Sunteți pe pagina 1din 70

Modificări în Codul Fiscal 2019

12 Proceduri Contabile
actualizate
la zi

RAPORT
SPECIAL

www.rs.ro
Informaţii Specializate
Modificari in Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Acesta este un Raport Special GRATUIT!


Dvs. beneficiați GRATUIT de acest raport
deoarece faceți parte din comunitatea RENTROP & STRATON.

© RENTROP & STRATON

Senior Editor: George Straton

Director General: Octavian Breban

Manager produs: Georgiana Stoica

Manager Departament Editorial: David Trușcă

Puteţi consulta şi celelalte lucrări editate de RENTROP & STRATON la: www.rs.ro

foto coperta: AdobeStock photo

Toate drepturile rezervate. Nicio parte din acest material nu poate fi reprodusă, arhivată sau transmisă sub nicio formă şi prin niciun
fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, înregistrare audio sau video, fără permisiunea în scris din partea editorului.
Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru nicio pierdere provocată vreunei persoane fizice sau juridice care acţionează sau se
abţine de la acţiuni ca urmare a citirii materialelor publicate în această lucrare.

Informaţii Specializate

Bdul Națiunile Unite nr. 4, bloc 107A, etajul 1, sector 5, București


Telefon Serviciul Clienți: 021.209.45.45
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

CUPRINS

1. Procedura de arhivare a documentelor

2. Procedura pentru clasificarea şi înregistrarea contractelor de leasing

3. Procedura de gestionare a veniturilor şi a creanţelor

4. Procedura de calcul şi înregistrare a salariilor

5. Procedura de gestionare a casieriei

6. Proceduri privind agențiile de turism

7. Procedura de reconciliere a conturilor bancare

8. Procedura privind modificarea politicilor contabile

9. Procedura închiderii de lună/perioadă

10. Procedura de repartizare a rezultatului contabil

11. Procedura de corectare a erorilor contabile

12. Proceduri privind contractele de fiducie

3
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

1.

Procedura de arhivare a documentelor

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea unui set de reguli pentru arhivarea documentelor Financiar-contabile.

 Domeniul

Procedura se aplică la arhivarea documentelor și scoaterea din arhivă a documentelor.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2.634/2015, cu completările
ulterioare.

 Descrierea procedurii

Arhivarea documentelor se poate realiza fie pe suport hârtie, fie pe suport electronic.

Termene de arhivare ale documentelor Financiar-contabile

 Termen 50 ani - statele de salarii


- situații financiare anuale, raportări semestriale

 Termen 10 ani - Registrul-jurnal


- Registrul-inventar

- Cartea mare

Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai
mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de
utilizare a bunurilor.

4
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Termen 5 ani
- Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;
- Bon de primire în consignaţie;
- Bon de predare, transfer, restituire;
- Bon de consum;
- Fişă limită de consum;
- Dispoziţie de livrare;
- Fişă de magazie;
- Listă de inventariere;
- Chitanţă;
- Chitanţă pentru operaţiuni în valută;
- Dispoziţie de plată/încasare către casierie;
- Decont pentru operaţiuni în participaţie;
- Ordin de deplasare (delegaţie);
- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate pentru transporturi internaţionale;
- Decont de cheltuieli pentru deplasări externe;
- Decont de cheltuieli valutare transporturi internaţionale;
- Notă de debitare-creditare;
- Extras de cont;
- Borderou de primire a obiectelor în consignaţie;

- Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie;

- Jurnal privind operaţiuni diverse;

- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse;

- Document cumulativ;

- Decizie de imputare;

- Angajament de plată.

Arhivarea pe suport hârtie

 Documentele se aranjează în dosare, în ordinea cronologică producerii sau


înregistrării în contabilitate.

 Gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul


fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea.

Documentele financiar-contabile se grupează în dosare, de maximum ....300....... file.

Documentele financiar-contabile se grupează anual, nu pe perioade mai mari.

5
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

La gruparea documentelor se urmărește așezarea documentelor de același fel, cu același


termen de păstrare, în ordine cronologică, de exemplu:

- facturi achiziție, facturi emise, avize de însoțire, documente de gestiune internă - note de
intrare-recepție, fișe de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;

- se arhivează distinct documentele de achiziție a unor imobilizări corporale cu durată de


viață mai mare de 5 ani, care trebuie păstrate pe durata de viață a acestora;

În cazul în care numărul de documente este redus, se pot grupa toate documentele
Financiar-contabile emise și primite într-un exercițiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.

Statele de salarii, având durată de arhivare mult mai mare decât alte documente se
arhivează separat, indiferent de numărul de file al unui dosar.

 Dosarele se şnuruiesc și se leagă.

 Filele se numerotează.

Prima filă din dosar va purta numărul 1.

Numerele se înscriu cu pastă pe fiecare filă într-un loc vizibil (centru, colț, sus, jos).

 Următoarele informaţii se înscriu pe coperta fiecărui dosar:


- denumirea societăţii;
- conţinutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
- perioada în care au fost emise documentele (data iniţială şi data finală);
- numărul de file;
- termenul de păstrare al documentelor cuprinse în dosar conform prevederilor
legale.

 Dosarele se predau la arhiva societăţii.

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la


constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire.

Dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate


în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte


documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la
sediile secundare.
6
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit Legii


Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele și documentele
intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor

 La expirarea timpului de păstrare se constituie o comisie sub conducerea


administratorului care constată expirarea timpului de păstrare pentru anumite documente.
 Comisia este compusă din: președintele comisiei, secretarul comisiei și un număr
impar de membri din rândul specialiștilor proprii;

 Comisia se întrunește anual în perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare


unitate arhivistică în parte. Hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal.

 Comisia întocmește un proces -verbal prin care constată:


- documentele al căror termen de arhivare s-a scurs;

- perioada din care acestea provin.

Se propune eliminarea documentelor din arhivă și distrugerea acestora.

Procesul-verbal este semnat și aprobat de administratorul societății.

 Pe baza procesului-verbal întocmit de această comisie, însoțit de inventarul


documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare se procedează la
eliminarea documentelor din arhivă.

 Scăderea documentelor eliminate se consemnează în Registrul de evidenţă al


arhivei.

Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-
verbale ale comisiilor.

În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea


documentelor ce urmează a fi arhivate.

Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor


contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați,
potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice.

Răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului,


ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

7
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Model de proces-verbal de eliminare a documentelor din arhivă

S.C. ............. S.R.L.

PROCES-VERBAL nr. din ....................

de eliminare a documentelor .............. din arhivă

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. .......... din data........., selecţionând
documentele din anii ....... - .......... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate
ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute de legislația în vigoare.

Preşedinte comisie, Membri,

..................... ..................... .....................

(numele şi prenumele) (numele şi prenumele)

Semnături..........

Arhivarea electronică

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor


care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea
prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, cu
modificările ulterioare.

Nu este necesară semnarea electronică a arhivei.

Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă
electronică în cadrul unei arhive electronice.

Documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor


prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de
necesitățile entității sau la cererea organelor de control.

8
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Informaţiile în format electronic vor fi stocate şi pe dischete/CD-uri/stick-uri şi vor avea


aceleaşi termene de păstrare ca şi cele pe suport de hârtie.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă stocarea datelor prin echipamente
electronice de procesare, inclusiv compresia digitală, şi de stocare şi utilizând mijloace prin
cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Societățile trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost
emise de client ori de un terţ în numele şi în contul său, precum şi a tuturor facturilor primite.

Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiţia ca acestea să fie puse
la dispoziţia autorităţilor competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest lucru.

Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei ţări cu care nu există niciun
instrument juridic referitor la asistenţa reciprocă sau la dreptul de a accesa documentele prin
mijloace electronice, de a descărca şi de a utiliza facturile respective.

Ca regulă generală, societățile care au sediul activităţii economice în România au obligaţia


de a stoca pe teritoriul României facturile emise şi primite, precum şi facturile emise de client
sau de un terţ în numele şi în contul său.

Pot fi păstrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garantează
accesul online organelor fiscale competente.

În situaţia în care locul de stocare nu se află pe teritoriul României conducerea societății


trebuie să comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.

 Persoane responsabile

Pregătirea documentelor în vederea arhivării acestora se efectuează de către persoanele


care au produs/înregistrat în contabilitate respectivele documente justificative.

Primirea dosarelor în arhivă şi înscrierea acestora în Registrul de evidenţă al arhivei se vor


executa de către angajaţii desemnaţi prin decizia administratorului.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de ................... .

9
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

2.

Procedura pentru clasificarea şi înregistrarea contractelor de leasing

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza


înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura imobilizărilor
corporale şi necorporale care fac obiectul contractelor de leasing;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente contractelor de leasing.

 Domeniul

Procedura se aplică la încheierea contractelor de leasing, recepţia, scoaterea din gestiune a


bunurilor ce fac obiectul contractelor de leasing, de către persoanele din cadrul compartimentelor
Tehnic, Informatic şi Financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

În funcţie de natura contractului de leasing, operaţional sau financiar, bunurile ce fac


obiectul acestor contracte se vor înregistra distinct în gestiunea şi contabilitatea locatarului.

Leasing financiar

A. Documentele justificative

 Recepţia bunurilor de natura imobilizărilor ce fac obiectul unui contract de


leasing se realizează pe baza următoarelor documente justificative:

10
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

▪ Aviz de însoţire

▪ Proces-verbal de recepţie

 Înregistrarea intrării în gestiune a imobilizărilor se face de către gestionar prin


completarea:

 Registrului numerelor de inventar

 Fişa mijlocului fix

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente contractelor de leasing

Înregistrările au la bază prevederile contractelor de leasing încheiate cu locatorul, anexele,


graficul de rambursare.

Înregistrarea ratelor se face pe baza facturilor aferente primite.

 Înregistrarea facturilor pentru taxe şi cheltuieli încorporabile în valoarea activului, dacă


se facturează anterior primirii bunului:

223 = 404

Instalaţii tehnice și mijloace de


transport în curs de Furnizori de imobilizări
aprovizionare

 Înregistrarea comisionului de administrare:

% = 401

- suma aferentă lunii


628 Furnizori
curente

Alte cheltuieli cu
serviciile executate de
terţi

11
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- suma aferentă
471
perioadelor viitoare

Cheltuieli înregistrate
în avans

 Înregistrarea recepţiei mijlocului fix şi a datoriei aferente leasingului:

213 = 167

Instalaţii tehnice şi mijloace de Alte împrumuturi şi datorii


transport asimilate

 Înregistrarea cheltuielilor încorporabile:

213 = 223

Instalaţii tehnice şi mijloace de Instalaţii tehnice și mijloace de


transport transport

 Înregistrarea facturii de la locator:

% = 404

Furnizori de
167
imobilizări

Alte împrumuturi şi
datorii asimilate

666

Cheltuieli privind
dobânzile

- aferente ratei de
4426
capital

12
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

TVA deductibilă

 Locatarul înregistrează lunar amortizarea mijlocului fix achiziţionat. Amortizarea se


determină în funcţie de durata de viaţă determinată pentru imobilizare:

6811 = 281

Cheltuieli de exploatare
Amortizări privind
privind amortizarea
imobilizările corporale
imobilizărilor

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:

- organizarea şi conducerea contabilităţii;


- verificarea articolelor contabile aferente contractului de leasing;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:


- primirea spre operare a contractelor de leasing, facturi, procese-verbale;
- contabilizarea operaţiunilor aferente leasingului;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de ................... .

13
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

3.

Procedura de gestionare a veniturilor şi a creanţelor

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la


baza înregistrării în contabilitate a creanţelor şi a veniturilor, încasarea creanţelor,
scoaterea din evidenţă a creanţelor prescrise, evaluarea creanţelor;
o înregistrarea în contabilitate a veniturilor şi creanţelor astfel încât:
- să se asigure respectarea principiului prudenţei;
- să se reflecte creanţele la valoarea lor probabilă de încasat.

 Domeniul

Procedura se aplică la emiterea şi înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative


prin care se constituie creanţe de către persoanele din cadrul compartimentelor Tehnic,
Comercial şi Financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

 Înregistrarea creanţelor către clienţi sau alți debitori se realizează pe baza


următoarelor documente justificative:

 Contract

 Factură

14
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Facturile emise cuprind:

- numărul de ordine;

- data emiterii facturii;

- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în
măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

- denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz,


codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat
serviciile;

- denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de


înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă
acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat


un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale
reprezentantului fiscal;

- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;

- baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor;

- avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar,
exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul
în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

- indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de
cotele taxei;

- în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului,


menționarea acestui fapt;

- în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile au


orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face
obiectul unei scutiri;

15
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea „taxare
inversă”;

- în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, menţiunea „regimul
marjei - agenţii de turism”;

- dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă,
obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile „regimul marjei - bunuri second-
hand”, „regimul marjei - opere de artă” sau „regimul marjei - obiecte de colecţie şi
antichităţi”, după caz;

- în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau
parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea „TVA la încasare”;

- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

 Aviz de însoţire a mărfurilor

 Bon fiscal
 Înregistrarea scoaterii din evidenţă a creanţelor pe baza următoarelor documente
justificative

▪ Încasarea creanţelor

- Chitanţa

Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi
se semnează de acesta pentru primirea sumei.

Al doilea exemplar rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor


efectuate în registrul de casă.

Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului.

- Ordinul de plată

- Cambia

- Cecul

16
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- Biletul la ordin

▪ Compensarea datoriilor şi creanţelor

- Procesul-verbal de compensare

▪ Prescrierea creanţelor

- Decizia administratorului

▪ Cesiunea de creanţe

- Contractul de cesiune de creanţe

▪ Creanţele în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute

Creanţele în valută se înregistrează iniţial atât în valută, cât şi în lei, la cursul de schimb
valutar, comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.

Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării creanţelor în valută, la cursuri
diferite faţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la care
sunt înregistrate în contabilitate, se recunosc în luna în care apar ca venituri sau cheltuieli din
diferenţe de curs valutar.

Atunci când creanţa în valută este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit,
întreaga diferenţă de curs valutar este recunoscută în acea lună.

Atunci când creanţa în valută este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa de curs valutar
recunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de
modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărei luni.

Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării creanţelor exprimate în lei, în funcţie
de un curs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de
cele la care sunt înregistrate în contabilitate, trebuie recunoscute în luna în care apar la alte
venituri sau cheltuieli financiare.

Atunci când creanţa este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga
diferenţă rezultată este recunoscută în acea lună.

Atunci când creanţa este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa recunoscută în fiecare
lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor
de schimb, survenită în cursul fiecărei luni.

17
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

La finele fiecărei luni, creanţele în valută/exprimate în lei, în funcţie de cursul unei valute
se evaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României
din ultima zi bancară a lunii în cauză. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate
la venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.

B. Înregistrarea în contabilitate

Creanţele sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc, şi nu pe


măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat.

În contabilitatea clienţilor se înregistrează operaţiunile privind livrările de mărfuri şi


produse, serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni similare efectuate.

Creanţele faţă de clienţii pentru care, până la finele lunii, nu au fost întocmite facturile se
evidenţiază distinct în contabilitate în contul 418 Clienţi - facturi de întocmit, pe baza
documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor.

În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate


veniturile şi creanţele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

În conturile de clienţi se evidenţiază distinct creanţele din penalităţi stabilite conform


clauzelor contractuale, despăgubiri cuvenite pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte
elemente de natură similară.

 Livrări de bunuri sau servicii pe bază de factură:

411 = %

Clienţi 701/ 704/ 706/ 707

Venituri din vânzarea produselor finite,


produselor agricole și a activelor biologice de
natura stocurilor/Venituri din servicii
prestate/Venituri din redevențe, locații de
gestiune și chirii/Venituri din vânzarea
mărfurilor

4427

TVA colectată

18
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Livrări de bunuri sau servicii pentru care nu s-a întocmit factură:

%
418 =

701/704/706/707
Clienţi - facturi de întocmit

Venituri din vânzarea produselor finite,


produselor agricole și a activelor biologice de
natura stocurilor/Venituri din servicii
prestate/Venituri din redevențe, locații de
gestiune și chirii/Venituri din vânzarea
mărfurilor

4428

TVA neexigibilă

 Întocmirea facturii:

411 = 418

Clienţi Clienţi - facturi de întocmit

Și colectarea TVA:

4428 = 4427

TVA neexigibilă TVA colectată

 Despăgubiri, amenzi şi penalităţi cuvenite aferente perioadei curente:

411 = 7581

Clienţi Venituri din despăgubiri,

19
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

amenzi și penalități

 Despăgubiri, amenzi şi penalităţi cuvenite, aferente perioadelor anterioare:

411 = 1174

Rezultatul reportat provenit din


Clienţi
corectarea erorilor contabile

 Reactivare creanţe prescrise:

411 = 754

Venituri din creanţe reactivate


Clienţi
şi debitori diverşi

 Diferenţele nefavorabile din evaluarea creanţelor în valută sau în lei în funcţie de cursul
unei valute:

665/668 = 411/418/461

Cheltuieli din diferenţe de curs


Clienţi/Clienţi - facturi de
valutar/Alte cheltuieli
întocmit/Debitori diverşi
financiare

 Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul
unei valute:

411/418/461 = 765/768

Clienţi/Clienţi - facturi de Venituri din diferenţe de curs


întocmit/Debitori diverşi valutar/Alte venituri financiare

20
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Încasarea creanţelor:

512/531 = 411

Conturi la bănci/Casa Clienţi

 Încasarea creanţelor în cazul în care societatea aplică sistemul de TVA defalcat:

5121 = 411 – valoarea fără TVA

Conturi la bănci în lei Clienţi

Și

5126 = 411 – valoarea TVA

Conturi la bănci în lei - TVA


Clienţi
defalcat

 Reţinerea garanţiilor (de buna execuție):

267 = 411

Creanţe imobilizate Clienţi

 Încasarea prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

511/413 = 411

Valori de încasat/Efecte de
Clienţi
primit de la clienţi

21
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Cesiunea creanţelor:

% = 411 - valoarea nominală

461 Clienţi - valoarea negociată de


încasat de la cesionar

Debitori diverşi

- diferenţa: valoare
654 nominală – valoare de
încasat

Pierderi din creanţe şi


debitori diverşi

 Creanţe prescrise, scutite sau anulate:

654 = 411/461

Pierderi din creanțe și debitori


Clienţi/Debitori diverşi
diverși

 Creanţe în litigiu scoase din evidenţă:

654 = 411/461

Pierderi din creanţe şi debitori


Clienţi/Debitori diverşi
diverşi

 Reduceri financiare acordate:

667 = 411

22
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Cheltuieli privind sconturile


Clienţi
acordate

 Reduceri comerciale acordate ulterior facturării ce se înregistrează distinct:

709 = 411

Reduceri comerciale acordate Clienţi

 Creanţe încasate în avans

- înregistrarea facturii de avans:

4111 = %
Clienţi 419
Clienţi - creditori
4427
TVA colectată

 Încasarea facturii de avans:

5121/5311 = 4111

Conturi în lei la bănci/Casa în


Clienţi
lei

 Înregistrarea facturii privind vânzarea bunurilor/prestarea serviciilor:

4111 = %

Clienţi 70x

Conturi de venituri

4427

TVA colectată

23
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Regularizarea avansului încasat:

Minus 4111 = %
Clienţi 419 - minus suma inițială
Clienţi - creditori
4427- minus suma inițială
TVA colectată

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:

- organizarea şi conducerea contabilităţii;


- verificarea articolelor contabile aferente operaţiilor cu creanţe;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:

- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă


şi fond;
- contabilizarea operaţiunilor privind creanţele;
- verificarea scadenţelor creanţelor;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

24
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

4.

Procedura de calcul şi înregistrare a salariilor

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru întocmirea statelor de salarii, documentelor justificative


care stau la baza înregistrării în contabilitate a salariilor şi a plăţilor efectuate către
buget;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente salariilor astfel încât:
- să se reflecte datoriile societăţii faţă de salariaţi, bugetul de stat, bugetele
asigurărilor sociale, alte fonduri;
- să se asigure controlul operaţiunilor efectuate.

 Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea drepturilor salariale ale personalului de către persoanele


din cadrul compartimentului Financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015;
 Legea nr. 227/2015, privind Codul fiscal, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 53/2003, privind Codul muncii, cu modificările şi completările
ulterioare.

 Descrierea procedurii

Încadrarea în muncă a personalului se face în conformitate cu prevederile Legii nr.


53/2003 privind Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare şi ale Regulamentului
de ordine interioară al societăţii.

Salarizarea personalului se face potrivit prevederilor din contractele individuale de


muncă, cu respectarea legislaţiei în vigoare referitoare la salariul minim, contribuţii sociale
individuale şi datorate de către angajator, impozit.

25
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Sistemul de salarizare aplicat cuprinde:


- salariul de bază;
- diverse categorii de sporuri conform legislaţiei în vigoare;
- prime acordate;
- tichete de masă;
- alte avantaje în natură şi în bani.

Toate elementele de calcul ale drepturilor salariale se înscriu în Statul de plată a


salariilor.

A. Documentele justificative

▪ Contractul individual de muncă

▪ Decizii privind acordarea unor prime

▪ Decizii ale conducerii societăţii privind acordarea unor avantaje în natură şi în bani

▪ Decizie privind acordarea tichetelor de masă

▪ Certificate de concedii medicale

▪ Statul de salarii

Statul de salarii se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat


efectiv, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal,
concediilor de odihnă, a certificatelor medicale etc.

Se semnează pentru confirmarea exactităţii calculelor de către persoana care determină


salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.

Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de
concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor
calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.

Circulă:

- la persoanele autorizate, să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata;

- la casieria unităţii, pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite dacă plata se efectuează în
numerar;

- la compartimentul Financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate, precum şi


pentru efectuarea plăţilor prin virament bancar, în cazul plăţilor efectuate pe card.

26
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Se arhivează:

- la compartimentul Financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi;

- la compartimentul care a întocmit statele de salarii.

Atenție!

Termenul de arhivare este de 50 de ani.

B. Înregistrarea în contabilitate a drepturilor salariale

 Înregistrarea drepturilor salariale brute:

641 = 421
Cheltuieli cu salariile
Personal - salarii datorate
personalului

Tichetele de masă

Contravaloarea tichetelor de masă se cuprinde în venitul brut lunar din salarii.

Valoarea tichetelor de masă acordate potrivit legii luată în calcul la determinarea


impozitului pe veniturile din salarii, este valoarea nominală.

Veniturile respective se impozitează ca venituri din salarii în luna în care acestea sunt
primite.

Contravaloarea tichetelor de masă acordate potrivit legii nu se cuprinde în baza lunară a


contribuţiilor sociale obligatorii.

Primirea tichetelor de masă pe bază de factură de la societatea emitentă

 Înregistrarea facturii primite de la firma specializată:

% = 401

5328/analitic tichete de masă Furnizori

Alte valori

628

27
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Alte cheltuieli cu servicii


executate de terţi

4426

TVA deductibilă

 Acordarea tichetelor de masă salariaţilor:


6422 = 5328

Cheltuieli cu tichetele
Alte valori
acordate salariaţilor

Reţinerile salariale

Contribuţia la asigurările sociale: cota de 25% din venitul bază de calcul.


Contribuţia de asigurări sociale de sănătate - cota de 10% din venitul bază de calcul.

Contribuția de asigurări sociale și contribuția de asigurări de sănătate datorată de către


persoanele fizice care obțin venituri din salarii sau asimilate salariilor, nu poate fi mai mică decât
nivelul contribuției de asigurări sociale calculate prin aplicarea cotei asupra salariului de bază
minim brut pe țară în vigoare în luna pentru care se datorează contribuția de asigurări sociale,
corespunzător numărului zilelor lucrătoare din lună în care contractul a fost activ.

421 = %
Personal - salarii 4315

Contribuţia de asigurări
sociale

4316

Contribuţia de asigurări
sociale de sănătate

444

Impozitul pe venituri de
natura salariilor

427
Reţineri din salarii datorate
28
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

terţilor

 Înregistrarea obligaţiilor sociale ale angajatorului:

Contribuția asiguratorie pentru muncă 2,25% x baza de calcul

646 = 436
Cheltuieli privind
contribuţia asiguratorie Contribuția asiguratorie
pentru muncă pentru muncă

Înregistrarea concediilor medicale:

Pe perioada în care persoanele beneficiază de concedii medicale și de indemnizații de


asigurări sociale de sănătate, baza lunară de calcul al contribuției de asigurări sociale datorate
bugetului asigurărilor sociale de stat este suma reprezentând indemnizația de asigurări sociale de
sănătate de care beneficiază conform prevederilor legale, iar contribuția de asigurări sociale se
suportă la nivelul cotei de 25% și se reține din indemnizația de asigurări sociale de sănătate

- indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă:

 suportată de angajator:

6458 = 423
Alte cheltuieli privind Personal - ajutoare materiale
asigurările şi protecţia socială datorate

 suportată din F.N.U.A.S.S.:

436 = 423
Contribuţia asiguratorie de Personal - ajutoare materiale
munca datorate

- reţineri din indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă:

423 = %
Personal - ajutoare materiale
4315
datorate
Contribuţia de asigurări
sociale
444
Impozitul pe venituri de

29
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

natura salariilor

 Plata drepturilor de personal:

% = 5311/5121 (plata pe card)

Casa în lei/Conturi la bănci în


421
lei

Personal - salarii datorate

423

Personal şi ajutoare materiale


datorate

 Plata contribuţiilor şi impozitelor către buget:

% = 5121
4315 Conturi la bănci în lei
Contribuţia de asigurări
sociale
4316
Contribuţia de asigurărie
sociale de sănătate

436
Contributia asiguratorie de
munca
444
Impozitul pe venituri de
natura salariilor

 Încasarea sumelor de la Fondul Naţional Unic de Asigurări Sociale de Sănătate la


aprobarea cererii de rambursare:

5121 = 436/analitic
Contribuţia asiguratorie de
Conturi la bănci în lei
muncă

 Persoane responsabile

30
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Directorul Financiar-contabil:
- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- verificarea articolelor contabile aferente înregistrării drepturilor salariale şi
contribuţiilor aferente;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de
formă şi fond;
- contabilizarea operaţiunilor privind drepturile salariale;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în
domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

5.

Procedura de gestionare a casieriei

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza


înregistrării în contabilitate şi în gestiune a numerarului;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor cu numerar astfel încât:
- să se reflecte toate intrările şi ieşirile de numerar, soldul la zi al casieriei;
- să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului.

 Domeniul

Procedura se aplică la încasările şi plăţile efectuate cu numerar de către persoanele din


cadrul compartimentului Financiar-contabil şi casierie.

31
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

 Chitanţa

În condiţiile în care sumele înscrise în chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau
prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal,
formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în
contabilitate.

În condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu


prevederile legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate veniturile aferente
încasărilor zilnice este Raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv Registrul special întocmit în
condiţiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

▪ Chitanţa pentru operaţiuni în valută

Se întocmeşte la unităţile care efectuează operaţiuni în valută, în două exemplare, pentru


fiecare sumă în valută, de către casierul unităţii şi se semnează de către acesta.

Se întocmeşte pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entităţii şi se semnează de


acesta pentru primirea sumei.

Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului


(exemplarul 2).

▪ Dispoziţie de plată/încasare pentru achitarea în numerar a unor sume, potrivit


dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, pentru
încasarea în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare,
potrivit dispoziţiilor legale

Se întocmeşte în unul/două exemplare de către compartimentul Financiar-contabil:

- în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a


avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către

32
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare
de materiale etc.;

- în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de
exploatare, potrivit dispoziţiilor legale.

Este document justificativ de înregistrare în Registrul de casă şi în contabilitate, în cazul


plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.

Se semnează de întocmire la compartimentul Financiar-contabil.

Circulă:

- la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile


prevăzute de lege;

- la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;

- la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează
de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana care a primit suma;

- la compartimentul Financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea


înregistrărilor în contabilitate:

- la plătitor.

Se arhivează la compartimentul Financiar-contabil, anexă la registrul de casă.

▪ Bonul fiscal emis de casa de marcat

Evidenţa încasărilor şi plăţilor în numerar se ţine cu ajutorul registrului de casă, care se


întocmeşte de către casier pe baza documentelor justificative.

▪ Registrul de casă

Registrul de casă se întocmeşte zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări şi


plăţi.

Compartimentul Financiar-contabil verifică documentele de încasări şi plăţi predate de


casier, precum şi dacă soldul înscris în registrul de casă este stabilit corect.

În cazul operaţiunilor de încasări se verifică dacă sumele înscrise în registrul de casă


corespund cu cele din duplicatele chitanţelor emise, din carnetele de cecuri sau alte documente
specifice.

33
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

În cazul operaţiunilor de plăţi, se verifică dacă sumele înscrise în registrul de casă


corespund cu cele din documentele prezentate.

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor cu numerar

 Ridicarea de numerar de la bancă:

581 = 5121
Viramente interne Conturi la bănci în lei

5311 = 581
Casa în lei Viramente interne

 Depunerea de numerar la bancă:

581 = 5311
Viramente interne Casa în lei

5121 = 581
Conturi la bănci în lei Viramente interne

 Achiziţia de numerar în valută:

581 = 5311
Viramente interne Casa în lei

5314 = 581
Casa în valută Viramente interne

 Încasarea unor sume pe bază de chitanţă sau dispoziţie de încasare:

5311 = 411, 461, 462, 428


Casa în lei

 Încasarea unor sume din vânzări:

5311 = 701, 704, 707, 705, 706, 4427


Casa în lei

 Achitarea în numerar a unor sume datorate terţilor:

401, 404, 421, 423, 424, 425,


= 5311
426, 428
Casa în lei

34
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Plata numerar a unor sume reprezentând cheltuieli efectuate:

612, 613, 622, 623, 624, 626,


= 5311
628
Casa în lei

 Depunerea sumelor în conturile de TVA reprezentând contravaloarea TVA încasată de


către persoanele ce aplică sistemul TVA defalcat:

581 = 5311
Viramente interne
Casa în lei

Și

5126 = 581
Conturi la bănci în lei - TVA Viramente interne
defalcat

 Acordarea unor avansuri de trezorerie:

542 = 5311
Avansuri de trezorerie Casa în lei

 Decontarea cheltuielilor de deplasare atunci când este depăşit avansul acordat:

625 = 5311
Cheltuieli cu deplasări,
Casa în lei
detaşări şi transferări

 Diferenţele favorabile din evaluarea disponibilului în valută din casierie la finele


lunii/anului:

5314 = 765
Venituri din diferenţe de curs
Casa în valută
valutar

 Diferenţele nefavorabile din evaluarea disponibilului în valută din casierie la finele


lunii/anului:

665 = 5314
Cheltuieli cu diferenţele de
Casa în valută
curs valutar

35
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:


- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- analizează, verifică şi aprobă documentele de încasări şi plăţi în numerar;
- verifică din punct de vedere al conţinutului şi formei registrul de casă;
- verifică documentele de plăţi şi încasări înscrise în registrul de casă şi dacă soldul este
stabilit corect;
- verifică corespondenţa între sumele înscrise în registrul de casă cu cele din duplicatele
chitanţelor emise, din cecurile în numerar sau din alte documente specifice;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/Serviciului Contabilitate:


- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă
şi fond;
- contabilizarea operaţiunilor cu numerar;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Casierul:

- eliberează numerarul din casierie pe baza documentelor corespunzătoare;

- primeşte numerarul în casierie şi emite dispoziţii de încasare sau chitanţe după caz;

- înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă;

- înaintează la sfârşitul zilei personalului serviciului Financiar-contabilitate documentele


justificative împreună cu Registrul de casă în vederea înregistrării în contabilitate a operaţiilor.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

36
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

6.

Proceduri privind agențiile de turism

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru întocmirea documentelor justificative care stau la baza


înregistrării în contabilitate a operațiunilor efectuate
o reguli privind întocmirea facturilor
o stabilirea modului de calcul a TVA

 Domeniul

Procedura se aplică la întocmirea facturilor către beneficiari și înregistrarea documentelor


primite și emise de agențiile de turism.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015
 Legea nr. 227/2015, privind Codul Fiscal, cu modificările și completările
ulterioare.

 Descrierea procedurii

Termenul de decontare al unui avans de trezorerie este stabilit în cadrul societății prin
decizie internă a administratorului şi este de ......................zile.

A. Documentele justificative

o Pentru achiziţia de servicii:

 Contractele cu unitățile de cazare


 Contractele cu furnizorul de transport
 Facturi de la unități de cazare
 Facturi societăți de transport

o Pentru efectuarea deplasărilor de către personalul agenției

37
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Dispoziţia de plată
 Ordinul de deplasare
 Dispoziţia de încasare
 Decont de cheltuieli pentru deplasări externe
 Chitanţa pentru operaţiuni în valută

B. Stabilirea regimului TVA

Agențiile de turism aplică regimul special de TVA prevăzut la art. 311 din Codul Fiscal.

Stabilirea locului serviciului

Serviciul unic are locul prestării în România.

Baza de impozitare a serviciului unic este constituită din marja de profit, exclusiv taxa.

Baza de impozitare = suma încasată – costul serviciilor, inclusiv taxa.

Unde,

Suma încasată = suma totală primită inclusiv taxa, formată din avans, plăți parțiale, plata
finală, suma înscrisă pe factura finală emisă turistului, care include și TVA.

Costul serviciilor inclusiv taxa = Suma plătită = suma din facturile furnizorilor inclusiv
TVA.

Baza de impozitare = (suma încasată – suma plătită) / 1,19

TVA calculată = (suma încasată – suma plătită) x 19% / 1,19

Dacă elementele folosite pentru stabilirea sumei ce va fi plătită de călător sunt exprimate
în valută, cursul de schimb care se aplică este ultimul curs de schimb comunicat de Banca
Națională a României sau cursul de schimb utilizat de bancă prin care se e fectuează decontările,
din data întocmirii facturii pentru vânzarea serviciilor, inclusiv pentru facturile parțiale sau de
avans.

În cazul în care livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate în beneficiul direct al


clientului sunt realizate în afara Uniunii Europene, serviciul unic al agenției de turism este
considerat serviciu prestat de un intermediar și este scutit de taxă.

Agenția de turism poate opta și pentru aplicarea regimului normal de taxă, cu următoarele
excepții, pentru care este obligatorie taxarea în regim special:

a) când calatorul este o persoană fizică;

38
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

b) în situația în care serviciile de călătorie cuprind și componente pentru care locul operațiunii se
consideră ca fiind în afara României.

Atunci când agenția de turism aplică regimul normal de taxare, va factura fiecare
componentă a serviciului unic la cota taxei corespunzătoare fiecărei componente în parte. În
plus, baza de impozitare a fiecărei componente facturate în regim normal de taxa va cuprinde și
marja de profit a agenției de turism.

Cerințe la aplicarea regimului special:

- Agenția de turism nu are dreptul la deducerea sau rambursarea taxei facturate de persoanele
impozabile pentru livrările de bunuri și prestările de servicii în beneficiul direct al calatorului și
utilizate de agenția de turism pentru furnizarea serviciului unic.

- Agenția de turis m nu înscrie TVA în mod distinct în facturile emise;

- TVA pentru serviciile turistice facturate de prestatori nu este deductibilă de către agenții de
turism;

- TVA colectată de agenții se calculează prin aplicarea procedeului sutei mărite 19 / 119
asupra bazei de impozitare;

- Persoanele juridice achizitoare nu deduc TVA aferentă;

Pentru determinarea bazei impozabile se țin jurnale de vânzări și de cumpărări distincte


pentru aceste operațiuni cărora li se aplică regimul special;

A. Înregistrarea operațiuni lor în contabilitate

Sumele colectate de o entitate în numele unor terţe părţi, inclusiv în cazul contractelor de
agent, comision sau mandat comercial încheiate potrivit legii, nu reprezintă venit din activitatea
curentă, chiar dacă din punct de vedere al taxei pe valoarea adăugată persoanele care acţionează
în nume propriu sunt considerate cumpărători revânzători.

În această situaţie, veniturile din activitatea curentă sunt reprezentate de comisioanele


cuvenite.

Agențiile de turism vor înregistra în veniturile proprii numai veniturile din comisioane
cuvenite.

Încasarea unui avans:

5311/5314 = 419

Casa în lei /Casa în valută Clienți -creditori

39
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Înregistrarea în contabilitate a facturilor emise și contravaloarea facturilor primite:

411 = %

Clienți 704

Venituri din servicii prestate

4427

TVA colectată

401

Furnizori

- încasarea contravalorii facturii și reglarea avansurilor încasate:

% = 411

5311 Clienți

Casa în lei

419

Clienți - creditori

- achitarea furnizorilor:

401 = 5121/5124

Furnizori Conturi la bănci în lei

Conturi la bănci în valută

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:


- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;

40
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor


utilizate.

Personalul Biroului/Serviciului Contabilitate:


- verifică existenţa documentelor şi a încadrării in regimul special de TVA
- verifică existenţa documentelor justificative pentru înregistrarea serviciilor
achizitionate;
- verificarea modului de întocmire a facturilor;
- calculul TVA în marjă;
- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă
şi fond;
- contabilizarea deconturilor ce îndeplinesc condiţiile;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

7.

Procedura de reconciliere a conturilor bancare

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza


înregistrării în contabilitate a operaţiunilor derulate prin conturile bancare;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor efectuate prin conturile bancare, astfel încât:
- să se reflecte toate încasările şi plăţile efectuate, toate tranzacţiile derulate prin
conturile bancare;
- să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului.

 Domeniul

Procedura se aplică la operarea încasărilor şi plăţilor prin conturile bancare de către


persoanele din cadrul compartimentului Financiar-contabil, casierie.

41
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

A. Documente justificative

 Cec pentru ridicare de numerar

 Ordin de plată

 Dispoziţie de plată externă

Documentele justificative trebuie să cuprindă în mod obligatoriu următoarele elemente:

- denumirea documentelor;

- denumirea şi sediul societăţii care întocmeşte documentul;

- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

- menţionarea părtilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;

- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;

- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunilor economico-financiare efectuate;

- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea


operaţiunilor economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi
ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective;

- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

 Extras de cont

42
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Contracte de împrumut

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor

 Efectuarea plăţilor interne:

401, 404, 461, 444, 441, 436, = 5121


4423, 403

Conturi la bănci în lei

 Înregistrarea încasărilor interne:

5121 = 411/ 413/ 462

Conturi la bănci în lei Clienți/

Efecte de primit de la clienţi/

Creditori diverși

 Primirea unor împrumuturi:

5121 = 162, 167, 519

Conturi la bănci în lei

 Încasare cecuri:

5121 = 511

Conturi la bănci în lei Valori de încasat

 Încasarea subvenţiilor:

43
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

5121 = 445/741

Conturi la bănci în lei Subvenţii/Venituri din


subvenţii de exploatare

 Plata drepturilor salariale pe card:

421/423/427 = 5121

Personal - salarii datorate/ Conturi la bănci în lei

Personal - ajutoare materiale


datorate/

Reţineri din salarii datorate


terţilor

 Plată comisioane bancare:

627 512

Cheltuieli cu serviciile
Conturi la bănci
bancare şi asimilate

 Diferenţe favorabile de curs valutar din încasări în valută sau operaţiuni exprimate în
lei cu decontare în funcţie de cursul unei valute:

5124 = 765/768

Venituri din diferenţe de curs


Conturi la bănci în valută
valutar/Alte venituri financiare

 Diferenţe nefavorabile de curs valutar din plăţi în valută sau operaţiuni exprimate în
lei cu decontare în funcţie de cursul unei valute:

44
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

665 = 5124

Cheltuieli din diferenţe de curs


Conturi la bănci în valută
valutar

 Încasare dobânzi:

5121 = 766/763

Venituri din dobânzi/Venituri


Conturi la bănci în lei
din creanţe imobilizate

 Rambursare împrumuturi:

162/519/167 = 512

Credite bancare pe termen


lung/Credite bancare pe
Conturi la bănci
termen scurt/Alte împrumuturi
şi datorii asimilate

 Plata dobânzilor:

512
666/168/5186/519 =
Conturi la bănci

Cheltuieli privind
dobânzile/Dobânzi aferente
împrumuturilor şi datoriilor
asimilate/Dobânzi de
plătit/Credite bancare pe
termen scurt

45
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Rambursarea subvenţiilor:

475/472 = 5121

Subvenţii pentru investiţii/


Conturi la bănci în lei
Venituri înregistrate în avans

Înregistrările în contabilitate se vor efectua cronologic, prin respectarea succesiunii


documentelor, după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi
sintetice şi analitice.

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:


- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- analizează, verifică şi aprobă documentele de efectuare a plăţilor bancare;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/Serviciului Contabilitate:


- verifică existenţa documentelor şi forma documentelor de efectuare a plăţilor prin
bancă;
- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă
şi fond;
- solicitarea extraselor de cont;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Casierul:

- primeşte numerarul ridicat din contul curent;


- eliberează numerarul în vederea depunerii la bancă;
- înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

46
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

8.

Procedura privind modificarea politicilor contabile

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru modificarea politicilor contabile;


o înregistrarea în contabilitate a modificărilor de politici contabile.

 Domeniul

Procedura se aplică la modificarea politicilor contabile de către persoanele din cadrul


compartimentului Financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare.

 Descrierea procedurii

Societatea deţine manualul politicilor contabile aprobat de către


administratorul/administratorii societăţii.

Politicile contabile, în general, trebuie aplicate în mod consecvent de la un exerciţiu


financiar la altul.

Modificările de politici contabile pot fi determinate de:

 iniţiativa entităţii, caz în care modificarea trebuie justificată în notele explicative, la


situaţiile financiare anuale;

Modificarea de politică contabilă la iniţiativa entităţii poate fi determinată de:

- o modificare excepţională intervenită în situaţia entităţii sau în contextul economico-


financiar în care aceasta îşi desfăşoară activitatea;

47
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- obţinerea unor informaţii credibile şi mai relevante.

 decizie a unei autorităţi competente şi care se impune entităţii, caz în care modificarea
nu trebuie justificată în notele explicative, ci doar menţionată în acestea.

* În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a:

- admiterii la tranzacţionare pe o piaţă reglementată a valorilor mobiliare pe termen


scurt sau retragerea lor de la tranzacţionare;
- modificării reglementărilor contabile aplicabile.

Personalul serviciului Financiar-contabil sub coordonarea Directorului economic va


revizui manualul de politici contabile astfel încât fiecare politică contabilă prezentată în manual
să corespundă legislaţiei aplicabile.

Pentru elementele unde legislaţia prevede tratamente alternative se va opta pentru


tratamentul care este similar celui deja aplicat în cadrul entităţii.

* În cazul eliminării din legislaţie a unui tratament pe care societatea îl aplică sau a
modificării substanţiale a acestuia, serviciul financiar va întocmi o situaţie în care se vor prezenta
efectele adoptării fiecărui tratament posibil permis asupra elementelor de active, datorii,
capitaluri proprii afectate, venituri şi cheltuieli, profit brut, pe o perioadă de .....5 .. ani.

* În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a:

 schimbării acţionariatului, datorată intrării într-un grup;


 operaţiunilor de reorganizare - fuziuni şi operaţiuni asimilate efectuate la valori
contabile, caz în care se impune armonizarea politicilor contabile ale societăţii absorbite
cu cele ale societăţii absorbante.

Serviciul financiar va revizui manualul de politici contabile astfel încât fiecare politică
contabilă să corespundă cu cea a grupului/societăţii absorbante.

Se va prezenta o situaţie privind efectele adoptării tratamentului respectiv asupra


elementelor de active, datorii capitaluri proprii afectate, venituri şi cheltuieli, profit brut pe o
perioadă de .....5 ani.

* În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a faptului că


noua metodă asigură furnizarea unor informaţii mai fidele se va prezenta o situaţie privind
efectele adoptării tratamentului, respectiv asupra elementelor de active, datorii, capitaluri proprii

48
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

afectate, venituri şi cheltuieli, profit brut comparativ cu efectele pe care actuala politică contabilă
o are asupra elementelor menţionate pe o perioadă de .....5 ani.

Directorul economic va înainta conducerii societăţii propunerea de modificare a politicii


contabile respective.

După aprobarea acesteia de către administratorul/administratorii societăţii politica va fi


inclusă în manualul politicilor contabile şi se va aplica începând cu exerciţiul financiar următor
celui în care s-a luat decizia modificării politicii contabile.

Modificarea politicilor contabile poate fi efectuată numai de la începutul unui exerciţiu


financiar.

Nu sunt permise modificări ale politicilor contabile pe parcursul unui exerciţiu financiar.

Nu va fi modificat bilanţul perioadei anterioare celei de raportare.

 Înregistrarea în contabilitate:

Efectele modificărilor politicilor contabile aferente exerciţiilor financiare precedente se


înregistrează pe seama rezultatului reportat - cont 1173 Rezultat reportat provenit din
modificarea politicilor contabile, dacă efectele modificărilor pot fi cuantificate.

Efectele modificărilor politicilor contabile aferente exerciţiului curent se efectuează pe


seama conturilor de venituri şi cheltuieli ale perioadei.

Dacă efectul modificării politicii contabile este imposibil de stabilit pentru perioadele
precedente, atunci modificarea politicilor contabile se efectuează pentru perioadele viitoare,
începând pentru exerciţiul financiar curent şi exerciţiile financiare următoare celui în care s-a
luat decizia de modificare a politicii contabile.

În cazul în care modificarea politicii fiscale are efect asupra exerciţiilor financiare
precedente, trebuie luate în considerare efectele fiscale ale acesteia.

Atenție!

În cazul trecerii societăţii la aplicarea Standardelor Internaţionale de Raportare Financiară


ca bază unică de raportare, politicile contabile se vor elabora ţinând seama de prevederile IFRS.

La modificarea politicilor contabile se va ţine seama de prevederile IAS 8 în acest sens.

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:

49
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- organizarea şi conducerea contabilităţii;


- analizarea prevederilor legale referitoare la tratamentele contabile aplicabile;
- urmărirea respectării manualului de politici contabile;
- analizarea şi aprobarea rapoartelor privind efectul schimbării unei politici contabile;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/Serviciului Contabilitate:


- analizarea prevederilor legale referitoare la tratamentele contabile aplicabile;
- întocmirea proiectului de modificare a politicilor contabile aplicabile;
- întocmirea situaţiilor privind efectul schimbării politicii contabile asupra elementelor
din bilanţ şi contul de profit şi pierdere;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de ..................

9.

Procedura închiderii de lună/perioadă

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru verificarea operaţiunilor efectuate în cursul perioadei/lunii;


o efectuarea operaţiunilor de închidere a lunii;
o furnizarea datelor necesare completării raportărilor şi deconturilor aferente perioadei;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de evaluare a elementelor monetare
exprimate în valută sau în lei, în funcţie de cursul unei valute.

 Domeniul

Procedura se aplică la operaţiunile aferente închiderii de lună de către persoanele din


cadrul compartimentului Financiar-contabil, casierie.

50
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare.

 Descrierea procedurii

Aspecte de verificat

- Predarea către serviciul Financiar-contabil a tuturor documentelor justificative


referitoare la:
 achiziţii de bunuri şi servicii;
 recepţia unor bunuri sosite fără factură/livrarea unor bunuri fără factură;
 facturile primite/întocmite pentru bunurile primite/livrate anterior;
 încasările şi plăţile cu numerar efectuate.

- Existenţa deconturilor pentru avansurile de trezorerie acordate şi a documentelor


justificative aferente;
- Completarea şi predarea unor documente necesare la calculul impozitului pe
profit şi TVA (foile de parcurs, bonurile fiscale cu toate elementele obligatorii a fi
înscrise, etc.)
- Existenţa extraselor de cont aferente conturilor bancare în lei şi valută;
- Existenţa statelor de salarii aferente perioadei/lunii;
- Listarea cursului de schimb valutar comunicat de BNR valabil pentru ultima zi
lucrătoare din lună.

Înregistrări contabile

 Evaluarea elementelor monetare în valută la cursul de schimb valutar comunicat de


BNR valabil pentru ultima zi lucrătoare din lună şi înregistrarea diferenţelor de curs

- favorabile:

401, 403, 404, 408, 411, 413,


418, 405, 267, 451, 453, 461,
462, 162, 166, 167, 168, 455, = 765
509, 5124, 5314, 541, 542,
508

51
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Venituri din diferenţe de curs


valutar

- nefavorabile:

401, 403, 404, 408, 411, 413,


418, 405, 267, 451, 453, 461,
665 = 462, 162, 166, 167, 168, 269,
455, 509, 512, 531, 541, 542,
508

Cheltuieli din diferenţe de curs


valutar

 Evaluarea elementelor monetare cu decontare în lei în funcţie de cursul unei valute


la cursul de schimb valutar comunicat de BNR, valabil pentru ultima zi lucrătoare
din lună şi înregistrarea veniturilor/cheltuielilor financiare

- favorabile

401, 404, 408, 411, 418, 267,


451, 453, 461, 462, 167, 168, = 768
455

Alte venituri financiare

- nefavorabile

401, 404, 408, 411, 418, 267,


668 = 451, 453, 461, 462, 167, 168,
455

Alte cheltuieli financiare

 Închiderea conturilor de TVA:

52
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

4427 = 4426

TVA colectată TVA deductibilă

Şi:

4423 = 4426

TVA de plată TVA deductibilă

sau

4427 = 4424

TVA colectată TVA de recuperat

 Constituirea impozitului pe profit/venit/sprecific aferent perioadei:

- Impozitul pe profit

691 = 4411

Cheltuieli cu impozitul pe
Impozitul pe profit
profit

- Impozitul pe venit

698 = 4418

Cheltuieli cu impozitul pe
venit și cu alte impozite care
Impozitul pe venit
nu apar în elementele de mai
sus

53
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

- Impozitul specific

695 = 4415

Cheltuieli cu impozitul Impozitul specific unor


specific unor activităţi activități

 Închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli:

% = 121

601, 602, 603, 604, 605, 606,


607, 608, 611, 612, 613, 614,
621, 622, 623, 624, 625, 626,
627, 628, 635, 641, 642, 643,
Profit sau pierdere
644, 645, 646, 652, 654, 658,
663, 664, 665, 666, 667, 668,
671, 681, 686, 691, 695, 698,
709

121 = %

609, 701, 702, 703, 704, 705,


706, 707, 708, 711, 712, 721,
Profit sau pierdere 722, 741, 754, 758, 761, 762,
763, 764, 765, 766, 767, 768,
781, 786

54
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

10.

Procedura de repartizare a rezultatului contabil

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea documentelor necesare aprobării pe destinaţii a rezultatului contabil;


o înregistrarea în contabilitate a repartizării rezultatului contabil.

 Domeniul

Procedura se aplică la repartizarea rezultatului contabil anual de către persoanele din


cadrul compartimentului Financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 Legea nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare.

 Descrierea procedurii

A. Pregătirea documentelor necesare

Repartizarea rezultatului se decide la aprobarea situaţiilor financiare anuale.

Rezultatul contabil al exerciţiului financiar se determină după înregistrarea tuturor


operaţiilor de închidere a exerciţiului, cum sunt:

- rezultatele inventarierii;
- rezultatele reevaluărilor;
- evaluările elementelor monetare exprimate în valută şi în lei în funcţie de cursul
unei valute;
- înregistrarea impozitului pe profit aferent exerciţiului financiar;
- închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli.

55
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Pe baza balanţei încheiate la 31 decembrie, a situaţiilor financiare anuale întocmite pentru


această dată se constată dacă:

- rezultatul exerciţiului financiar este profit contabil înregistrat în soldul creditor al


contului 121 Profit şi pierdere;
- rezultatul exerciţiului financiar este pierdere contabilă înregistrată în soldul debitor al
contului 121 Profit şi pierdere.

În cazul în care rezultatul exerciţiului financiar este profit contabil

Se întocmeşte propunerea de repartizare a profitului contabil pe destinaţii:

- la rezerva legală, 5% din profitul brut dacă rezerva existentă nu este în cuantum
de 20% din valoarea capitalului social;
- alte rezerve obligatorii prevăzute de lege (rezervele constituite ca urmare a
aplicării facilității fiscale de scutire de impozit a profitului reinves tit);
- se verifică existenţa cheltuielilor de constituire imobilizate şi neamortizate
complet şi a cheltuielilor de dezvoltare imobilizate şi neamortizate.

În situaţia în care cheltuielile de constituire/cheltuielile de dezvoltare nu au fost integral


amortizate, se analizează dacă suma rezervelor disponibile pentru distribuire şi a profitului
reportat este cel puţin egală cu cea a cheltuielilor neamortizate:

- dacă rezervele repartizabile sunt mai mari decât cheltuielile neamortizate, se poate
repartiza profitul;

- dacă rezervele repartizabile nu sunt mai mari decât cheltuielile neamortizate, nu se face
nicio distribuire din profituri.

- dacă există pierdere contabilă neacoperită din exerciţiile anterioare, se acoperă cu


prioritate pierderea contabilă în limita sumelor înregistrate la alte rezerve, dividende, majorare de
capital social.

În cazul în care rezultatul exerciţiului financiar este pierdere contabilă

Se preia la începutul exerciţiului financiar pierderea contabilă ca rezultat reportat.

Se întocmeşte propunerea de acoperire a pierderii contabile din resurse precum:

- profitul reportat,
- rezerve legale,
- alte rezerve,
- prime de capital şi
- capital social.

56
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Propunerile de repartizare a profitului sau de acoperire a pierderii contabile se prezintă


adunării generale a acţionarilor/asociaţilor în vederea aprobării împreună cu situaţiile financiare
anuale.

B. Înregistrarea în contabilitate a repartizării rezultatului

Dacă rezultatul este profit

a) La data de 31 decembrie a anului pentru care se face repartizarea

 se înregistrează constituirea rezervei legale:

129 = 1061

Repartizarea profitului Rezerve legale

 se înregistrează constituirea altor rezerve cerute de lege

129 = 1068

Repartizarea profitului Alte rezerve

b) În luna ianuarie a anului următor

 se preiau sumele repartizate la rezerve legale:

121 = 129

Profit sau pierdere Repartizarea profitului

 se preia diferenţa de profit ce nu a fost repartizată la rezervele legale:

121 = 117

Profit sau pierdere Rezultatul reportat

57
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

c) După aprobarea situaţiilor financiare anuale şi a propunerii de repartizare a profitului

 acoperirea pierderii contabile din anii precedenţi:

117/analitic pierdere ani


117 =
precedenţi

Rezultatul reportat Rezultatul reportat

 repartizarea la alte rezerve:

117 = 1068

Rezultatul reportat Alte rezerve

 repartizarea la dividende:

117 = 457

Rezultatul reportat Dividende de plată

 majorarea capitalului social:

117 = 101

Rezultatul reportat Capital social

Dividendele repartizate în timpul anului se regularizează pe seama dividendelor distribuite


pe baza situaţiilor financiare anuale aprobate potrivit legii.

 regularizarea dividendelor repartizate in timpul anului:

457 = 463

Dividende de plată Creanțe reprezentând dividende


repartizate în cursul exercițiului

58
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

financiar

Dacă rezultatul este pierdere

a) În luna ianuarie a anului următor

 se preia pierderea:

117 = 121

Rezultatul reportat Profit sau pierdere

b) După aprobarea situaţiilor financiare anuale şi a propunerilor de acoperire, a pierderilor


dacă este cazul

 din profitul reportat din anii precedenţi:

117/analitic profit ani


= 117
precedenţi

Rezultatul reportat Rezultatul reportat

 din rezerve sau prime:

1068/104 = 117

Alte rezerve/Prime de capital Rezultatul reportat

 din capitalul social:

101 = 117

Capital social Rezultatul reportat

▪ Persoane responsabile

59
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Directorul financiar contabil:

- organizarea şi conducerea contabilităţii;


- verificarea îndeplinirii condiţiilor legale pentru repartizarea profitului;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:

- întocmirea propunerilor de repartizare a rezultatului conform destinaţiilor legale;


- contabilizarea operaţiunilor de repartizare a rezultatului în urma aprobării repartizării de
către AGA;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

11.

Procedura de corectare a erorilor contabile

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea documentelor care stau la baza corectării unor erori contabile;


o înregistrarea în contabilitate a corectării erorilor.

 Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de corectare a unor


erori contabile.

 Reglementări aplicabile

60
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

Corectarea erorilor se efectuează la data constatării lor.

La momentul descoperirii unei erori de natură Financiar-contabilă, serviciul financiar


întocmeşte un referat în care se prezintă:

- perioada din care provine eroarea;


- natura erorii (factura neînregistrată sau înregistrată eronat, documente omise, erori
de calcule etc.);
- suma totală ce urmează a afecta contul de profit şi pierdere;
- modul de efectuare a corecţiei:

 dacă provine din perioada curentă prin contul de cheltuială sau venit corespunzător;
 dacă provine din perioadele anterioare, pe seama contului de rezultat reportat sau pe
seama contului de profit şi pierdere, în funcţie de politicile contabile adoptate şi de
caracterul semnificativ sau nesemnificativ al acestora.

- efectul asupra rezultatului (dacă are lor o reducere sau o majorare a rezultatului curent
sau reportat);

- efectul asupra impozitului pe profit de plătit, calculul eventualelor majorări şi


penalizări de întârziere;

- conturile bilanţiere afectate.

Referatul se prezintă directorului economic.

Directorul economic verifică datele prezentate în referat, concordanţa corecţiilor


efectuate cu politicile contabile aprobate prin manualul de politici contabile şi dispune
înregistrarea în contabilitate a corecţiei erorii.

În măsura în care se apreciază că aceste erori sunt semnificative, este necesară întocmirea
unei note la situaţiile financiare anuale aferente anului în care se efectuează corecţia în care sunt
prezentate toate informaţiile necesare unei bune înţelegeri a naturii erorii, modului cum a fost
corectată şi efectului asupra contului de profit şi pierdere, precum şi a bilanţului.

61
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

În notele la situaţiile financiare anuale se prezintă informaţii comparative referitoare la


poziţia financiară şi performanţa financiară, respectiv modificarea poziţiei financiare.

Corectarea erorilor aferente exerciţiilor financiare precedente nu determină modificarea


situaţiilor financiare ale acelor exerciţii.

Pentru perioadele anterioare pentru care rezultă diferențe de impozit pe profit/venit se


depun declaraţii rectificative aferente impozitului.

În cazul corectării de erori care generează pierdere contabilă reportată, aceasta trebuie
acoperită înainte de efectuarea oricărei repartizări de profit.

Înregistrarea în contabilitate a corectării erorilor

 Aferente exerciţiului curent sau aferente unor exerciţii anterioare, care se pot corecta pe
seama contului de profit şi pierdere

- dacă eroarea este de natura unei cheltuieli neînregistrate, se înregistrează pe seama


contului de cheltuieli corespunzător şi a elementului de bilanţ aferent:

6xx = 2xx, 3xx, 4xx, 5xx

- dacă eroarea este de natura unui venit neînregistrat, se înregistrează pe seama contului
de venit corespunzător şi a elementului de bilanţ aferent:

3xx, 4xx, 5xx = 7xx

 Înregistrarea unei diferenţe de impozit pe profit de plătit:

691/698 = 441

Cheltuieli cu impozitul pe
profit/

Cheltuieli cu impozitul pe Impozitul pe profitși alte


venit şi impozite

cu alte impozite care nu apar


în elementele de mai sus

62
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Înregistrarea unor majorări şi penalităţi aferente:

6581 = 4481

Despăgubiri, amenzi şi Alte datorii faţă de bugetul


penalităţi statului

 Aferente exerciţiilor anterioare care se corectează pe seama rezultatului reportat

- dacă eroarea este de natura unei cheltuieli neînregistrate, se înregistrează pe seama


contului de rezultat reportat şi a elementului de bilanţ aferent:

1174 = 2xx, 3xx, 4xx, 5xx

Rezultatul reportat provenit


din corectarea erorilor
contabile

- dacă eroarea este de natura unui venit neînregistrat, se înregistrează pe seama contului
de rezultat reportat şi a elementului de bilanţ aferent:

3xx, 4xx, 5xx = 7xx

 Înregistrarea unei diferenţe de impozit pe profit de plătit:

1174 = 441

Rezultatul reportat provenit


Impozitul pe profit și alte
din corectarea erorilor
impozite
contabile

 Înregistrarea unor majorări şi penalităţi aferente:

63
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

% = 4481

Alte datorii faţă de - aferente perioadelor


1174
bugetul statului anterioare

Rezultatul reportat
provenit din
corectarea erorilor
contabile

- aferente exerciţiului
6581
curent

Despăgubiri, amenzi
şi penalităţi

▪ Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:


- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- verificarea îndeplinirii condiţiilor legale pentru repartizarea profitului în condiţiile în
care corectarea erorilor generează pierdere;
- semnarea deconturilor rectificative;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:


o întocmirea documentelor necesare pentru înregistrarea corectării erorilor;
o contabilizarea operaţiunilor de corectare a unor erori;
o întocmirea declaraţiilor şi deconturilor fiscale rectificative necesare;
o respectarea procedurii de lucru;
o propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de ...................

64
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

12.

Proceduri privind contractele de fiducie

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea documentelor necesare înregistrării în contabilitate a operaţiunilor rezultate


din contractele de fiducie;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor rezultate din contractele de fiducie.

 Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor ce decurg din


contractele de fiducie de persoanele din cadrul compartimentului Financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările


ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

Fiducia este operaţiunea juridică prin care unul sau mai mulţi constituitori transferă
drepturi reale, drepturi de creanţă, garanţii ori alte drepturi patrimoniale sau un ansamblu de
asemenea drepturi, prezente ori viitoare, către unul sau mai mulţi fiduciari care le exercită cu un
scop determinat, în folosul unuia sau mai multor beneficiari. Aceste drepturi alcătuiesc o masă
patrimonială autonomă, distinctă de celelalte drepturi şi obligaţii din patrimoniile fiduciarilor.

Contabilizarea contractelor de fiducie încheiate conform dispoziţiilor Legii nr. 287/2009


privind Codul civil, republicată, cu modificările ulterioare, este determinată de calitatea pe care o
are constituitorul, respectiv posibilitatea ca acesta să fie sau nu şi beneficiarul contractului de
fiducie.

65
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Contracte de fiducie în care constituitorul are şi calitatea de beneficiar

În cazul în care constituitorul are şi calitatea de beneficiar, din punct de vedere contabil se
consideră că acesta păstrează riscurile şi beneficiile aferente masei patrimoniale transferate în
fiducie.

Fiind şi beneficiar, constituitorul are puterea decizională care îi permite să obţină


majoritatea beneficiilor rezultate din fiducie.

Veniturile şi cheltuielile ocazionate de derularea contractelor de fiducie se înregistrează


distinct în contabilitate în contul 7512 Venituri din derularea operaţiunilor de fiducie, respectiv
contul 6512 Cheltuieli din derularea operaţiunilor de fiducie, după caz.

La lichidarea operaţiunii de fiducie, eventualul câştig sau eventuala pierdere ocazionat(ă)


se înregistrează distinct în contabilitate prin contul 7513 Venituri din lichidarea operaţiunilor de
fiducie, respectiv contul 6513 Cheltuieli din lichidarea operaţiunilor de fiducie, după caz.

La constituitor

 Transferul activelor în fiducie:

6511 = 2xx/3xx/4xx

Cheltuieli ocazionate de Conturi de imobilizări/Conturi


constituirea fiduciei de stocuri şi producţie în curs
de execuţie/

Conturi de terți

 și constituirea creanței din fiducie:

4662 = 7511

Creanțe din operațiuni de Venituri ocazionate de


fiducie constituirea fiduciei

 Înregistrarea dobânzilor aferente perioadei:

5121 = 7512

Conturi la bănci în lei Venituri din derularea


contractelor de fiducie

66
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

La încetarea contractului de fiducie

 Primirea imobilizărilor financiare:

2xx/3xx/4xx = 7513

Conturi de imobilizări/Conturi Venituri din lichidarea


de stocuri şi producţie în curs operațiunilor de fiducie
de execuţie/

Conturi de terți

 Anularea creanței față de fiduciar:

6513 = 4662

Cheltuieli din lichidarea Creanțe din operațiuni de


operațiunilor de fiducie fiducie

Contracte de fiducie în care constituitorul nu are şi calitatea de beneficiar

La constituirea fiduciei, constituitorul care nu are şi calitatea de beneficiar transferă în fiducie


active şi datorii la valoarea la care acestea sunt înregistrate în contabilitate.

În cazul în care constituitorul nu are şi calitatea de beneficiar, din punct de vedere contabil se
consideră că acesta transferă riscurile şi beneficiile aferente masei patrimoniale transferate în
fiducie.

În acest scop, constituitorul scoate din evidenţă activele şi datoriile transferate, pe seama
contului de profit şi pierdere prin contul 6511 Cheltuieli ocazionate de constituirea fiduciei,
respectiv contul 7511 Venituri ocazionate de constituirea fiduciei.

Dacă la lichidarea operaţiunii de fiducie, constituitorul care nu are şi calitatea de beneficiar


primeşte înapoi elementele aferente fiduciei, acestea sunt recunoscute, pe naturi de elemente, la
valoarea justă.

Diferenţa care nu poate fi asociată elementelor individuale se recunoaşte pe seama veniturilor


în contul 7513 Venituri din lichidarea operaţiunilor de fiducie sau a cheltuielilor în contul 6513
Cheltuieli din lichidarea operaţiunilor de fiducie, după caz.

La constituitor

67
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

 Transferul titlurilor în fiducie:

6511 = 2xx/3xx/4xx

Cheltuieli ocazionate de Conturi de imobilizări/Conturi


constituirea fiduciei de stocuri şi producţie în curs
de execuţie/

Conturi de terți

 și constituirea creanței din fiducie:

4662 = 7511

Creanțe din operațiuni de Venituri ocazionate de


fiducie constituirea fiduciei

La beneficiar

Operaţia se înregistrează în afara bilanţului: Debit cont 8028 Alte angajamente primite.

Veniturile din operațiunea de fiducie se înregistrează în contul 7512.

La încetarea contractului de fiducie

La constituitor

 Primirea activelor cedate:

2xx/3xx/4xx = 7513

Conturi de imobilizări/Conturi Venituri din lichidarea


de stocuri şi producţie în curs operațiunilor de fiducie
de execuţie/

Conturi de terți

 Anularea creanței față de fiduciar:

6513 = 4662

68
© RENTROP & STRATON
Modificări în Codul Fiscal 2019 - 12 Proceduri Contabile actualizate la zi

Cheltuieli din lichidarea Creanțe din operațiuni de


operațiunilor de fiduciei fiducie

La beneficiar

Evidențierea scoaterii din gestiunea extrabilanțieră a angajamentelor primite: Credit cont


8028 Alte angajamente primite.

Contracte de fiducie în care beneficiarul nu are şi calitatea de constituitor

În cazul contractelor de fiducie, beneficiarul care nu are şi calitatea de constituitor


recunoaşte distinct în contabilitate veniturile transmise de fiduciar, rezultate din administrarea
fiduciei (articol contabil: 4662 Creanţe din operaţiuni de fiducie = 7512 Venituri din derularea
operaţiunilor de fiducie).

Contravaloarea acestora este decontată potrivit prevederilor contractului de fiducie.

La lichidarea operaţiunii de fiducie, beneficiarul care nu are şi calitatea de constituitor


primeşte activele şi datoriile aferente operaţiunii de fiducie, pe care le contabilizează la valoarea
justă.

Diferenţa care nu poate fi asociată elementelor individuale se recunoaşte pe seama


veniturilor (contul 7513 Venituri din lichidarea operaţiunilor de fiducie) sau a cheltuielilor
(contul 6513 Cheltuieli din lichidarea operaţiunilor de fiducie), după caz.

▪ Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:


- organizarea şi conducerea contabilităţii;
- verificarea întocmirii documentelor aferente contractelor de fiducie;
- verificarea înregistrării în contabilitate a operaţiunilor ce decurg din fiducie;
- urmărirea respectării prezentei proceduri;
- urmărirea revizuirii în timp a procedurii în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:


- contabilizarea operaţiunilor aferente fiduciei;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de .................. .

69
© RENTROP & STRATON
V-ar mai putea interesa:
Manual de politici contabile 2018
www.manual-politici.contabilul.ro

Consilierul Verde al CONTABILULUI


www.consilierconta.contabilul.ro

Monitorul Contabil
www.monitorul.contabilul.ro

Proceduri contabile pentru societăți


comerciale
www.procedurisocietati.contabilul.ro

Marea Carte Verde a Monografiilor


Contabile 2019
www.mareacarteverde2019.contabilul.ro

Telefon Serviciul Clienți: 021.209.45.45


E-mail: rs@rs.ro

RAPPKO