PROCEDURA OPERATIONALA

ELABORAREA PLANULUI STRATEGIC SI ANUAL DE AUDIT PUBLIC INTERN LA NIVELUL MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE

COD: PO______

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI SAU, DUPA CAZ A REVIZIEI

Nr. crt. 0 1.1. 1.2.

Elemente privind responsabilii/operatiunea 1 Elaborat Verificat

Numele si prenumele 2 Anghelina Cristina Apetrei Dan

Functia

Data

Semnatura

3 auditor superior auditor superior

4 27.04.2010 27.04.2010

1.3.

Aprobat

Buna Mihai

Sef SAP

serviciu 27.04.2010

2.SITUATIA EDITIILOR OPERATIONALE

SI

REVIZIILOR

IN

CADRUL

EDITIILOR

PROCEDURII

Nr. crt.

Editia sau, dupa caz, revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita 2 x

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4

0 2.1. Editia I

3 x

2.2. Revizia 2

Titulatura Adaugare/modificare conducator S.A.P. (sef serviciu), denumire minister, denumire structura audit din minister

27.04.2010

...
2.n

........................................ ........................... ..................... .......................................

..........................

3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Nr. crt. 0 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

Scopul difuzarii 1 aplicare aplicare aplicare informare evidenta evidenta evidenta arhivare

Exemplar nr. 2

Compartiment 3 CAP CAP

Functia 4 auditor superior auditor superior auditor superior

Numele si prenumele 5 Anghelina Cristina Dedu Simona Apetrei Dan

Data 6

Semnatura 7

3 1-3

CAP CAP CAP CAP CAP CAP

Sef serviciu Buna Mihai SAP auditor superior auditor superior auditor superior referent superior Anghelina Cristina Dedu Simona Apetrei Dan Spulber Mioara

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE

Stabilirea modului de persoanele implicate

realizare

activitii,

compartimentele

-auditorii interni intocmesc planul strategic pe o perioada de 3-5 ani, la recomandarea UCAAPI; -auditorii interni intocmesc proiectul planului anual pana la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza; -planificarea activitatii de audit public intern se bazeaza pe analiza riscurilor; -selectarea misiunilor de audit se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare: evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni, criterii semnal /sugestiile ministrului MMFPS, deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi; etc., propunerile UCAAPI, respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani, recomandarile Curtii de Conturi; -planul anual de audit este insotit de un referat de justificare care trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit in parte, rezultatele analizei riscului asociat, criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective; - auditorii interni transmit planul spre verificare si semnare Sefului de serviciu SAP; - Planul anual se transmite ministrului MMFPS pentru aprobare pana la data de 20 decembrie a anului precedent; - sarcina revine CAP si UAF din cadrul SAP.

Ofera asigurri cu privire la existente documentatiei adecvate derularii activitii

- furnizarea de asigurari ministrului MMFPS cu privire la tratarea riscului (nivelul de tolerare a riscului, tipul de control, msuri de control care necesit a fi implementate); - ofera consiliere ministrului MMFPS n vederea mbuntirii sistemelor de management i control din zona activitilor auditate in cursul unui an; - furnizarea de asigurri ministrului privind buna funcionare a sistemelor de management i control din cadrul MMFPS; - sprijina ministrul in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficienta directiilor, incurajand imbunatatirea lor continua; - sprijina ministrul in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele sa fie indeplinite.

Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului: - realizarea procedurii revine auditorilor interni; - n situaia n care auditorul nu i continu activitatea n cadrul serviciului sau este indisponibil din motive obiective, sarcinile sunt preluate de ctre un alt auditor numit de ctre Seful de serviciu SAP; - auditorul intern, responsabil al procedurii, va asigura predarea documentaii auditorului desemnat pentru continuarea activitii; ntregii

- personalului nou angajat i va fi asigurat un program de pregatire profesional, organizat de ctre Seful de serviciu SAP; - sistemul informaional care s permit transmiterea cu uurina a informaiilor este organizat de ctre Seful de serviciu SAP; - coroborarea fiei postului cu responsabilitatea ntocmirii procedurii operaionale.

Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe Seful de serviciu SAP, n luarea deciziei: - Msuri de control care necesit a fi implementate; - Registrul riscurilor, in speta - riscul inerent si riscul rezidual (probabilitate, consecinte, nivel); - Procese de control existente (partiale, adecvate, cea mai buna practica).

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE

Precizarea (definirea) operaional:

activitii

la

care

se

refer

procedura

- reprezint o activitate iniial, de importan mare, ce st la baza desfurrii activitii de audit la MMFPS.

Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public:

Planul anual de audit public intern se intocmeste anual de catre Serviciul Audit Public. Planul multianual (strategic) de audit public intern se intocmeste de catre Serviciul

Audit Public.

Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat:

a) activiti de care depinde activitatea proceduralizat: - organigrama MMFPS; - ROF-ul MMFPS; - recomandarile Curtii de Conturi; -solicitarile UCAAPI; -sugestiile ministrului muncii. b) activiti care depind de activitatea proceduralizat: -desfasurarea misiunilor de audit public intern la nivelul MMFPS.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii:

a) structuri furnizoare de date: - UCAAPI-MFP ; - Curtea de Conturi ; -CAP-MMFPS ; -UAF-MMFPS ; - structuri de audit intern ale institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea ministerului

b) structuri beneficiare de rezultate ale activitii: -compartimente de audit public intern aflate in subordinea/autoritatea/coordonarea SAP.; - CAP-MMFES;

- CAP-MMFES; - UAF-MMFPS

c) compartimente implicate n procesul activitii: - CAP-MMFPS; - UAF-MMFPS

6. DOCUMENTE DE REFERIN ACTIVITII PROCEDURATE

(REGLEMENTRI) APLICABILE

6.1 Reglementri internaionale: - Standardele internaionale de Audit Intern; - recomandrile Comisiei Europene.

6.2 Legislaie primar - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare.

6.3 Legislaie secundar: - O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern; - O.G. nr. 37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern; - O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern. - O.M.F.P. nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern.

6.4 Alte documente, inclusiv reglementri interne ale MMFPS - Solicitarile ministrului - Solicitarile Curtii de conturi

- Solicitarile UCAAPI - Deficiente din rapoartele anterioare - Regulamentul de organizare i funcionare - Fiele posturilor.

7. DEFINIII I ABREVIERI PROCEDURA OPERAIONAL

ALE

TERMENILOR

UTILIZAI

7.1 Definiii ale termenilor

Nr. crt. 1.

Termenul Ediie a unei proceduri operaionale

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat

2.

Procedura Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce operaional trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Revizia n cadrul unei ediii Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate Modelele sau standardele de audit furnizeaz un cadru minim, ce permite auditorilor s stabileasc etapele auditului i procedurile necesare realizrii obiectivelor auditului. Pe baza acestor criterii se evalueaz calitatea rezultatelor auditului.

3.

4.

Standarde de audit

7.2 Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea

1. 1.

Termenul abreviat Aprobare

2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6. 7. 7. 8. 7. 9. 8. 10. 9. 11. 10. 12. 11. 13. 12. 14. 13. 15. 14. 16. 15. 17. 16. 18. 17. 19. 18. 20. 19. 21.

Ah Ap SAP CAP Au Av Az MMFPS MFP Ts Tm E Ev I In PO RP S UCAAPI UAF

Arhivare Aplicare Serviciul Audit Public Compartimentul Audit Public Auditor Avizare Analiz Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale Ministerul Finantelor Publice Transmitere sef serviciu SAP Transmitere ministru Elaborare Evaluare nregistrare Informare Procedur operaional Raportri periodice Supervizare Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern Unitatea Audit Fonduri

22. 20. 23. 21.

UCASMFC V

Unitatea Central pentru Armonizarea Sistemelor de Management Financiar i Control Verificare

n.

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE

8.1 Generaliti:

Procedura operaional se refer la Elaborarea planului strategic si anual de audit public intern la SAP, stabilind modul de realizare al acesteia, privind ntocmirea documentelor necesare, compartimentele i persoanele implicate, avnd ca punct de plecare Legea privind auditul public intern actualizat, legislaia primar i legislaia secundar. De asemenea, prin procedur sunt stabilite responsabilitile compartimentelor i persoanelor implicate. Compartimentul de audit public auditeaza, cel putin o data la 3 ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele: - angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare; - platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale; - concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora; - sistemul contabil si fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere si control precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme;

- sistemele informatice.

8.2 Documente utilizate:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; - O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern; - organigrama MMFPS; -rapoartele de evaluare ale UCAAPI; -rapoartele Curtii de Conturi

8.2.1 Proveniena documentelor

Curtea de Conturi; UCAAPI-MFP

8.2.2 Coninutul i rolul documentelor

a) Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificrile i completrile ulterioare: - dispoziii generale; - organizarea auditului public intern; - desfurarea auditului public intern; - auditorii interni; - contravenii i sanciuni; - dispoziii finale. b) Planul anual si multianual al SAP cuprinde: - misiuni de audit ad-hoc ordonate de ministrul MMFPS; - misiuni de audit propuse de SAP pe baza analizei de risc;

- misiuni de audit la solicitarea UCAAPI; -misiunile de evaluare a structurilor de subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea MMFPS; - structura evaluat; - perioada auditat; - perioada desfurrii activitii; - numrul de auditori. audit de la institutiile

8.2.3 Circuitul documentelor

- Circuitul Planului anual de activitate al SAP este redat in schema de mai jos:

SAP

Ts

Ministru

SAP

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale: - computere; - acces la internet; program LEX; - birotic i consumabile.

8.3.2 Resurse umane

- auditori interni.

8.3.3 Resurse financiare - creditele bugetare definitive aprobate prin legea bugetului i rectificrile bugetare (salarii, cheltuieli materiale, cheltuieli de capital).

8.4 Modul de lucru

8.4.1 Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii: Seful de serviciu SAP este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii planului de audit public intern in mod eficient. (Standard 2030 Ordin MFP nr. 946/2005)

8.4.2 Derularea operaiunilor i aciunilor activitii:

Planificarea activitatii de audit public intern este bazata pe analiza riscurilor.

8.4.3. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre compartimentul de audit public. Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior in rapoartele de audit; deficiente constatate in procesele-verbale incheiate in urma inspectiilor; deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueaza sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Ministrul MMFPS prin ordin dat Sefului de serviciu SAP e obligat sa ia toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse in planul anual de audit public intern al MMFPS, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;

d) Numarul entitatilor publice subordinate/coordonate/sub autoritate; e) Respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani; f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata; g) Recomandarile Curtii de Conturi; h) Calculul fondului de timp disponibil; i) Data ultimului audit. Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit pana la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza. Ministrul MMFPS aproba proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat in arhiva SAP impreuna cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

8.4.4. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan. Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective. Referatul este realizat de catre Seful de serviciu SAP.

8.4.5. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are urmatoarea structura: - scopul actiunii de auditare; - obiectivele actiunii de auditare; - identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfasura actiunea de auditare; - durata actiunii de auditare; - perioada supusa auditarii; - numarul de auditori proprii antrenati in actiunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate,

precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se incheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este cazul); - numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi in actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

8.4.6. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face in functie de: - Modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului; - Solicitarile UCAAPI/entitatea publica ierarhic imediat introduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. superioara de a

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern de catre Seful de serviciu SAP, aprobat de catre ministru MMFPS.

8.4.7. Planul multianual (strategic) de audit intern Fundamentarea planului multianual se face pe baza analizei de risc Etape realizate de catre SAP si avizate de catre ministrul MMFPS. 1. Inventarierea activitatilor/proceselor/sistemelor 2. Identificarea riscurilor 3. Evaluarea riscurilor 4. Aprecierea controlului intern 5. Clasarea riscurilor reziduale

8.4.8. Valorificarea rezultatelor activitii - sprijina ministrul in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficienta directiilor, incurajand imbunatatirea lor continua ; - sprijina ministrul in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele sa fie indeplinite.

9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII

Nr. Crt. 1

Compartimentul (postul) / aciunea (operaiunea) Studierea legislatiei privind auditul public intern, recomandari ale U.C.A.A.P.I. si ale ministrului MMFPS Elaborare plan anual si strategic de audit Transmiterea Sefului de serviciu SAP Transmiterea variantei finale a planului anual si strategic de audit catre ministru pentru aprobare Arhivarea planului anual si strategic de audit public intern Punerea in practica a planului anual si strategic de audit public intern

CAP

Secretariat SAP -

Sef serviciu SAP -

Ministru

UCAAPI

Obs.

Az

Ts

Az/V

I/Tdg

Tm

Az/V/A

Ah

Ap

Ap

Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre SAP. Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan. Referatul de justificare este realizat de catre Seful de serviciu SAP si trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective. Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern de catre Seful de serviciu SAP, aprobat de catre ministrul MMFPS. Planul strategic (multianual) de audit public intern se intocmeste de catre SAP si este aprobat de catre ministrul MMFPS.

10. ANEXE, NREGISTRRI, ARHIVRI

Nr. crt.

Denumirea Anexei

Elaborator

Aprob Parlamentul Romniei

Nr. de Difuzare exemplare SAP

Arhivare

Legea MFP nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare OMFP MFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern

Secretariat SAP

Ministrul MFP

SAP

Secretariat SAP

Plan anual SAP de audit public intern

Ministrul MMFPS

SAP

Secretariat SAP

11. CUPRINS

Numrul componentei n cadrul procedurii operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Pagina

Coperta 1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

1 2

3 4 5 6 7 8 9 10 11

2 3 -4 4-5 5-6 6-8 8 - 13 13 14 14 15