Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Deosebirile care înca exista între legislatia româneasca si cea din tarile dezvoltate-relativ
diversificata-incumba din partea agentilor economici români o pregatire cu totul deosebita.
De o mare importanta este faptul ca în ultimii 40-50 de ani s-au produs mutatii însemnate
în domeniul politicilor vamale, dar mai ales faptul ca au aparut si s-au diversificat politici si
reglementari nevamale si paratarifare, care sunt foarte numeroase (peste 2000 de asemenea
politici) si care sunt cu atât mai dificil de identificat si de “stapânit”, având o mobilitate
considerabila.
Politica economica externa promovata de stat are un impact puternic asupra agentului economic,
a negociatorului a carui pregatire trebuie sa tina seama de aceste politici, sa le ia in considerare
când se aseaza la masa tratativelor, sa le introduca în analizele de eficienta economica a
respectivelor afaceri.
Simplul fapt ca partenerii de afaceri provin din tari cu economie dezvoltata poate
constitui o premisa a soliditatii economice si a probitatii morale a acestora. Realitatea este însa
complexa si, de multe ori, negociatorii din tari cu economie mai putin dezvoltata cad în aceasta
capcana.
Totodata, este necesar sa se tina seama de faptul ca oamenii s-au nascut si au crescut într-
o anumita cultura si civilizatie, iar, cu timpul, acestea devin o a doua natura. Uneori, oamenii
considera ca modul lor de a gândi, a crede, a actiona este singurul mod rational posibil. Când
“ratiunea“ lor nu este împartasita de partener, acesta are tendinta de a-i considera ciudati,
irationali sau chiar agresivi; aceasta inadvertenta este numita de specialisti drept “soc cultural”.
Exista trei posibilitati de evitare sau anihilare care pot sa apara pe parcursul negocierii:[1]
- prima consta în încercarea de a ignora momentul sub deviza “afacerile sunt
afaceri”;
- a doua posibilitate, întâlnita, din pacate , destul de frecvent este aceea a “tendintei
imperialiste”, conform careia se ia cunostinta de fenomen, dar acesta este minimalizat,
încercându-se impunerea propriului punct de vedere, a ideilor, aspiratiilor proprii;
- a treia posibilitate este cea ideala, în care negociatorii percep fenomenul socului,
îl recunosc si încearca sa îi determine cauzele.
Ca atare, înainte de a trece la masa tratativelor, este absolut necesar sa se culeaga informatii cât
mai multe si, mai ales, cât mai sigure despre situatia economica si metodele folosite de viitorii
parteneri de negociere, despre particularitatile personale si ale mediului cultural în care s-au
format.
Toate aceste obiective ale cercetarii necesita stabilirea surselor celor mai bune informatii.
De asemenea, o atentie deosebita trebuie acordata modului de prelucrare si agregare a
materialului si, evident, interpretarii corecte a acestuia, constituirii unor banci de date moderne
utile viitoarelor negocieri, chiar pe termen lung.
În etapa pregatirii negocierilor este necesara stabilirea cât mai exacta a obiectivelor
proprii si anticiparea pe cât posibil a obiectivelor partenerului.
Obiectivele proprii trebuie sa fie cât mai clare si mai detaliate, fiind necesar ca
negociatorul sa stie în mod cât mai complet ce vizeaza afacerea negociata, care va fi sfera de
cuprindere, ce actiuni concrete de colaborare urmeaza sa fie stimulate, ce consecinte va avea
asupra volumului si contintului schimburilor economice dintre parteneri etc. Daca obiectul
negocierilor îl constituie o afacere comerciala, se va tine cont de: volumul vânzarilor
(cumpararilor), de calitatea marfurilor si serviciilor oferite sau solicitate, de pret, de conditiile de
livrare, de cele de finantare si de plata, de riscurile posibile, metodele si caile de asigurare fata de
aceste riscuri, de modalitatile de rezolvare a diverselor litigii, de rata maxima si minima a
rentabilitatii urmarite etc., precum si de mijloacele necesare atingerii acestor scopuri.
- trebuie sa fie, în primul rând, specific si definit în modul cât mai clar posibil. Întrebarea
este: Ce voi vedea, auzi, descoperi când îl voi fi atins?
- trebuie sa fie masurabil, astfel încât sa i se poata evidentia realizarea. Aici,
întrebarea care se pune este: Cum voi face în asa fel încât sa stiu ca l-am atins?
- el trebuie sa fie accesibil si realist. Întrebarea este: A facut-o cineva pâna acum?
Cum? Oare am si eu aceasta posibilitate?
- trebuie sa se tina cont de timp: Când vreau eu ca acest obiectiv sa fie realizat?
Evaluarea pozitiei proprii consta, de asemenea, într-o analiza a situatiei obiective în care
se afla întreprinderea proprie fata de parteneri, a nivelului si calitatii ofertei, respective a cererii,
dar si într-o evaluare intima a propriei filosofii a vietii, o inventariere a încarcaturii intelectuale si
emotionale a negociatorului.
b) un obiectiv de ultima linie – cel mai putin bun, dar totusi acceptabil ca
rezultat;
Negocierea are loc, de obicei, între obiectivele de prima linie identificate de cei doi
negociatori, în timp ce acordul se stabileste între obiectivele de ultima linie ale celor doua parti.
Daca obiectivele de ultima linie nu se suprapun într-o anumita masura, atunci în mod normal nu
se poate ajunge la un accord.
Întrucât rezultatul cel mai probabil al oricarei negocieri este un compromis, acest lucru nu
înseamna ca acordul final trebuie sa se situeze la “mijlocul” obiectivelor tinta ale celor doi
negociatori. De fapt, o pregatire superioara , o negociere mai diplomatica sau o putere sporita
înseamna ca una dintre parti va încheiea negocierea situându-se mai aproape de obiectivul sau
tinta.
- sa testeze daca în spatele întrebarilor sau pretentiilor se afla, de fapt, probleme sau griji
specifice;
- sa caute subiectele esentiale care pot influenta derularea si rezultatul negocierii,
sau pot cauza întârzieri si confuzie pe parcursul negocierii.
Când se evalueaza punctele tari si cele slabe, trebuie sa se ia în considerare, cel putin,
urmatoarele elemente:
- puterea nu are întrebuintare decât daca ambele parti o cunosc si au un punct de
vedere similar despre existenta ei;
- daca negociatorul în cauza este mai puternic decât altii, dar ei nu cunosc acest
lucru, atunci puterea acestuia nu este efectiva;
- daca negociatorul este puternic si ambele parti cunosc acest lucru, atunci
modalitatea de baza în care poate fi folosit acest avantaj în negociere este sa li se reaminteasca
partenerilor consecintele posibile în cazul neacceptarii sugestiilor sale;
- negociatorul priceput foloseste sau ameninta mai degraba cu folosirea puterii sale
de influenta si de convingere asupra celeilalte parti, decât în scop de aparare;
- negociatorul poate fi cel mai slab dintre cele doua parti, dar nu înseamna ca e
total lipsit de putere;
- atunci când cazul este lipsit de speranta ,negociatorul trebuie sa se gândeasca cum
sa minimalizeze pierderile, în loc de a continua sa apere cazul în discutie;
- aptitudinile de negociator nu tin, în esenta, locul punctelor tari într-o negociere,
ele pot oferi numai unele avantaje pe termen scurt, dar mai devreme sau mai târziu slabiciunile
obiective ale ofertei sau ale întreprinderii vor iesi la iveala.
În mod practic, se constituie echipe care interpreteaza rolurile fiecaruia dintre parteneri,
cautând sa identifice cât mai multe probleme divergente si solutii pentru rezolvarea lor.
2.3.ECHIPA DE NEGOCIERI
Eficienta activitatii unei asemenea echipe nu este neaparat rezultatul marimii acesteia (de
obicei de la 2-3 persoane la 10-12, în raport de complexitatea tranzactiei), ci mai degraba a
profilului si pregatirii profesionale a fiecaruia dintre membrii ei, fiind conditionata de mobilitatea
si elasticitatea gândirii acestora, de organizarea si coordonarea activitatii desfasurate.
2.3.2.Instruirea echipei
Echipa de negociere trebuie sa apere interesele firmei, si, în acelasi timp, trebuie sa aiba
un anumit grad de flexibilitate.
· Test: cei din subordine sunt verificatti daca ceea ce gândesc este corect;
· Consultare: este stilul managerilor care se consulta cu subordonatii înainte de a lua
o decizie;
2.3.3.Fixarea atributiilor
Rareori decidentii reali sunt chiar negociatorii, deoarece sefii sunt mai putin gata sa intre în
profunzime. Atunci când negociatorii au deplina autoritate, exista riscul de a nu se obtine
rezultatele scontate, dimpotriva, acestea pot fi dezastruoase.
Din acest motiv, se recomanda ca negocierile sa fie purtate de catre cei carora li s-a conferit o
autoritate limitata. Aceasta îi da posibilitatea negociatorului sa amâne luarea unei decizii,
câstigând în acest fel timp pentru a reflecta mai bine.
De multe ori, în negociere exista si o autoritate ascendenta, scopul acesteia fiind de a pasa
aprobarea la nivelele ierarhice superioare. Într-o asemenea situatie, partenerul de negocieri este
obligat sa-si repete singur argumentele la fiecare nivel de autoritate în parte, fapt care îl poate
pune în dificultate. Bine pregatita, aceasta tactica da, de multe ori, rezultatele scontate.
2.4. PREGĂTIREA MATERIALULUI DOCUMENTAR
2.4.1.Planul de negociere
Planificarea este o cerinta frecvent întâlnita în pregatirea negocierilor, aceasta cerinta rezultând
din mai multi factori: complexitatea mediului negocierii si al afacerilor economice în general,
frecventa mare a negocierilor, instabilitatea economica etc. Ca atare, informatiile culese sunt
prelucrate, analizate si, pe aceasta baza, se trece la elaborarea unui plan.
· modul si pozitiile de tratare, desfasurate pe momente de interes reciproc si, de asemenea,
pe momente de divergenta a acestora;
Este necesar sa se aiba în vedere principiul ca nici o negociere nu seamana cu alta, chiar daca
oponentul si echipa lui sunt neschimbate, dar se schimba mentalitatile, interesele, posibilitatile,
pretentiile, preturile, raportul cerere-oferta.
Dosarele comerciale cuprind date economice esentiale care caracterizeaza piata, conjunctura
economica a momentului negocierii: analize privind taxele vamale, impozite, suprataxe,
contingentari, precum si facilitati acordate de catre stat, puterea de cumparare a monedei locale
etc.
În fisa comerciala vor fi prezentate si clauzele esentiale din contract: conditia de livrare, felul
ambalajului si marcarea, mijloacele si caile de transport, penalitatile, solutionarea litigiilor.
O agenda de lucru este, de fapt, un plan schematic al procesului de negociere, la a carei elaborare
participa toate partile implicate.
Agenda de lucru, datorita ordinii pe care o introduce în desfasurarea negocierilor este foarte
utila, dar trebuie sa se tina seama de câteva cerinte: sa nu se accepte niciodata o agenda de lucru
propusa de celalalt negociator, fara a se lua în considerare consecintele care decurg din acest
fapt, sa se studieze cu atentie punctele propuse de cealalta parte pentru a se prevedea care sunt
obiectivele acesteia; omisiunile din agenda de zi sunt binevenite, daca servesc unei strategii bine
gândite.
g) Bugetul
Acesta este un alt element esential în pregatirea negocierii, care cuprinde: veniturile necesare
pentru acoperirea cheltuielilor de deplasare, cazare, masa, protocol etc.
O pregatire atenta a negocierilor include si alegerea, cu mare grija, a locului unde se vor
desfasura acestea. Locul poate fi sediul uneia dintre parti sau un teren neutru (cu ocazia unor
târguri sau expozitii, de exemplu). În acest caz, partenerii sunt pusi în fata unor conditii similare.
Când negocierile se desfasoara în tara unuia dintre parteneri, acesta are un avantaj deloc
neglijabil, în special de natura psihologica. Principalele avantaje care decurg de aici sunt:
· influentarea partenerului prin demonstratii practice în hale de productie, la locul vânzarii;
· psihologic, atunci când negociatorul este “acasa”, este mai sigur pe el, mai degajat, într-o
ambianta cunoscuta si nepresat de timp.
În ceea ce priveste locul desfasurarii negocierilor, se au în vedere si alte elemente, cum ar fi: sala
unde se vor purta discutiile, mobila, sonorizarea, iluminatul, ambianta, în general, serviciile de
protocol etc.
v Sala de desfasurare a negocierilor trebuie sa fie suficient de încapatoare, bine iluminata si
corespunzator încalzita. O atentie deosebita trebuie data sonorizarii si, mai ales, asigurarii linistii,
ambiantei necesare desfasurarii negocierilor;
v Mobila trebuie sa fie comfortabila, sa contribuie la asigurarea unui cadru linistitor. Masa
tratativelor trebuie sa fie suficient de mare, scaunele comfortabile si în numar corespunzator.
Este recomandabil sa se puna la dispozitie o tabla, un retroproiector, o instalatie video pentru o
prezentare adecvata a ofertei;
v Este necesara si o încapere pentru pauze, pentru discutii particulare sau pentru o eventuala
retragere a participantilor la negociere, pentru ca membrii echipelor sa poata discuta între ei, în
vederea punerii de acord.
Aceeasi atentie deosebita trebuie acordata datei începerii negocierii si perioadei în care se va
desfasura. Trebuie sa se tina seama de eventualele uzante si obiceiuri, sarabatori religioase sau
legale, legaturile de tren sau de avion etc.
Durata unei reprize de negociere trebuie sa fie între 15 si 90 de minute. Pentru limitarea duratei
totale a negocierilor, discutiile vor fi programate cu 1-2 ore înaintea mesei de prânz sau înainte
de terminarea programului institutiei în cadrul careia au loc negocierile.
Pregatirea negocierii constituie deci o etapa absolut necesara pentru succesul unei negocieri.
Esecurile în negociere, datorate slabei pregatiri a acestora, unor gafe de comportament si
comunicare, pe lânga efectele economice imediate, au urmari nefavorabile de durata asupra
imaginii firmei, a prestigiului acesteia, a caror înlaturare necesita mult mai multe resurse decât
cele necesare pentru pregatirea temeinica a acestora.
Pregatirea este absolut necesara negociatorilor începatori, dar si celor cu experienta. Daca pentru
negociatorii tineri este necesara o pregatire generala, cât si una axata pe afacerea care se
negociaza, negociatorii experimentati vor pune accentul mai ales pe cea din urma.
Împletirea talentului nativ cu pregatirea temeinica reprezinta situatia ideala, spre care trebuie sa
tinda orice firma cu activitate economica si , mai ales, cu activitate economica internationala.