Cursul nr.

1
CONDUCEREA ŞI ORGANIZAREA APROVIZIONĂRII MATERIALE
ŞI CU ECHIPAMENT TEHNIC
1.1. Managementul aprovizionării: concept, conţinut, trăsături
Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele
materiale şi tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită realizarea
obiectivelor generale ale întreprinderii, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit
cât mai mare.
În literatura de specialitate, ca şi în practica economică, sunt utilizaţi frecvent termeni ca:
achiziţionare, asigurare, aprovizionare, cumpărare, alimentare. Aceşti termeni au însă o
semnificaţie asemănătoare sau, după caz, diferită. Astfel, "achiziţionarea" reprezintă o acţiune
de angajament financiar "de cumpărare" a unor resurse materiale sau produse, fiind o
tranzacţie efectivă între un vânzător şi un cumpărător (formele prin care se realizează, de către
unităţile economice, devenind relativ uniforme). În raport cu achiziţionarea, "aprovizionarea"
are un conţinut mai larg; achiziţionarea este doar un moment al procesului complex de
aprovizionare cu materiale şi echipamente tehnice. Achiziţionarea, ca o componentă a
activităţii de aprovizionare, este precedată, de exemplu, de acţiunile de identificare a nevoilor, de
stabilire a dimensiunii acestora şi a momentelor de satisfacere (care declanşează emiterea cererii
sau a comenzii), fiind urmată apoi de negocierea condiţiilor de furnizare, de aducere efectivă a
resurselor materiale etc. "Asigurarea materială şi cu echipamente tehnice" se apreciază în
general ca termen similar noţiunii de "aprovizionare"; în practica economică de specialitate
asigurarea are o sferă de cuprindere mai extinsă, aceasta incluzând atât aprovizionarea, cât şi
acţiunea de completare a bazei materiale şi tehnice necesare cu resurse din surse proprii
(interne) ale întreprinderii (ne referim la resursele care se consumă parţial sau integral în aceeaşi
întreprindere în care se şi produc: SDV, anumite forme de energie, diferite piese, subansamble,
materiale noi şi refolosibile). În sfârşit "alimentarea" reprezintă o acţiune de finalizare a
procesului de aprovizionare (sau de asigurare) prin trecerea în consum a resurselor
materiale aduse - sosite de la furnizori sau fabricate chiar în întreprinderea consumatoare.
Alimentarea se desfăşoară, deci, în interiorul unităţii economice prin trecerea materiilor prime
din depozite la punctele de prelucrare - consum în concordanţă cu programele elaborate în
prealabil. Alimentarea se încadrează în sistemul logistic intern al unităţii economice, care
cuprinde fluxul de resurse, sistemul de transport intern şi cel informaţional- decizional, ş.a.
În ceea ce priveşte "gestiunea fluxurilor materiale", aceasta se încadrează în termenul
general de asigurare materială care defineşte aria completă de cuprindere a întregului
proces de formare şi gestiune a bazei materiale şi de echipamente tehnice al întreprinderii.
Managementul aprovizionării reprezintă un concept unitar complex, căruia îi este propriu o
structură extinsă de activităţi componente, care au în vedere, ca elemente de ansamblu,
problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare,
antrenare, derulare efectivă, de urmărire-control, analiză şi evaluare.
Managementul aprovizionării - componentă a funcţiunii comerciale a întreprinderii - asigură
echilibrul între necesităţile şi disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate
economică. Principalul "obiectiv" al activităţii de aprovizionare se 7
concretizează în „asigurarea completă şi complexă a unităţii economice cu resurse materiale
şi tehnice corespunzătoare calitativ, la locul şi termenele solicitate, cu un cost minim”. Pentru
realizarea acestui obiectiv, se iniţiază şi desfăşoară în principiu mai multe activităţi specifice cu
grad de complexitate şi dificultate diferit. Între acestea amintim:
o Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare
desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a celei productive;
o Fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de aprovizionare (asigurare)
materială şi energetică a unităţii;
o Dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor materiale şi
energetice;
o Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului de
folosire a resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrării
(materiale încorporate în produse, resturi, pierderi prin ardere, evaporări etc.).
o Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor (a cantităţilor de comandat)
de resurse materiale pentru comandă şi aprovizionare;
o Prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice în vederea
depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de furnizare.
o Alegerea resurselor materiale şi echipamentelor tehnice care răspund cel mai bine
caracteristicilor cererilor pentru consum, prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare,
reprezintă substituenţi eficienţi pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigură prin
import etc.;
o Alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice şi
asigură certitudine în livrările viitoare pe termen scurt sau lung.
o Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piaţa de furnizare internă
şi externă.
o Testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale,
garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, responsabilităţii în respectarea
obligaţiilor asumate şi, nu în ultimul rând, a solvabilităţii;
o Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi, acţiune care implică stabilirea, prin
acord de voinţă, a tuturor condiţiilor de livrare între parteneri. Finalizarea relaţiilor de vânzare-
cumpărare se realizează prin emiterea comenzilor şi încheierea de contracte comerciale;
o Urmărirea şi controlul derulării contractelor de asigurare materială, întocmirea fişelor
de urmărire operativă a aprovizionării pe furnizori şi resurse. În acest cadru se înscrie şi
preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente în baza contractelor
încheiate cu unităţile de transport. Acţiunea presupune şi o legătură permanentă cu furnizorii
prin agenţii de aprovizionare în vederea prevenirii unor dereglări în livrări, verificării pe parcursul
fabricaţiei a stadiului execuţiei şi a calităţii resurselor materiale etc.;
o Analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale şi tehnice, a realizării
programelor operative şi a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total şi
distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importanţă strategică etc.;
o Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a partizilor de materiale sosite de la
furnizori; aceasta presupune: amenajarea de spaţii speciale de descărcare- recepţie, dotate cu
mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor
8
de primire- recepţie şi organizarea activităţii acestora, a formaţiilor de lucrători specializaţi
în efectuarea operaţiilor respective ş.a.;
o Stabilirea anticipată a spaţiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat,
organizarea internă a fluxurilor de circulaţie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare,
efectuarea operaţiilor de dezambalare (dacă este cazul) şi de depozitare- aranjare a
resurselor materiale în magazii şi depozite. În acelaşi sens, se are în vedere înscrierea în
evidenţă a intrărilor de resurse recepţionate şi acceptate, asigurarea condiţiilor de păstrare-
conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate, ca şi a celor de prevenire a
sustragerilor, de securitate contra incendiilor;
o Organizarea raţională a sistemului de servire (alimentare) ritmică cu resurse materiale a
subunităţilor de consum ale întreprinderii, în strictă concordanţă cu cerinţele acestora şi cu
programele de fabricaţie care au stat la baza elaborării celor de aprovizionare; în acest cadru
se asigură : elaborarea unor programe optime de circulaţie consum, de corelare a momentelor de
eliberare sau transmitere a materialelor de la depozite la subunităţile de consum cu cele la care
sunt efectiv necesare, eşalonarea judicioasă în timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de
materiale ale punctelor de consum, sau/şi a magaziilor intermediare) pentru prevenirea aşteptărilor
nejustificate la depozite, a supraaglomerării punctelor de servire, a blocării mijloacelor de
transport intern, a încărcării neuniforme a lucrătorilor din depozite ş.a.;
o Controlul sistematic al evoluţiei stocurilor efective în raport cu limitele estimate pentru a
se evita consecinţele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa
de materiale în stoc asupra activităţii economice a întreprinderii, a situaţiei financiare a
acesteia;
o Urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale şi energetice pe destinaţii de
consum. Desfăşurarea acestei activităţi are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele
stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului şi depozitării, a nerespectării disciplinei
tehnologice sau destinaţiei iniţiale de folosire a resurselor materiale etc.;
o Conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional cuprinzător, simplu şi operativ, aşezat
pe baze informatice, care să permită: vehicularea volumului imens de informaţii într-un
timp scurt; evidenţierea clară a stării reale a procesului de asigurare materială; evidenţa
corectă a materialelor, în orice moment. În acelaşi timp, acest sistem trebuie să dispună de o
bază extinsă de date care să poată fi uşor apelată în funcţie de necesităţile de informare, prelucrare
şi analiză;
o Selectarea şi angajarea după principiul competenţei a personalului de specialitate în
structura profesională specifică; formarea şi perfecţionarea lucrătorilor din sectorul de
asigurare materială prin diferite forme de pregătire ş.a.

Structura activităţilor componente evidenţiază faptul că managementul aprovizionării materiale

integrează într-un tot unitar fluxul şi controlul resurselor materiale de la momentul iniţierii
procesului de asigurare a lor şi până la transformarea acestora în produse vandabile (adică
de la identificare necesităţi, selectare furnizori, cumpărare, aducere, depozitare, şi până la trecerea
în consum, controlul utilizării resurselor materiale în scopul obţinerii unor efecte maxime din
investiţia făcută).
În consecinţă, managementul aprovizionării materiale poate fi privit ca o modalitate de grupare
a activităţilor specifice, interpretat printr-o abordare sistemică.
În general, toate activităţile componente ale managementului aprovizionării au 9
importanţă şi semnificaţie economică specifică pentru activitatea generală a întreprinderii, pentru
realizarea obiectivelor stabilite în cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. Însă, în economia de
piaţă unele activităţi capătă valenţe noi, importanţa lor se accentuează şi ca urmare, acestea
trebuie abordate cu un interes sporit, într-o viziune racordată total la mediul economic în care
acţionează întreprinderea. Interpretarea porneşte de la conţinutul obiectivelor specifice asigurării
materiale care sunt subordonate realizării obiectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a
întreprinderii.