1.4.

Organizarea documentatiei primare si a evidentei

tehnico-operative specifice imobilizarilor corporale

Documentele justificative care stau la baza nregistrarii n contabilitate a mijloacelor

fixe intrate n patrimoniu sunt :

Procesul verbal de receptie, se ntocmeste pentru mijloacele fixe care nu necesita

montaj si nici probe tehnologice cum ar fi: utilaje pentru investitii, unelte, accesorii de
productie, mijloace de transport, animale etc, care se considera puse n functiune de la
data achizitionarii lor. Procesul verbal de receptie se emite pe baza documentului
justificativ, ce difera n functie de caile de intrare n gestiune:

- intrarea prin cumparare cu titlu oneros este consemnata n factura ntocmita de

furnizor, avizul de insotire a marfii si contractul de vnzare-cumparare.

- aportul n natura de la asociati si actionari la constituirea capitalului social este

relevat n contractul de societate si documentul de expertiza tehnica ce evidentiaza
caracteristicile mijlocului fix, valoarea estimata, gradul de uzura.

- valoarea si caracteristicile imobilizarilor din productie proprie sunt reflectate n

proiectele si devizele lucrarilor, fisa de cont analitic pentru costurile efective.

Procesul verbal de receptie provizoriu care se ntocmeste pentru utilaje care

necesita montaj, dar nu necesita probe tehnologice precum si pentru cladirile si
constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice. Aceste categorii de
mijloace fixe se considera puse n functiune la data terminarii montajului, respectiv la data
terminarii constructiei.

Procesul verbal de punere n functiune care se ntocmeste pentru utilajele si

instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si pentru cladirile si
constructiile speciale care deservesc procese tehnologice.

Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse n functiune la data terminarii

probelor tehnologice.

Procesul verbal de receptie finala care se ntocmeste pentru sondele folosite

la extractia titeiului si gazelor, sondele de injectie, precum si pentru sondele provenite din
lucrarile geologice care au dat rezultate. Aceste categorii de mijloace fixe se considera
puse an functiune la data intrarii lor n productie.

Aceste documente se tocmesc de care secretarul comisiei instituite pentru receptia

mijloacelor fixe (obiectivelor de investitii), n prezenta membrilor comisiei formata din
presedinte si specialisti consultanti, asistenti la receptie.

Aceste documente, care pot fi numite generic "Proces verbal de receptie a mijloacelor
fixe" ndeplinesc urmatoarele functii:

a) documente de nregistrare n evidenta operativa si n contabilitatea analitica si

sintetica a mijloacelor fixe.

b) documente de consemnare a stadiului n care se afla realizarea unui obiectiv de

investitii.

c) documente de apreciere a calitatii lucrarilor privind realizarea unui obiectiv de

investitii.

d) documente de aprobare a receptiei mijloacelor fixe.

e) documente de constatare a ndeplinirii conditiilor si de aprobare a receptiei

provizorii a unui obiectiv de investitii

f) documente de punere n functiune sau de receptie finala a unui obiectiv de

investitii.

Schematic, circulatia documentului generic "Proces verbal de receptie a mijloacelor

fixe", este prezentatt n figura urmatoare :

Proces-verbal de receptie a mijloacelor fixe

 Se ntocmeste n 3 exemplare de:

Comisia de receptie a mijloacelor fixe

Circula la :

-membrii comisiei pentru semnare (toate exemplarele)

-compartimentul care face controlul financiar preventiv

(exemplarul2)

-compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2 si 3)

 Se arhiveaza la:

- antreprenor-compartimentul financiar contabil (exemplarul 2

si 3)

-beneficiar-compartimentul financiar contabil (exemplarul 1)

Documentul justificativ care sta la baza iesirii din patrimoniu a mijloacelor fixe prin
casare este "Procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe
de declasare a unor bunuri materiale". Acest document se ntocmeste n baza unei
documentatii compusa, dupa caz, din: note privind starea tehnica a mijloacelor fixe
propuse a fi scoase din functiune; devize estimative ale reparatiilor capitale; acte
constatatoare ale avariilor; avize ale unor organe de specialitate etc si ndeplineste
urmatoarele functii:

- document de constatare a ndeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor

fixe, obiectelor de inventar n folosinta si de declasare a altor bunuri materiale;

- document de consemnare (constatare) a scoaterii efective din functiune a

mijloacelor fixe, obiectelor de inventar n folosinta sau de declasare efectiva a altor bunuri
materiale;

- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor si

materialelor rezultate din casarea mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de
inventar n folosinta si din declasarea altor bunuri materiale;
- document justificativ de nregistrare a materialelor rezultate din casarea
mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosinta si din declasarea
altor bunuri materiale n evidenta operativa a magaziilor (depozitelor) si n contabilitatea
analitica si sintetica.

- specificatia privind mijloacele fixe propuse pentru scoaterea din

functiune (casarea) ntocmita la sectiile, laboratoarele sau serviciile care propun casarea
prin care acestea se motiveaza.

proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe de declansare a unor bunuri
materiale elaborat de catre comisia de casare, reprezinta documentul prin care se
constata ndeplinirea conditiilor de casare, de aprobare si executare a acesteia , de
consemnare a materialelor rezultate din casare si ca document de nregistrare n evidenta
operativa si n contabilitate.

n cadrul societatilor comerciale scoaterea din functiune se realizeaza cu aprobarea

Adunarii Generale a Actionarilor,

respectiv a Consiliului de Administratte pentru Regiile Autonome.

Formularul se completeaza la nceputul anului de catre compartimentul contabil-

financiar, pe categorii de mijloace fixe, pe baza datelor din contabilitatea analitica a
mijloacelor fixe si se preda responsabililor pe locuri de folosinta. Acestea vor aparea n
lista din cursul anului toate miscarile intervenite(intrari, iesiri) pe baza documentului de
miscare: bon de miscare, proces-verbal de receptie, de casare etc. La sfrsitul anului,
formularul este predat comisiei de inventariere, care nscrie datele privind inventarierea
si rezultatele ei. Dupa inventariere, formularul se retine la contabilitate, pe baza lui
ntocmindu-se un nou formular pentru anul urmator.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se tine pe fiecare obiect de evidenta prin

care se ntelege obiectul singular sau complexul de obiective cu toate dispozitivele si
accesoriile lui, destinat sa ndeplineasaca n mod independent, n totalitatea lui o functie
distincta.

Pentru urmarirea integritatii mijloacelor fixe la locurile de folosinta (sectii, ateliere,

servicii) si asigurarea gestionarii lor prin persoanele responsabile n acest scop, se
utilizeaza "Lista de inventariere si evidenta a mijloacelor fixe". Ea se completeaza la
sfarsitul anului de catre compartimentul financiar-contabil, pe categorii de mijloace fixe,
pe baza datelor din contabilitatea analitica a acestora si se transmite responsabililor pe
locuri de folosinta pentru a nscrie si a urmarii miscarea mijloacelor fixe pe tot parcursul
anului. Ea serveste nu numai gestionarii mijloacelor fixe, ci si inventarierii si regularizarii
acestora la perioadele de inventariere.
 Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe de
declasare a unor bunuri materiale

Se ntocmeste n doua exemplare de comisia de analiza, avizare sau

casare a mijloacelor fixe, obiect de inventar si a bunurilor declasate
 Circula la:

-persoana autorizata sa aprobe casarea (ambele exemplare)

-locul de folosinta a bunurilor casate (ambele exemplare)

-magazia (depozitul) primitoare a materialelor rezultate din casare

(ambele exemplare)

-compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1)

-compartimentul care a facut propunerea de casare (exemplarul2)

Se arhiveaza la :
-compartimentul financiar-conatbil (exemplarul1)

-compartimentul care a facut propunerea de casare (exemplarul2)

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se poate realiza cu ajutorul urmatoarelor

formulare:

-Registrul numerelor de inventar, care serveste pentru identificarea pe teren a

mijloacelor fixe de care dispune unitatea patrimoniala. n el se nscrie fiecare mijloc fix
intrat n unitate, atribuindu-se un numar de inventar n ordinea succesiva a numerelor.

-Fisa mijlocului fix, care se deschide pentru fiecare mijloc fix sau pe grupe de mijloace
fixe similare. Ea cuprinde date de identificare a mijloacelor fixe, codul de clasificare,
valoarea de intrare, durata de serviciu normala, norma de amortizare, data punerii n
functiune etc.

-Registrul pentru contabilitatea analitica a mijloacelor fixe folosit de unitatile mici,

care cuprinde datele specifice registrului numerelor de inventar si fisei mijlocului fix
utilizate de unitatile mari.