Pentru a gestiona alocarea resurselor în activităţile procesului şi a oferi o vedere globală asupra
acestora se poate utiliza matricea alocării responsabilităţilor, numită şi matricea RACI (Realizare,
Aprobare, Consultare, Informare). Această matrice are următoarea structură:
Axa verticală – activităţile desfăşurate în cadrul procesului;
Axa orizontală – participanţii responsabili pentru buna desfăşurare a activităţilor. De regulă,
această parte a matricei se completează cu departamentele (spre exemplu: departamentul
resurse umane, departamentul financiar etc.) responsabile pentru desfăşurarea activităţilor
sau cu funcţiile din organigrama instituţiei (spre exemplu: contabil, director economic,
specialist IT etc.) care au responsabilităţi cu privire la activităţile desfăşurate. În unele cazuri,
pentru a reflecta situaţia de fapt la un moment dat din cadrul instituţiei publice, se pot
completa şi numele persoanelor care ocupă funcţiile cu responsabilităţi în desfăşurarea
activităţilor procesului, astfe încât, atunci când apare o problemă în cadrul procesului,
participanţii să ştie pe cine să contacteze.
La intersecţia celor două axe – se completează rolurile pe care le joacă participanţii în
desfăşurarea fiecărei activităţi. Aceste roluri pot fi:
o Realizare (R) – persoana responsabilă pentru efectuarea activităţii.
o Aprobare (A) – persoana care este responsabilă pentru finalizarea corectă şi completă a
activităţii, care alocă munca către persoana care o realizează şi care trebuie să o aprobe
la final. Pentru fiecare activitate rolul de aprobare poate fi jucat de către o singură
persoană responsabilă.
o Consultare (C) – persoana (de obicei un expert în domeniu) care trebuie consultată
înainte de efectuarea acţiunii şi/sau în timpul efectuării acesteia. Între persoana care
joacă rol de realizare a unei activităţi şi cea care are rol de consultare în acea activitate
trebuie să existe o comunicare în ambele direcţii. Rolul de consultare în cadrul unei
activităţi poate fi jucat de către mai mulţi participanţi.
o Informare (I) – persoana care trebuie să fie informată după efectuarea unei acţiuni şi
care în unele cazuri va efectua o altă acţiune ca urmare a acţiunii cu privire la care a fost
informată. Persoana care joacă rolul de realizare a unei acţiuni va menţine o comunicare
unidirecţională cu persoana care joaca rolul de informare pentru acea acţiune. Rolul de
informare aferent unei activităţi poate fi jucat de către mai mulţi participanţi.
Figura 4.1 Matricea alocării responsabilităţilor
Notă: În modelul procesului de afaceri (diagrama BPMN) sunt reprezentaţi doar participanţii cu rol de
realizare a activităţilor. De aceea, în matricea de alocare a responsabilităţilor pot să fie incluşi şi alţi
participanţi, cu rol de aprobare, consultare sau informare.
Matricea alocării responsabilităţilor poate fi întocmită parcurgând următoarele etape:
Se identifică activităţiile desfăşurate în cadrul procesului şi se completează pe verticală, într-o
succesiune logică, în partea stângă a matricei.
Se identifică participanţii responsabili cu desfăşurarea activităţilor şi se completează pe
orizontală în partea de sus a matricei.
Pentru fiecare activitate în parte se identifică rolul jucat de către fiecare participant la acea
activitate. Se începe prin identificarea participantului care joacă rolul de Realizare şi se
continuă, dacă este cazul, cu participanţii care joacă roluri de Aprobare, Consultare şi
Informare.
Se revizuieşte matricea în vederea identificării eventualelor lacune. Se recomandă ca
informaţiile completate în matrice să îndeplinească următoarele criterii:
o pentru fiecare activitate să existe un singur participant care să joace rolul de Realizare;
o să se evite situaţia în care pentru o activitate să existe prea mulţi participanţi care să
joace rolul de Aprobare;
o să se evite situaţia în care un singur participant să joace rolul de aprobare în majoritatea
activităţilor din cadrul procesului, deoarece ar putea îngreuna desfăşurarea acestuia.
Exemplu: Matricea alocării responsabilităţilor pentru procesul desfăşurat în cadrul unui centru de
testare cu privire la organizare testărilor este prezentată alaturat:
Organizator Operator centru Manager de
Examinator
testări testare curs
Programare
R I C A
testare
Verificare
disponibilitate R
locuri testare
Înscriere
R
candidat
Testare
I R
candidaţi
Corectare teste I R
Înregistrare
I R A
rezultate
