Procedura de Onboarding si Offboarding

Onboarding - Procesul de angajare, echipare și orientare a noilor angajați.

Cunoașterea companiei și a departamentului: viziunea, misiunea, istoria, structura, cultura

organizațională, obiectivele companiei și ale departamentului din care face parte noul
angajat –este un pas foarte important deoarece îl ajută pe noul venit să înțeleagă modul în
care departamentul din care face parte și postul pe care îl ocupă se „potrivesc” în „imaginea
de ansamblu” a companiei.
Cunoașterea politicilor și procedurilor: health&safety, concedii, overtime payment, sistem
de compensare și beneficii – aici intră toate acele detalii care sunt extrem de importante
pentru a se realiza compatibilitatea motivațională.
Cunoașterea postului și a locului de muncă: cerințele postului (atât cele formale, care-i sunt
deja cunoscute încă din perioada procesului de recrutare, dar și cele informale ori
situaționale), așteptările (managerului direct, dar și cele proprii), obiectivele, programul de
evaluare a performanțelor – fără clarificarea acestor aspecte ne putem aștepta oricând la
neproductivitate (angajatul nu știe ce să facă și cum să facă), la demotivare sau chiar la
plecarea din companie.
Cunoașterea aspectelor administrative: program (condiții de flexibilitate, pauze etc), dress-
code, utilizarea anumitor resurse/consumabile – prezentarea acestor detalii poate fi una
informală.

Beneficiile procesului de integrare în organizație

Știm că pare a fi un proces greoi, ce implică multe resurse, însă vă sfătuim să nu neglijați
implementarea onboardingului în organizația voastră, întrucât veți avea multe avantaje:

 Un nivel ridicat de performanță;

 Un nivel ridicat de angajament în rândul angajaților;

 Angajați motivați și fericiți;

 Un nivel redus de stres;

 Claritate mai mare a responsabilităților fiecărui angajat;

 Nivel redus de decizii de plecare din companie;

 Îmbunătățirea satisfacției adusă de job.

8 elemente majore pe care trebuie incluse într-un proces complet de integrare:

 1. Procesul de recrutare, care include: oferta salarială, negocierea, documentele de
angajare. După semnarea contractului de muncă, este esențial ca noul angajat să se
simtă bine-venit în companie - compuneți un email în care să-i explicați ce urmează
pentru el și în care să îi prezentați în linii mari compania (sau utilizați exemplul mai
jos).

2. Îndrumare în legătură cu jobul ocupat, care include: instruire legată de politici și

cultura companiei, introducerea membrilor echipei și a altui personal relevant cu
care noul angajat va avea contact, instruirea legată de securitatea și sănătatea în
muncă, drepturi de acces (în clădire, accese IT), biroul fizic alocat etc.

3. Prezentarea Regulamentului Intern al companiei și semnarea de luare la cunoștință.

4. Prezentarea altor documente referitoare la beneficiile extrasalariale.

5. Instruirea specifică postului pentru care a fost angajat.

6. Un tur al întregii clădiri.

7. Prezentarea instrumentelor (fizice sau digitale) cu care va lucra noul angajat.

8. Prezentarea persoanelor din conducere: managerul direct, managerul de resurse

umane și directorul general (CEO-ul).

Implicare HR

Bune practici pentru a integra cu succes noii angajați

E-mailul de bun venit - este important ca înainte de prima zi de muncă, angajatul să
primească un e-mail cu un mesaj de bun venit în companie și date exacte despre programul
de lucru. 

Ex e-mail de bun venit:

Subiect: Bun venit (Nume) în echipa noastră
Dragă (Numele noului angajat):
Este o plăcere să te avem în echipa, de aceea îți urăm bun venit!
Cu siguranță experiența, cunoștințe și abilitățile tale vor maximiza competențele
departamentului nostru.
Te așteptam la sediul nostru în data de 6 August, la ora 09:00. Codul nostru vestimentar este
cazual, așa că vin-o cu ceva confortabil! Te vei întâlni cu Roxana la recepție. Ea îți va oferi
badge-ul de acces. Cum voi afla că ai ajuns, ne vom întâlni în hol pentru a îți prezenta
echipei cu care vei lucra, și pentru a-ți arata noul tău birou.
Iată cum va arată agenda primei tale zile de muncă la noi:
09:00 Întâlnire cu noi colegi și prezentarea noului tău birou;
10:00 Discuții cu Maria, managerul nostru HR despre descrierea jobului și stabilirea
obiectivelor tale de orientare, învățare și contribuție în cadrul companiei;
12:00-13:30 Prânzul cu mine și noii tăi colegi de muncă;
13:30-14:30 Introducere a softurilor pe care le vei folosi cel mai des în companie;
14:30-17:00 Întâlnire cu Mircea și Andreea - noii tăi colegi de echipă cu care vei colabora cel
mai mult.
Dacă ai întrebări înainte de prima zi de lucru, nu ezita să mă să suni la (număr mobil).
Încă o dată, suntem încântați să te avem în echipă și așteptam să fi alături de noi.
Salutări,
(Semnătura managerului)

Pregătirile - pentru ca noul angajat să rămână cu o impresie bună încă din prima zi, cu cel
puțin 3 zile (sau mai mult) înainte să înceapă, trebuie să vă asigurați că acesta are toată
logistica necesară pentru a începe munca. Ne referim la spațiul de lucru- biroul fizic, la
pregătirea laptopului, telefonului de serviciu, la conferirea tuturor acceselor necesare
pentru clădire și pentru postul său. O persoană trebuie să se ocupe de el în prima zi: poate fi
specialistul care l-a recrutat, managerul direct (dacă îi permite timpul) sau un membru al
echipei (un buddy). Este de preferat ca pe durata primei săptămâni să fie cineva la dispoziția
noului angajat pentru întrebări și/sau nelămuriri.

Eliminați procedurile inutile - Dacă doriți ca noul angajat să se integreze cât mai repede, nu-
l copleșiți cu tone de documente pe care să le parcurgă. Pentru a evita această problemă,
puteți crea și folosi o listă cu elementele procesului de integrare și să vă asigurați în fiecare
zi că parcurgeți fiecare pas.

Pachetul de bun-venit în companie - Este un gest tot mai mult apreciat de către noii
angajați. Puteți să îi puneți pe birou un mic pachet cu articole de birotică personalizate, un
tricou personalizat, o cană cu logo-ul companiei și poate chiar bilete la activități culturale/de
divertisment. Însă depinde de valorile și misiunea fiecărei companii dacă alege să ofere un
pachet de bun venit.

Prezentarea colegilor - Noului angajat i se va face turul clădirii, o prezentare a locurilor

importante, iar apoi va fi prezentat echipei în cadrul căreia va activa și managerului direct.
Este o idee bună ca în prima zi acesta să ia prânzul cu colegii săi, pentru a sparge gheața. Cel
care se ocupă de aceste prezentări va fi buddy-ul desemnat al noului angajat.

Prezentarea companiei, a misiunii și a valorilor - Această parte, cunoscută și sub numele de

”induction” este esențială pentru ca noul angajat să se adapteze la cultura organizațională și
să se integreze cât mai rapid. Acest pas al procesului de integrare se realizează de obicei de
un membru al echipei de HR și are loc în prima zi de muncă, pentru ca începând cu cea de-a
doua zi, noul angajat să poată trece la instruirile specifice postului ocupat.

Prezentarea rolului în companie - Aici nu ne referim doar la fișa postului, document desigur
esențial în orice raport de muncă. Vorbim despre rolul fiecărui angajat în companie. Este în
avantajul organizației ca noul angajat să aibă clar sensul muncii sale, contribuția în economia
organizației ca întreg. Mai mult, este important să i se prezinte beneficiile pe care compania
le aduce în lume în general și pe piața muncii.

Conturarea unui plan de dezvoltare profesională - Una dintre strategiile companiilor pentru
o integrare eficientă este stabilirea unui plan de dezvoltare profesională pentru cel puțin 6
luni a fiecărui nou angajat. Noi sugerăm luare în considerare a unei perioade de 1 an. Este o
modalitate de motivare a angajatului. Prin setarea unor obiective clare de performanță,
acesta va fi motivat să parcurgă pașii necesari pentru a avea o carieră frumoasă în cadrul
organizației. În plus, se va simți apreciat încă de la început.
Lista procesului de integrare profesională
Un manager sau un specialist HR organizat va avea mereu o listă pe care să o urmeze, în
orice procedură. Așadar, să vedem ce activități trebuie realizate, ca parte a procesului de
integrare a noilor angajați:

Înainte de prima zi de muncă a noului angajat

 Pregătește toate documentele necesare a fi semnate (contractul de muncă, fișa

postului, informarea prealabilă încheierii contractului, fișele SSM și PSI, etc).

 Discută cu managerul direct, pentru a te asigura că totul este pregătit pentru noul
membru al echipei sale.

 Pregătește biroul - mobilă, laptop, accese în sistem, telefon, materiale de birotică.

 Conferă accesele necesare și creează conturile de care va avea nevoie, de exemplu

cont de e-mail, de Slack, la softul HR, etc.

 Fii pregătit să-i explici beneficiile pe care le oferă compania - salariul (vezi
calculatorul salariul net) și cele extra salariale, precum asigurare privată de sănătate,
tichete de masă, etc.

În prima zi de muncă a noului angajat

 Prezintă-l echipei.

 Discută cu el despre post, despre sarcini și responsabilități.

 Condu-l într-un tur al clădirii.

 Prezintă-i valorile, misiunea și viziunea companiei, programul de lucru, dress code-ul,

etc (partea cunoscută sub numele de induction).

 Desemnează un mentor, un buddy - cineva care să îi fie alături în această perioadă

de început.

 Scoate-l la o cafea sau la prânz cu restul echipei.

În prima săptămână

 Informează-l despre primele proiecte la care va lucra și setează obiective pentru 2

sau 3 luni.

În prima lună

 Stabilește întâlniri - pentru a-i oferi sfaturi, pentru a-l întreba cum se descurcă și
pentru a-i oferi feedback constructiv.

 Oferă-i materiale pentru dezvoltare personală.

  Încurajează-l să interacționeze cu echipa nu doar la muncă, ci și în afara biroului.

Offboarding - procesul de separare dintre un angajat și compania unde lucrează.

Acest proces curinde pașii pe care angajatul, managerul de departament, IT-ul și
departamentul de resurse umane trebuie să îi urmeze în contextul dat. O experiență
extraordinară a procesului de Offboarding poate determina fostul angajat să se reîntoarcă la
angajator sau să recomande compania altor persoane, membrilor familiei sau prietenilor,
cunoscuţilor.
Un bun proces de Offboarding prezintă multiple avantaje, fie că vorbim despre referințele
pozitive primite de la fostul angajat, ce pot constitui sprijin în procesele de recrutare
viitoare, și pot contribui la imaginea pe piață a companiei. Abordând deschis despărțirea de
un angajat, compania transmite un mesaj pozitiv, atât colegilor rămași în companie, cât și
celui care a decis să plece.