FIȘĂ DE DOCUMENTARE

Sistemul de documente primare si evidenta tehnic - operativa si contabila - obiect al controlului si

surse de informatii pentru control

Evidenta si controlul  sunt esentiale in conducerea activitatii economico-sociale bazata pe criterii

de profit. Evidenta si controlul implica ordine si disciplinara economica si financiara. Necesitatea ordinei
si disciplinei economice si financiare determina si necesitatea evidentei stricte si a controlului riguros si
sistematic asupra mijloacelor materiale si banesti, proceselor economice si rezultatelor obtinute.
Organizarea rationala si clara a evidentei si controlului asigura disciplina economica, contractuala,
gestionara si financiara.

Controlul, ca functie a conducerii, presupune:

 informatii cantitative, dar si calitative;

 observarea concordantei dintre activitatea economico-financiara si deciziile de conducere bazate
pe legi, norme, standarde, ordine, previziuni, programe etc;
 relevarea influentei conducerii asupra activitatii, a abaterilor de la deciziile si principiile de
conducere si organizare adoptate si a cauzelor acestor abateri;
 stabilirea cailor de corectare si a mijloacelor de inlaturare a abaterilor, deficientelor si dificultatilor
care ingreuneaza desfasurarea optima a activitatii economico-sociale.

Controlul nu se confunda cu evidenta, cu fotografierea si reflectarea - simularea dinamicii activitatii

economico-sociale. Evidenta este atat sintetizarea reala a activitatii economico-sociale cat si controlul
asupra mersului cantitativ al activitatii economice si al rezultatelor financiare obtinute.

Sistemul de evidenta, reprezinta, deci .sursa esentiala de informatii pentru controlul financiar. Pentru

a se obtine o imagine fidela a activitatii economico-finauciare controlate este necesar ca sursele de
informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte, de calitate. De aceea, sub acest aspect, in sfera
controlului se cuprind, mai intai, obiective privind atat intocmirea documentelor primare cu respectarea
conditiilor de forma si continut cat si organizarea si conducerea evidentei tehnic-operativ si contabile cu
respectarea normelor metodologice. in consecinta, sistemul de documente si evidenta este atat obiect al
controlului cat si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-fmanciare.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare,

constituie de regula surse de informatii pentru toate formele evidentei. in acelasi timp, documentele
primare, in care operatiile economice si financiare se consemneaza la locul si in momentul efectuarii lor,
servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele indeplinesc functia de acte justificative. Caracteristica esentiala a

documentelor consta in faptul ca reflecta situatia patrimoniala si angajeaza raspunderea materiala, iar pe
baza lor se exercita controlul financiar de gestiune. De aceea, documentele trebuie sa indeplineasca
anumite cerinte, atat in ceea ce priveste structura cat si circulatia si pastrarea lor, indiferent de mijloacele
utilizate pentru intocmirea lor si prelucrarea datelor. in acest sens, este necesar ca fiecare document folosit
ca act justificativ de catre contabilitate si control sa contina unele elemente obligatorii, dintre care
mentionam:
 denumirea documentului;
 denumirea si sediul unitatii care il intocmeste;
 numarul si data intocmirii;
  mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (cand este cazul);
 datele cantitative si valorice ale operatiei efectuate;
 semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei, ale celor care au sarcina
exercitarii controlului financiar preventiv sau dreptul sa aprobe operatiile respective;

In conditiile automatizarii culegerii si prelucrarii datelor, documentele primare se adapteaza la

cerintele exploatarii rationale ar diferitelor tipuri de sisteme electronice de calcul. In conditiile prelucrarii
datelor cu aceste sisteme de calcul, documentele se grupeaza in doua categorii:
 documente de intrare, adica documentele primare din care se preiau date pentru a fi prelucrate cu
ajutorul mijloacelor de calcul;
 documente de iesire, respectiv documentele care se intocmesc si se obtin cu aceste mijloace.

O importanta deosebita se acorda controlului documentelor, inainte de inregistrarea in conturi dar si

dupa aceasta operatie, atat sub aspectul formei cat si sub aspectul fondului (continutului) documentelor.

Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are ca obiective: autenticitatea, exactitatea

intocmirii si valabilitatea documentelor si efectuarea corecta a calculelor.
Controlul autenticitatii documentelor presupune intocmirea lor cu respectarea conditiilor legale, avand
ca obiective:
 modul de folosire al formularelor tipizate;   
 justetea intocmirii si completarea cu toate elementele necesare;
 completarea corecta a datelor, existenta eventualelor falsificari si stersaturi cum ar fi transformarea
cifrelor, adaugirile in text, corecturi nesemnate etc.;
 existenta semnaturilor originale ale peroanelor in drept sa dispuna, execute ori controleze operatiile
respective, precum si ale persoanelor care au eliberat sau primit valori;
 concordanta semnaturilor respective cu semnaturile acelorasi persoane de pe alte documente sau cu
specimenele de semnaturi;
Controlul exactitatii intocmirii si valabilitatii documentelor se realizeaza in raport de momentul si
conditiile  producerii operatiilor economice si financiare pe care le consemneaza. De regula, documentele
care reflecta operatii patrimoniale,  generatoare de drepturi si obligatii, se intocmesc la termenele
stabilite si cu respectare conditiilor legale, a caror nesocotire lezeaza autenticitatea  si pune sub semnul
indoielii exactitatea si valabilitatea lor.
Controlul efectuarii corecte a calculelor, respectiv controlul aritmetic  al documentelor care contin
calcule, are menirea sa obtina siguranta aplicarii juste a preturilor si tarifelor si a stabilirii totalurilor in
documente, sa inlature erorile de calcul care pot denatura continutul operatiilor economice si financiare.
Sunt cazuri in care calculele sunt gresite intentionat si ascund fraude, delapidari, sustrageri, nereguli etc.
De exemplu, calcule gresite in registrul de casa, in raportul de gestiune etc.
Din punct de vedere al fondului (continutului), controlul documentelor are ca obiective: legalitatea -
justetea, realitatea -exactitatea si eficienta, respectiv necesitatea, economicitatea si oportunitatea
operatiilor economice si financiare consemnate in documente.
Controlul legalitatii-justetei documentelor  este principiul conform caruia este necesar sa se respecte
prevederile tuturor actelor normative. Acest control urmareste ca documentele sa fie intocmite cu
respectarea normelor legale privind disciplina financiara. in acest scop, continutul documentelor
justificative se confrunta cu prevederile legale in vigoare  si se stabileste concordanta dintre ele. Baza
juridica  a acestui control o constituie legile, hotararile de guvern, ordinele si instructiunile, alte materiale
care servesc drept criteriu pentru stabilirea legalitatii si justetei operatiilor efectuate si a actiunilor
personalului si pentru descoperirea eventualelor abateri in activitate. De exemplu, prin controlul legalitatii
operatiilor consemnate in documente se urmareste daca platile se realizeaza conform normelor financiare,
eliberarile din magazie se fac conform repartitiei etc. Cu ocazia examinarii continutului operatiilor
reflectate in documente, pentru a se observa in ce masura s-au efectuat in limitele unei stricte legalitati, se
precizeaza si dispozitiile legale incalcate.
 Controlul realitatii-exactitatii operatiilor economice si financiare consemnate in documente, stabileste
daca, in fapt, acestea s-au produs in limitele, conditiile si la locul indicat in ele. Exactitatea operatiilor
economice si financiare se constata prin controlul faptelor oglindite in documente. in cazul cand exista
incertitudine asupra realitatii operatiilor se recurge la controlul faptic, solicitandu-se celor care au semnat
documentul sa confirme  relitatea operatiilor si autenticitatea semnaturilor de pe document. in unele
situatii este indicat sa se solicite declaratii scrise si de la persoanele care au fost martore la operatia
respectiva sau care au avut cunostinta despre intocmirea documentului controlat.
Cand documentele in cauza fac dovada unor intrari se controleaza faptic, daca este posibil, si existenta
mijloacelor materiale respective. Realitatea-exactitatea operatiilor economico-financiare reflectate in
documente se stabileste si prin controlul reciproc si incrucisat al documentelor.
Controlul eficientei operatiilor economice si financiare are in vedere elemente mai complexe si
anume necesitatea, economicitatea si oportunitatea acestora.
Controlul necesitatii  are in vedere gradul de utilitate a operatiilor, consumurilor sau cheltuielilor
consemnate in documente, astfel incat sa se inlature risipa, cheltuielile inutile, operatiile fara eficienta etc.
Controlul economicitatii urmareste: daca operatia economica este necesara din punct de vedere al
activitatii unitatii; daca s-au folosit mijloace de transport cele mai convenabile; daca prin efectuarea
operatiei se obtine un avantaj economic-fmanciar etc.

Realizti harta conceptuala!