1.

Managementul aprovizionrii i desfacerii

Managementul aprovizionrii i desfacerii reprezint activitatea prin care se asigur elementele materiale i tehnice necesare produciei, n volumul i structura care s permit realizarea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n condiiile unor costuri minime i al unui profit ct mai mare.

1.1 Aspecte legate de procesul de aprovizionare

1.1.1 Concepe, definiii

n literatura de specialitate, ca i n practica economic, sunt utilizai frecvent termeni ca: achiziionare, asigurare, aprovizionare, cumprare, alimentare. Aceti termeni au o semnificaie asemntoare. Astfel, achiziionarea reprezint o aciune de angajament financiar de cumprare a unor resurse materiale sau produse, fiind o tranzacie monetar efectiv (formele prin care se realizeaz de ctre unitile economice devin relativ uniforme). n raport cu achiziionarea, aprovizionarea are un coninut mai larg. Achiziionarea este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale i echipamente tehnice. Achiziionarea, ca o component a activitii de aprovizionare, este precedat, de exemplu, de aciunile de identificare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora i a momentelor de satisfacere (care declaneaz emiterea cererii sau a comenzii), fiind urmat apoi de negocierea condiiilor de furnizare, de aducere efectiv a resurselor materiale, etc. Asigurarea material i cu echipamente tehnice se apreciaz n general ca termen similar noiunii de aprovizionare. n practica economic, asigurarea capt ns o accepiune mai extins, aceasta incluznd att aprovizionarea ct i aciunea de completare a bazei materiale i tehnice necesare cu resursele din sursele proprii, interne ale ntreprinderii. Alimentarea reprezint o aciune de finanare a procesului de aprovizionare prin trecerea n consum a resurselor materiale aduse sosite de la furnizori sau fabricate chiar n ntreprinderea consumatoare. Alimentarea se ncadreaz n sistemul logistic intern al unitii, care cuprinde fluxul de resurse, sistemul de transport intern i cel informaional-decizional. Managementul aprovizionrii i respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe, crora le este proprie o structur extins de activiti componente, care au n vedere, ca elemente de ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare - contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiv, de urmrire, control, analiz i evaluare.

1.1.2

Activiti specifice desfurate n cadrul managementului aprovizionrii

Managementul aprovizionrii component a funcii comerciale a ntreprinderii asigur echilibrul ntre necesitile i disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economic. Principalul obiectiv al activitii de aprovizionare se concretizeaz n asigurarea 1

complet i complex a unitii economice cu resurse materiale i tehnice corespunztoare calitativ, la locul i termenele solicitate, cu cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv sunt necesare desfurarea unor activiti specifice i anume: Identificarea i stabilirea volumului i structurii materiale i energetice necesare desfurrii activitii de ansamblu a unitii economice aceasta se realizeaz prin studierea i culegerea de informaii privind resursele materiale i energetice necesare pentru toate destinaiile de consum, pe toat gama sortotipodimensional, configurativ i de calitate. Fundamentarea tehnico-economic a planului i programelor de aprovizionare material i energetic a unitii. n acest scop se folosesc planul i programele de fabricaie, normele de consum (consumurile specifice stabilite pe baza de documentaie economic) pentru ntreaga structur de fabricaie, necesitile pentru alte destinaii de folosire a resurselor materiale, structura i nivelul stocurilor, resursele proprii existente n perioada pentru care se face fundamentarea. Dimensionarea pe baz de documentaie tehnico-economic a consumurilor materiale i energetice; aciunea asigur elementele tehnice de calcul al necesitilor materiale i se concretizeaz n elaborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate tehnic i economic; prin utilizarea acestor norme tehnice de consum se previne consumul iraional, risipa de materiale i energie i deci creterea nejustificat a costurilor. Elaborarea de bilanuri materiale i energetice care contribuie la evidenierea modului de folosire a resurselor, ca i a formei concrete de regsire a acestora pe parcursul prelucrrii. Baza de fundamentare a acestor instrumente o constituie programele de fabricaie i normele de consumuri specifice estimate n cadrul documentaiei tehnico economice de execuie a produselor, lucrrilor i prestaiilor. Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor i a loturilor (a cantitilor de comandat) de resurse materiale pentru comand i aprovizionare; aciunea este important datorit valorii resurselor materiale stocabile i cheltuielile pe care acestea le genereaz, care au o pondere de 20-35% fa de valoarea medie a stocurilor. Acestei aciuni i se ataeaz i cea de stabilire nivelurilor cantitative sau momentelor calendaristice de comand (de emitere a comenzilor de aprovizionare). Ambele aciuni se desfoar n contextul activitii generale de elaborare i definire a politicii n domeniul gestiunii stocurilor n raport cu mediul intern sau extern al ntreprinderii. Proiectarea pieei interne i externe de resurse materiale i energetice n vederea depistrii i localizrii surselor reale i poteniale de furnizare. Aciunea presupune emiterea de cereri de ofert, investigaii la trguri i expoziii interne i internaionale, la burse de mrfuri, studierea de cataloage comerciale, prospecte, pliante, alte surse de informare i publicitate, apelarea reprezentanelor comerciale, a unitilor specializate n comercializarea de materiale i produse, a celor de colectare i valorificare a materialelor refolosibile, etc. Alegerea resurselor materiale i echipamentelor tehnice care corespund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum prezint cele mai avantajoase condiii de livrare, 2

reprezint substitueni eficieni pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigur prin import. Alegerea furnizorilor a cror ofert prezint cele mai avantajoase condiii economice i asigur certitudinea n livrrile viitoare pe termen scurt sau lung. Alegerea surselor de furnizare se va face dup mai multe criterii, ntre care semnificative sunt cele care au n vedere calitatea resursei materiale, condiiile de furnizare, distana de transport posibil de utilizat, nivelul preului, potenialul furnizorilor, canalele de distribuie folosite, etc. Elaborarea strategiilor n cumprarea de resurse n raport cu piaa de furnizare intern i extern. Aciunea se realizeaz dup analiza prealabil a caracteristicilor pieei de furnizare, a furnizorilor, a situaiilor care influeneaz strategia de cumprare i altele. Se are n vedere c pentru fiecare resurs i surs de furnizare se impune o strategie specific, chiar dac pe ansamblu sunt caracteristice elemente comune. Prin aceste strategii se vor stabili obiectivele de urmrit specifice aprovizionrii materiale i cu echipamente tehnice, ca i modaliti de aciune. Testarea credibilitii furnizorilor selectai n scopul evidenierii probitii morale, garaniilor de care se bucur, seriozitii n afaceri, responsabilitii n respectarea obligaiilor asumate i nu n ultimul rnd a solvabilitii. Negocierea i concretizarea relaiilor cu furnizorii alei, aciune care implic stabilirea prin acord de voin a tuturor condiiilor de livrarea ntre parteneri. Finalizarea relaiilor de vnzare-cumprare se realizeaz prin emiterea comenzilor i ncheierea de contracte comerciale. Urmrirea i controlul derulrii contractelor de asigurare material, ntocmirea fielor de urmrire operativ a aprovizionrii pe furnizori i resurse. n acest cadru se nscrie i preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente n baza contractelor ncheiate cu unitile de transport. Aciunea presupune i o legtur permanent cu furnizorii prin agenii de aprovizionare n vederea prevenirii unor dereglri n livrri, verificrii pe parcursul fabricaiei a stadiului execuiei i a calitii resurselor materiale. Analiza periodic a stadiului asigurrii bazei materiale i tehnice, a realizrii programelor operative i a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total i distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importan strategic. Asigurarea condiiilor normale de primire-recepie a materiilor prime i materialelor primite de la furnizori. Aceasta presupune amenajarea de spaii speciale de descrcare-recepie dotate cu mijloace tehnice adecvate, constituirea comisiilor de primire-recepie i organizarea activitilor acestora, a formaiilor de lucrtori specializai n efectuarea operaiilor respective. Stabilirea anticipat a spaiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea intern a fluxurilor de circulaie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operaiilor de dezambalare i de depozitare-aranjare a resurselor materiale n magazii i depozite. n acelai sens, se are n vedere nscrierea n eviden a intrrilor de resurse recepionate i acceptate, asigurarea condiiilor de pstrare-conservare cerute de natura 3

resurselor materiale depozitate, ca i celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor. Organizarea raional a sistemului de servire ritmic cu resurse materiale a subunitilor de consum ale ntreprinderii, n strict concordan cu cerinele acestora i cu programele de fabricaie care au stat la baza elaborrii celor de aprovizionare. n acest cadru se asigur elaborarea unor programe optime de circulaie-consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la depozite la subunitile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, ealonarea judicioas n timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de materiale ale punctelor de consum, sau / i a magaziilor intermediare) pentru prevenirea ateptrilor nejustificate la depozite, a supraaglomerrii punctelor de servire, a blocajelor mijloacelor de transport intern, a ncrcrii neuniforme a lucrtorilor din depozite, etc. Controlul sistematic al evoluiei stocurilor efective n raport cu limitele estimate pentru a se evita consecinele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale n stoc asupra activitii economice a ntreprinderii, a situaiei financiare a acesteia. Urmrirea i controlul utilizrii resurselor materiale i energetice pe destinaii de consum. Desfurarea acestei activiti are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului i depozitrii, a nerespectrii disciplinei tehnologice sau destinaiei iniiale de folosire a resurselor materiale, etc. Conceperea i aplicarea unui sistem informaional cuprinztor, simplu i operativ, aezat pe baze informatice, care s permit vehicularea unui volum mare de informaii ntr-un timp scurt, evidenierea clar a strii reale a procesului de asigurare material, evidena corect a materialelor, n orice moment. n acelai timp acest sistem trebuie s dispun de o baz extins de date care s poat fi uor apelat n funcie de necesitile de informare, prelucrare i analiz. Selectarea i angajarea dup principiul competenei al personalului de specialitate n structura profesional specific, formarea i perfecionarea lucrtorilor din sectorul de asigurare material prin diferite forme de pregtire. Structura activitilor componente evideniaz faptul c managementul aprovizionrii materiale integreaz ntru-un tot unitar fluxul i controlul resurselor materiale de la momentul iniierii procesului de asigurare a lor i pn la transformarea lor n produse vandabile. Toate activitile componente ale managementului aprovizionrii au importan i semnificaie economic specific pentru activitatea general a ntreprinderii, pentru realizarea obiectivelor stabilite n cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. ns n economia de pia, unele activiti capt valene noi, importana lor se accentueaz i, ca urmare, acestea trebuie abordate cu un interes sporit, ntr-o viziune racordat total la mediul economic n care acioneaz ntreprinderea. Din categoria activitilor a cror realizare se impune o atenie sporit fac parte: studierea pieei de furnizare, a furnizorilor poteniali i reali; selectarea i testarea credibilitii furnizorilor; elaborarea strategiilor n cumprarea de materii prime, materiale i echipamente tehnice, ca i n domeniul gestiunii stocurilor; negocierea condiiilor de vnzare-cumprare, de 4

comercializare n general i finalizarea aciunii, n cea mai mare msur, pe baz de contracte comerciale; urmrirea evoluiei pieei de furnizare, a structurii i potenialului de resurse, a preurilor .a. 1.1.3 Rolul subsistemului de aprovizionare

Subsistemului aprovizionrii i se asigur rolul de surs de informare strategic i rolul de subsistem cu participare activ la elaborarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderilor. Rolul de surs de informare strategic decurge din raporturile subsistemului cu piaa din amonte, adic piaa de furnizare intern i extern, n calitate de factor de cumprare. Aceast poziie i permite culegerea de informaii utile att pentru procesul de aprovizionare, ct i pentru activitatea de ansamblu a ntreprinderii. Informaiile colectate de pe piaa din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-vnzri din ntreprindere, celui tehnic i de producie, conducerii ntreprinderii i se poate referi la: evoluia cererii i a ofertei de produse; tendinele n evoluia viitoare a concurenei; strategia desfurrii negocierilor; evoluia preurilor; noi condiii de furnizare oferite care influeneaz cumprarea sau determin atragerea clienilor. Rolul strategic al subsistemului de aprovizionare pentru ntreprindere n raport cu piaa din amonte se explic succint i prin faptul c aceasta asigur necesarul de resurse materiale pe termen scurt, mediu i lung; asigur informaii cu privire la caracteristicile cererii i ofertei pe pia; asigur credibilitatea ntreprinderii pe pia i consolidarea imaginii acesteia. Prin natura informaiilor, subsistemul aprovizionare material poate contribui i la mbuntirea performanelor tehnice i de calitate a produselor fabricate de ntreprindere prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe pia, de materiale i echipamente tehnice noi, cu caracteristici superioare care pot fi achiziionate, etc. Rolul de subsistem cu participare activ la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderii se manifest prin: elaborarea i fundamentarea strategiilor eficiente de cumprare de resurse materiale i de echipamente tehnice; elaborarea de strategii de aciune n raport cu furnizorii, care s corespund intereselor ntreprinderii (specificate n strategia general de dezvoltare a acesteia); elaborarea unei strategii adecvate n domeniul colectrii i transmiterii informaiilor; adoptarea unei strategii i a unei politici eficiente n angajarea i formarea forei de munc din domeniul aprovizionrii materialelor, n aprecierea calitii i eficienei muncii, stimulndu-se concurena bazat pe competen profesional n condiiile asigurrii elementelor motivaionale puternice. 1.1.4 Fazele subsistemului de aprovizionare

Evoluia aciunii subsistemului aprovizionare presupune parcurgerea urmtoarelor faze: Faza de pasivitate n care activitatea de aprovizionare material este apreciat ca fiind subordonat subsistemului producie; Faza de autonomie n care aprovizionarea material i elaboreaz strategiile de optimizare la nivelul subsistemului propriu; 5

Faza de participare n care aprovizionarea material particip, prin punerea la dispoziie a informaiilor, datelor i analizelor necesare, la elaborarea strategiilor generale de dezvoltare a ntreprinderii; Faza de integrare n care acest subsistem particip efectiv la fundamentarea strategiei de dezvoltare a ntreprinderii.

1.2 Aspecte legate de procesul de desfacere

1.2.1 Concepe, definiie i rol

Managementul desfacerii produselor reprezint activitatea prin care se asigur vnzarea rezultatelor produciei. Aciunea implic stabilirea cilor, formelor i modalitilor prin care urmeaz a fi vndute produsele fabricate i a pieelor care pot constitui sfera de desfacere. 1.2.2 Obiectivul subsistemului de desfacere

Managementul desfacerii component a funcii comerciale a ntreprinderii are ca obiectiv principal vnzarea produselor, att a mrfurilor precum i a produselor din profilul propriu de fabricaie n condiii de eficien. 1.2.3 Activitile specifice Activitile specifice care se desfoar pentru realizarea n condiii ct mai optime din punct de vedere al ntreprinderii sunt urmtoarele: Elaborarea studiilor de marketing, n vederea asigurrii portofoliului de comenzi i contracte comerciale, a cunoaterii cererii i situaiei concurenei, a preurilor, a noilor produse care pot fi asimilate, a produselor a cror fabricaie trebuie oprit sau redus, a celor ce trebuie modernizate, a condiiilor la care trebuie s rspund pentru a satisface n mai mare msur preferinele clienilor crora li se adreseaz. Totodat se definesc mai bine canalele de distribuie, formele eficiente de promovare a produselor, a vnzrilor, posibilitile de aciune pentru extinderea pieei interne i externe de desfacere a produselor proprii, condiiile de service care trebuie asigurate, mutaiile care se nregistreaz n cerinele, opiunile i sugestiile utilizatorilor, modalitile de rezolvare a reclamaiilor emise de clieni cu privire la sistemul de intervenii tehnice n perioada de garanie, etc. La acestea se adaug i o serie de alte aciuni ca de exemplu: elaborarea i prezentarea de oferte, de cataloage comerciale, de pliante i prospecte, de mostre; participarea la trguri i expoziii din ar i strintate; folosirea publicaiilor curente, a radiului, a televizorului i altele. Asemenea modaliti i mijloace de prezentare implic, cnd este cazul, efectuarea de aciuni de reclam de genul demonstraiilor de funcionalitate. Colectarea comenzilor emise de clieni i constituirea portofoliului de comenzi, ncheierea de contracte comerciale n strict concordan cu cererile clienilor i capacitile de 6

producie disponibile. Se are n vedere contractarea integral a produciei n corelaie cu potenialul tehnic, material i energetic asigurat i n condiiile unui profit ct mai mare. Elaborarea planului strategic i a programelor de livrare-vnzare a produselor contractate pe sortimente concrete i pe cile de distribuie-vnzare stabilite. Rezultatele aciunii constituie baza concret pentru elaborarea, pe de-o parte a programelor de fabricaie (innd cont de structura i dimensiunea capacitilor de producie), ct i a fielor de urmrire operativ a derulrii livrrilor pe clieni, pe canalele de distribuie alese. Urmrirea stadiului execuiei produselor n procesele de fabricaie, prevenirea realizrii de produse necorespunztoare calitativ, impulsionarea factorilor de producie pentru respectarea programelor de fabricaie aciune care condiioneaz n continuare ndeplinirea obligaiilor fa de clieni stipulate n contractele de livrare (termene de livrare, sortimentaie, calitate, cantitate, etc). Crearea sau, dup caz, modernizarea i extinderea reelelor proprii de desfacere a produselor pe piaa intern sau extern. Existena unor reele proprii de vnzare creeaz condiii pentru materializarea operativ a deciziilor referitoare la mbuntirea calitii produselor, modernizarea lor, testarea unor produse noi, mbuntirea sistemului de distribuie, de prezentare a produselor. Aadar, nfiinarea, acolo unde nu exist, respectiv extinderea i modernizarea reelelor de magazine i de depozite proprii de desfacere reprezint, n economia de pia, o aciune deosebit de importat. Asemenea reele proprii de desfacere se amenajeaz att la sediul productorului, ct i n teritoriu, asigurndu-se astfel apropierea sursei de furnizare de locul de consum. Organizarea unor reele proprii de service sau modernizare i extinderea celor existente, pentru a se asigura eliminarea operativ a deficienelor de funcionalitate a produselor, sporirea interesului cumprtorilor la produsele ce se vnd, a ncrederii acestora fa de utilitile oferite de productor. Important este modul de organizare i sfera de servire asigurat unitilor de acest gen pentru a se rspunde prompt i calitativ interveniilor solicitate de cumprtorii produselor. Astfel, unitile de service trebuie dotate cu utilaje, instalaii, dispozitive, aparatur de mare eficacitate i utilitate, amplasate raional din punct de vedere teritorial pentru a acoperi operativ sfera de servire stabilit i dotate cu stocuri de piese de schimb n structura specific produsului i solicitrilor utilizatorilor. Condiiile de service, dac sunt bine organizate, pot contribui n mare msur la penetrarea pe diferite piee, la promovarea vnzrilor, la extinderea aciunilor de modernizare, la sporirea eficienei reclamei comerciale. Extinderea relaiilor de vnzare pe baz de comenzi, convenii i contracte reprezint o aciune care asigur certitudine n activitatea de desfacere pentru o anumit perioad. n interiorul acestei perioade productorul-furnizor va aciona, direct sau prin reelele proprii de desfacere, pentru o conlucrare judicioas cu partenerii n scopul obinerii ncrederii acestora; se creeaz astfel premise pentru prelungirea colaborrii i chiar extinderea vnzrilor determinat de eventualele comenzi suplimentare sau apariia de noi parteneri. 7

Elementele stimulatoare pentru stabilirea unor relaii contractuale pe perioade mai lungi de timp sunt i cele care au n vedere asigurarea unor nlesniri la preurile de desfacere, rabaturi comerciale, servirea cu prioritate, organizarea de service la sediul utilizatorilor, aplicarea unui sistem de servire stimulator (acordarea de bonificaii, livrarea pe credite, etc.). Constituirea unor stocuri de desfacere optime, care s asigure ritmicitatea livrrilor, n concordan cu clauzele prevzute n contractele comerciale ncheiate, i s poat satisface implicit eventualii clieni ntmpltori, dar care pot reprezenta pentru viitor utilizatori sau solicitani constani, stabili i al cror consum se poate amplifica (deci care pot deveni parteneri siguri de afaceri). Asigurarea unor condiii raionale de depozitare a produselor finite i de formare a loturilor de livrare. Livrarea loturilor n condiii de integritate calitativ i cantitativ, la momentele calendaristice prevzute n contractele comerciale, la momentele calendaristice care sunt solicitate de clieni, implic desfurarea activitilor de primirerecepie, de sortare, ambalare, etichetare, marcare i de formare a loturilor destinate livrrii sau vnzrii pe spaii dimensionate raional, cu amenajri i dotri adecvate. Pe parcursul depozitrii lor, produsele trebuie aezate pe un mobilier modern, care asigur stivuirea pe nlime dup sisteme eficiente, evitndu-se afectarea unor suprafee prea mari pentru un asemenea scop fr justificare tehnic i economic. Informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmrire a derulrii livrrilor, de ntocmire a documentaiei de livrare (dispoziii de livrare, facturi, avize de expediie). Informatizarea activitii de desfacere la nivelul ntreprinderii contribuie semnificativ la mbuntirea procesului de servire a partenerilor de contract, a clienilor, n special n cazul vnzrilor din magazinele i depozitele proprii. Organizarea activitii operative de livrare-vnzare a produselor finite, servirea ritmic a clienilor programai i neprogramai n concordan cu cererile acestora specificate n contracte, n comenzile emise. Urmrirea derulrii operative a livrrilor ctre clieni, a realizrii contractelor ncheiate pe total, din care pe principalii cumprtori, a evoluiei stocurilor de desfacere. Coordonarea i controlul activitii depozitelor de desfacere, organizarea primirii i recepiei bunurilor finite de la seciile de fabricaie, a aciunii de formare a loturilor complexe i complete de livrare. Organizarea raional a activitii de informare sistematic asupra comportamentului produselor fabricate i livrate la utilizatori, de intervenie prompt pentru remedierea defeciunilor sesizate i semnalate, de aplicare a sugestiilor pozitive provenite de la clieni. Volumul mare de informaii, pe care unitatea industrial productoare i-l poate asigura astfel, trebuie prelucrat i transmis operativ compartimentelor interesate, care pot interveni pentru a asigura fiecrui produs gradul de utilitate solicitat i parametrii funcionali prevzui. Prin acest mod de aciune, unitatea i atrage aprecierea favorabil a 8

clienilor i determin stabilitatea de durat a relaiilor cu partenerii reali i poteniali. n acelai timp, pe aceast cale, productorii furnizori pot urmrii mai uor care este ciclul de via al produselor, stadiul n care produsul este mbtrnit i trebuie mbtrnit cu altul i altele. Analiznd coninutul managementului desfacerii produciei, se poate concluziona c aceast activitate asigur baza motivaional pentru organizarea i desfurarea fabricaiei de produse; totodat, activitatea de desfacere-vnzare furnizeaz elementele pentru fundamentarea programelor de fabricaie, caracteristicile la care trebuie s rspund produsele, condiiile n care urmeaz a se exploata sau utiliza acestea, cerinele pe care trebuie s le satisfac sectorul producie pentru a rspunde comenzii sociale. n alt ordine de idei, producia respectiv cererile din partea clienilor sub forma comenzilor emise de acestea condiioneaz activitatea de aprovizionare material, punndu-i la dispoziie datele i informaiile prin care se determin dimensiunea i structura resurselor materiale care trebuie asigurate, momentele calendaristice la care sunt necesare, perioada pe care este necesar aciunea. n concluzie are loc un proces complex corelat, care ncepe cu aciunea de studiere a cererii, colectarea i constituirea portofoliului de comenzi pentru produsele care trebuie fabricate sau care trebuie achiziionate n vederea vnzrii lor i se transmite n amonte, spre producie (dac este cazul) i apoi spre aprovizionare.

1.3 Studiu de caz: definirea cerinelor utilizatorului final

n urma discuiilor purtate cu conducerea ntreprinderii a reieit c aceasta dorete un sistem informatic prin care s se faciliteze lucrul cu documentele pe care trebuie s le gestioneze firma, respectiv s se simplifice managementul acestor documente i s se obin rapoarte despre situaia acestor documente la un moment dat. Datorit faptului c filiale ale aceleai firme sunt dispersate n diferite orae ale rii, firma a insistat asupra faptului c aceast aplicaie s fie o aplicaie web, astfel nct att membrii filialelor ct i managerii firmei mam s poat dispun n orice moment de un ansamblu de informaii relevante, actualizate i care s prezinte n mod veridic situaiile din cadrul departamentelor de aprovizionare i desfacere ale firmei. Una din cerinele de baz ale conducerii ntreprinderii a fost introducerea n cadrul aplicaiei informatice a unui sistem de management al comenzilor, astfel nct att furnizorii ct i / sau mai ales clienii s poat vedea n ce stare de preluare se afl la un moment dat comanda fcut. O alt cerin asupra creia s-a pus mare accent a fost posibilitatea ca pe lng gestiunea documentelor s se poat gestiona i informaiile referitoare la partenerii de afaceri, angajaii firmei care lucreaz n cadrul departamentelor de aprovizionare i desfacere i care la un moment dat trebuie s rspund de ndeplinirea cu bine a anumitor sarcini ca de exemplu efectuarea Notei de Intrare - Recepie pe baza Avizului de intrare sau a Facturii Fiscale primite de la furnizori.

Gestiunea conturilor i a formulelor contabile aferente activitilor, care apar n cadrul departamentelor de aprovizionare i desfacere i care trebuie nregistrate n cadrul departamentelor de contabilitate primar i contabilitate financiar reprezint un alt punct cheie asupra cruia beneficiarul a struit.

1.4 Analiza activitii i a sistemului existent

n aceast etap s-a urmrit obinerea unor informaii referitoare la modul de organizare a activitii, analiza proceselor comerciale si a modului de gestiune a documentelor. Analiza s-a desfurat la sediul firmei pe o perioad de o sptmna. S-au fcut rotaii n cadrul departamentelor destinate activitilor comerciale ale firmei pentru a obine o imagine ct mai exact asupra modului de desfurare activitilor necesare aprovizionrii i desfacerii, a fluxurilor de documente din cadrul nterprinderii. S-au cules o serie de documente de intrare si documente de ieire, s-au intervievat o serie de persoane si s-au fcut observaii care se folosesc ca instrumente in proiectarea aplicaiei. n urma acestei analize s-au creat diagrame care au rolul de a evidenia concret modul de desfurare a activitilor din cadrul ntreprinderii astfel nct s se poat aplicaia ce va fi proiectat s corespunde n totalitate dorinelor i cerinelor beneficiarilor. 1.4.1 Analiza procesului de aprovizionare

Documente de intrare (documente necesare iniierii i derulrii procesului de aprovizionare) sunt: Planificare periodic a aprovizionrii cu materii prime i materiale care nu este de fapt un document propriu-zis, ci se fac doar nite calcule pe baza consumului lunar de materie prime; In cazul ntreprinderii pentru care s-a fcut analiza se va calcula planidicarea periodic a aprovizionrii cu mrfuri. Necesar de aprovizionat se calculeaz pe baza ritmului n care se vinde fiecare marf n parte. De obicei se utilizeaz statistici pentru a calcula aceast valoare Oferte de la furnizori Factura de la furnizor Aviz de expediie sau Invoice; Nota de intrare recepie. Documente de ieire (documente emise n cadrul procesului sau rapoartele utilizate) sunt: Cereri de ofert ctre furnizori Comenzi ctre furnizori Rapoarte utilizate pentru urmrirea comenzilor (aceste rapoarte sunt ntocmite de fapt pe baza intrrilor de marf, documente specifice subprocesului Gestiunea mrfurilor): - Situaia APROVIZIONRI PE TERI pe o anume perioad 10

Situaia RECEPIILOR pe o anume perioad Situaia COMENZILOR pe o anume perioad Situaia FACTURILOR pe o anume perioad Situaia PRELURILOR pe o anume perioad Situaia MISCRILOR pe o anume perioad Documentele care conin articolul selectat;

Diagrama USE CASE pentru modelarea activitilor de aprovizionare Diagramele de tip USE CASE reprezint baza aproape fiecrei aplicaie care implementeaz tehnologia orientat pe obiecte, inclusiv a UMLului. Prin intermediul acestor diagrame se descrie structura static a aplicaiei.

introduce avize de expeditie primite de la furnizori

Depozitar

introducere marfa in depozit

generare NIR Operator aprovizionare introduce facturile fiscale primite de la furnizori

Contabil aprovizionare

genereaza comenzile catre furnizori

genereaza nota contabila

Director

centralizator de note contabile

Contabil sef

Fig. 1Diagrama USE CASE pentru procesul de aprovizionare

Aceste diagrame pot s conin urmtoare elemente: - cazurile de utilizare, care sunt reprezentate prin cadrul unor eclipse i care definesc diferitele aciuni pe care utilizatorul le efectueaz i care sunt utile pentru proiectarea aplicaiei. Astfel de exemplu, directorul departamentului de aprovizionare efectueaz n urma analizei efectuate de noi n cadrul ntreprinderii, dou activiti principale i anume: verific notele contabile generate n cadrul departamentului de contabilitate financiar i respectiv vizualizeaz rapoartele generate de aplicaie pentru fundamentarea deciziilor cu privire la modul de aciune n viitor 11

actorii, sunt persoane, organizaii sau sisteme externe care joac unul sau mai multe roluri n cadrul interaciunii cu sistemul nostru (contabil aprovizionare, contabil ef, gestionar aprovizionare, depozit, directorul) notele de comentarii, care sunt necesare atunci cnd se dorete explicarea anumitor fenomene care nu sunt intuitive.

Diagrama fluxului de date din cadrul ntreprinderii

Planificare periodica a aprovizionarii cu materii prime

Necesar lunar de aprov.cu materii prime

Inregistrare aviz de expeditie

Aviz de expeditie

Aprobare conducere

NU

Intrare de marfa

NIR

DA
Modificare stoc
Oferta pret?

NU

DA

Intocmire cerere oferta

Cerere oferta de pret

Inregistrare factura

Factura

Comunicare cu furnizorul, urmarire livrari pe comenzile trimise la furnizor

Oferte furnizori

Intocmire comenzi furnizori

Comenzi furnizori

Fig. 2 Diagrama fluxului de date al procesului de aprovizionare

12

1.4.2

Analiza procesului de desfacere

Documente de intrare (document necesar iniierii i derulrii procesului) este comanda client - aceasta ns nu este obligatorie s existe. Procesul de vnzare se poate iniia i fr existena unei comenzi. n aceast situaie firma trebuie s lucreze pe stoc adic trebuie s dein cantitatea solicitat de client, caz in care livrarea se realizeaz direct din stoc. Vnzarea produselor finite din stoc presupune c ntotdeauna trebuie s existe n depozitele ntreprinderii o anumite cantitate de produs, acest lucru nseamn c ntreprinderea va trebui sa produc permanent pentru acoperirea acestui stoc. Documente de ieire (documente emise n cadrul procesului sau rapoartele utilizate) sunt: Avizul de expediie Factura Rapoarte ce se pot folosi: - Situaia general a documentelor de desfacere - Situaia produselor vndute la diferiii clieni - Situaia comenzilor pe produse, ntr-o perioad - Situaia facturilor emise, ntr-o perioad Diagrama USE CASE pentru modelarea activitilor de desfacere n cadrul acestei diagrame actorii sunt: Contabil desfacere, Gestionar desfacere, Contabil ef, Director, Depozit

13

genereaza aviz de insotire a marfii Contabil desfacere

descarcarea gestiunii

Depozitar

inregistreaza comenzile primite de la client

genereaza facutra client

intocmeste avize de expeditie pentru marfurile expediate la clienti Operator desfacere

Contabil sef

intocmeste facturi fiscala pentru clienti

genereaza nota contabila

Director

centralizator de note contabile

Fig. 3. Diagrama USE CASE pentru procesul de desfacere

14

Diagrama fluxului de date din cadrul ntreprinderii

Planificare periodica a vanzarilor de marfuri

Necesar lunar de marfuri pentru a face fata comenzilor din partea clientilor

Inregistrare aviz de expeditie

Aviz de expeditie

NU
Aprobare conducere

Iesire de marfa

DA

Oferta pret?

NU

Modificare stoc

DA

Intocmire cerere oferta

Cerere oferta de pret

Inregistrare factura
Comunicare cu clientii, urmarirea livrari pe comenzile trimise de catre client Oferte clienti

Factura

Inregistrare comenzi clienti

Comenzi clienti

Fig.4. Diagrama fluxului de date al procesului de desfacere

15

Diagrama procesului de contare

verificare documente introduse in sistem

Da NIR a fost generat pentru toate articolele Nu se genereaza NIR pentru toate articolele

Generare Nota contabila

Fig. 5. Modelarea procesului de contare

Diagrama procesului de depozitare

daca exista aviz de insotire a marfii, atunci nota de intrare receptie(NIR) se poate realiza pe baza acestui document daca se doreste, dar nu este obligatoriu NIR - Nota de intrare receptie. Pe baza acestui document se face intrarea produselor in Fisa de magazie si prin urmare in depozit

primeste avizele sau facturile

intocmeste NIR pe fiecare depozit in parte

se actualizeaza stocurile

Fig. 6 Modelarea procesului de depozitare

Bibliografie [MFP02]Ministerul Finanelor Publice - Reglementri contabile pentru ageni economici Ed. Economic, Bucureti, 2002 [PnBod03]Iacob Pntea, Bodea Gheorghe - Contabilitatea Romneasc armonizt cu Directivele Contabile Europene, Ed. Intelcredo, Deva , 2003 [Plos03]Possler L., Lambru Ghe. Contabilitatea Intreprinderilor ndrumar practic, Ed. Fundaiei Andrei aguna, Constana, 2003

16