Protocol si etichetă diplomatică

Secţiunea 1 – Adresarea către o altă persoană

-formalismul diplomatic, în special, dar şi cel oficial instututional sau

coprporatist presupune ca niciodată să nu vă adresaţi reprezentanţilor diplomatici
sau oficialilor folosindu-le prenumele, aşa cum se obişnuieşte în Statele Unite
-în cazul în care se face prezentarea soţului/soţiei, se poate spune prenumele sau
soţul meu sau soţia mea, mai degrabă decât dl/dna Popescu
-catre ambasadori adresarea este intotdeauna dl/dna ambasador sau ambasadorul
Popescu
-numai cu ocazia invitatiilor speciale sau in cazul in care este o veche prietenie,
va puteti adresa ambasadorului cu prenumele, si asta numai in cazul in care nu
va aflati in public
-in adresarea indirecta la este ambasadorul, iar in cazul in care este cu sotia/sotul
the ambassador and mr Smith
-daca sotia si-a pastrat numele ina ainte de casatorie, adresarea este the
ambassador and his wife Ms Smith
-o persoana isi pastreaza in adresare numele de ambasador si dupa ce se incheie
misiunea in aceasta functie
-in tarile francofone, sotia ambasadorului formularea Madam Ambassador
-in cazul in care ambasadorul este femeie, in toate tarile adresarea corecta este
Ambassador Jones pent u a evita confuziile si a o asigura de tot respectul
-cei de rang inferior celui de ambasador vor fi cu formularea Mr, Ms sau Mrs ,
daca statusul marital le este cunoscut
-in limba romana, pentru toate persoanele de sex feminein, peste 18 ani,
indiferent de statutul marital, adresarea va fi doamna....(numele)

Formule de adresare catre inalte personalitati

-in cazul adresarii catre personalitati cu inalte fii in stat sau catre conducatorii
unor culte religioase, se va manifesta o atentie deosebita pentru cunoasterea si
folosirea titulaturilor si a formulelor corecte de adresare, erorile in aceasta
privinta fiind foarte prost primite
-astfel in cazul unor monarhi, formula introductiva de adresare va fi cea de Sire,
pentru imparat sau rege, si de doamna, pentru imparateasa si regina, iar cea de
adresare completa a Majestatii sale Elisabeta II , Regina Marii Britanii, in
cuprinsul scrisorii se va folosi Majestatea voastra
-pentru printi se va folosi, adresarea Altetei Sale Serenissime, daca este print
suveoastra unui stat, si Altetei Sale Imperiale sau Altetei Sale Regale, daca este
fiul unui imparat sau rege. In cuprinsul scrisorii adresarea va fi Serenissima,
Alteta Voastra Imperiala, Alteta Voastra Regala

1
-pentru straini, avand functi de presedinte de stat, sef de guvern, ministru, am
basador , inca se foloseste formula introductiva de Excelenta, iar te cuprinsul
scrisorii cea de Excelenta Voastra sau Dumneavoastra
-de remarcat este faptul ca tendinta actuala este aceea ca, in cazul inaltilor
demnitari – presedinte de stat, prim ministru – sa nu se mai adauge nicio alta
forma de adjoritaresare, tocmai pentru a sublinia greutatea functiei obtinute.
Aceasta stilistica a fost impusa in relatiile internationale de catre practicile la
nivel NATO si apoi la nivelul UE
-in cazul demnitarilor autohtoni, in majoritatea tarilor nu se foloseste formula de
adresare Excelenta, ci de Domnule sau Dumneavoastra
-in incheierea scrisorilor adresate unor inalte personalitati de stat, se pot folosi
formule de politete ca Rog pe Majestatea Voastra/Alteta Voastra sa binevoiasca a
accepta expresia profundului meu respect, Va rog Domnule Presedinte, sa
binevoi a primi expresia consideratiei mele cele mai inalte, Va rog sa acceptati,
Domnule Ministru/Ambasador, expresia inaltei mele consideratii, Va rog sa
primiti, domnule Directo, expresia distinsei mele consideratii

Pentru inalti ierarhi si alti conducatori si slujitori ai cultelor religioase, se vor

folosi urmatoarele formule de adresare:
/
a)Biserica Ortodoxa Romana

-Patriarhului = Prea Fericite Parinte Patriarh, Prea Fericirea Voastra, Prea

Fericirii Sale, Prea Fericitul Parinte Daniel, Patriarhul Bisericii Ortodoxe
Romane
-Mitropolitilor/Arhiepiscopilor = Inalt Prea Sfintite, Inalt Prea Sfintiei Voastre,
Inalt Prea Sfintiei Sale, Inalt Prea Sfantului (prenumele), Mitropolitului
Moldovei si a Bucovinei
-Episcop/Arhiereu vicar = Prea Sfiintite, Prea Sfiintia Voastra, Prea Sfintiei Sale,
Prea Sfintitului (prenumele), Episcop al Ramnicului
-Arhimandrit si Staret = Prea Cuvioase Parinte Arhimandrit/Staret, Prea Cuviosia
Voastra, Prea Cuviosiei Sale, Prea Cuviosului Arhimandrit Vasile, daca acesta
este si Staret, adaugam in continuare , Staretul Manastirii (denumirea)
-Preot = Prea Cucernice Parinte, Prea Cucernicia Voastra, Prea Cucernicului
Parinte (numele), paroh al bisericii (denumirea)
-Calugar/Calugarita = Cuvioase Parinte, Cuvioase Maica

Formule de incheiere:

-Al Prea Fericirii Voastre

-Al Inalt Prea Sfiintiei Voastre
-Al Prea Sfiintiei Voastre
-Al Prea Cuvioseniei Voastre

2
care adaugam: cu adanc/profund respect, cu inalta consideratie, cu deosebita
stima, cu distinsa consideratie

b)Biserica Romana Unita cu Roma, Greco – catolica foloste acleasi formule de

adresare ca si cele din Biserica Ortodoxa. Exceptie se face in cazul
conducatorului unui cult, care are rang de Arhiepiscop Major, iar formula de
adresare este Preafericirea Sa Lucian, Arhiepiscop Major al Bisericii Romane
Unite cu Roma, Greco-Catolica

c) Biserica Armeana ~i Cultul Cre~tin de Rit Vechi folosesc acelea~i formule

de adresare ca ~i cele pentru ierarhii Bisericii Ortodoxe. Pentru Catolicosul de la
Ecimiadzin (~eful supremal Bisericii Armene de pretutindeni) se va folosi Sanctitatea
Voastra.

d) Biserica Romano-Catolica

Papa - Sanctitatea Voastra, Prea Sfinte Parinte, Sanctitatii Sale Papa

Benedict XVI;
Cardinal - Eminenta Voastra sau Domnule Cardinal, Eminentei Sale Cardinalul
(numele), la care se adauga functia detinuta (Arhiepiscop de .. .); .
Arhiepiscop/Episcop - Excelenta, Monseniore, Domnule Arhiepiscop/Epi~
scop, respectiv Excelentei sale Arhiepiscopului de ( denumirea diocezei) Monseniorul
(numele);
Preot - Patinte Paroh, Domnule Parinte;
Calugari - Cuvioase Parinte, Cuvioasa Maica.

La noi in tara, in corespondenta oficiala se folosesc, ~i in cazul ierarhilor

romano-catolici, formule de adresare similare celor folosite catre ierarhii ortodoc~i.
Doar pentru cardinali se folose~te adresarea Eminenta Voastra.
De mentionat ca Papei nu i se scrie direct decat la nivel de ~ef de stat sau de
intai statator al unui cult religios (patriarh). Scrisorile altar persoane care vor sa
comunice ceva Sfantului Parinte se adreseaza prelatului insarcinat cu Secretariatul
de Stat al Vaticanului.
in ceea ce prive~te formulele de incheiere a corespondentei, catolicii exprima
Sfantului Parinte sentimentele lor de pro.fund respect sau devotament filial, iar persoanele
necatolice pot utiliza formule ca Va rog sa binevoiti a agrea/accepta, Prea
Sfinte Parinte, expresia respectuoaselor mele sentimente sau expresia profundului
meu respect.
Pentru Cardinali, Arhiepiscopi ~i Episcopi se pot folosi Va rag sa agreati/
acceptati, Eminenta/Domnule Cardinal, respectiv Excelenta/Domnule Arhiepiscop,
expresia respectuoasei mele consideratii, iar pentru Preoti/Calugari, Va rag sa
agreati, Domnule Paroh/Parinte, expresia distinsei mele consideratii.
in cazul conducatorilor celorlalte culte religioase din tara noastra (reformat,
evanghelic, luteran, unitarian, penticostal, adventist, cre~tin dupa Evanghelie, baptist, musulman, mozaic,
martorii lui Iehova), formula de adresare este cea de
Eminenta, pentru i;;efii de cult care detin demnitatea de episcop i;,i pentru Sef Rabinul
cultului mozaic, iar pentru ceilalti i;;efi de culte este cea de Domnule, tu mentionarea
titulaturii acestora, respectiv Domnule Superintendent, Domnule Prim-delegat,
Domnule Pre$edinte, Domnule Muftiu. Si in cazul celorlalti slujitori ai acestor culte
se va folosi formula de adresare Domnule.

3
Formulele de adresare pentru oficialii guvernelor straine i;,i persoane prestigioase
profesional, religios sau titlurile traditionale difera de la tara la fara. Din acest
motiv, este important ca in momentul in care va aflati la post sau intrati in relatii cu
persoane apartinand altar culturi sa verificati aceste detalii.

Sectiunea a 2-a • Titlurile diplomatice

Pentru membrii corpului diplomatic, titlurile utilizate sunt urmatoarele:

Peritru ~efii de misiune ( Chiefs of Mission):
Domnul/Doamna Ambasador, respectiv Mr./Madam Ambassador; aceasta
adresare se folosei;;te i;,i in cazul ambasadorilor care au i;,i un titlu militar; conform .
standardelor SUA, adresarea in limba engleza poate fi i;,i Ambassador ... (nume).
In cazul in care ambasadorul britanic este cavaler, adresarea va fi Sir ... (prenume),
titlul de cavaler fiind mai important decat eel de ambasador; adresarea catre
sotia acestui ambasador va fi Lady ... (nume, nu prenume).
In cazul in care ambasadorul britanic este lord, adresareva fi Lord ... (nume),
titlul de lord fiind mai important decat eel de ambasador.
Sotia ambasadorului va fi apelata cu formula Doamna ... (nume) sau, in
engleza, Mrs . ... (nume), in cazul in care a preluat numele de familie al sotului, sau
Ms .... (nume), in cazul in care i;;i-a pastrat numele de dinainte de casatorie.
insarcinatul cu afaceri (Charge d'Affaires):
Domnul/Doamna ... (nume) sau in engleza, Mr./Ms/Mrs./Madam ...
(nume)

Mini~trii ~i ceilalti funqionari diplomatici:

Domnul I Doamna ... (nume) sau, in engleza, Mr./Madam ... (nume)
Adresarea cu formula Excelenta Sa
Adresarea cu formula Excelenta Sa (engl. Excellency sau Your Excellency)
este una care arata consideratia deosebita acordata unei persoane care detine functia
de pre~edinte al unui stat, prim-ministru sau ambasador. Fata de membrii caselor
monarhice, insa, se vor folosi formulele de adresare statuate in protocolul acestora61.
Mult mai rar este utilizata pentru alti membri ai cabirietului. Se folose~te atat
la persoana a treia, in momentul in care se face referire la acea persoana, cat ~i in
adresarea directa.
sarea directa.
Tendinta actuala, insa, este aceea de simplificare a modalitatii de adresare.
Stilistica de adresare, in prezent, tinde sa puna accent pe functia detinuta de persoana
respectiva, cu toate prerogativele pe care aceasta le presupune.
In SUA nu se folose~te aceasta formula de adresare, ~i chiar daca tara gazda o
are in uz, fata de ambasadorul SUA adresarea este Mr./Mudam Ambassador. Tnclusiv
~efii de misiuni straine. care sunt acreditati in SUA au adoptat acela~i mod de
adresare.
Ierarhia diplomatica:
ambasador
ministru plenipotentiar
ministru consilier
consilier diplomatic, consul general
secretar I, consul
secretar II, viceconsul
secretar III
ata~at, agent consular.

4
Sec•t iunea a 3-a Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie
fata de o alta persoana s~m de un grup de persoane.
El comporta, in mimica :;,i in tinuta, o
serie de nuante care pot sa-i modifice sau sa-i
completeze sensul, sa constituie o expresie de
stima sau o simpla obligatie formala.
Proto c ol ~i eticheta diplomatice
Tntotdeauna va fi salutata
persoana careia i se cuvine mai
mu/ta deferenfii.
In momentul in care salutam trebuie sa tinem cont de o serie de reguli:
stima sau o simpla obligatie formala.
Proto c ol ~i eticheta diplomatice
Tntotdeauna va fi salutata
persoana careia i se cuvine mai
mu/ta deferenfii.
In momentul in care salutam trebuie sa tinem cont de o serie de reguli:
Va fi salutat primul eel caruia i se cuvine mai multa deferenta.
Cei tineri ii vor saluta pe cei mai in varsta.
Barbatii saluta primii femeile.
Cei cu functii mai mici ii saluta pe cei superiori in grad.
Cei nou veniti ii saluta pe cei aflati, deja, intr-o incapere sau loc de intalnire.
Odata adresat salutul fata de un grup, nu mai este obligatoriu sa se dea buna
ziua fiecarei persoane, individual. Daca totu$i acest lucru se face, se va incepe
cu cei carora li se cuvine mai multa deferenta.
Indiferent de varsta sau de functie, curtoazia cere ca barbatul sa fie eel care
saluta mai intai femeia, aceasta regul~ fiind valabila atat in viata publica, in
activitatile desfa$urate in institutii sau firme, cat $i in relatiile cu caracter
privat.
Yntre persoane de acela:;,i sex, intaietatea data functiei in raporturile de serviciu
cedeaza locul criteriului de varsta in viata particulara.
In cazul unor persoane intre care nu exista nici o deosebire, conform criteriilor
evocate, se vor avea in vedere urmatoarele criterii:
• Cel care este in mi:;;care ii va saluta primul pe eel care sta pe loc;
• Cand ambii sunt in mi:;,care, eel care taie drumul celuilalt va saluta primul;
• Daca se deplaseaza in aceea$i directie, eel care circula mai repede va
saluta primul;

Cel care se afla. intr-o ma~ina il saluta primul pe eel care merge pe jo'
cazul in care a fast vazut;
Cand persoanele sunt egale ca pozitii in societate sau cand nu se cunoa '
exact statutul celui intalnit, eel care este mai politicos va saluta primui.''
este un semn de demnitate a a~tepta sa fii salutat primul.
Cineva salutat trebuie sa raspunda imediat la salut, a proceda altfel este
mare impolitete. Exceptie fac femeile, daca sunt singure ~i au fast salutat~ ·
un necunoscut. Barbatii trebuie sa raspunda la salut, chiar ~i necunoscuti
In ceea ce prive~te modul de a saluta, curtoazia cere:
Barbatul cu capul descoperit va saluta inclinand u~or capul, gest ce poat ·
insotit, eventual, in functie de persoana salutata, de un zambet. Trebuie e.
tata aplecarea din spate sau din talie, pentru a nu da impresia de salut ser ·
Gestul poate fi, totu~i, facut cand se dore~te marcarea unui respect deosebifi':
~i se ~tie ca eel salutat sau cei din jur nu il var interpreta drept servilism.

5
Barbatul cu capul acoperit va saluta, intotdeauna, descoperindu-se. Cu doi-·
trei pa~i inainte de a ajunge la persoana ce urmeaza a fi salutata, va ridica
~

palaria la eel putin o palma de cap, apucand-o cu mana opusa partii in care , .
l:l(, ..
se gase~te persoana salutata, spre a evita ca fata celui care saluta sa fie acop~
rita de palarie. Gestul e bine sa fie facut concomitent cu o inclinare u~oara a ;,
capului, privind in ochi persoana salutata, a poi va pune palaria la lac, pe cap. ',:~i
In nici un caz cealalta mana nu va fi in buzunar. Daca mana cu care trebuie '.'ir
ridicata palaria este ocupata cu purtarea unui obiect ce nu poate fi mutat ,· ·
in mana libera, barbatul va saluta cu aceasta din urma, cu grija de a nu-~i
acoperi fata. Pentru situatia in care ambele maini sunt ocupate, salutul se va .
executa doar prin inclinarea capului.
Salutul prin inclinarea capului acoperit, salutul · facut cu mana ridicata in
dreptul tamplei, imitand salutul militar, Sau prin ducerea la tampla doar
a doua degete nu sunt considerate confarme nornielor de politete general
acceptate.
Cand un conducator de institutie sau companie circula in interiorul acesteia
~i, in mod firesc, se a~teapta sa fie salutat la tot pasul, este bine sa fie cu capul descoperit,
spre a putea raspunde la salut doar prin simpla inclinare a capului.

Femeia saluta o alta femeie mai in varsta sau pe cele care au o functie superioara
printr-o inclinare a capului, eventual urmata de un u:;,or suras, ca semn ca a
recunoscut persoana intalnita. Femeia raspunde in acela:;,i fel la salutul barbatilor.
La salutul exprimat prin gesturile de mai sus, se pot adauga :;,i cateva cuvinte
de salut, utilizandu-se formulele uzuale buna dimineata, buna ziua sau buna seara.
Daca este vorba de persoane cu functii importante, se va mentiona :;,i rangul acestora,
ca, de exemplu buTJa .dimineata, domnule rninistru (deputat, rector), fara a-i
pronunta numele.

Pentru ambele sexe sunt valabile, in plus, cateva recomandari, $i anume:

0 persoana care pare cunoscuta, fara a o putea totu$i identifica, este preferabil
sa fie salutata;
In cazul intalnirii cu o persoana cunoscuta pe care nu doriti, totu$i, s-o salutati,
eschivarea trebuie facuta cu tact;
Se saluta primul la intrarea intr-un birou, intr-un restaurant, intr-un lift,
intr-un compartiment de tren sau sala de a$teptare, intr-un magazin mic .
Nu se saluta persoane necunoscute la urcarea intr-un mijloc de transport in
comun, la intrarea intr-un magazin mare, intr-o gara sau oficiu po:;,tal, insa
este bine sa fie salutate persoanele care servesc la ghi$eele acestor institutii,
atunci cand ne adresam lor.
Atat barbatii, cat $i femeile saluta, prin ridicarea in picioare (barbatii, in plus,
descoperindu-$i capul), la intonarea imnului national al Romaniei $i a imnurilorstraine,
cu prilejul unor manifestari publice, precum :;,i la trecerea drapelului de stat in
cadrul unei parade sau la ridicarea acestuia, cand este vorba. de o ceremonie oficiala.

Se saluta, de asemenea, cortegiile mortuare, barbatii $i femeile oprindu-se

pentru aceasta, un moment, cand cortegiul trece in dreptul lor, primii descoperindu-:;,
i capul, pentru cateva clipe.
In intreaga lume, salutul presupune strangerea de mana, gesturi de salut sau
alte expresii specifice. Daca exista o traditie specifica pentru salut, folositi-o in relatie
cu cei din acea tara, cu strainii :;,i cu colegii. Nerespectarea acestei traditii poate
fi interpretata ca o grosolanie sau ca o lipsa de respect pentru colegi.

Strangerea de mana

6
Strange:rea de ni.ana este un gest care poate urma salutului. El poate interveni
fie cand persoanele cares-au salutat se opresc pentru a sta de vorba sau a continua
drumul impreuna, fie cu ocazia prezentarilor.

cazul strangerilor de mana, spre deosebire

de salut, eel mai in varsta intinde primul
mana celui mai tanar, femeia este cea care
trebuie sa aiba initiativa intinderii mainii catre
barbat $i eel superior in grad catre eel inferior
lui. La efectuarea acestui gest, mana nu trebuie
sa fie moale, iar strangerea sa nu fie. excesiv
de ferma. Reguli specifice diverselor tari sunt
descrise in capitolul X al prezentei lucrari.
Schimbul de strangeri de mana se face cu o U$oara inclinare a capului, avand
contact vizual cu interlocutorul.

contact vizual cu interlocutorul.

Barbatul nu va da niciodata mana $eZand, nici unei femei, nici altui barbat.
Femeile, de regula, nu se ridica in picioare cand dau mana cu barbatii sau cu alte
ferriei. Pot face exceptie doar fata de
cineva mult mai in varsta sau fata de
personalitap de rang inalt, carora
tin sa le arate o consic.leratie deose-'
''.
bita. in cazul femeilor gazde, in mod
firesc, acestea se ridica pentru a:,$i
intampina oaspetii, indiferent de
sexul $i varsta acestora. De retinut ·
ca, la reuniuni sau intalriiri in grup;
strangerile de mana se schimba mai
intai intre femei, apoi ele dau mana cu barbatii $i la urma barbatii dau mana intre
ei. Pe masura ce grupul devine mai numeros, cei ce i se alatura mai tarziu nu trebute
sa <lea mana cu toti cei prezenti, putandu-i saluta prin inclinarea capului $i rostirea
unei formule de salut.

Sarutatul mainii
Sarutatul mainii este un alt
gest legat de schimbul de saluturi, in
anumite imprejurari, intre un ba.rbat
~i o femeie.
Astfel, un barbat care este
prezentat unei femei Sa'ti care participa.
la o reuniune mixta ~i urmeaza
sa salute personal pe fiecare din cei
Protocol ~i eticheta diplomatice
prezenti poate saruta mana femeilor
intalnite, in cazul in care acestea
sunt romance. In cazul in care sunt
Denis Thatcher, sotul lui MargaretThacher, o saluta pe
Prima Doamna a SUA, Nancy Reagan,
sarutandu-i mana, 1988
~i femei straine, este important sa fie
adoptata regula conform careia acestea
nu vor fi surprinse de un asemenea gest.

7
Referitor la aceasta, atitudinea cea mai
potrivita este ca barbatii sa se orienteze dupa
comportamentul mediului in care se gasesc,
evitand a se singulariza intr-un sens sau altul.
Reguli referitoare la aceasta. chestiune practicate
in diverse tari pot fi citite in capitolul X
al prezentei lucrari.
Unei doamne i se va si.iruta mana
numai daca apartine unei culturi in
care acest gest este acceptat Ji doar
intr-un cadru monden.
Sa.rutul mainii, insa, are ~i el cateva reguli de care trebuie sa tinem cont:
La intinderea mainii de catre o femeie, barbatul se apleaca pentru a o saruta
u~or sau doar a o apropia de buze. In niciun caz nu va ramane cu spatele
drept, tragand spre buzele sale mana femeii, dar nici, aplecat fiind, sa o sarute
zgomotos;
Sarutul mainii se face cand va aflati in interior, nefiind recomandabil sa faceti
acest gest pe strada sau in locuri publice;
Uzanta este ca la reuniuni de lucru ale oficialitatilor ~i ale oamenilor de afaceri
sa nu se mai sarute mana femeilor, acest gest facandu-se doar la evenimentele
mondene;
Nuse saruta mana inmanu~ata;
Nu se saruta mana tinerelor fete.

Sectiunea a 4-a • Prezentarea unei persoane

Obiectivul pentr'u care persoanele sunt introduse (prezentate) este acela de

a-~i cunoa~te nuniele intre ele ~idea putea purta in continuare o conversatie. Este,
de asemenea, o manifestare a r~latiilor interumane, in legatura cu care trebuie respectate
anumite norme de eticheta.

Ca ~i in cazul salutului, vom aplica prin- ,,.·, .

cipiul prioritatii persoanelor carora li se datof1 ∙ ,:
Cand se face prezentarea a doua reaza mai multa deferenta. Astfel, barbatii sunC ·
persoane, primul nume pronunfat prezentati femeilor, persoanele cu grade mai '
va fi al persoanei careia i se mici sunt prezentate celor de rang superior, far·
datoreaza mai mu/ta deferenfa. tinerii celor mai in varsta. Se face exceptie)n
cazul tinerelor fete, care vor fi prezentate ele·
unui barbat mai in var~ta, nu invers.
Prezentarea, de obicei, este facuta de o a treia persoana, in cele mai m'
cazuri de catre gazda casei in care are loc intalnirea sau altcineva care cunoa~teic¢1

'/; . doua persoane, care urmeaza a fi recomandate una alteia.

Prezentarea unei persoane

Formularea prezentarilor trebuie sa tina cont ~i ea de o anumita et~cni

Conform acesteia, se pronunta intai numele persoanei careia i se face prez ·
insotindu-1 de o formula de politete, ~i apoi numele celui care este prezen ,
Domnule Popescu, dati-mi voie SQ vi-I prezint pe domnul Ionescu sau in engleii;
Smith, may I present Mr. Jones?. Daca eel caruia urmeaza sa i se prezinte c~~~~
o personalitate de seama, se va mentiona doar functia sau titlul acestuiai.~

8
se mai adauga numele: Domnule ministru, VQ rog SQ-mi permiteti SQ vi-IP .·
domnul Popescu. Este o forma de politete prin care se subliniaza notone.~
• •.c. ~∙∙ T

· soanei care ocupa functia mai importanta.

Nu corespunde bunelor maniere folosirea formulei Domnule Popescu sa va fac cunostiinta cu domnul
Ionescu.

Este uzual ca ambele persoane astfel

recomandate sa se incline u~or, cea prezentata,
fire~te, <land expresie unui sentiment de consideratie.
Imediat dupa aceasta, eel catre care a
fost facuta prezentarea intinde mana celui care
i-a fost recomandat ~i acesta i-o strange. intinderea
mainii este bine sa fie insotita de expresii
ca: lncantat, Bucuros sci vci cunosc sau altele
care sa exprime satisfactia ca aceasta intalnire
a avut loc. Daca prezentarea este urmata de un
schimb de carti de vizita, eel mai mic in grad
sau barbatul este primul care ofera cartea sa de
vizita ~i nu eel ierarhic superior sau femeia.

Cand este vorba de persoane de acela’i

Protocol $i eticheta diplomatice
: . · grad ~i aproximativ de aceea~i varsta, deci fara probleme de precadere, se poate
'. folosi o formula simplificata: !mi permiteti sci vci prezint: Domnul ( doamna) Popescu,
l

· domnul ( doamna) Ionescu, nemaicontand ordinea in care se pronunta numele celor

. ?-oua persoane. in engleza formula Mrs. Smith, Mr. Jones este acceptata.
Pentru a face prezentarea mai placuta, in momentul in care prezentati doua
P.i.erJciane, este recomandat sa spuneti Cate O fraza despre fiecare. Acest fapt face

...' os!bila inceperea unei conversatii intre cei doi, acesta fiind scopul pentru care i-ati
rezentat unul altuia

La cele de mai sus, sunt de adaugat unele reguli care trebuie, de asemenea,
. ".
'l.1l,U~te:
~ ; )n cazul unei reuniuni, gazda va pronunta mai intai numele persoanei care
•'
intra ~i apoi ale celor aflati, deja, la fata locului;
. : ~a prezentarea unui cuplu, nu se va incepe cu sotia, ci cu sotul, spunandu,
~e Domnul $i doamna Popescu sau Domnul profesor Ionescu $i doamna. in
, ·. ~~gleza, in functie de faptul ca sotia a adoptat numele de familie al sotului
· . .sau nu, adresarea va fi Mr. and Mrs. Smith (au acela~i nume de familie) sau
~'
.'Mr .. Smith and his wife, Ms. Jones (sotia ~i-a pastrat numele de familie de
_.,cfil\ainte de casatorie);
er~p.~nele singure sunt prezentate cuplurilor;
~ .d/ ineva i~i prezinta sotul/sotia sau un alt membru al familiei, nu va
-~i'Pati-mi voie sci vci prezint pe domnul Popescu, respectiv doamna Ange-
• l '··· . ∙ .:ci, in mod simplu Sotul meu, Sotia mea, Vcirul meu, Fiica mea;

Atunci cand ii este prezentata o persoana, indiferent de varsta, un barbat se . ,,,'·.

ridica in picioare. Femeia va ramane a~ezata, cu exceptia situatiilor cand cei .
care ii sunt prezentati sunt fie o femeie mai in varsta, fie o femeie fata de care

9
dore~te sa i~i ·exprime respectul, cum ar fi gazda, fie un barbat cunoscut ca
personalitate marcanta sau uri barbat mult mai in varsta.
0 alta forma de prezentare este autoprezentarea. Se recurge la autoprezentare
atunci cand; aflandu-ne la o reuniune oficiala sau privata, gazda este absenta
sau, in activitatea. prcifesionala, cand nu ii cunoa~tem pe toti cei prezenti la o anumita
intalnire de' lucru. De asemenea, aceasta forma de prezentare este perfect
acceptabila ~i chiar incurajata ca gest in cadrul evenimentelor sociale; al caror obiectiv
principal este tocmai punerea in contact a cat m~i multor persoane tn vederea
dezvoltarii unor relatii viitoare. Este preferabil ca in momentul acestui tip de prezentare
sa fie adaugate ~i alte detalii referitoare la dumneavoastra ( ex. Bun a ziua,
permiteti-mi sci ma prezint, Ion Popescu, consilier la Ambasada Romaniei sau Hello,
I'm Jane Smith, Vice Consul at the United States Embassy) . Raspunsul formal la
acest tip de prezentare este f ncantat, Liviu Ionescu, consilier la Ministerul Afacerilor
Externe sau How do you do? Bill Jones, manager director at Steel Company. Informal,
trebuie sa zambiti ~i sa raspundeti Hello sau It's nice to meet you.
La autoprezentare, in afara militarilor care, de regula, i~i spun gradul, nu
este necesar sa va spuneti functia sau titlul academic. Modestia manifestata in
aceasta privinta de catre detinatorii de demnitati ~i titluri ~tiintifice este, de obicei,
bine apreciata. Exceptie se face doar in cazul in care slinteti trimis intr-o delegatie
sau cu o alta misiune oficiala la o institutie sau companie privata uncle nu sunteti
cunoscut.

cunoscut.
In viata sociala, in relatiile profesionale sau private, se poate intampla ca doua
persoane sa fie in situatia de a se prezenta singure una alteia .. Cel care se prezinta i~i
va rosti doar numele. 0 asemenea formula, in activitatea profesionala este·acceptabila,
~i chiar recomandata, atat pentru barbati, cat ~i pentru femei, spre deosebire
de viata privata uncle nu este recomandabil unei femei sa se prezinte singura unui
barbat. Acesta din urma, insa, o poate face.
Oricum, fie ca cineva este prezentat, fie cand se prezinta singur, intotdeauna
se va pronunta prenumele urmat de numele de familie, nu numai unul dintre ele.
Cel mai bun ~i politicos mod de a discuta din nou cu o persoana al carui nume
nu il mai tineti minte este mentionarea numelui tau din nou (Buna ziua, sunt Ion
Popescu, ne-am intalnit la ultima conferinta organizata de minister. Ma bucur sci vii
revad. sau Good evening, I'm Jim Smith. We met recently at the ambassador's home.
60

I'm pleased to see you again.). Dupa aceasta formulare este foarte probabil' ca ~i
cealalta persoana sa se prezinte din nou, ceea ce poate salva o situatie stanjenitoare
in care v-ati putea afla amandoi.

Sectiunea a 5-a Schimbul de carti de vizita

alta modalitate de-comunicare scrisa este cea realizata prin carti de vizita.
Acestea pot fi de format standard, avand dimensiunea de 9ox50 mm, sau de format
A6 - 148x105 mm.
Pentru realizarea unei carti de vizita se recomanda folosirea unui carton de
buna calitate, suficient de gros, iar in cazul in care acesta este colorat in masa, va
avea o culoare delicata. De obicei se folose~te cartonul alb, dar ~i eel crem poate
conferi foarte multa eleganta cartii de vizita.
Cartile de vizita pot fi oficiale, de afaceri sau private.
Cartile de vizita ofi.ciale cuprind sigla ~i numele companiei sau institutiei,
prenumele, numele, titlul ~i functia persoanei in cauza, contactele institutiei sau
companiei - adresa po~tala, telefon, fax, adresa de web - ~i contactele institutionale
ale persoanei - telefon mobil de serviciu, adresa de e-mail profesionala. Pe cartile

10
de vizita oficiale nu var fi trecute adresa de acasa, telefonul de acasa, telefonul mobil
personal sau adresa de e-mail personala. De asemen~a, cartile de vizita oficiale v:or
respecta elementele grafice prevazute in manualul de identitate grafica al institutiei,
respectiv companiei. Nimic nu este mai de neinteles pentru un oficial strain in
momentul in care intra in contact cu o delegatie a unei institutii, iar fiecare membru
al acesteia prezinta cate o carte de vizita cu grafica diferita. De la primul contact acea
institutie transmite mesajul ca in coerenta ei interna exista o problema, iar acest
fapt nu are cum sa ajute discutiilor ulterioare. Cartile de vizita oficiale, pentru cei
care au contacte frecvente cu persoane straine pot fi bilingve - o fata in romana ~i
una in engleza - sau, pentru contacte in zonele Asia sau Orientul Mijlociu - o fata in
engleza ~i una in chineza, araba etc. Detalii referitoare la modul in care este indicat
sa va faceti. cartile de vizita, in functie de ta.rile in care urmeaza sa le folositi sau de
nationalitatea persoanelor cu care intrati in contact, sunt prezentate in capitolul X
al lucrarii de fata.

Cartile de vizita de afaceri sau private cuprind doar numele ~i prenumele,

eventual titlul ~tiintific sau onorific ori gradul profesional al persoanei, precum ~i
datele de contact personale (nu cele oficiale). Acest tip de carte de vizita se folose~te
in contacte particulare, pentru eventuale comunicari care nu au legatura cu activitatea
oficiala, de serviciu ·a: posesorului.
Cartile de vizita pot fi folosite atat in momentul in care faceti cuno~tinta cu
cineva ~i doriti sa va prezentati, dar ~i pentru a transmite mesaje foarte scurte, scrise
de mana, sau pentru a insoti trimiterea unui document sau obiect .
In activitatea diplomatica, dar ~i in cea de afaceri; smi.t o serie de abreviatii
care se scriu pe cartile de vizita ~i care au semnificatie foarte precisa. Aceste reguli
sunt de origine franceza ~i se pastreaza pana astazi, utilizandu-se in toata lumea.

Comunicarile care pot fi transmise prin cartile de vizita sunt urmatoarele:

p.p. (pour la presentation) - pentru prezentare, cand venit nou intr-o localitate
doriti sa va prezentati unor oficialitati, vecinilor ~i altora care considerati
ca e bine sa cunoasca acest fapt
p.f.c. (pour faire connaisances) - pentru a face cuno~tinta, deci exprimarea
dorintei exprese de a intra in relatii
p.f. (pour feliciter) - pentru a felicita cu un anumit prilej
p.f.N.A. (pour feliciter a ['occasion de la Nouvelle Annee) - pentru a felicita cu
ocazia Anului Nou
p.f.f.n (pour feliciter a ['occasion de la fete nationale) - pentru a felicita de
ziua nationala
p.s. (pour saluer) - pentru a transmite salutari
p.c. (pour condoleances) - pentru a transmite condoleante
p.r. (pour remercier) - pentru a multumi pentru ceva
p.p.c. (pour prendre conge) - pentru a-~i lua ramas bun
La ultimele doua mesaje nu se raspunde.

Daca pe o carte de vizita care insote~te trimiterea unui document sau a unui
obiect este scrisa abrevierea R.S.VP. (retournez s'il vous plaft), inseamna ca expeditorul
a~teapta sa-i fie returnata trimiterea in cauza (a nu.se confunda· cu RS.V.P.
inscris pe invitatii, care inseamna repondez, s'il vous plaft, adica se a~teapta confirmarea
sau infirmarea prezentei persoanei invitate).

Cartile de vizita de format mare sunt destinate anume pentru corespondenta,

bine1nteles scurta, scrisa de obicei de mana ~i semnata de expediter. Ele se folosesc
pentru transmiterea de multumiri pentru un serviciu fa.cut de cineva, pentru un
dejun sau un dineu la care s-a participat, pentru transmiterea de felicitari cu ocazia

11
unui eveniment deosebit etc.
In cazul ambelor tipuri de carti de vizita, eticheta cere ca expedierea lor sa se
faca 1n plicuri de aceea~i dimensiune.
Schimbul · de carti de vizita se face 1n momentul prezentarii, persoana mai
importanta fiind cea care ofera prima prop~ia carte de vizita.
Schimbul de carti de vizita
Caqile de vizita vor fi tinute intr-un loc
la indemana (tot timpul acela~i buzunar al hainei
sau al gentii) pentru a avea acces imediat la
ele. 0 cautare prelungita a cartilor de vizita in
momentul 1n care doriti sa le oferiti creeaza un
moment stanjenitor.

lntr-o intalnire cu mai multe persoane

Ca~; in cazul strangerii de mana,
inifiativa schimbului de carfi de
vizita apartine persoanei mai
importante.
vom oferi tuturor cate o carte de vizita, daca numarul acestora nu este mai mare
de ~ase. inainte de a o oferi trebuie sa ne asiguram de faptul ca informatiile tiparite
sunt corecte ~i actuale, eventualele corecturi ~i adaugiri ulterioare nefacand o buna
impresie.
Totdeauna va trebui sa aveti suficiente carti de vizita la dumneavoastra, nimic
nefiind mai stanjenitor decat faptul ca ati ramas fara carti de vizita in momentul 1n
care sunteti prezentat.
De asemenea, este un gest·
lipsit total de politete sa oferiti carti
de vizita doar omologilor dumneavoastra,
in cadrul unei intalniri mai
largi, la calf participa ~i colaboratori
ai acestora, inferiori ierarhic.
in momentul in care primiti
0 carte de vizita, aceasta este citita
intai (se vor citi numele institutiei, al persoanei ~i functia acesteia) ~i a poi este introdusa
intr-un buzunar. In cazul in care schimbul de carti de vizita se face in cadrul
unei discutii care are loc stand la masa, cartile de vizita vor fi pastrate pe masa,
pentru a pronunta corect numele fiecarei persoane prezente in intalnire ~i pentru a
invoca corect functia pe care o detine.
0 carte de vizita pe.care o primim ne este destinata exclusiv. Nu putem oferi
altora decat cartea noastra de vizita, nu ~i pe cele primite. Este alegerea fiecaruia.
dintre noi uncle ajunge propria noastra carte de vizita.

Sec•t iunea a 6-a Convorbirea telefonica

Telefonul este un mijloc de comunicare devenit indispensabil in rezolvarea

activitatilor profesionale curente, dar ~i in mentinerea relatiilor cu prieteni sau
cunoscuti. Din acest motiv, convorbirile telefonice trebuie sa se desfa~oare dupa o
anumita eticheta.

Intotdeauna cand sunati pe

trebuie sa va prezentati. Yeti indica
numele, fara apelativul domnul ... , iar in cazul
in care apelati o persoana care nu va este foarte

12
. ~ . . . . . . -~ aprop1ata, vet1 ment1ona ~1 mst1tut1a sau com-
pania din care faceti parte. Daca este nece89r, ."
- f. '~

veti mentiona ~i functia pentru ca eel apel~i· .

sa inteleaga calitatea in care purtati discu1'ii ~- '.
situatia in care legatura telefon'i,
este facuta prin secretariat, apelantul e. ;.

eel care trebuie sa a~tepte la telefon legatq

cu persoana apelata. Mai precis, in situ~
in care solicitati secretarei dumneavoastra .
-va faca O legatura telefonica, aceasta va 1
,
secretara celui apelat, apoi va va face leg* '
dumneavoastra cu secretara celui apelat l?i
a~tepta pana vi se va face legatura cu persoana respectiva cautata.

De asemenea, in cazul in care legatura telefonica se face prin secretariate,

inainte ca apelantului sa i se faca legatura cu secretara apelatului, se va cere de
catre aceasta asentimentul celui apelat pentru a purta respectiva convorbire. Ratiuni
diverse pot face imposibila purtarea respectivei convorbiri in acel moment, iar
lamurirea acestei situatii trebuie sa se faca la nivel de secretariate.
In cazul unei convorbiri oficiale, care comporta o anumita importanta, este
recomandabil ca persoana .care receptioneaza mesajul sa se identifice, data fiind
obligatia de a intocm~nota telefonica. Pe aceasta nota se va consemna data, ora $i
persoana care a receptionat mesajul transmis.
In cazul transmiterii comunicarilor de o deosebita importanta, nu este nepoliticos,
ba chiar este recomandat sa se citeasca continutul notei transmise pentru a
se verifica exactitatea.
Orice convorbire telefohica se va termina cu un mesaj de salut.

Sectiunea a 7-a • Eticheta in corespondenta

scris a fast un mijloc la dispozitia persoanelor educate, motiv pentru care

tot timpul a avut un anume formalism, o anume eticheta. Toate aceste reguli ale
comunicarii in scris, respectiv ale corespondentei, au suferit o continua evolutie, dar
totdeauna au pastrat o anume rigoare ceea ce a fa.cut ca multi lingvi$ti sa sustina ca
despre orice limba se poate spune ca are doua componente distincte - limba vorbita
$i limba scrisa.
Comunicarea scrisa presupune o atentie speciala atat in ceea ce prive$te
exprimarea $i continutul, cat $i aspectul documentului respectiv, pentru ca modul
in care ne exprimam in scris in primul rand ne reprezinta, iar in al doilea rand arata
respectul pe care ii purtam destinatarului. Acest fapt este valabil atat pentru persoane,
cat $i pentru institutii.
In particular, corespondenta oficiala este supusa · unei rigori suplimentare
rezultata din cutuma $i din conventiile adoptate pentru ca raporturile interpersonale
exprimate in scris sa reflecte total raporturile sociale sau institutionale. Stilul adoptat
trebuie sa confere destinatarului certitudinea ca i se respecta rangul, pozitia oficiala
sau deferenta care i se cuvine. In ceea ce prive:;,te corespondenta diplomatica,
stilul comunicarii in scris se inscrie, insa, in cadrul principiilor de egalitate, consideratie
mutuala intre state i;,i respect.
Referitor la forma corespondentei, conform etichetei europene, aceasta se
poarta pe hartie A4 (210x297 mm), de buna calitate. Antetul hartiilor va fi intotdeauna
in aceeai;,i f9rma grilfica, in conformitate cu manualul de identitate al institutiei

13
sau companiei. De asemenea, in cazul in care corespondenta provine din partea
unei oficialitati, ·antetul poate sa contina numele i;,i functia acesteia.
Pentru corespondenta speciala se poate folosi o hartie filigranata sau colorata
in masa, in culori discrete, pentru a da mai multa distinctie documentelor.
In categoria corespondentei oficiale intra atat comunicarea scrisa dintre
insdtutii sau companii, cat ~i documentele care sunt trimise de terti, inclusiv persoane
fizice, acestora. Din acest motiv, trebuie inteles faptul ca forma in care aceste
documente sunt intocmite este la fel de importanta ca fondul comunicat. Atentia , ''·, ·
cu care trebuie intocmita corespondenta oficiala este importanta pentru ca acea,sta ,,
nu implica numai persoana care intocmei;,te documentele respective, ci mai ales
institutia sau compania pe care o reprezinta. Iar dincolo de toate acestea, nu trebuie.
sea.pat din vedere faptul ca toate aceste documente se arhiveaza.
Pormularca textului corespnnrlPntei oficiale trebuie sa aiba termeni nee~
chivoci, sa aiba exprimare, ortografie i;,i punctuatie corecte. Limbajul trebuie sa ~e
precis, iar descrierea logica, structurata i;,i concisa. Acest fapt dovedei;,te in prim
rand, in ceea ce va privei;,te, o foarte buna intelegere a temei i;,i capacitate de sinte
Este recomandat ca o scrisoare sa nu depai;,easca doua_pagini redactate in forrr,i,
standard.
De asemenea, este foarte importanta scrierea corecta a numelor proprii,
i;,elile in aceasta privinta fiind interpretate a tat ca o lipsa totala de curtoazie, dar m.~
ales ca o lipsa de profesionalism din partea dumneavoastra. Trebuie, in acelai;,i ti ,..
sa va asigurati de faptul ca i;,titi sexul persoanei careia va adresati pentru a ave ;
adresare corecta (Ex. Sam Johson poate fi apelativul a tat pentru Samantha Joh~S(!). ·
cat i;,i pentru Samuel Johnson; va trebui sa i;,titi cu exactitate prenumele co, ·
pentru a i;,ti daca adresarea este Mrs. sau Mr.).
In situatia in care primiti corespondenta oficiala este foarte importan~sa
· pundeti prompt. Acest fapt dovedei;,te o foarte buna organizare i;,i profesionali.~
partea dumneavoastra i;,i a institutiei sau companiei pe care o reprezentati. , · ~ • I•
in cazul in care nu aveti un raspuns precis, este important sa raspundeti i;,i'~
I

zati ca veti reveni cu detaliile solicitate

0 scrisoare oficiala trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii de forma
si continut:
''
Trebuie sa fie datata. Data intocmirii se scrie, de obicei, in partea dreapta-sus
a primei pagini.
Trebuie precizat cui ii este adresata. Destinatarului i se va preciza prenumele,
numele, fupctia, institutia sau compania pe care o reprezinta. Formularea
va fi de tipul Domnului ... , ministrul ... sau Domnului ... , general manager al
companiei .. t In unele scrisori oficiale, destinatarul este precizat la sfar~itul
acesteia, dar recomandam sa fie precizat la inceput.
Formula introductiva de adresare - Domnule Pre~edinte, Domnule Ministru
etc. - care se va scrie in partea de sus a scrisorii.
Cuprinsul scrisorii care va fi organizat in paragrafe. Stilul clasic de redactare
a paragrafelor este cu alineat de 10 mm la interior, dar mai nou. este adoptat
stilul fara alineat ~i cu spatiere intre paragrafe.
Formula de incheiere, care cuprinde diverse sintagme de politete - Cu stimci,
Cu deosebitci consideratie, Cu deosebit respect etc. - ~i care se scrie in partea
dreapta a paginii. Pentru a da o nota personala scrisorii, in situatia in care
aveti o relatie apropiata cu destinatarul, formula introductiva ~i formula de
incheiere se pot scrie de mana, cu aceea~i cerneala cu care se va semna. In
functie de relatia pe care o aveti cu destinatarul, la formula de introducere
standard se poate adauga ~i draga prietene, iar la formula de incheiere standard
Asigurandu-vci de fntreaga mea consideratie se poate adauga ~i prietenie.

14
Semnatura expeditorului, olografa, care se va scrie sub formula de incheiere
~i numele ~i functia destinatarului dactilografiate, daca acestea nu sunt precizate
in antetul scrisorii. In cazul in care sunt mai multi semnatari ai scrisorii,
numele ~i functiile acestora se vor scrie in ordine ierarhica.
In tot cuprinsul scrisorii nu se vor folosi abrevieri, exceptie facand numele
unor institutii dupa ce in prealabil a fost scris numele intreg al acestora .

Comunicarea prin e-mail. De~i e-mailul nu poate inlocui comunicarea oficiala,

dar este din ce in ce mai utilizat in comunicarea curenta, cateva reguli referitoare
modul de redactare a acestora credem ca sunt utile. Pentru comunicarea profesionala
folositi doar adresa de e-mail a institutiei sau companiei pe care o reprezentati.
Nu conturile personale de Gmail, Yahoo, Hotmail etc. In acela~i timp, nu folositi adresa profesionala
penfr'u a transmite glume, e-mail-uri in lant sau altele
asemenea, care nu au legatura cu activitatea dumneavoastra profesionala.
Aveti o atentie deosebita in momentul in care redactati subiectul e-mail-ului.
Acesta trebuie sa esentializeze continutul e-mail-ului ~i sa fie scris corect gramatical.
0 buna redactare a subiectului va permite ulterior o cautare mai eficienta in
e-mail-urile mai vechi. De asemenea, reflecta capacitatea dumneavoastra de a esentializa
ceea ce aveti de comunicat. Formulele de adresare trebuie sa fie politicoase,
mai ales ca din ce in ce mai frecvent mailurile inlocuiesc comunicarile care altadata
se faceau numai pe suport de hartie.
Nu transmiteti prin e-mail informatii confidentiale

Daca folositi e-mail-ul pentru a stabili o intalnire sau a aplana un conflict, ~i

dupa prima contactare nu primiti un raspuns favorabil, renuntati la aceasta cale de '
comunicare ~i folositi telefonul sau intalnirea personala. Raspundeti la e-mail-uri
cu promptitudine. Acest fapt arata preocupare ~i faptul ca sunteti rapid in reactii . .
Nu faceti insa acest lucru cand sunteti suparat, a~teptati pana a doua zi.
Nu scrieti cu majuscule. Acest fapt da senzatia ca strigati.
Intotdeauna folositi formule de incheiere asemenea celor din scrisorile cla-:
sice. Semnatura dumneavoastra trebuie sa includa prenumele, numele, functi
institutia, precum ~i contactele dumneavoastra.

Sect• iunea a 8-a Corespondenta diplomatica

0 categorie distincta a corespondentei oficiale este corespondenta dipl

tica, prin care se intelege ,,comunicarea oficiala, facuta in scris, intre ~efii de
de guvern, intre Ministerul Afacerilor Externe ~i alte ministere ale statului actr<f
~i misiunile diplomatice straine, precum ~i intre misiunile diplomatice acre~t
in capitala aceluia~i stat"62
• Corespondenta diplomatica are menirea sa compt
demersurile diplomatice verbale ~i sa oficializeze, cu precizie, pozitiile eXI?,r\
de parti. In prezent, dat fiind numarul din ce in ce mai mare de persoJP:
institutii implicate in activitatea diplomatica ~i diversificarea temelor de'.
tendinta este de a se comunica preponderent in scris, pornind de la prin~i: ~
volant, scripta manent. Bineinteles, o influenta in acest sens o are dezvoltarea
tehnologica in domeniul IT&C. Cu toate acestea, corespondenta diplomatica ~i-a
pastrat formalismul, mai ales in situatiile in care aceasta se poata intre guverne,
ministere de externe, misiuni diplomatice. In acest sens, exista o serie de sintagme
verbale folosite in continuare ~i care au o semnificatie clara ~i clar interpretata in
aceste medii.
Cele mai frecyent folosite expresii ~i sensul in care trebuie citite63:
Expresia Sensul in care trebuie citita

15
nu putem ramane indiferenti vom interveni in mod sigur
privim cu ingrijorare vom adopta o linie ferma
vom reconsidera cu atentie pozitia suntem pe cale de a adopta o pozitie
noastra ostila
avem rezerve in ce priver;,te ... nu vom permite ...
vom fi obligati sa luam in considerare examinam posibilitatea ruperii
propriile noastre interese relatiilor

Documentele diplomatice sunt cunoscute in literatura de specialitate sub

denumirea generica de note diplomatice. Acestea se inscriu in una dintre urmatoarele
categorii :-- nota verbala, nota semnata, nota personala, nota colectiva, nota
circulara, nota simultana, aide-memoire, memorandum sau ultimatum.
Nota verbala este cea mai utilizata forma scrisa de comunicare diplomatica.
lntocmita la persoana a treia, pe o pagina cu antet, ea poarta un numar de
inregistrare ~i data intocmirii, insa nu este semnata, ci doar parafata, avand
~tampila Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei emitente. La
redactare, se folosesc, atat in introducere, cat ~i in incheiere, formule consacrate
de curtoazie. Pentru introducere se folose~te formularea Pre$edintia
Romciniei I Ministerul Afacerilor Externe Ambasada X prezint<'i salutul sau
complimentele sale Pre$edintiei ... I Ambasadei X I Ministerului Y $i are onoarea
de a-i comunica I transmite I solicita ... " La finalul expunerii continutului,
nota se incheie cu formularea Pre$edintia Romciniei I Ministerul Afacerilor Externe I Ambasada Xfolose!
jte acest prilej pentru a refnnoi Pre!jedintiei ...
I Ambasadei XI Ministerului Y asigurarea fnaltei sale consideratii". in cazul
anuntarii decesului unei inalte personalitati, nota va fi redactata pe ·o hartie
cu antetul institutiei emitente avand un chenar negru.

N ota semnata are un caracter mai solemn de cat nota verbala. Este o scrisoare
redactata pe o pagina cu antet, la persoana intai sau a treia $i se adreseaza
personal ·unui.inalt demnitar, ministrului afacerilor externe sau unui $ef de
misiune μiplomatica, fiind semnata de emitent. incepe cu formula Domnule
Ministru sau Domnule Ambasador $i se incheie cu formula de curtoazie Va
rog sa primiti, Domnule Ministru I Domnule Ambasador, asigurarea fnaltei
1 ii
mele consideratii. Se folose$te pentru comunicari carora statul trimitator 1~ " ; .
acorda o importanta deosebita.

Nota personala are forma unei scrisori redactate la persoana intai, scrisa P.e ·
o pagina cu antet. Se folose$te pentru anuntarea de catre un $ef de misiui:i
nou-sosit la post, ca $i-a prezentat scrisorile de acreditare, precum ~i de catu
$efii de misiune care i$i inceteaza activitatea $i fac cunoscut numele insaJ,1ci~~·
natului cu afaceri desemnat sa asigure interimatul la conducerea respectilV.i .
ambasade. Se folose$te, ca $i nota semnata, $i pentru alte comunicari cormderate
a fi foarte importante.

Nota colectiva are un caracter deosebit de solemn. Se adreseaza MinistJ:'

Afacerilor Externe al tarii de re$edinta de catre reprezentantii diploma'ti
mai multor state din capitala respectivei tari, exprimand punctul de ~ea ·
comun al acestora. Este semnata de catre $efii misiunilor diplomatic.e'~
care emana. in cazul in care nota este din partea tuturor $efilor de1nii.~∙
diplomatice din capitala in cauza, ea poate fi semnata numai de catue
nul Corpului Diplomatic, cu precizarea ca o face in numele acestora. Iii
ultim caz, nota poate fi scrisa pe o hartie cu antetul decanului. . , · ',,

Nota circulara este o comunicare, avand continutul identic, a91./. . ~

16
catre ministerul de externe tuturor misiunilor diplomatice strainea
in tara respectiva, pentru a le aduce la cuno$tinta o dispozitie lega " ·' ·
protocolara sau un alt fapt care trebuie cunoscut de catre misiu11fle
tice. Aceasta forma de comunicare se folose$te $i intre misiunil~"" , -·~
dintr-o capitala, pentru a-$i anunta, in mod reciproc, sosirea;Silu
definitiva de la post a membrilor personalului lor diplomat~~.
adresei sau a telefonului cancelariei ori re$edinta ambasadoru1ui, etc.

Note simultane sa~ identice, scrise pe pagina cu antet, sunt note separate,
cu acela~i continut, transmise unui stat sau unor state, din partea mai multor
state, cu privire la o anumita problema. Sunt folosite pentru a se sublinia
identitatea de vederi a tuturor autorilor acestor note .
. 0 categorie de note care nu se redacteaza pe hartie cu antet este
aide-memoire~uL Acesta nu poarta semnatura sau ~tampila, nu contirie
nicio formula de dfrtoazie, singurele elemente de identificare fiind data ~i
locul remiterii. S.~ poate inmana in timpul unei audiente, a unor negocieri
sau convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate
sau pentru a confirma declaratH fa.cute verbal.
Asemanator cu aide-memoire-ul, insa avand un continut mult mai amplu,
este memorandum-ul. Redactat la persoana a treia, pe o hartie cu antet,
nesemnat, fara numar de inregistrare, fara formule de curtoazie, este O nota
in care sunt expuse fapte sau argumente in legatura cu una sau mai multe
probleme, ori cu negocieri aflate in desfa~urare, urmarindu-se explicarea,
justificarea pozitiei statului care il emite. Daca nu este trimis ca un document
independent, ci ca o anexa la o nota verbala sau personala, se redacteaza pe
0 hartie simpla, fara antet.
0 comunicare mai rar utilizata este ultimatum-ul. Redactat in forma de
nota sau de memorandum, acesta contine o cerere categorica, care nu admite
discutii ~i obiectii, pe care o formuleaza un stat sau un reprezentant al aces- .
tuia la adresa unui alt stat, de a indeplini o conditie sau a rezolva o situatie
litigioasa, sub amenintarea unor anumite consecinte. Ultimatum-ul nu este
sinonim cu o declaratie de razboi, insa constituie un mijloc de presiune sau
de intimidare.

Sectiunea a 9-a Corespondenta de afaceri

La fel ca in cazul corespondentei diplomatice, ~i in cazul corespondentei

de afaceri trebuie avute in vedere acelea~i rigori atat in ceea ce prive~te aspectul
documentului, cat ~i in ceea ce prive~te continutul acestuia. Respectarea acestora
contribuie la crearea unei imagini bune expeditcirului, dar ~i companiei pe care o
reprezinta. Bineinteles trebuie avuta foarte multa grija atat in ceea ce prive~te exprimarea,
ortografia, punctuatia ~i dactilografierea (nu trebuie sa existe litere gre~ite sau lipsa), dar ~i in ceea ce
prive~te 'conceperea continutului scrisorii. Continutul
trebuie sa fie concis ~i structurat in paragrafe, fiecare paragraf urmand sa trateze
o tema. 0 expunere concisa ~i bine structurata din partea expeditorului arata, in
primul rand despre acesta, ca are o foarte buna capacitate de sinteza, in general, ~i
o foarte buna intelegere a subiectului, in situatia respectiva.
In cazul in care scrisorile sunt redactate in limbi straine, trebuie sa va asigurati
cu aceea~i rigoare ca ~i in cazul limbii romane de corectitudinea textului.

La fel ca in cazul corespcindentei diplomatice, trebuie sa va asigurati de faptul

ca numele proprii sunt redactate corect, iar titulatura fiecarei persoane invocate este
conforma. De asemenea, in cazul in care nu sunteti convins de sexul persoanei dupa
prenumele acesteia, trebuie sa intrebati o persoana avizata pentru a nu face erori in

17
adresare (Ex; Sam Johnson poate fi apelativul atat pentru Samantha Johnson, cat ~i
pentru Samuel Johnson; va trebui sa ~titi cu exactitate prenumele complet pentru a
~ti daca adresarea este Mrs. Sau Mr.).
Adresarea corecta in limba romana fata de persoane de sex feminin care ocup~, · ~
functii de conducere este Doamna Pre$edinte, Doamna Director etc. Substantivul
care exprima functia nu se acorda dupa gen.
$i in corespondenta de afaceri promptitudinea raspunsului este importanta..
Respectarea acestei reguli arata o buna organizare a activitatii, capacitatea dumnea-.
voastra ~i a companiei din care faceti parte de a rezolva cu celeritate orice proble .
~i, nu in u1timul rand, este o dovada de politete.
Formula de incheiere a scrisorii, ca ~i in cazul corespondentei diplom~ti~
trebuie sa tina cont de rangul persoanei careia va adresati ~i a relatiei pe care o ave
cu aceasta.

Sectiunea a 10-a • Reguli generale privind

Corespondenta

Pentru a asigura o persoana ca textul unei scrisori ii este adresat in mod

exclusiy ~i nimeni altcineva nu 1-a citit, aceasta trebuie redactata de mana. AceASTA ·
modalitate de redactare este aleasa pentru situatiile in care corespond~p
foarte personala sau pentru a marca respectul.
Expedierea corespondentei oficiale sau de afaceri se face in plicuri a caror;
hartie si grafica trebuie sa respecte manualul de identitate al institutiei sau al companiei ~i sa fie in
concordanta cu hartia utilizata pentru scrisoare. fo cazul in
care scrisoarea este redactata de ~~na, tot de mana se va scrie ~i plicul, iar in situatia
in care a fast redactata pe computer, toate informatiile de pe plic vor fi redactate tot
pe computer.

Daca doriti ca scrisoarea dumneavoastra sa fie inregistrata, este necesar ca

aceasta sa fie trimisa printr-un curier insarcinat in acest sens, spre deosebire de
restul corespondentei care se va trimite prin companii de curierat. In aceasta situa- I
tie, de asemenea, plicul nu seva inchide, mesajul fiind acela ca persoana care aduce
corespondenta respectiva este.de deplina incredere. In relatiile diplomatice aceasta
situatie se intampla frec~~rit, purtatorul comunicarii fiind ambasadorul sau un inalt
functionar .
Pentru corespondenta care nu are un caracter foarte oficial se poate folosi
comunicarea prin fax, precum ~i cea prin e-mail. Pentru a asigura autenticitatea
documentului trimis este important ca acesta sa fie semnat olograf.

Secti unea a 11-a Corespondenta pentru ocazii speciale

0 categorie aparte a corespondentei 9 reprezinta mesajele care se trimit cu

ocazii speciale. Aici se inscriu felicitarile, condoleantele ~i exprimarea in scris a
compasiunii, in cazul unor calamitati naturale sau a unor accidente foarte grave.
Felicitarile sunt cea mai buna ocazie de a va exprima prietenia, consideratia
sau respectul fata de cineva ~i, in acela~i timp, o oportunitate de a va intari aceste
relatii.
Ocaziile cu care pot fi trimise felicitarile, din viata privata sau oferite de evenimente
oficiale, sunt urmatoarele:
Anul Nou - trebuie avuta in vedere confesiunea destinatarilor, musulmanii,
evreii, chinezii sau vietnamezii sarbatorind Anul Nou la date diferite;
Craciunul ~i Pa~tele - de asemenea, trebuie avuta in vedere confesiunea destinatarilor;
Ziua de na~tere ~i onomastica - in cazul onomasticii trebuie tinut cont de

18
confesiunea destinatarului;
.Avansarea in grad, promovarea sau investirea intr-o funqie de demnitate
publica;
Ziua nationala a unei tari 2 ·felicitarile cu aceasta ocazie se pot trimite atat
oficialitatilor de stat, cat ~i partenerilor de afaceri, multi dintre ace~tia fiind
impresionati de un asemenea gest. Este importanta cunoa~terea datelor laa celor cu care Romania
intretine relatii diplomatice se regase~te in
Anexa3.
Felicita.rile se pot .trimite sub forma de scrisori, se pot redacta pe cartile de
. ~ '.., '

vizita de dimensiuni marisaupe suporturi de carton special pretiparite pentru fiecare

ocazie in parte. Hartia sau cartonul care se vor folosi trebuie sa fie de buna
calitate, iar calitatea grafica a tipariturii trebtiie sa fie foarte buna. De asemenea,
pentru o adresare foarte personala, textul se va scrie de mana.

Modul de redactare a felicitarilor este unul extrem de concis, folosindu-se

formule adecvate pentru fiecare ocazie.
Pentru toate tipurile de felicitari, acestea trebuie semnate de mana.
Scrisorile de condoleante sau de compasiune reprezinta o alta categorie de
corespondenta, ocazionata de evenimente triste exceptionale.
Condoleantele sunt eel mai dificil tip mesaj care trebuie trimis ~i este recomandat
sa se foloseasca acest prilej pentru a-1 elogia pe eel disparut, in primul rand,
~i apoi pentru a arata empatia pentru familia acestuia. Ele se transmit cu ocazia ·
decesului unei oficialitati, al unei persoane cu care ati avut relatii apropiate sau a '
unui partener de afaceri.
' -~
Scrisorile de compasiune se trimit la nivel oficial sau din partea unor orga~ ·
nizatii care activeaza in domeniul sprijinirii persoanelor afectate de asemenea eve'"' ·
nimente in cazul calamitatilor naturale sau al accidentelor grave cu un puternic 1
impact emotional.

Capitolul III – Evenimentele sociale

Evenimentele sociale organizate atat in relatiile oficiale, cat ~i in cele private,

cu parteneri autohtoni sau straini trebuie privite in special ca un prilej social de
apropiere intre diverse persoane, de o mai buna cunoa~tere intre ele ~i de creare a
unui cadru relaxat de colaborare. Practic, aceste evenimente sunt indispensabile
punerii in contact a diverselor persoane, altfel decat intr-un cadru oficial, de lucru,
sau purtarii de discutii inforwale intre persoane care deja conlucreaza in cadru
formal.
La nivelul misiunilor diplomatice, menirea principala a acestor evenimente
este largirea cercului de cuno~tinte printre oficiali ~i persoane private din tara gazda
~i reprezentanti ai ambasadelor celorlalte tari straine. Prin intermediul acestui tip
de intalniri este facilitat schimbul informal de informatii. Aceste intalniri-pot fi ~i
un prilej de prezentare a culturii tarii gazda ~i chiar exista a~teptari in acest sens.
Cand este planificat un asemenea eveniment este important felul In care sunt fa.cute
invitatiile ~i lista de invitati, precum ~i cat de formal sau informal va fi acesta. De
asemenea, trebuie acordata o deosebita atentie asupra obiceiurilor locale privind
reciprocitatea. Ambasadorul este eel care indepline~te obligatia receptiilor formale
ale misiunii, fiind sustinut de mai multe persoane din cadrul ambasadei, cu atributii
in acest sens. Tipul de receptie ales depinde de preferintele, propunerile, resursele
~i. facilitatile avute la dispozitie de acesta. Receptiile pot fi gazduite la re~edinta
ambasadorului, intr-un restaurant local sau la un club.

~i in mediul de afaceri, ,,receptiile de afaceri devin un foarte puternic instrument

19
pentru eel care ~tie sa se serveasca de el: ele genereaza bunavointa ~i pun
bazele unor fructuoase relatii de afaceri:’

Sectiunea 1 Categoriile de evenimente sociale

Evenimentele sociale, formale sau informale, oficiale sau private, cu invitati

interni sau straini, sunt excelente prilejuri de apropiere intre parteneri, de o
mai buna cunoa~tere, ceea ce nu poate duce decat la o eficienta mult mai mare in
~elatiile profesionale pe care ace~tia le au. Ele sunt, practic, indispensabile unei
comunicari eficiente intre persoane cu preocupari comune, motiv pentru care au
fost organizate tot timpul, pe parcursul istoriei, iar ca stilistica au fost adaptate ~i au
evoluat tocmai pentru a raspunde acestui obiectiv social.
,,Sa inviti pe cineva la masa este expresia maxima a politetii, dovada stimei,
expresia unor raporturi armonioase ~i reciproc utile" 6s. Un dejun, un dineu sau un
cocktail au semnificatii multiple. rarticipand la ele, fiecare i~i de~onstreaza interesul
fata de motivele care au dat na~ter~ evenimentul~i respectiv, i~i exprima stima
pentru gazda a carei invitatie o ohoreaza ~i, in general, arata ca sunt animati de
obiective comune ~i se recunosc reciproc drept parteneri valabili, de incredere.
Reuniuni de acest fel pot fi, pe parcursul unor negocieri anevoioase, un
moment de ragaz benefic pentru gasirea unor solutii de compromis: ate afla laolalta
cu ceilalti, la un dejun sau dineu, a-i privi ~i a-i auzi de aproape, intr-un alt cadru·
decat eel al tratativelor, poate duce, in ciuda dezacordurilor, la calmarea spiritelor,
intrucat o masa in comun favorizeaza dialogul, na~te prietenii, conduce la relatii
interpersonale, gesturile spectaculoase sau discrete, prilejuite de asemenea evenimente
fiind intotdeauna pline de semnificatii.
Evenimentele sociale sunt cele organizate intr-un spatiu delimitat, care poate
fi un salon sau o sufragerie, o terasa sau o gradina de la o re~edinta oficiala ori privata,
de la sediul unei companii sau a unui restaurant.
Evenimentelor sociale clasice li se adauga conferintele, congresde ~i altc
manifestari nationale sau internationale, cu larga participare, care presupun un
protocol specific ~i la care ne vom referi in capitolul III, sectiunea a ya , §1, al prezentei
lucrari.

§ 1 . Recep!ia

Receptia, denumire care vine de la cuvantul francez recevoir (a primi), pre:. ·

supune o reuniune cu caracter festiv, care se desfa~oara dupa un anumit ceremo-
nial. Se organizeaza de catre autoritatile unui stat sau de catre ambasade, cu ocazla. '
zilelor nationale, a vizitelor unor personalitati importante, a altar eveniment cu ·
caracter national ~i international, sau de catre companii, organisme social-cul
ori persoane private, cu prilejul inaugurarii unor obiective de interes deosebit, al
semnarii unor contracte importante, , -
al unor vernisaje, aniversari etc .
In cazul receptiilor diplomatice,
este vorba de o forma de contacte
~i de dezvoltare a relatiilor intre
membrii corpului diplomatic dintr-o
capitala ~i intre ace~tia ~i q.utorita~
tile, cercurile politice, eco~~mi~J-~i
I•

culturale ale statului de re~edinta.

Receptiile organizate de lumea
oamenilor de afaceri, de cultura ~i
arta etc. sunt ~i ele prilejuri de con-

20
Protocol ;,i eticheta diplomatice
Receplia anuala de la National Academy,
New York, gravura pe lemn de W. S. L. Jewett, publicata
in Harper's Weekly, mai 1868
tacte ~i de comunicare intre persoane cu preocupari comune

De regula, receptiile au loc in a doua parte a zilei, cu incepere de la orele 18:00

sau 19:00. In unele cazuri, durata receptiei este indicata in textul invitatiei, pe care
se mentioneaza ca actiunea se va desfa~ura intre orele 18:00-20:00 sau 19:00-20:30
(este un obicei practicat curent in SUA, dar rar intalnit in Europa), in alte cazuri se
precizeaza doar ora inceperii, ramanand ca incheierea manifestarii sa se faca odata
cu plecarea ultimului invitat, contandu-se pe faptul ca invitatii nu vor abuza de
ospitalitate ~i se vor retrage, dupa un timp rezonabil, care se aproximeaza, in cazul
unor astfel de actiuni protocolare, la aproximativ doua ore.
Privitor la numarul participantilor la o receptie, nu exista o limita stabilita,
totul depinzand de amploarea pe care gazda dore~te sa o <lea actiunii, de mijloacele
financiare alocate acesteia ~i de spatiul de primire de care dispune. In cazul
sarbatorilor nationale, unii ~efi de stat invita cateva mii de persoane, iar ambasadorii,
cateva sμte. Cu prilejul altar evenimente, numarul invitatilor poate fi doar de
cateva zeci.
Receptia, spre deosebire de celelalte evenimente, trebuie sa se distinga prin
ma.rime, grad de elaborare sau expresivitate .. In multe situatii, insa, in functie de
obiectivele avute in vedere, un pranz simplu sau un barbecue in gradina pot fi mai
eficiente decat o cina elaborata sau o receptie.

§2. Cocktailul

Cocktailul este manifestarea p~otocolara cu acela~i nume cu denumirea

anglo-americana a amestecului de bauturi care contin alcool ~i carora li se adauga
sau nu, dupa gust, sirop, sue de
,;,. fructe, sifon, coincidenta de nume
explicandu-se prin faptul ca, la origine,
era o reuniune la care se consumau
respectivele amestecuri de
bauturi. Aceasta spre deosebire de
receptii, uncle formalismul referitor
la alegerea meniului, inclusiv a bauturilor
este mult mai clasic.
In prezent, prin cocktail se
iintelege o intalnire cu un formalism
mai redus decat eel al unei receptiii:
care poate avea loc atat in jurul amiezii, cat ~i dupa amiaza sau la inceputul serif .
Ocaziile cu care se organizeaza cocktailurile ~i durata de desfa~urare a acestora smit,
acelea~i ca ~i in cazul receptiilor.

§3. Vin d'honneur

Vin d'honneur este o aqiune protocolara similara cocktailului, insa mai

restransa decat acesta in privinta varietatii ~i cantitatii produselor oferite inv
tilor. De origine franceza, ea era initial conceputa ca o ,,mica ceremonie oferi .
municipalitati, companii etc. in cursul careia se bea vin in onoarea cuiva sau pentru
a sarbatori ceva"66,. Se organizeaza, mai ales, in jurul pranzului, cu o durata, ti~ "
cei, de o ora.

21
Toate aceste trei tipuri de actiuni ofera posibilitatea de a primi, in,':acelasi
timp, multa lume si , pe langa marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit
organizatorilor sa raspunda unor invitatii anterior onorate de ei.

§4. Dejunul ~i dineul

Dejunul - masa de pranz - $i dineul - masa de seara - sunt alte genuri de
reuniuni protocolare folosite in activitati de relatii oficiale, de afaceri sau private.
Invitatia la astfel de reuniuni este considerata expresie a unei atentii deosebite din
partea gazdei fata de eel caruia ii ~ste adresata,
precum $i a dorintei de ~-i~tr~:ti~e $i dezvolta
raporturi apropiate cu invl.tatul. Raspunsul
favorabil dat unei invitatii reprezinta o dovada
a disponibilitatii pentru relatii cu respectiva
gazda

Dejunurile se organizeaza, de regula,

incepand cu orele 12:30-13:30 $i, dat fiind faptul
ca se desfa$oara la mijlocul zilei, ceea ce
presupune ca unii invitati mai pot avea $i alte
activitati in programul acelei zile, de obicei au
o durata de doua ore. Aceasta in timp ce dineurile,
care incep, de obicei, in jurul orelor 20:00,
pot dura $i peste trei ore.

Dintre aceste doua actiuni protocolare,

dineul este eel care are un caracter mai solemn,
Dineu de Craciun,
Washington Irving's The Sketch Book,
1876, desen Randolph Caldecott
semnificand un grad superior de manifestare a consideratiei fata de cei invitati.
Numa.ml participantilor la un de jun sau un dineu poate varia de la o persoana
la cateva sute, in functie de prilejul cu care este oferit $i de posibilitatile materiale
ale organizatorilor.

§5. Mic dejunul de lucru

In ultimii ani, atat in mediul politic, dar $i in eel de afaceri, din cauza programelor
foarte condensate, a aparut o noua specie de evenimentsocial - micul dejun
de lucru.
Preocupati sa cal,itige timp, mai ales in momentul in care fac o deplasare in
strainatate, atat oamenii politici, cat l,ii cei de afaceri, au ales sa dedice l,ii aceasta
parte a zilei discutiilor profesionale. Micul dejun s-a dovedit a fi un cadru potrivit
pentru acestui tip de discutii, permitand totodata $i realizarea economiei de timp
dorite.
Un mic dejun se desfa$oara la primele ore ale diminetii, respectiv cu incepere
de la orele 8:oo sau 9:00, ceharziu, ~i nu dureaza mai mult de o ora $i jumatate. De
obicei, se invita un numar rrijc de persoane, maxim zece, pentru a permite discutii
1··

cu participarea tuturor participantilor,

Aceasta formula se folose$te $i in cazul vizitelor unor delegatii straine, cand,
din cauza programului incarcat, nu se poate realiza o reuniune protocolara de_ mai
mare amploare, dar se dore$te purtarea unor discutii directe cu anumite persoane.
Exista, insa, tari in care acest tip de intalnire nu este incurajata, micul dejun fiind
considerat in contimiare o masa a zilei care nu poate fi decat privata. Detalii referitoare
la aceasta chestiune gasiti in capitolul X al prezentei lucrari.

22
in aceea$i categorie de evenimente sociale restranse intra $i invitarea la un
ceai sau la o cafea. in trecut considerate doar ca intalniri mondene, mai ales pentru
femei, aceste reuniuni sunt astazi tot mai des folosite ca modalitati de desfa$Urare
a relatiilor cu caracter politic sau de afaceri. Se organizeaza fie dimineata intre
orele 10:30-11:30, fie dupa-amiaza intre orele 16:00-18:00. ~i in cazul acestor activitati,
uzantele protocolare cer gazdei sa intampine invitatii la intrarea in incaperile
destinate primirii.

Tuturor acestor evenimente care au ca obiectiv principal punerea in contact a

persoanelor care altfel nu se pot intalni decat in cadru oficial, de lucru, li se adauga
evenimentele mult mai informale a caror scop este crearea de relatii personale mult
mai apropiate intre diverse persoane. in aceasta categorie intra intalnirile informale
in aer liber, petrecerile barbecue, bufeturile sau picnicurile. Acest tip de
evenimente sunt frecvent organizate atat in mediul diplomatic, cat $i in eel corporatist,
$i prezinta avantajul de incuraja comunicarea personala prin formalismul red us
al contextului in care se desfa$oara $i a costurilor mult mai recluse. Acestora li s-a
adaugat team building-ul, in ultimii ani, in special in mediul corporatist, un nou
tip de eveniment informal, prin care persoane care lucreaza impreuna sau deruleaza
impreuna anumite proiecte au ocazia de a se intalni intr-un mediu total diferit de
eel in care activeaza de obicei. Membrilor echipei li se atribuie roluri diferite de cele
pe care le au de obicei $i, in perioada in care se desfa$oara team building-ul, trebuie
sa rezolve o serie de sarcini, conform noilor roluri atribuite. Acest tip de socializare
le permite sa comunice intre ei diferit de modul in care o fac de obicei $i sa i$i descopere
noi abilitati, precaderea din activitatile oficiale nefiind luata in considerare.

Sectiunea a 2-a Evenimentele informale

Obiectivul principal ~l organizarii evenimentelor sociale fiind acela de a pune

In contact diverse persoarl:e ~i de a le oferi contextul In care sa poata comunica Intre
ele, dupa cum este u~or de intuit, In mare majoritate acestea sunt informale. Aceasta
optiune este mult mai frecventa atat datorita costurilor mai reduse, dar In special
faptului ca rigorile care trebuie respectate sunt mult mai putine, iar comunicarea
este mult mai relaxata ~i poate fi purtata cu orice persoana prezenta.
Avand In vedere enumerarea tipurilor de evenimente care pot fi organizate,
facuta In Capitolul III, Sectiunea 1, al prezentei lucrari, trebuie spus ca In categoria
evenimentelor informale se Inscriu toate acelea la care nu exista o exigenta ridicata
referitoare la respectarea precaderii persoanelor prezente.
La randul lor, evenimentele informale pot avea diferite grade de formalism
In functie de rangul persoanelor care sunt invitate ~i de consideratia pe care gazda
dore~te sa le-o arate. Astfel, servirea tip bufet este cea mai eficienta cale de a servi
la evenimentele informale. Gazda sau un ospatar pot servi invitatii sau invitatii se
pot servi singuri. Tacamurile se pot lua din locul unde este amenajat bufetul sau ele
pot fi deja aranjate la mese: Mesele alese este de preferat sa fie de ~ase sau opt locuri,
fiind mult mai potrivite pentru a purta conversatii decat cele de patru. In conditiile
in care exista mese la care invitatii se pot a~eza, ele pot fi amenajate in prealabil sau
pot fi la.sate libere pentru a se putea a~eza fiecare dupa cum dore~te. Daca folositi
etichete pentru fiecare loc, urmati regulile pentru a determina cine va fi plasat in
locul de onoare ( un barbat in dreapta gazdei femeie ~i o femeie in dreapta gazdei
barbat). Daca nu este conceputa o dispunere la masa, invitatii importanti vor fi
poftiti sa ia lac la masa gazdei.
Ca ~i in cazul evenimentelor formale, gazda sau sotii gazda vor sta la intrare, in
picioare, pentru a intampina oaspetii, ~i la fel ~i la plecare, pentru a-$i lua ramas bun.

23
In ceea ce prive~te tinuta adoptata la evenimentele informale, aceasta difera
in functie de gradul de formalism pe care evenimentul il are totu~i. In cazul evenimentelor
cu un grad informal ridicat, tinuta va fi casual. Pentru evenimentele
organizate in timpul zilei, in functie de prilejul cu care se organizeaza, este recomandat
costumul de ora$ sau, in situatia in care la acesta participa oficiali, costumul
business. Doamnele vor adopta tinuta corespunzatoare celei masculine, conform
regulilor prezentate in capitolul III, Sectiunea au-a, a prezentei lucrari.
Sectiunea a 3-a ∙ Evenimentele formale

Spre deosebire de evenimentele informale, cele formale trebuie sa aiba o

rigoare impecabila in ceea ce prive~te respectarea precaderii persoanelor prezente.
In aceasta categorie intra dejunurile ~i dineurile, la care a~ezarea la masa este presetata
conform regulilor descrise la capitolul III, sectiunea a 3-a, §3, a 1 prezentei
lucrari. $i toate celelalte rigori referitoare la activitatile prealabile desfa~urarii evenimentu
h1i sunt mult mai stricte, conform descrierii din capitolul III, sectiunea
a 4-a, a prezentei lucrari.
in cazul evenimentelor formale, daca in textul invitatiei nu este precizata
tinuta care este ceruta, aceasta va fi business, atat pentru doamne, cat ~i pentru
domni.

§ 1. Protocolul conferintelor si al altor reuniuni interne

sau internationale

La reu~ita unor astfel de actiuni, pe langa pregatirile privind continutul

interventiilor care se vor prezenta ~i a documentelor. care urmeaza a fi adoptate, o
contributie considerabila o poate avea modul .de tratare a detaliilor protocolare ale
evenimentelor respective. Astfel, serviciile de protocol trebuie sa aiba in vedere ca
sala aleasa pentru organizarea reuniunii in cauza sa fie destul de incapatoare, spre
a permite instalarea comoda a participantilor, dandu-le in acela~i timp posibilitatea
de a se deplasa, in caz de nevoie, dintr-o parte in alta a salii, pentru eventuale consultari sau schimburi
de materiale, mai ales cand este vorba de reuniuni cu participare
straina.
La conferinte intefnationale, pe langa placa a~ezata pe masa la care sta ~eful
fiecarei delegatii, indicand denumirea tarii respective, se pot plasa ~i placute mai
mici, in dreptul principalilor membri ai delegatiei, cu numele ~i functia acestora.
Un alt detaliu protocolar care trebuie avut in vedere este marcarea, prin drapele, a
prezentei, la conferinta, a reprezentantilor fiecarui stat. Acest lucru se realizeaza fie
prin a~ezarea respectiv.elor duapele, de dimensiuni normale sau chiar mai mari - in
. . f "'--∙ '

functie de inaltimea salii - de o parte ~i de alta sau in spatele tribunei sau mesei la
care sta pre~edintele r~uniunii, fie prin a~ezarea de drapele de mici dimensiuni sau
de fanioane, pe mesele delegatiilor, in dreptul fiecarui ~ef al acestora. Bineinteles,
se poate avea in vedere folosirea concomitenta a ambelor formule.
Detaliul eel mai sensibil, din punct de vedere protocolar, este respectarea cu
scrupulozitate a ordinii de precadere a participantilor, pe tot timpul derularii reuniunii
~i, pe aceasta baza, stabilirea ordinii de a~ezare a acestora.

Ca ~i la actiunile protocolare anterior descrise, ~i in cazul conferintelor, locul

de onoare este fie la dreapta celui care prezideaza, fie - in functie de aranjamentul
salii - in fata acestuia, locurile alternand, apoi, in ordinea descrescatoare a importantei,
la dreapta ~i la stanga.
Daca este vorba de o conferinta internationala, a~ezarea delegatiilor se face in
ordinea alfabetica a numelui tarii reprezentate, stabilindu-se in p,realabil fie limba
in care se vor lua in seama denumirile statelor, fie tragandu-se la sorti litera de la

24
care sa inceapa aranjarea delegatiilor. Detalii privind amplasarea pentru o confe~
rinta sunt consemnate la capitolul III, sectiunea a 6-a, §5, al prezentei lucrari.
Ordinea de precadere se cere a fi respectata ~i in cazul organizatiilor internationale
participante la o reuniune, in acest sens, pentru orientarea serviciilor de protocol,
existand reguli precise, in ceea ce prive~te organismele dirt sistemul O.N.U.,
al Uniunii Europene, N.A.T.O.

Un element cu impact considerabil asupra desfa~urarii confei:intelor este

modul in care participantii sunt tratati pe toata durata programului aqiunii. Maniera
curtenitoare de a-i intampina de catre cei insarcinati cu protocolul, de a-iconduce,
cu bunavointa, spre locurile uncle dore~te sa ajunga fiecare, de a le raspunde la
eventuale solicitari, grija de a se respecta programul de desfa~urare a reuniunii sunt
de natura sa-i faca pe participanti sa se simta bine, ceea ce se repercuteaza favorabil
asupra mersului lucrarilor ~i, totodata, prilejuie~te formarea unei impresii bune
despre organizatori, respectiv despre tara gazda.
in cazul in care evenimentul organizat necesita instalarea unui prezidiu, detalii
referitoare 1a: plasarea persoanelor ~i a modului in care acestea urea pentru a-~i ocupa
locurile sunt consemnate la capitolul III, sectiunea a 3-a, §4, al prezentei lucrari.

§2. Primirea

Regula de protocol pe care gazda trebuie sa o respecte in momentul in care

prime~te invitatii la receptie, cocktail sau vin d'honneur consta in intampinarea
acestora la intrare. La evenimentele formale, cu un grad ridicat de elaborare ~i la
care sunt invitate cupluri, primirea va fi facuta de catre sotii gazda, la intrare. in
mod curent, primul va sta sotul ~i apoi sotia. De asemenea, pot sta ~i in linie. Sotii
gazda, in momentul in care vor primi invitatii nu vor avea nimic in maini, nici
pahare cu bautura, nici tigari aprinse, nici alte obiecte.
in cazui unor receptii sau cocktailuri importante, cu un ceremonial special,
sunt tari in care se obi~nuie~te inca anuntarea numelor invitatilor, in ordinea in care
sosesc, de catre un u~ier, in momentul intrarii lor in sala. in protocolul european
modern, de regula, ~eful protocolului sau un asistent pe probleme de protocol pre
zinta gazdei invitatii necunoscuti de
catre aceasta.
Dupa sosirea invitatului de
onoare, la un moment <lat, gazda se
poate retrage de la intrare pentru a se
intretine cu acesta. Ea va fi inlocuita
de cineva dintre colaboratorii sai mai
apropfa.ti, de rang inalt, care va continua
primirea invitaμlor. in principiu,
trebuie asigurata o permanenta din
partea gazdelor in apropierea u~ii,
pentru caatatlasosire, cat~i la plecare,
invitatii saluta gazdele, in ultimul caz
pentru a multumi de invitatie.
Toti reprezentatii organizatorului trebuie sa ajute gazda la intampinarea
invitatilor, salutandu-i dupa ce au trecut de linia de primire, indicandu-le unde este
situata garderoba, insotindu-i pana la spatiul unde sunt servite bauturile $i introducandu-
i in conversatii. In cazul in care este conceput un plasament fix la mese, ii
vor ajuta sa i$i identifi.ce locul care le-a fost atribuit.
Toti reprezentatii organizatorilor vor sta pana cand toti invitatii au plecat.
in cazul evenimentel6r gazduite la o ambasada de catre ambasador, Deputy Chief
of Mission, Public Aff~irs Officer sau agency head, membrii staff-ului vor sta pana

25
cand toti oaspetii strairii au plecat.

3. A~ezarea la masa

Un dineu conceput in cele mai mici detalii, o sala bine amenajata, un sistem
de iluminare studiat cu grija pentru a pune in valoare personalitatile prezente, mese
decorate atragator, tacamuri stralucitoare, un serviciu impecabil, feluri de mancare
sau bauturi deosebite, un fundal muzical adecvat - toate aceste nu garanteaza,
din nefericire, succesul unui asemenea eveniment. Esential este ca fi.ecaruia sa i se
atribuie locul la masa care i se cuvine. Mai ales in conditii in. care, odata a$ezati pe
acele locuri, invitatii nu le vor putea parasi pentru o buna bucata de timp ;,i, astfel,
o eroare poate ca.pa.ta proportii deranjante.

Daca la o conferinta sau la o ceremonie ierarhia institutiilor reprezentate este

imperativa, deci nu este permisa nicio derogare, la un dineu trebuie sa se tina cont
de statutul personal al invitatilor. Astfel, la o conferinta internationala, $efii delegatiilor
vor fi. plasati in ordinea alfabetica a tarilor reprezentate, fi.ind vorba despre un
protocol obiectiv. La dineul care ii va reuni pe participanti sau la ceremonia la care
asista, insa, vor fi. plasati intai $efii de delegatie care sunt $efi de stat $i fi.ecare dintre
ace$tia conform vechimii preluarii acestei functii, apoi ;,efii de delegatie care sunt
$efi de guverne, urmati de $efii de delegatii care sunt mini$tri $i a;,a mai departe.
Mai precis, se va tine cont de statutul lor personal. Pe langa aceste reguli care tin de
precadere, se vor avea in vedere $i o serie de riorme precise, de natura individuala
sau destinate facilitarii comunicarii.

In conditiile in care planul a~ezarii la masa reprezinta: un mijloc strategic de

comunicare, este inutil de amintit cat de jenante pot fi situatiile in care cineva intarzie
sau nu mai vine. Impolitetea acestora se va reflecta asupra tuturor celor prezenti
~i este de natura sa puna in pericol echilibrul atat de delicat care se stabile~te in
momentul conceperii planului de a~ezare la masa.

Invitatii straini

Laun dineu la care sunt atat invitati locali, cat ~i straini, este absolut necesara
conceperea unui plan de a~ezare la masa, altfel tendinta fireasca fiind aceea ca fiecare
sa se a~eze langa cineva cunoscut, deci in grupuri distincte. Planul de a~ezare
la masa trebuie sa garanteze amestecul invitatilor. De asemenea, este important ca .
numarul invitatilor locali sa fie mai mare decat eel al strainilor pentru a evita plasa- .
rea celor din urma in capetele meselor, in cazul se alege modul francez de plasare la !',, .. ∙
masa (detalii la capitolul III, sectiunea a 3-a, §3, punctul 3.2., al prezentei lucrari),::
Mai precis, invitatii straini au prioritate in fata celor locali, conform standardel011•∙
protocolului european. Sunt, insa, tari in care aceasta regula nu se aplica, cum ar
SUA. Detalii referitoare la aceste exceptii sunt prezentate in capitolul X al prezent
lucrari.

Afinitatile lingvistice

In momentul in care se concepe planul de a~ezare la masa se va tine cont ~

limbile cunoscute de fiecare dintre invitati, fie ca sunt straini sau locali. Acesta _·
un motiv de derogare de la regulile de precadere, pentru ca nimic nu poate ~ El
deranjant la un dineu decat plasarea unei persoane intre altele doua care nv Di~
limba comuna pentru a putea purta o conversatie. Este in sarcina gazdef sa' fa
precizari in acest sens, in timpul aperitivelor sau inainte, pentru a nu exist:a ,ni! .
fel de alta interpretare asupra acestui detaliu.

26
Afinitatile personale

In conditiile in care regulile referitoare la precadere nu sunt incalcate invita-

tii straini si locali cu funtii similare sau cu interese comune vor fi plasati
altii, la aceeasi masa. De altfel, inca de cand este conceputa listam invitsatilor trebuie putin vorbareata
sa fie plasata langa un invitat mai volubil. A a$eza una langa alta
persoane care vorbesc putin nu va reprezenta niciodata garantia unei conversatii
sustinute, la fel cum, a-i a$eza alaturi pe cei care vorbesc mult va da na$tere unui
surplus de animatie sau unor rivalitati nedorite 67• De fiecare data ca.rid circumstantele
o permit, mai ales cand avem un numar mare de invitati, vom evita sa ii plasam
pe cei tineri laolalta·, 1a .aceea$i masa, a$ezand insa in preajma lor o persoana mai
in varsta pentru a;_rtu-i izola total. Prezenta tinerilor este de natura sa stimuleze
conversatia, iar cefmai in varsta gasesc in ei un public care le permite sa-$i puna in
valoare experienta.
Referitor la copii, ace$tia nu i$i au locul la un dineu oficial, in principal pentru
ca din cauza comportamentului lor var a ca para atentia care, in mod normal, trebuie
acordata altar persoane. In plus, este foarte probabil sa se plictiseasca, fapt care va
duce cu certitudine la modificarea ambiantei care a fost pregatita de organizator.

Alternarea persoanelor de sex diferit

In momentul in care este conceputa plasarea la masa, trebuie sa se incerce,
pe cat posibil, ca barbatii $i femeile sa fie plasati alternativ. Acest fapt era foarte U$Or
de realizat in momentul in care femeile erau invitate doar in calita~e de sotii, dar in
prezent trebuie sa se tina cont de precaderea care Ii se cuvine, conform functiei sau
titlului detinut. Mai precis, aceasta regula nu va fi respectata daca femeilor respective
Ii se cuvine un alt lac.
In cazul in care se concepe plasarea la o masa rotunda, acest fapt este perfect
posibil, iar in cazul in care masa este dreptunghiulara, in funqie de titlul detinut de
fiecare invitat, aceasta va fi prezidata fie de doua femei, fie de doi barbati.
Separarea cuplurilor
Intrucat obiectivul principal al unui dineu este acela de a facilita purtarea
de conversatii intre persoane care, cu aceasta ocazie, au prilejul de a se intalni, este
iridicata separarea cuplurilor. Aceasta regula prezinta avantajul fie de a nu-i pune

pe doi soti in situatia de a-~i petrece timpul discutand intre ei, ignorandu-i pe ce'i~
lalti invitati, fie de a se ignora reciproc. In plus, aceasta dispunere le ofera prilejul
., ,n~

de intra in contact cu mai multe persoane straine. De asemenea, cuplurile nu vor ~·-~ ·
fi a~ezate nici fata ·in fata, in cazul unei mese dreptunghiulare. Biri~inteles, exista . .• ~
ocazii in care sotii nu trebuie separati, mai ales in situatia in care cei doi prezideaza · ·'.,:
o masa, cum ar fi propria ?-unta. · · ·,
' ·~ ' -.. ~ :. '

Tipul de masa aleasa

Forma mesei alese poate fi dreptunghiulara, rotunda, patrata, in T sau alte ∙>
forme mai putin utilizate in ultimii ani (in pieptene sau potcoava). Pentru un anumit
eveniment va fi ales tipul de masa care permite eel mai bine a~ezarea invitatilor
in a~a fel incat sa fie respectata cat mai riguros ordinea protocolara. Unul dintre
detaliile care trebuie avute in vedere in momentul in care alegem locatia in care
dorim sa organizam un dineu sau un banchet consta in tipul de mese care sunt
disponibile. Dupa cum am mai precizat, primul loc care trebuie determinat este eel
al invitatului de onoare.

27
In cazul mesei dreptunghiulare, cu locurile ocupate pe ambele parti, cei
care prezideaza masa respectiva se vor a~eza fie la mijloc (maniera franceza), fie la
extremitaJile mesei (maniera engleza). Aceste denumiri sunt doar ni~te conventii,
iar adoptarea unuia sau altuia dintre tipurile de a~ezare la masa nu implica nido
conotatie culturala. Mai precis, se poate adopta oricare dintre solutii, in functie de
circumstante.
In cazul in care trebuie organizata o masa mai restransa, de exemplu pentru
patru cupluri, se va adopta o solutie intermediara. lntr-o asemenea situatie va avea
prioritate regula referitoare la alternarea sexelor, incercand pe cat posibil de a tine
cont cui revin locurile din dreapta cuplului gazda. De asemenea, cuplurile nu vor
sta alaturi ~i nici fata in fata.

F2 B1 F3
GB 82
F1 83 GF
3.2. Maniera franceza.
In acest model de a~ezare la masa, gazda ~i invitatul de onoare ocupa locurile
din centru, fata in fata.
GB
GF
Primul loc este eel din dreapta gazdei, iar eel de-al doilea eel din dreapta invitatului
de onoare. Al treilea este eel din stanga gazdei, iar al patrulea eel din stanga
invitatului de onoare. Urmand acela~i principiu, vor fi plasati ~i ceilalti invitati, in
functie de rangul detinut de fiecare dintre ei. Locurile vor fi completate alternativ
din dreapta ~i stanga.

9 5 1 G 3 7 11
12 8 4 10 2 6 10
Acest plan de a~ezare la masa prezinta avantajul ca cele doua persoane care
prezideaza masa vor sta fata in fata, putand purta conversatii.
Pentru ca cei plasati in margin ea mesei sa nu se simta stingheri, se pot folosi
~i locurile din capetele mesei care, de~i sunt cele mai putin semnificative, ofera cea
mai buna perspectiva asupra mesei.

9 5 1 G 3 7 11
12 8 4 10 2 6 10
Acest plan de a~ezare la masa prezinta avantajul ca cele doua persoane care
prezideaza masa vor sta fata in fata, putand purta conversatii.
Pentru ca cei plasati in margin ea mesei sa nu se simta stingheri, se pot folosi
~i locurile din capetele mesei care, de~i sunt cele mai putin semnificative, ofera cea
mai buna perspectiva asupra mesei.

89 85 81 G 83 87 811
813 814
812 88 B4 co-G B2 86 810
Aceea~i regula referitoare la. ordinea importantei locurilor la masa s': aplica
~i in cazul in care la masa sunt invitate cupluri, iar masa este prezidata de cuplul
gazda. In aceasta situatie, pe langa ierarhia cuplurilor se va tine cont ~i de alternarea
persoanelor de sex diferit.
FS 83 F1 GB F2 84
86 F4 82 GF 81 F3 BS

28
In cazul in care sunt ~i invitati"straini, se va tine cont de regula referitoare la
alternarea acestora cu invitatii locali. Nu va fi pierduta din vedere nici cea referitoare
la alternanta sexelor.
B3 Fl GS F2 B4

0 • • 0 0

•
0 localnici straini

0 • • 0 0
F4 B2 GF B1 F3
3.3. Maniera engleza
Maniera engleza de a~ezare la masa consta in plasarea celor care prezideaza
masa la cele doua capete ale acesteia.
GB GF
A~ezarea celorlalti invitati respecta acelea~i reguli ca ~i in cazul manierei franceze
de dispunere la masa, respectiv eel mai important invitat va stain dreapta gazdei,
al doilea in dreapta co-gazdei, al treilea in stanga gazdei ~i a~a mai departe.

P3 P7 P11 P13 P10 P6 P2

G co-G
Pl PS P9 P14 P12 P8 P4

~i in cazul in care sunt invitate cupluri, vor fi respectate acelea~i reguli ca in

cazul manierei franceze de plasare la masa.

F2 84 F6 85 F3 B1
GB GF
F1 83 FS 86 F4 B2
Avantajtil acestui mod de dispunere consta in aceea ca persoanele care, in
mod normal, ar fi fost plasate la marginea mesei, acum se afla la mijlocul acesteia.
De asemenea, acest mod de dispunere permite dezvoltarea a doua centre distincte
de conversatie.
Dupa cum se poate vedea, fiecare dintre cele doua variante - cea franceza,
respectiv cea engleza - prezinta avantajele ~i inconvenientele sale. Din acest motiv,
este important ca inca de la momentul la care trebuie sa incepem conceperea plasarii
invitatilor sa cunoa~tem toate variantele disponibile ~i sa o alegem pe cea
potrivita.

3.4. Masa rotunda

Daca in secolul XIX, in ta.rile apartinand culturii occidentale era de neconceput
folosirea unei mese rotunde68, in zilele noastre utilizarea ei a devenit tot mai
frecventa, tocmai pentru ca permite simplificarea unei organizari destul de complicate.
Plasarea invitatilor la o masa rotunda va parea mult mai simpla pentru cineva

29
care ~tie sa faca o plasare corecta la o ~asa dreptunghiulara. Avantajele pe care o
asemenea masa le ofera sunt multiple - nu mai exista un singur centru de interes,
nu mai exista extremitati ale mesei, toti invitatii sunt in apropierea gazdei, iar problemele
de limba ~i de interpretare sunt, de asemenea, rezolvate mult mai usor.
In cultura orientala, chinezii folosesc de mii de ani doar acest tip de masa,
pe care nu ezita sa o faca ori~at de mare, permitand a~ezarea chiar a patruzeci de
persoane in jurul ei.
In ceea ce prive~te prezidarea unei mese rotunde, exista mai multe variante.
Cea mai convenabila este cea in care gazda ~i invitatul de onoare sunt ~ezati alaturi,
cu invitatul de onoare in dreapta gazdei. Aceasta varianta poate fi aplicata atat in
cazul unui numar par, cat ~i unui numar impar de persoane.
· , ,,:,

0 alta ':'arianta ar fi plasarea gazdei ~i a invitatului de onoare fata in fata, Aceasta

plasare este posibila, insa, doar in cazul in care numarul de persoane este par.

in cazul in care sunt inv'.itate cupluri, de asemenea, indicat este ca cuplul

gazda sa fie plasat fata in fata. Bineinteles, numarul de persoane va fi par.

Iin conditiile in care la o masa participa ~i cupluri de localnici ~i cupluri de

straini, plasarea se va face tinand cont ~i de alternarea localnicilor cu strainii.

3.5. Alte modalitati de a~ezare la masa

Plasarea la o masa patrata
0 alta modalitate de organizare a unei mese oficiale este aceea de a folosi o
masa patrata. Aceasta este recomandata pentru situatia in care masa va fi prezidata
de doua persoane din partea institutiei sau companiei gazda ~i sunt un numar de
persoane multiplu de p.c ;ttru, in,diferent de sex.

De asemenea, este potrivita ~i pentru situatiile in care din partea institutiei

sau companiei gazda sunt patru persoane participante. Plasarea se va face tinandu-
se cont de rangul invitatilor, indiferent de sex. Avantajul in aceasta situatie consta
in faptul ca fiecare invitat se afla alaturi de una dintre gazde.

Plasarea mesei de onoare

In cazul in care avem de organizat un eveniment cu multi invitati, cea mai
eficienta solutie este amenajarea mai multor mese la care sa fie plasati invitatii. Este
de preferat ca acestea sa fie rotunde, egale, cu 8-10 locuri. Masa de onoare este preferabil
sa fie plasata departe de u~a de intrare ~i de u~a prin care se face servirea.

De asemenea, aceasta trebuie sa aiba acces facil la microfonul care este

amplasat pentru a se adresa toasturi sau alocutiuni celor prezenti, de catre gazda ~i
invitatul de onoare.
Din punct de vedere stilistic, in ultimii ani s-a renuntat la plasarea mesei de
onoare pe o estrada, masa fiind in forma dreptunghiulara, cu invitatii importanti
a~ezati pe o singura latura, cu fata catre ceilalti participanti.
Este, insa, in continuare utilizata masa de onoare dreptunghiulara, cu locurile
ocupate pe o singura parte, plasata pe latura lunga a salii in care are lac evenimentul.
Regulile de plasare la o asemenea masa respecta, in principiu, acelea~i reguli - gazda
va ocupa centrul, eventual impreuna cu invitatul de onoare, care va sta in dreapta,
iar ceilalti ocupa alternativ locurile din dreapta ~i stang.a fata de acest centru.

Nu exista un invitat de onoare, centrul este ocupat de gazda;

numarul persoanelor este impar

30
Exista un invitat de onoare care ocupa ,mpreuna cu gazda centrul mesei,
acesta fiind plasat ,n dreapta; numarul persoanelor este par

I
P6

I
In cazul in care sunt invitate cupluri, se vor res.pecta urmatoarele reguli: gazda
~i invitatul de onoare vor ocupa centrul mesei, cu invitatul de onoare in dreapta
gazdei; sotia gazdei va sta in dreapta invitatului de onoare, iar sotia invitatului de
onoare in stanga gazdei - cele doua cupluri vor ocupa centrul mesei; in continuare
se va aplica regula alternarii sexelor, evitandu-se plasarea femeilor la margine in
conditiile in care centrul este ocupat de barbati.
Au fast invitate cupluri, iar invitatul de onoare este barbat; se va evita plasarea
femeilor la marginea mesei, in condi\iile ,n care centrul este ocupat de barbati; din
acest motiv vor fi plasa\i in margine barba\ii 83 ~i 84; sotiile acestora
vor lua lac la celelalte mese.
Au fast invitate cupluri, iar invitatul de onoare este femeie; in aceste condi!ii nu este
o problema faptul ca una dintre femei va sta la margine.

Tn cazul in care,sunt ?i invita!i straini ?i localnici, se va aplica, pe lilnga regula

alternaYii sexelor ?i regula alternarii strainilor cu localniciL

§4. A~ezarea la un prezidiu

Dispunerea locurilor la un prezidiu trebuie sa se faca in a1;,a fel incat locurile
centrale sa fie ocupate de cele mai importante persoane. Astfel, in cazul in care nu
avem un invitat de onoare, locul central va fi ocupat de persoana cea mai importanta
din partea organizatorilor.
Urmatorul loc, ca importanta este eel din dreapta 1;,efului institutiei sau companiei,
urmatorul eel din stanga 1;,i a1;,a mai departe. in aceasta situatie este preferabil
ca numarul locurilor la prezidiu sa fie impar pentru a evidentia foarte clar persoana
cea mai importanta care se afla in prezidiu.
in situatia in care avem un invitat de onoare, acesta va fi plasat pe centru, in
dreapta 1;,efului institutiei sau companiei organizatoare.

In continuare locurile vor fi ocupate in ordine ierarhica, incepand cu dreapta

invitatului de onoare, alternand stanga cu dreapta, pana la marginea mesei. Este
preferabil ca numarul persoanelor care se afla in prezidiu sa fie par pentru ca :;,eful
institutiei sau companiei organizatoare impreuna cu invitatul de onoare sa ocupe
centrul prezidiului.
Fiecare merribru al prezidiului va avea in fata o placuta cu dub la fata pe care
vor fi trecute numel~ $i functia fiecaruia.
'.(

In conditiile in care se urea in cortegiu catre un prezidiu, aceasta se va face

in ordinea a:;,ezarii la prezidiu, incepand de la stanga la dreapta. Pentru a respecta,
insa, in mod riguros regulile de protocol, este de preferat ca toti ceilalti membri ai
prezidiului, cu exceptia ~efului institutiei sau companiei organizatoare ~i a invitatului
de onoare, daca este cazul, sa i~i ocupe locurile in prealabil, instalarea la prezidiu

31
~i a celor doi marcand inceputul evenimentului.

§5.. Amplasarea pentru o conferinta

Modul in care este amenajata o sala de conferinta are o influenta decisiva
asupra bunei desfa~urari a lucrarilor acesteia. Sala trebuie sa fie sufi.cient de mare
pentru a permite participantilor :;,i delegatiilor care ii insotesc sa stea la o distanta
confortabila, pentru a asigura o distributie efi.cienta a mesajeloqi documentelor ~i
pentru a permite persoanelor sa se deplaseze fara a-i deranja pe ceilalti. Aerisirea :;,i
iluminarea acesteia sunt, de asemenea, importante.
Fiecare delegat care urmeaza sa participe activ la discutii va avea in fata o
placuta pe care ii va fi trecut numele :;,i, eventual, functia. Placutele vor avea dubla
fata - atat pentru interlocutorii care vor ~ti cui se adreseaza, cat :;,i pentru fiecare
participant pentru a-~i identifica cu u~urinta propriul lac. De asemenea, vor fi a~ezate
la indemana fiecaruia apa, bauturi racoritoare :;,i pahare.
Forma mesei sau a meselor :;,i dispunerea lor vor fi alese in functie de numarul
participantilor, de prezenta unei persoane care prezideaza conferinta :;,i toate celelalte
pE:rsoane tehnice care participa.
Dispunerea tuturor partilor trebuie sa corespunda nevoilor de comunicare
intre acestea. Se vor aplica regulile ordinii protocolare, deja amintite, cum ar fi ordinea
alfabetica. Spre deosebire de organizarea unui dineu, in aceasta situatie principalul
obiectiv este acela de a asigura o buna negociere intre toate partile prezente.

-----
gazda
delegaJia

--∙--∙----
delegatia invitati

delegatiei
~-∙ 1eful

invitate

Dispunerea in cazul in care sunt doua delegatii care poarta negocieri. ~efii
celor doua delegatii vor sta fata in fata la mijlocul mesei, iar restul membrilor
delegatii lor se vor a~eza conform regulilor deja mentionate, in ordine ierarhica,
incepand cu locul din dreapta ~efului delegatiei din care face parte .

Dispunerea in cazul in care sunt patru delegatii participante. ~efii delegatii lor
vor ocupa locurile din mijlocul mesei fiecarei delegatii.

Dispunerea in cazul in care avem ?ase delega1iL ~efi i de delegaiii vor ocupa
locurile de la masa centrala rotunda.
§6. Reguli privind amplasarea in ma~ina, urcarea
pe puntea unui vas sau a unui avion
In situatia in care deplasarea se face cu ma~ina, exista o serie de reguli de
eticheta care trebuie respectate.
Astfel, intr-o ma~ina oficiala sau intr-un taxi locul de onoare este in spate, pe
diagonala cu ~oferul. Urmatoarele locuri ca importanta sunt eel din spatele ~oferului
~i apoi eel de langa ~ofer. Daca autoturismul are strapontine, locul al treilea este

32
eel din fata locului de onoare, al patrulea este eel din fata celeilalte persoane a~ezate
pe bancheta din spate, iar al cincilea este eel de langa ~ofer
0 persoana aflata singura intr-un taxi, se va a~eza pe bancheta din spate, pe
diagonala cu ~oferul. De altfel, in. unele state ale lumii nici nu este permisa a~ezarea
in fata, langa ~ofer.
in cazul in care doua femei ~i un barbat sau doua femei ~i doi barbati merg
impreuna cu ma~ina, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai in varsta
stand pe diagonala cu ~oferul, iar al barbatilor in fata. Daca doi barbati insotesc o
femeie, eel mai in varsta sau superior in grad va sta pe bancheta din spate, in spatele
$Oferului, iar al doilea barbat in fara.
Intr-o ma$ina particulara, condusa de insu$i proprietarul autovehiculului,
locul de onoare va fi langa acesta, dupa care, in ordinea importantei, urmeaza locu l rile de pe bancheta
din spate, primul fiind eel
de pe diagonala cu $Oferul, apoi eel din spatele
$Oferului. Eticheta cere ca proprietarul sa fie
ultimul care se urea in ma$ina, intrucat el este .
eel care trebuie sa-$i ajute invitarH, la nevoie 1
sa ia lac in autoturism $i sa verifice daca portierele
ma$inii sunt bine inchise. Tot conform
acelora$i norme, el este eel care coboara primul
$i ii ajuta pe invitati sa iasa din autovehicul. In
situaria in care la volan este o femeie, iar intre
invitati se afla $i barbati, misiunea de a verifica
portierele la plecare $i de a le deschide la sosirea
la destinatie revine unuia dintre barbati, respectiv
celui mai tanar sau mai mic in functie.

In ceea ce prive$te deplasarea sau participarea

la un eveniment care are lac pe puntea
unui vapor, persoana cea mai inalta in rang este cea care calca prima pe punte $i
prima care parase$te puntea, indiferent de pavilionul arborat.
La ceremoniile de pe aeroport, oficialitatile sunt cele care se imbarca ultimele
$i debarca primele. Ratiunea acestei ordini protocolare este aceea de a nu a$tepta
dupa celelalte persoane care il insoresc in calatorie pana i$i plaseaza bagajele de
mana $i i$i ocupa locul, <lat fiind spatiul relativ restrans.
§7. Alte reguli de eticheta

Pe strada, prioritatea de trecere este urmatoarea: femeia trece inaintea barbatului,

eel mai in varsta inaintea celui mai tanar, persoana cu grad superior inaintea
celui inferior.
Initiativa de a intra in discutie apartine femeii, celui mai in varsta sau mai
mare in grad, cu exceptia cazurilor cand sunt de comunicat probleme urgente $i
importante pentru interlocutori.

La urcarea in mijloacele de transport public se da intaietate femeilor, persoanelor

mai in varsta ~i superiorilor in grad. La coborare se procedeaza invers - barbatul
sau persoana mai tanara coboara primii ~i
ajuta apoi femeile sau pe cei mai in varsta.
intr-un restaurant sau alt loc public in
care se afla persoane a~ezate pe scaune, barbatul
este eel care intra p~irn:til; fiind urmat de
femeie. Logica este aceea 4~·a nu se simti jenata
pentru ca in momentul in care se intra intr-o
incapere privirile celor prezenti se indreapta
instinctiv catre u~a.

33
in momentul in care se intra intr-o cladire
careia trebuie sa i se deschida u~a de catre
cei care vin, barbatul este eel care va merge cu
un pas inainte pentru a-i deschide u~a femeii.
in momentul in care se ia loc pe un scaun
sau un fotoliu, femeile vor sta fie cu genunchii
apropiati, fie picior peste picior, cu gamba piciorului de deasupra lipita de cealalta.
in ceea ce ii prive~te pe barbati, ace~tia vor sta fie cu genunchii apropiati, fie picior
peste picior.

Sectiunea a 4-a • Etapele de organizare ~i modl:11

de desfas• urare a evenimentelor
sociale
Pentru o buna desfa~urare a unui eveniment este foarte important modul in
care acesta este conceput ~i felul in care sunt derulate toate activitatile prealabile.
In continuare vor fi enumerate toate etapele care trebuie avute in vedere:
a) Identificarea obiectivului pentru care este organizat evenimentul
b) Alegerea tipului de eveniment care va fi organizat
c) Stabilirea listei de invitati
Acest fapt se face, in mod obligatoriu, in urma consultarii cu persoana in
numele careia se adreseaza invitatiile. Daca pentru un dejun, dineu sau ceai cu
caracter privat este u~or de stabilit o astfel de lista, afinitatile personale fiind criteriul
principal de alegere, in cazul receptiilor, cocktailurilor ~i al celorlalte reuniuni
cu caracter oficial sau de afaceri, intocmirea listei este o operatiune dificila.
Dificultatea rezulta din multitudinea criteriilor care trebuie avute in vedere privind
alegerea persoanelor care trebuie avute in vedere, din sensibilitatile oamenilor fata
de invitarea lor sau nu la o manifestare protocolara ~i din imposibilitatea materiala
de a-i invita, in acela~i timp, pe toti cei care s-ar considera indreptatiti sa participe
la evenimentul respectiv.
Astfel, pentru receptii, cocktailuri, vin d'honneur, unul dintre criterii este
obiectivul organizarii evenimentului, ceea ce permite includerea pe lista in primul
rand a categoriilor de oficiali ~i a altar persoane care activeaza in domeniul respectiv
sau au afinitati cu acesta. De exemplu, la o actiune consacrata vizitei imei delegatii
straine, vom avea in vedere, in primul rand, omologii membrilor delegatiei ~i oficialii
sau reprezentantii companiilor care au relatii cu tara de unde vine delegatia sau
sunt interesate de stabilirea unor relatii cu aceasta.in cazul dejunurilor sau dineurilor oficiale - mai
putin al celor la nivel inalt -
este bine sa se aiba in vedere ca, pe cat posibil, sa fie invitata cate o singura personalitate
de prim rang, in onoarea careia, de regula, se ofera dejunul sau dineul, pentru
a permite gazdei sa-i acorde atentia cuvenita
. Prezenta a doua sau mai multor figuri
marcante la acela~i dejun sau dineu poate prilejui unora dintre ele nemultumirea de
a nu se fi bucurat de atentia a~teptata.
Un alt detaliu care trebuie avut in vedere la stabilirea listei de invitati este
forma mesei $i numarul de locur( la aceasta, spre a evita ca persoane importante sa
fie a$ezate pe locuri marginale, fapt care, in mod firesc, le va nemultumi.
d) Consultart!a telefonica a eel or vizati ,, .
Dupa ce proie;:-ctul listei de invitati a fost intocmit, cu exceptia receptiilor,
cocktailurilor $i a vin a'honneur, pentru celelalte actiuni protocolare se trece la consultarea
telefonica a celor vizati, spre a vedea daca pot accepta invitatia. Aceasta
activitate se desfa$oara prin secretariatele sau compartimentele de protocol ale gazdelor
$i ale celor invitati. Este politicos sa se raspunda in aceea$i zi s~u a doua zi,
pentru a permite organizatorului actiunii sa invite o alta persoana, in cazul primirii
unui raspuns negativ din partea celui initial avut in vedere. Acest raspuns trebuie

34
dat in termeni politico$i, multumindu-se $i exprimandu-se regretul de a nu putea
participa. Primirea confirmarii verbale a participarii nu exclude necesitatea trimiterii
unei invitatii tiparite, aceasta dandu-i invitatului certitudinea ca actiunea despre
care a fost anuntat va avea loc $i oferindu-i, spre aducere aminte, elemente asupra
datei $i locului de desfa$urare.
In cazul receptiilor, cocktailurilor $i vin d'honneur-ului, se poate accepta, din
motive intemeiate, inlocuirea invitatului initial cu o alta persoana desemnata de el.
La dejunuri $i dineuri acest fapt este inacceptabil, deoarece lista invitatilor $i planul
de aranjare la masa este conceput tinandu-se cont de rangul fiecarui invitat. Se pot
face exceptii in cazuri cu totul speciale, cand o institutie publica sau o companie
foarte importanta trebuie sa fie prezenta, cu orice pret, la actiunea in cauza, $i, in
acest caz se va modifica aranjamentul initial al mesei, operatiune absolut necesara
din punct de vedere protocolar, pentru ca precaderea nu se deleaga.
e) Elaborarea textului invitatiei
Textul invitatiei trebuie vazut $i aprobat de persoana care va avea in mod formal
rolul de gazda. Continutul unei invitatii trebuie redactat intr-o anumita forma
( detalii in acest sens sunt precizate in capitolul III, sectiunea a 5-a, §2, al prezentei
lucrari) $i trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:
Cine invita $i numele celui care este invitat
Pentru receptiile $i dineurile oferite de capete incoronate, invitatiile nu sunt
adresate de catre imparat sau rege, ci de primul-ministru sau de ministrul
Casei Regale, cu mentiunea ca o fac din ordinul suveranului lor
Motivul $i natura evenimentului

In cazul in care locul de desfa~urare a actiunii este mai putin cunoscut, se va

indica modul prin care se poate ajunge la destinatie, anexandu-se o schita
a traseului de urmat. De asemenea, se va indica ~i locul in care se va putea ·
parca, pentru invitatii care nu sunt oficialitati
Tinuta vestimentara solicitata ..
Daca invitatia este adresata;doar destinatarului sau poate sa vina insotit
~--
Datele de contact la care se poate raspunde la R.S.V.P. (repondez, s'il vous
plaft)
Detaliile referitoare la modul in care se raspunde a rugamintea R.S.V.P. sunt
prezentate la capitolul III, sectiunea a 5-a, §2 al prezentei lucrari.
f) Conceperea grafica a invitatiei ~i alegerea suportului pe care va fi
tiparita
Invitatia tiparita va fi primul contact pe care invitatii il iau cu evenimentul
care este pregatit. Din acest motiv, ea trebuie sa respecte toate regulile care tin de
identitatea grafica a institutiei sau a companiei care o trimite ~i, in acela~i timp,
trebuie sa aiba stilistica in concordanta cu evenimentul pe care il anunta. Toate
aceste conditii se pot indeplini prin conceptia grafica a acesteia ~i prin cartonul ales
ca suport.

g) Scrierea numelui ~i a contactelor destinatarului pe invitatie ~i pe plic

Ca expresie a curtoaziei fata de anumiti invitati, este preferabil ca numele
acestora, precum ~i datele de pe plic sa fie scrise de mana.
h) Transmiterea invitatiilor prin curier
Transmiterea invitatiilor prin curier trebuie facuta din timp, ca un semn al
respectului fata de destinatarii lor. Astfel, o invitatie la o receptie sau cocktail este
de dorit sa ajunga la invitat cu 10-14 zile inaintea evenimentului, iar pentru dineuri
sau dejunuri cu 2-3 saptamani inainte. In cazul inaltilor oficiali, chiar daca invitatia
propriu-zisa este trimisa cu trei saptamani inainte, detaliile referitoare la eveniment

35
~i acordul privind participarea sunt transmise cu cateva luni inainte, prin directiile
de protocol.

i) Stabilirea meniului
Stabilirea meniului trebuie facuta avandu-se in vedere obiectivul pentru care
a fost organizat evenimentul, natura acestuia, precum ~i ora la care se va desfa~ura ..

in cazul participarii unor oaspeti straini - mai ales daca este vorba de dejun sau
dineu - se va tine cont, de asemenea, de traditii culinare sau de rigori religioase pe
care ace1;,tia trebuie sa le respecte.
Este recomandat ca 1;,i meniul sa fie vazut 1;,i aprobat, In prealabil, personal
de catre gazda. in cazul dejuμu~ilc:ir· sau dineurilor oficiale, meniul se va tipari pe
un carton special 1;,i se va plasa pe masa In dreptul fiecarui invitat (pe farfurie sau In
dreptul furculitelor) sau, In cJzul unor evenimente mai putin formaleva exista cate
un exemplar pentru doua-trei persoane.
j) Aranjarea salii
Aranjarea salii in care va avea loc evenimentul presupune amplasarea mesei
sau a meselor 1;,i barurilor, dotarea acestora cu fete de masa, tacamuri si pahare corespunzatoare,
stabilirea atenta a modului de decorare cu flori a salii si a meselor.

k) Alegerea modului de servire

Alegerea modului de servire este o alta etapa a organizarii unui asemenea
eveniment. Astfel, la unele cocktailuri, atat mancarurile, cat 1;,{ bauturile pot fi servite,
toate, pe ta.vi purtate, printre invitati, de catre chelneri, dupa cum, la cocktailurile
mai bogate 1;,i la receptii, preparatele culinare se a1;,aza pe mese, de unde fiecare
oaspete, eventual ajutat de chelneri, se poate servi, iar bauturile se ofera de la baruri
special amenajate, in aceea1;,i Incapere.
in unele cazuri, oaspetii raman in picioare pe toata durata actiunii 1;,i sunt
plasate mese inalte pe care se pot pune farfuriile 1;,i paharele, in altele, mai ales_ la
receptii, pot fi amplasate, In diferite locuri din sala, mese mici cu scaune, pentru ca
invitatii sa se poata a1;,eza atunci cand doresc sa manance sau sa bea.
Pentru dejunuri 1;,i dineuri se poate avea In vedere fie servirea, de catre chelneri,
a oaspetilor a1;,ezati la o masa sau la mai multe mese, fie organizarea de bufete,
cu preparatele expuse, de unde fiecare se serve1;,te 1;,i apoi se a1;,aza la mesele anume
pregatite, dotate cu tacamuri 1;,i pahare, urmand ca bautura sa le fie servita de catre
chelneri, la masa.

1) Plasarea la masa
Pentni dejunuri 1;,i dineuri se va intocmi planul de plasare la masa, in ordinea
. protocolara, a invitatilor - chestiune deosebit de importanta, prin care dovedim atat
cunoa1;,terea regulilor dupa care aceasta se face, cat 1;,i respectul pe care ii purtam
invitatilor. Legat de aceasta, respectarea stricta a regulilor de precadere este singura
chestiune care trebuie avuta In vedere. in acela1;,i timp, insa, este de avut In vedere

alternantafemei-barbati, iar in cazul actiunilor cu oaspeti straini, intercalarea acestora

cu participantii locali la masa respectiva. Detalii referitoare modul de plasare la
masa sunt descrise in capitolul III, Sectiunea a 3-a, §3, al prezentei lucrari.
Pentru indicarea locurilor la masa, se va scrie, pe cartoane a~ezate in dreptul
fiecarui loc, numele invit,a~t,Il_ui !;ii, eventual, functia acestuia, daca este o actiune
oficiala importanta. in cazul in care sunt inalti demnitari, iar numarul acestora este
.\

mic, nu se va pune un asei:nenea carton, fiecare dintre ace!;itia fiind condus personal
la locul lui de catre un reprezentant al gazdei.

36
Planul de a~ezare la mese se va afi~a pe un suport spedal, inaintea intrarii in
sala in care va avea loc dineul sau dejunul, pentru a putea fi consultat de catre toti
invitatii. in cazul in care este un numar mare de participanti, care vor fi distribuiti
la mai multe mese, planul de a~ezare va fi organizat pe mese, iar invitatii de la fiecare
masa vor fi comunicati in ordine alfabetica, pentru o mai rapida identificare
a locului (Ia masa, bineinteles, nu se vor a!;ieza in ordine alfabetica, ci in functie de
cartonul cu numele fiecaruia, dispus conform regulilor de a~ezare la masa). La fiecare
masa poate exista !;ii un plan al acesteia, pentru a evita ca invitatii sa se invarta
in jurul acesteia pentru a-!;ii identifica propriul loc.
m) Pregatirea discursurilor si a toasturilor

Daca in cadrul evenimentului se va tine un discurs sau un toast, este necesara

pregatirea in acest scop a unui punctaj de idei sau a unui text comp let, pentru gazda.
La receptii, discursurile se pronunta la inceputul manifestarii, iar la dejun sau dineu,
de obicei, toastul se tine spre sfar~it, la servirea desertului. Sunt !;ii cazuri cand se
convine efectuarea schimbului de toasturi la inceputul dejunului sau dineului.
Toastul se tine in onoarea unei persoane, de obicei a invitatului de onoare, !;ii
se incheie prin ridicarea paharului, cu formula Ridic acest pahar fn onoarea ... sau
Sa ridicam paharul pentru ... Primul toast este al gazdei, careia i se raspunde de catre
invitatul de onoare. Atunci cand are loc un schimb oficial de toasturi, gazda trebuie
sa trimita oaspetelui principal copia textului pe care are intentia sa-1 rosteasca, pentru
a-i permite sa pregateasca raspunsul. La reuniuni politice importante, raspunsul
oaspetelui se comunica !;ii el dinainte gazdei.
in cazul unor dejunuri sau dineuri pentru oaspeti straini, a caror limba difera
de cea a gazdelor, se convine in prealabil, intre responsabilii de protocol, asupra limbii
care urmeaza a fi folosita la pronuntarea toasturilor. Fiecare i~i poate pronunta
toastul in limba sa, cu conditia asigurarii prealabile a traducerii ~i a imprimarii
textelor respective in limba eeleilalte parti. Procedandu-se astfel, la venirea la masa,
fiecare invitat trebuie sa aiba langa farfuria sa textul celeilalte parti tradus in limba
care ii este accesibila.
Astazi organizarea amintitelor reuniuni a incetat sa mai fie o simpla actiune
de curtoazie protocolara, devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosit
in mod adecvat, poate permite atat realizarea unor contacte mai stranse intre
participanti, cat $i c;iiscutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munca.
... . : ~,

Reu$ita $i atingerea obiectivului pentru care a fost organizat evenimentul

depind atat de oport unitatea actiunii $i de alegerea invitatilor, cat $i de priceperea
$i tactul cu care gazda invita, prime$te $i, mai ales, se ocupa de ace$tia.
In ceea ce prive$te receptiile, cocktailurile $i vin d'honneur, o preocupare
deosebita a gazdelor trebuie sa fie atentia fata de oaspeti, pe timpul desfa$urarii
actiunilor respective urmarind sa se intretina cu cat mai multi dintre ace$tia, in
special cu personalitatile marcante.
Dejunurile $i dineurile trebuie sa urmareasca un obiectiv precis, sa constituie
o activitate in sensul propriu al cuvantului, sa contribuie la sustinerea $i dezvoltarea
activitatilor organizatorului, la largirea $i intarirea contactelor cu persoanele
invitate.

Intrucat plasamentul la masa este - a$a cum am mai aratat - o chestiune foarte
sensibila, trebuie fa.cute unele precizari. Aslfel, lucul <le unuare rezervat persoanei
celei mai importante care participa la dejun/dineu este fie la mijlocul mesei, in fata
gazdei, fie la dreapta gazdei, in functie de forma mesei $i de modul de a$ezare la
masa, urmatorul loc in ordinea importantei fiind eel din stanga gazdei, alternanduse,
in continuare, dreapta-stanga. Locul de onoare trebuie stabilit, intotdeauna, pe
latura care ofera privirii ocupantului, in functie de configuratia incaperii, fie U$a de

37
intrare, fie fereastra, daca u~a este laterala, fie, in cazul in care $i u~a $i fereastra sunt
a$ezate lateral, perspectiva cea mai larga.
Plasamentul se face intotdeauna dupa ce a fost stabilita ordinea de precadere
a participantilor, atat la barbati, cat ~i la femei, tinandu-se seama de functiile acestora.
La nivel egal, vechimea in functie $i apoi varsta sunt cele care se iau in considerare.
Pentru ambasadori, data prezentarii scrisorilor de acreditare, iar pentru
ceilaJti diplomati gradul $i vechimea la post sunt criteriile pe baza carora se poate
stabi1i ordinea de precadere. Femeile vaduve sau divortate au precadere - in principiu
- asupra celor necasatorite, atunci cand acestea din urma nu au functii. Detalii referitoare la a$ezarea la
masa sunt prezentate in capitolul III, Sectiunea a 6-a, §3,
al prezentei lucrari.
La mesele-bufet, care se organizeaza atunci cand se dore$te invitarea unui
numar mai mare de persoane, nu se face un plan de plasament. Totu$i, . pentru a
marca atentia deosebita acordata oaspetelui de onoare, gazda va avea grija sa se
a$eze la masa la care se afla deja invitatul de onoare sau sotia acestuia, sau sa-1
ghideze pe unul dintre ace$tia spre o masa uncle sa ia lac impreuna. Acela$i lucru
urmeaza sa-1 faca $i soiia gaidei cu sotul/sotia oaspetelui de onoare sau cu o alta
persoana importanta, das:a invitatul de onoare a venit singur.
Sectiunea a 5-a
'
lnvitatia
'
A face o invitatie este un gest important al vietii sociale. Din acest motiv,
acest act de comunicare este marcat de un anumit formalism care trebuie sa sprijine
obiectivele pentru care se organizeaza evenimentul, reu$ita evenimentului in
sine, dar $i imaginea publica a celui care il organizeaza. De modul in care invitatia
este formulata depinde raspunsul favorabil la aceasta. Ea functioneaza ca un aide
memoire pentru cei care au acceptat-o deja verbal.
Fiind primul mesaj care este transmis referitor la evenimentul care urmeaza
sa aiba lac, este important ca invitatia sa creeze o reactie favorabila. Dincolo de prestigiul
expeditorului, la aceasta reactie contribuie $i prezentarea grafica a acesteia,
precum $i continutul, respectiv modul de formulare.
Invitatia scrisa poate urma unui acord de principiu care a fast dat telefonic
sau in urma unei discutii personale. Chiar $i intr-o asemenea situatie, invitatia
scrisa are in continuare un rol bine definit $i anume acela de a da everiimentului un
caracter personal $i de a confirma informatiile referitoare la motivul, natura, data $i
locul intalnirii. Are, de asemenea, avantajul de a stabili cu strictete cine este invitat
$i cine nu.
Formularea textului invitatiei, pe langa rolul pe care il are in organizare, ca
eta pa a acesteia, il are $i pe acela de a stabili elementele esentiale ale evenimentului,
care odata invitatia trimisa devin definitive.

Cum stabilim detaliile care urmeaza a fi transmise prin invitatie. Proiectarea

evenimentului care urmeaza a fi organizat depinde de obiectivele care sunt
avute in vedere, dar ~i de persoanele care vor fi prezente. Pentru ca despre un eveniment
se poate spune ca a fost organizat cu succes nu numai daca a fost organizat
impecabil, ci ~i daca a fost onorat de persoane care prin profilul lor aduc un plus de
prestigiu organizatorului.
Din acest motiv, in momentul in care ne propunem orgariizarea unui eveniment,
este foarte importanta ~i stabilirea invitatilor care vor fi prezenti. Nu acesta
este momentul la care;trel:mie sa avem o lista completa a invitatilor, ci doar acela la
. , -",

care trebuie sane asigtJram ca un eventual invitat de onoare este disponibil ~i ne va

onora cu prezenta. De Jsemenea, acelea~i asigurari trebuie luate ~i referitor la ceilalti

38
invitati importanti care, prin prezenta lor, due la succesul evenimentului.
In functie de rangurile invitatului de onoare ~i ale celorlalti invitati importanti,
disponibilitatea acestora trebuie verificata cu 6-12 luni inainte. Aceasta se face
prin contactarea cabinetelor acestora, eel mai frecvent prin e-mail, prin asistentul
sau ~eful de cabinet al organizatorului.

§1. Pe cine invitam

Conceperea listei invitatilor la un eveniment este determinata de obiectivul
cu care este organizat acesta, de importanta persoanei sau delegatiei in cinstea
careia este organizat, precum ~i de nivelul la care este organizat acesta.
In cazul in care evenimentul este unul cu participare internationala, daca
natura ~i prilejul cu care este organizat evenimentul permit, este recomandat sa
existe un echilibru intre nivelul ~i numarul invitatilor straini ~i eel al reprezentantilor
tarii gazda. Acest fapt va permite tuturor participantilor sa gaseasca mai u~or
subiecte de discutie. Pentru ca obiectivul principal al evenimentelor sociale, indiferent
de natura lor, este acela de a oferi un cadru care sa permita irivitatilor sa
se cunoasca ~i sa poarte conversatii. Mai precis, sa socializeze. Meniurile, decorurile,
programele artistice ~i alte activitati organizate nu sunt decat mijloace care au
menirea de a-i aduce pe invitati laolalta.
In comunitatea diplomatica sau consulara este foarte bine inteleasa nevoia
fiecaruia_ de a-~i face repede cat mai multe cuno~tinte. Acesta este ~i motivul pentru
care, in mediul diplomatic, sunt invitate persoane care ocupa anumite functii chiar
daca nu au fost prezentate in prealabil ~i chiar daca nu ati primit o invitatie similara
din partea lor.

Tot in mediul diplomatic, atunci cand se organizeaza un eveniment ~i sunt

invitati membri ai guvernului tarii gazda, atunci evenimentul devine oficial, indiferent
cum a fast conceput initial ~i, in consecinta, se aplica protocolul international.
In situatia in care se dore~te organizarea unui eveniment institutional sau
corporatist, pentru a nu avea ni_st~n fel de dificultate ~i niciun fel de repro~ din
partea persoanelor care nu vor fi invitate, in functie de specificul sau tema evenimentului
se var invita persoatie din categorii ce corespund acestora. Criteriile pot
sa nu fie, insa, intotdeauna extrem de dare. Alegerea invitatilor fiind determinata
de prilejul evenimentului, nu este intotdeauna posibil sa desemnezi institutii sau
grupari autorizate ~i perfect omoloage. De exemplu, pentru a primi membrii unei
delegatii straine, vom putea face apel la omologii lor locali, invitandu-i sau nu pe
superiorii lor ierarhici.
Daca este indicat sa stabilim categorii conform carora vom face lista invitatilor,
e ~i mai important sale respectam. Daca este necesar sa facem anumite derogari,
atunci este important sa identificam criteriul unic conform caruia cineva este invitat
~i altcineva, cu acela~i statut, nu.
Un alt criteriu dupa care vor fi selectati invitatii, in cazul unei participari
internationale, consta 111 limLile vurLite <le ace~tia. Este preferabil ca ace~tia sa poata
conversa intr-o limba de circtilatie internationala. Invitatul care nu cunoa~te nicio
limba de circulatie internationala, dar a carui prezenta este dorita in mod deosebit,
va fi invitat impreuna cu interpretul sau.
La evenimentele unde este necesara invitarea diplomatilor, va trebui sa se
evite participarea acelora care reprezinta tari care nu au relatii intre ele. Daca totl.i~i
la o masa mai larga este inevitabila invitarea acestora, gazda va trebui sa aiba in
vedere un astfel de plasament, incat, chiar daca ordinea de precadere o cere, locurile
lor sa nu fie alaturate.
Tinand cont de faptul ca la un dineu sau la o receptie, conversatia, ~i nu
meniul, cum ar fi tentati sa credem, <lamina evenimentul, trebuie sa nu pierdem din

39
vedere c;a reu~ita acestora tine de diversitatea cercurilor reprezentate ~i de afinitatile
existente sau potentiale dintre persoane. De cele mai multe ori, aceste conditii nu
sunt indeplinite atunci cand sunt invitate doar oficialitati. De aceea, este indicat
sa nu evitam adaugarea pe lista de invitati a unor persoane care aduc un element
de eterogenitate, favorabil unei comunicari mai bune. Acest fapt este cu atat mai
admisibil cu cat, la o masa, sunt implicati in primul rand invitatii ca persoane, vor fi selectate din
randul celor cu notorietate pozitiva ~i o reputatie excelenta in
domeniul lor, fie ca e vorba de arta, sport, litere, afaceri sau din mediul universitar.
Ele vor avea avantajul de a fi bine vazute ~i U!;>Or acceptate de ceilalti invitati, a caror
prezenta se datoreaza in primul rand caracterului oficial al evenimentului.
In cazul eveni~erttefor formale, facand lista invitatilor, vom avea in vedere
dispunerea la masa a acestora ~i problemele de natura protocolara care pot aparea
prin prezenta anumitor invitati. Astfel, daca vor fi mai multi invitati de onoare, va fi
dificil sa i se atribuie fiecaruia locul potrivit. Din acest motiv, este indicat sa nu fie
invitate simultan doua oficialitati de rang egal, daca nu poate fi asigurata o consideratie
egala pentru ambele.
In cazul in care la un eveniment exista un invitat de onoare, este recomandat
ca acestuia sa i se aduca la cuno~tinta in prealabil lista celorlaJti invitati. Daca
evenimentul este organizat de catre o misiune diplomatica i;,i sunt invitati oficiali ai
tarii gazda, atunci evenimentul trebuie sa aiba nivelul de formalism care sa evidentieze
precaderea, iar lista invitatilor este recomandat sa fie, de asemenea, adusa la
cunoi;,tinta acestora.
In concluzie, lista invitatilor trebuie conceputa in ai;;a fel incat sa favorizam
un climat de armonie, evitand aducerea laolalta a persoanelor incompatibile, dar in
acelai;,i timp oferind invitatilor noi;,tri ocazia de a face noi cunoi;,tinte.
§2. Cum redactam invitatia

lnvitatiile au marea titilitate de a ne asigura ca mesajul va fi bine inteles,

evident, cu conditia ca el sa fie bine redactat. Mesaj in sensul strict al termenului,
cartonul de invitatie trebuie sa transmita o informatie precisa, corespunzatoare ~i
suficienta, dar cu o mare economie de cuvinte. Invitatia reprezinta, de fapt, un rezumat
cat se poate de concis al evenimentului anuntat. Stilul trebuie sa fie curgator,
fara repetari. Textul trebuie sa fie format dintr-o singura fraza, pentru a putea fi citit
dintr-o data.
Textul invitatiei trebuie, de asemenea, sa cuprinda urmatoarele informatii:
Cine invita
Conform carei formule de curtoazie
Cine este invitat
Ince scop
Cand are loc evenimentul
Ince loc
Cum putem raspun.de
Care este tinuta ves
1

dm(!rifara
Cum se ajunge acolol-

Cine invita
Caracterul oficial al unei invitatii este determinat de titlul care o justifica. Este
o forma de exprimare a puterii sale. Din acest motiv, invitatia oficiala cuprinde doar
titlul gazdei, nu ~i numele acesteia. De exemplu Pre$edintele Romaniei ... Adaugarea
numelui expeditorului nu este gre~ita in conditiile in care acesta nu se bucura de o
notorietate ridicata.
In cazul in care invitatia se face din partea unui cuplu, persoanei care dettne

40
un titlu i se va trece doar acesta, iar celuilalt sot prenumele ~i numele - Ex. Doamn'a
Ministru al Sanatatii $i Domnul Ion Georgescu ... Inainte, cutuma cerea ca un cuplu
sa fie invitat tot de un cuplu, cu exceptia eclezia~tilor, a celibatarilor sau in cazul in
care absenta sotiei gazda era prevazuta. 1n prezent, aceasta nu mai este o conditie.
in cazul in care invitatia se face iri numele mai multor persoane formula folosita
va fide tipul Pre$edinte companiei ... $i membrii consiliului de administratie au
onoarea de a va invita ... Este de preferat sa se evite formula ... au placerea de ...
1n situatia in care la evenimentul organizat va fi prezenta o personalitate
mult mai importanta decat cea care adreseaza invitatia, in functie de situatie, se vor
folosi formule de tipul urmator:
Pre$edintele Inspectoratului $colar ... , Domnul ... , are placerea de a va invita
la inaugurarea $co/ii Generate ... de catre Ministrul Educatiei sau
Ministrul ... , Domnul ... , va roaga sci fifaceti onoarea de a participa la o cina
fn prezenta Majestatii Sale ... sau
Sub fnaltul patronaj al Pre$edintelui Romaniei, Pre$edintele Institutului Cul~
tural Roman, Domnul ... , are onoarea de a va invita la inaugurarea expozitiei ... , fn
prezenta Ambasadorului Romaniei fn Italia, Excelenta Sa Domnul ...
invitatie este norninala sau personalizata daca intextul acesteia este scris,
de obicei de mana, numele invitatului, intr-un spatiu rezervat in acest scop. In cazul
in care numele destinatarului nu este inclus in textul invitatiei, aceasta este obi~nuita.
Forrnule pentru invitatia forrnala:
... are onoareq_ de a invita pe ... so. participe la ...
~ .:•J:.'

... are onoarea de ,a invita pe ... so. asiste la ...

... roaga pe ... so. fi Jaco. onoarea de a participa la ...
Forrnule pentru invitatia rnai putin forrnala:
... are placerea de a invita pe ... so. participe la ...
... are placerea de a invita pe ... so. asiste la ...
Forrnule pentru invitatia norninala adresata unei singure persoane:
... roaga pe Domnul Ministrul al ...
... roaga pe Domnul ... , Ministru al ...
Forrnule pentru invitatia norninala adresata unui cuplu:
... roaga pe Domnul Ministru al ... $i pe Voamna (prenume $i nume)
... roaga pe Domnul $i Doamna (prenumele $i numele sotului)
... roaga pe Domnul Ministru al ... $i Doamna
Forrnule pentru invitatia nominala adresata unui cuplu in cadrul
caruia nu este cunoscuta cealalta persoana:
... Domnul ... , fnsotit
Formule pentru invitatia obi~nuita:
... va roaga so. fi faceti onoarea de a participa la ...
... va roaga so. onorati cu prezenta dumneavoastra ...
... are onoarea so. va invite la .. .
... are placerea so. va invite la .. .
Cui ii este adresata invitatia
0 invitatie, daca nu are nicio precizare in acest sens, este valabila doar pentru
o persoana ~i nu este transmisibila. Pentru a evita orice nelamurire, este de preferat

ca precizarea sa se faca la sfan;;it, printr-o indicatie scrisa distinct. Aceste precizari

sunt valabile doar pentru invitatiile obi1?nuite, cele nominale fiind, ca regula, adresate
doar persoanelor precizate in textul acesteia.
Valabilii pentru douii persoane.
Aceastii invitatie estevalabilii pentru o persoanii.
Valabilii pentru douii p.ersoane ~i netransmisibilii.
Aceastii invitatie, netransmisibilii, permite intrarea unei singure persoane.
lnvitatie netransmisibilii, valabilii pentru douii persoane.

41
Nu este adecvata formularea invitatie persona la, pentru a ne asigura de faptul
ca vor fi. prezente doar persoanele care au fost invitate. Pentru a-i descuraja pe cei
neinvitati, se poate face, la sfar1?itul invitatiei una din urmatoarele precizari:

neinvitati, se poate face, la sfar1?itul invitatiei una din urmatoarele precizari:

Vii rugiim sci prezentati invitatia la intrare.
lnvitatia va Ji solicitatii la intrare.
Din motive de securitate, invitatia vafi cerutii la intrare.
Invitatia contra cost
in cazul in care este vorba despre un eveniment caritabil sau prin care se solicita
invitatilor participarea cu o suma de bani in favoarea unei actiuni, se va recurge
la una din urmatoarele formule:
... are onoarea de a vii solicita prezenta la ...
... vii solicitii prezenta la ...
Obiectivul invitatiei
'
in cazul unui text de invitatie, care ne obliga deja la precizie prin concizia
lui, mentionarea obiectivului invitatiei trebuie sa fie $i mai riguroasa. Identifi.carea
formulei potrivite este, adesea, pentru organizator un prilej de a-$i clarifi.ca cu precizie
scopul evenimentului $i pertinenta sa, tinand cont de mijloacele disponibile
sau avute in vedere.
Formulele utilizate in mod curent sunt:
... fn onoarea .. .
... cu ocazia .. .
... la dejunul in onoarea ...
... la dejunul oferit de ...
... la cina oferita cu ocazia ...
... la o receptie in cadrul ...
... la ceremoni~ .:'. .:·. ·
Proto c ol ~i e ticheta diplomatic e
... la semnarea eartii de onoare de catre ...
... la semnarea acordului fntre ...
... la inmanarea .. .
... la dezvelirea .. .
... la punerea pietrei de temelie ...
... la inaugurarea ...
... la lansarea .. .
... la vernisajul .. .
... la inaugurarea ... ~i la dejunul care va urma la ...
... la o receptie in onoarea ...

Momentul la care incepe evenimentul

Alegerea momentului la care este stabilita inceperea _evenimentului trebuie
sa tina seama atat de disponibilitatea personalitatilor mentionate sau doar invitate,
cat ~i de cea a locului ales ~i a mijloacelor necesare pentru derularea evenimentului.
Alegerea datei ~i a orei t rebuie sa se bazeze pe verificari riguroase prealabile, fara
de care atat organizatorii, cat ~i personalitatile invitate pot fi supuse unor situatii
jenante. Toate confirmarile referitoare la aceste detalii se vor lua in scris, pentru a
nu exista confuzii.
In textul invitatiei, detaliile referitoare la momentul inceperii evenimentului
se vor preciza, in urmatoarea ordine: ziua saptamanii, ziua, luna, anul ~i ora. Ex.
Luni, 10 ianuarie 2011, orele 18:30. In unele tari, cum ar fi SUA, in mod curent se
precizeaza ~i ora la care evenimentul se termina. In practica europeana, acest obicei
este extrem de rar.

42
De asemenea, trebuie tinut cont ~i de obiceiurile locale referitoare la timpul
social, in cazul evenimentelor informale. Astfel, in unele tari, ora efectiva de
incepere a evenimentului nu este cea precizata in invitatie, ci una mai tarzie. Bineinteles,
sunt i;,i tari in care orele comtinicate sunt respectate cu strictete, indiferent
de natura evenimentului. Precizari referitoare la obiceiurile in diverse tari referitoare
la acest detaliu sunt consemnate in capitolul X al prezentei lucrari.
'•
: ,•"'.- •

Locatia in care este organizat evenimentul

Locatia trebuie precizata foarte exact pentru a nu exista nicio confuzie sau
vreun impediment care sa determine neajungerea la timp a invitatilor. Daca aceasta
este una notorie, se va preciza doar cladirea, intrarea i;,i sala dedicata evenimentului.
In cazul in care aceasta este una mai putin cunoscuta, se vor preciza numele cladirii,
daca are unul, numele salii, precum i;,i adresa poi;;tala exacta (strada i;,i numarul).
Pentru locatiile care nu se afla in zone cunoscute, pe spatele invitatiei se poate tipari
o harta pentru a orienta invitatii.
Confirmarea
Fara a.i;,ti cu cat mai mare exactitate participantii la un eveniment, nu pot fi
respectate riguros normele de protocol, pentru ca protocolul are ca functie ordonarea
locurilor, stabilirea ordinii luarilor de cuvant, a locurilor $i a precaderilor. Din
acest motiv, este foarte importanta rugamintea de la sfari;,itul unei invitatii - R.S.V.P.
(rep_ondez, s'il vous plaft). Imediat dupa aceste initiale se va trece data limita pana
la care sunt ai;;teptate confirmarile, precum i;,i contactele la care se pot face - telefon
fix, telefon mobil, fax, e-mail.
Confirmarea prezentei sau absentei la un eveniment la care am fost invitati
este un semn de civilizatie i;,i de respect atat pentru organizatori, care avand aceasta
informatie pot organiza cat mai bine evenimentul, cat i;,i pentru invitati, care se vor
simti tratati cu toata consideratia pe care o merita. Cu cat evenimentul este mai
formal, cu atat este mai important sa se cunoasca exact lista persoanelor care vor fi
prezente. Fara aceste detalii nu se poate face o plasare la mese impecabila conform
celor mai exigente reguli, nu poate fi tratat fiecare invitat conform rangului sau i;,i
se pot genera tot felul de situatii jenante pentru toti cei prezenti. Nimic nu este
mai neplacut decat desfa$urarea unui eveniment intr-o sala cu foarte multe locuri
libere, precum $i aparitia in cadrul unei mese organizate a mai multor persoane
decat numarul de tacamuri pregatite. Politicos este ca 'in doua zile de la primirea
invitatiei sa transmiteti confirmarea sau infirmarea prezentei dumneavoastra. A nu
raspunde la aceasta rugaminte este, 'in fapt, un semn de lipsa de educatie. Pentru o
institutie sau o companie care se respecta este foarte important sa aiba reactii foarte
prompte la invitatiile_ pe care le prime!;,te, acesta fiind, pe langa un semn de respect
. , ∙∙:. ,
pentru ceilalti, ~i μnul referitor la functionarea impecabila 'in relatiile cu tertii.
Este recoma~dabil ca raspunsul sa fie dat printr-o formula care sa includa
multumiri pentru invitatie !;,i precizarea ca se va putea sau nu onora invitatia.
Nimeni nu poate fi reprezentat la un eveniment de catre o alta persoana, fara incuno!;,
tintarea !;,i asentimentul prealabil al gazdei.
Data limita de primire a confirmarilor trebuie stabilita 'in a!;,a fel 'incat sa avem
suficient timp pentru a face un_rapel telefonic69 sau pentru a lansa noi invitatii.
In cazul 'in care o parte dintre invitati au confirmat prezenta la eveniment
'inainte de a le fi trimisa invitatia tiparita, 'in coltul din dreapta jos se va scrie de mana
P.M. (pour memoire).
In cazul cvcnimentelor mai pu~in formale, cu mai multi invitati, pentru a se
evita rapelurile insistente ale organizatorilor, se poate folosi formula regrets only,
in loc de R.S.V.P., care presupune contactarea organizatorului doar 'in cazul 'in care
nu puteti onora invitatia. ~i acest tip de raspuns este util organizatorilor pentru ca ii
ajuta sa aproximeze numai;ul persoanelor care vor fi prezente. Aceasta este totu!;,i o

43
formula care nu poate fi folosita 'in niciun caz pentru evenimentele formale pentru
ca expresia introduce un element negativ in textul invitatiei !;,i ne face sa presupunem
ca refuzul conteaza mai mult decat prezenta.
Raspunsul tiparit

Pentru evenimentele importante sau exceptionale, pregatite cu mult timp

'inainte, se poate recurge la raspunsul pretiparit, furnizat invitatilor 'impreuna cu
un plic tiparit. in asemenea cazuri invitatia se trimite cu minim patru saptamani
'inainte, pentru a putea primi raspunsurile 'in timp util. Aceasta modalitate de a lua
confirmarile de participare prezinta avantajul de a atrage atentia invitatilor asupra
importantei participarii lor !;,i asupra gradului de elaborare al evenimentului. Este
in acela~i timp ~i o modalitate de a descuraja renuntarile la participare, intrucat
raspunsurile au fost date in scris.
In momentul in care lista invitatilor care vor fi prezenti este definitiva, in
cazul evenimentelor formale, se va trece la conceperea plasarii la masa. Detalii
in acest sens sunt prezentate in capitolul III, sectiunea a 3-a, §3, al prezentei
lucrari.
Alte informatii utile
Alte informatii referitoare la evenimentul organizat ~i care trebuie precizate
in textul invitatiei se refera la tinuta care trebuie adoptata, precum ~i alte detalii
practice, cum ar fi locul in care se poate parca, locatia in care se muta evenimentul
in caz de ploaie, precizari referitoare la televizarea evenimentului etc.
Precizarile referitoare la tinuta se consemneaza la sfar~itul textului invitatiei,
inainte de R.S.V.P., in conditiile in care se fac derogari de la reguli. Astfel, conform
protocolului european, pentru dejun este proprie tinuta tenue de ville sau informal
dress (costum de ora~), iar pentru dineu, tinuta habitfonce sau dark suit (costum
de culoare inchisa).
In functie de nivelul ~i importanta dejunului se poate adopta
tinuta standard pentru dineu. Detalii referitoare la tinuta sunt descrise in capitolul
III, sectiunea an-a, a prezentei lucrari.
in cazul in care detaliile referitoare la locul de parcare, locatia in care se muta
evenimentul in caz de ploaie, precizarile referitoare la televizarea evenimentului ~i,
implicit, a orei limita pana la care invitatii pot intra in spatiul destinat derularii evenimentului
sunt prea numeroase, acestea se vor anexa invitatiei pe o foaie separata.

§3. Cando expediem

Invitatia trimisa cu mult timp inainte de data evenimentului este un semn de
atentie fata de invitati i,;i, in acela~i timp, da mult mai multa greutate evenimentului.
Expediata in ultimul moment, da senzatia de improvizatie i,;i, in plus, prezinta riscul
ca personalitatile a caror prezenta este importanta sa fie deja ocupate. 0 astfel de
actiune, atunci cand nu exista justificarea unei situatii exceptionale, prejudiciaza
reputatia organizatorului.
luna fiind termenul ideal. Pentru o receptie, minim zece zile, ideal fiind doua
saptamani.
In cazul in care nu sunt definitivate o serie de detalii, cum ar fi locatia in care
urmeaza a se desfai;mra evenimentul sau alte chestiuni de acest geri, este foarte util
sa se trimita prin fax sau e-mail o preinvitatie prin care sa se anunte natura evenimentului,
data $i ora la care se va desfa$ura. Informatiile complementare var figura
in invitatia tiparita pe:'care invitatii O vor primi ulterior.

.
Sec ti unea a 6-a Tratarea invitatilor •
§ 1. Reguli genera le

44
1.1. Ordinea

1.1. Ordinea protocolara - precaderea

A acorda fiecaruia un loc corespunzator, conform precaderii la care are dreptul
$i rangului pe care il are, reprezinta una din cele mai importante probleme care
trebuie avuta in vedere, in materie de protocol.
Precaderea $i repartizarea locurilor, pe langa faptul ca asigura desfa$urarea
in buna ordine a unei ceremonii, reflecta totodata motivatiile $i obiectivele acesteia.
Ele reprezinta, in fapt, un mesaj in slujba intentiei urmarite7°.
Instrumentele utilizate pentru a stabili precaderea $i rangul provin din diferite
surse - listele de ordine protocolara oficiale stabilite de state $i de marile institutii,
regulile diplomatice, adoptate de-a lungul timpului in relatiile internationale,
semnele de deferenta practicate intr-o societate fata anumiti membri ai sai, sau curtoazia
reciproc manifestata intre indivizi sau grupuri de indivizi. Bineinteles, este
important sa se tina cont $i de cerintele specifice ale fiecarei situatii $i care decurg
din motivele pentru care se desfa$oara e'venimentul respectiv.
1.1.1. Considerente generale
Ori care ar fi regimul politic, de la autocratie la democratie, oricare arfi mediul,
de la eel mai elementar pana la eel mai complex, oficial sau nu, institutionalizat sau
1°

45