bufet;
 anunţarea presei din timp (2-3 zile înainte), precizându-se locul şi ora
desfăşurării, participanţii, precum şi subiectul abordat;
 asigurarea de locuri de parcare pentru ziarişti.
Aşa nu! În 1996, dupa ce a fost investit în funcţie, ministrul învăţământului a
organizat o conferinţă de presă, în care le-a spus ziariştilor: „Întrebaţi-mă, eu nu
am nimic să va spun!”
Etapele unei conferinţe de presă:
− salutarea ziariştilor;
− anunţarea temei şi a duratei;
− prezentarea invitaţilor;
− începerea conferinţei propriu-zise;
− întrebarile ziariştilor şi răspunsurile;
− anunţarea apropierii de final;
- adresarea de mulţumiri ziariştilor pentru participare.
Orice conferinţă de presă este condusă de un moderator, de obicei, purtătorul de
cuvânt al organizaţiei. În unele cazuri, moderator este un membru al Biroului de
presă.
Briefing-ul de presă
În mare, este asemănător conferinţei de presă, numai că supune atenţiei mass-
media un singur subiect, mai restrâns şi mai puţin complex decât în cazul
conferinţei de presă.
Atenţie! Briefing-ul de presă este susţinut de către o singură persoană, de obicei un
specialist în domeniul abordat.
Organizarea briefing-ului de presă este recomandată dacă există mai multe
solicitări de informaţii pe aceeaşi temă din partea presei.
Ştiaţi că...? Săptămânal, Ministerul Apărării organizează un briefing de presă?
Spre deosebire de alte instituţii, unde briefing-ul este susţinut de purtătorul de
cuvânt, MApN a renunţat la această abordare şi aduce un specialist în domeniul
respectiv.
Briefing-urile de presă trebuie susţinute de materiale ajutătoare, cum ar fi
prezentările pe calculator sau folii transparente.
Briefing-ul are două părţi:
- declaraţia iniţială;
- răspunsurile la întrebările presei.
Atenţie!
Briefing-ul nu trebuie să dureze mai mult de 20 de minute. Refuzaţi politicos să
raspundeţi la întrebările care nu au legatură cu subiectul. Ca şi în cazul conferinţei
de presă, briefing-ul trebuie să aibă un moderator.
Declaraţia principală este organizată în felul următor:
 introducerea, în cadrul căreia moderatorul:
 salută ziariştii;
 prezintă persoana care susţine briefing-ul şi tema abordată; stabileşte câteva
reguli pentru o bună
desfăşurare a briefing-ului.
 cuprinsul, în care specialistul: o raspunde la întrebările cine?, ce?, unde?,
când?, cum?, de ce?; o foloseşte numai date despre eveniment şi persoanele
implicate; o nu trebuie să se piardă în amănunte, deoarece detalii se află în
mapele de presă.
 încheierea, în timpul căreia: o specialistul transmite mesajul principal pe un
ton pozitiv sau, cel putin, neutru; o moderatorul îi invită pe jurnalişti să
adreseze întrebări.
Dosarul de presă
Dosarul de presă este alcătuit din materiale informative destinate presei, mult mai
detaliate decât într-un comunicat de presă. Dosarul este folosit cu diverse ocazii,
cum ar fi conferinţele de presă, lansările, călătoriile de presă etc.
Atenţie! Dosarul de presă nu este conceput pentru a genera o ştire, ci pentru a pune
la dispoziţia jurnaliştilor cât mai multe informaţii, din care aceştia să-şi realizeze
propriile materiale. Structura dosarului de presă trebuie să respecte anumite reguli.
Ce trebuie să conţină un dosar de presă?
− coperta, pe care apare sigla şi antetul organizaţiei,
data emiterii şi tema dosarului;
− sumarul, în care se menţionează în ordine toate
materialele care alcătuiesc dosarul. Sumarul stă
întotdeauna la începutul, nu la sfârşitul dosarului;
− un text sub forma unui comunicat, care sintetizează
tema respectivă;
− alte documente, sub forma unor texte de 2-3 pagini,
cum ar fi: declaraţiile iniţiale, biografii ale celor ce
susţin conferinţa, alte materiale ajutătoare pe acea
temă;
− materiale suplimentare, cum ar fi articole despre organizaţie publicate anterior,
însă numai dacă
acestea au legatură cu subiectul respectiv. Dosarul de presă nu trebuie să aibă mai
mult de 12 pagini. Prea multe informaţii îngreunează accesul ziariştilor la
adevăratele mesaje pe care vrea să le transmită o organizaţie.
Ştiaţi că...? Directorul unei agenţii de „consulting&advertising” a afirmat că el
introduce „Sumar” la dosarul de presă numai dacă acesta depăşeşte 20 de pagini?
Ori, teoria spune altceva...
Varietatea situaţiilor în care dosarul de presă este necesar a dus la apariţia mai
multor tipuri:
 dosarul de presă care însoţeşte comunicatul de
 presă: este folosit numai când subiectul abordat este prea complex pentru a
fi făcut public printr-un simplu comunicat;
 dosarul de presă – cartea de vizită a organizaţiei: oferă jurnaliştilor
informaţii despre
organizaţie, fără a fi legate de un subiect anume sau o problemă punctuală;
 dosarul de presă pentru evenimente: este special conceput pentru o
acţiune iniţiată de organizaţie.
BIBLIOGRAFIE
STANCU, Valentin, STOICA, Marcela, STOICA,
Adrian, Relaţii publice. Succes şi credibilitate, Ed. Concept
Publishing, Bucureşti, 1997. MIRCEA, Dan, Relaţiile cu presa, Ed. Militară,
Bucureşti, 2000.
COMAN, Cristina, Relaţiile publice şi mass media, Ediţia a II-a, revăzută, Ed.
Polirom, Iaşi, 2000.
CUTLIP, Scott M. si CENTER, Allen H., Broom, Glen M., Effective Public
Relations, Prentice Hall, Englenwood Clofs, New Jersey