Studiu de caz.

Derularea procesului de negociere ntre societatea York International si societatea Mirelta Holding Ungaria n vederea ncheierii unui contract de import de 500 de sisteme de ncalzire,ventilatie si aer conditionat
Contractarea reprezinta etapa cea mai importanta n afacerile economice n general, si n cele internationale, n mod special, acestea reprezentnd n fond luarea deciziei n afaceri. Negocierea contractului de vnzare - cumparare internationala reprezinta n practica confruntarea ofertelor facute de partenerii negociatori: oferta de vnzare a exportatorului si oferta de cumparare (comanda) a importatorului [24]. Oferta are doua dimensiuni, pe de o parte, una economica ce contine componentele comerciale si financiare, pe de alta parte una juridica. Oferta comerciala trateaza marfa si conditiile ei de livrare, n timp ce oferta financiara are n vedere pretul si conditiile de plata. Astfel, n acest capitol voi analiza utiliznd un contract de vnzare-cumparare specificul negocierilor acestui tip de contracte externe, cele mai frecvente n cadrul contractelor economice externe. Pentru realizarea obiectivului propus, voi analiza aspectele privind verificarea situatiei patrimoniale, a competentei si reputatiei partenerului cu care se vor ncepe negocierile, determinarea obiectivului contractului, reflectarea n contract a parametrilor tehnico-calitativi ai marfurilor, convenirea asupra modului de ambalare si marcare a marfurilor, stabilirea termenului de livrare, fixarea pretului contractual si a conditiilor de livrare, determinarea modalitatii de plata, precum si a valutei n care aceasta se va efectua etc. Pregatirea negocierii presupune cteva componente distincte, respectiv : ntocmirea unor studii macro si microeconomice, prin culegerea de informatii pentru situarea ct mai corecta a viitoarei afaceri economice n contextul real al pietei; delimitarea si definirea ct mai exacta a obiectivelor proprii; identificarea ct mai aproape de realitate a obiectivelor partenerului de negociere; alegerea tehnicilor manageriale pentu viitoarele afaceri ce urmeaza sa fie negociate; ntocmirea documentatiei necesare nceperii tratativelor.

nruct partile semnatare ale acestui contract nu conlucrau pentru prima oara, este evident ca anumite etape ale procesului de pregatire ale negocierii au fost omise. n acest sens, faptic, n momentul n care partea romna, York S.R.L, a trimis firmei din Ungaria o cerere de oferta, cererea, datorita nevoii urgente de marfa a cumparatorului mai sus amintit s-a transformat n comanda. La rndul ei, partea straina, Mirelta Holding S.R.L. a trimis prin fax solicitatorului n care a indicat ca se afla n posesia marfii dorite, n speta 500 de sisteme de ncalzire, ventilatie si aer conditionat, precum si pretul ( nivelul pretului unitar ) de 1000 euro / buc. ntruct pretul propus de partea straina a fost considerat de partea romna ca fiind destul de apropiat de posibilitatile sale, partea romna a decis sa trimita o scrisoare de invitatie pentru negociere, stabilindu-se data de 20 ianuarie 2007. n data de 10 ianuarie 2007, firma romna, dnd dovada de pragmatism managerial, formnd doua echipe de lucru cu responsabilitati diferite, a realizat urmatoarele:

prima echipa s-a ocupat de toate aranjamentele ce tin de primirea oaspetilor, transportul acestora de la aeroport la hotel, rezervarea camerelor la hotel, rezervarea restaurantului pentru servirea mesei, un scurt tur al orasului si al principalelor obiective turistice nainte de nceperea negocierii. n acelasi timp, aceasta echipa a fost nsarcinata si cu pregatirea salii de negociere, sala aflata n Bucuresti, la sediul firmei. a doua echipa, formata n principal din membri echipei de negociere, precum si din personalul departamentului de conducere, a elaborat planul de negociere precum si dosarul negocierii. Planul negocierii a inclus:

definirea si sustinerea scopului negocierii; obiectivele maxime si minime ale negocierii; modul si pozitiile de tratare desfasurate pe momente de interes reciproc si pe cele de divergenta; variante de formulari, argumente si contraargumente; posibilitati de compromis, responsabilitati si limite ale echipei de negociere, n totalitate si individuale.

Firma romna a cerut mai multe informatii de natura comerciala, tehnica, despre situatia conjuncturala a pietei si, de asemenea, cteva detalii despre concurenta. Informatiile de natura comerciala au cuprins att elemente economico-sociale ale pietelor de desfacere a produsului exportat, ct si caracteristici generale (pret de cumparare, pret de vnzare, cerere, oferta) ale pietelor internationale. De asemenea, partea straina a pregatit si o fisa comerciala, fisa ce contine cele mai importante clauze contractuale. Nefiind la prima afacere ncheiata, cele doua parti avnd o relatie economica de prietenie, firma romna a considerat mai putin importanta pregatirea dosarului privind bonitatea partenerului, situatia economico-financiara a acestuia fiind deja cunoscuta. Dupa realizarea acestui pas, echipa a trecut la elaborarea agendei de lucru. Aceasta contribuie la realizarea unor obiective importante, la ordonarea activitatilor pentru negocierile propriu-zise, selectarea prioritatilor, cunoasterea succesiunii activitatilor, calendarul negocierii. Urmatorul pas a fost stabilirea de catre departamentul de conducere a bugetului negocierii. Apoi, acest department mpreuna cu negociatorul sef, Dl. Mihai Popescu, si ntreaga lui echipa de negociere, a elaborat proiectul de contract. Aspectul pe care l voi trata n continuarea acestui capitol se refera la desfasurarea negocierii. n general, n cazul negocierilor complexe, la prima ntlnire a echipelor de negociere se va elabora planul comun de tratative. Acest document vizeaza cel putin sase genuri de activitati privind negocierea, aspecte pe care le voi trata, n conformitate cu aplicabilitatea lor practica, n cele ce urmeaza: negocierea conditiilor tehnice si de calitate. Problematica complexa pe care o presupun conditiile tehnice si de calitate trebuie sa faca obiectul negocierii purtate ntre specialistii n domeniu, dar care sa aiba si o buna pregatire n domeniul comertului exterior n general. n cazul de fata, partea straina a prezentat dosarul tehnic pregatit special pentru aceasta situatie. ntruct firma romna nu era la prima afacere de acest gen, ea cumparnd si n trecut asemenea sisteme de la firma Mirelta Holding, aceasta a fost de acord imediat cu aceste specificatii tehnice, subliniind n principiu ca ar fi interesata de un numar de 500 de sisteme.

negocierea conditiilor comerciale. Un element important al negocierii conditiilor comerciale l constituie problema ambalajului si al marcajului acestuia. negocierea pretului si a conditiilor de plata. Pretul constituie unul dintre cele mai importante elemente ale contractului si, n general, al vnzarii internationale, asupra caruia se concentreaza n principal negocierea, avnd o mare putere de influenta n determinarea gradului de competitivitate a produselor si serviciilor. Pretul are un rol principal n determinarea eficientei afacerilor economice, reprezentnd ,,domeniul principal asupra caruia se concentreaza atentia negociatorilor pentru armonizarea intereselor care adeseori sunt, ntr-o masura mai mare sau mai mica, contradictorii: exportatorul tinde, de regula, sa obtina preturi ct mai mari iar importatorul sa achizitioneze marfurile la preturi ct mai joase[25]". ntruct n cazul de fata, vnzatorul si propusese pretul unitar de 1000 euro/buc., iar cumparatorul dorea sa achizitioneze marfa la un pret de 990 euro/buc., este evident ca nici contractul n cauza nu a facut exceptie de la regula. Negocierea si fundamentarea pretului a pornit de la metoda pretului specific, pretul pe piata internationala variind ntre 995 si 999 euro. Astfel, partea straina a nceput aceasta negociere, aplicnd tehnica solicitarii interne a pretului. Teoretic, aceasta tehnica urmareste obtinerea unor informatii referitoare la costurile reale de productie si comercializare. Considernd ca pretul le depaseste capacitatile materiale, echipa romna a ncercat sa blocheze oarecum negocierea contractului folosind tehnica falsei comenzi de proba. Aceasta tehnica consta n solicitarea unor preturi ,,speciale" pentru o cantitate mai mica si promisiunea unor comenzi viitoare mai substantiale. Negociatorul sef romn nu a fost foarte inspirit n alegerea acestei tehnici, ntruct relatiile dintre cele doua parti aveau ,,n spate" nu una, ci mai multe contracte anterioare, toate ncununate cu succes deplin. Dndu-si seama ca partea romna vrea sa ncheie n realitate contractul pentru cele 500 aparate, dar din punct de vedere financiar, ct si din puncte de vedere al unor creante de negociere ale negociatorului romn, negociatorul sef strain a aplicat tehnica mpartirii egale a diferentei. Aceasta tehnica consta n faptul ca unul dintre negociatori vine cu o solutie de compromis prin mpartirea diferentei n doua parti egale. Aceasta oferta a fost admisa de catre echipa romna, cu mentiunea ca plata sa se faca prin acreditiv documentar irevocabil deschis n termen de 15 zile de la data anuntarii de catre partea straina, ca marfa este pregatita de expediere. Neavnd nimic de adaugat si fiind de acord cu propunerea romnilor, partenerii unguri au propus urmatorii pasi:

negocierea problemelor juridice; negocierea altor aspecte privind contractul extern de vnzare-cumparare. Receptia cantitativa va fi facuta prin numarare si mentionata ntr-un proces verbal de livrare/receptie, certificndu-se eventualele lipsuri. Receptia calitativa va fi facuta printr-un certificat de control emis de catre o organizatie neutra. arbitrajul. Aparitia unor eventuale litigii rezultnd din contract sau n legatura cu acesta si pe care partile nu le pot solutiona pe cale amiabila vor fi rezolvate n final prin arbitraj, cu excluderea instantelor ordinare. n acest sens, partile au ales ca Instanta arbitrala competenta, Comisia de Arbitraj de pe lnga Camera de Comert si Industrie din Bucuresti. Aceasta, conform ntelegerii, va judeca litigiile pe baza propriilor sale reguli.

Stabilind toate aceste aspecte, cele doua parti au reusit la data de 21 ianuarie 2007, sa finalizeze negocierile prezentului contract, ncununnd cu succes munca de echipa a celor doua firme, precum si a negociatorilor sefi. Voi cuprinde si principalele elemente ale contractului de vnzare-cumparare extern, corelate cu echivalentele lor ce se regasesc n contractul semnat ntre York International (filiala romna) si Mirelta Holding (partea straina): Firma importatoare YORK Romnia - Tehnica frigului.Aer conditionat S.R.L cu sediul n Bd. Unirii, nr 20, Bucuresti, nregistrata la Registrul Comertului sub numarulJ40/6135/1994, a fost reprezentata prin Dl. Mihai Popescu iar firma straina/ exportatoare, Mirelta Holding S.R.L., cu sediul n Szomodi Ut 4., PF 301 2890 Tata,Budapesta, Ungaria, nregistrata la Registrul Comertului sub numarul 2000/1988, a fost reprezentata prin Dl. Johnson C. Obiectul contractului l reprezinta importul desisteme de incalzire, ventilatie si aer conditionat pentru uz casnic si industrial. Vnzatorul se obliga sa livreze marfa n cantitatea si calitatea stipulata n contract, data livrarii fiind considerata 20 mai 2007.

Receptia cantitativa si calitativa a marfurilor trebuie efectuata n maxim 5 zile de la data sosirii marfii la cumparator, conform contractului. Aceasta va fi mentionata ntr-un proces verbal de livrare/receptie, certificndu-se starea marfii si defectele (lipsurile) de catre reprezentantii cumparatorului si cei ai vnzatorului. Receptia calitativa va fi facuta printr-un certificat de control emis de catre o organizatie neutra. Controlul calitatii va fi efectuat n functie de conditiile de calitate stipulate n contract. Marfurile sau partea de marfuri gasita ca necorespuzatoare la receptia calitativa vor fi puse la dispozitia vnzatorului n maxim 7 zile de la data receptiei, pe cheltuiala acestuia, sau marfurile respective vor putea fi folosite dar numai cu acordul expres al vnzatorului. Reclamatiile pot fi adresate de cumparator vnzatorului, dupa cum urmeaza: reclamatiile cantitative pot fi adresate timp de 15 zile de la data la care marfurile au fost primite la destinatia finala, pe baza procesului verbal. Reclamatiile calitative pot fi adresate timp de 30 de zile de la data sosirii marfurilor la destinatia finala pe baza certificatului de control emis de o organizatie neutra. Pentru defectele de calitate datorate unor vicii ascunse, aparute pe durata perioadei de utilizare normala a marfurilor, reclamatiile vor fi prezentate n termen de 15 zile de la data aparitiei lor si vor fi nsotite de unul dintre urmatoarele documente, emise de catre o organizatie autorizata: certificatul de inspectie, certificatul de control sau buletinul de analiza, fotografii si mostre dupa caz. n maximum 15 zile de la data primirii reclamatiei, vnzatorul are obligatia sa-si notifice punctul de vedere facnd cunoscuta parerea sa fata de reclamatiile cumparatorului. n cadrul aceluiasi interval, vnzatorul va comunica daca doreste sa vada marfurile reclamate, iar n acest caz, inspectia va fi facuta n intervalul n care marfurile sunt tinute la dispozitia sa. Durata stingerii reclamatiei este de 30 de zile de la data la care a fost declansata, iar stingerea reclamatiei va consta fie n acordarea unui rabat a valorii marfurilor reclamate, fie n nlocuirea acestor marfuri, fie n restituirea contravalorii cantitatii livrate n minus, fie prin alte cai de stingere convenite de parti. Daca cumparatorul nu-l avizeaza pe vnzator asupra reclamatiei sale, n perioada stabilita prin contract, acesta va fi ndreptatit la reclamatii ca si n cazul unei ncalcari neesentiale a contractului. n afara stingerii reclamatiilor pe caile mentionate, cumparatorul va fi ndreptatit la compensatii pentru daune - interese, si la penalizari. Cantitatea marfii este reprezentata n acest caz de un total de 500 de sisteme de aer conditionat pentru uz casnic. Aparatele ce fac obiectul contractului sunt produse n Ungaria. Certificatul de calitate emis de Mirelta Holding S.R.L.(unitatea producatoare) va nsoti marfa la destinatie. Certificatul de calitate va fi emis n 3 exemplare, dupa cum urmeaza: un exemplar se va anexa la documentele de plata, un exemplar se va anexa la documentele ce nsotesc transportul, un exemplar se va trimite cumparatorului prin posta recomandata aeriana n momentul n care marfurile se expediaza sau sunt predate agentului de transport. La solicitarea vnzatorului, controlul marfii se va putea face de catre cumparator sau de catre reprezentantii acestuia n fabrica producatorului, n functie de principalele etape ale procesului de fabricatie a marfii respective. Acest control nu va afecta cu nimic raspunderea vnzatorului pentru calitatea necorespunzatoare a marfii livrate. n privinta ambalajului, vnzatorul trebuie sa ia toate masurile si sa dispuna ca marfa sa fie ambalata corespunzator. Ambalajul trebuie sa asigure integritatea si protectia marfii pe toata durata transportului, pna la utilizatorul final. Marfurile vor fi transportate pe cale rutiera cu mijloacele de transport care apartin vnzatorului.Pretul unui sistem n urma negocierii este de 1000 euro, iar valoarea totala este de 500.000 euro, incluznd ambalajul. n cadrul negocierii s-au discutat si conditiile si modalitatile de plata, acestea reprezentnd un aspect foarte important n derularea tranzactiei. Plata marfurilor se va efectua prin acreditiv documentar irevocabil deschis n termen de 15 zile de la data anuntarii de catre vnzator prin fax sau telex ca marfa este pregatita de expediere. Acreditivul este valabil 30 de zile de la data deschiderii pentru livrare si 45 de zile pentru depunerea documentelor. Aceleasi termene se vor aplica oricaror modificari ale acreditivului sau majorari ale valorii acestuia. Acreditivul va fi platit la vedere , contra prezentarii urmatoarelor documente: factura comerciala, completata n 5 exemplare n favoarea YORK Romnia - Tehnica frigului.Aer conditionat S.R.L; specificatia marfurilor livrate; lista de ambalaj n 5 exemplare; certificatul de calitate emis de catre producator, n copie; fotocopia licentei de export, sau mentiunea vnzatorului pe factura comerciala ca nu este necesara licenta de export n original; confirmarea vnzatorului prin care acesta atesta ca la data ncarcarii au fost trimise par-avion cumparatorului cte un exemplar dupa factura si certificatul de calitate; copie dupa faxul sau telexul de comunicare dat n 48 de ore de la livrare. Spezele bancare pentru modificarea acreditivului vor fi suportate de catre vnzator. Cumparatorul va suporta cheltuielile cu modificarea acreditivului numai daca ntrzierea se datoreaza unei deschideri gresite sau n cazul unei suplimentari a valorii acreditivului. Toate celelalte conditii vor fi n conformitate cu Brosura Camerei Internationale de Comert 500/1993, referitoare la acreditiv. Asigurarea marfurilor intra n atributia cumparatorului. Acesta si va asigura marfa pe tot parcursul transportului. Un alt aspect foarte important n cadrul contractului de import este reprezentat prin clauza fortei

majore. Forta majora reprezinta toate evenimentele si/sau situatiile care scapa controlului partii care invoca forta majora si care sunt imprevizibile, de nenlaturat si apar dupa ce contractul a fost ncheiat, mpiedicnd sau ntrziind total sau partial ndeplinirea obligatiilor contractuale. n contractul n cauza, clauza fortei majore, avnd un caracter standardizat, va respecta prevederile conventiilor internationale ce reglementeaza relatiile comerciale internationale. Conventia ONU asupra contractelor de vnzare-cumparare de bunuri ( Viena 1980) si Practicile si uzante pentru creditul documentar (1983). Toate eventualele litigii rezultnd din prezentul contract sau n legatura cu acesta si pe care partile nu le pot solutiona pe cale amiabila vor fi rezolvate n final prin arbitraj, cu excluderea instantelor ordinare. Instanta arbitrala competenta va fi Comisia de Arbitraj de pe lnga Camera de Comert si Industrie din Bucuresti care va judeca litigiile pe baza propriilor sale reguli ( cu exceptia cazurilor n care, prin acorduri sau conventii guvernamentale se prevede altfel). Decizia Comisiei de Arbitraj este obligatorie si definitiva. Partile accepta ca prezentul contract sa fie guvernat de legea romna si se obliga sa execute fara amnare deciziile luate de Comisia de Arbitraj. Alte clauze care au fost discutate n cadrul amplului proces de negociere au fost: obtinerea licentei de export de catre vnzator pe spezele sale, licenta care sa-i permita ndeplinirea la timp si n bune conditiuni a obligatiilor sale contractuale pentru a evita plata daunelor. Contractul poate fi modificat n scris nainte sau n timpul derularii sale, cu acordul ambelor parti. Cumparatorul are dreptul sa reexporte marfurile care constituie obiectul prezentului contract. Acest contract intra n vigoare numai dupa confirmarea sa de catre cumparator n decurs de 15 zile de la semnarea sa. Toate negocierile si corespondenta purtata nainte de data semnarii contractului si care sunt contrare prevederilor lui, sunt nule si neavenite. Toata corespondenta dintre parti, ulterioara ncheierii contractului va fi purtata n limba contractului sau, n cazuri speciale, ntr-o limba uzuala comertului international. Contractul a fost ncheiat n 3 exemplare, toate avnd aceeasi valabilitate la Bucuresti, Romnia. Complexitatea realitatilor contemporane n care se desfasoara negocierile n afacerile economice internationale are un impact deosebit asupra comportamentului negociatorilor si a performantei n tratative. O asemenea complexitate duce la necesitatea unei pregatiri minutioase a negocierilor, asemenea actiune nefiind deloc simpla. Tratarea cu superficialitate sau eludarea acestei etape nu tine numai de faptul ca preocuparile cotidiene, numeroase i obliga, de cele mai multe ori, pe cei destinati sa negocieze fara sa dispuna de timpul necesar pentru informarea si documentarea necesara, ci si de reticenta, cel putin rezerva, manifestata fata de nsusi oportunitatea pregatirii negocierilor.