ASISTENTA MANAGERIALA

CURS SI SEMINAR 27.04.2020

Conf. VARGOLICI NICULINA

Intalnirile de lucru si de business
Întâlnirile de lucru se desfăşoară de obicei cu participarea unui număr
redus de persoane. În ceea ce priveşte organizarea, iată câteva aspecte
ce trebuie respectate:
• - dacă întâlnirea va avea loc cu o persoană ierarhic subordonată,
aceasta va fi contactată de secretară şi ise va prezenta data şi ora
fixată de conducere.
• - dacă întâlnirea va avea loc între persoane ierarhic egale, data şi ora
vor fi stabilite de comun acord;
• - dacă întâlnirea va avea loc cu o persoană ierarhic superioară,
aceasta din urmă va stabili data şi ora întâlnirii.
Intalnirile de afaceri
Intalnirile de afaceri
• Afacerea noastră depinde de succesul intalnirilor noastre. Fie ca ne
intalnim cu clientii, furnizorii sau colaboratorii, avem nevoie sa ne
prezinimtăm impecabil.
• Reguli generale privind întâlnirile de afaceri:
• Ne prezentăm în mod profesionist. Nu ne ducem la intalnire fără cărţi
de vizită. Aceasta este o prima regula esenţială. Ne asiguram ca aceste
carti ne reprezintă, ca ele au un print si un suport de calitate. Pentru
a face o impresie bună inca de la inceput, optăm pentru un model de
deosebit si un carton de bună calitate.
• Pe langa cartile de vizita, pregatim materialele (rapoarte, prezentari,
brosuri, etc.) printate pe hartie de calitate, cu grafica “curata” si imagini
profesioniste. Putem opta pentru mape personalizate sau chiar agende
personalizate. Acestea vor crea o buna impresie, aratand cat de atent
esti la detalii, promovare si calitate. In plus, ne vor ajuta la mentinerea
relatiei cu interlocutorul care va primi materialele ce il vor ajuta sa
retina intalnirea noastră.
• Ne înformăm despre cel ce va fi interlocutorul nostru. Aflăm cat mai
multe despre compania sa, nevoi pe care le putem satisface, sau
servicii/produse pe care le poate oferi. Îi prezintăm avantajele de a
lucra cu noi.
• Creăm o prezentare. Daca avem o intalnire cu un grup de oameni,
carora trebuie sa le prezintăm business-ul nostru, pe lânga materialele
printate, ne va ajuta prezentarea . Ne facem un speach de acasa si
repetăm pentru a verifica tonul vocii si abordarea. Este foarte
important sa fim coerenti, sa urmăm un plan al discutiei.
• Punem intrebari esentiale si suntem un bun ascultator. O intalnire
este un bun prilej de a afla mai multe despre interlocutor si, astfel,
putem folosi toate informatiile in favoarea noastră.
• Suntem atenti la directia discutiei pe care o ducem usor spre ceea ce
ne intereaza. Avem grija sa nu vorbim mai mult noi, dar nici cel de
langa noi. Discutia trebuie sa fie echilibrata, cu intrebari si raspunsuri
de ambele parti.
• Raspundem clar la intrebari. Este bine sa nu ne pierdem in amanunte,
sa razpundem interlocutorului clar, pentru a intelege ce ne dorim de
la el, pentru a-i fi clar ceea ce ii putem oferi.
Sarcinile asistetei
• Întâlnirile de afaceri sunt stabilite de conducere împreună cu
partenerii de afaceri şi cu sprijinul asistentei. Pentru organizarea
întâlnirilor, secretara (asistenta manager) trebuie să aibă în vedere
următoarele:
• - să ţină cont de problemele curente pe care conducerea le rezolvă la
anumite ore din zi;
• - să noteze întâlnirile atât în agenda şefului, cât şi în agenda sa;
întâlnirile neconfirmate vor fi trecute în creion, iar după confirmare, în
cerneală;
• - să confirme în scris orice întâlnire stabilită prin telefon;
• să rezerve suficient timp pentru discuţiile cu executivul şi
rezolvarea corespondenţei;
• - dacă un solicitant doreşte o întrevedere, iar data şi ora sunt
acceptate, secretara trebuie să-şi noteze numele acestuia,
adresa şi numărul de telefon, pentru cazul în care întrevederea
ar trebui amânată pentru o dată şi oră ulterioară;
• - dacă secretara/asistenta face aranjamente pentru recepţii
care îl implică şi pe partenerul şefului, ea trebuie să se asigure
că ambele părţi sunt de acord cu data şi ora, fără a lua hotărâri
în numele lor;
• dacă o întâlnire trebuie contramandată pe motiv de boală sau din alte
motive obiective, secretara trebuie să telefoneze persoanei în cauză, să
ceară scuze în numele şefului şi să stabilească o altă dată pentru
întâlnire.
• Studiu de caz.
• Directorul general al Companiei X , Dl Popescu, urmează să primească vizita
unui partener de afaceri din Spania (Dl J. Fernandez). Acesta din urmă sună,
îşi anunţă intenţia de a veni în România, stabilind o dată exactă a vizitei de
comun acord cu directorul general (intenţia de a veni în România este
ulterior trimisă şi în scris). Asistenta directorului din Spania comunică cu
asistenta domnului Popescu, oferind-i detalii asupra sosirii domnului J.
Fernandez la Bucureşti: ziua, zborul, ora aterizării şi perioada de şedere.
• Asistenta domnului Popescu preia sarcina asigurării rezervării unei camere
la hotel (există un hotel agreat de firmă pentru cazarea partenerilor de
afaceri, în baza unui contract (datorită acestei colaborări, firma X
beneficiază şi de un discount, asigurând în acelaşi timp maximum de
confort pentru invitaţi).
• Întâlnirea cu domnul Fernandez va avea loc marți, 20 februarie, ora
l3oo. Asistenta va lua legătura cu șoferul firmei, care va asigura
transportul de la aeroport la hotel şi de la hotel la sediul firmei unde
are loc întâlnirea. După ce stabilește toate aceste detalii, asistenta
domnului Popescu transmite un e-mail asistentei domnului Fernandez,
în care se specifică numărul confirmării rezervării la hotel, denumirea
hotelului, precum şi faptul că i-a fost asigurat transportul.
 Pregatirea
• Începe apoi pregătirea propriu-zisă a întâlnirii. Asistenta domnului
Popescu află care sunt persoanele care vor participa la întâlnire. În
funcţie de numărul acestora, se alege ca spaţiul de desfăşurare a
întâlnirii biroul şefului, sala de Consiliu sau sala de conferinţe. Directorul
general stabileşte că numărul participanţilor este de 7. Aceştia sunt
anunţaţi telefonic de asistenta manager, oferindu-le toate detaliile
necesare cu privire la ziua, ora şi locul desfăşurării întâlnirii, precum şi
subiectele ce vor fi discutate. Domnul Fernandez are de făcut şi o
prezentare pe computer. Ţinând cont de aceste considerente, asistenta
manager va avea grijă ca în sală să fie instalat un laptop, un proiector şi
un ecran pentru proiecţiei.
• În funcţie de solicitările directorului general, asistenta manager adună
informaţiile pentru elaborarea documentelor necesare bunei
desfăşurări a întâlnirii.
• Un alt aspect pe care asistenta manager trebuie să-l coordoneze este cel
legat de protocol. În acest sens, ia legătura cu departamentul care se
ocupă în mod special de astfel de activităţi, asigurând necesarul de
cafea şi băuturi răcoritoare, ce se vor consuma pe parcursul desfăşurării
şedinţei. De asemenea, se va ocupa şi de masa de prânz pentru oaspete,
motiv pentru care asistenta va face rezervări la un restaurant. La
efectuarea rezervării precizează că plata se va face pe numele firmei,
oferind în acest sens codul fiscal pentru emiterea facturii.
• Asistenta se va ocupa de decontarea facturilor pentru masă şi cazare,
luând legătura cu Departamentul contabilitate.
• Șoferul companiei va asigura, la indicațiile asistentei manager,
transportul domnului Fernandez la aeroport.
•