PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…….

….SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ………

PARTI INTERESATE Revizia: 0 Ex.

Aprobat,
Director
General,

Prenume/ Nume Functia Semnatura

Întocmit:
Verificat:
Avizat:

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Data la care se
Nr Ediţia/ revizia în Componenta aplică prevederile
Modalitatea reviziei
crt cadrul ediţiei revizuită ediţiei sau reviziei
ediţiei
1 I/0 - - elaborare initiala
2
3
4
5

Formular Revizia 1/ 2016

 PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…
..SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ….
PARTI INTERESATE Pag. 2/7
1 SCOP
Procedura descrie sistemul de management integrat calitate-mediu din prisma contextului în care
activează organizaţia, care sunt părţile interesate şi aşteptările acestora.

2 DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplică in cadrul Subdep. Marketing, referitor la analiza privind contextul organizational si a
partilor interesate.
Concluziile rezultate sunt utilizate de catre conducerea …..SRL si a departamentelor in vederea definirii
strategiei de dezvoltare (a obiectivelor generale si specifice).

3 DEFINIŢII. PRESCURTĂRI. DOCUMENTE DE REFERINTA. DATE PROCES

3.1 Definiţii
Sunt valabile definitiile din standardul SR EN ISO 9000: 2015: Sistem de management al calităţii.
Principii fundamentale şi vocabular si standardele de cerinte referentiale, cu urmatoarele completari:
Organizaţie – persoană sau grup de persoane care are propriile sale funcţii cu responsabilităţi, autorităţi şi relaţii,
pentru a-şi îndeplini obiectivele.
Nota: Conceptul de organizaţie include, dar nu se limitează la: întreprinzător individual, companie, corporaţie,
firmă, întreprindere, autoritate, parteneriat, asociaţie, instituţie de binefacere sau altfel de instituţie sau parte ori
combinaţie a acestora încorporată sau nu, publică sau privată.
Contextul organizaţiei – combinaţie de aspecte interne şi externe care pot avea un efect asupra modului în
care o organizaţie abordează dezvoltarea şi realizarea obiectivelor sale.
Nota: Obiectivele unei organizaţii pot fi referitoare la produsele şi serviciile sale, la investiţii şi comportament
faţă de părţile interesate.
Parte interesată - persoană sau organizaţie care poate afecta, poate fi afectată de, sau se poate percepe ea
însăşi ca fiind afectată de o decizie sau activitate.
Exemplu: clienţi, proprietari, personal al unei organizaţii, furnizori, bancheri, organisme de reglementare,
sindicate, parteneri sau societatea, care poate include competitori sau grupuri de presiune care se opun.
Obiectiv – rezultat de îndeplinit
Nota 1: Un obiectiv poate fi strategic, tactic sau operaţional.
Nota 2: Obiectivele pot fi legate de diferite discipline (cum ar fi obiectivele financiare, obiective de mediu sau
în domeniul sănătăţii şi securităţii) şi se pot aplica la diferite niveluri (cum ar fi la nivel strategic, la nivel de organizaţie,
la nivel de proiect, produs şi proces).
Nota 3: Un obiectiv poate fi exprimat în alte moduri, de exemplu ca un rezultat intenţionat, un scop, un
criteriu operaţional, ca un obiectiv referitor la calitate sau prin utilizarea altor cuvinte cu înţeles similar (de exemplu
ţel, scop sau ţintă).
Produs – element de ieşire al unei organizaţii care poate fi produs fără existenţa unei tranzacţii care are lor între
organizaţie şi client.
Nota 1: Obţinerea unui produs se realizează fără necesitatea existenţei unei tranzacţii prealabile între furnizor şi
client, dar poate adesea implica noţiunea de element al serviciului până la momentul livrării către client
Nota 2: Elementul dominant al unui produs este că acesta este în general tangibil.
Serviciu – element de ieşire al unei organizaţii cu cel puţin o activitate desfăşurată în mod necesar între
organizaţie şi client.
Nota 1: Elementele dominante ale serviciului sunt în general intangibile.
Nota 2: Serviciul implică adesea activităţi la interfaţa cu clientul pentru a stabili cerinţele clientului, precum şi
activităţi la livrarea serviciului şi poate implica o relaţie continuă, ca în cazul serviciilor bancare, de contabilitate sau ale
organizaţiilor publice, de exemplu şcoli sau spitale.
Nota 3: Furnizarea unui serviciu poate implica, de exemplu următoarele:
 activitate efectuată pe un produs tangibil furnizat de client (de exemplu repararea unui autovehicul);
 activitate efectuată pe un produs intangibil furnizat de client (de exemplu declaraţia de venit necesară
pentru stabilirea impozitelor);
 livrarea unui produs intangibil (de exemplu furnizarea de informaţii în contextul transmiterii de
cunoştinţe);

Formular Revizia 1/
 PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…
..SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ….
PARTI INTERESATE Pag. 3/7
 Crearea unei ambianţe pentru client (de exemplu în hoteluri şi restaurante). Nota 4: În
general, clientul beneficiază de serviciu.

3.2 Prescurtări
Dep./ Subdep.- Departament/ Subdepartament (conf. Organigrama...............................SRL)
PEST - (factori) Politic Economic Social Tehnologic

3.3. Documente de referinţă:

 SR EN ISO 9001:2015: Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
 SR EN ISO 9000:2015: Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular
 SR EN ISO 14001: 2015: Sisteme de management al mediului. Cerinţe cu ghid de utilizare

3.4 Date proces

3.4.1 Responsabil (titular/ proprietar) proces: Manager Subdep. Marketing
3.4.2 Date de intrare/ furnizor: Lista reglementǎrilor legale şi a altor cerinţe aplicabile, determinarea
gradului de satisfactie clienti, / sectoarele funcţionale
3.4.3 Date de ieşire/ client: documentele: Contextul in care activeaza .........SRL in anul ,
Raport privind implicarea partilor interesate, Analiza SWOT (matricea)/ Conducerea
……….SRL
3.4.4 Indicator performanţǎ: gradul de satisfactie a partilor interesate, nivelul de crestere si dezvoltare
a …….SRL, gradul de indeplinire a obiectivelor strategice asumate de............................................SRL
pentru perioada in curs.

4 DERULARE PROCES/ ACTIVITǍŢI. RESPONSABILITǍŢI

4.1 Generalitati
Contextul organizational are un rol crucial in dezvoltarea afacerii …….SRL, pozitionarea
…….SRL. pe piata, identificarea profilului corect de client etc.
Sunt trei aspecte care trebuie sa se abordeze atunci cand se identifica contextul organizational:
1. Contextul in care organizatia isi desfasoara activitatea.
Pentru identificarea contextului in care SRL isi desfasoara activitatea, se are in vedere:
a) Contextul extern al organizatiei, ce reprezinta o suma de factori externi care interactioneaza cu
organizatia si care pot afecta calitatea produselor sau serviciilor ........SRL, cum ar fi: piata in care
........SRL isi desfasoara activitatea (furnizori, clienti, parteneri, concurenti), reglementari aplicabile domeniului de
activitate a SRL, situatia macroeconomica interna si internationala etc.
b) Contextul intern al organizatiei care reprezinta o suma de factori interni care pot afecta calitatea
produselor sau serviciilor .....SRL, precum: angajati, infrastructura disponibila fata de infrastructura necesara
desfasurarii activitatii, cultura organizationala, modul de organizare al afacerii etc.
2. Partile interesate si nevoile sau asteptarile acestora.
Partile interesate ce trebuie luate in considerare atunci cand se dezvolta un sistem de management integrat al
calitatii si de mediu includ: angajatii, partenerii, actionarii, clientii, furnizorii, vecinatatile, autoritatile de
reglementare.
Fiecare parte interesata poate avea nevoi si asteptari diferite, de aceea SRL identifica aceste
asteptari si le clasifica pentru a le putea aborda sistematic.
3. Monitorizarea si actualizarea permanenta a contextului intern si extern.

4.2 Inţelegerea organizaţiei şi a contextului în care activează

4.2.1. Contextul extern, determinat de aspectele externe relevante pentru activitatea ........, este definit prin
analiza PEST a celor patru tipuri de factori de influenta, astfel:
a) Politic - factorii de ordin politic pot influenta SRL prin intermediul:
 evolutiei legislative (interne/ europene/ internationale), aplicabile producţiei, distribuţiei şi montajului
produselor comercializate de .......SRL (ex.: reglementări legale pentru punerea pe piață a produsului – marcajul CE
sau alte autorități care reglementează prin prescripții tehnice unele procese sau care solicită ca produsele sau
serviciile să fie în conformitate cu anumite standarde de produs sau servicii), tendinţa de protejare a mediului şi
reglemantările impuse de fiecare ţară unde compania are piaţă de desfacere (clienţi),

Formular Revizia 1/
 PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…
..SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ….
PARTI INTERESATE Pag. 4/7
 nivelului taxelor sau al diverselor facilitati fiscale existente la un anumit moment, stabilite prin
programul Guvernului Romaniei,
 tensiunilor etnice sau ale coruptiei,
 gradul de stabilitate politica interna/ internationala.
Nota 1: ........ se bazează pe materii prime provenite din......................SRL, iar clientii sunt din Romania si
Europa, existand o stategie de extindere si in spatiul extracomunitar. Din acest motiv se urmaresc permanent factorii
politici din zonele geografice unde..................................................SRL are colaborari (import/ export), mai ales
acolo unde exista riscuri de instabilitate politică.
Nota 2: Dacă nu se cunosc acesti factori politici, atunci ....SRL se poate confrunta cu probleme serioase, în
timp ce utilizarea “inteligentă” a acestora, cât mai curând posibil, ar putea reprezenta oportunităţi.
b) Economic - factorii de ordin economic pot influenta SRL prin intermediul:
 dinamica factorilor macro-economici (inflație, PIB, șomaj, rata dobânzii),
 nivelul de extindere a afacerilor clientilor existenti si potentiali,
 dinamica prețurilor pe piata de profil,
 nivelul competivității economice naționale/ europene,
 dezvoltarea economică globală.
 sustinerea financiara din partea posibililor investitori externi.
c) Social-cultural- în această categorie se pot include si analiza:
 nivelul educational din Romania,
 numarul de forta de munca calificata (numarul de absolventi ai scolilor profesionale/ universitatii
tehnice cu profil electrotehnic din tara/ extern),
 continua dezvoltare a clienţilor (intern/ din tarile unde ...SRL are piata de desfacere) şi
provocările de a răspunde nevoilor lor cu produse adecvate,
 atitudinea față de calitate a consumatorului și a mass-media,
 media de vârstă a angajatilor,
 nivelul de trai,
 factori demografici și migrarea populației în afara țării etc.
d) Tehnologic- inovațiile și evoluțiile tehnologice reprezintă, de asemenea, aspecte critice pentru succesul
SRL:
 orientarea către energia verde,
 influenta tehnologiilor utilizate asupra mediului, definite prin analiza aspectelor de mediu si
determinarea celor semnificative (a se vedea procedura de sistem de mediu cod PSM 01),
 utilizarea pe scară largă a tehnologiei informației care permite accesul rapid la informații sau diverse
servicii,
 nivelul competiției în dezvoltarea tehnologică,
 fonduri alocate cercetării: cercetarea-dezvoltarea de noi produse care să fie în conformitate cu noile
modificări tehnologice,
 modalități de acces la tehnologie etc.
 adaptarea la schimbări continue ale materiilor prime achiziţionate.
Nota: Influentele tuturor acestor factori asupra dezvoltarii afacerii..................SRL, la un moment dat, sunt
sintetizate in Contextul extern/ intern in care activeaza SRL.

4.2.2 Contextul intern este determinat de:

a) strategia de dezvoltare a companiei, stabilită de Conducerea ……SRL si implementata de angajaţii din
toate departamentele, care poate determina:
 extinderea pieţelor de desfacere
 realizarea unor produse noi, mai performante decât cele anterioare şi mai uşor de adaptat nevoilor
clienţilor;
b) modificări tehnologice prin investiţii: achiziţia, montarea şi instalarea de echipamente şi soft-uri necesare
producţiei, cercetării-dezvoltării şi testării de produse;
c) imbunatatirea sistemului informatic si adoptarea utilizarii unor soft-uri care pot reda in timp real situatia
fiecarui contract de servicii al organizatiei. Aceste programe calculeaza costul real al fiecarui contract.

Formular Revizia 1/
 PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…
..SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ….
PARTI INTERESATE Pag. 5/7
d) creşterea peformanţelor prin introducerea unor criterii de evaluare a personalului angajat şi recrutarea şi
selecţia în vederea angajării, conducând la:
 creşterea productivităţii şi calităţii produselor realizate,
 diminuarea reclamaţiilor, sesizărilor.
Pentru definirea contextului intern (a factorilor interni ce influenteaza semnificativ dezvoltarea afacerii GTK)
se pot utiliza cel putin doua metode:

4.2.2.1 Analiza SWOT: puncte tari, puncte slabe, oportunități și amenințări

a) Analiza punctelor tari (Strengths) presupune o evaluare a aspectelor interne care fac organizația
să prospere. În practică, acest lucru se poate realiza prin identificarea:
 avantajelor de care beneficiază organizația,
 a activităților desfășurate la un nivel crescut de performanță,
 punctelor tari identificate de alte părți interesate.
La identificarea acestor aspecte trebuie sa se tine cont atât de punctul de vedere.........................SRL, dar şi
de punctul de vedere al altor parteneri cu care................SRL colaboreaza.
Nota: Punctele tari trebuie analizate în contextul competitorilor existenţi: dacă toţi competitorii oferă produse si
servicii de calitate, atunci calitatea produselor si serviciilor....................................SRL nu mai este un punct tare,
ci doar o necesitate.

b) Analiza punctelor slabe (Weaknesses) presupune o evaluare a aspectelor interne care fac
vulnerabil ……SRL. În practică, acest lucru se poate realiza prin identificarea:
 aspectelor care pot fi îmbunătăţite,
 a activităților care se desfășoară cu un nivel scăzut de performanță,
 a problemelor care ar trebui evitate.
Aceste aspecte trebuie considerate din punctul de vedere al SRL, dar și din punctul de vedere
al altor parteneri externi organizației, deoarece este posibil ca alte persoane să perceapă puncte slabe pe
care ......SRL nu le sesizeaza, așa cum este posibil ca unii competitori să facă ceva mai bine decât face SRL.

c) Analiza oportunităţilor (Opportunities)

In urma analizei contextului extern si intern se iau în considerare acele condiții care pot duce către dezvoltarea
............................SRL, respectiv:
 oportunităţile care se întrevad,
 tendinţele relevante care sunt cunoscute.
Oportunităţile pot fi sesizate pornind de la:
 modificări de tehnologii şi modificări la nivelul pieţei, la nivel international si naţional,
 modificări politice corelate cu domeniul de activitate al …SRL,
 modificări economico-sociale,
 evenimente locale etc.

d) Analiza ameninţărilor (Threats)/ a riscurilor – presupune luarea în considerare a acelor

aspecte care pot amenința succesul.....................SRL:
 obstacolele pe care ar putea sa le întâmpine....................SRL,
 actiuni ale competitorilor........SRL,
 modificarea specificaţiilor, cerinţelor etc. referitoare la produsul / servicul oferit,
 modificări care pot afecta poziţia existentă,
 datorii sau probleme privind fluxul de capital etc.
In analiza amenintarilor se ia in considerare si analiza riscurilor, efectuata in conf. cu procedura de sistem
integrat cod PSI 03: Managementul riscurilor.

Nota: Rezultatele analizei SWOT se sintetizeaza in Matricea SWOT:

Factori interni
Factori externi Puncte tari (S) Puncte Slabe (W)

Formular Revizia 1/
 PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…
..SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ….
PARTI INTERESATE Pag. 6/7
Strategia SO Strategia WO
Oportunitati (O) Utilizeaza punctele tari pentru a Profita de oportunitatie pentru a
profita de oportunitati atenua punctele slabe
Strategia ST Strategia WT
Amenintari (T) Utilizeaza punctele tari pentru a Atenueaza punctele slabe si previne
preveni / minimiza amenintarile amentintarile

4.2.2.2 Autoevaluare/ evaluare ....SRL este un procedeu de identificare a problemelor interne.

Autoevaluările pot fi complexe, utilizând:
 criterii ale Fundației Europene pentru Managementul Calității – EFQM,
 liniile directoare pentru auto-evaluarea sistemului de management al calității oferite de SR EN ISO
9004:2010: Conducerea unei organizaţii către un succes durabil. O abordare bazată pe managementul
calităţii;
 rezultatele auditurilor interne/ externe ale sistemului de management integrat calitate – mediu
implementat in SRL,
 evaluarea conformarii cu prevederile legale de mediu, in conf. cu procedura de mediu cod PSM 03:
Monitorizarea performanţei de mediu. Evaluarea conformării.

4.2.3 Concluzii: Analiza contextului in care activeaza ..SRL, inclusiv a concluziilor (oportunitati si
amenintari) constituie tema studiului de marketing: Analiza SWOT, realizat in conf. cu procedura operationala
standard cod POS 01: Studiul pietei. Marketing.

4.2.4 Monitorizare
Atat contextul intern cat si cel extern sunt in continua schimbare, din acest motiv standardele referentiale (SR
EN ISO 9001: 2015 si SR EN ISO 14001: 2015), la clauza aferenta analizei efectuata de management (cap. 9.3),
prevede ca un element de intrare in cadrul analizei sa fie Contextul intern si extern al organizatiei. Cu ocazia
acestei analize se poate revizui analiza referitoare la contextul intern si extern, inclusiv si abordarea sau strategia pe
termen scurt a afacerii.

4.3 Inţelegerea necesităţilor şi aşteptărilor părţilor interesate

4.3.1 Părţile interesate ce sunt luate în considerare atunci când se analizeaza dezvoltarea afacerii
…….SRL includ: acţionarii, angajaţii, clienţii, partenerii (subcontractantii/ prestatorii servicii), furnizorii, autorităţile
de reglementare, vecinii.
Fiecare parte interesată are necesităţi şi aşteptări diferite, de aceea ……SRL a identificat acestea, astfel:
4.3.2 Acţionarii/ investitorii:
 necesităţi: păstrarea notorietăţii..............................SRL ca furnizor de produse/ servicii de calitate;
 asteptari: realizarea de profit, reclamatii zero de la clienti si autoritati (locale, nationale, ale
statelor in care activeaza).
4.3.3 Angajaţii:
 necesităţi: salarii motivante, stabilitatea locului de munca;
 aşteptări: recunoasterea performantelor, asigurarea unui climat de lucru plăcut, asigurarea
condiţiilor de munca optime şi de SSM, respectarea drepturilor angajaţilor.
4.3.4 Clientii:
 necesităţi: executia lucrarilor si produselor in conf. cu comenzile la un pret optim;
 asteptari: produse si servicii de calitate si la timp.
Nota: Anual, Dep. Vanzari determina evolutia gradului de satisfactie a clientilor, pe baza unor chestionare de
evaluare, fiselor de reclamatii, sugestii, sesizari, in conf. cu pct 9.1.2 din SR EN ISO 9001: 2015 si a
procedurii operationale standard cod POS 02: Vanzari.
4.3.5 Partenerii (subcontractantii/ prestatorii servicii):
 necesităţi: respectarea clauzelor contractuale;
 asteptari: asigurarea unei continuitati a colaborarii.
4.3.6 Furnizorii:
 necesităţi: asigurarea unei piete de desfacere a produselor/ serviciilor;
 asteptari: respectarea intelegerilor contractuale.

Formular Revizia 1/
 PROCEDURǍ DE SISTEM INTEGRAT Cod PSI 0…
..SRL CONTEXTUL ORGANIZATIEI. Ediţia: 1/ ….
PARTI INTERESATE Pag. 7/7
4.3.7 Autoritatile de reglementare:
 necesităţi: cunoasterea si insusirea tuturor reglemetarilor legale referitoare la toate activitatile
GTK: financiare, protectia mediului, SSM, activitatile de productie, certificari produse etc.;
 asteptari: respectarea prevederilr legale.
Nota: Modul de gestionare privind prevederile legale aplicabile este documentat in procedura de sistem
integrat cod PSI 01, cap. 7, iar modul de aplicare in cadrul ……SRL a prevederilor legale este documentat in Lista
reglementǎrilor legale şi a altor cerinţe aplicabile (lista prezinta si responsabilul cu aplicarea si modul de
aplicare).
4.3.8 Vecinii:
 necesităţi: respectarea cerintelor legale privind protectia mediului: emisii/ imisii noxe,
gestionarea deseurilor, limite legale ale zgomotului;
 asteptari: aspect estetic al cladirilor si spatiilor proprietate................SRL, mentinerea linistii
si ordinii publice.
Nota: ……..SRL analizeaza cu maxima responsabilitate orice reclamatie/ sesizare din partea vecinilor
referitor la posibila nerespectare a prevederilor de mediu.
4.3.9 SRL monitorizeaza şi analizeaza informaţiile despre aceste părţi interesate şi cerinţele lor
relevante. Anual, RMI intocmeste un Raport privind implicarea partilor interesate, pe care il prezinta spre
analiza Conducerii in cadrul analizei efectuate de management, conf. cap 9.3 din SR EN ISO 9001: 2015 si SR EN
ISO 14001: 2015.

5 DIFUZARE
Persoanele carora le este difuzata prezenta procedura, prin Fisa de difuzare, ce devine anexa la exemplarul
original, vor prelucra continutul acesteia cu salariatii din subordine, aferent liniei functionale, prevazuta in
organigrama ….SRL, in vederea aplicarii si respectarii in mod corespunzator.

6 DOCUMENTE CONEXE
6.1 Procedura sistem de mediu cod PSM 01: Identificarea aspectelor de mediu
6.2 Procedura operationala standard cod POS 01: Analiza pietii. Marketing
6.3 Procedura de sistem integrat cod PSI 03: Managementul riscurilor
6.4 Procedura de mediu cod PSM 03: Monitorizarea performanţei de mediu. Evaluarea conformării
6.5 Procedura de sistem integrat cod PSI 01: Controlul documentelor si a inregistrarilor (a informatiilor
documentate).
6.6 Procedura operationala standard cod POS 02: Vanzari.

7 ÎNREGISTRĂRI
7.1 Contextul in care activeaza.........SRL in anul
7.2 Raport privind implicarea partilor interesate
7.3 Lista reglementǎrilor legale şi a altor cerinţe aplicabile
7.4 Analiza SWOT

Formular Revizia 1/