Organizarea internă a compartimentului de aprovizionare

Derularea normală a proceselor de aprovizionare necesită organizarea, în cadrul structurii

manageriale a unităţilor industriale, a unui compartiment de specialitate constituit sub formă de
divizie, direcţie, departament, serviciu, birou, în funcţie de volumul şi profilul de activitate,
forma de organizare şi mărimea firmei (corporaţie, concern, companie, trust, regie autonomă,
societate comercială pe acţiuni sau cu răspundere limitată ş.a.). Acestui compartiment, în funcţie
de natura activităţilor care îi sunt specifice, trebuie să i se asigure o organizare internă
raţională. Organizarea structurală proprie influenţează direct funcţionalitatea "subsistemului
aprovizionare materială"; o organizare eficientă trebuie să aibă în vedere:
identificarea principalelor funcţii ale subsistemului;
definirea criteriilor pe baza cărora se va contura organizarea structurală;
precizarea rolului subsistemului în cadrul organizării structurale de ansamblu a între-
prinderii;
stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (de delegare a autorităţii şi responsa-
bilităţilor pe niveluri ierarhice);
definirea precisă a funcţiilor, ca element esenţial al unei structuri organizatorice eficiente
ş.a.
Organizarea structurală trebuie să prezinte mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile
condiţii care apar atât în sistemul intern al întreprinderilor, cât şi în mediul socio-economic în care
aceasta acţionează.
Sistemele concrete de organizare structurală a compartimentelor de asigurare materială din
întreprinderile de producţie sunt variate. În acest sens, experienţa practică, generalizată la nivelul
teoriei de specialitate, evidenţiază următoarele modalităţi: "sistemul pe grupe de activităţi
distincte" şi "sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare- control utilizare resurse
materiale".
Modalităţile concrete de organizare a compartimentului de aprovizionare materială se
diferenţiază prin modul cum se repartizează şi se prevede realizarea sarcinilor stabilite. În toate
cazurile, compartimentul, în ansamblul său, răspunde de derularea procesului în modul cel mai
economic, echilibrând factorii contradictorii pentru a obţine cel mai bun rezultat final. Prin
organizarea internă se stabilesc, de fapt, domeniile de acţiune, 12
atribuţiile şi sarcinile compartimentului de aprovizionare, de la iniţierea activităţilor de
realizat şi până la finalizarea lor.
"Sistemul pe grupe de activităţi distincte" constă în departajarea procesului de aprovizionare pe
principalele activităţi componente în funcţie de natura, gradul de complexitate sau de
omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut şi sub denumirea de "funcţional", asigură o
delimitare selectivă a activităţilor de prognozare-planificare- programare a aprovizionării, de
cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionării, de urmărire,
control, analiză şi evaluare a acestuia, de depozitare- păstrare a resurselor materiale asigurate,
de urmărire a modului de folosire a acestora pe destinaţii de consum. Aşadar, sistemul
presupune identificarea, delimitarea şi gruparea activităţilor după criteriile amintite şi
constituirea de subcolective (grupe) distincte care să le realizeze calificat şi operativ. (figura 1.2).