Structura de personal specifică compartimentului de aprovizionare;

activităţi de realizat pe funcţiile principale

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, este necesar ca, în final, să se asigure derularea
activităţilor de aprovizionare şi de desfacere în strictă concordanţă cu necesitatea realizării
"obiectivului de bază" al întreprinderii: "funcţionalitatea ei în condiţii de eficienţă, obţinerea
de profituri cât mai mari din investiţiile de capital efectuate". În organizarea conducerii
aprovizionării şi desfacerii se impune orientarea spre sisteme deschise, uşor adaptabile la noile
condiţii care apar în relaţiile de vânzare-cumpărare de pe piaţa internă şi internaţională, în
organizarea şi mărimea unităţilor economice etc. După alegerea sistemului de organizare se trece
la repartizarea pe posturi şi funcţii a atribuţiilor şi responsabilităţilor specifice, respectiv a
activităţilor pe care le au de realizat viitorii angajaţi cu precizarea răspunderilor ce le revin.
În concretizarea acţiunii se are în vedere încărcarea raţională cu sarcini şi atribuţii a fiecărui post
pe orice nivel ierarhic din structura organizatorică a compartimentelor (şef serviciu, şef de birou,
economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.). În repartizarea sarcinilor pe posturi se
urmăreşte ca volumul de muncă pentru îndeplinirea lor, corelat cu gradul de complexitate al
acestora, să asigure, în condiţiile unei intensităţi normale a muncii, folosirea integrală a timpului
disponibil al fiecărui lucrător.
Selecţia personalului trebuie să se facă pe baza examenului profesional şi psihologic al
candidaţilor la diferitele posturi şi funcţii, în raport cu natura acestora pentru a se respecta
principiul angajării pe bază de competenţă. Acest aspect impune, chiar în structurile de personal
existente, să se procedeze periodic la reexaminări privind nivelul de pregătire pe plan profesional
al angajaţilor fiecărui loc de muncă, la reaşezări pe posturi, la acţiuni de reciclare şi perfecţionare
(de împrospătare a cunoştinţelor), la noi angajări etc.
O importanţă deosebită o prezintă numărul şi structura pe funcţii a personalului din cadrul
compartimentelor de management în aprovizionare şi desfacere. Astfel, în cazul celui de
aprovizionare numărul este relativ mare dacă firma (unitatea economică) efectuează în principal
operaţii de asamblare (montaj) şi relativ mic dacă este integrată pe verticală. Structura de personal
include şeful de compartiment care poate purta denumirea de director cu aprovizionarea,
vicepreşedinte responsabil cu aprovizionarea sau şef de serviciu, de birou. În subordinea
acestuia se află grupele de agenţi şi/sau achizitori. În cadrul departamentelor mari, complexe,
structura de personal cuprinde şi analişti de aprovizionare, dispeceri şi experţi în transporturi.
Semnificativ este faptul că achizitorul şi procuristul, într-un cuvânt "agentul de aprovizionare"
acţionează într-un spirit specific profesiei, manifestând o afinitate tot mai mare faţă de activitatea
financiară a unităţii economice. Aceasta pentru că rolul agentului de aprovizionare este de a
cumpăra şi a asigura transportul resurselor materiale necesare firmei pe care o reprezintă şi în
numele căreia acţionează; el alimentează astfel un complex de producţie condiţionându-i
funcţionalitatea prin atribuţiile şi responsabilităţile care îi sunt stabilite.
Prin angajamentele financiare importante pe care le antrenează, la rândul lui, procuristul îşi pune
amprenta substanţial asupra situaţiei economice a firmei sale. În viziunea nouă a conducerii
unităţilor economice, agentul de aprovizionare în general este considerat ca "factor aducător de
profit" la fel ca şi vânzătorul de produse; interpretarea este determinată de 19
faptul că, ori de câte ori agentul cumpără materiale la un preţ mai mic, el va spori profitul firmei
cu diferenţa respectivă. Se ştie că peste 50% din volumul profitului este realizat din acţiunea de
cumpărare a resurselor materiale.
Agenţii de aprovizionare se ocupă, în general, cu: studierea pieţelor de materii prime şi
produse; depistarea surselor de furnizare; negocierea preliminară a condiţiilor de furnizare
(inclusiv a preţurilor de vânzare, de acordare a rabaturilor, a creditelor ş.a.); participarea la
încheierea de convenţii speciale, de contracte economice de livrare; achiziţionarea-
cumpărarea de materiale, produse sau echipamente tehnice neprogramate anticipat;
urmărirea derulării operative a procesului de aprovizionare în raport cu prevederile
contractuale; contactarea unităţilor de transport specializate şi stabilirea condiţiilor de
deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinaţie (depozite
centrale, depozite teritoriale, depozite amenajate pe lângă punctele de consum etc.); participarea
la bursele de materii prime şi studierea evoluţiei potenţialului de furnizare, a tendinţelor de
preţ ş.a.; informarea factorilor de conducere a asigurării materiale, a colaboratorilor din
celelalte compartimente asupra diferitelor situaţii care presupun analize, evaluări,
interpretări, măsuri, decizii ş.a. Agenţii de aprovizionare pot fi repartizaţi pe zone teritorial-
geografice de furnizare sau cu rază nelimitată de acţiune. Ei pot fi angajaţi permanent sau
temporar chiar din zonele geografice respective, având reşedinţa stabilă în aceste zone.
Agentul de aprovizionare acţionează după un "cod profesional" care specifică "normele etice şi
profesionale" după care se conduce. Agenţii de aprovizionare se organizează, de regulă, într-o
asociaţie proprie specifică (de exemplu, în SUA - Asociaţia Naţională a Agenţilor Achizitori).
Profesia de agent de aprovizionare prezintă stabilitate relativă, durata medie de ocupare a unui
asemenea post este de 12 la 15 ani - durată considerată remarcabilă pentru lucrătorii din acest
domeniu.
Analiştii în domeniul aprovizionării au atribuţii şi responsabilităţi legate de elaborarea de studii
de prognoză privind evoluţia consumurilor, fundamentarea necesităţilor de resurse
materiale, în volum şi structură; elaborarea strategiei şi a programelor de aprovizionare
materială, de echipamente şi alte elemente tehnice, analiza gradului de fundamentare a
necesităţilor de consum, a cererilor de materiale emise de subunităţile de consum;
dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantităţilor economice de comandat;
participarea la selecţia şi testarea credibilităţii furnizorilor, la negocierea condiţiilor de
livrare şi încheierea de contracte comerciale, întocmirea de situaţii şi rapoarte statistice şi
curente privind acoperirea cu resurse a necesităţilor de consum, stadiul realizării
contractelor economice, evoluţia stocurilor efective în raport cu nivelurile estimate, gradul
de încadrare în consumurile specifice şi indicii de consum din documentaţia tehnică, stadiul
rezolvării litigiilor contractuale cu partenerii ş.a.
În sfârşit, experţii şi dispecerii în transporturi se ocupă cu: elaborarea programelor optime de
transport între punctele de consum ale întreprinderii, asigurarea traficului privind mişcarea
materialelor în interiorul şi în afara unităţii economice; asigurarea necesarului de mijloace de
transport din parcul propriu al firmei sau prin închiriere (colaborând, în aducerea materialelor
de la sursele de furnizare, cu agenţii de aprovizionare); asigurarea condiţiilor pentru realizarea,
în timp util şi cu eficienţă a operaţiilor de încărcare, descărcare, manipulare a resurselor
materiale; stabilirea măsurilor pentru folosirea eficientă a mijloacelor de transport proprii sau
închiriate şi reducerea astfel a cheltuielilor cu mişcarea materialelor ş.a.