Sunteți pe pagina 1din 7

Coordonator proces:

Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

Aprobat: Director General –


Departament emitent
Elaborat :RMC-
Resurse umane
Coordonat elaborarea: Top Quality Management
Copie: nr. controlata X Detinator copie: Data difuzarii/ printarii:
informativa 

1. SCOP
Prezenta procedura defineste modul de constientizare, verificare,si instruire a personalului din ABC, astfel
incat sa se asigure conditiile de specializare ale intregului personal .

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplica pentru selectarea, testarea, instruirea si specializarea tuturor categoriilor de personal
implicate in realizarea cerintelor de calitate ale produsului/ serviciului din ABC.

3. DEFINITII ; ABREVIERI
3.1. Definitii: Terminologia utilizata in prezentul document este in conformitate cu definitiile din documentele de
referinta: calificare, competenta, eficacitate, eficienta, instruire.

Calificare Proces prin care se demonstreaza capabilitatea personalului de satisfacere a


conditiilor specificate.
Competenta Aplicarea in practica a cunostintelor, abilitatilor si comportamentelor.
Eficacitate Masura in care activitatile planificate sunt realizate si sunt obtinute rezultatele
planificate.
Eficienta Relatie intre rezultatul obtinut si resursele utilizate.
Instruire Proces sistematic prin care se furnizeaza si dezvolta cunostinte, abilitati si
comportamente pentru a satisface cerinte.

3.2. Abrevieri : - SMC - Sistem de management al calittatii


- RMQ– Reprezentantul managementului pentru calitate
- RMC - Responsabilului managementului pentru calitate
- MQ - managementul calitatii

4. DOCUMENTE DE REFERINTA
4.1. Documente de referinta:
SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.Standard de
terminologie specifica managementului calitatii.
SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte. Standard contractual, stand la baza
tuturor evaluarilor in vederea certificarii conformitatii sistemului de management al
calitatii Este singurul standard referential citat in contracte, certificate, materiale
publicitare etc.
SR EN ISO 9004:2001 Sisteme de management al calitatii. Ghid pentru imbunatatirea continua a
performantelor. Este un ghid recomandat de UE sa fie utilizat in “cuplu coerent” cu
SR EN ISO 9001:2001 si duce la imbunatatirea performantelor, la atingerea nivelului
de excelenta in afaceri si la realizarea TQM (Managementul Calitatii Totale).
MC-ABC Manualul Calitatii ABC

4.2. Documente conexe:


PS1 Controlul documentelor si inregistrarilor
PO1 Redactarea si identificarea documentelor SMC

1
Coordonator proces:
Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

5. COORDONATOR SI RESPONSABILI DE PROCES

Directorul General este coordonatorul procesului de competenta, constientizare si instruire, delegand


autoritatea pentru activitatea de instruire si perfectionare catre Departamentul de Resurse Umane, respectiv
responsabilul de personal.

Directorul General
 Aproba programul de instruire elaborat de catre RMC, la inceputul fiecarui an.
 Analizeaza oportunitatea si aproba propunerile de formare, prin cursuri externe organizatiei, a
specialistilor in elaborarea documentelor SMC si a auditorilor interni, realizate de catre RMC si Sef Departament
Resurse Umane.
 Aproba participarea persoanelor propuse de catre RMC si Sef Departament Resurse Umane la
instruirile externe in domeniul profesional si al managementului calitatii.
 Aproba participarea persoanelor selectate la simpozioane, targuri, expozitii, schimburi de experienta si
la alte forme de motivare si de mentinere permanenta a competentei personalului.

RMC
 Elaboreaza testele de verificare din domeniul sistemului de management al calitatii, pentru
personalul din conducerea organizatiei si inregistreaza rezultatele in rapoartele de evaluare a personalului.
 Instruieste, verifica si testeaza personalul din domeniul managementului calitatii.
 Il instruieste pe conducatorul echipei de audit.
 Verifica rapoartele de testare a personalului, primite de la departamentele in care se realizeaza
instruirea personalului, conform programului de instruire.
 Evalueaza eficacitatea, eficienta, nivelul de pregatire a personalului, obtinut in urma instruirii si
mentinerea permanenta a competentei sale, prin testari, observatii, atitudine si comportament in audit.
 Formeaza prin instruiri interne si externe, personal propriu pentru activitatile de audit intern (cel putin
doua persoane).

Seful Departamentului Resurse Umane (Responsabilul personal)


 Elaboreaza planul anual de instruire, avand in vedere schimbarile in natura proceselor, stadiul de
instruire a personalului, cultura acestuia, strategia de dezvoltare a organizatiei, etc.
 Organizeaza instruiri interne in conformitate cu planul anual de instruire.
 Administreaza si pastreaza toate rapoartele de testare a personalului primite de la departamentele
ABC , dupa realizarea instruirilor si testarea personalului, dovezile obiective referitoare la calificarea, instruirea,
formarea, definitivarea pe post si mentinerea permanenta a competentei personalului.

Sefii departamentelor
 Identifica necesitatile de instruire ale personalului din subordine.
 Planifica tematica de instruire.
 Elaboreaza testele de verificare a cunostintelor.
 Completeaza procesul verbal de instruire.
 Inregistreaza rezultatele instruirii in rapoartele de testare a personalului.

6. DESCRIERE PROCES SI RESPONSABILITATI

Instruirea personalului ABC, in vederea mentinerii abilitatilor si competentelor sale, pentru satisfacerea
cerintelor si asteptarilor clientilor si ale altor parti interesate, se realizeaza prin urmatoarele metode:

 istruiri interne, cu lectori formati pentru aceasta activitate;


 instruiri externe organizatiei, cu lectori apartinand unor organisme specializate, la sediul acestora sau la
sediul organizatiei ABC;
 participarea la cursuri de specializare in domeniul profesional de competenta;
 participarea la instruiri si schimburi de experienta in domeniul managementului calitatii.

2
Coordonator proces:
Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

Sefii departamentelor organizeaza instruirea si testarea personalului in conformitate cu tematica planificata si


evalueaza gradul de implementare a informatiilor primite, pe baza testelor de verificare a cunostinelor. Instruirea
se finalizeaza prin incheierea fise de instruire -cod PP2F4.

3
Coordonator proces:
Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

Plan de obiective de proces pentru


Proces Competentã, constientizare si instruire perioada.... curentã
START

Stabilirea competenţelor necesare pentru personalul


care desfăşoară activităţi ce pot influenţa calitatea
Fişa post - codPP2F1
produselor/ serviciilor
Director General/ Responsabil personal / RMC
Se face după criterii de profesii, calificări,
experienţă, vârstă etc
Selecţia şi recrutarea pentru a satisface Se execută activităţi ca:
competenţele necesare - identificare necesarului de personal
Director General/ RMC - analiza piramidei vârstei personalului
- analiză fluctuaţie personal pe compart.
Contract individual de - compararea cerinţelor cu disponibilul
muncă semnat
Instruirea/ conştientizarea iniţială a personalului nou
angajat (încadrare, acomodare, adaptare la Se face, în general, pe parcursul unei
Fişa postului
condiţiile specifice activităţii şi mediului organizaţiei) perioade de probă, de către personal
Semnată – cod PP2F1
desemnat
Director General/ RMC
Fişa cursului de instruire
– cod PP2F4

INSTRUIREA/ CONŞTIENTIZAREA PERMANENTĂ


- sarcini contractuale
- activităţi prognozate
Identificarea necesităţilor de instruire ale - decizii strategice management
Test de evaluare – personalului (până la data de 15.01 a fiecarui an) - introducerea unor noi tipuri de produse,
PP2F3 servicii, tehnici de lucru etc.
Dir.General/ responsabil personal - alocarea de noi responsabilităţi sau
trecerea persoanelor pe alte funcţii
- acoperirea diferenţelor între cerinţele
postului şi performanţa obţinută pe post

RMC coordonează procesul de


Programul de instruire şi Întocmirea programelor anuale de instruire şi organizare a instruirii şi evaluării
perfecţionare profesională/ perfecţionare profesională şi în domeniul MQ cunoştinţelor în domeniul MQ.
MQ – cod PP2F2 (până la data de 20.01 a fiecarui an) Responsabilul de personal coordonează
procesul de organizare a instruirii,
Director General/ RMC calificării, perfecţionării şi evaluării
cunoştinţelor în domeniul profesional.

Bugetul de venituri şi Alocare resurse previzionate


cheltuieli pentru anul curent
Director General/ Consilier Contabil

Instruire personal

Curs extern Curs intern


(profesional/ MQ) (profesional/ MQ) Autoinstruire

Organizaţii externe Administrator


Responsabil curs/ RMC
specializate proces

4
Coordonator proces:
Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

Fişa cursului de instruire -cod Desfasurare curs Conform tematicii şi perioadei


PP2F4 aprobate
Responsabil curs

Calificative pe Fişa cursului de


instruire
Evaluarea se realizează pe bază de
Evaluare cunoştinţe dobândite chestionare, probe practice, alte moduri
specifice de evaluare sau chiar prin
Certificate, diplome, atestate, observarea modului de efectuare a unei
autorizări ş.a. echivalente Responsabil curs/ RMC
sarcini de către angajat

Proces verbal al analizei SMC


efectuată de management
Monitorizarea instruirii personalului

Programe de instruire şi RMC/Responsabil personal


perfecţionare/ MQ

Monitorizarea personalului
Director Executiv/ RMC/
Responsabil personal

Evaluarea personalului Fisa de evaluare – PP2F5


Responsabil personal/ RMC

Analize operative
Motivarea personalului Acţiuni corective şi preventive
Analiza datelor
Director General Analiza SMC efectuată de management

Director General/RMC / Funcţii implicate


STOP

Identificare oportunităţi de îmbunătăţire

Director General/ RMC

Plan de obiective de proces pentru


perioada ... (curentă)
Stabilirea de obiective de proces specifice/
perioadă

Director General/ RMC

Ţinte şi indicatori măsurabili/ perioadă Plan de obiective de proces pentru


perioada ... (următoare)
Director General

5
Coordonator proces:
Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

Evaluarea meritelor masoara performantele salariatului si constituie o apreciere sistematica asupra trasaturilor
salariatului la locul de munca si are ca scop determinarea contributiei si valorii acestuia pentru firma, punandu-
se accent pe calitatea activitatii, capacitatea de a invata, spiritul de colaborare si initiativa.

1. Evaluarea personalului firmei se face anual pentru intreg personalul firmei.


2.Un sistem bun de evaluare trebuie sa ajute managementul:
- sa dezvolte cât mai bine calitatile personalului;
- sa plaseze cât mai bine salariatii pe posturile existente;
- sa recompenseze corect munca salariatilor;
- sa stabileasca instruirile care i-ar ajuta sa perfectioneze anumite aspecte ale muncii lor;
- sa stabileasca cine este mai merituos pentru promovare atunci când apar aceste posibilitati.
2.Sistemul de evaluare a personalului trebuie sa aiba in vedere atingerea unor obiective:
Obiectivele de natura organizationala se refera la:
- concordanta performantelor si contributiilor individuale cu obiectivele firmei;
- descrierea posturilor si ajustarea continutului lor.
Obiectivele de natura psihologica :
- posibilitatea individului de a studia contributia sa in raport cu normele si de a atrage
atentia superiorilor;
- cunoasterea de catre fiecare individ a contributiei sale la realizarea obiectivelor firmei;
- posibilitatea angajatilor de a obtine informatii necesare propriei dezvoltari, obtinerea
increderii in fortele proprii.
Obiectivele de dezvoltare:
- posibilitatea fiecarui salariat de a cunoaste sansele de evolutie in functie de
performantele proprii si de obiectivele firmei;
- identificarea nevoilor individuale de pregatire si dezvoltare a personalului.
Obiectivele procedurale:
- realizarea unui diagnostic permanent al resurselor umane;
- gestiunea carierei (promovare, schimbare de functie, retrogradare, concediere);
- identificarea nevoilor de formare si perfectionare;
- ameliorarea relatiilor interpersonale;
- dimensionarea salariilor.
Modalitatea de comunicare a rezultatelor evaluarii este directa si se face de catre evaluator, ocazie cu care
evaluatorul va solicita persoanei evaluate sa-i prezinte verbal principalele sale atributii si responsabilitati
(conform fisei postului), cu scopul de a testa daca aceasta cunoaste descrierea postului sau.
Evaluatorul va urmari sa preintâmpine nemultumirile, reactiile de adversitate sau de contestare a deciziilor
si a rezultatelor, precum si evitarea unor eventuale resentimente sau chiar conflicte care pot afecta
comportamentul angajatilor. Angajatii simt nevoia unui feedback cat mai corect al performantei, doresc sa
cunoasca cum isi realizeaza sarcinile, cum raspund solicitarilor firmei, ce progrese au inregistrat, ce nevoi si ce
posibilitati de imbunatatire a performantei au, precum si modul in care conducerea firmei priveste rezultatele lor
sau ce se asteapta de la ei.
Procesul de evaluare se incheie cu identificarea cailor de imbunatatire a performantelor si viitorului
comportament in munca, consilierea si sprijinirea celor cu performante slabe in vederea imbunatatirii acestora.
Un sistem bun de evaluare semnaleaza carentele in pregatirea personalului, punctele slabe sau potentialul
angajatilor, necesitatile individuale de pregatire.
Fisele de evaluare – cod PP2F5 se pastreaza la dosarul personal al salariatilor, numai dupa aducerea la
cunostinta salariatului evaluat. Formularele de evaluare au caracter confidential.

6
Coordonator proces:
Responsabil
COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI personal
INSTRUIRE Versiunea: 1.0
Cod: PP 2 Revizia : 0.0
Din: 01.08.2007

7. ANEXE, FORMULARE, INREGISTRARI


Nr. Denumire Cod Elaborat/ Avizat Aprobat
Crt. Intocmit
1. Fisa post PP2F1 Sef ierarhic Responsabil personal Director
General
2. Programul de instruire si PP2F2 Responsabili Responsabil personal Director
perfectionare proces General
3. Test de autoevaluare PP2F3 RMC Responsabil personal Director
General
4. Fisa cursului de instruire PP2F4 Responsabil curs Administrator proces -
5. Fisa de evaluare PP2F5 RMC Evaluator Director
General