46.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil

obligatoriu în care se înregistrează elementele de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate în funcţie de natura
lor, inventariate de entitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice
a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de natura
activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în
Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte
documente care justifică natura acestor elemente existente la
sfârşitul exerciţiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în
Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data
inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad
rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii
exerciţiului financiar.
47. Cartea mare (cod 14-1-3) este un document contabil
obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin
regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de
natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, la un moment
dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi
conţine simbolul contului şi al conturilor corespondente (debitoare
sau creditoare), rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul
contului. Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru
fiecare cont sintetic utilizat de entitate. Acest registru stă la
baza întocmirii balanţei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru
operaţiuni diverse.
Listarea registrului Cartea mare se efectuează la cererea
organelor de control, precum şi pentru necesităţile entităţii.

D.2. Registrele de contabilitate obligatorii pentru persoanele

care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în
partidă simplă
48. Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de
venit, definite de Codul fiscal, ale căror venituri sunt determinate
în sistem real şi care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor
contabilităţii în partidă simplă întocmesc Registrul-jurnal de
încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) şi Registrul-inventar (cod 14-1-
2/b), reglementate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr.
170/2015 pentru aprobarea reglementărilor contabile privind
contabilitatea în partidă simplă.
49. Persoanele prevăzute la art. 2 lit. a) din Ordinul
ministrului finanţelor publice nr. 170/2015 pentru aprobarea
Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă
şi care optează pentru ţinerea evidenţei contabile pe baza regulilor
contabilităţii în partidă dublă întocmesc Registrul-jurnal (cod 14-
1-1) şi Registrul-inventar (cod 14-1-2). Întocmirea, editarea şi
păstrarea registrelor contabile şi a celorlalte documente financiar-
contabile se efectuează conform prezentelor norme.

E. Formele de înregistrare în contabilitate

50. Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul
de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele,
care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în
contabilitate a operaţiunilor economico-financiare efectuate pe
parcursul exerciţiului financiar.
 51. Principalele forme de înregistrare în contabilitate a
operaţiunilor economico-financiare în cazul unităţilor care conduc
contabilitatea în partidă dublă sunt: "pe jurnale", "maestru-şah" şi
forma combinată "maestru-şah cu jurnale".
52. În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe
jurnale", principalele registre şi formulare care se utilizează
sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (cod 14-1-3);
- jurnale auxiliare;
- Balanţa de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea
cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate
în documentele justificative. Pentru operaţiunile care nu au la bază
documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod 14-
6-2/A).
Notele de contabilitate au la bază note justificative sau note
de calcul şi se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.
Entităţile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de
operaţiuni, cum sunt: operaţiuni de casă şi bancă, operaţiuni
privind decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării
facturilor, operaţiuni privind salariile şi contribuţia pentru
asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurările de
sănătate, alte operaţiuni.
Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal
auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare
înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu
în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitică se poate ţine fie direct pe aceste
jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare
comune (fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont
pentru operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest
scop.
Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul
lunii (perioadei) sau numai la sfârşitul lunii (perioadei), fie
direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor
centralizatoare întocmite pentru operaţiunile aferente lunii
(perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare
contabilă care cuprinde toate conturile sintetice şi reflectă, la un
moment dat, existenţa şi mişcarea tuturor elementelor de natura
activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.
Cartea mare serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a
soldurilor conturilor şi stă la baza întocmirii balanţei de
verificare.
Pentru stabilirea rulajelor, în Cartea mare se preia rulajul
creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se
stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de
conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în
funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv,
ţinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie
pe rândul destinat în acest scop.
Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru
verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor
efectuate şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică
şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se
întocmesc situaţiile financiare anuale şi raportările contabile
stabilite potrivit legii.
53. În cadrul formei de înregistrare "maestru-şah", principalele
registre şi formulare care se utilizează sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a);
- Balanţa de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea
cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate
în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de
înregistrare "pe jurnale".
Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a) este documentul de
sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.
La sfârşitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din
Cartea mare (şah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului
debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalul
sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul
debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor comune
(fişa de cont pentru operaţiuni diverse, fişa de cont analitic
pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice
folosite în acest scop.
Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor preluate
din Cartea mare (şah), respectiv din fişele deschise distinct pentru
fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică
se pot întocmi balanţe de verificare analitice.
54. În cazul utilizării formei de înregistrare combinată
"maestru-şah cu jurnale", pe lângă formularele menţionate la forma
de înregistrare "maestru-şah", se utilizează jurnalele auxiliare
specifice formei de înregistrare "pe jurnale".
În Cartea mare (şah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile
lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată
rulajului debitor sau creditor, cât şi în coloanele conturilor
corespondente.

F. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate

în activitatea financiar-contabilă
55. Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la
nivelul fiecărei entităţi trebuie să asigure prelucrarea datelor
înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările
contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi
tehnice.
56. Programele informatice utilizate în activitatea financiar-
contabilă trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor
financiar-contabile solicitate de organele de control.
57. La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi
avute în vedere următoarele:
a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în
vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în
funcţie de modificările intervenite în legislaţie;
 b) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea
protecţiei lor împotriva accesului neautorizat, realizarea
confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;
c) stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de
intrare, intermediare sau de ieşire;
d) soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în
funcţionarea sistemului informatic;
e) verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare
a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;
f) verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-
financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să
fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile actelor
normative care le reglementează;
g) verificarea prin teste de control a programului informatic
utilizat.
58. Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în
domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele
criterii considerate minimale:
a) să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor
informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor
în condiţii de siguranţă;
c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se
regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces
atât beneficiarii, cât şi organele de control;
d) să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate
pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine
cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice
eliminări sau adăugări ulterioare;
e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor
conturilor obţinute anterior;
f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să
respecte prevederile legii contabilităţii;
g) să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de
arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor
financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în
sistem a datelor arhivate;
h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date
pentru o perioadă închisă;
i) să asigure următoarele elemente constitutive ale
înregistrărilor contabile:
- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;
- jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările
contabile;
- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de
emitent);
j) să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a
programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la
informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
k) să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să
conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe
fiecare pagină, după caz:
- tipul documentului sau al situaţiei;
- denumirea entităţii;
- perioada la care se referă informaţia;
- datarea listărilor;
 - paginarea cronologică;
- precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;
l) să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi
documente de sinteză necesare conducerii operative a entităţii;
m) să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut
pentru documente;
n) să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului
conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate
soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de
înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare
înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a
datelor supuse prelucrării;
o) să nu permită:
- deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
- modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost
înregistrate date în acel cont;
- suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent
sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine
înregistrări sau sold;
- editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu
acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul aceluiaşi
exerciţiu financiar;
p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe
parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat
sau manual;
q) să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de
organizare şi tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- reţea de calculatoare;
- portabilitatea fişierelor de date;
r) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluări pe loturi cu control ulterior;
- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor două tipuri;
s) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări
pentru operaţiunile contabile;
t) să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor
informatice necesară exploatării optime a acestora;
u) să respecte reglementările în vigoare cu privire la
securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de
prelucrare automată a datelor.
59. Contractele care stau la baza achiziţiei de programe
informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să
prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate,
precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit
modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor de către
utilizatori.
60. Utilizatorul trebuie:
- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor
versiuni ale produsului-program;
- să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de
prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;
- să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de
utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
 61. Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a
versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem
informatic, produse-program şi sistem de calcul.
Dacă entitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul