www.finlike.

ro
office@finlike.ro
+4 0766.669.536

Procedura de gestionare a stocurilor

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la
baza înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura stocurilor;
o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente stocurilor astfel încât:
- să se reflecte cantitativ şi valoric toate intrările/ieşirile de stocuri;
- să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;
- să se asigure controlul gestiunilor de bunuri materiale.

 Domeniul

Procedura se aplică la recepţia, utilizarea, vânzarea, scoaterea din gestiune a bunurilor

de natura stocurilor de către persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, informatic şi
financiar-contabil.

 Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1802/2014 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

 Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

 Stocurile pot intra în administrarea unităţii pe mai multe căi:

- achiziţii;
- transfer de la alte unităţi;
- producţie proprie şi prelucrare în unitate;
- prelucrare la terţi;
- dezmembrări şi casări de imobilizări sau alte stocuri;
- plusuri de inventar;

Recepţia şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor se realizează pe baza următoarelor

documente justificative:
o Pentru achiziţii:
▪ Factură
▪ Aviz de însoţire
▪ Bonul fiscal
 www.finlike.ro
office@finlike.ro
+4 0766.669.536

La primirea in gestiune a materiilor prime pe baza Avizului de Insotire a Marfii si/sau

Facturii Fiscale se va intocmi in mod obligatoriu

▪ Nota de recepţie şi constatare diferenţe

Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul,
după caz, pe măsura efectuării recepţiei de catre persoana responsabila existenta la locul de
primire .
În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de
diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie.
În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular
pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.
Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată
diferenţe la recepţie.
Circulă:
- la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate
exemplarele);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea
diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea
sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a
mărfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

ATENTIE
La primirea in gestiune a materialelor se va utiliza in mod obligatoriul codificarea fiecarui
material in parte respectandu-se in principal codurile existente pe comanda initiala, coduri
care vor fi furnizate departamentului de achizitii de catre departamentul financiar contabil .

o Pentru stocurile transferate de la alte unităţi se intocmeste :

▪ Avizul de însoţire a mărfii

▪ Nota de recepţie şi constatare diferenţe

o Pentru stocurile rezultate din distrugerea materialelor se va intocmi

▪ Procesul verbal de distrugere a unor bunuri materiale;

Bonul de transfer între două gestiuni aflate în posesia unitatii se întocmeşte în două
exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune
transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai între
gestiuni din aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmeşte Aviz de
însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).
Atentie! Pe Avizul de insotire a marfii se va face urmatoarea mentiune: „Circula fara factura”.
 www.finlike.ro
office@finlike.ro
+4 0766.669.536

Circulă:
- la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare
de către gestionar (ambele exemplare);
- la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 şi reţine
exemplarul 2;
- la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor,
stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa magaziilor.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

▪ La transferul din gestiune a materialelor se va utiliza in mod obligatoriul codificarea

fiecarui material in parte respectandu-se in principal codurile existente pe Nota de
recepţie şi constatare diferenţe

 Scăderea din gestiune a stocurilor

▪ Bonul de consum
Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor
din magazie pentru consum, de către compartimentul tehnic respectiv responsalibilul din
teren care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor
normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi
consumate.
Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de
calcul.
Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru
materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de consum.
Circulă:
- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele
exemplare);
- la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor
înlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de
predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele
(ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea
sintetică şi analitică (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

ATENTIE

▪ Materialele date in consum vor fi deasemenea codificate respectandu-se in principal

codurile existente pe Nota de recepţie şi constatare diferenţe.
 www.finlike.ro
office@finlike.ro
+4 0766.669.536

Recepţia bunurilor de natura imobilizărilor se realizează pe baza următoarelor documente

justificative:

Proces-verbal de recepţie, proces-verbal de recepţie provizorie, proces-verbal de punere în

funcţiune
Se întocmeşte în trei exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel:
- procesul-verbal de recepţie se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente care nu
necesită montaj şi nici probe tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la data
achiziţionării lor;
- procesul-verbal de recepţie provizorie se întocmeşte pentru utilajele care necesită
montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaţie care
depăşesc un exerciţiu bugetar, realizate pe faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi
construcţiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse
în funcţiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei;
- procesul-verbal de punere în funcţiune se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile care
necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care
deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea
probelor tehnologice.
Se întocmeşte de către secretarul comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de
investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-
consultanţi, asistenţi la recepţie.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Documentele justificative trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii potrivit

legislaţiei.
Documentele trebuie să fie semnate de către persoanele responsabile.