COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2 Aprobat: Director General Elaborat :RMCCoordonat elaborarea: Top Quality Management Copie: nr.

. controlata X Detinator copie: informativa

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -1 Departament emitent Resurse umane Data difuzarii/ printarii:

1. SCOP Prezenta procedura defineste modul de constientizare, verificare,si instruire a personalului din ABC, astfel incat sa se asigure conditiile de specializare ale intregului personal . 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplica pentru selectarea, testarea, instruirea si specializarea tuturor categoriilor de personal implicate in realizarea cerintelor de calitate ale produsului/ serviciului din ABC. 3. DEFINITII ; ABREVIERI 3.1. Definitii: Terminologia utilizata in prezentul document este in conformitate cu definitiile din documentele de referinta: calificare, competenta, eficacitate, eficienta, instruire. Calificare Competenta Eficacitate Eficienta Instruire 3.2. Abrevieri : Proces prin care se demonstreaza capabilitatea personalului de satisfacere a conditiilor specificate. Aplicarea in practica a cunostintelor, abilitatilor si comportamentelor. Masura in care activitatile planificate sunt realizate si sunt obtinute rezultatele planificate. Relatie intre rezultatul obtinut si resursele utilizate. Proces sistematic prin care se furnizeaza si dezvolta cunostinte, abilitati si comportamente pentru a satisface cerinte. - SMC - Sistem de management al calittatii - RMQ Reprezentantul managementului pentru calitate - RMC - Responsabilului managementului pentru calitate - MQ - managementul calitatii

4. DOCUMENTE DE REFERINTA 4.1. Documente de referinta: SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.Standard de terminologie specifica managementului calitatii. SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte. Standard contractual, stand la baza tuturor evaluarilor in vederea certificarii conformitatii sistemului de management al calitatii Este singurul standard referential citat in contracte, certificate, materiale publicitare etc. SR EN ISO 9004:2001 Sisteme de management al calitatii. Ghid pentru imbunatatirea continua a performantelor. Este un ghid recomandat de UE sa fie utilizat in cuplu coerent cu SR EN ISO 9001:2001 si duce la imbunatatirea performantelor, la atingerea nivelului de excelenta in afaceri si la realizarea TQM (Managementul Calitatii Totale). MC-ABC Manualul Calitatii ABC 4.2. Documente conexe: PS1 Controlul documentelor si inregistrarilor PO1 Redactarea si identificarea documentelor SMC

5. COORDONATOR SI RESPONSABILI DE PROCES

COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -2

Directorul General este coordonatorul procesului de competenta, constientizare si instruire, delegand autoritatea pentru activitatea de instruire si perfectionare catre Departamentul de Resurse Umane, respectiv responsabilul de personal. Directorul General Aproba programul de instruire elaborat de catre RMC, la inceputul fiecarui an. Analizeaza oportunitatea si aproba propunerile de formare, prin cursuri externe organizatiei, a specialistilor in elaborarea documentelor SMC si a auditorilor interni, realizate de catre RMC si Sef Departament Resurse Umane. Aproba participarea persoanelor propuse de catre RMC si Sef Departament Resurse Umane la instruirile externe in domeniul profesional si al managementului calitatii. Aproba participarea persoanelor selectate la simpozioane, targuri, expozitii, schimburi de experienta si la alte forme de motivare si de mentinere permanenta a competentei personalului. RMC Elaboreaza testele de verificare din domeniul sistemului de management al calitatii, pentru personalul din conducerea organizatiei si inregistreaza rezultatele in rapoartele de evaluare a personalului. Instruieste, verifica si testeaza personalul din domeniul managementului calitatii. Il instruieste pe conducatorul echipei de audit. Verifica rapoartele de testare a personalului, primite de la departamentele in care se realizeaza instruirea personalului, conform programului de instruire. Evalueaza eficacitatea, eficienta, nivelul de pregatire a personalului, obtinut in urma instruirii si mentinerea permanenta a competentei sale, prin testari, observatii, atitudine si comportament in audit. Formeaza prin instruiri interne si externe, personal propriu pentru activitatile de audit intern (cel putin doua persoane). Seful Departamentului Resurse Umane (Responsabilul personal) Elaboreaza planul anual de instruire, avand in vedere schimbarile in natura proceselor, stadiul de instruire a personalului, cultura acestuia, strategia de dezvoltare a organizatiei, etc. Organizeaza instruiri interne in conformitate cu planul anual de instruire. Administreaza si pastreaza toate rapoartele de testare a personalului primite de la departamentele ABC , dupa realizarea instruirilor si testarea personalului, dovezile obiective referitoare la calificarea, instruirea, formarea, definitivarea pe post si mentinerea permanenta a competentei personalului. Sefii departamentelor Identifica necesitatile de instruire ale personalului din subordine. Planifica tematica de instruire. Elaboreaza testele de verificare a cunostintelor. Completeaza procesul verbal de instruire. Inregistreaza rezultatele instruirii in rapoartele de testare a personalului. 6. DESCRIERE PROCES SI RESPONSABILITATI Instruirea personalului ABC, in vederea mentinerii abilitatilor si competentelor sale, pentru satisfacerea cerintelor si asteptarilor clientilor si ale altor parti interesate, se realizeaza prin urmatoarele metode: istruiri interne, cu lectori formati pentru aceasta activitate; instruiri externe organizatiei, cu lectori apartinand unor organisme specializate, la sediul acestora sau la sediul organizatiei ABC; participarea la cursuri de specializare in domeniul profesional de competenta; participarea la instruiri si schimburi de experienta in domeniul managementului calitatii.

COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -3

Sefii departamentelor organizeaza instruirea si testarea personalului in conformitate cu tematica planificata si evalueaza gradul de implementare a informatiilor primite, pe baza testelor de verificare a cunostinelor. Instruirea se finalizeaza prin incheierea fise de instruire -cod PP2F4.

COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -4

Proces Competent , constientizare si instruire

Plan de obiective de proces pentru perioada.... curent

START

Fia post - codPP2F1

Stabilirea competenelor necesare pentru personalul care desfoar activiti ce pot influena calitatea produselor/ serviciilor Director General/ Responsabil personal / RMC Se face dup criterii de profesii , calificri, experien, vrst etc Se execut activiti ca : - identificare necesarului de personal - analiza piramidei vrstei personalului - analiz fluctuaie personal pe compart. - compararea cerinelor cu disponibilul

Selecia i recrutarea pe ntru a satisface competenele necesare Director General/ RMC Contract individual de munc semnat Fia postului Semnat cod PP2F1 Fia cursului de instruire cod PP 2F4 Instruirea/ contientizarea iniial a personalului nou angajat (ncadrare, acomodare, adaptare la condiiile specifice activitii i mediului organizaiei ) Director General/ RMC

Se face , n general , pe parcursul unei perioade de prob, de ctre personal desemnat

INSTRUIREA / CONTIENTIZAREA PERMANENT sarcini contractuale activiti prognozate decizii strategice management introducerea unor noi tipuri de produse, servicii , tehnici de lucru etc. - alocarea de noi responsabiliti sau trecerea persoanelor pe alte funcii - acoperirea diferenelor ntre cerinele postului i performana obinut pe post RMC coordoneaz procesul de organizare a instruirii i evalurii cunotinelor n domeniul MQ . Responsabilul de personal coordoneaz procesul de organizare a instruirii , calificrii, perfecionrii i evalurii cunotinelor n domeniul profesional .

Test de evaluare PP2F3

Identificarea necesitilor de instruire ale personalului (pn la data de 15.01 a fiecarui an) Dir.General/ responsabil personal

Programul de instruire i perfecionare profesional/ MQ cod PP2F2

ntocmirea programelor anuale de instruire i perfecionare profesional i n domeniul MQ (pn la data de 20.01 a fiecarui an) Director General/ RMC

Bugetul de venituri i cheltuieli pentru anul curent

Alocare resurse previzionate

Director General/ Consilier Contabil

Instruire personal
Curs extern (profesional/ MQ) Organizaii externe specializate Curs intern (profesional/ MQ ) Responsabil curs/ RMC Autoinstruire Administrator proces

COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -5

1 Fia cursului de instruire -cod PP2F4

Desfasurare curs Responsabil curs

Conform tematicii i perioadei aprobate

Calificative pe Fia cursului de instruire Evaluare cunotine dobndite Certificate , diplome , atestate , autorizri .a. echivalente Responsabil curs / RMC

Evaluarea se realizeaz pe baz de chestionare , probe practice , alte moduri specifice de evaluare sau chiar prin observarea modului de efectuare a unei sarcini de ctre angajat

Proces verbal al analizei SMC efectuat de management Monitorizarea instruirii personalului Programe de instruire i perfecionare / MQ RMC /Responsabil personal

Monitorizarea personalului Director Executiv / RMC/ Responsabil personal

Evaluarea personalului Responsabil personal / RMC

Fisa de evaluare PP2F5

Motivarea personalului Director General

Analize operative Aciuni corective i preventive Analiza datelor Analiza SMC efectuat de management Director General /RMC / Funcii implicate

STOP

Identificare oportuniti de mbuntire Director General / RMC Plan de obiective de proces pentru perioada ... ( curent )

Stabilirea de obiective de proces specifice perioad Director General / RMC

inte i indicatori msurabili / perioad Director General

Plan de obiective de proces pentru perioada ... ( urmtoare )

COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -6

Evaluarea meritelor masoara performantele salariatului si constituie o apreciere sistematica asupra trasaturilor salariatului la locul de munca si are ca scop determinarea contributiei si valorii acestuia pentru firma, punandu-se accent pe calitatea activitatii, capacitatea de a invata, spiritul de colaborare si initiativa. 1. Evaluarea personalului firmei se face anual pentru intreg personalul firmei. 2.Un sistem bun de evaluare trebuie sa ajute managementul: sa dezvolte ct mai bine calitatile personalului; sa plaseze ct mai bine salariatii pe posturile existente; sa recompenseze corect munca salariatilor; - sa stabileasca instruirile care i-ar ajuta sa perfectioneze anumite aspecte ale muncii lor; - sa stabileasca cine este mai merituos pentru promovare atunci cnd apar aceste posibilitati. 2.Sistemul de evaluare a personalului trebuie sa aiba in vedere atingerea unor obiective: Obiectivele de natura organizationala se refera la: concordanta performantelor si contributiilor individuale cu obiectivele firmei; descrierea posturilor si ajustarea continutului lor. Obiectivele de natura psihologica : posibilitatea individului de a studia contributia sa in raport cu normele si de a atrage atentia superiorilor; cunoasterea de catre fiecare individ a contributiei sale la realizarea obiectivelor firmei; posibilitatea angajatilor de a obtine informatii necesare propriei dezvoltari, obtinerea increderii in fortele proprii. Obiectivele de dezvoltare: posibilitatea fiecarui salariat de a cunoaste sansele de evolutie in functie de performantele proprii si de obiectivele firmei; identificarea nevoilor individuale de pregatire si dezvoltare a personalului. Obiectivele procedurale: realizarea unui diagnostic permanent al resurselor umane; gestiunea carierei (promovare, schimbare de functie, retrogradare, concediere); identificarea nevoilor de formare si perfectionare; ameliorarea relatiilor interpersonale; dimensionarea salariilor. Modalitatea de comunicare a rezultatelor evaluarii este directa si se face de catre evaluator, ocazie cu care evaluatorul va solicita persoanei evaluate sa-i prezinte verbal principalele sale atributii si responsabilitati (conform fisei postului), cu scopul de a testa daca aceasta cunoaste descrierea postului sau. Evaluatorul va urmari sa preintmpine nemultumirile, reactiile de adversitate sau de contestare a deciziilor si a rezultatelor, precum si evitarea unor eventuale resentimente sau chiar conflicte care pot afecta comportamentul angajatilor. Angajatii simt nevoia unui feedback cat mai corect al performantei, doresc sa cunoasca cum isi realizeaza sarcinile, cum raspund solicitarilor firmei, ce progrese au inregistrat, ce nevoi si ce posibilitati de imbunatatire a performantei au, precum si modul in care conducerea firmei priveste rezultatele lor sau ce se asteapta de la ei. Procesul de evaluare se incheie cu identificarea cailor de imbunatatire a performantelor si viitorului comportament in munca, consilierea si sprijinirea celor cu performante slabe in vederea imbunatatirii acestora. Un sistem bun de evaluare semnaleaza carentele in pregatirea personalului, punctele slabe sau potentialul angajatilor, necesitatile individuale de pregatire. Fisele de evaluare cod PP2F5 se pastreaza la dosarul personal al salariatilor, numai dupa aducerea la cunostinta salariatului evaluat. Formularele de evaluare au caracter confidential.

7. ANEXE, FORMULARE, INREGISTRARI Nr. Denumire Cod

Elaborat/

Avizat

Aprobat

COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE Cod: PP 2 Crt. 1. 2. 3. 4. 5. Intocmit Sef ierarhic Responsabili proces RMC Responsabil curs RMC

Coordonator proces: Responsabil personal Versiunea: 1.0 Revizia : 0.0 Din: 01.08.2007 -7

Fisa post Programul de instruire si perfectionare Test de autoevaluare Fisa cursului de instruire Fisa de evaluare

PP2F1 PP2F2 PP2F3 PP2F4 PP2F5

Responsabil personal Responsabil personal Responsabil personal Administrator proces Evaluator

Director General Director General Director General Director General