PREGATIREA NEGOCIERII

NINA ANDREI ECTS,ANUL II

Pregatirea negocieri

Pregatirea riguroasa a negocierilor comerciale internationale, respectiv crearea
premiselor pentru prezentarea pozitiilor partilor, pentru comunicarea deschisa dintre
parteneri, pentru finalizarea avantajoasa a tratativelor reprezinta o conditie esentiala
pentru succesul acestora. Alegerea locului de desfasurare a acestora, stabilirea unei
ordini de zi adecvate, crearea premiselor pentru prezentarea ofertelor si primirea
cererilor sunt probleme de mare importanta n obtinerea rezultatelor dorite.
Inca inainte de a fi facuta propunerea de incepere a unor negocieri este necesara o
intensa activitate de documentare, de culegere de informatii, de analiza, de elaborare de
documente, proiecte sau propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obtine
rezultatele scontate.
De cele mai multe ori procesul de negociere este previzibil, astfel ca exista
posibilitatea de a se pregati din timp anumite aspecte cum ar if de exemplu modul de
abordare a partenerilor. n acest context se impune analiza cadrului general si specific
al negocierii al contextului n care se desfasoara negocierea.
Pentru a contura cadrul general al negocierii un negciator trebuie sa cunoasca bine
legislatia si uzantele comerciale, reglementarile de politica comerciala, cele financiar
valutare si incidentele acestora, capacitatea pietei si delimitarea segmentului de piata
caruia i se adreseaza produsele exportate sau de la care urmeaza sa provina importurile,
posibilitatile de distributie, conditiile de promovare a vanzarilor, modalitatile de
comercializare, de transport, etc. De asemenea trebuie sa se documenteze asupra
concurentei potentiale, atat n ideea unor eventuale cooperari, cat si pentru combaterea
unor actiuni de concurenta neloiala.
n analiza cadrului specific al negocierii o mare importanta revine cunoasterii starii
economice si financiare a partenerului, a solvabilitatii si reputatiei comerciale a
acestuia, identificarii surseor de finantare, stabilirii cat mai exacte a pozitiei de
negociere a partenerului.
u mai putin importanta este studierea conditiilor si regulilor impuse n cazul
negocierilor respective intrucat cunoasterea acestor reguli va permite actionarea pe
parcursul negocierilor n sensul dorit, fara riscul anularii rezultatelor negocierii
datorita unor vicii de procedura.
Inca din etapa pregatirii negocierilor este necesara stabilirea obiectivelor proprii
si anticiparea obiectivelor partenerului. n legatura cu obiectivele proprii este necesar
ca negociatorii sa nu se limiteze la scopuri generale, ci sa detalieze problemele de
afaceri a caror realizare se urmareste prin negocieri. Astfel, daca obiectul negocierii il
constituie o vanzare comerciala internationala, trebuie avute n vedere aspecte ca!
volumul vanzarilor "cumpararilor#, calitatea marfurilor si a serviciilor solicitate, pretul,
conditiile de livrare, cele de finantare si de plata, riscurile posibile, metodele si caile de
asigurare, modalitatile de rezolvare a eventualelor litigii, rata maxima si minima a
rentabilitatii urmarite, etc., precum si mijloacele necesare n vederea atingerii acestor
scopuri. n paralel cu stabilirea obiectivelor proprii trebuie anticipate, pe cat posibil,
obiectivele partenerului, anticipare ce trebuie folosita pentru apropierea, concertarea
pozitiilor.
Dintre diversele metode de anticipare a desfasurarii tratativelor poate fi
mentionata simularea negocierii, recomandabila n general n vederea pregatirii
negocierilor, n special cand este vorba de operatiuni cu un grad ridicat de complexitate.
Prin simulari se face o verificare, de regula foarte eficace, a programului de desfasurare
a negocierii, evidentiindu$se posibilele aspecte ale acestui program.
In raport cu obiectivele propuse se stabileste echipa de negociatori a carei
componenta este determinata de natura si de complexitatea tranzactiei , de conditiile
generale n care urmeaza sa aiba loc tratativele.
%eusita unei echipe de negociere depinde n mare masura atat de capacitatea
individuala a fiecarui membru cat mai ales de felul n care ei functioneaza impreuna.
&arimea si structura echipei de negociere se realizeaza n functie de domeniile n
care se deruleaza negocierea!
' comerciala! pret, politica comerciala, livrare, transferul riscurilor si al cheltuielilor,
etc.(
' tehnic! calitate, specificatii, ambalaj, )no*$ho*, service(
' juridic! conditiile contractului, clauze, rezolvarea litigiilor, arbitraj(
' financiar! conditii de plata, asigurare, credit, garantie.
+ echipa de negociere poate fi constituita din membri permanenti si din specialisti
atrasi pe masura ce se ivesc probleme deosebite. Pentru negocieri de importanta mai
mica, un negociator va tine locul altuia si va acoperi mai multe domenii sau zone dupa
ce n prealabil s$a documentat si a fost informat asupra subiectelor cu care era mai putin
familiarizat. Astfel, negociatorul comercial poate acoperi si zona juridica, tehnicul, pe
cea financiara, etc.
In cazul negocierilor de importanta mai mica echipa ar putea fi redusa la doi
negociatori. ,ste bine ca ea sa nu fie redusa la un singur om oricat de calificat ar fi
acest negociator. ,ste putin probabil ca un singur om sa$si prezinte cat mai complet sau
convingator argumentatia, sa studieze n acelasi timp reactiile oponentului, sa asculte si
sa noteze, sa pregateasca replicile la raspunsul partenerului, sa evalueze corect evolutia
la un moment dat al negocirilor, sa dezvolte n continuare o strategie eficienta si sa
aplice tehnici si tactici adecvate, sa finalizeze afacerea si sa ia masuri pentru derularea
ei corespunzatoare, sa intocmeasca raportul privind negocierile purtate, etc..
Activitatea de negociere comerciala presupune existenta unor negociatori cu
anumite trasaturi si calitati de personalitate, dotati cu temeinice cunostinte de cultura
generala si de specialitate.
-aracteristici necesare unui negociator!
' o solida pregatire profesionala "economica, tehnica, juridica#(
' o bogata experienta n purtarea negocierilor si cunoasterea tacticilor si tehnicilor de
negociere(
' sa aiba trasaturi complexe de personalitate(
' sa aiba o cultura generala, sa cunoasca n special cat mai multe despre tara
partenerului(
' sa cunoasca perfect problema pusa n discutie(
' sa aiba calitatea de a se integra intr$o echipa si disciplina de a fi colaborator(
' sa prezinte , la momentul cel mai potrivit si n mod cat mai explicit, argumente concrete
si cu eficienta maxima(
' sa aiba un sistem nervos echilibrat, sa aiba capacitatea de a se stapani chiar atunci
cand este supus la presiuni mari(
' sa aiba calitati de transpatrundere "empatie#, respectiv sa stie sa se transpuna n
situatia partenerului si sa inteleaga modul de a gandi al acestuia(
' sa aiba claritate n gandire! mobilitate de spirit, adaptabilitate la situatii complexe,
spirit de cooperare, loialitate, curtoazie, modestie, maniere elegante(
' sa aiba cunostinte de psihologie, imaginatie si putere de previziune, capacitate de
simulare, sa fie prezentabil, cu farmec personal si simt al umorului(
' sa aiba n vedere faptul ca forta sa de negociere este influentata uneori de asocierea cu
indivizi loiali puternici si autoritati, etc. .
Desigur a deveni un bun negociator presupune un demers ce poate fi insusit pe
parcurs , dar este si arta, intuitie si tine n mare masura de trasaturile de personalitate
mai sus amintite, de zestrea naturala a fiecaruia.
De aceea, pregatirea si selectia conducatorului echipei de negociere trebuie sa tina
seama de aceste elemente. .n diagnostic al caracterului, al tipului de personalitate, se
poate face prin observare prelungita a comportamentului, analiza comparativa, etc. n
vederea corectarii unor eventuale defecte.
-onducatorul echipei de negociere este ales, adesea, datorita pozitiei pe care o are
n companie sau intreprindere, cum ar fi directorul care se ocupa de export sau seful
departamentului de import. ,xista, insa, si numeroase alte situatii cand pot fi alesi
conducatori ai echipei de negociere seful serviciului sau al unui compartiment de profil.
/a alegerea conducatorului se apeleaza de regula la urmatoarele doua criterii!
0. abilitatea de a conduce echipa de negociere, indiferent daca structura acesteia este
comerciala sau tehnica(
1. gradul de responsabilitate si de decizie pe care si$l poate asuma seful echipei pe
parcursul negocierilor.
2e poate spune ca cel ce conduce echipa de negociere trebuie sa aiba cunostinte despre
toate problemele implicate n negociere $ comerciale, tehnice si clauze contractuale care
sa faca capabil sa$si aduca o contributie inteligenta la fiecare problema discutata si sa
coordoneze eficient activitatile si luarile de cuvant ale membrilor echipei de negociere.
-onducatorului echipei de negociere ii revin o serie de sarcini dintre care amintim!
selectionarea membrilor echipei( pregatirea planului de negociere prin simulare
impreuna cu ceilalti membri(preocuparea n primirea mandatului de negociere(
conducerea negocierilor si, pe parcurs numirea membrilor echipei care sa sustina
punctul sau de vedere( finalizarea si semnarea contractului( asigurarea ca, contractul
este incheiat conform mandatului( intocmirea raportului asupra negocierii.
In afara celor aratate mai sus, conducatorul echipei trebuie ca, permanent 3sa
mentina moralul3 colegilor, n orice situatie si sa caute sa obtina de la fiecare membru
al echipei contributia maxima pe care o poate da, el fiind un exemplu n acest sens.
&arile companii comerciale dispun de un numar de negociatori foarte buni,
pregatiti n prealabil prin simulari, dar si de 3echipe de soc3 asa$zisele 4I5,% 4,A&2,
care reprezinta o combinatie de experti negociatori n probleme comerciale si tehnice
carora le revine sarcina de a salva situatii extrem de grele.
-u toate ca nu exista posibilitatea de a duce pregatirea unor negociatori pana
acolo incat sa poata fi anticipate n detaliu intentiile partenerului, elaborarea unor
planuri n scris cat mai amanuntite poate fi o masura extrem de utila n pregatirea
negocierilor. ,laborarea unui astfel de plan mareste sansele de reusita ale negocierii si
prezinta anumite avantaje cum ar fi! urmarirea limitelor strategice si tactice originale,
facilitare structurii acestora pentru urmatoarele runde de tratative, urmarirea sa de
catre intrega echipa de negociatori n ipoteza ca este un plan unic, evitarea unor
contradictii prin notarea gandurilor, ideilor.
In concluzie, pregatirea unor tratative de negociere va include o serie de elemente!
lista problemelor care urmeaza sa fie supuse procesului de negociere, comparatia
agendei proprii cu agenda partenerului "aceasta comparatie va trebui sa distinga
enuntarile diferite, prioritatile diferite, problemele care de la inceput nu pot face obiectul
negocierilor#, clasificarea problemelor n subiecte de interes comun si subiecte de
conflict.
Pregatirea negociatorului pentru tratative va include o serie de aspecte practice, ca
de exemplu! stabilirea unor limite minime si maxime n cadrul carora negociatorul sa
poata manevra( analiza relatiilor anterioare cu partenerul si tragerea unor concluziii
generale de comportament( incidenta si gradul de influenta a unor terte forte(
anticiparea modului si atmosferei de negociere( obtinerea informatiilor posibile, atat
inaintea cat si n timpul negocierilor( elaborarea unei strategii proprii pentru scenarii
diferite( stabilirea metodelor, tehnicilor, tacticilor si stratagemelor celor mai adecvate
pentru strategiile elaborate.