IV.1.1.

Evidenţa tehnico – operativă

Evidenţa tehnico - operativă, ca parte componentă a evidenţei economice, pe lângă celelalte două forme,
contabilă şi statistică, contribuie în mod consecvent la reflectarea şi controlul existenţei valorilor materiale şi băneşti în
condiţiile organizării corespunzătoare a cerinţelor unităţii. Obiectul ei îl constituie înregistrarea şi reflectarea
fenomenelor primare care au loc în unitate adică, intrarea şi ieşirea de valori materiale şi băneşti, darea în consum sau
folosinţă precum şi existenţa lor într-un anumit loc al unităţii sau la o anumită dată.
Evidenţa tehnico - operativă se organizează în funcţie de nevoile fiecărei instituţii pe compartimente de
activitate şi foloseşte ca tehnică de înregistrare şi de exprimare a datelor fie etalonul natural (număr, greutate, lungime,
volum), fie etalonul bănesc (valoarea), fie ambele sau alte etaloane cum ar fi ore - om, în funcţie de scopul urmărit de către
organizatorul sau şi de specificul activităţii unităţii. La organizarea evidenţei tehnico - operative a valorilor materiale se au în
vedere înregistrările care se fac numai în etalon natural, ea organizându-se pe fiecare gestiune în parte şi ţinându-se la
locul de depozitare sau de folosinţă, ca unitate de evidenţă.
Sfera de cuprindere se limitează la anumite laturi ale proceselor de aprovizionare cu materiale pe categorii de
furnizori, pe termene de livrare sau de plată, precum şi existenţa şi folosirea capacităţii de muncă, existenţa şi folosirea
capacităţilor de producţie.
Modul de ţinere a evidenţei tehnico - operative şi formularele folosite la sunt stabilite de Normele metodologice
ale Ministerului Finanţelor nr. 596/1970 privind contabilitatea unităţilor bugetare. Conform legislaţiei în vigoare, evidenţa
tehnico - operativă trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:
 obţinerea de date exacte, cantitative şi valorice, în orice moment, cu privire la existenţa şi răspândirea valorilor
materiale la locurile de depozitare sau de folosinţă;
 asigurarea controlului gestiunii valorilor materiale în scopul păstrării integrităţii patrimoniului public;
 asigurarea delimitării răspunderii individuale sau colective în administrarea bunurilor materiale;
 asigurarea bazei de date necesare efectuării inventarierilor periodice şi anuale prin furnizarea datelor scriptice
pe locuri de depozitare şi de folosinţă.
Pe lângă aceste cerinţe trebuie respectate şi regulile de bază privind completarea documentelor de către
gestionarii şi administratorii care răspund material, disciplinar şi penal de gospodărirea bunurilor materiale date în
primire, aceste documente fiind următoarele:
o Proces verbal de recepţie pentru mijloacele fixe independente care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice;
o Proces verbal de recepţie în cazul utilajelor care necesită montaj dar nu necesită probe tehnologice
precum şi a clădirilor şi construcţiilor speciale cu caracter administrativ şi social - cultural;
o Proces verbal de punere în funcţiune pentru utilajele şi instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice;
o Proces verbal de transformare a mijloacelor fixe;
o Proces verbal de predare - primire a mijloacelor fixe transferate;
o Bonul de mişcare a mijloacelor fixe;
o Proces verbal de închiriere;
o Proces verbal de dare în custodie;
o Fişa de inventar cu repartizarea pe locuri de folosinţă a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar de mică valoare sau
scurtă durată;
o Lista de inventariere.
IV.1.2. Evidenţa statistică
Evidenţa statistică este şi ea o formă a evidenţei economice prin care se studiază latura cantitativă a
fenomenelor sociale de muncă şi legităţile dezvoltării social - economice în condiţii concrete de loc şi timp, în expresia
lor numerică.

1
 Contabilitatea interferează cu statistica social – economică în toate unităţile patrimoniale, dat fiind domeniul lor de
întrepătrundere şi interdependenţă reciprocă. Indicatorii şi indicii sunt corelaţi cu cei pe care îi folosesc celelalte forme de
evidenţă bugetară.
Procesele proprii evidenţei statistice sunt:
 culegerea datelor necesare din documentele primare;
 folosirea de procedee ca: observarea, sondaje de opinie, anchetarea etc.;
 prelucrarea datelor sub formă de indicatori, indici statistici, tabele, diagrame.
IV.1.3. Evidenţa contabilă
Evidenţa contabilă este acea formă a evidenţei economice care reflectă aspecte ale activităţii ce pot fi exprimate
valoric. Prin metoda şi procedeele sale, contabilitatea este fundamentul evidenţei bugetare, contabilitatea instituţiilor publice
privind execuţia de casă a bugetelor aprobate, precum şi alte operaţiuni financiare efectuate în contul acestor unităţi, purtând
denumirea de contabilitate publică.
Obiectul ei reflectă mijloacele economice şi provenienţa lor, asigurând controlul asupra modului cum sunt folosite
mijloacele şi resursele. O particularitate a contabilităţii este faptul că se ţine în etalon bănesc, utilizând şi etaloane
naturale. Contabilitatea trebuie privită sub două aspecte, şi anume: unul primar, prin care se reflectă în expresie băneasca
mişcările de valori şi unul centralizator, prin care se exprimă sintetic existenţele, mişcările, transformările mijloacelor
economice şi a surselor de constituire a acestora. Totodată, contabilitatea centralizatoare analizează sintetic şi
rezultatele financiare finale raportate la o perioadă de gestiune dată (luna, semestru, an).
Contabilitatea foloseşte procedee şi mijloace de lucru proprii cum sunt: contul, balanţa de verificare, bilanţul
contabil precum şi Norme metodologice şi reguli precise, stabilite de Ministerul Finanţelor.
Cea mai folosită tehnică a metodei contabilităţii o constituie înregistrarea operaţiunilor contabile pe „jurnale”,
fiind incluse aici documentele de evidenţă, notele contabile, registrul jurnal, cartea mare şi balanţa de verificare.
Documentele de evidenţă se înregistrează în ordinea intrării lor şi se păstrează în dosare separate, pe jurnale,
pentru a se putea stabili cu uşurinţă legătura dintre documentele, jurnalele sau situaţiile în care s-au înregistrat.
În cadrul acestor mijloace de lucru, registrul jurnal reprezintă formularul de baza destinat înregistrării operaţiunilor
economice în ordine cronologică pe baza documentelor primare, contabile şi centralizatoare. Jurnalele se deschid lunar şi
cuprind operaţiunile economice din cursul lunii privind creditul unuia sau al mai multor conturi cu conţinut similar, în
corespondenţă cu conturile debitoare. Centralizarea se efectuează la sfârşitul lunii iar totalul obţinut se trece în registrul cartea
mare în care operaţiunile se înregistrează în forma sintetică a totalurilor.
Cu ajutorul registrului cartea mare se determină lunar rulajele şi soldul final ale fiecărui cont sintetic, cumulativ de la
începutul anului.
Aceste date urmează a fi scrise în balanţele de verificare a conturilor sintetice precum şi în cele analitice.
Fazele de lucru în cadrul formei de înregistrare contabilă pe jurnale sunt următoarele:
 întocmirea documentelor primare şi a notelor contabile;
 înregistrarea documentelor de evidenţă în formularele şi fişele de evidenţă analitică;
 trecerea sumelor din jurnale şi situaţii în cartea mare;
 întocmirea bilanţului contabil.
Documentul oficial de gestiune a patrimoniului acestei unităţi de învăţământ, precum şi a tuturor instituţiilor
publice, îl constituie bilanţul contabil, care dă o imagine fidelă, clară şi completă a modului de administrare a patrimoniului, a
situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute la data întocmirii acestuia.
Pentru a da o imagine fidelă patrimoniului instituţiei, trebuie respectate regulile privind evaluarea
patrimoniului dar şi celelalte norme şi principii contabile, şi anume: principiul prudenţei, principiul permanenţei
metodelor principiul independenţei exerciţiului, principiul intangibilităţii bilanţului de deschidere, principiul
necompensării.

2
 Instituţiile publice, pe lângă documentele şi registrele de evidenţă financiar contabile obişnuite întâlnite în
unităţi economice, folosesc documente şi registre specifice activităţii de derulare a exerciţiului bugetar, stând la baza
înregistrărilor contabile astfel:
a) bugetul de venituri şi cheltuieli ce se întocmeşte de către compartimentul financiar - contabil şi cuprinde
informaţii de fundamentare a creditelor solicitate. După întocmire, acesta se transmis spre aprobare Ministerului
Culturii si Cultelor de catre ordonatorul tertiar de credite, directorul Operei din Iasi.
b) cererea de deschidere a creditelor bugetare care este o adresă in 3 exemplare scrisă, semnata de conducătorul
unităţii şi de contabilul şef si trimisa către Ministerul Culturii si Cultelor, prin care se solicită deschiderea creditelor bugetare.
Deşi contabilitatea sectorului public se organizează pe baza unor planuri de conturi distincte, cu particularităţi, atât în ceea ce
priveşte structura conturilor, cât şi funcţionarea acestora, la baza contabilităţii publice stau reguli şi norme comune cu cele ale
contabilităţii generale, şi anume:
 folosirea unor modele de registre contabile şi formulare comune privind activitatea financiară şi contabilă;
 modelele bilanţurilor contabile, ca şi planul de conturi general pentru instituţiile publice, sunt stabilite de acelaşi organ,
respectiv de Ministerul Finanţelor Publice; în această privinţă existând o concepţie unitară în materie (plan de conturi,
bilanţ şi alte formulare specifice);
 funcţionarea acesteia este obligatoriu a se face după aceleaşi reguli şi metode astfel:
 contabilitatea se conduce în partidă dublă; unele excepţii permise pentru anumite instituţii publice
care au dreptul să organizeze contabilităţi în partidă simplă (consiliile locale comunale) nu infirmă regula;
 înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi în
mod simultan, în debitul unor conturi şi creditul altora;
 stabilirea totalului sumelor debitoare şi sumelor creditoare, precum şi a soldului final al fiecărui cont;
 întocmirea, cel puţin lunar, a balanţei de verificare, care reflectă egalitatea între totalul sumelor
debitoare şi creditoare, şi totalul soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor;

 prezentarea execuţiei finale lunar, trimestrial, anual, a veniturilor încasate şi plăţilor efectuate,
precum şi excedentului sau deficitului, comparativ cu contul de profit şi pierderi, în cazul contabilităţii financiare.
Unele asemănări şi paralelisme între contabilitatea publică şi cea generală (financiară) sunt şi în ceea ce priveşte
bilanţul contabil. Dacă în cazul unităţilor patrimoniale bilanţul contabil se compune din bilanţ, cont de profit şi pierdere, şi ca
anexă raportul de gestiune, în cazul instituţiilor publice acesta se compune din: bilanţ, cu adaptările de rigoare, contul de
execuţie, şi în locul contului de profit şi pierdere, iar ca anexă un raport explicativ. Referitor la bilanţ, care nu este supus
verificării şi certificării de către cenzori, experţi contabili etc., sau în cazul unităţilor patrimoniale contul de execuţie privind
bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele locale, este necesar să fie aprobat de aceleaşi organe care au
aprobat bugetele respective, iar în cazul instituţiilor publice să fie auditat.
Desigur că, între modul de organizare şi ţinere a contabilităţii instituţiilor publice şi cel al contabilităţii financiare
există asemănări, dar şi însemnate deosebiri, şi anume: planul de conturi al instituţiilor publice conţine conturi specifice
acestor unităţi, dar există unele conturi, atât ca denumire cât şi ca conţinut, care se aseamănă cu conturile din planul de
conturi general. De exemplu, contul “Casa” din planul de conturi al instituţiilor publice cu contul “Casa” din planul general
de conturi. De asemenea, datorită specificului privind finanţarea instituţiilor publice în cadrul contabilităţii acestora, pe lângă
noţiunile de cheltuieli efective – ca în cazul agenţilor economici – întâlnim şi noţiunile de plăţi de casă şi plăţi nete de casă, al
căror nivel este determinat de conturile de finanţare, care numai întâmplător coincid la sfârşitul exerciţiului bugetar cu
conturile de cheltuieli efective. În concluzie, contabilitatea publică, şi în primul rând cea a instituţiilor publice, se aseamănă
în multe privinţe cu contabilitatea generală, asemănare determinată mai ales de regulile şi principiile contabilităţii în general,
dar are multe şi esenţiale deosebiri determinate de specificul funcţionării conturilor instituţiilor publice în ceea ce priveşte
modul cum acestea evidenţiază constituirea veniturilor publice şi efectuării cheltuielilor, dar mai ales a modului lor de
închidere la sfârşitul exerciţiului financiar-bugetar.