Forme de evidenta economica

Definitie: Prin evidenta se intelege consemnarea in cadrul unor

inscrisuri intr-o anumita ordine a evenimentului, tranzactiilor si
operatiunilor care au avut loc cu scopul de a servi necesitatilor
utilizatorilor.

Aceasta este un sistem unitar de inregistrare, urmarire si control cu

ajutorul datelor informationale, documentat, cronologic si sistematic, in
etaloane cantitative si in etalon valoric, pe baza unor principii corect
stabilite, a fenomenelor si proceselor economice in scopul cunoasterii in
ansamblu a activitatii desfasurate.

Evidenta economica asigura ponderea datelor informationale,

respectiv aproximativ 70% din totalul informatiilor economice. Dintre
acestea:

- 46-50% sunt informatii furnizate de contabilitate;

- 9-13% sunt informatii furnizate de statistica economico-sociala;
- 11% sunt informatii furnizate de evidenta operativa.
Importanta evidentei economice rezulta din sarcinile acesteia:
✓ inregistrarea si asigurarea integritatii patrimoniului unitatilor;
✓ reflectarea proceselor economice si a rezultatelor acestor procese;
✓ controlul realizarii indicatorilor economico-financiari prestabiliti
si compararea lor cu cei din evidenta economica;
 ✓ determinarea costului productiei, a veniturilor si rezultatelor
financiare;
✓ urmarirea respectarii si aplicarii legislatiei; obtinerea totalitatii
informatiilor necesare caracterizarii complete si multilaterale a
fenomenelor urmarite in vederea luarii deciziilor.

Forme, caracteristici

Dupa natura, modul de obtinere, prelucrare si prezentare a informatiilor

furnizate, evidenta economica imbraca trei forme:

Evidenta tehnico-operativa o gasim organizata la toti agentii economici,

fie ca sunt regii autonome, fie ca sunt societati comerciale, precum si la
agentii economici cu activitate mai mica, dar si la asociatii economice, in
institutii etc.

Evidenta tehnico-operativa se organizeaza la locul si in momentul

producerii fenomenelor economice, operativ, adica in cel mai scurt timp
de producere a lor. De exemplu, urmarirea comenzilor si contractelor de
aprovizionare si desfacere, urmarirea prezentei la lucru, urmarirea
gradului de incarcare a utilajelor etc.

Din evidenta tehnico-operativa se obtin numeroase informatii necesare

conducerii, dar aceasta evidenta singura nu poate satisface necesitatile
conducerii, dat fiind limitele sale. In primul rand evidenta tehnico-
operativa nu este completa, respectiv ea nu urmareste intreaga activitate
economica din unitati.
Unele activitati economice sunt urmarite in aceasta evidenta, altele nu si
aceasta face ca pe langa informatiile ce provin din evidenta tehnico-
operativa, factorul de decizie sa mai aiba nevoie si de altele. In acelasi
timp se remarca faptul ca evidenta tehnico-operativa nu se realizeaza in
toate unitatile de acelasi fel.

Nu exista reglementari unice si obligatorii, care sa prevada cum trebuie

organizata evidenta tehnico-operativa. In aceste conditii, aproape fiecare
agent economic si-a organizat propria sa evidenta tehnico-operativa, asa
cum a considerat necesar, exista deci o diversitate de evidente tehnico-
operative uneori la acelasi tip de unitate. Aceasta situatie ingreuneaza
raportarea informatiei care provine din evidenta tehnico-operativa si apoi
sunt destule greutati de acomodare pentru salariati, atunci cand ei se
transfera de la un agent economic la altul.

Evidenta statistica careia ii corespunde pe plan teoretic stiinta statistica,

o stiinta foarte veche care a fost folosita inca din vremea sclavagismului.
Statistica are mai multe componente printre care statistica economica,
statistica demografica, statistica sociala etc.

Caracteristic pentru statistica este faptul ca ea, de cele mai multe ori, preia
datele de care are nevoie din celelalte forme ale evidentei economice, date
pe care apoi le supune unor prelucrari specifice statisticii cum ar fi
determinarea structurii, a ritmului de evolutie, a factorilor de influenta, a
tendintelor de dezvoltare etc.
Statistica are insa si alte posibilitati de culegere a datelor care de altfel ii
sunt caracteristice cum ar fi recensamintele, sondajele, anchetele etc.

In economia tarii noastre, ca de altfel in economia oricarei tari, statistica

joaca un rol important in cunoasterea activitatilor desfasurate si in
fundamentarea deciziilor curente sau de perspectiva. De aceea, reflectarea
statistica este bine organizata. La nivel national exista un organ
coordonator, respectiv Comisia Nationala de Statistica, care are
reprezentanti in cadrul fiecarui judet. Comisia Nationala de Statistica
elaboreaza norme de reprezentare a statisticii, unice si obligatorii,
elaboreaza modele de calcul ale unor indici si indicatori, colaboreaza cu
celelalte organe de sinteza pentru imbunatatirea evidentei economice in
toate formele sale si pentru raportarea activitatilor la sfarsit de exercitiu
gestionar.

Cu toate meritele sale, evidenta statistica nu este nici ea desavarsita, are

anumite limite, respectiv neajunsuri. Este vorba de faptul ca nici ea, ca si
evidenta tehnico-operativa nu cuprinde in sfera sa de observatie intreaga
activitate economica. Sunt activitati economice care sunt urmarite de
statistica, iar altele nu, motiv pentru care informatia statistica, singura, nu
este suficienta pentru fundamentarea deciziilor de conducere economica.

Evidenta contabila este si ea o forma de evidenta economica careia ii

corespunde pe plan teoretic stiinta contabilitatii, evidenta contabila care
deserveste societatea de peste cinci secole.
Spre deosebire de toate celelalte forme ale evidentei economice,
contabilitatea reflecta, urmareste si controleaza toate activitatile
economice intreprinse de agentii economici si care se pot exprima in
etalon banesc.

Prin volumul informatiilor pe care le transmite in sistemul informational

economic si prin calitatea acestora, evidenta contabila se impune ca fiind
cea mai importanta forma de evidenta economica.

Rezulta ca evidenta contabila are o seama de trasaturi caracteristice fata

de celelalte forme de evidenta contabila astfel:

❖ este singura forma de evidenta economica care are in acelasi

timp, atat un caracter general cat si total. Caracterul general
rezulta din faptul ca ea trebuie sa existe la toti agentii economici
indiferent de marime sau obiect al activitatii si caracterul total
rezulta din faptul ca este singura forma de evidenta care
urmareste intreaga activitate economica desfasurata.
❖ se realizeaza dupa reguli unice si obligatorii stabilite de organul
coordonator care este Ministerul Finantelor.
❖ se caracterizeaza prin folosirea obligatorie a exprimarii
activitatilor in etalon banesc. Este adevarat ca unele activitati
economice sunt exprimate si in etalon natural, dar exprimarea
baneasca nu trebuie sa lipseasca.
Evident ca aceste trei forme principale ale evidentei economice sunt in
stransa legatura, ele nu se concureaza, ci dimpotriva se completeaza
reciproc in cadrul sistemului informational economic, asigurand
informatiile necesare gestionarii patrimoniului si luarii deciziilor.

Etaloanele de evidenta

Pentru exprimarea cantitativa si valorica a mijloacelor si proceselor

economice, evidenta economica foloseste unitati de masura cunoscute sub
denumirea de etaloane de evidenta, care sunt de 3 feluri:

Etalonul natural sau cantitativ reprezinta unitatea de masura care

exprima latura cantitativa a mijloacelor si proceselor economice.
Exemple: metru pentru lungimi, litru pentru volum, kilogram
pentru masa etc.

Etalonul banesc (monetar sau valoric) este unitatea de masura

folosita pentru exprimarea in bani a mijloacelor si proceselor
economice. Exemple: leul, dolarul, marca, lira etc.

Etalonul munca este unitatea de masura utilizata pentru exprimarea

volumului de munca consumat in procesul de productie. Exemple:
ora-munca, ziua-munca etc.

Gestiunea economica

Pentru a-si realiza obiectul de activitate, unitatile patrimoniale dispun de

un anumit patrimoniu concretizat in valori materiale si banesti, cum ar fi:
cladiri, utilaje, materii prime si materiale, marfuri, ambalaje, sume de bani
aflate la casierie sau in conturi bancare, actiuni etc.

Primirea, pastrarea si eliberarea acestor valori se realizeaza in cadrul unor

subdiviziuni organizatorice numite gestiuni. Gestiunea asigura
gospodarirea, administrarea, valorificarea elementelor de patrimoniu care
sunt incredintate unor persoane numite gestionari.

Incredintarea gestiunii unei persoane se face printr-un contract in care se

stipuleaza obligatiile, atributiile si garantiile necesare, conform
legii. Gestionarul raspunde material, disciplinar, sau chiar penal pentru
modul cum isi desfasoara activitatea de gestiune.

Legea sanctioneaza gestiunea frauduloasa, care consta in cauzarea cu rea

credinta a unei pagube cu ocazia administrarii bunurilor primite in
gestiune. Primirea, manuirea, pastrarea si eliberarea valorilor materiale si
banesti se inregistreaza in evidenta operativa la locul si in momentul in
care se produc aceste operatiuni. In acest mod se pot descoperi si inlatura
cauzele care pot genera risipa sau paguba in gestiune.

Clasificare

dupa obiect, gestiunile se pot clasifica astfel:

 o gestiuni de valori materiale: materii prime, marfuri,
ambalaje etc.

o gestiuni de valori banesti: numerar la casierie, cecuri,

timbre etc.

o gestiuni mixte, care cuprind atat valori materiale si banesti;

dupa modul de raspundere al gestionarilor, gestiunile pot fi:

o gestiuni individuale, in care raspunderea revine unei

singure persoane;

o gestiuni colective, in care valorile materiale si banesti sunt

incredintate mai multor persoane, care raspund solidar de
aceste bunuri;

Utilizatorii informatiei contabile

Utilizatorii informatiilor contabile se clasifica in:

Utilizatorii interni - sunt reprezentati de manageri. Pentru exercitarea

atributiunilor de planificare, organizare si control a activitatii
intreprinderii, managerii au nevoie de informatii operative, furnizate de
contabilitatea financiara curenta si mai ales de contabilitatea de gestiune.

Utilizatorii externi - sunt reprezentati de:

Investitorii actuali si potentiali - sunt acele persoane juridice

sau fizice care au investit sau urmeaza sa investeasca in
capitalul social al unei intreprinderi.
 Creditorii financiari si comerciali - sunt acele persoane
juridice care pun la dispozitia intreprinderii resursele
necesare desfasurarii activitatilor sale.

Creditorii financiari, denumiti generic finantatori, sunt: bancile, care

acorda imprumuturi (credite) pentru echilibrarea financiara a
intreprinderilor, Ministerul Finantelor Publice, in calitate de reprezentant
al statului, pentru investitiile din regiile autonome si societatile
comerciale de interes national, alti finantatori, dintre care exemplificam
societatile de leasing.

Creditorii comerciali, sunt furnizorii, ale caror bunuri, lucrari si servicii

nu au fost achitate concomitent cu livrarea, executarea si respectiv
prestarea si astfel, au acordat intreprinderii un credit comercial.

Clientii - sunt interesati de stabilitatea relatiilor comerciale. In acest sens,

clientii au in vedere acele informatii din care rezulta capacitatea de
existenta (supravietuire) a intreprinderii si astfel, sa le asigure continuitate
in furnizarea de bunuri, lucrari sau servicii.

Salariatii - prin sindicate, sunt interesati de nivelul salariilor si securitatea

locurilor de munca.

Institutiile guvernamentale - utilizeaza informatiile contabile pentru

realizarea sintezelor macroeconomice, elaborarea prognozelor si aplicarea
politicilor statului in domeniul economic.
Alti utilizatori - in afara de utilizatorii externi mentionati, publicul este
interesat de evolutia intreprinderilor prin diverse colectivitati de oameni,
asa cum ar fi:

Comunitatile locale (comune, orase), prin administratiile lor sunt

interesate de impactul activitatii intreprinderilor asupra dezvoltarii
economice locale, respectiv: crearea de locuri de munca, pregatirea
profesionala, contributia cu impozite si taxe la bugetul comunitatii etc;

Organizatiile pentru protectia consumatorilor, urmaresc ca preturile sa

reflecte calitatea produselor si serviciilor vandute;

Organizatiile ecologiste, urmaresc efectele activitatilor desfasurate de

intreprinderi asupra mediului inconjurator si a sanatatii oamenilor.