T . 1 .

Redactarea și pregătirea documentelor

Secretarei i se cere să redacteze şi să răspundă la corespondenţa, atât la cea internă, cât şi la cea
externă, a şcolii. Aceasta presupune redactarea şi verificarea scrisorilor, notelor şi
rapoartelor după note date, dar şi pregătirea corespondenţei prin stenografiere sau după dictare
înregistrată.
Următorul extras de criterii de performanta Nivel 3 CVN indică standardele cerute pentru două
competenţe din aceasta plajă:
Capitolul 14 - Pregătirea, realizarea şi prezentarea documentelor dupa notele proprii
Sectiunea 14.1. - Luarea de note și pregătirea informațiilor
a. in condițiile de la locul de muncă, se iau în mod corect note cu o viteză medie
de 100 de cuvinte pe minut.
b. neclaritățile apărute in luarea notelor sunt identificate și lămurite.
c. instructiunile sunt interpretate corect și se acționeaza in consecință.
d. informațiile suplimentare, când sunt cerute, sunt localizate, selectate și
introduse in materialul integrat.
e. practicile de lucru sunt în concordanță cu cerințele legale, cele ale
regulamentelor precum și cele ale organizației.
f. sunt menținute securitatea și confidențialitatea informațiilor.
Sectiunea 14.2. - Realizarea si prezentarea documentelor utilizând tastatura
a. în condițiile de la locul de muncă, se realizează documente de aproximativ 1500
de cuvinte, fără erori, din materiale selectate, în două ore și jumătate.
b. prezentarea selectată redă informația în mod eficient, corect și în concordanță cu
uzanțele organizației.
c. ortografia, gramatica și punctuatia sunt corespunzătoare și corecte.
d. limbajul, stilul și tonul documentului final sunt potrivite cu scopul
acestuia.
e. practicile de lucru sunt în concordanță cu cerințele legale și ale regulamentelor și cu
procedurile organizației.
f. sunt menținute securitatea și confidențialitatea informațiilor.
g. activitatea este realizată în termenul convenit.
h. documentele sunt finalizate pentru prezentare.

1.1. Scrisori
O scrisoare oficială are doua funcțiuni principale:
1. să asigure comunicarea între două persoane
2. să asigure o permanentă înregistrare a acesteia.
Scopul corespondenței de afaceri este să transmită informații și/ sau să le ceară.
Pornind de la informațiile aflate din studierea unor scrisori redactate de secretariatul Școlii
Gimnaziale Cernica, am extras o serie de punctele importante în redactarea unei scrisori
oficiale. Acestea sunt:
• alcătuirea atentă a planului astfel încât să existe o idee clară despre ceea ce se
dorește să se spună sau să se întrebe.
• scriere clară și concisă, dar cu atenție la faptul că politețea tonului și exactitatea
sensurilor nu trebuie sacrificate în favoarea scurtării textului.
• scriere simplă și directă, cu nuanța potrivită de accentuare, pentru a permite
cititorului să înțeleagă imediat conținutul. Nu trebuie să existe ambiguitate.
• verificarea scrisorii cu atenție, astfel încât să nu existe erori de scriere, de
gramatică sau de punctuație. De câte ori există o cât de mică îndoială asupra modului de
scriere a unui cuvânt, se va consulta un dicționar.
• citarea unei referințe făcută într-o comunicare anterioară, dacă este cazul.
• adăugarea unui titlu, dacă aceasta ajută la o identificare rapidă a conținutului scrisorii.
• alegerea adresării și încheierii potrivite.
• împărțirea scrisorii pe paragrafe, fiecare cu un singur subiect important, aranjându-le
după cum urmează:.
o paragraful introductiv: introducerea în subiect;
o corpul scrisorii (împărțit, la rândul lui, în paragrafe);
o paragraful de încheiere, cuprinzând o concluzie.
• așezarea paragrafelor în ordinea subiectelor, astfel încât să poată fi urmărite
logic, în ordinea corectă.
• așezarea scrisorii în pagina clar și consecvent.

Iată un exemplu de scrisoare redactată de secretara șefă de la Scoala Gimnazială

Cernica, cuprinzând cea mai mare parte din principiile de mai sus:
Scoala Gimnazială Cernica, Ilfov
Fax: +40(21)2556577 Tel: +40(21)2556577
Strada Traian, Nr. 19, Com. Cernica, jud. Ilfov, Cod 077035

14 august 2019

Dl.Popescu Ion
Sef departament
MediaConsum
Strada 13 Septembrie, Nr. 221-225, Bucuresti

Stimate Domnule Popescu,

Dl. director Georgescu Marin, care în prezent se află în străinătate, mi-a cerut să vă
mulțumesc pentru scrisoarea dvs. din 12 august, propunându-vă să vă întâlniți pe data de 22
august pentru o discuție privind o prezentare a noilor dumneavoastră monitoare prntru
calculatoarele din școala noastră.
Am plăcerea să vă comunic că această dată este convenabilă pentru dl. Georgescu. El ar dori să
afle și cum anume respectă aceste echipamente Directivele UE cu privire la sănătatea și
siguranța operatorului. De asemenea, vă solicită ca la întâlnire să aveți cu dvs. un catalog cu
produse și o listă de preturi. Dl. Georgescu va avea o intalnire cu dvs., la sediul unității
școlare., în data de 22 august, ora 11:00.

A Dvs.,
Tudor Eugenia
Secretar sef
Scoala Gimnazială Cernica, Ilfov

Nr. inregistrare 1375

Figura nr. 1 – Scrisoare oficială trimisă de secretara șefă

Vă punem la dispoziție o listă cu forme de adresare a scrisorilor care poate fi folosită

de unitățile școlare în corespondența cu instituții de învățământ și nu numai din Europa.
Tara Forma de adresare Fraza de salut Fraza de incheiere
Marea Britanie Mr. - Dear Sir, sau Yours faithfully
Domn Mrs. -, Ms. – Dear Mr.- Sau
 Doamna Miss -, Ms - Dear Madam Yours sincerely
Domnisoara Dear Mrs. –
Dear Ms. -
Dear Madam
Dear Miss –
Dear Ms -
Franta M– Monsieur Veuillez agréer
Domn Mme – Madame (nume) l’expression
Doamna Mlle - Mademoiselle de mes sentiments
Domnisoara distingués
sau
Avec mes meilleurs
sentiments
Germania Herr – Sehr geehrter Herr – Mit freundlichen
Domn Frau - Sehr geehrter Frau – Grüssen
Doamna Catre companie:
Sehr geehrte Damen
und Herren
Italia Domn Egr Signore Egregio signor – Cordiali saluti
Doamna Gent ma Signora Gentile signora – Sau
Domnisoara Gent ma Signorina Gentile signorina - Distinti saluti
Se mai folosesc si
apelativele:
Dottor (Dottoressa),
Professor
(Professoressa)
Spania Seòor D Seòor sau La saluda
Domn Seòora Da Estimado Sr atentamentesau
Doamna Seòorita Da Seòora sau Le saluda
Domnisoara Estimada Sra cordialmentesau
Seòorita sau Un atento saludo sau
Estimada Srta Un cordial saludo
Tabel nr. 1 – Formule de adresare
De reținut este că majoritatea domnișoarelor doresc să fie chemate “Mrs.”, “Seòorita”,
“Signorina”, “Mademoiselle”.