CURS 6 –

PREGATIREA NEGOCIERII
Negocierea poate fi examinata din perspectiva structurarii sale secventiale, deoarece, ca
proces, parcurge mai multe faze si etape. In mod traditional, procesul global de negociere
cuprinde trei faze: • Prenegocierea, faza ce include activitati diverse, cum ar fi colectarea de
informatii (de pilda prin cercetari de piata), actiuni preliminare pentru declansarea tratativelor,
pregatirea negocierii;
• Negocierea propriu-zisa (desfasurarea negocierii) fata in fata in una sau mai multe sedinte,
care conduce la incheierea acordului;
• Post-negocierea, adica punerea in practica a acordului. Descrierea secvenţială a procesului de
negociere este însă mai complexă. Trebuie puse în evidenţă etape mai precise pentru pregătirea
şi pentru desfăşurarea negocierii propriu-zise.
Pregătirea negocierii este o fază de prenegociere care include activităţi de diagnosticare a
situaţiei de negociere, de pregătire strategică şi tactică şi de organizare, având ca scop major
obţinerea unui plan realist, care să constituie un ghid pentru întâlnirea cu partenerii de afaceri.
Gradul de pregătire reprezintă un puternic factor de putere, poate cel mai important atuu al
negociatorului; nici experienta si nici abilitatile sale nu pot compensa absenta pregatirii.
Pregătirea negocierii diferă în funcţie de factori obiectivi (ex: natura şi miza negocierii), dar
depinde şi de modul în care echipa de negociere simte că trebuie să o realizeze. Launay (1992)
evidenţiază trei abordări ale pregătirii: bazată pe ceritudini, pe ipoteze sau ignorarea pregătirii.
a. Pregătirea bazată pe certitudini
Anticipările construite de membrii echipei în etapa de pregătire, pe baza experienţei şi
informaţiilor deţinute, sunt percepute ca certitudini. Această abordare conduce adesea la
pregătirea de către negociator a unei singure soluţii („soluţia unică”), pe care îşi propune să o
transpună în practică. S-ar putea să facă acest lucru deoarece se simte suficient de puternic şi
are încredere că va reuşi să o impună. Sau este posibil să aibă convingerea că, în situaţia dată,
ea este cea mai bună opţiune pentru toţi (chiar singura posibilă), ceea ce o va face să fie uşor
acceptată de partener. „Soluţia unică” reprezintă o eroare de pregătire. În primul rând,
negociatorul se confruntă cu limitele inerente de informare, care nu îi permit să pregătească un
plan atât de exact pe cât ar dori. Oricând, pe parcursul derulării negocierii propriu-zise, noi date
şi informaţii pot pune sub semnul întrebării certitudinile. În al doilea rând, pedalarea pe o
singură soluţie, îl face pe negociator să devină inflexibil şi îi limitează creativitatea. În mod
evident, poate pierde din vedere anumite ocazii ce se pot ivi pe parcurs şi care îi sunt favorabile,
absorbit fiind să argumenteze doar soluţia pe care o are în minte şi să respingă orice altă
variantă. Pe un plan mai amplu, negociatorul se îndepărtează de la spiritul negocierii, de
elaborare în comun a soluţiilor, împreună cu partenerul său.
b. Pregătirea bazată pe ipoteze
Prin această abordare, anticipările sunt percepute ca ipoteze, dintre care unele au un grad mai
mare de probabilitate. Se poate vorbi despre o „pregătirea flexibilă” a negocierii, prin care
negociatorul este conştient că ceea ce face în faza pregătirii este o construcţie bazată pe anumite
supoziţii şi ipoteze. Urmează ca în desfăşurarea propriu-zisă a tratativelor să le verifice, să le
completeze sau modifice. În acest mod demersul său va avea o direcţie, utilă pentru a-i ordona
mişcările, dar va lăsa loc liber pentru adaptarea la context, pentru a permite apariţia unor soluţii
creative, ce n-au fost vizibile de la bun început, pentru a răspunde în mod pertinent evoluţiei
interacţiunii. Pregătirea flexibilă va conduce la elaborarea unui plan realist. Cât de amănunţit
trebuie să fie acest plan şi, în general, activitatea de pregătire a negocierii, depinde de tipul şi
importanţa negocierii respective, mai ales a efectelor pe care le are pe termen lung asupra
organizaţiei. Din această perspectivă pot fi definite trei tipuri de negociere: strategică, medie şi
de rutină.
• Negocierea strategică. Are o miză mare pentru participanţi şi afectează interesele lor pe
termen lung (ex.: un acord de pace, înfiinţarea unei societăţi mixte, preluarea controlului asupra
unui agent economic, o alianţă strategică, contractarea la cheie a unei fabrici). Pregătirea
acestor negocieri este foarte detaliată şi se extinde pe o perioadă lungă de timp, măsurată chiar
în ani. Implică conceperea unor scenarii şi recurgerea la modelări economice şi tehnice.
• Negocierea de importanţă medie. Are o miză ridicată, dar nu are efecte semnificative pe
termen lung (ex.: încheierea unui contract comercial internaţional de mare valoare, pentru o
companie mare). Negociatorul va întocmi mai multe dosare: al specificaţiei tehnice a
produsului, al specificaţiei comerciale, al conjuncturii pieţei, al concurenţei, al bonităţii
partenerului, al surselor de finanţare etc.
• Negocierea uzuală (de rutină). Vizează tranzacţii de valoare redusă, legate de activitatea
curentă a organizaţiei (ex.: reînnoirea unui contract uzual de vânzare). Pregătirea este de mică
amploare, uneori este suficient ca negociatorul să verifice dacă au intervenit aspecte noi de la
ultima negociere.
c. Ignorarea pregătirii.
Negociatorul şi membrii echipei sale nu se pun de acord asupra unor direcţii de acţiune, lăsând
totul pe seama adaptării la situaţiile care vor apare în cursul tratativelor. Abordarea poate
însemna, în extremis, renunţarea în totalitate la orice fel de pregătire. Lipsa pregătirii negocierii
poate să meargă de la o pregătire insuficientă, din lipsă de timp sau de informaţii relevante,
până la respingerea necesităţii oricărei pregătiri. În acest ultim caz, negociatorul se bazează pe
intuiţie, lasă alegerea acţiunilor pe seama inspiraţiei de moment. Lipsa de pregătire este, de
asemenea, o eroare şi va ieşi la iveală mai devreme sau mai târziu pe parcursul desfăşurării
negocierii propriu-zise . Această lipsă de pregătire slăbeşte poziţia negociatorului şi această
slăbiciune va fi speculată cu siguranţă de partener.
Metodologia pregătirii negocierii
Pregatirea negocierii presupune desfasurarea unor activităţi de colectare de informaţii, de
analiză şi de reflecţie care să ofere negociatorului un ghid pentru abordarea în mod profesionist
a discuţiilor şi a interacţiunii cu partenerii săi. Este exclusă astfel posibilitatea ca o singură
parte să dicteze soluţia, cât ar fi aceasta de corectă şi rezonabilă. Planul negocierii trebuie să
fie flexibil, bazat pe premise şi ipoteze ce urmează să fie verificate pe parcursul desfăşurării
întâlnirii, oferind, pe de o parte, direcţie comportamentului şi acţiunilor ulterioare ale
negociatorului, dar lăsând loc, pe de altă parte, pentru contribuţia celuilalt. Metodologia de
pregătire poate fi foarte diferită, tipul negocierii şi experienţa practică a negociatorului având
rolul determinant pentru alegerea activităţilor ce sunt îndeplinite. Un model pe recomandat ar
cuprinde urmatoarele activităţi minime:
1. Diagnosticarea situatiei de negociere;
2. Stabilirea obiectivelor;
3. Pregatirea strategica;
4. Organizarea negocierii.
1 Diagnosticarea situatiei de negociere.
Cunoaşterea situaţiei de negociere este echivalentă cu a şti de unde pornim, astfel încât să
putem gândi în termeni mai realişti unde vrem să ajungem. O listă cu temele cheie pentru
analiză ar fi următoarea:
• Identificarea şi definirea problemei care constituie obiectul global negocierii;
• Definirea subiectelor şi obiectelor specifice ale negocierii.
• Stabilirea prioritatilor, tinand cont ca nu toate obiectele sunt la fel de importante pentru
negociator;
• Stabilirea unor poziţii de negociere pentru obiectele identificate (în special punctul de
ruptură).
• Înţelegerea contextului, adică a influenţelor din mediu relevante pentru problema sau
proiectul negociat (ex.: factori de mediu, evoluţii, terţe părţi, evenimente etc.)
• Clarificarea nevoilor, dorintelor proprii şi formarea unei idei despre interesele partenerului;
• Clarificarea alternativelor de acţiune în eventualitatea neajungerii la acord şi definirea
BATNA;
• Definirea zonelor de accord şi dezacord, formate din interesele comune şi cele divergentele.
Se poate aprofunda analiza dezacordul prin inventarierea intereselor pe grade de divergenţă
(opuse, diferite).
• Identificarea surselor de putere ale părţilor şi evaluarea raportului de putere prin inventarierea
punctelor tari şi slabe în cazul propriu şi în cazul oponentului.
• Întreprinderea unor acţiuni pentru creşterea puterii de negociere (îmbunătăţirea BATNA,
atragerea unor aliaţi etc.)
• Întelegerea partenerilor pe baza informaţiilor relevante despre organizaţie (ex.: politici şi
strategii, poziţia pe piaţă) şi despre reprezentanţii ei (stil de negociere, caracteristici personale,
eventuale interese personale).
2 Stabilirea obiectivelor şi poziţiilor de negociere
Obiectivele sunt tintele de atins sau rezultatele asteptate pe care si le fixeaza negociatorul, in
scopul realizarii intereselor sale. Obiectivul global al unei negocieri este, de regula, incheierea
unei afaceri profitabile si echitabile, solutionarea creativa a conflictului, conditii echitabile
pentru realizarea proiectului etc. In afara de acesta, negociatorul isi fixeaza obiective specifice
pentru diferite obiecte de negociere (ex: pret, cantitate …). Obiectivele trebuie să corespundă
unor cerinţe: să fie precise şi măsurabile (nu vagi sau abstracte), să fie realiste, să fie flexibile.
Obiective prea rigide pot stânjeni mişcările negociatorului. De exemplu acesta poate să
pregătească o singură soluţie care i se pare rezonabilă pentru ambele părţi. Eroarea abordării
soluţiei unice este că nu reflectă contribuţia ambelor părţi. Pregătirea flexibilă poate fi asigurată
prin fixarea obiectivelor printr-o gamă de trei niveluri:

• Obiectivul maxim – cel mai bun rezultat pe care îl poate aştepta;

• Obiectivul minim – cel mai slab rezultat acceptabil, dincolo de care negocierea nu mai
prezintă interes;
• Obiectivul ţintă – cel mai realist rezultat.
Obiectivele stabilite de negociator pentru diferite elemente de negociere nu sunt egale ca
importanţă, deoarece elementele de negociere nu au aceeaşi valoare. Negociatorul are anumite
priorităţi. De exemplu o fabrică de zahăr poate aprecia că obiectivul său prioritar pentru
reînnoirea contractului de livrare către un beneficiar tradiţional este majorarea cantităţii
contractate, ritmul de livrare şi preţul urmând după aceea. În schimb, pe baza informaţiilor de
care dispune, poate aprecia că acel beneficiar, o fabrică de ciocolată, este interesat în primul
rând de obţinerea unui preţ cât mai mic, apoi de condiţiile de plată, perioadele de livrare şi
cantitatea. Priorităţile diferite favorizează desfăşurarea negocierii. Dacă părţile au aceleaşi
priorităţi probabil că negocierea va fi mai dificilă, rezultând o abordare distributivă. Dar în
exemplul prezentat mai sus, probabil că vânzătorul va fi mai exigent în ceea ce priveşte
cantitatea (loc 1), dar mai puţin exigent faţă de preţ, de care este foarte interesat cumpărătorul.
În aprecierea priorităţilor partenerului negociatorul utilizează desigur propria judecată; de
aceea va trebui să fie conştient că perspectiva sa ar putea să difere faţă de realitate şi ipotezele
vor trebui verificate în discuţia cu celălalt.
3 Pregătirea strategică
Elaborarea unei strategii concrete presupune adoptarea unor decizii fundamentale privitor la
orientarea predominanta, preluarea initiativei, manevrarii strategice a timpului etc. Pe langa
orientarile generale, pregatirea strategica include si pregatirea unor instrumente concrete de
lucru cum ar fi:
• schitarea unor scenarii si a unor solutii de rezerva
• pregatirea concesiilor de acordat la unele dintre punctele de negociere in schimbul concesiilor
solicitate la alte puncte
• pregatirea argumentelor proprii, schitarea unor contra-argumente posibile ale oponentului si
modul de contracarare a acestora.
• pregatirea unor tactici in concordanta cu strategia aleasa.

4 Organizarea negocierii
Principalele aspecte organizatorice se referă la formarea echipei, mandat, locul negocierii sau
organizarea primirii echipei vizitatoare (primire la aeroport, asigurarea cazării, organizarea
unui eventual program de relaxare). “