Sunteți pe pagina 1din 58

BALUL SCARLET

HOPE

Profesor coordonator: Mihai Vacariu

Echipa: Danielescu Gabriela-Cercetare


Damaschin Teodora-Strategie
Cretu Bianca Mihaela-Marketing
Damian Mariana-Implementarea
Enache Alexandra Marina- Risc si evaluare (lider)

Introducere
Nume firma: Diamond Events
Slogan: Diamond Events- if you want to shine!
An infiintare: 2010
Clientu: Fundatia Mereu Aproape
Diamond Events oferă o experiență unică în ceea ce privește organizarea
evenimentelor, îmbinând calitatea cu eleganța.
Misiune: definirea unicității fiecărui eveniment pe care echipa noastră îl organizează.
Viziune: obținerea performanței în organizarea de evenimente.
Servicii: pun accent pe o organizare riguroasă astfel încât clienții noștri să beneficieze
de cât mai mult timp liber.
Clienți: reflectă calitatea pe care am construit-o în cei 7 ani de experiență în acest
domeniu.
ETAPA DE CERCETARE-Danielescu Gabriela

Analiza situatiei

Care este situatia cu care se confruta organizatia noastra?

Organizatia noastra isi doreste sa creeze pentru fundatia MEREU APROAPE un


bal caritabil caritabil care sa atraga cat mai multe persoane influente din tara, reusind
astfel sa colecteze o suma cat mai mare de bani. In cele din urma, aceasta va fi donata
unor spitale din Romania, pentru a face posibila achizitionarea unor banci de sange.
Totodata, DIAMOND EVENTS va crea si o campanie atat in mediul online cat si in
cel offline, cu dorinta de a ii face pe oameni sa inteleaga ce importanta are donarea de
sange.

Care este semnificatia sau importanta situatiei?

Este foarte important pentru noi sa reusim atragerea a cat mai multor oameni
influenti la eveniment, deoarece ne dorim sa strangem sume cat mai mari de bani
pentru a ajuta, astfel, cat mai multe persoane ce au nevoie de sange.

Analiza organizatiei

Mediul intern

Organizatia noastra va veni cu idei cat mai diferite, va pune accentul pe inovatie,
dar, totodata, pe transparenta. Spre exemplu, credem ca folosim un slogan potrivit, dar
si un logo pe masura, astfel incat sa reusim sa ajungem cat mai repede la inimile
oamenilor si sa ii determinam, astfel, sa inteleaga motivul organizarii evenimentului
nostru. Ne dorim ca dupa vederea acestora sau dupa vederea unui afis sau a unei
reclame atat din mediul online cat si din cel offline, oameni sa inteleaga cat de
importanta este donarea de sange si cat de multa putere au asupra salvarii vietii altuia.

Dupa cum spuneam, evenimentul nostru se adreseaza poate celor mai instariti
oameni din Romania, deoarece, doar cu ajutorul lor spitalele din tara poat beneficia de
bancile de sange necesare.
Impedimente interne

Organizatia noastra beneficiaza doar de oameni care isi cunosc foarte bine
sarcinile, astfel fiecare dintre noi va stii exact ceea ce are de facut pentru ducerea la
bun sfarsit a balului caritabil.

La fel ca in majoritatea cazurilor pot aparea diferite probleme. Spre exemplu, unii
membrii din echipa nu sunt de acord cu ideil altui membru, dar ne dormi sa reusim sa
depasim cu succes orice impediment si acest lucru nu poate fi posibil decat prin
comunicare.
Pot aparea probleme tehnice, dar este important sa avem o echipa buna in spate
care sa poata manageria rapid situatia.

Putem ramane fara unul din speakeri.

Perceptia publicului

Evenimentul si scopul acestuia vor deveni cat mai cunoscute, iar acest lucru va fi
posibil doar prin punerea accentului pe promovare online( pe facebook), dar si offline(
amplasarea afiselor in cele mai populate zone ale Bucurestiului, cum ar fi Piata Unirii,
zona Universitatii, Piata Romana, Piata Victoriei).

Ne dori ca oamenii sa inteleaga exact ceea ce isi doreste fundatia MEREU


APROAPE sa realizeze prin intermediul nostru, iar in acest fel sa se pastreze o
imagine curata.

Mediul extern

Suporteri: Cand vine vorba de suporteri, putem aminti cateva nume de artisti
romani ce vor concerta in seara balului, iar banii pe care, in mod normal, i-ar fi
incasat, vor fi donati. Printre acestia se enumera artisti precum Delia, Paula Seling,
Horia Brenciu, Stefan Banica Jr., dar si trupe de muzica jazz ce vor intretine
atmosfera. De asemenea, evenimentul nostru va beneficia de o serie de sponsori
formata din: Dorna, Casino Life& Business, HEIDI, Art Historia, NEMIRA, CEC
Bank, GOLDART, Cosmetic Plant.
Parteneri Media: Antena 1, Prwave, Ziare.com, CineFAN.ro, AaRC, VIVA, Europa
Fm, WALL-STREET.

Competitori: Diamond Events are competitori alte organizatii din trecut ce s-au
ocupat de organizarea unui bal caritabil. Noi ne dorim sa atragem cat mai multe
persoane care pot intelege exact situatia in care se afla mediul sanitar din Romania,
avand dorinta de a da o mana de ajutor, strangandu-se o suma mai mare de bani.

Oponenti: Pe lista oponentilor se pot situa persoanele care nu au trecut niciodata


printr-o printr-o problema medicala ce sa necesite nevoia de sange, iar din aceasta
cauza nu pot intelege importanta acestui procedeu medical.

Impedimente externe

Se pot ivi diferite probleme cand vine vorba de mediul extern, dar tinand cont de
faptul ca este vorba despre un bal caritabil, una dintre acestea ar putea fi perceptia
publicului in ceea ce priveste banii colectati.

O alta problema ar fi aceea ca multi dintre oameni sunt pur si simplu nepasatori.
Nu isi dau interesul, nu se documenteaza, nefiind in situatia respectiva si astfel nu pot
realiza cat de grava este situatia.

Analiza publicului

Prin crearea acestui eveniment ne dorim sa ii determinam pe oamenii instariti ai


tarii, indiferent de varsta sau sex sa inteleaga cat de importanta este aceasta donatie si
sa nu stea pe ganduri cand vine vorba de prezenta la evenimentul nostru.

In urma evenimentului, nu ne dorim sa patam sau sa imbunatatim in niciun fel


imaginea uneia dintre persoanele publice care vor participa, de aceea donatiile vor fi
pastrate sub anonimat. Ne dorim ca acestia sa fie prezenti, deoarece constientizeaza
cat de taioasa este aceasta problema si nu doar pentru a fi pusi intr-o lumina
favorabila.
Printre participanti se evidentiaza Ion Tiriac, George Becali, Simona Halep, Printesa
Lia, dar si artisti precum Delia, Paula Seling, Horia Brenciu, Stefan Banica Jr.

Cercetarea pietei

MARKET RESEARCH

Tinand cont de faptul ca evenimentul SCARLET HOPE va gazdui persoane cu o


situatie financiara mai mult decat buna si, probabil, unele dintre cele maicunoscute
nume ale Romaniei, nu putem decat sa oferim foarte multa atentie micilor detalii,
incepand de la design-ul invitatiilor, locul in care va avea loc evenimentul, muzica si
asa mai departe.

Se vor face pregatiri de sunet, lumini cu cateva zile inainte, pentru a ne asigura ca
nu va aparea nicio problema. Cu toate acestea, echipa noastra tot va lua in considerare
aparitia unui impediment, fapt pentru care va fi dotata cu aparatura necesara pentru
rezolvarea acestuia.

Quantitative Preevent Research


Qualitative Preevent Research

Pentru a face posibil acest tip de cercetare, am organizat un focus grup de 6 persoane ,
adresandu-le cateva intrebari in legatura cu evenimentul, cum ar fi: Ti-ar placea sa iei
parte la acest eveniment? Ai fi dispus sa donezi?

Scop Metode
Scopul nostru este acela de a afla cat mai Acest lucru va deveni posibil cu ajutorul
multe informatii despre cei ce vor lua pare la studiilor de caz, sondaje de opinie.
eveniment, fapt pentru care vom pune accent
pe varsta, gen, venituri, cultura, dorinte etc.

Interpretarea si comunicarea rezultatelor cercetarii

Cercetarea de piata face posibila o mai buna intelegere segmentului caruia am vrea
sa ne adresam, crescand astfel sansele la succes. Totodata, poate fi evitata si o serie de
riscuri la prin realizarea unui studiu de caz.

Cercetarea noastra a fost posibila cu ajutorul unor chestionare, a unor studii de caz,
astfel reusind sa ne dam seama carui segment de public ne adresam si ce este necesar
pentru a ne duce la bun sfarsit telurile.

Analiza SWOT
STRENGTHS WEAKNESS OPPORTUNITIES THREATS
(PUNCTE TARI) (PUNCTE SLABE) (OPORTUNITATI) (AMENINTARI)

- o echipa puternica -unul dintre - in urma acestui -o posibila


in spate care, dezavantajele acestui eveniment speram ca amenintare ar fi
aflandu-se la primul proiect este acela ca oamenii sa inteleaga concurentii nostri
eveniment de acest va fi creat la cerere cat de ulta putere sta care mai au in spate
gen, observa numai fundatiei MEREU in mainile lor si ca evenimente de acest
lucruri noi si tinde sa APROAPE- Antena printr-o singura gen;
fie 100% implicata; 1, aceasta apartinand donatie pot salva o
lui Dan Voiculescu viata; -concurenta ar putea
-relatii bune cu media despre care stim ca a veni cu exemple
(echipa DIAMOND avut tot mai multe -imaginea trustului reusite din trecut, in
EVENTS lucreaza probleme in ultima A1 va fi timp ce noi nu putem
pentru fundatia vreme cu legea; imbunatatita; prezenta nimic
MEREU APROAPE, concret, ci doar sa
aceasta apartinand -din cauza faptului ca -spre deosebire de explicam de ce
trustului Antena1; lucram cu Antena 1, alte baluri caritabile, suntem capabili;
nu ne va fi permis sa vom invita numai
-persoanele invitate aducem persoane persoane cu o situatie -concurenta ar putea
sunt foarte cunoscute, mondene ce au financiara foarte sa nu ramana
fapt ce poate face legatura cu alte buna; nepasatoare si sa
evenimentul la fel; trusturi; incerce sa organizeze
-numele DIAMOND acelasi tip de
-pentru acest - de foarte mlte ori, EVENTS va deveni eveniment intr-o
eveniment este alocat oamenii refuza sa dea mult mai cunoscut; perioada similara;
un buget ce permite importanta atunci
accesarea mai multor cand aud de un astfel
lucruri; de eveniment.

-evenimentul va fi - un alt punct slab ar


unul select, unde vor fi acela ca
concerta unii dintre DIAMOND
cei mai mari artisti ai EVENTS nu este
tarii. renumit pentru astfel
de evenimente.
-tinand cont ca vor fi
invitati medici ai
celor mai mari orase,
se vor aborda
subiecte foarte
interesante;

-SCARLET HOPE
beneficiaza de o
gama larga de
sponsori;

BRAINSTORMING

La fiecare sedinta pe care echipa o va avea se va asculta parerea fiecarui membru


in parte si se va tine cont de aceasta pentru ca niciunul dintre noi nu va avea idei
slabe. Comunicarea va fi cel mai important aspect de care echipa va tine cont.

“Rule 1: There are no bad ideas.” “Rule 2: Go back and reread rule 1.”

De ce? Cine? Cand? Unde? Ce?

Din cauza faptului ca In urma Evenimentul va Acesta va avea loc Este nevoie de o
in zilele noastre evenimentului, avea loc in data la restaurantul foarte buna
numarul persoanelor cei ce vor de 8 iunie 2017, AMBASAD’OR promovare atat in
care au nevoie de beneficia sunt ora 20.00. EVENTS. mediul online cat
sange a crescut oamenii cu si in cel offline.
uimitor de mult, iar nevoie de sange, De asemenea, este
numarul celor ce deoarece nevoie si de un
doneaza a scazut ca sistemul sanitar buget ce sa
niciodata. (de ex: In va fi permita realizarea
Iasi a fost o perioada imbunatatit. unui eveniment
de stoc 0 a sangelui cu pretentios.
RH negativ.
Cum?
Vom crea un bal caritabil la care vor fi invitate doar persoane cunoscute, cu o situatie financiara foarte
buna si, de asemenea, medici care sa poata sa explice tuturor cat de grava este situatia.

Tinand cont de fapul ca firma noastra este angajata de fundatia MEREU


APROAPE, nu vom neglija acest lucru si vom tine cont de toate dorintele si cererile
acestora.

De asemena, daca intamplinam o idee nu foarte buna, nu vom trece peste ea fara
sa ne spunem punctul de vedere, dar nici fara sa le explicam acestora de ce am ajuns
la acea concluzie. Vom incerca pe cat se poate sa imbunatatim acea idee, deoarece ne
dorim ca acest eveniment sa iasa impecabil.

Impreuna cu fiecare invitatie trimisa, vor fi comunicate si aceste informatii:

ETAPA DE MARKETING- Crețu Bianca

 Obiectivele evenimentului
 Intangibile (nemăsurabile)

 Sensibilizarea opiniei publice;

 Atragerea atenției asupra aspectelor legate de lipsa sângelui, respectiv


a aparaturii specializate din spitale si clinici;

 Stimularea donării de sânge;

 Creșterea numărului de donatori.

 Tangibile (măsurabile)

 Realizarea unui bal caritabil la care să participe un număr de 250 de


persoane celebre, influente sau din domeniul medical;

 Strângerea unui fond de 20 000 de euro pentru înființarea unei banci de


sânge și utilarea acesteia cu aparatura necesară recoltării sângelui.

 Buget

 Promovarea postărilor pe Facebook: Campania de promovare durează


28 de zile și sunt distribuite câte 2 postări pe zi. Cu un buget de 50 de
lei pe zi, totalul ajunge la aproximativ 1 400 de lei, respectiv 300 de
euro;

 Costul afișelor distribuite în București: 200 de afișe A3 în metrouri


(280 lei) + 800 de afișe în oraș (1200 lei) = 1 480 lei, respectiv 330 de
euro;

 Buget final Marketing – 630 euro.

 Mediul de marketing

 Micro-mediul

 Furnizorul principal al evenimentului – firma Diamond Events;

 Clientul – fundația ,,Mereu Aproape”;


 Consumatorii – totalitatea invitaților care vor participa la Balul
,,Scarlet Hope”;

 Factorii interni, pe care organizația îi poate controla: resursele


financiare de care dispune organizația, resursele fizice
(echipamentul utilizat și facilitățile disponibile), resurse umane
(angajați și voluntari, dacă este cazul), eficiența comunicării, stilul
de conducere al firmei care organizează evenimentul, nivelul de
pregătire, implicare și profesionalism al organizatorilor, cultura
organizațională și reputația firmei;

 Macro-mediul

 Factorii externi, care influențează organizația în mod indirect


(analiza PEST): factori politici (libertatea presei, legislația curentă
privind forța de muncă, protecția mediului și a consumatorului,
eventuale schimbări în mediul politic), factori economici (etapa
ciclului de afaceri, creșterea economică actuală, impactul
globalizării, eventuale schimbări în mediul economic), factori
socio-culturali (nivelul de educație și mobilitate socială, opinia
publică, opinia presei, stilurile de viață ale persoanelor interesate
de eveniment, schimbări socio-culturale), factori tehnologici
(impactul noilor tehnologii și al internetului) + condițiile
meteorologice, trenduri în Marketing, competiția intensă cu alte
organizații din același domeniu;

 Strategia de Marketing

 Market Research

 Cei 7 P

 Product (Produsul): evenimentul intitulat Balul Caritabil ,,Scarlet


Hope”;

 Price (Prețul): donația propriu-zisă oferită de participantul la


eveniment în scopul înființării băncii de sânge și achiziționării
echipamentului de specialitate necesar;

 Place (Locația): Restaurantul Ambassad’or (Drumul Odăii 34 - 36,


Otopeni)
 Promotion (Promovarea):

 online (prin postări frecvente pe pagina evenimentului,


menite să ajungă la targetul prestabilit);

 offline (prin amplasarea de panouri și afișe ale


campaniei ,,Picături de viață” în puncte strategice ale
Bucureștiului (stațiile de metrou cele mai frecventate,
zone intens populate, centrale și ultracentrale);

 People (Oamenii): organizatorii evenimentului, angajați ai firmei


Diamond Events;

 Process (Procesul): modul în care serviciul nostru este livrat - în


acest caz, serviciul constă în Balul Caritabil „Scarlet Hope”,
eveniment organizat în incinta restaurantului Ambassad’or, una
dintre cele mai exclusiviste locații din zona capitalei. Invitații
(medici, persoane influente în România, celebrități dispuse să
doneze pentru aceasta cauză) participă la o întrunire sofisticată,
înconjurați de un decor elegant, se bucură de un meniu pretențios,
format din specialități atent alese. Atmosfera este întreținută de o
formație de jazz și de patru artiști cunoscuți în România, și ei
invitați la eveniment (Horia Brenciu, Paula Seling, Ștefan Bănică
Junior și Delia Matache);

 Physical Evidence (Dovezi Fizice): modul în care ne reasigurăm


clienții – personal bine pregătit, comunicare transparentă și
eficientă

 Cercetare cantitativă – chestionar


 Cercetare calitativă – focus group de 6 persoane, cărora le-am
adresat o serie de întrebări precum: Ți-ar plăcea să iei parte la acest
eveniment? Ai fi dispus să donezi?

 Segmentarea și selectarea piețelor țintă

 Ținând cont de faptul că invitații la evenimentul nostru sunt


celebrități, persoane influente din România, cu potențial financiar
ridicat și medici, am realizat procesul de targetare în funcție de
campania ,,Picături pentru viață”, care promovează donare de
sânge în rândul tinerilor din București. Persoanele targetate au
vârste cuprinse între 18 și 30 de ani, locuiesc în București sau în
zonele externe capitalei, pe o rază de cel mult 40 de km. Din punct
de vedere comportamental, aceste persoane sunt utilizatori ai
smartphone-urilor și tabletelor. În ceea ce privește educația, aceștia
sunt fie studenți, fie absolventi licentiate ai Universitatii, fie
masteranzi. Interesele acestor persoane cuprind donarea de sânge,
caritatea, strângerea de fonduri, sănătatea și bunăstarea.
 Analiza competitivă
Balul caritabil ”Impreuna pentru Inima Transilvaniei”, organizat la Cluj
– Napoca, este un eveniment similar celui pe care ne-am propus sa-l
organizam. Scopul acestuia se refera la dotarea cu aparatura medicala
necesara pentru buna functionare a Insitutului Inimii “Nicoale Stancioiu”.
In 2014, s-a acumulat o suma de 22 000 de euro, bani cu ajutorul carora a
fost achizitionata o parte din aparatura necesara in sectiile de cardiologie si
chirurgie ale Institutului.

Persoanele dispuse sa doneze pot participa la eveniment prin


completarea unui simplu formular de inscriere pe site-ul campaniei
(http://eventsdesign.ro/institutulinimii). Asadar, in cazul acesta, invitatii nu
fac parte exclusiv din sfera celebritatii si nici din domeniul medical.
Donatia minima perceputa este de 450 de lei, suma echivalenta cu taxa de
inregistrare ca participant la balul caritabil.

Pe langa strangerea de fonduri necesare in vedea infiintarii unei banci de sange si


achizitionarii aparatelor necesare in acest sens, campania noastra urmareste sa
promoveze si donarea de sange in randul tinerilor romani. Campania ”Impreuna
pentru Inima Transilvaniei” tinteste un public format din persoane adulte, cu varste
cuprinse intre 40 si 50 de ani, preferabil locuitori ai orasului Cluj – Napoca, dispuse
sa contribuie doar din punct de vedere financiar. Din aceasta cauza, evenimentul
concurent nu este promovat atat de intens pe retelele sociale, pentru simplul motiv ca
publicul sau tinta nu este format dintr-o majoritate utilizatoare de internet. In schimb,
evenimentul a fost promovat la televizor, prin intermediul programelor de stiri, si la
radio.
ETAPA DE STRATEGIE – Damaschin Teodora

De multe ori avem nevoie de o a 2-a șansă de la viață.Însă adeseori lipsa sângelui
împiedică acest lucru. Donatori puțini, inimi suferinde în așteptare…....multe.
Fundația ’’Mereu Aproape’’ vine în sprijinul ‘’suferinței’’ cu propunerea de a înființa
pentru prima oară în România o Bancă de Sânge, evitând astfel listele de așteptare
pentru 1 litru de sânge. Campania pe Facebook a evenimentului de strângere de
fonduri dar și invitația de a dona sânge au rolul de a face cât mai mulți români să
conștientizeze cât de importantă este o Bancă de Sânge pentru un pacient.Pacientul
poate fi cel mai bun prieten,soț,mamă sau frate, iar suferința lor devine și suferința
noastră.Putem schimba asta împreună prin donații la centrele de transfuzii.

Facebook-ul nu este singurul mediu unde creăm ambiții.De aceea ne-am gandit să
accentuăm această idee prin panouri pe stradă și în stațiile de metrou. Iar pentru ca
Banca de Sânge să prindă contur, organizăm un bal caritabil, unde fiecare bănuț strâns
să ducă la realizarea a ceea ce ne-am propus. Apoape minunat! Voința și dorința de a
ne ajuta aproapele sunt esențiale pentru noi.

Balul caritabil ‘’Scarlet Hope’’ are la bază dorința de a fi ‘’toți pentru unul și unul
pentru toți’’. Pe scurt impulsionăm oamenii să facă lucruri frumoase atât de ușor.
Evenimentul se va desfășura ca o petrecere, unde invitații se vor distra și vor dona
bani pentru înființarea primei Bănci de Sânge din România. Începând cu ora 20:00 și
până la ora 02:00, invitații vor mânca, vor dansa pe melodiile artiștilor care și-au dorit
să ne fie aproape, vor asculta o prelegere despre cât de important e sângele pentru un
pacient de la doi dintre cei mai buni doctori din țară. Deasemene, vor înălța lampioane
ca simbol al dorinței noastre. Câte lucruri minunate se pot face într-o singură seara
alături de oameni minunați cu suflet mare. În continuare, prezentăm detaliile acestei
seri importante.
Event Table

Event: Balul Caritabil ‘’Scarlet Hope’’

Date: 08.07.2017

Time: orele 20:00-02:00

Place: Ambasad’or Events

Number of people: 250 persoane

Premises: Ambasad’or Events-sala: Beverly Hills

Number of seats: 265-275

Decoration: Aranjamente florale pe mese, aranjarea sălii în culori predominant roșu


și alb, baloane roșii și albe, covor roșu

Music: Trupa Atelier

Cerinte: Ținute în roșu și alb

Communications: Simona Gherghe & Alessandra Stoicescu

Artist: Delia, Paula Seling, Stefan Banica Jr, Horia Brenciu

Information: Dr. Alin Popescu, Dr. Doina Gosa

Food and drinks: Bufet suedez (o varietate de mâncăruri și băuturi special alese
pentru invitați)

The Environment-Venue and style

Balul caritabil Scarlet Hope îmbină stilurile modern și elegant într-o ambianță
plăcută pentru invitații care vor ajuta la înființarea primei Bănci de Sânge din
România. În seara evenimentului culorile predominante vor fi roșu și alb, punând
astfel accent pe tema balului. Salonul ‘’Bevery Hills’’ al restaurantului Ambasad’or
reușește să satisfacă toate capriciile organizației ‘’Diamonds Events’’.

The energy-Creating a Mood

Atât decorul cât și muzica au fost alese special pentru evenimentul ‘’Scarlet
Hope’’. Artiștii vor încânta invitații cu cele mai frumase melodii. Atmosfera va fi
îmbinată cu felurile de mancare ce vor satisface papilele gustatite ale invitaților.
Event Vision Q&A- Questionnaire

Event Date:

Salonul Beverly Hills l-am vizitat prima dată în luna septembrie a anului 2016. Am
participat la un eveniment, la care totul a fost la superlativ. Servirea ireproșabilă, localul
aranjat pana la cele mai mici detalii, aceste lucruri determinându-ne să alegem pentru
evenimentul nostru acest salon. Evenimentul va avea loc sâmbătă, 08.07.2017, începând cu
ora 20:00, petrecerea terminându-se in jurul orei 02:00. La acest eveniment vor participa
personalități din diferite domenii. Cei care vor lua cuvântul vor fi doctorii Alin Popescu și
Doina Gosa. Codul dressing-ului va fi unul în culorile event-ului, alb și roșu.

Event Guests:

-Invitații vor fi în număr de 250 de persoane printre care se număra: Ion Tiriac, Ilie Nastase,
Simona Halep, George Becali, Delia Matache, Nicolae-Ionut Pascu, Alexandra Irina
Maruta, Printesa Lia, Petre Roman, Politicieni, Doctori(Prof. Dr. Dinu Antonescu, Prof. Dr.
Eugen Iacoveanu, Ion Sinescu), Persoane din domeniul juridic, Andreea Marin, Nadia
Comaneci, Ana Maria Prodan, Gheorghe Hagi.

-Vârsta invitaților variază între 25-65 ani


-Majoritatea invitaților sunt din Bucuresti, excepție făcând doctori din diferite părți ale țării.
Aceștia vor fi cazați după eveniment la hotelul Ambasad’or.Chetuielile le vor asigura
sponsorii evenimentului.

Invitations

Coperta invitației definește numele evenimentului pe un fundal alb.Pe cea de-a doua
pagină a invitației sunt scrise sus data, ora și locul evenimentului. Sub aceste date este
trecută descrierea evenimenului scurt și cuprinzător.Toate aceste informații sunt frumos
înșirate pe invitație alături de logo-ul evenimentului caritabil ‘’Scarlet Hope’’.

Invitațiile sunt gândite și concepute de către ForeverAfter.ro. Sunt simple dar transmit
dorința de a fi alături Fundatiei Mereu Aproape. Sunt un motiv pentru care binele este creat
prin oameni.

Event Photographs

Ostafi Photography vor imortaliza clipe din seara evenimentului.De asemenea, se vor
ocupa și de filmarea întregii seri. Sunt o echipa frumoasă care își respectă munca și își
venerează clienții. Pentru ei este important să mulțumească fiecare gust in materie foto si
video. Înaintea evenimentului,am stabilit o întâlnire cu echipa Ostafi pentru a ne cunoaște și
pentru a înțelege mai bine ce dorește Fundatia Mereu Aproape să focalizeze în seara balului
caritabil.

http://www.ostafi.ro/photography/
Event Show Flow

La ora 02:00 toți invitații vor înălța lampioane roșii și albe. Lampioanele sunt simbolul
speranței și a dorinței. Acestea presupun un pas mic pentru un obiectiv mare și necesar
României. Doar împreună, Fundația Mereu Aproape îsi atinge scopul.

Event Room Requirements

“Ambasad’Or Events, salonul Beverly Hills ne trimite cu gândul în Beverly


Hills, acest salon fiind inspirat din extravagantul stil baroc, îmbinat armonios cu
elegante accente glamour”. Când luxul și designul se întâlnesc, se întâmplă minuni:
așa este și acest proiect, “ce combină stilul glamour cu detaliile contemporane și
designul de obiect”.

Decorul va fi în nuanțe de roșu si alb, culorile dedicate acestui eveniment,


mesele și scaunele vor fi îmbrăcate în catifea de culoare roșie și albă. Luminile
candelabrelor și luminile amplasate pe scenă, vor face să strălucească totul la
superlativ. Standurile de bufet suedez vor fi amenajate și poziționate în holul
salonului. Sunetul va fi asigurat de cei din AudioVizual. SRL., fiecare artist va avea
microfon sau lavalieră personalizată cu setările corespunzătoare pe mixer.

Cei care vor lua cuvântul vor purta de asemenea lavaliere. Standul echipei de
sunet și lumini va fi amplasat undeva discret, mascat cu un “separeu”. În centrul
salonului va fi un ring de dans destul de generos ca dimensiuni și aspect.
KEI QUESTIONS

-Scopul evenimentului Scarlet Hope este de a înființa prima Bancă de Sânge din România
cu banii donați la Balul Caritabil.

-Evenimentul va începe de la ora 20:00 și se va încheia la ora 02:00

-Ținuta invitaților va fi compusă din piese vestimentare roșii și/sau albe

-Evenimentul caritabil va avea loc sâmbată (08.07.2017). Este o zi idelă pentru a răspunde
afirmativ invitației. Oaspeții se vor bucura de o zi de weekend memorabilă. Perioada în care
va avea loc evenimentul poate coincide cu concediul multor invitați sau de cele două zile
libere.

-La orele 20:00,sambata, se circulă lejer. Parcarea le este asigurată invitatilor de către
restaurantul Ambasad’or.

-Unii invitați vor veni singuri, iar alții în cupluri. Oaspeții vor anunța în prealabil dacă vor
veni însoțiți sau nu, ceea ce oferă organizatorilor timp sa pună toate lucrurile la punct.

-Restaurantul Ambasad’or este cea mai bună alegere pentru acest eveniment. Este un
restaurant cunoscut la nivel național, la care se poate ajunge cu ușurință. Prin serviciile
oferite reușește să ofere clienților o imagine bună dar și respect.

Factori de succes Start:


Stagiu:
Persoanele responsabile Asistenti:
Determinarea factorilor de success:
Subiect Rezultate Cine? Cand?
Tinte
Grupul tinta(compozitie)
Numele evenimentului(Marca lui)
Tipul evenimentului, motivul
Slogan
Logo
Partile participante
Analiza oportunitatilor de marketing
Strategia de market, include:
 Produsul (locul evenimentului,
program, catering, servicii etc.)
 Pret ( intrarea, mancarea,
bautura etc.)
 Distribuirea (invitatii, vanzarea
de tichete de intrare la event
etc.)
 Comunicatii (promovare, PR.
Etc.)
Sponsori
Organizarea si realizarea strategiei
Management
Raport final
Executat de: Note:

Event Audio-Visual

Fiecare membru care va lua cuvântul va avea un loc special amenajat cu podium de
unde își va susține pledoaria, artiștii vor cânta în cadrul ringului de dans. Va fi bufet suedez,
amplasat în holul salonului, cu servire atât proprie cât și din partea stuff-ului. Felurile de
mâncare vor varia in funcție de preferințele fiecărui invitat la eveniment, meniul fiind ales
în urma consultării cu majoritatea managerilor fiecărei personalități.

Event Music

Muzica este un element cheie al serii. Atât Trupa Atelier, Hori Brenciu, Ștefan Bănică,
Paula Seling cât și Delia vor urca pe scenă în ropote de aplauze și îi vor încanta pe invitași
cu piesele lor. Desigur, artiștii și-au exprimat dorința de a cânta gratis cu scopul de a dona
cât mai mulți invitați. Până la sosirea artiștilor, muzica jazz îi va încanta pe invitații ce vor
urma să sosească.

ETAPA DE IMPLEMENTARE-Damian Mariana

FIRMĂ ORGANIZARE EVENIMENTE

Firmă: Diamond Events

Adresă: Str. Grigore Moisil 3, București 023791


Contact: 0734. 531. 005

Fax: 0251. 411621

Email: diamondevents@yahoo.com

Site: www.diamondevents.ro

Slogan: Diamond Events if you want to shine!

Logo:

 Contact Sheets

Denumire contacte Informații

“Diamond Events”
Lider-Enache Alexandra, Cercetare-Danielescu
 Event Production Company Gabriela, Marketing- Crețu Bianca Mihaela,
Strategie- Damaschin Teodora, Implementare-
Damian Mariana

Ambasad'or Events Otopeni-Salonul “Beverly


Hills”
Address: Șoseaua Odăii 34-36 București,
 Venue
Băneasa-Otopeni
Tel: 0728.808.029
Email: office@ambasador-events.ro
Web address: www.amdasador-events.ro

“Generic AudioVizual SRL”


 Audio-Visual Address: Str. Plantelor, Nr. 48, București
Tel: 213171356
Email: ofiice@gav.ro
Web address: www.gav.ro
“Alidesign”
 Decor+ Floral Address: I.C. Brătianu, nr 16, Bloc A64, Scara
A, Parter, Râmnicu Vâlcea 240020
Tel: 0742 114 565
Email: alidesign@yahoo.com
Web Address: www.alidesign.ro
“Rosial Concept SRL”
Address: Strada.I.G.Duca 28A, Otopeni
075100
 Lighting
Tel: 720 490 110
Email: rosialconcept@yahoo.com
Web Address: www.rosialconcept.ro

“Celebration Catering”
Address: Șoseaua București-Măgurele 75,
București
 Food
Tel: 0761. 129. 399
Email: contact@celebrationcatering.ro
Web Address: www.celebrationcatering.ro

 Photographers “Ostafi Photography”


Address: Strada Cornelia, București
Tel: 0728 132 755
Email: ostafi.ro@gmail.com
Web Address: www.ostafi.ro
 Candy Bar “Cofetăria Armand”
Address: Strada Armand Călinescu 25,
București 021011
Tel: 0741 276 263
Email: cofetariaarmand@yahoo.com
Web address: www.cofetariaarmand.ro
 Guest list

 Ion Țiriac 9. Petre Roman


 Ilie Năstase 10. Politicieni
11. Doctori( Prof. Doc. Dinu
 Simona Halep Antonesu, Prof. Doc. Eugen
Iacoveanu, Ion Sinescu)
 George Becali 12. Persoane din domeniul
juridic
 Delia Matache 13. Andreea Marin
 Nicolae-Ionuț Pascu 14. Nadia Comăneci
 Alexandra Irina Măruță 15. Ana Maria Prodan
 Prințesa Lia 16. Gheorghe Hagi

 Sponsori eveniment

 Dorna
 Casino Life & Business
 HEIDI
 Dr.Oetker
 NEMIRA
 CEC Bank
 GOLDART
 Cosmetic Plant

 Parteneri eveniment

 Antena 1
 PRwave
 Ziare.com
 CineFAN.ro
 AaRC
 VIVA
 Europa FM
 WALL-STREET

Calendar promovare online

Calendarul de promovare online a fost stabilit împreună cu departamentul de


Marketing, Crețu Bianca, pentru a putea stabili o targetare dar și un traseu de postare
potrivit. Persoanele targetate au o vârstă cuprinsă între 18-30 de ani și locuiesc în
București. De asemenea, orele de postare au fost alese dupa o analiză, prin care am
putut constata atât zilele, cât și orele de vârf, în care postările au o vizibilitate mare.

Traseul este unul ascendent, pornind de la idei de bază, de introducere și


acapararea interesului, la dezvăluirea evenimentului care se află la baza acestei
campanii. Următorul pas îl reprezintă descoperirea înființării primei Bănci de sânge
din România, unde am adăugat și anumite detalii privind evenimentul: numele ,
moderatori, speakeri prezenți, dar și 4 invitați surprinză.

În final, calendarul este format din 2 reminder-uri pentru că dorim ca evenimentul,


dar și Campania “Picături de viață” să prindă în mintea indivizilor, dar mai ales în
suflet.
Desfășurător eveniment

Listă prețuri Bancă de sânge


Buget Bal “ Scarlet Hope”
BALUL “SCARLET HOPE”
Slogan: “O inimă pentru inimi”
Logo:

Invitație Balul “Scarlet Hope”


Menu
“Candy Bar”

Schiță salon
Știm cât de importantă este alegerea unui loc atunci când vorbim de organizarea
unui eveniment. Din acest punct de vedere, echipa de implementare a ținut cont de
toate datele importante. Restaurantul Ambasad’or Events este situat în zona de nord,
Băneasa-Otopeni, zona exclusivistă a capitalei României, la numai 5 minute de
Aeroportul Internațional Otopeni și la 15 minute de Piața Victoriei, asigurând în acest
fel o zonă accesibilă tuturor invitaților și cu posibilități de parcare. De asemenea,
Salonul “Beverly Hills” are o suprafață de 500 mp și poate găzdui până la 250 invitați,
iar amplasarea meselor este făcută astfel încât toată lumea să aibă loc și chelnerii să
poată trece cu ușurință printre mese. La acest eveniment vor fi prezenti numeroși
invitați surpriză, printre care doi speakeri și doi moderatori și nu în ultimul rând patru
artiști faimoși din România. Legat de prezenta lor, s-au asigurat toate detaliile: scena
va fi amplasată în fața salonului pentru ca toți invitații să aibă o vizibilitate bună
asupra scenei. Totodată, s-au discutat aspecte legate de sonorizare- mai bine iei mai
multe boxe decât mai puține. Când ai prea mulți Watt poți da mai încet volumul, dar
când nu ai destulă putere muzica și speech-urile se vor auzi distorsionat. Boxele au
reprezentat un alt element important, iar din acest motiv s-a hotarat distanta lor față de
mese, acestea sa nu fie foarte aproape de invitati,dar si tipul de boxe potrivite acestui
tip de eveniment, basi neceesari, cati kW putere electrica etc.

Fără îndoială, iluminatul are un impact vizual asupra unui eveniment. Luminile
sunt un element care creează un mediu cu adevărat distinct și original. Din acest
motiv, ele au fost amplasate în așa manieră încât să mențină o atmosferă intimă și
plăcută, ele fiind aranjate în partea de sus a scenei pentru a acoperi întreaga suprafață
a salonului. De asemenea, luminile nu au fost folosite în exces deoarece exista riscul
de a deranja invitații.

Mai mult ca oricând, trăim într-o lume vizuală. O imagine valorează mai mult
decât o mie de cuvinte. În fiecare zi o multitudine de imagini își strigă mesajele lor.
De aceea, s-a inchiriat pentru acest eveniment un video-proiector, prin intermediul
căruia speakeri, dar si moderatorii își vor susține o prezentare verbală atrăgând atenția
prin imagini, dar și pentru a ilustra elemente care nu pot fi aduse fizic în locație.

Muzica
Utilizarea muzicii la diferite evenimente este practicată de mii de ani devenind un
fenomen de-a lungul vremii. Muzica este unul din acele lucruri în viață care reflectă o
parte din personalitatea noastră, fără ca noi sa fim conștienți. Ea ne dă speranță, ne
ajută să ne relaxăm și uneori ne înveselește. De aceea, muzica ocupă un loc central în
fiecare eveniment organizat de firma noastră. Colaborăm atât cu formații specializate,
cât și cu vedete autohtone din showbiz-ul românesc și chiar cu anumiti artiști din
străinătate. Firma noastră va lucra împreună cu dumneavoastră pentru a vă îndeplini
visurile in materie de muzică.

Decorațiuni

Suntem o agenție cu viziune creativă care transform orice eveniment intr-un


moment de neuitat. Indiferent de tema petrecerii dumneavostră, decorațiunile au un
rol crucial in succesul acesteia. Ele condimentează și personalizează fiecare colțisor al
încăperii, lucru ce nu va scăpa atenției invitațiilor.

De ce noi?

 Motivația noastră este aceea de a depăși așteptările dumneavoastră;

 Oferim fiecărui client servicii de înaltă calitate, special customizate pe nevoile


acestuia;

 Orice aranjament pe care il creăm este unic.

Invitații dumneavoastră vor fi impresionați!

ETAPA DE RISC ȘI EVALUARE- Enache Alexandra Marina


RISCUL
Ce este riscul? Majoritatea ar răspunde că riscul este posibilitatea de a fi rănit sau
de a-ţi fi ca uzate diverse prejudicii. O abordare a riscului presupune privirea acestuia
din două puncte de vedere. Primul se concentrează asupra evenimentelor nedorite care
pot aduce prejudicii sau pierderi.
Al doilea punct de vedere al abordării riscului se referă la obţinerea informaţiilor
necesare luării unei decizii corecte. Când o decizie este luată în condiţii de ignoranţă,
aceasta este o decizie riscantă şi poate conduce la un eşec, iar în cazul unei decizii
fundamentate, bazată pe informaţii complete şi corecte, aceasta este mai puţin
riscantă, iar şansele de succes în implementarea ei sunt mari.
Riscurile se gestionează eficient prin anticiparea, înțelegerea și luarea deciziilor
sensibile cu privire la modul de control al riscurilor. Acest proces se numește
managementul riscului și, pentru a cunoaște care sunt riscurile care trebuie gestionate,
trebuie efectuată o evaluare a riscurilor.
Scop: urmărim evitarea evenimentelor care pot duce la pierderi.

Întrebări la care urmărim să răspundem:


 Care sunt factorii care pot influenţa negativ activitatea?
 Dacă activitatea eşuează?
 Ce puncte slabe sunt în proiectarea activităţii?
 Suntem capabili să respectăm termenele stabilite?
 Care este probabilitatea riscului?
 Care este impactul riscului?
 Cat de mare este riscul si cat de mare este efectul acestuia?

Persoanele afectate pot fi:


 Oameni în vârstă;
 Femei gravide;
 Persoane cu dezabilități;
 Membrii echipei de organizare;
 Contractori;
 Invitații evenimentului;
 Toți cei prezenți la eveniment.
EVALUAREA RISCURILOR
FIND IT
Pericole (toate pericolele sau situațiile posibile asociate activității evenimentului la
care pot fi expuse persoane).

ASSES IT
Evaluarea (ce înseamnă "probabilitatea" ca oamenii să fie expuși pericolului și care
sunt consecințele, care ar putea fi rezultatul pericolului ) (Use the Risk Ranking
Matrix in the template).

FIX IT ( Identificarea măsurilor practice care ar putea fi puse în aplicare pentru a


elimina sau a reduce riscul de pericole care apar) (Use the Hierarchy of Control table
to guide you as to what type of controls you could put in place to manage the hazards
once you have assessed their risk level).

PROBABILITATE
RISK RANKING MATRIX

ÎNALT
5 10 15 20 25

SEMNIFICATIV 4 8 12 16 20

MODERAT 3 6 6 12 15

SCĂZUT 2 4 6 8 10

NEGLIJABIL 1 2 3 4 5

CONSECINȚE NEGLIJABIL SCĂZUT MODERAT MAJOR CATASTROFIC


DEFINIȚII PENTRU PROBABILITATE

O probabilitate ridicată  Este de așteptat să apară în majoritatea cazurilor


 Există o probabilitate mare de reapariție a pericolelor

O probabilitate semnificativă • Pericole similare au fost înregistrate în mod regulat


• Considerat că este posibil ca pericolul să apară

O probabilitate moderată  Incidente sau pericole au apărut rar în trecut

O probabilitate scăzută • Foarte puține incidente cunoscute de apariție


• Nu sa întâmplat încă, dar s-ar putea întâmpla cândva

O probabilitate neglijabilă • Nu există incidente cunoscute sau înregistrate de apariție


• Șansa la distanță, poate să apară numai în situații

DEFINIȚII CONSECINȚE
 Unul sau mai multe decese
CATASTROFIC  Costuri pentru eveniment de până la 5 milioane USD
 Revolta internațională și națională

 Impactul grav asupra sănătății asupra persoanelor multiple sau singure sau a
persoanelor cu handicap permanent.
MAJOR  Costuri pentru eveniment între 2,5 și 5 milioane $
 Reproșuri media naționale

 Reabilitarea necesară mai mult de 10 zile pentru persoanele rănite


MODERAT  Costurile pentru evenimente între $ 200.000 și $ 2.5 milioane
 Mass-media locale și îngrijorarea comunității

 Vătămare corporală care duce la pierderi de timp și revendicări


SCĂZUT  Costuri pentru eveniment între 50.000 și 200.000 $
 Preocupări minore izolate ridicate de părțile interesate, de clienți

 Persoane care solicită prim ajutor


NEGLIJABIL  Costuri pentru eveniment până la 50.000 $
 Impact minim asupra reputației
Cum să controlezi hazardele?

IERARHIA CONTROLELOR

ELIMINARE Scoateți sau opriți pericolul, dacă este posibil, eliminați cauza sau sursa pericolului, eliminând mașina, sarcina sau
Eliminați pericolul procesul de lucru. Dacă acest lucru nu este practic, atunci înlocuiți-l.

SUBSTITUŢIE Folosiți un proces mai puțin periculos - utilizați o mașină mai puțin zgomotoasă pentru sarcină sau introduceți un
Înlocuiți procesul proces de lucru mai puțin zgomotos. Dacă acest lucru nu este practic, atunci inginer.

INGINERIE
Introduceți încuietori și bariere în jurul sau între pericole. Îmbunătățiți procedurile de întreținere
Schimbați echipamentul

Separați sau izolați pericolul sau echipamentul de la oameni prin relocare sau schimbând operația. Dacă acest lucru
IZOLARE
nu este practic, administrați-l.

Proiectați și comunicați proceduri scrise sau verbale care împiedică apariția pericolului. Dacă acest lucru nu este
ADMINISTRARE practic, atunci PPE

Asigurați echipament de protecție corespunzător riscului. Furnizați informații de instruire și supraveghere pentru a
PERSONAL ECHIPAMENT
vă asigura că protecția personală a auzului este montată, utilizată și întreținută corespunzător. Echipamente care
DE PROTECȚIE (PPE)
protejează persoana expusă riscului.
Numele evenimentului: Scarlet Hope
Locația evenimentului: Ambasador
Data evenimentului: 8 Iulie 2017
Risk Maneger: Enache Alexandra Marina
Buget eveniment: 20 000 Euro
Start Date / Time: 8 Iulie, 2017, ora: 20:00
Finish Date / Time: 09 Iulie,2017, ora 03:00

FIND IT (Pericole) RISK ASSES IT (Evaluarea consecințelor) FIX IT (Identificarea măsurilor) RESPONSABILITY
RANK

Absența unui membru-cheie 6 Perturbarea conducerii cu succes a Administrarea și asigurarea că toți participanții și Event Organiser
al personalului poate provoca evenimentului. contractorii sunt bine informați înainte de eveniment
o situație semnificativă. și sunt conștienți de așteptări și cerințe.
Asigurarea că există un "back-up" care cunoaște
foaia de parcurs a evenimentului, harta site-ului și
planul de gestionare a riscurilor.
Existența unor persoane care să cunoască
informațiile necesare legate de eveniment pentru a
se implica în cazul lipsei unui membru al echipei
Prezența mai mare decat se 8 Lipsa meselor si a scaunelor, alimente și Eliminarea pericolului prin amplasarea unui număr Event organiser
anticipase datorată invitaților băuturi insuficiente. mai mare de mobilier, procurarea unei cantități mai
care nu și-au confirmat mari de alimente și băuturi.
sosirea.
Sursa de alimentare este 16 Provoacă electrocutare sau deteriorarea Eliminarea pericolului prin implicarea unui Event organiser
supraîncărcată, conductoare echipamentului. electrician autorizat care să faca modificări sursei de Electricianul
nesigure sau cabluri alimentare existente.
deteriorate. Administrarea și asigurarea că cerințele de
alimentare sunt identificate în faza de planificare și
că este furnizată o aprovizionare adecvată. A fost
precizat că toate conductele și echipamentul trebuie
să fie testate și etichetate.

Montarea greșită a 16 Rănirea unui participant al evenimentului. Verificarea montării acestora și blocarea/izolarea Site supervisor
echipementelor digitale, a accesului invitaților către echipamentele digitale.
aranjamentelor florale, etc.
Livrarea întârziată de 6 Perturbarea evenimentului Să se administreze și să se asigure că toți Event organiser
echipemament de către contractanții sunt bine informați înainte de
prestatorii externi de servicii eveniment și sunt conștienți de așteptări și de
cerințe.
Asigurarea că toti contractorii
au un număr de telefon mobil care este inclus în
foaia de contact a evenimentului.

Interpelări de zgomot 1 Pot cauza insatisfacere si plângeri legate de Administrarea acestui control făcând o evaluare a Event organiser
intensitatea zgomotului.. evenimentului leagată de ceea ce ar putea genera
zgomot și elaborarea unui plan de management al
zgomotului care să fie compatibil cu legea privind
protecția mediului. Planul a fost furnizat
managerului site-ului.

Aprovizionarea 1 Poate provoca nemulțumiri legate de Administrarea acestui control efectuând o evaluare Event organiser
inadecvata/insuficienta cu seriozitatea echipei care a administrat a evenimentului legată de cantitatea de alimente și
alimente și băuturi. evenimentul. băuturi disponibile.

Scena amplasată pentru soliști 6 Poate provoca vătămari corporale. Eliminarea riscului prin verificarea montării scenei Event organiser
și invitații care vor ține înaintea începerii evenimentului. Site supervisor
prelegeri este amplasată
greșit.
Alimentele sau bauturile 8 Acest pericol poate provoca spitalizarea Administrarea acestui pericol prin verificarea Site supervisor
provoacă dureri stomacale participanților și poate afecta serios legilor relevante privind sănătatea, alegerea unor Contractorul care se
sau o altă infecție similară. sănătatea acestora. alimente sănătoase, verificarea termenului de ocupă de alimente
expirare al anumitor alimente si băuturi.
Prezenta slabă la eveniment. 6 Conduce la o strangere de fonduri Administrarea acestui control prin dezvoltarea Site supervisor
nesemnificativă pentru a ne atinge unui plan de marketing și comunicare cuprinzător
obiectivele. pentru a ne asigura că oamenii sunt conștienți de
importanța evenimentului și vor participa.

Artiștii, interpreți sau invitatii 4 Poate provoca vătămare corporală. Eliminarea riscul prin instalarea unei balustrade. Firma care se ocupă
se rănesc când merg pe scări. de montarea scenei și
mobilierului
Persoana contractează 8 Poate afecta starea de sănătate/ poate Administrarea acestui control asigurându-ne că, Site supervisor
otrăvire cu alimente la provoca deces. înainte de eveniment, toți furnizorii de alimente au
eveniment. trimis formularul de notificare temporară și li sa
oferit o copie a fișei informative privind siguranța
alimentară la evenimentului.
Invitații suferă accidente 8 Poate provoca deces sau detoriorarea Asigurarea că, în rândul membrilor echipei există o Site supervisor
vasculare, stop cardiac sau se sănătății psihice și fizice. persoană care să cunoască manevrele necesare Asistența calificată
îneacă cu alimente/corp străin acordării primului ajutor și a manevrei Heimlich.
la eveniment. Asigurarea asistenței calificate la fața locului în
timpul evenimentului
Lovitură și strivire a mulțimii 12 Deteriorarea stării de sănătate, blocarea Administrarea prin dezvoltarea și comunicarea și Event organiser
dacă locația a fost evacuată în drumului către căile de acces. planulului de evacuare.
caz de urgență. Amplasarea scenei astfel încât să nu obtureze căile
de acces.

O persoană din sală are 12 Deteriorarea stării de sănătăte, posibil deces. Administrarea risuclui prin asigurarea că, în rândul Site supervisor
nevoie de o ambulanță, dar membrilor echipei există o persoană care să Asistența calificată
ambulanța întarzie. cunoască manevrele necesare acordării primului
ajutor.
Administarea riscului prin asigurarea asistenței
calificate la fața locului în timpul evenimentului.
O persoană suferă leziuni 8 Poate provoca deteriorarea stării de sănătate. Administarea riscului prin asigurarea asistenței Site supervisor
minore împiedicându-se, calificate la fața locului în timpul evenimentului. Asistența calificată
călcând greșit, etc.
Un incendiu mic provoacă 4 Deteriorarea evenimentului. Administrarea risuclui prin verificarea amplasării Event organiser
daune echipamentului. unor stingătoare de incendiu
Asigurarea că personalul este instruit în utilizarea
stingătoarelor de incendiu.
Pericol de foc cauzat de 15 Poate provoca deterioararea sănătății, deces, Administrarea risuclui prin verificarea amplasării Event organiser
diverse motive. distrugerea spațiului în care are loc unor stingătoare de incendiu, verificarea autorizației Site supervisor
evenimentul, panică, etc. de funcționare a spațiului privind securitatea în
Asigurarea că personalul este instruit în utilizarea
stingătoarelor de incendiu ceea ce privește un
potențial incendiu.
Amplasarea scenei astfel încât să nu obtureze căile
de acces.
Administrarea prin dezvoltarea și comunicarea
planulului de evacuare.
Verificarea accesibilității tuturor căilor de acces.

Lipsa recipientelor pentru 1 Poate provoca nemulțumiri Se va elimina riscul prin furnizarea de facilități - Event organiser
depozitarea gunoiului. toalete, spații de spălare, aprovizionare cu apă,
prevederi pentru eliminarea apei uzate, a gunoiului.

Lipsa facilităților pentru 6 Poate provoca daune fizice și morale. Luăm în considerare tipurile de participanți, cum ar Event organiser
persoanele cu nevoi speciale. fi copiii, vârstnicii și persoanele cu handicap – vor
există aranjamente speciale, precum rampele.
Riscul potențial de furt de 6 Acest risc poate provoca daune morale/ Administrarea riscului prin colaborarea cu o Firma de securitate
bani, obiecte de valoare și econimice, etc. companii de securitate profesională.
echipamente.
Necunoașterea spațiului de 1 Poate provoca agitație, disconfort. Administrarea riscului prin amplasarea unor Event organiser
către invitați, a căilor de indicatoare care să îi ajute pe invitați să se orienteze
acces. în spațiul în care are loc evenimentul.

Potențiale conflicte între 3 Acest risc poate provoca neplăceri și chiar Administrarea riscului prin elaborarea unui plan de Event organiser
invitați datorate lipsei de compromiterea evenimentului în funcție de comunicare. Site supervisor
simpatie, a experiențelor gradul de conflict.
persoanle.
Hazarde naturale: pericol de 15 Poate provoca agitație, panică, deteriorarea Administrarea riscului prin verificarea existenței Event organiser
cutremur stării de sănătate. autorizației de funcționare în caz de cutremur a
spațiului în care are loc evenimentul.
Amplasarea scenei astfel încât să nu obtureze căile
de acces.
Administrarea prin dezvoltarea și comunicarea și
planulului de evacuare.
Se va administra pericolul prin verificarea
accesibilității tuturor căilor de acces.
Absența unui solist 6 Poate conduce la deteriorarea întregului Se va administra pericolul prin colaborarea cu un Event organiser
eveniment. alt solist în cazul în care va interveni un eveniment
de acest gen.
Să se administreze și să se asigure că toți
contractanții sunt bine informați înainte de
eveniment și sunt conștienți de așteptări și de
cerințe.
Supraaglomerearea parcării 2 Poate provoca dezordine, nemulțumire. Administrarea acestui risc prin colaborarea cu Event organiser
managerul locației.
Plan de alarmare și evacuare în caz de incendiu sau alte urgențe

Firma de organizare evenimente ,,Diamond Events,, a elaborat propriu plan de


alarmare și evacuare în caz de incendiu sau alte urgențe al evenimentului ,,Scarlet
Hope,, .
Numărul de telefon în caz de urgenţă al serviciul voluntar al pompierilor civili din
localitate, pompierii profesionişti, serviciul de ambulanţă, poliţie 112, va fi amplasat
lângă fiecare telefon din sala evenimentului.
In penultima săptămână de pregătire a evenimentului, membrii echipei și toți
colaboratorii vor fi instruiţi cu privire la comportamentul pe care trebuie să-l aibă în
caz de incendiu.
Pe coridoare, în locul cel mai vizibil, vor fi afişate instrucţiunile pe care
participanții și membrii evenimentului trebuie le urmeze în cazul declanşării alarmei
de evacuare.
Membrii echipei și toți cei respnsabili de desfășurarea evenimentului au rolul de a
cunoaşte planului de alarmare şi evacuare şi comportamentul pe care trebuie să-l aibă
în caz de incendiu. La predarea acestor cursuri pot participa şi pompierii militari.

Comportament în caz de pericol:


Alarmarea- manegerul de risc sau oricare alt membru responsabil de eveniment va
declanşa alarma şi va anunţa forţele de intervenţie respectând principiul gradual.
Evacuarea clădirii are întâietate stingerii incendiului; evacuarea clădirii - se vor
utiliza toate căile de evacuare şi salvare fără pericole. Nu se vor lua alte obiecte (genți,
obiecte de vestimentaţie, etc.);
Locul de adunare – toate persoanele din interiorul clădirii se vor aduna în fața
hotelului, cât mai departe de zona de risc;
Informarea pompierilor - pompierii vor fi întâmpinaţi de managerul de rosc, care îi
informează cu privire la: numărul şi locurile posibile din în care mai sunt persoane,
situaţia intrărilor, pe casele de scări şi pe coridoare, locul unde s-a produs incendiul şi
propagarea acestuia, alte date solicitate de forţele de intervenţie.
Comportament în caz de incendiu
Păstraţi-vă calmul

Telefon pompieri (I.S.U.


București) nr. 112
1.Anunţaţi Sau ...........................
incendiul
CINE anunţă?

CE s-a întâmplat?

UNDE s-a întâmplat?

Salvaţi persoanele aflate în


pericol

2. Evacuarea Urmaţi căile de evacuare marcate


în siguranţă
Nu folosiţi ascensorul

Fiţi atenţi la indicatoare

3.Stingeţi Utilizaţi stingătoarele


incendiul
Bugetul necesar pentru a face față riscurilor: 9213 lei.
 Colaborare firmă securitate BGS: 500 lei;
 Colaborare asistență calificată medicală BGS: 300 lei;
 Rampe pentru persoane cu dizabilități: 900;
 Instalare balustradă: 400 lei;
 Amplasarea de indicatoare: 20 indicatoare 38 lei;
 Colaborare electrician autorizat: 500 lei ;
 Amplasarea unui numar mai mare de mobilier/ aranjamente florale/ alimente și
băuturi: 3000 lei;
 Achiziționarea de stingătoare de incendiu ( pe lângă cele existente în locația
închiriată): 5 Stingător cu gaz tip G2: 575 lei.
 Avans solist de rezervă: 3000lei.
EVALUAREA EVENIMENTULUI
"Evaluarea evenimentului este procesul de observare critică, de măsurare și de
monitorizare a implementării unui eveniment pentru a evalua cu acuratețe rezultatele
acestuia". Bowdin și colab. (2001) p. 271

Organizarea evenimentului va fi controlată și monotorizată constant de către


departamentul de evaluare.
Evaluarea finală va evidenția succesul atins de munca riguroasă a echipei Diamond
Events.

Evaluarea post-eveniment
Evaluarea post-eveniment are ca scop măsurarea impactului evenimentului în
mass-media, urmărind cantitatea și calitatea articolelor refritoare la balul Scarlet
Hope. Această evaluare va reliefa măsura în care am reușit să promovăm mesajul.
Va fi evaluată influența evenimentului în mediul offline, cât și în mediul online. Va
fi evaluată și recunoașterea clientului nostru, fundația Mereu Aproape, sponorul
evenimentului.
De asemenenea, vom urmări care a fost impactul promovării donațiilor de sânge
prin intermediul paginii de Facebook, creată special în acest scop.

Evaluarea în timpul evenimentului . Motivele acestei evaluări sunt:


Motivele evaluării – motive interne
 Pentru a determina dacă obiectivele au fost îndeplinite (strângerea de
fonduri suficente din donații pentru înfințarea unei bănci de sănge,
promovarea donării de sănge);
 Măsurarea succesului sau a eșecului ;
 Identificarea costurilor și a beneficiilor.

Motive externe
 Pentru a determina nivelul de conștientizare a importanței donării de sănge;
 Pentru a determina nivelul suportului media;
 Determinarea valorii evenimentului;
 Satisface sponsorii, părțile interesate și autoritățile ;
 Obținerea acceptării / credibilității / sprijinului;
 Identificarea și măsurarea impactului asupra societății prin intemediul
campaniei de promovare , dar și în rândul participanților la balul caritabil.

Vom măsura imapactul evenimentului cu ajutorul feed-backului din partea


invitaților la bal prin intermediul unor chestionare pe care le vom trimite prin e-mail.
Acesta este compus din 7 întrebări cu variante de răspuns, având ca scop evaluarea
calitativă a evenimentului. Răspunsurile ne vor ajuta să creăm evenimente cât mai
bune în viitor. Am atașat mai jos chestionarul.
Stimate participant,

Dorim să te invităm să participi la completarea unui chestionar online referitor la


organizarea balului caritabil ,,Scarlet Hope’’ ce a avut loc în data de 08 Iulie 2017.
Timpul alocat completării acestui chestionar nu va depăși 2-3 minute.

Participarea la acest chestionar de evaluare este voluntară, dacă nu vă veți simți


confortabil cu oricare din întrebările chestionarului puteți decide să nu răspundeți sau
să abandonați în orice moment completarea chestionarului. Este foarte important
pentru noi să aflăm opinia dumneavoastră referitoare la organizarea evenimentului.

Acest chestionar este anonim și nu colectează date personale, iar rezultatele vor
rămâne confidențiale și vor fi utilizate doar de către firma de organizare de
evenimente ,,Diamond Events’’ în scopul îmbunătățirii serviciilor.

Îți mulțumim pentru timpul și sprijinul acordat!


Echipa ,,Diamond Events’’

1. Care a fost motivul principal pentru care ati participat la acest eveniment?
a. Numele evenimentului
b. Scopul evenimentului
c. Locul de desfășurare
d. Comunicarea evenimentului

2. Care a fost principalul obiectiv legat de participarea la acest eveniment?


a. Contribuția personală la înființarea băncii de sange
b. Dorința de a mă informa mai mult despre acest subiect
c. Comunicare cu alți participanți
d. Alt motiv
3. Care este gradul de mulțumire în ceea ce priveste organizarea evenimentului ?
a. Foarte mulțumit
b. Mulțumit
c. Neutru
d. Nemulțumit
e. Total nemulțumit

4. Cum considerați subiectele discutate în cadrul evenimentului ?


a. Foarte importante
b. Importante
c. Puțin importante
d.Moderate
e. Nu mă interesează deloc

5. Cât de importante credeți că sunt obiectivele evenimentului ?


a. Foarte importante
b. Importante
c. Puțin importante
d.Moderate
e. Nu mă interesează deloc

6. Cât de importantă credeți că este participarea la un eveniment caritabil?


a. Foarte importantă
b. Importantă
c. Puțin importantă
d. Moderată
e. Nu mă interesează deloc

7. Care este părerea dumneavoastră în urma participării la acest eveniment?


a. Acceptarea
b. Credibilitate
c. Sprijin
d. Alte comentarii

Evaluare