PROCEDURA CONTABILITATE

•1. SCOP
•Prezenta procedura reprezinta descrierea tuturor documentelor contabile pentru
operatiunile de implementare a Proiectului ……….., precum şi a inregistrarilor
contabile, respectiv:

•inregistrarea şi plata cheltuielilor neeligibile privind pregatirea investitiei;

•inregistrarea şi plata cheltuielilor eligibile privind prefinantarea, rambursarea
cheltuielilor, precum şi a platii lucrarilor finale din fonduri de coeziune, buget de stat,
bugetele locale, surse proprii ale beneficiarului (credite externe, bugetul propriu);
•inregistrarea şi plata TVA pentru platile aferente cheltuielilor eligibile cat şi pentru alte
valori decat cele eligibile;

•inregistrarea operatiunilor privind creditele externe (dobanzi, comisioane, rate de

credit, diferente de curs valutar)
• 2. DOMENIU DE APLICARE
• Prezenta procedura de lucru se aplica intern, in cadrul activitatii
desfasurate de BF.
• Prezenta procedura se aplica pe intreaga perioada de desfaşurare a
proiectului …………………..
• Aceasta procedura va fi aplicata incepand cu data aprobarii.
• 3. DOCUMENTE DE REFERINTA
• 3.1 DOCUMENTE DE REFERINTA:
• SR EN ISO 9001: 2008 - Sisteme de management al calitatii – cerinte;
• SR ISO 9000: 2006 - Sisteme de management al calitatii – principii
fundamentale şi vocabular;
• SR EN ISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu. Cerinte cu
ghid de utilizare;
• SR OHSAS 18001:2008 - Sistemul de management al sanatatii şi
securitatii ocupationale;
• SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor calitatii şi/sau
de mediu
• DOCUMENTE CONEXE

• LEGISLATIA APLICABILA
• REGULAMENTE CE
• TERMINOLOGIE
• DEFINITII
• 5. RESPONSABILITATI
• Seful UIP este responsabil pentru aplicarea procedurii privind contabilitatea
proiectului.

• Ofiterul financiar impreuna cu responsabilul financiar verifica şi confirma

punerea in practica a prevederilor prezentei proceduri.
• Contabilitate se tine in interiorul departamentului UIP – si va avea
responsabilitatea pentru inregistrarea cronologica şi sistematica, prelucrarea şi
pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala şi rezultatele obtinute,
controlul operatiunilor patrimoniale efectuate şi al procedeelor de prelucrare utilizate
• IN ACEST SENS, OFITERUL CONTABIL
• Are obligatia sa respecte legislatia in vigoare in domeniul contabilitatii,
in ceea ce priveşte derularea proiectului;
• Va asigura corespondenta dintre cheltuielile declarate, inregistrarile
contabile şi documentele suport aferente cererilor de rambursare;
• Va permite reprezentantilor OI şi/sau AM sa realizeze misiuni de
verificare a contabilitatii, punand la dispozitie toate documentele care au
legatura cu proiectul;
• Tine evidenta contabila pe conturi analitice pentru fiecare tip de contract
(servicii, lucrari) şi pe surse de finantare;
• Are obligatia sa tina o evidenta stricta a prefinantarii primite, utilizarii şi
restituirii acesteia;
• Va tine distinct evidenta cheltuielilor eligibile fata de evidenta contabila a
altor cheltuieli decat cele eligibile, aferente proiectului.
• Tine evidenta contabila a furnizorilor de investitii in cadrul proiectului;
• Inregistreaza in evidenta contabila distincta titlurile de creanta aferente
investitiei financiare prin proiect, precum şi a majorarilor de intarziere şi a
accesoriilor aferente acestora.
• Are obligatia sa aduca la cunoştinta AM şi/sau OI titlurile de creanta legate
de proiect in termen de maxim 5 zile lucratoare dupa constituirea lor ca
urmare a misiunilor de control a
altor organe abilitate.
• Are obligatia ca documentele proprii inregistrate in contabilitate sa fie
identificabile, verificabile, şi sa fie sustinute de acte şi documente justificative
originale corespunzatoare.
• 6. DERULAREA ACTIVITATILOR
• Procedura impune crearea unei gestiuni distincte/separate pentru
materiile, materialele, obiectele de inventar şi mijloacele fixe destinate
proiectelor finantate din fonduri europene.

• Procedura solicita, de asemenea, o codificare contabila adecvata pentru

materiile, materialele, obiectele de inventar şi mijloacele fixe
achizitionate, pentru investitiile proiectului, investitii in curs, furnizori şi
conturi de disponibil.
• CONTABILITATEA PROIECTULUI TREBUIE SA SE EFECTUEZE IN CONFORM
LEGISLATIEI IN VIGOARE ŞI IN BAZA ANEXEI IV. SECTIUNEA III A CONTRACTULUI
DE FINANTARE NR. ……………..
• Procedura UIP impune deschiderea de conturi analitice in balanta pentru
activitatile proiectului. Astfel, se vor crea conturi analitice pentru fiecare obiectiv
de investitie finantat şi pentru fiecare sursa de finantare, in conformitate cu
prevederile legislatiei nationale in domeniul contabilitatii.
• Se mentioneaza obligativitatea ținerii, distinct, a evidentei cheltuielilor eligibile fașă
de evidenta contabila a altor cheltuieli decat cele eligibile, in toate facturile, sau sa
fie intocmite facturi separate pentru cheltuieli eligibile şi cheltuieli altele decat cele
eligibile.
• ACTIVITATEA DE INREGISTRARE PROPRIU ZISA IN CONTABILITATE PRESUPUNE:

• Verificarea documentelor care stau la baza inregistrarii in contabilitate, respectiv

tipurile de documente justificative care pot face obiectul unor operatiuni financiare
derulate de unitate din fondurile reprezentand finantarea europeana, cofinantare
nationala, in conformitate cu prevederile legale in vigoare:
• - State de plata, situatia recapitulativa lunara a salariilor;
• - Facturi fiscale;
• - Chitante;
• - Note de intrare – receptie pentru materialele şi obiectele de inventar care intra
in magazie ;
• - Bonuri de consum de materiale pentru materialele care se dau la consum;
• - Bonuri de predare, transfer, restituire pentru obiectele de inventar care
se dau in folosinta;
• - Procese verbale de punere in functiune a mjloacelor fixe;
• - Ordine de plata care atesta plata salariilor şi a contributiilor la buget
a facturilor fiscale etc;
• - Certificate de origine pentru bunurile achizitionate;
• - Copii de pe contracte şi eventualele acte aditionale la acestea;
• - Situatii de lucrari.
• INREGISTRARILE CONTABILE SUNT PREZENTATE IN ANEXA II.

• Contabilul (in numele beneficiarului) completeaza şi actualizeaza toate

cheltuielile efectuate in contul activelor fixe in curs, pe fiecare sursa de
finantare. In acest sens va completa registrul activelor fixe in curs in ordine
cronologica, avand la baza documentele suport ale operatiunii (contract,
factura, proces verbal de receptie, ordinul de plata, extras de cont, etc.)
• Ofiterul financiar va trimite catre OI şi AM o copie a acestui registru cu
mentiunea “conform cu originalul” trimestrial, pana la data de 10 ale lunii
urmatoare dupa incheierea trimestrului.
• RECONCILIEREA BENEFICIAR – AM

• Pana pe data de 20 a lunii urmatoare incheierii trimestrului, dupa

acordarea prefinantarii, ofiterul financiar trebuie sa transmita la AM
urmatoarele documente necesare in vederea reconcilierii:
• - Fişa contului de disponibil
• - Notificarea beneficiarului pentru confirmare privind sumele
primite sau transferate de la/la ACP.

• UIP va fi notificat in cazul in care exista neconcordante.

• VERIFICAREA ACTIVITATII CONTABILE
•
• SEFUL UIP va permite reprezentantilor OI şi/sau AM sa realizeze misiuni de verificare a contabilitatii,
punand la dispozitie toate documentele care au legatura cu proiectul. Misiunea de verificare a
contabilitatii se va realiza dupa cum urmeaza:
• - BF va primi o notificare privind intentia AM/OI de a efectua o misiune de verificare, cu cel putin 5 zile
lucratoare inainte de data la care aceasta va avea loc;
• - BF va confirma, in termen de cel mult 3 zile lucratoare, posibilitatea efectuarii misiunii de verificare.
• Daca din motive bine justificate BF nu este disponibil la data anuntata pentru verificare, acesta poate
propune amanarea datei de verificare, dar nu cu mai mult de 3 zile calendaristice de la data
comunicata initial prin notificare.
• BF se va asigura ca toate organismele care participa la implementarea proiectului vor permite
reprezentantilor OI şi/sau AM sa realizeze misiuni de verificare a contabilitatii, punand la dispozitie
toate documentele care au legatura cu proiectul. Pentru acuratetea şi relevanta concluziilor se pot
efectua verificari incrucişate ale situatiilor contabile privind proiectul, la beneficiar şi la organismele
care participa la implementarea proiectului.