UNIVERSITATEA CONSTANTIN BR^NCOVENU PITE}TI

FACULTATEA DE MANAGEMENT, MAKETING {N AFACERI ECONOMICE SPECIALIZAREA CONTABILITATE }I INFORMATIC~ DE GESTIUNE

GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE CU AJUTORUL UNUI SISTEM INFORMATIC

- LUCRARE DE LICEN|~ -

{NDRUM~TOR: LECTOR UNIVERSITAR DR. MARIANA ST~NILOIU

ABSOLVENT:

~ 2006 ~

CUPRINS
CAP. I. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE....................................................................................3 1.2. DISPOZITII LEGISLATIVE PRIVIND DEFINIREA, CLASIFICAREA }I CODIFICAREA MIJLOACELOR FIXE....................................................................................................................3 1.2. AMORTIZAREA MIJLOACELOR FIXE.............................................................................14 2.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL }I SISTEM INFORMATIC....................20 2.2. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC..............................................................22 2.3. TIPURI DE SISTEME INFORMATICE UTILIZATE {N GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE...............................................................................................................................................29 CAP. III SISTEM INFORMATIC PENTRU GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE LA GRUPUL } COLAR INDUSTRIAL COSTIN D. NENI|ESCU BR~ILA......................................................48 3.1. PREZENTAREA UNIT~|II.....................................................................................................48 3.2. STUDIUL }I ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT............................................................56 3.3. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC...................................................................62 3.4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC............................................................84 BIBLIOGAFIE...................................................................................................................................88

CAP. I. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE

1.2. DISPOZITII LEGISLATIVE PRIVIND DEFINIREA, CLASIFICAREA }I CODIFICAREA MIJLOACELOR FIXE

Conform legisla\iei [n vigoare1 sunt considerate mijloace fixe obiectul singular sau complexul de obiecte care [ndepline]te cumulativ urm`toarele condi\ii:

are o valoare contabil` mai mare de 15.000.000 lei; are o durat` normal` de utilizare mai mare de un an.

Contabilitatea sintetic` a activelor fixe corporale se \ine pe categorii, iar contabilitatea analitic` pe fiecare obiect de eviden\`, prin care se [n\elege obiectul singular sau complexul de obiecte cu toate dispozitivele ]i accesoriile acestuia, destinat s` [ndeplineasc` [n mod independent, [n totalitate, o func\ie distinct`2. Mijloacele fixe sunt bunuri reprezentate de echipamente ]i utilaje aflate [n sfera produc\iei, a comercializ`rii ]i presta\iilor de servicii, care au o durat` [ndelungat` de func\ionare, particip` la mai multe cicluri de fabrica\ie sau comercializare ]i a c`ror valoare se transmite treptat, sub forma amortiz`rii, asupra cheltuielilor fiec`rui exerci\iu. Ele nu se [ncorporeaz`, sub aspect material, [n

H.G. 1035/14.12.1999 privind stabilirea valorii de intrare a mijloacelor fixe. M.O. nr. 617/16.12.1999 2 O.M.F.P. NR. 1917/2005 Contabilitatea institu\iilor publice
1

structura ini\ial`.1

produselor,

lucr`rilor

executate,

p`str@ndu-]i

forma

{n \`rile dezvoltate, ponderea mijloacelor fixe [n patrimoniul societ`\ilor a sc`zut vertiginos [n ultimii ani, pentru c` societ`\ile recurg tot mai des la [nchirierea mijloacelor fixe sub form` de loca\ie sau leasing financiar. Unitile care desfoar activiti economice care imobilizeaz capital n active corporale i necorporale supuse deprecierii, prin utilizare sau n timp, vor calcula, vor nregistra n contabilitate i vor recupera uzura fizic i moral a acestora, pentru refacerea capitalului angajat. Aceste operaiuni sunt denumite este generic n amortizarea capitalului imobilizat. Capitalul imobilizat supus amortizrii reflectat patrimoniul agenilor economici prin bunurile i valorile destinate s deserveasc activitatea pe o perioad mai mare de un an i care se consum treptat. Activele b) obiecte corporale aferente capitalului imobilizat sunt2: a) terenurile, inclusiv investiiile pentru amenajarea acestora; mijloacele fixe. ce se utilizeaz ca atare i ndeplinete cumulativ Sunt considerate mijloace fixe obiectul sau complexul de urmtoarele condiii:
a)

are o valoare de intrare mai mare dect limita stabilit prin

hotrre a Guvernului. Aceast valoare poate fi actualizat anual, n funcie de indicele de inflaie;
b)

are o durat normal de utilizare mai mare de un an.

Pentru obiectele care sunt folosite n loturi, seturi sau care formeaz

1 2

Stoian Ana Contabilitate ]i gestiune fiscal`, Editura M`rg`ritar, Bucure]ti, 2001,pg. 165 Legea nr. 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Rom@niei nr. 242 din 31 mai 1999

un singur corp, la ncadrarea lor ca mijloace fixe se are n vedere valoarea ntregului corp, lot sau set. Sunt, de asemenea, considerate mijloace fixe supuse amortizrii: a) investiiile efectuate la mijloacele fixe luate cu chirie; b) capacitile puse n funciune parial, pentru care nu s-au ntocmit rezultat formele de nregistrare ca mijloace fixe. Acestea se prin nsumarea cheltuielilor efective ocazionate de cuprind n grupele n care urmeaz a se nregistra, la valoarea realizarea lor; c) investiiile efectuate la mijloacele fixe, n scopul mbuntirii parametrilor tehnici iniiali, prin majorarea valorii de intrare a mijlocului fix. Mijloacele fixe nu-]i modific` forma [n timpul utiliz`rii, particip@nd la mai multe procese de produc\ie ]i []i transmit valoarea treptat asupra produselor fabricate, lucr`rilor executate sau serviciilor prestate, sub form` de amortizare. Dup` sfera de activitate, mijloacele fixe pot fi productive, cu participare direct` [n procesul de produc\ie, ]i neproductive, care deservesc diverse activit`\i administrative, sociale.1 Sunt considerate active corporale, dar nu se supun amortizrii: mijloacele fixe aflate n proprietatea public, lacurile, blile, iazurile, care nu sunt rezultatul unei investiii, precum i terenurile, inclusiv cele mpdurite. Nu sunt considerate mijloace fixe2:
a)

motoarele,

aparatele

alte

subansambluri

ale

mijloacelor fixe, procurate n scopul nlocuirii componentelor uzate

Coriolan Mare] (coordonator), Contabilitate financiar`, Editura Independen\a economic`, 2000, pg. 103 2 Legea nr. 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Rom@niei nr. 242 din 31 mai 1999
1

cu ocazia reparaiilor de orice fel, care nu modific parametrii tehnici iniiali ai mijlocului fix;
b)

sculele, instrumentele i dispozitivele speciale ce se

folosesc fie la fabricarea anumitor produse n serie, fie la executarea unei anumite comenzi, indiferent de valoarea i de durata lor de funcionare normal;
c) d)

construciile i instalaiile provizorii; animalele care nu au ndeplinit condiiile pentru a fi

trecute la animale adulte, animalele de ngrat, psrile i coloniile de albine;

e) f)

pdurile; investiiile efectuate pentru realizarea lucrrilor miniere

din afara perimetrelor de exploatare, precum i cele pentru foraj, executate pentru explorri, prospeciuni geologice i geofizice, forajele pentru alimentarea cu ap, care nu au dat rezultate, sondele situate n gaz - capul unor zcminte de tiei, precum i sondele de cercetare geologic, care au pus n eviden acumulri de hidrocarburi, dar care, din motive geologico-tehnice i economice obiective, nu pot fi exploatate;
g)

prototipurile, atta timp ct servesc ca model la

executarea produciei de serie, inclusiv seria zero, sau sunt supuse ncercrilor n vederea omologrii la productor;
h)

echipamentul de protecie i de lucru, mbrcmintea

special, precum i accesoriile de pat, indiferent de valoarea i de durata lor de utilizare. Duratele 2139/2004. normale de funcionare, precum i clasificaia mijloacelor fixe este aprobat` prin Hot`r@rea Guvernului nr.

Mijloacele fixe sunt clasificate [n 3 grupe principale ]i anume1: Grupa 1 Construc\ii; Grupa 2 Instala\ii tehnice, mijloace de transport, animale ]i planta\ii;
-

Grupa 3 Mobilier, aparatura birotic`, echipamente de protect\ie a valorilor umane ]i materiale ]i alte active corporale.

Catalogul cuprinde datele necesare identific`rii mijlocului fix pentru stabilirii corect duratelor normale de func\ionare (utilizare) a mijloacelor fixe astfel: a) codul de clasificare; b) denumirea grupei, subgrupei, clasei, subclasei ]i a familiei mijloacelor fixe amortizabile
c) durata normal` medie de func\ionare (utilizare), [n ani, care

coincide cu durata de amortizare a mijloacelor fixe. Din punct de vedere economic mijloacele fixe pot fi clasificate dup` dou` criterii2: a) dup` domeniul de utilizare: - mijloace fixe de produc\ie care particip` direct sau indirect curent`; - mijloacele fixe de comercializare; - mijloace fixe utilizate [n scopuri sociale; b) dup` apartenen\a lor: - mijloacele fixe proprietate a unit`\ii patrimoniale [nscrise [n inventarul acesteia, valoarea lor real` fiind eviden\iat` [n bilan\ - mijloace fixe luate cu chirie, loca\ie de gestiune,
1 2

la

procesul

de produc\ie sau

activitatea

H.G. 2139/2004 publicat` [n Monitorul Oficial nr. 46 din 13 ianuarie 2005 Stoian Ana Contabilitate ]i gestiune fiscal`, Editura M`rg`ritar, Bucure]ti, 2001, pg. 167

concesiune, penru care eviden\a este realizat` prin intermediul conturilor speciale, nefiind cuprinse [n bilan\ul patrimonial.
c) dup`

structura,

natura

]i

particularit`\ile

tehnico-

constructive1: construc\ii industriale agricole pentru transporturi po]t` ]i telecomunica\ii hidrotehnice pentru afaceri comer\ depozitare locuin\e social-culturale transportul energiei electrice alimentarea cu ap`, canalizare ]i [mbun`t`\iri transportul ]i distribu\ia petrolului, gazelor,

funciare lichidelor industriale, aerului comprimat ]i pentru termoficare; instala\ii tehnice, mijloacea de transport, animale ]i planta\ii
-

echipamente tehnologice (ma]ini, utilaje ]i instala\ii de lucru);

- aparate ]i instala\ii de m`surare, control ]i reglare; - mijloace de transport - animale ]i planta\ii

mobilier, aparatur` birotic`, sisteme de protec\ie a valorilor

umane ]i materiale ]i alte active corporale - mobilier - aparatur` birotica

1

H.G. 2139/2004 Publicat` [n Monitorul Oficial nr. 46 din 13 ianuarie 2005

- sisteme de protec\ie a valorilor umane ]i materiale avansuri ]i active fixe corporale [n curs de execu\ie Factorii de decizie trebuie s` cunoasc` [n orice moment starea tehnic`, gradul de uzur`, randamentul tehnic ]i economic pentru a putea lua decizii juste [n asigurarea ]i re@noirea capitalului fix. Pentru organizarea contabilit`\ii mijlocului fix trebuie avute [n vedere urm`toarele obiective: d) cunoa]terea valorii mijloacelor fixe cu scopul de a pune la dispozi\ia conducerii, [n orice moment, date privind: valoarea de intrarea a mijloacelor fixe existente, valoarea actual` stabilit` la inventariere, valoarea net` reflectat` [n bilan\; e) eviden\a permanent` a existen\ei ]i mi]c`rii mijloacelor fixe [n vederea asigur`rii controlului gestionar al lor;
f) furnizarea datelor necesare calcului exact al amortiz`rii

mijloacelor fixe ]i a provizioanelor pentru deprecierea reversibil` a acestora ]i includerea lor [n cheltuielile exerci\iului [n vederea determin`rii rezultatului exerci\iului; g) controlul produc\ie. Documentele primare privind eviden\a mijloacelor fixe sunt:
-

utiliz`rii

ra\ionale

]i

cu

randament

[nalt

mijloacelor fixe, urm`rind determinaea corect` a capacit`\ilor de

Factura fiscal` - este documentul tipizat cu regim special v@nz`rii-cump`r`rii fiind un document baz` pentru

care atest` transferul de proprietate ]i produselor ]i m`rfurilor cu ocazia [nregistrarea [n contabilitate; (vezi fig. 1)

Fig. 1 Model de factur` fiscal`

-

Procesul verbal de recep\ie este documentul care se

[ntocme]te [n cazul intr`rilor de mijloace fixe, care nu necesit` montaj ]i nici probe tehnologice ]i care sunt date [n folosin\` [n momentul recep\ion`rii lor de la frnizor; (vezi fig.2)

10

Fig. 2 Model de proces verbal de recep\ie

11

Registrul numerelor de inventar se [ntocme]te pentru

a stabili existen\a efectiv` a mijloacelor fixe pe locuri de folosin\` ]i de responsabili. (vezi fig. 3)

Fig. 3 Model de registru numerelor de inventar

12

Fi]a

mijlocului

fix

se

[ntocme]te

[n

momentul

achizi\ion`rii mijlocului fix odat` cu procesul verbal de recep\ie; Potrivit legii ]i hot`r@rii consiliului de administra\ie se stabile]te sistemul de amortizare utilizat ]i se ata]eaz` fi]ei analitice a mijlocului fix. (vezi fig. 4)

Fig. 4 Model de Fi]a mijlocului fix

13

1.2. AMORTIZAREA MIJLOACELOR FIXE

IAS 16 Imobiliz`ri corporale define]te amortizarea ca fiind alocarea sistematic` a valorii amortizabile a unui activ pe [ntreaga sa durat` de via\` util`. Amortizarea poate fi analizat` din 3 puncte de vedere: contabil, economic ]i financiar1. Din punct de vedere contabil, amortizarea reprezint` mic]orarea valorii unui element de activ ca urmare a deprecierii prin folosirea lui de c`tre [ntreprindere [ntr-an anumit interval de timp, [nvechirii, concuren\ei, schimb`rii tehnicii sau altor cauze. Pentru a [mbr`ca forma de amortizare, aceast` mic]orare trebuie s` prezinte un caracter ireversibil. Amortizarea se deduce din valoarea de intrare a bunului pentru a calcula valoarea net` contabil`. Din punct de vedere economic, diminuarea unui element de activ, rezult@nd din depreciere, solicit` preg`tirea ]i [nlocuirea acestuia cu altul nou. Ca urmare, achizi\ia ]i utilizarea imobiliz`rilor reprezint` o cheltuial` ]i un element al costului suportat de [ntreprindere, de aici, necesitatea constituirii fondurilor necesare re[noirii imobiliz`rilor amortizabile, la sf@r]itul vie\ii acestora prin veniturile viitoare, f`r` a recurge la capitaluri proprii sau la contractarea de datorii. Din punct de vedere financiar, amortizarea este o surs` de autofinan\are a capitalului imobilizat care se constituie, chiar ]i [n cazul [n care [ntreprinderea nu realizeaz` profit, prin prelevarea asupra rezultatului. amortizarea este o component` esen\ial` a capacit`\ii de autofinan\are.
Mihai Ristea (coordonator) ASE Bucure]ti, Contabilitatea financiar` a [ntreprinderii, Editura Universitar`, Bucure]ti 2004, pg. 148
1

14

Conform O.M.F.P. NR. 1917/2005 Contabilitatea institu\iilor publice valoarea amortizabil` reprezint` valoarea contabil` a activului fix corporal ce trebuie [nregistrat` [n mod sistematic pe parcursul duratei de via\` utile. Institu\iile publice amortizeaz` activele fixe corporale utiliz@nd metoda amortiz`rii liniare; Amortizarea se [nregistreaz` lunar, [ncep@nd cu luna urm`toare recep\iei sau punerii [n func\iune, dup` caz, a activului; Amortizarea annual` se calculeaz` prin aplicarea cotei de amortizare la valoarea de intrare a activelor fixe corporale. Prin valoarea de intrare a mijloacelor fixe se nelege:
a) valoarea de intrare aferent fiecrui mijloc fix, reevaluat n

conformitate cu prevederile legale;

b) cheltuielile de achiziie pentru mijloacele fixe procurate cu

titlu oneros;
c) costul de producie pentru mijloacele fixe construite sau

produse de unitatea patrimonial;

d) valoarea actual pentru mijloacele fixe dobndite cu titlu

gratuit, estimat la nscrierea lor n activ pe baza raportului ntocmit de experi i cu aprobarea consiliului de administraie al agentului economic, a responsabilului cu gestiunea patrimoniului, n cazul persoanelor juridice fr scop lucrativ, sau a ordonatorului de credite bugetare, n cazul instituiilor publice;
e) valoarea de aport acceptat de pri pentru mijloacele fixe

intrate n patrimoniu cu ocazia asocierii, fuziunii etc., conform expertiz. statutelor sau contractelor, determinat prin

15

Amortizarea mijloacelor fixe se calculeaz ncepnd cu luna urmtoare punerii n funciune, pn la recuperarea integral a valorii de intrare, conform duratelor normale de funcionare. Amortizarea mijloacelor fixe concesionate, nchiriate sau date n locaie de gestiune se calculeaz de ctre agentul economic care le are n proprietate. Amortizarea investiiilor efectuate la mijloacele fixe concesionate, nchiriate sau luate n locaie de gestiune se recupereaz de agentul economic care a efectuat investiia, pe perioada contractului. Amortizarea cldirilor i a construciilor speciale ale minelor, salinelor cu extracie n soluie prin sonde, carierelor, exploatrilor la zi, pentru substane minerale solide, a cror durat de folosire este limitat de durata rezervelor i care nu pot primi alte utilizri dup epuizarea rezervelor, precum i a investiiilor pentru descopert se calculeaz pe unitate de produs, n funcie de rezerva exploatabil de substan mineral util. Amortizarea pe unitatea de produs se recalculeaz1: a) din 5 n 5 ani la mine, cariere; b) din 10 n 10 ani la saline. Recalcularea se face anual n cazul n care intervin schimbri mai importante (de minimum 10%) n volumul rezervelor exploatabile. Cheltuielile de constituire, precum i cheltuielile de cercetaredezvoltare se amortizeaz ntr-o perioad de cel mult 5 ani. Brevetele, licenele, know-how, mrcile de fabric, de comer i de servicii i alte drepturi de proprietate industrial i comercial similare, subscrise ca aport, achiziionate pe alte ci, se amortizeaz

Legea nr. 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Rom@niei nr. 242 din 31 mai 1999

16

pe durata prevzut pentru utilizarea lor de ctre agentul economic care le deine. Imobilizrile necorporale de natura concesiunii, superficiei i a uzufructului se amortizeaz pe durata contractului. Programele informatice create de agentul economic sau achiziionate de la teri se amortizeaz n funcie de durata probabil de utilizare, care nu poate depi o perioad de 5 ani. Terenurile se nregistreaz n contabilitate la intrarea n patrimoniu, la valoarea stabilit, n funcie de clasele de calitate, suprafa, amplasare i/sau alte criterii legale, la costul de achiziie sau la valoarea aportului n natur dup caz. Pentru stabilirea deprecierilor ce trebuie amortizate practica [ntrebuin\eaz` mai multe metode. Aplicarea unei metode sau alteia de calcul a amortiz`rii are o mare importan\` de a c`rei just` rezolvare sunt interesate direct, nu numai [ntreprinderile, dar ]i statul prin organele sale fiscale. {ntreprinderea este interesat` ca prin amortizare s` asigure reconsttuirea capitalului imobilizat, iar statul este interesat pentru c` m`rimea amortiz`rii influen\eaz` m`rimea rezultatului impozabil. Astfel, o supraevaluare a amortiz`rii determin` un rezultat mai mic ] i, deci, un impozit pe profit mai mic. Agenii economici amortizeaz mijloacele fixe, utiliznd unul dintre urmtoarele regimuri de amortizare1:
A. Amortizarea liniar

Aceast` metod` se realizeaz prin includerea uniform n cheltuielile de exploatare a unor sume fixe, stabilite proporional cu numrul de ani ai duratei normale de utilizare a mijlocului fix.

Burada Corneliu, Armonizarea dintre contabilitate ]i fiscalitate, Editura Independen\a Economic`, 2002, pg. 107
1

17

Amortizarea liniar se calculeaz prin aplicarea cotei anuale de amortizare la valoarea de intrare a mijloacelor fixe.
Amortizarea anuala Aa = Valoarea contabila de int rare (VC ) Durata normala de utilizare ( DNU )

sau:

Aa = Rata annual` a amortiz`rii *VC

100 DNU

unde: Rata anuala a amortizarii =

B. Amortizarea degresiv

Amortizarea degresiv` const` [n practicarea unor amortiz`ri mai mari [n primii ani de utilizare a bunului, asigur@nd astfel [ntreprinderii un avantaj fiscal prin am@narea de la plata impozitului pe profit. Aceast` metod` const n multiplicarea cotelor de amortizare liniar cu unul dintre coeficienii urmtori prev`zu\i [n Legea nr. 15 / 1994:
a) 1,5, dac durata normal de utilizare a mijlocului fix de

amortizat este ntre 2 i 5 ani;

b) 2,0, dac durata normal de utilizare a mijlocului fix de

amortizat este ntre 5 i 10 ani;

c) 2,5, dac durata normal de utilizare a mijlocului fix de

amortizat este mai mare de 10 ani. Aceti coeficieni pot fi modificai numai prin hotrre a Guvernului, la propunerea Ministerului Finanelor. Justificarea economic` a acestei metode este dat` de faptul c` deprecierea pentru unele mijloace fixe este mai mare [n cursul primelor exerci\ii.
Rata amortizarii deg resive = k rata amortizarii liniare

Atunci c@nd amortizarea degresiv` este mai mic` sau egal` cu amortizarea liniar` se trece la calculul amortiz`rii lineare.
18

C. Amortizarea accelerat

Aceast` metod` const n

includerea,

n primul

an de

funcionare, n cheltuielile de exploatare a unei amortizri de pn la 50% din valoarea de intrare a mijlocului fix respectiv. Amortizrile anuale pentru exerciiile urmtoare sunt calculate la valoarea rmas de amortizat, dup regimul liniar, prin raportare la numrul de ani de utilizare rmai. Utilizarea regimului de amortizare accelerat` se aprob` de c`tr` organul teritorial al Ministerului Finan\elor, la propunerea Consiliului de Administra\ie cu gestiunea al agentului patrimoniului, se economic pe sau a responsabilului {n cazul baza doar unei

documenta\ii de fundamentare. institu\iilor publice folose]te metoda amortiz`rii liniare. Activele fixe corporale aflate [n patrimoniul institu\iilor publice se amortizeaz` pe o durat` normal` de func\ionare cuprins` [n cadrul unei plaje de ani (durata minim` ]i maxim`), exist@nd posibilitatea alegerii num`rului de ani de amortizare [n cadrul acestor durate. Astfel stabilit`, durata normal` de func\ionare a activului fix r`m@ne neschimbat` p@n` la recuperarea integral` a valorii de intrare a acestuia. {n cazul nerecuper`rii integrale, pe calea amortiz`rii, a valorii contabile a activelor fixe corporale scoase din func\iune, valoarea r`mas` neamortizat` se include [n cheltuielile publice, integral, la momentul scoaterii din func\iune.

19

CAP. II. SISTEM INFORMA|IONAL SISTEM INFORMATIC

2.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL }I SISTEM INFORMATIC

{n activitatea managerilor, informa\iile primite ]i cele pe care le ofer` [n interiorul unit`\ii conduse ]i [n mediul socio-economic mai larg au un rol central pentru ob\inerea unor performan\e ridicate ]i durabile. Conform teoriei comunica\iei, informa\ia r`m@ne un mesaj sau un semnal care oglinde]te un aspect privind starea unui sistem ]i care aduce receptorului un spor de cunoa]tere. Conform teoriei comunica\iei, informa\ia r`m@ne pentru un mesaj sau un semnal care oglinde]te un aspect privind starea unui sistem]i care aduce receptorului un spor de cunoa]tere. Sistemul informa\ional pentru management este un sistem integrat ce permite furnizarea de informa\ii pentru planificarea ]i desf`]urarea activit`\ii de baz` (operative) a [ntreprinderii, controlul lor ajut@nd conducerea [n vederea lu`rii deciziilor prezente ]i viitoare.
1

Sistemul informa\ional poate fi definit ca un ansambrlu tehnico-organizatoric de proceduri de constatatre, consemnare, culegere, verificare, transmitere, stocare ]i prelucrare a datelor, [n

Prof. univ. dr. Alexandru Puiu, Management Analize ]i studii comparative, Editura Independen\a Economic`, 2003
1

20

scopul satisfacerii cerin\elor informa\ionale necesare conducerii [n procesul fundament`rii ]i elabor`rii deciziilor. Comunicarea [ntre diferite sisteme, subsisteme ]i [n cadrul acestora se realizeaz` prin intermediul sistemului informa\ional, a]a cum arat` ]i figura 5.

Activit`\ile sistemului informa\ional acestea pot fi urm`toarele:

culegerea ]i consemnarea datelor primare de la locurile unde se petrec procesele ]i fenomenele economice, precum ]i din spa\iul economic extern;

verificarea, transmiterea ]i stocarea datelor pe diferi\i purt`tori tehnici de informa\ii;

21

prelucrarea manual` sau automat` a datelor [n concordan\` cu cerin\ele conducerii; selectarea informa\iilor necesare conducerii.

{n ceea ce prive]te obiectivul sistemului informa\ional, se poate spune c` acesta reprezint` satisfacerea cerin\elor informa\ionale necesare conducerii [n procesul de elaborare a deciziilor. Deci, prin scopul urm`rit putem considera sistemul informa\ional ca un instrument al managementului [n vederea realiz`rii obiectivelor activit`\ilor organiza\iilor economico sociale.1 {n m`sura [n care activit`\ile din cadrul sistemului informa\ional sunt realizate cu ajutorul echipamentelor electronice de culegere, transmitere, stocare ]i prelucrare automat` a datelor, se spune c` avem de-a face cu automatizarea sistemului informa\ional ]i, implicit, a determinat apari\ia conceptului de sistem informatic. {n acest context, sistemul informatic reprezint` un ansamblu de elemente intercorelate func\ional, [n scopul [n automatiz`rii procesul de ob\inerii informa\iilor necesare conducerii

fundamentare ]i elaborare a deciziilor.

2.2. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC

Componentele

unui

sistem

informatic

sunt:

hardware-ul,

software-ul, comunica\iile, baza ]tiin\ific` ]i metodologic`, baza informa\ional`, utilizatorii ]i cadrul organizatoric. Ele se afl` [n sistem intercorelate func\ional (vezi figura 6)
Ion Lungu, ]i al\ii, Sisteme Informatice Analiz`, proiectare ]i implementare, Editura Economic`,2003, pg. 21
1

22

HARDWARE SOFTWARE COMUNICA|IILE SISTEM INFORMATIC BAZA }TIIN|IFIC~ } I METODOLOGIC~ BAZA INFORMA|IONAL~ UTILIZATORII CADRUL ORGANIZATORIC

Fig. 6 Componentele sistemului informatic pentru management

Sursa: Ion Lungu, Sisteme Informatice Analiz`, proiectare ]i implementare, Editura Economic`,2003, pg.22

HARDWARE-ul sistemului informatic este constituit din totalitatea mijloacelor tehnice de preg`tire, culegere, transmitere, stocare ]i prelucrare automat` a datelor. Locul central [n cadrul acestei structuri de componente [l ocup` calculatorul electronic.1

SOFTWARE-ul sistemului cuprinde totalitatea programelor pentru func\ionarea sistemului informatic, [n concordan\` cu func\iunile ] i obiectivele ce i-au fost stabilite. Sistemul informatic al sistemului informatic se refera la programele de baz`: sisteme de operare, programe utilitare, compilatoare, sisteme de gestiune a bazelor de date ]i programele aplicative adic` programe scrise pentru probleme economice specifice;2

1 2

C. R`du\ ]i al\ii , Bazele informa\icii, Editura Independen\a Economic`, 2001, pg. 29 Gh. Sab`u

23

COMUNICA|IILE

se

refer`

la

totalitatea

echipamentelor

]i

tehnologiilor de comunica\ie a datelor [ntre sisteme.3 BAZA }TIIN|IFICO-METODOLOGIC~ este constituit` din modele matematice metodologii, informatice. BAZA INFORMA|IONAL~ reprezint` cuprinde personalul datele de supuse prelucr`rii, necesar fluxurile informa\ionale, sistemele ]i nomenclatoarele de coduri. UTILIZATORII specialitate func\ion`rii sistemului informatic. Personalul de specialitate include informaticieni cu studii superioare ]i preg`tire medie, anali]ti, programatori, ingineri de sistem, anali]ti-programatori ajutori, operatori etc. CADRUL ORGANIZATORIC este cel specificat [n regulamentul de organizare ]i func\ionare al unit`\ii [n care func\ioneaz` sistemul informatic. Realizarea unui sistem informatic reclam` ac\iuni conjugate de asigurare a tuturor elementelor de mai sus, neglijarea chiar ]i numai a unuia dintre acestea put@nd aduce prejudicii [ntregii ac\iuni. Locul ]i rolul sistemului informatic [n raport cu sistemul informa\ional Sistemul informatic este inclus [n cadrul sistemului informa\ional ]i are ca obiect de activitate, [n general, procesul de culegere, verificare, transformare, stocare ]i prelucrare automat` a datelor.(vezi figura 7) ale proceselor ]i ]i fenomenelor de realizare a economice, sistemelor metode tehnici

Radu Ioan, Urs`nescu Minodora, Ioni\` Florin Informatic` pentru managementul firmei, Ed. Tribuna Economic`, Bucure]ti, 2001, pg. 63
3

24

Prin implementarea unor modele matematice ]i utiliz`rii tehnicii de calcul [n activit`\ile unit`\ii economice, sistemul informatic cap`t` un rol central [n cadrul sistemului informa\ional sub aspect calitativ ]i cantitativ. Astfel, asist`m la o cre]tere a capacit`\ii de calcul sub aspectul volumului datelor de prelucrat ]i a opera\iilor de efectuat, cre]terea exactit`\ii infomra\iilor, sporirea operativit`\ii ]i complexit`\ii situa\iilor de informare-raportare etc. Toate aceste aspecte determin` o apropiere mai mare a decidentului de fenomenele ]i procesele economice pe care le are [n aten\ie, cu multitudinea aspectelor economice pozitive ce deriv` din acestea. {n ceea ce prive]te raportul dintre sistemul informatic ]i sistemul informa\ional se poate aprecia ca sistemul informatic tinde spre a egala sfera de cuprindere a sistemului informa\ional, [ns` acest lucru nu va fi posibil niciodat` datorit` limitelor sistemului informatic. Tot timpul [n cadrul sferei sistemului informa\ional vor exista o serie de activit`\i ce nu vor putea fi automatizate [n propor\ie de 100%. {ns` dac` accept`m
25

includerea [n sfera

sistemului informatic a activit`\ii de conducere a proceselor tehnologice cu ajutorul calculatoarelor de proces, putem asista la automatizarea complet` a procesului tehnologic. {ntr-o astfel de situa\ie exist` unele p`reri cum c` sistemul informatic ar dep`]i sfera sistemului informa\ional. Sistemul informatic, instrument al managementului modern Pentru ca la nivelul unit`\ilor s` se ob\in` o eficien\` economico-social` e nevoie de existen\a unei conduceri ]tiin\ifice care trebuie s` cunoasc` legile economice, cererea ]i oferta de pe pia\a intern` ]i extern`, dinamica pre\urilor m`rfurilor, a caracteristicilor tehnologice ale m`rfurilor ce constituie obiectul de preocupare, a tendin\elor tehnologice, precum ]i a modului de utilizare a resurselor de care dispun. De aceea se impune ca la nivelul fiec`rie firme s` existe o preocupare permanent` pentru [nsu]irea unor metode, tehnici ]i mijloace de informare, analiz` ]i decizie. Un loc important trebuie s` il ocupe metodele matematice de cre]tere a eficien\ei economice, de prognozare precum ]i sistemele informatice. Sistemul de conducere trebuie s` fie la curent cu toate nout`\ile ]i s` se perfec\ioneze continu prin aplicarea principiilor ]i metodelor pe care le ofer` at@t managementul modern ]i cibernetica, c@t ]i informatica cu cele mai eficiente metode ]i procedee de culegere, verificare, transmitere, stocare ]i prelucrare a datelor. Av@nd [n vedere c` metodele matematice reprezint` componenta ]tiin\ific` a unui sistem informatic, iar pe de alt` parte, \in@nd seama de facilit`\ile oferite de utilizarea calculatorului

26

electronic se poate aprecia c` sistemul informatic constituie un adev`rat instrument [n conducerea ]tiin\ific` a activit`\ii economice. Cu ajutorul sistemului informatic managerul are posibilitatea simul`rii facile a proceselor ]i fenomenelor economice la nivel micro ]i macroeconomic. Sistemul informatic poate asigura o corelare mai eficient` a obiectivelor cu resursele. De exemplu, prin implementarea unui sistem informatic privind programarea, lansarea ]i urm`rirea operativ` a produc\iei, pe baza unor modele matematice de armonizare a cerin\elor cu resursele, se poate detalia aceast` activitate p@n` la nivel de s`pt`m@n` sau chiar zi, [n condi\ii de eficien\` economic` sporit`. {n condi\ii tradi\ionale, aceast` activitate se realizeaz` [n mod empiric, p@n` cel mult la nivel de trimestru, f`r` o fundamentare ]tiin\ific`. Prin implementarea unor modele matematice [n cadrul sistemelor informatice apare posibilitatea alegerii ofertei (variantei) optime [n diferite domenii de activitate. De exemplu, [n domeniul comer\ului exterior, alegerea ofertei optime reprezint` una din principalele exigen\e la contractare ]i se poate realiza prin aplicarea unor modele de decizii multicriteriale [n paralel cu asigurarea fondului de date referitoare la dinamica pre\urilor, documenta\ia tehnic`, performan\ele utilajelor sau ma]inilor etc. {n general, studiul comparativ al ofertelor se realizeaz` [n mod empiric ]i cu mari dificult`\i. Sistemul informatic [nl`tur` anacronismul din activitatea unit`\ilor economice manifestat prin faptul c` cea mai mare parte din bugetul de timp este folosit pentru activit`\i de rutin`, de eviden\`, prelucrare ]i raportare a datelor, r`m@n@nd prea pu\in timp pentru activitatea de informare tehnic` de specialitate, pentru

27

consulatarea unor materiale de conjunctur` economic`, de analiz` ]i previziune a fenomenelor ]i proceselor economice ce prenzint` interes. Prin implementarea unor modele matematice privind croirea optim` a suprafe\elor apare posibilitatea reducerii consumurilor de materii prime ]i materiale pe unitate de produs. De exemplu, [n industria confec\iilor ]i tricotajelor, fabricilor de mobil`, obiectelor de uz casnic etc., croirea suprafe\elor cu ajutorul calculatorului electronic poate spori gradul de utilizare a materiilor prime la peste 90%. Sistemele informatice imprim` valen\e sporite de ordin cantitativ ]i calitativ informa\iilor furnizate factorilor de decizie sub aspectul exactit`\ii, realit`\ii, oportunit`\ii, viteze de r`spuns, formei de prezentare, completitudinii informa\iei ]i costului informa\iei Se impune deci proiectarea ]i implementarea unor sisteme informatice care s` se bazeze pe o tehnic` rafinat` de organizare a datelor, s` includ` o serie de modele matematice ]i care [n final s` fie capabile s` imprime performan\e sporite sistemului informa\ional ]i activit`\ilor de baz`. Proiectarea la nivel micro ]i macroeconomic a unor sisteme informatice care s` utilizeze tehnica bazelor de date ]i care s` con\in` o serie de modele matematice, iar situa\iile de informareraportare s` aib` caracter de semnalare preventiv` a abaterilor fa\` de starea normal`, reprezint` o form` superioar` de organizare ]i prelucrare a datelor. Aceast` concep\ie revolu\ioneaz` [ntregul sistem informa\ional, pe de o parte, transform@ndu-l dintr-un instrument pasiv de constatare, consemnare ]i analiz` a unor fenomene ]i procese economice deja petrecute, [ntr-un instrument activ de previziune, comand` ]i control al acestora. Pe de alt` parte,

28

prezen\a bazei de date ca un punct central la care vin ]i de la care pleac` toate informa\iile de la proces spre punctele de decizie ]i invers, face ca aspectul circuitelor informa\ionale s` se schimbe de la p`ienjeni]ul ]i redundan\a existent` [n cele mai multe sisteme informa\ionale, la razele unei surse unice baza de date.

2.3. TIPURI DE SISTEME INFORMATICE UTILIZATE {N GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE

Tendin\a principal` urmat` [n acest moment [n ceea ce prive]te sistemele informatice sunt sistemele informatice integrate ERP (Enterprise Resource Planning) avantajul folosirii acestora const` [n gestionarea [n mod unic a tuturor categoriilor de date si a informatiilor specifice beneficiarului. Printr-un sistem integrat intelegem un sistem informatic unitar in care se integreaza functiile manageriale, functiile de sprijin al deciziilor manageriale, functiile de control al activitatii si functiile de procesare a tranzactiilor din diferitele subsisteme ale intreprinderii c@t ]i economisirea efortului uman. Din punctul de vedere al managementului, sistemele de conducere a intreprinderii indeplinesc doua sarcini majore: prelucrarea eficace, in timp real a tuturor tranzactiilor din cadrul intreprinderii, oferirea informatiilor necesare luarii deciziilor si analiza diferitelor variante de decizie, modeland anumite situatii cheie. Din punctul de vedere al informaticianului un sistem integrat de conducere a intreprinderii este un sistem care in cadrul unei organizatii ofera gestionarea integrata informatica a tuturor

29

resurselor, a proceselor tehnologice, comerciale, financiare, de productie, de gestiune etc. Sistemul integrat trebuie s` se adapteze dimensiunilor firmei ]i specificului activit`\ii. Pentru firmele "mici" e nevoie de programe izolate sau integrate de contabilitate, gestiune, salarii, eventual urmarirea productiei sau a mijloacelor fixe. Ele vor sa factureze prin calculator, vor sa stie stocul, iar contabila sa poata intocmi lunar situatiile cu darile la stat: balanta, registrul de casa, jurnalele de TVA, statul de plata etc. Solutiile sunt numeroase: Ciel, CompAs, Neomanager, Platphorma, Hamor etc., programe care sunt dezvoltate de diferite firme din \ar` ]i vizeaz` acest segment de utilizatori. De obicei sunt utilizatori monopost, eventual retele mici de calculatoare. Pentru firmele "medii" e nevoie de un sistem care sa calculeze necesarul de aprovizionare, s` eviden\ieze comenzile, s` \in` o evidenta detaliat` a [ncas`rilor ]i pla\ilor, fie sunt reprezentante ale firmelor occidentale si au nevoie de o evidenta dubla lei-valuta, fie au importuri, lucreaza pe centre de profit, sa rezulte din sistem topuri, grafice, vor sa conduca activitatea cu ajutorul sistemului. Ele au retele mici (2-5 posturi), iar printre solutii putem aminti WinMENTOR, WizCount, Dacris, Capital 3, proftIT. Pentru Firmele "mari" care au un volum foarte mare de documente, multi operatori, retea mare (peste 10 calculatoare). Poate au si filiale sau sucursale la distanta. Majoritatea au si o activitate productiva, vor sa stie costul de productie, vor sa planifice activitatea productiva cu ajutorul calculatorului. Volumul mare de date trage dupa sine necesitatea unei tehnologii informatice adecvate retelelor mari. Numim aceste tehnologii "client-server",

30

bazandu-se pe o arhitectura informatica superioara. Printre solutii numaram atat sisteme romanesti (As2000, Socrate, Dante, EmSys, Charisma, Vip 2000, Vip Pro etc.) cat si produse E.R.P. multinationale (Scala, BaaN IV, mySAP.com, Oracle Application, Infosys etc.). Integrarea completa a tuturor sistemelor informatice ale unei companii se poate realiza prin: a) inlocuirea treptata a aplicatiilor invechite (legacy systems) cu module componente ale unui sistem integat b) construirea de solutii de integrare ce ofera modele unice de date si integrare de procese ce pun impreuna componentele deja existente in cadrul unei companii. Ambele strategii de integrare necesita pentru punerea in opera investitii semnificative pentru a fi eficiente, iar proverbul sunt prea sarac pentru a-mi permite un lucru prost este si in acest domeniu de o deosebita actualitate. Unul din aceste sisteme este ProSys ERP1 realizat de firma ProSoft++, ce rezolv activitiile de contabilitate generala, buget, personal-salarizare, gestiune materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe si financiar, fiind adaptat in intregime legislatiei si practicii romanesti din domeniul administratiei publice locale. Soluiile propuse ProSoft++ se adreseaz ntreprinderilor medii i mari din toate sectoarele industriale i comerciale, precum i administraiilor publice locale si centrale. Aplicaia asigur suportul pentru activitatea de gestiune a mijloacelor fixe ale instituiei, n conformitate cu actele normative aplicabile.
1

http:\\ www.prodinf.ro

31

Aplicaia permite:

gestionarea activelor necorporale, mijloacelor fixe, pe intreaga durata de functionare. In sistem vor fi nregistrate achiziiile de mijloace fixe, punere in functiune, transferuri, iesire din uz. urm`rirea mijlocului fix, de la intrarea in unitate, pn` la scoaterea din uz (casare) ]i ofer` posibilitatea cunoaterii in fiecare moment a loca\iei unde se afla, a valorii de inventar. anulari/storn`ri de documente/operaii gestiunea codurilor de clasificare mijloace fixe gestiunea locurilor de amplasare mijloace fixe (locatii) generarea automata a notelor contabile, pentru a permite integrarea in sistemul de contabilitate.

Aplicaia asigur` culegerea datelor din documentele privind opera\iile de gestiune aferente mijloacelor fixe:

Factura de cumparare Nota de intrare-receptie Proces-verbal de punere n func\iune bonuri de transfer procese-verbale de casare procese-verbale de constatare a plusurilor/minusurilor de inventar

Aplica\ia furnizeaz` urm`toarele rapoarte specifice:

Centralizator mijloace fixe pe luna, Balanta mijloace fixe pe luna Balanta analitica a mijloacelor fixe pe trimestre Fisa mijlocului fix

32

Balante pe categorii, pe conturi si gestiuni, pe cod clasificare Lista de inventariere Situatia intrarilor de mijloace fixe pe o anumita perioada Un alt sistem informatic este AIS1 - Advanced Integrated

System, dezvoltata de firma ADCOS Bucure]ti. Sistemul AIS-Advanced Integrated System ofer` at@t asisten\` computerizat` la nivel operational, cat si suport de decizie la nivel managerial. AIS este un sistem de contabilitate si gestiune care cuprinde module ce asigura un flux informa\ional complet pentru a putea realiza contabilitatea firmei mult mai rapid si mai eficient. Este un sistem economic integrat, o solu\ie complet` realizat` la un [nalt nivel tehnologic fiind destinat administr`rii si conducerii activit`\ilor unit`\ilor economice, indiferent de profilul de activitate. Este proiectat pe criterii multi-companie si multi-devize, solu\ie ERP (Enterprise Resource Planning) ]i este dezvoltat [n Rom@nia [n conformitate cu specificul legisla\iei rom@ne]ti [n vigoare, fiind perfect adaptabil oricarei eventuale modific`ri ulterioare a acesteia. Ceea ce diferentiaza sistemul AIS de celelalte solu\ii ERP din Romania sunt:

nivelul superior de integrare a modulelor componente modul intuitiv de utilizare a aplicatiei, ceea ce implic`, [ntre altele, o durata redusa de ]colarizare a utilizatorilor finali.

Sistemul Informatic Profesional AIS are o arhitectura de tip Client/Server. In esenta, acest concept presupune gestiunea unitara a informatiilor vehiculate. Ca urmare, influenta unei informatii introduse intr-un punct al sistemului se va transmite in timp real la
1

http://www.electrocons.ro

33

toate partile sistemului cu care este in relatie de interdependenta. Astfel se asigura un grad optim de securitate aplicatiilor rulate si viteza necesara unui produs profesional. Aplica\ia realizeaz` centralizarea datelor furnizate de eviden\a analic`, asigurat` de programele de stocuri ]i produc\ie ]i cea sintetic`. AIS ofera o solutie de management operational si strategic, prin modulele:

Programarea,

lansarea

]i

urmrirea

produc\iei

programarea zilnic` ]i s`pt`m@nal` a produc\iei [n func\ie de comenzile de livrare. Definirea structurii unui produs (materiale, componente) si a fi]ei tehnologice, fi]a tehnologic` care cuprinde opera\iile tehnologice suferite de produs precum si utilajele folosite si timpii de [nc`rcare. Managementul bugetelor si proiectelor - administrarea superioar a afacerii si analize financiare pe Centre de Cost. Diverse tipuri de bugete: administrative (buget pe departament) si de proiect (buget pe proiect detaliat pe departamente), cu posibilitatea urmririi modului n care acestea sunt folosite. Contabilitate General ]i Analitic - modulul permite mentinerea mai multor perioade contabile deschise simultan. Contarea tranzactiilor se face automat si in timp real. Modulul de contabilitate poate realiza organizarea evidentei contabile pentru mai multe firme independente sau componente ale unui holding. Resurse Umane ]i Salarizare [n aplica\ie sunt integrate datele personale ale angaja\ilor, detaliile financiare, nivelul si evolutia profesional` a acestora [n firm` precum ]i pozi\ia fiecaruia [n schema organiza\ional`. Cu ajutorul acestui modul pute\i
34

r`spunde la unele dintre cele mai importante [ntreb`ri pe care orice manager le are: Care sunt cheltuielile cu angajatii? Care este eficienta cu care acestia lucreaza? {n ce direc\ie trebuie s` canalizez investi\iile [n personal? Pe baza informatiilor extrase din program pot fi luate deciziile optime. Mijloace Fixe - gestionarea intr`rilor si ie]irilor de mijloace fixe din evidenta firmei cu contarea automata a acestor opera\ii pe tipuri de opera\ii: intr`ri din investi\ii, cump`rare (legatura cu facturile primite), produc\ie proprie, ie]iri prin vanzare, casare etc., transferuri intre gestiuni, intre loca\ii, reevalu`ri de durate, reevaluari ale valorii de inventar si amortizarii etc. Calcularea automata a amortizarii lunare conform regimului de amortizare asociat fiecarui mijloc fix, pe centre de cost, gestiuni etc. Desfacere - sistemul gestioneaz` intregul proces de desfacere: [ncep@nd de la crearea si urm`rirea portofoliului de contracte si comenzi de desfacere ]i continu@nd cu administrarea si monitorizarea sec\iunii operative (facturare). {n acela]i timp sunt furnizate informa\ii analitice ]i sintetice, vitale pentru actul de analiz` si decizie la nivel managerial. Stocuri administreaz` informa\iile legate de gestionarea, evaluarea, mi]c`rile, evolu\ia ]i consumarea stocurilor, oferind informa\ii complete la nivelul oricarei entitati stocabile. Aprovizionare aplica\ia ofer` informa\ii vitale despre situa\ia comenzilor, a contractelor [ncheiate ]i documentelor [so\itoare pentru bunurile primite, indiferent ca este vorba de furnizori interni sau externi. Documentele de eviden\` a recep\iei bunurilor sunt cele obisnuite, NIR si PVR, gestionarea acestora fiind foarte facil`.
35

Aplica\ia ofer` toat` flexibilitatea necesar` pentru planific`ri ]i e]alon`ri ale opera\iilor de acest tip. Gestiune Financiar - aici partea financiara este tratat` cu toat` importan\a care i se cuvine. Pute\i s` v` crea\i tranzac\iile financiare folosind un sistem multidimensional din punct de vedere al firmelor, bancilor, conturilor si devizelor folosite. Generator de Analize si Situatii - instrument de analiz` global` a activit`\ii ]i a performan\elor companiei folosind modele economice multidimensionale: cuburi de date. Avantajul cheie al utilizatorului este viteza cu care se ob\in aceste date ]i faptul c nu mai necesit nici o prelucrare ulterioar`, putand fi folosite direct in procesul decizional. Acest modul ofera utilizatorului posibilitatea sa-]i creeze [n c@teva minute propriile rapoarte, [n timp util ]i cu cheltuieli minime, [n func\ie de necesita\ile de informare ]i de drepturile sale de acces la modulele aplica\iei. Aceste rapoarte se stocheaza ]i pot fi accesate oric@nd ulterior. Generatorul de Analize si Situatii poate fi folosit si independent de AIS pentru generarea de analize si situatii din orice alta aplicatie care foloseste baze de date relationale (SQL). Administrare sistem [n principal, acest modul este destinat expertilor care asigur` instalarea si preg`tirea pentru functionare a aplicatiei. Aici se stabilesc, printre altele, drepturile de acces la functionalit`\ile aplica\iei. Tot de aici se poate urmari activitatea fiec`rui utilizator la partea de program la care are acces. AIS rezolva aceasta problema si multe altele care survin in desfasurarea activitatii unei firme, indiferent de profilul de activitate al acesteia, lucru demonstrat de implementarile de succes la cateva

36

zeci de companii din domenii diverse precum: productie, comert, servicii, constructii, presa. Acest sistem a fost implementat la urm`toarele firme: VALMIR ce este o firma etalon [n industria prelucrarii lemnului, cu un numar de 120 de angajati. TERACOTA Medias are ca obiect de activitate producerea si comercializarea cahlelor de teracota fasonate manual pentru sobe si seminee. ICLA Bucure]ti firm` recunoscut` pe pia\a lacurilor si vopselelor pentru mobil`, comercializeaz` materiale de finisare pentru lemn, principalii ei clien\i fiind produc`torii de mobil` de pe pia\a rom@neasc`. Un alt sistem informatic integrat este XEcont1 care este un sistem menit s` asiste activit`\ile economice ale unei societ`\i comerciale, cu urm`toarele caracteristici:

dezvoltat n conformitate cu legisla\ia romn`; are o arhitectur` de tip Client/Server, concept ce presupune gestiunea unitar` a informa\iilor vehiculate ]i consolidarea tuturor datelor pe un server central de baze de date, informa\ia fiind introdus` o singur` dat` ]i fiind disponibil` ]i altor utilizatori; permite un acces concuren\ial asupra informa\iilor din baza de date; asigur` raportarea real-time a informa\iilor; pune la dispozi\ie o interfa\` grafic` comun`, toate componentele folosind acela]i standard referitor la ferestre, moduri de lucru, obiecte informatice;

http://www.profitromania.ro

37

nucleul

sistemului

este

proiectat

vederea

adapt`rii,

modific`rii, mbun`t`\irii, complet`rii sau personaliz`rii, cu scopul de a asigura reflectarea deplin` a specificului firmei. Se ajunge astfel la o solu\ie informatic` complet personalizat`, dezvoltat` la comand` ]i predat` la cheie;

sistemul

informatic

este

un

sistem

deschis:

permite

interfa\area cu alte sisteme informatice, schimbul de date cu acestea, fie prin acces direct la baza de date fie prin intermediul unor interfe\e de comunicare;

asigur` securizarea datelor, att prin mecanismele specifice serverului de baze de date ct ]i printr-un mecanism de drepturi de acces acordate utilizatorilor; solu\ia informatic` a fost realizat` pentru a servi ca instrument u]or de folosit de c`tre utilizatori f`r` cuno]tin\e profunde de informatic` ]i ca asistent n desf`]urarea activit`\ilor curente din cadrul domeniului lor;

Acest sistem cuprinde urm`toarele module Modulul Financiar-Contabilitate

o

contabilitate primar` - definirea planului de conturi; [nregistrarea notelor contabile; generarea automat` a rapoartelor (balan\`, registre contabile etc.); contabile deschise; operare n multiple perioade blocare/deblocare perioad`

contabil`; nchiderea automat` a contului de venituri ]i cheltuieli; nchiderea automat` a TVA

o

banc` de conturi contabile conturilor bancare;

asocierea

nregistrare [ncas`ri ]i pl`\i de la ]i c`tre furnizori (clienti) ]i trecerea lor pe fi]e; nregistrare mprumuturi, comisioane

38

etc. ]i contabilizarea lor; nregistrare acordari/return`ri avansuri ncasate/pl`tite; nregistrare garan\ii de bun` execu\ie de ncasat/pl`tit; nregistrare refuzuri la plat` c`tre furnizori; compens`ri cu partenerii (clien\i ]i furnizori); generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente; filtrarea nregistr`rilor contabile dup` tip (ncasare sau plat`); generare raporturi de ncas`ri (pl`\i) dup`: dat`, denumire, etc
o

cas` - nregistrarea sumelor ridicate/depuse din/n casierie ]i

contabilizarea lor; controlul soldului casieriei; generarea ]i listarea aferente;

o

registrului

de

cas`

zilnic a

sau

pe

perioad`; contabile

generarea/completarea

automat`

notelor

raportare - generarea ]i listarea n orice moment a documentelor de raportare: - conturilor de TVA ]i a notei de nchidere TVA ntocmirea jurnalelor TVA (de vnz`ri ]i de cump`r`ri)

2. Modulul Stocuri

gestiunea informa\iilor legate de ter\i (clien\i, furnizori) gestiune ]i stocuri situa\ia documentelor primare pe facturi, emitenti, etc urm`rirea scaden\elor pe fiecare partener fi]ele de stocuri sunt generate automat sau dup` criteriu: dat`, denumire stoc, furnizor ntocmirea automat` de documentelor specifice: facturi, avize de expedi\ie, bonuri de consum, comenzi, devize, facturi etc. generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente

39

rapoarte specifice gestionarea nomenclatorului de mijloace fixe nregistrarea intr``rii n patrimoniu a mijloacelor fixe ]i calculul amortiz`rii aferente pe fiecare mijloc fix generarea situa\iei mijloacelor fixe ]i a amortiz`rii aferente metodelor prev`zute de legisla\ie transferuri de mijloace fixe ntre gestiuni reevalu`ri de durate, ale valorii de inventar ]i amortiz`rii gestionarea opera\iunilor de ie]ire din patrimoniu prin vnzare total` sau par\ial` sau prin casare gestionarea imobiliz`rilor neamortizabile generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente rapoarte specifice completarea nomenclatorului de articole cu informa\ii legate de structura component` a unui articol definirea, n func\ie de specificul activit`\ii clientului, a fluxului de documente ntre diverse compartimente n vederea raport`rii produc\iei

3 Modulul Imobilizari

4 Modulul Produc\ie

gestiunea comenzilor interne urm`rirea planului de produc\ie leg`tur` direct` cu Modulul Stocuri generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente rapoarte specifice
o o

comenzi interne lansate/gata de lansare gradul de ndeplinire a comezilor interne

5. Modulul de Administrare

40

gestionarea listei de utilizatori ai sistemului, grupa\i pe grupuri de utilizatori; gestionarea accesului n program pe baza unui sistem de autentificare compus din numele utilizatorului ]i parol`; gestionarea accesului la func\ionalit`\i ale programului pe baza unui sistem de autorizare, compus din grupuri de utilizatori ]i permisiuni acordate grupului. Permisiunea eviden\iaz` dreptul unui grup de utilizatori de a vizualiza / introduce ]i modific` fiecare tip de document/raport/informa\ie n parte; mecanism de eviden\iere a istoricului unui document nregistrarea datei ]i orei, a opera\iei efectuate ]i a numelui utilizatorului ce a introdus/modificat un document.

6 Modulul Asistare Manager

sintez` a rapoartelor specifice din celelalte module ale sistemului informatic leg`tur` real-time cu informa\iile din baza de date redarea n form` grafic` sau tabelar` a indicatorilor economici analize manageriale S.C.C.F. Ia]i Grup COLAS S.A.
o

Acest sistem a fost implementat la urm`toarele unit`\i:

construc\ii feroviare ]i infrastructur` rutier` dealer zonal Toyota tipografie autorizat` de Imprimeria Na\ional` pentru realizarea tipizatelor cu regim special

Mega Auto S.R.L., Ia]i

o

Tipografia Agressione S.R.L., Suceava

o

Expert Roman Cont S.R.L.

o

cabinet expertiz` contabil`

41

Viviene S.R.L., Ia]i

o

servicii si comer\ cu produse medicale ]i paramedicale transport marfuri cu regim special alt sistem informatic integrat este EMSYS1 -

EcoServ S.R.L., Ia]i

o

Un

Enterprise Management SYStem care este un sistem pentru conducere ]i gestiune economic` din clasa MIS dedicat unit`\ilor medii sau mari, de profil complex. Acoper` problematica unit`\ilor comerciale, iar [n versiunea SICOB ]i a unit`\ilor bugetare. Fiind complet parametrizabil poate func\iona cu succes ]i [n unit`\i cu profil specific. Caracteristicile sistemului EMSYS sunt urm`toarele: a) sistem informatic integrat - ERP;
b)

Reglement`rile contabile armonizate cu Directiva a IV-a European` ]i cu Standardele Interna\ionale de Contabilitate aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 94/2001 (inclusiv IAS/IAS29); - Recomand`rile Ministerului de Finan\e privitor la aplica\iile

informatice (toate recomand`rile n vigoare);

c) d)

Legea contabilit`\ii 82/1991; Implementeaz` reguli ]i metode de conducere (monografii contabile, reguli pentru aprovizionare ]i desfacere, configurare legisla\ie, contract colectiv ]i individual de munc`, etc.); Realizeaz` identificarea ]i controlul responsabilil`\ii fiec`rui participant [n sistem prin adaptarea la orice nivel al diviziunii muncii (accesul utilizatorilor [n sistem se realizeaz`

e)

http://www.ps.ro

42

pe roluri, prin definirea mul\imii func\iilor disponibile si a accesului la informa\ii potrivit rolului s`u, orice ac\iune a fiec`rui utilizator este [nregistrata automat [n sistem);
f)

Specificitatea mediului economic rom@nesc este data de existen\a urm`toarelor elemente: eviden\a obiectelor de inventar, a echipamentelor de lucru ]i de protec\ie [n folosin\`, costurile cu munca vie sunt foarte diversificate (salarii, sporuri, taxe, etc.), integrare patrimonial`, rapoarte specifice, raport`ri cerute de organele statului (finan\e, direc\ia muncii, asigur`ri de s`n`tate), adaptarea permanent` la mediul legal ]i fiscal [n dinamic` prin instrumente de definire ]i configurare, costurile sunt tratate exhaustiv prin posibilitatea definirii structurii proprii a centrelor de cost ]i a modului de func\ionare a acestora, de modele ]i instrumente specifice de decontare, etc.; Trecerea la alt nivel de responsabilitate (prin algoritmi, politici de acces, modelarea fenomenelor economice, folosirea indicatorilor ]i a jurnalelor de bord) elimin` ]i no\iunea de "om important"; Solu\ie testat` [n mari intreprinderi rom@ne]ti; Solu\ie complet n timp real; Grad nalt de confiden\ialitate a informa\iilor; Sistem complet lor integrat (informa\iile sunt tehnico-operative tuturor

g)

h) i)

j) Grad nalt de securitate a datelor;

k)

l) Este complet configurabil;

m)

aferente unei tranzac\ii sunt introduse o singura dat` ]i prin validarea informa\iile disponibile utilizatorilor autoriza\i, datele migr@nd c`tre instrumente de conducere f`r` prelucr`ri suplimentare);

43

n)

Interfa\a

de

lucru

prietenoas`,

u]or

de

[nv`\at,

cu

instrumente care ofer` suport [n func\ionare on-line (help on-line, help la nivel de func\ie, c@mp, posibilitatea consolid`rii activit`\ilor, [n limita drepturilor de acces, concomitent cu [nregistrarea tranzac\iilor); o) Cost total foarte mic n raport cu alte produse similare;
p) q) r) s)

Implementare foarte u]oar`; Implementeaz` u]or structura de grup de firme; Posibilitatea consolid`rii informa\iilor; Posibilitate de dezvoltare puncte de lucru teritoriale ]i transferul informa\iei [n baza de date central` prin replicarea tranzac\iilor;

Sistem orientat c`tre conducere Motto al sistemului: "Din orice tranzac\ie direct n: bilan\, indicatori, bugete, jurnale de bord, analize economico-financiare". O serie de ac\iuni definite n baza de date (ex: contabilitate financiar`, conducerea stocurilor, eviden\a mijloacelor fixe, salarii), sunt automat convertite n informa\ii sintetice de conducere. Exist` un modul special pentru factorul decizional, dar toate modulele con\in informa\ii sintetice pentru conducere. Instrumente dedicate pentru conducere:
a) Conducere pe baz` jurnalelor de bord (definite de utilizatori:

stiluri diferite de conducere);

b) Conducere pe baz` de bugete (bugetare la nivel de: proiect,

activitate, comand`, centru de profit);

c) Conducere pe baz` de indicatori; d) Set de func\ii pentru analize economico-financiare, sistem

de indicatori;

44

e) Analize de tip ABC pentru Clien\i/Furnizori, Stocuri; f) Fluxuri de trezorerie ([ncas`ri ]i pl`\i);

g) Conducerea stocurilor;
h) Conducere pe baza de liste de pre\uri; i) Conducere

pe

baz`

de

comenzi/contracte

de

aprovizionare/desfacere;
j) Conducere pe baz` de informa\ii de stare; k) Conducere pe baz` de bilan\; l) Conducere pe baz` de date statistice; m) Conducere pe baza analizei vnz`rilor (profit v@nz`ri pe

produse, parteneri, regiuni, perioade);

n) Conducere pe baz` de rapoarte economico-financiare; o) Conducere pe baz` de proiecte; p) Conducere pe baz` de comenzi interne; q) Conducere pe baz` de reguli ]i cuno]tin\e;

Conducerea costurilor pe baza metodei "costului complet" concomitent cu ABC (Activity Based Costing); Modulele sistemului EMSYS sunt urm`toarele: 1. Tranzac\ii {n aplica\ia EMSYS 1.6 se pot efectua toate tranzac\iile posibile pentru o eviden\` corect` a imobiliz`rilor corporale ]i necorporale. Intr`ri de imobiliz`ri totale ]i par\iale (moderniz`ri) : de la furnizori de imobiliz`ri, recep\ie investi\ii, investi\ii din produc\ie, aport de capital, intr`ri prin dona\ii, plusuri de inventar, intrate prin transfer de la unit`\i/subunit`\i/grup, etc. Ie]iri de imobiliz`ri: cas`ri, v@ndute, minusuri de inventar, calamit`\i, dona\ii, retrase ca aport, transfer ca obiecte de inventar, ie]ite prin transfer c`tre unit`\i/subunit`\i/grup, etc.

45

Transferuri: mi]c`ri etc.

[ntre gestiuni,

centre de cost/profit,

modificare atribute amortizare, transfer de natur` (grup`, clas`), Func\iunile de intr`ri ]i ie]iri sunt structurate astfel [ncat s` permit` o transmitere u]oar` a informa\iilor [n modulul FinanciarContabil. Toate modific`rile [n baza de date se fac tranzac\ional, astfel se poate urm`ri cine a f`cut modificarea ]i c@nd a fost f`cut`. Se pot efectua ]i intr`ri sau ie]iri par\iale, comas`ri de mijloace fixe, splitarea unui mijloc fix [n mai multe numere de inventar. Pentru moderniz`ri se pot modifica duratele de func\ionare conform proceselor verbale de punere [n func\iune. Toate func\iunile de tranzac\ii permit ]i storn`ri, astfel [nc@t dac` s-a gre]it se poate anula efectul printr-o tranzac\ie de stornare. 2. Reevalu`ri Aplica\ia transmite informa\iile necesare pentru reeevaluarea imobiliz`rilor corporale ]i [nregistrarea rezultatelor reevalu`rii at@t pentru reevalu`rile conform legisla\iei rom@ne [n vigoare c@t ]i pentru reevalu`rile f`cute conform IAS. 3. Calculul amortiz`rii {n EMSYS 1.6 sunt implementate toate metodele de amortizare permise de legisla\ia rom@n`: liniar`, degresiv`-1, degresiv`-2 ]i accelerat`. Se poate relua calculul amortiz`rii de mai multe ori, f`r` a denatura rezultatele. De asemenea exist` o func\iune de rectificare a amortiz`rii calculate, dac` utilizatorul dore]te acest lucru. 4. Consult`ri ]i rapoarte Datele de baz` ale unui mijloc fix prezente [n EMSYS 1.6 sunt: num`rul de inventar, lista accesoriilor, grupa, codul de clasificare,

46

durata de func\ionare, gestiunea, rezident`, centrul de cost, sec\ia ]i atelierul, marca, regimul de amortizare, valoarea de intrare, valoarea amortizat`, furnizorul, data punerii [n func\iune, documentul de punere [n func\iune, starea actual`, etc. Aplica\ia are numeroase ecrane de consultare pe diverse criterii de selec\ie (num`r de inventar, gestiune, centru de cost, cont de imobiliz`ri, etc), permite eviden\ierea mijloacelor fixe [nchiriate, concesionate, aflate [n conservare. De asemenea p`streaz` [n baza de date mijloacele fixe ie]ite din eviden\` pe criteriile de ie]ire (v@ndute, donate, casate, transferate, trecute la obiecte de inventar, lipsa la inventar, distruse de calamit`\i, retrase ca aport, etc). Pot fi consultate valorile istorice (de la punerea [n func\iune, dup` reevalu`ri), informa\ii privind seria de fabrica\ie, num`rul de [nmatriculare, lista accesoriilor, autoriz`ri ale diverselor organisme de reglementare (ANRE, ISCIR, etc), asigur`ri obligatorii ] i facultative. Rapoartele existente [n aplica\ie sunt at@t cele standard (Balan\a imobiliz`rilor, Situa\ia mi]c`rilor, Fi]a mijlocului fix, Lista de inventar, Registrul numerelor de inventar, Lista mijloacelor fixe amortizate integral, etc) c@t ]i rapoarte specifice beneficiarului care pot fi f`cute chiar de utilizator cu componenta Liste Dinamice a aplica\iei EMSYS 1.6.

47

CAP. III SISTEM INFORMATIC PENTRU GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE LA GRUPUL }COLAR INDUSTRIAL COSTIN D. NENI|ESCU BR~ILA

3.1. PREZENTAREA UNIT~|II

Grupul }colar Industrial Costin D.Nenitescu1 este institu\ia ] colar` care cuprinde [n structura sa organizatoric` primul liceu industrial [nfiin\at [n Br`ila. Istoria acestei ]coli [ncepe [n anul 1956 cand ia fiin\` }coala Profesional` Petrol Chimie cu sediul [n localul vechii }coli nr. 8. {n 1957 i se confera titlul }coala frunta]` [n sectorul industriei chimice ]i datorit` extinderii combinatului, planul de ] colarizare a crescut: 7 clase, 180 elevi, 13 cadre didactice. In 1959 ]coala i]i mut` sediul pe Sos.Viziru km.1. Este anul primei promo\ii de absolven\i ai }colii Profesionale Petrol Chimie. La 15 septembrie 1959 a luat fiin\` }coala tehic` de muncitori califica\i cu durata de doi ani. In 1960 se [nfiin\eaz` }coala Tehnic` de Personal Tehnic cu durata de trei ani. {n acela]i an ]coala cap`t` titulatura Grup }colar de Chimie ]i meseriile se diversific`.

Mitea Constanta, Mihordea Sava, Manu Mircea, Fratila Aurelia, Gurau Mioara Monografia Grupului Scolar Industrial Costin D.Nenitescu Ed.Scoala Braileana, Braila, 2005

48

{n 1962 ia fiin\` }coala Tehnica de Mai]tri, curs seral, cu trei clase, urm@nd ca [n 1963 sa-i intre [n componen\` ]i trei clase curs de zi cu durata de doi ani. Ca urmare a construirii Combinatului de Fibre Artificiale din Br`ila ]i extinderii Combinatului de Celuloz` ]i H@rtie apar meserii ca: operatori chimi]ti la prelucrarea ]i fabricarea fibrelor chimice, mecanici cazane aburi, electricieni instala\ii lumin`, l`c`tu]i mecanici montatori si altele. Anul ]colar 1966-1967 marca un nou eveniment: [nfiin\area [n Br`ila a primului liceu industrial sub titulatura Liceul Industrial de Chimie si Construc\ii de Ma]ini. {n 1971 se d` [n folosin\` actualul local dupa ]oseaua Buz`ului nr. 15, unde sunt ]coala reunite toate formele liceul de [nv`\`m@nt ]coala preuniversitar profesional`, industrial,

profesional` de ucenici, ]coala postliceala tehnica si de maistri. {n 1980 ]coala primeste titulatura deLiceul Industrial nr. 1 {n anul scolar 1990-1991 ]coala primeste titulatura de Grup } colar Industrial de Chimie Industriala. In 1998 ]coala capat` titulatura de Grup Scolar Industrial Costin D. Nenitescu. Prin aceast` ]coal` au desf`]urat activitatea de la [nceputuri ]i p@n` [n prezent 61049 de elevi ]i 206 cadre didactice. Grupul }colar Industrial Costin D. Neni\escu Br`ila []i desf`]oar` activitatea [ncep@nd cu anul 1971 [ntr-un sediu care reprezint` o construc\ie ]colar` modern`, cu amenaj`ri care se [ncadreaz` [n normele sanitare, de protec\ie a muncii, de prevenire ]i stingere a incendiilor. S`lile de clas`, laboratoarele, atelierele de instruire practic` sunt spa\ioase, luminoase ]i [nc`lzite de la termoficarea ora]ului.

49

Sunt amenajate terenuri asfaltate pentru fotbal, volei, handbal, tenis de c@mp. Sala de sport este amenajat` la subsolul cantinei ]i permite practicarea exerci\iilor cu o clas` de elevi. }coala este amplasat` [n vecin`tatea parcului Kiseleff, suprafa\a cur\ii este de aproximativ 2 ha cu spa\ii verzi pe mai mult de dou` treimi oferind condi\ii dintre cele mai bune pentru elevi. Activitatea ]colii se desf`]oar` [n 103 [nc`peri dispuse [n trei cl`diri: cl`direa principal`, cl`direa secundar` (fost c`min pentru elevii interni) ]i cl`direa ateliere + laboratoare. {n aceste [nc`peri sunt organizate s`li de clas`, laboratoare, cabinete, ateliere, anexe ] i birouri pentru servicii. Un num`r de 13 s`li au fost organizate pe cabinete de specialitate: limba ]i literatura rom@n`, matematic`, biologie, geografie, consiliere psihopedagogic`, limbi str`ine, 2 cabinete de tehnologie mecanic`, 2 cabinete de tehnologie chimic`, protec\ia muncii ]i 2 cabinete de desen tehnic. Cabinetele au o dotare adecvat` cu mijloace de [nv`\`m@nt diverse: plan]e, manuale, atlase, mulaje, aparate audio ]i video. Cabinetele de specialitate mai cuprind dot`ri specifice: panouri didactice cu materiale ]i scule, dispozitive, machete statice ]i func\ionale, piese, ansamble, mostre de materii prime, elemente componente de utilaje, reactivi ]i aparatur` chimic`, mijloace de m`sur` ]i control. Cabinetele de desen sunt dotate cu plan]ete pe suport individual ]i scaune asigur@nd predarea [n condi\ii optime a acestei discipline. Dotarea cu plan]e, piese, ansambluri ]i subansambluri de organe de ma]ini, modele, permite formarea unor deprinderi optime care duc la [nsu]irea desenului tehnic.

50

Laboratoarele din cadrul Grupului }colar Industrial Costin D. Neni\escu Br`ila sunt organizate astfel: - 1 laborator de chimie analitic`, foarte bine dotat, cu aspect de laborator uzinal, av@nd [n dotare instala\ii de ventila\ie, ni]e, surs` de curent la mese. Dispune de dou` anexe: una pentru substan\e toxice ]i una pentru reactivi. De asemenea exist` o sal` de balan\e unde se fac c@nt`riri de precizie ]i o camer` pentru laborant. - 1 laborator de chimie aplicat`, cu dot`ri asem`n`toare. - 1 laborator de metode fizico-chimice de analiz`, dotat cu aparatur` de m`sur` divers` - 2 laboratoare de fizic`, dotate foarte bine cu truse ]i aparatura necesar` desf`]ur`rii tutror lucr`rilor de laborator specifice fizicii, unul dintre laboratoare dispun@nd ]i de un mobilier ergonomic ]i modern. - 1 laborator tehnologic cuprinz@nd instala\ii ]i utilaje cu ajutorul c`rora se pot simula majoritatea opera\iilor din industria chimic`. - 2 laboratoare de informatic`, fiecare dintre ele dispun@nd de c@te 25 de calculatoare. Atelierele ]colii sunt dispuse [ntr-un corp de cl`dire special construit, beneficiind de utilit`\ile principale ]i de amenaj`ri corespunz`toare. Majoritatea atelierelor au dot`ri care permit chiar instruirea unei clase [ntregi de elevi. Dup` specific, ]coala dispune de: - 2 ateliere de l`c`tu]erie, echipate cu bancuri de lucru, menghine pentru fiecare elev, scule, instrumente de m`sur` ]i control, ma]ini unelte.

51

- 1 atelier de ma]ini unelte, echipat cu ma]ini de g`urit, strunguri, ma]ini de frezat, ma]ini de rabotat, ma]ini de rectificat, polizor. - 2 ateliere pe profil electric, dotate cu instala\ii dispuse pe panouri didactice, instrumente de lucru, materiale ]i piese pentru realizarea de montaje electrice ]i electronice. - activitatea de instruire practic` [n atelierele ]coal` este sus\inut` de atelierele anex`: atelierul de sudur`, atelierul de prelucrat materiale plastice, atelierul forj` echipat ]i cu un strung, ciocan pneumatic, fer`str`u mecanic de t`iat metale. - Biblioteca ]colar` este amenajat` [n cl`direa principal` la parter, fiind [nzestrat` cu rafturi pentru c`r\i, mese ]i scaune pentru lectur` a 20 de elevi. Prin biblioteca ]colii s-au organizat activit`\i dintre cele mai diverse: mese rotunde, expozi\ii de carte, vitrine literare, [nt@lniri cu scriitori, abonamente la reviste. De peste 30 de ani, cu suflet ]i d`ruire, activitatea bibliotecii ] colii este coordonat` de }ocariceanu Constan\a. Prin amplasarea sa [n zona Parcului Monument, cu poluare mult mai redus`, prin curtea deosebit de mare, frumos amenajat`, cu o vegeta\ie care cuprinde gazon ]i copaci ornamentali, prin cl`direa relativ nou` ]i dot`rile foarte bune, Grupul }colar Industrial Costin D. Neni\escu a oferit [ntotdeauna condi\ii deosebite pentru instruirea a genera\ii [ntregi de elevi, constituind ]i [n prezent o ofert` optim` pentru absolven\ii ciclului gimnazial ]i pentru cei care vor s`-]i completeze studiile.

MODUL DE ORGANIZARE

52

Grupul }colar Industrial Costin D. Neni\escu Br`ila este condus de director cu ajutorul consiliului de administra\ie. Conducerea unitilor de nvmnt preuniversitar este asigurat n conformitate cu prevederile Legii nvmntului nr.84/1995, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, i ale Legii nr. 128/1997, cu modificrile i completrile ulterioare.1 Directorul exercit conducerea executiv a unitii de nvmnt, n conformitate cu atribuiile conferite de lege, cu hotrrile Consiliului de administraie al unitii de nvmnt, precum i cu alte reglementri legale. Directorul este subordonat inspectoratului colar, reprezentat prin inspectorul colar general. Fia postului i fia de evaluare ale directorului sunt elaborate de inspectoratul colar, n baza reperelor stabilite i comunicate n teritoriu de ctre Ministerul Educaiei i Cercetrii. Directorul reprezint unitatea de nvmnt n relaiile cu tere persoane fizice i juridice, n limitele competenelor prevzute de lege. Directorul unitii de nvmnt cu personalitate juridic, n care funcioneaz compartiment financiar-contabil prin care se direct acest compartiment. realizeaz evidena contabil sintetic i analitic, precum i execuia bugetar, coordoneaz Personalul compartimentului financiar-contabil este subordonat directorului i i desfoar activitatea conform atribuiilor stabilite de acesta, prin fia postului. Directorul este preedintele consiliului profesoral i al consiliului de administraie, n faa crora prezint rapoarte semestriale i anuale iar [n cazul n care hotrrile acestor
Regulamentul de Organizare ]i Func\ionare a Unit`\ilor de {nv`\`m@nt Preuniversitar aprobat prin Ordinul M.Ed.C. nr. 4925/08.09.2005
1

53

organisme ncalc prevederile legale, directorul are dreptul s interzic aplicarea lor i este obligat s informeze, n acest sens, n termen de 3 zile, inspectorul colar general.

54

n realizarea funciei de conducere, directorul are urmtoarele atribuii: a) coordoneaz elaborarea proiectului de dezvoltare a colii, prin care se stabilete politica educaional a acesteia; b) este direct responsabil de calitatea educaiei furnizate de unitatea de nvmnt; c) lanseaz proiecte de parteneriat cu uniti de nvmnt similare din Uniunea European sau din alte zone; d) emite decizii i note de serviciu care vizeaz realizarea obiectivelor politicii educaionale i de dezvoltare instituional; e) propune planului Comitetul de Local de inspectorului avizat Dezvoltare a colar de general proiectul de n Social colarizare, consiliul profesoral, Parteneriatului

Formarea Profesional (pentru nvmntul profesional, tehnic i postliceal) i aprobat de consiliul de administraie; k) stabilete atribuiile directorului/directorilor adjunci, ai efilor catedrelor i ai comisiilor metodice, ai colectivelor pe domenii, precum i responsabilitile membrilor consiliului de administraie; l) vizeaz fiele posturilor pentru personalul din subordine, conform legii i contractului colectiv de munc; {n cadrul Grupului }colar Industrial Costin D. Neni\escu, Consiliul de Administra\ie are urm`toarea componen\`: 1. 2. 3. 4. 5. Director 2 Directori adjunc\i Reprezentantul Primarului Reprezentantul Consiliului Local Reprezentantul Consiliului p`rin\ilor

6. 7. 8. 9.

4 membrii numi\i de Consiliul profesoral Contabilul ]ef Reprezentantul Asocia\iei patronale Reprezentantul Consiliului Elevilor

3.2. STUDIUL }I ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT

Analiza sistemului informaional existent n cadrul Grupului } colar Industrial Costin D. Neni\escu, are scopul de a efectua un studiu complex asupra activitilor i fluxurilor informaionale existente, a volumului de informaii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informaional i a dotrii existente cu tehnica de calcul, pentru a evidenia calitile, limitele i deficienele actualului sistem informaional, n vederea stabilirii cerinelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul noului sistem informatic ce urmeaz a fi proiectat. Analiza sistemului informaional trebuie s rspund la urmtoarele cerine: delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informaional existent, care va deveni sistemul obiect pentru conceperea i realizarea noului sistem informatic; reflectarea i activitilor a i operaiilor de culegere, sistemului transmitere prelucrare datelor specifice

informaional existent; evidenierea modificrilor ce se impun n organizarea i funcionarea sistemului informaional n viziunea conceperii i realizrii noului sistem informatic; evidenierea dotrii existente cu tehnic de calcul;
56

 fundamentarea unor soluii de principiu care s proceseze activitile i operaiile ce urmeaz a fi informatizate, costul antecalculat al sistemului. Analiza sistemului informaional trebuie s ofere conducerii unitii economice informaiile necesare fundamentrii deciziei de perfecionare a sistemului informaional i de proiectare a noului sistem informatic. Analiza sistemului informaional se realizeaz n urmtoarele faze:
-

organizarea informaional;

conducerea

analizei

sistemului

realizarea analizei sistemului informaional; finalizarea analizei sistemului informaional;

Analiza critic a sistemului informaional Evaluarea critic a sistemului informaional existent la unitatea respectiv urmrete evidenierea performanelor i limitelor acestuia n raport cu cerinele sistemului de conducere, pentru a formula principalele direcii de ameliorare a calitii sistemului. Aprecierea calitii informaiilor se poate face n funcie de precizia, operativitatea, frecvena de difuzare etc. Precizia informaiei se refer la fidelitatea cu care este reflectat activitatea desfurat n unitate. Pentru asigurarea unei precizii corespunztoare a informaiilor se apeleaz la structurarea informaiei n aa fel nct fiecare tip de mijloc economic, operaie, proces economic, s fie bine reprezentat printr-un grup bine definit de informaii.

57

Operativitatea de

informaiilor

se

refer stocare,

la

executarea i

proceselor

culegere,

transmitere,

prelucrare

difuzare a informaiilor privitoare la procesele i fenomenele economice din unitate. Operativitatea informaiilor poate fi evaluat pe baza timpului de rspuns al sistemului informaional, acesta reprezentnd intervalul mediu de timp ntre producerea unei operaii, proces economic inclusiv transmiterea rezultatelor ce decurg din acestea. Frecvena de difuzare a informaiilor precizeaz ritmul de transmitere a documentelor purttoare de informaii ctre utilizatorii lor ntr-un interval de timp unitar (zilnic, sptmnal, lunar, trimestrial, etc.). Avnd n vedere industriei se impune ca si institu\iile de [nv`\`m@nt, se au n vedere noi achiziii de mijloace fixe, urmrindu-se asigurarea condiiilor necesare desfurrii unei activiti de instruire a elevilor c@t mai eficiente. Evidena activelor imobilizate intr n sfera de component a administratorului ]i a contabilului ]ef. Astfel, administratorul este primul care i-a act de noile intrri de mijloace fixe i care, pe baza constatrilor comisiei de recepie, stabilete valoarea de intrare a acestora, codul de clasificare i numrul de inventar. Administratorul primete n gestiune mijloacele fixe rspunznd pentru pstrarea i ntreinerea lor. Acesta va repartiza mijlocul fix trecundu-l [n subgestiunea unui gestionar (laborant sau tehnician). Tot el este cel care face propunerile privind trecerea n conservare i, dac este cazul, scoaterea din funciune sau casarea unor mijloace fixe. Pentru fiecare mijloc fix aflat n gestiune gestionarul ntocmete fia mijlocului fix i o actualizeaz
58

pe msur ca au loc diverse modificri privind micarea, creterea sau diminuarea valorii acestora. n cadrul serviciului contabilitate, contabilul ]ef ine evidena contabil a acestor operaiuni. Aici se realizeaz calcularea, pe baza duratelor normale de funcionare i a regimului de amortizare utilizat, a cotelor de amortizare anuale i lunare pentru fiecare element de activ imobilizat n parte i pe total unitate, determinndu-se n acest timp i valoarea rmas. Acest comportament, prin comisiile organizate n cadrul su, realizeaz inventarierea i reevaluarea periodic a activelor aflate n patrimoniul ]colii conform reglementrilor n vigoare i evideniaz eventualele diferene n plus sau n minus constatate n urma inventarierii patrimoniului. La sfritul fiecrui an se realizeaz calcularea gradului de utilizare a mijloacelor fixe de baz pe seama cruia se va determina indicele de includere a amortizrii n cheltuielile de exploatare anuale ale societii, element deosebit de important n determinare profitului impozabil. Trecnd de la elementele concrete cu privire la evidenierea mijloacelor fixe spre cadrul general cu privire la ntocmirea situaiilor de sintez, fluxul informaional al societii, n ansamblul su se prezint astfel:

59

Documente justificative

nregistrare registru jurnal

Registru jurnal

nregistrare cartea mare

Cartea mare

Registru inventar

ntocmire balana de verificare

LEGEND: Operaia efectuat

Balana de verificare provizorie i definitiv

Sensul circulaiei documentelor Documentul utilizat

ntocmire situaii contabile

Situaii contabile

Fig. 8 Fluxul informa\ional al unit`\ii Modificare continu a legisla\iei impune folosirea pe scar larg a celor mai noi realizri ale tiinei i tehnicii moderne. n acest context dezvoltarea i diversificarea produciei de tehnic de calcul i a sistemelor de operare, conduc la un proces continuu de extindere i perfecionare a sistemelor informatice la toate sferele economiei naionale. Sistemul informatic financiar-contabil ocup un loc aparte n cadrul sistemului informatic deoarece ofer informaii tuturor structurilor informaionale, iar obiectivul su l constituie creterea
60

calitii i operativitii informailor contabile n vederea reflectrii veridice a proceselor economice, a fluxurilor de valori materiale i bneti, precum i a rezultatelor economice. Sistemul de prelucrare a datelor ce urmeaz a fi proiectat trebuie s in seama de cerinele ]colii n ceea ce privete realizarea obiectivelor propuse, mbuntirea activitii economice din unitate, furnizarea unor date corecte, veridice i n timp real att conducerii economice ct i organelor de control. Introducerea unui sistem informatic reclam cheltuieli importante cu proiectarea, organizarea i funcionarea lui. n aceast situaie, se pune problema dac investiiile cu punerea n funciune, precum i cu exploatarea sistemului sunt sau nu justificate din punct de vedere economic. Aprecierea efortului depus pentru proiectarea, realizarea i implementarea unui sistem informatic se poate face prin cumularea cheltuielilor conform etapelor de prelucrare parcurse i categoriile de cheltuieli implicate. Aceste cheltuieli nsumate cu cheltuielile efectuate pentru meninerea n funciune a sistemului informatic dau costul sistemului respectiv. Costul noului sistem are n componena sa:

costuri de analiz i proiectare; costuri permanente de funcionare.

Costurile de analiz i proiectare sunt formate din totalitatea cheltuielilor efectuate pentru realizarea subsistemului respectiv. n structura costului intr urmtoarele categorii de cheltuieli: cheltuieli cu studiul de oportunitate, care se refer n la salariile personalului care lucreaz la exclusivitate

elaborarea studiului de oportunitate;

61

cheltuieli cu analiza i proiectarea general a sistemului cheltuieli cu proiectarea de detaliu a sistemului

informatic; informatic; - cheltuieli cu implementarea noului sistem; - cheltuieli cu funcionarea echipamentului de calcul. Costurile permanente de funcionare se obin prin nsumarea mai multor categorii de cheltuieli: - cheltuieli cu amortizarea echipamentelor de calcul;
-

cheltuieli cu amortizarea cldirilor; cheltuieli cu energia electric; cheltuieli cu pregtirea personalului; cheltuieli cu ntreinerea i reperarea echipamentului de calcul.

- cheltuieli cu materiale consumabile;

-

3.3. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

Definirea obiectivelor noului sistem informatic privind evidena imobilizrilor corporale i calculul amortizrii Obiectivul fundamental al sistemului informatic const n furnizarea de informaii corecte i la timp att conducerii ct i serviciului contabilitate, pentru o cat mai eficient` ]i corect` operare [n contabilitate. Obiectivele sistemului informatic reprezint scopuri imediate i de perspectiv ale perfecionrii activitii serviciului contabilitate. Obiectivele sistemului informatic pot fi detaliate n obiective generale i obiective specifice:
62

Obiective generale

ale unui

sistem informatic

vizeaz

probleme cu caracter global al conducerii unitii economice i probleme structurale specifice compartimentelor funcionale, n scopul realizrii atributelor conducerii i a funciilor unitii respective. n raport cu aceste aspecte, obiectivele generale pot fi: - de conducere (manageriale);
-

funcionale.

Obiectivele de conducere urmresc aspecte globale de conducere ale unitii de [nv`\`m@nt. Obiectivele funcionale ale unui sistem informatic au n vedere informatizarea activitilor n conformitate cu funciile unitii: comercial, financiar-contabil, de personal desfurate la nivelul compartimentelor funcionale. Obiectivele specifice urmresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de baz (producie, comer, prestri servicii) i de cea auxiliar, n raport cu funciile de cercetare i producie. Aceste obiective pot fi structurate astfel: - obiective specifice activitii de baz; - obiective specifice activitii auxiliare. Indiferent de complexitatea obiectivelor generale i specifice, ele trebuie s asigure creterea vitezei de circulaie a informaiilor i reducerea ciclului informaional i a timpului de rspuns ca urmare a realizrii noului sistem informatic. Noul sistem informatic trebuie s asigure: creterea exactitii i preciziei n procesul de prelucrare a datelor; creterea vitezei de execuie;
63

 reducerea efortului uman; introducerea automatizrii operaiilor de culegere a datelor, de transmitere, prelucrare i integrare a datelor; organizarea datelor ntr-o baz de date unitar. n acelai timp sistemul informatic proiectat trebuie s fie compatibil cu sistemul de eviden contabil existent pentru a se putea realiza o interfa ntre acestea. Obiectivele urmrite de sistemul informatic proiectat are n vedere asigurarea prelucrrii automate a datelor n condiii de eficien economic i furnizarea automat a informaiilor cu privire la:
-

existentul de mijloace fixe la nivel de loc de folosin, precum i tranzaciile acestora; calculul i repartizarea amortizrii pe conturi de cheltuieli i locuri de folosin; obinerea de informaii prin intermediul situaiilor de ieire, necesare procesului de analiz i procesului decizional ca se desfoar la nivelul diverselor compartimente ale unitii economice.

n concluzie sistemul informatic referitor la mijloacele fixe au ca obiectiv de baz urmrirea gospodririi i utilizrii cu eficien sporit a acestora, precum i recuperarea treptat a cheltuielilor ocazionate de achiziionarea acestora prin intermediul amortizrii. Proiectarea situaiilor de ieire a sistemului informatic Realizarea caracterizeaz obiectivelor prin satisfacerea sistemului cerinelor informatic informaionale se de

conducere i structurilor organizatorice din unitatea beneficiar.

64

Ieirile sistemului informatic pot fi privite din punct de vedere structural, funcional i tipologic. Din punct de vedere structural, ieirile sistemului informatic reprezint a treia component din triada ce caracterizeaz structura general a oricrui tip de sistem: INTRRI PRELUCRRI IEIRI. Din punct de vedere funcional, ieirile sistemului informatic concretizeaz obiectivele generale i specifice ale sistemului proiectat. Din punct de vedere tipologic, ieirile sistemului informatic pot fi redate sub forma de:
-

liste / situaii de ieire care cuprind indicatori ai strii i rezultatelor activitii economico financiare; indicatori sintetici privind starea i rezultatele activitii economico financiare; grafice ce redau evoluia i starea indicatorilor economico financiari; ieiri ctre alte sisteme informatice transmise direct (online) prin intermediul unei reele locale de calculatoare, sau indirect (off-line) prin intermediul suporturilor magnetice.

Indiferent de tipologia ieirilor sistemului informatic, acestea trebuie s respecte cerinele i restriciile cadrului legislativ normativ n vigoare, pentru ca activitatea unitii economice s se desfoare n coordonatele legalitii economice. Ieirile sistemului informatic urmeaz a fi analizate de factorii de decizie pe diferite nivele ierarhice, n scopul adoptrii deciziilor necesare pentru bune desfurare a activitii economice n unitatea beneficiar.
65

Aspecte practice Ieirile sistemului informatic constituie rezultatul prelucrrii bazelor de date prin prelucrri directe sau calcule de atribuire efectuate de procedurile automate i concretizate n listele / situaiile de ieiri solicitate de unitatea respectiv. Natura prelucrrii sistemului informatic are un caracter specific determinat de natura activitii unitii economice, element care impune o anumit structurare a indicatorilor economico-financiari n cadrul listelor / situaiilor de ieire. Datele primare necesare crerii, actualizrii bazelor de date i obinerii situaiilor de ieire pot fi externe sau interne societii. Datele externe sunt cele furnizate de actele normative iar cele interne se refer la imobilizrile corporale existente n patrimoniul societii i la operaiile care se efectueaz cu acestea. Toate documentele de ieire sunt mai nti afiate pe ecran urmnd ca operatorul s hotrasc dac le imprim sau nu. Prin situaiile de ieire prezentate n continuare se evideniaz cerinele informaionale specifice unitii economice: SITUAIA RM1: Situaia mijloacelor fixe intrate n luna (Anexa 2) Se ntocmete pe baza datelor furnizate de Comisia de Recepie, pentru toate mijloacele fixe pentru care aceast comisie a concluzionat c sunt n stare de funcionare n momentul intrrii lor n patrimoniu. Comisia de Recepie compar nregistrrile din documentele care nsoesc mijloacele fixe (factura, aviz de nsoire, contract de vnzare-cumprare, act de donaie, expertiz tehnic) i ntocmete Procesul-verbal de recepie (provizorie).

66

Situaia poate fi vizualizat pe ecran, listat la imprimant sau salvat pe disc. Aceast situaie de ieire conine urmtoarele informaii:
-

numrul de inventar al mijlocului fix; codul de clasificare conform catalogului;

- denumirea mijlocului fix; - valoarea de [nregistrare a mijlocului fix; - amortizarea calculata pe toat` perioada; - amortizarea calculat` pe anul curent; - baza de calcul a amortiz`rii; - luni trecute de la intrarea [n func\iune; - durata de utilizare; - cota medie annual` de amortizare linear`; - amortizarea medie anual`; - amortizarea lunar`; - locul de folosin\` a mijlocului fix; - nr. documentului pe baza c`ruia a fost [nregistrat mijlocul fix; - data la care a fost [nregistrat documentul; Pe baza datelor prezentate se obin totaluri intermediare pe grupe i totalul general pe unitate. Macheta situaiei de ieire se prezint n SITUAIA RM1 (ANEXA 2). SITUAIA RM2: Situaia mijloacelor fixe ieite n luna(Anexa 3)

67

Se ntocmete la terminare unei luni pe baza documentelor care nregistreaz vnzri de mijloace fixe, casri i scoateri din funciune a mijloacelor fixe i anume: Procesul-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe ntocmit prin hotrrea Comisiei de Casare, iar n cazul ieirii din patrimoniu prin vnzare se ntocmete factura i avizul de nsoire. Situaia conine urmtoarele informaii:
-

numrul de inventar al mijlocului fix;

- codul de clasificare; - denumirea mijlocului fix;

-

valoarea de [nregistrare a mijlocului fix; amortizarea calculat` cumulat la zi;

- valoarea mijlocului fix (baza de calcul a amortiz`rii); - luni consumate; - durata de utilizare; - durata de utilizare calculat`; - cota medie de annual` de amortizare linear`; - amortizarea calculat` pe anul curent; - locul de folosin\`; - num`rul documentului; - data documentului; Pe baza datelor prezentate se obin totaluri intermediare pe grup, i pe unitate referitoare la valoarea de inventar, valoarea amortizat i valoarea rmas. Macheta acestei situaii de ieire se prezint n SITUAIA RM2 (Anexa 3).

68

SITUAIA RM3:Situaia mijloacelor fixe modificate [n luna (Anexa 4) Se ntocmete [n momentul [n care apar modific`ri privind locul de folosin\` al mijlocului fix i conine informaii referitoare la :
-

numrul de inventar al mijlocului fix; denumirea mijlocului fix;

- codul de clasificare conform catalogului;

-

- valoarea de [nregistrare a mijlocului fix; - amortizarea calculat` cumulat la zi; - valoarea mijlocului fix (baza de calcul a amortiz`rii); - luni trecute de la intrarea [n func\iune; - durata de utilizare; - cota medie annual` de amortizare linear`; - amortizarea calculat` pe anul curent; - amortizarea lunar`; - locul de folosin\` a mijlocului fix;
-

nr. documentului pe baza c`ruia a fost modificat mijlocul fix;

- data la care a fost [nregistrat documentul; Macheta situaiei de ieire se prezint n SITUAIA RM3 (ANEXA 4). SITUAIA RM4: Situaia privind calculul amortiz`rii (M.F. neamortizate) pe luna (Anexa 5 ]i Anexa 6)

69

Se ntocmete [n fiecare lun` ]i poate fi listat` [n mai multe variante pe conturi sau pe gestiuni i conine informaii referitoare la : - num`rul de inventar; - codul de clasificare conform catalogului; - denumirea mijlocului fix; - valoarea [nregistrat` [n contabilitate; - amortizarea calculat` cumulat la zi; - luna ]i anul [n care [ncepe amortizarea;
-

durata normal` de utilizare (ani);

- durata normal` r`mas` la 31.12.2004 (luni); - amortizarea lunar` (lei); - num`rul de luni pentru care s-a calculat amortizarea; - valoarea amortizat` cumulat`; - valoarea r`mas` de amortizat; - cod gestiune; - valoare amortizat` [n anul curent; Macheta situaiei de ieire se prezint n SITUAIA RM4 (Anexa 5). }i situa\ia mijloacelor fixe (neamortizate) existente [n inventar la sf@rsitul lunii pe grupe (Anexa 6) - num`rul de inventar; - codul de clasificare conform catalogului; - denumirea mijlocului fix;
-

valoarea de [nregistrare a mijlocului fix;

- amortizarea calculat` cumulat la zi; - valoarea mijlocului (baza de calcul a amortiz`rii);

70

- valoarea r`mas` de amortizat; - durata normal` de utilizare; - durata de calcul; - cota medie de anual` de amortizare liniar`; - amortizarea calculat` pe anul curent; - amortizarea lunar` nou`; - loc de folosin\`; - nr. documentului; - data documentului; - data intr`rii [n func\iune; - data amortiz`rii complete; Pe baza datelor prezentate se obin totaluri intermediare pe grup, i pe unitate referitoare la valoarea de inventar, valoarea amortizat i valoarea rmas. Macheta situaiei de ieire se prezint n SITUAIA RM4 (Anexa 6). SITUAIA RM5: Situaia sintetic` a amortiz`rii

mijloacelor fixe (neamortizate) pe luna (Anexa 7) Se ntocmete pentru a avea o imagine de ansamblu pe grupe i conine informaii referitoare la : - cod grupa; - valoarea de [nregistrare a mijloacelor fixe; - amortizarea calculat` la sf@r]itul anului precedent;
-

amortizarea curent`);

calculat`

pe

anul

cerent

(inclusiv

luna

- amortizarea pe luna curent`;

71

- amortizarea calculat` pana la luna curent`; - suma r`m`s` de amortizat; Macheta situaiei de ieire se prezint n SITUAIA RM5 (Anexa 7).

SITUAIA RM6: Lista de control a mi]c`rii mijloacelor fixe [n luna (Anexa 8) Se ntocmete pentru a avea o imagine de ansamblu a mi]c`rii mijloacelor fixe [ntr-o lun` i conine informaii referitoare la : - num`rul de inventar - codul de clasificare; - denumirea mijlocului fix;
-

valoarea de [nregistrare a mijloacelor fixe;

- amortizarea calculat` cumulat la zi; - valoarea r`mas`, reevaluat` ]i actualizat`; - luni consumate; - durata de utilizare; - cota medie de amortizare linear`; - amortizarea curent`); - amortizarea lunar`; - locul de folosin\`; - num`rul documantului; - data documentului; - data punerii [n func\iune;
72

calculat`

pe

anul

curent

(inclusiv

luna

- observa\ii; Macheta situaiei de ieire se prezint n SITUAIA RM6 (Anexa 8).

Fia mijlocului fix (Anexa 9)

Se folosete pentru vizualizarea i tiprirea datelor unui mijloc fix. Aceast situaie conine informaii cu privire la: - denumirea mijlocului fix;
-

numrul de inventar al mijlocului fix;

- valoarea de inventar; - gestiunea; - durata normal` de utilizare; - codul de clasificare; - norma amortiz`rii; - data d`rii [n folosin\`; - nr. documentului; - data documentului;
-

felul, numrul, data documentului; operaia;

Macheta acestei situaii de ieire de prezint n Anexa 9. Liste de inventariere (Anexa 10) Listele de inventariere sunt listate la sf@r]itul anului sau ori de c@te ori este nevoie s` se verifice inventarul mijloacelor fixe pe o anumit` gestiune;
73

Listele de inventar conin informaii referitoare la: - codul gestiunii ]i numele gestionarului; - contul mijlocului fix; - denumirea mijlocului fix; - unitatea de m`sur`; - num`rul de inventar; - stocuri faptice ]i scriptice; - diferen\e plus sau minus; - pre\ul unitar; - valoarea
-

diferen\e de valoare plus sau minus;

Pe baza datelor furnizate se pot ab\ine totaluri pe gestiuni ]i pe unitate, listele de inventar con\in numele persoanelor care fac parte din comisia de inventariere, ce urmez` s` semneze listele de inventar dup` care se arhiveaz`; SITUA|IA RM8: Mijloacele fixe existente [n inventar la sf@r]itul lunii pe grupe (Anexa 11) Aceast` informa\ii: - num`rul de inventar; - codul de clasificare; - denumirea mijlocului fix; - valoarea de [nregistrare a mijlocului fix; - amortizarea calculat` la zi; - valoarea r`mas` de amortizat; - codul gestiunii; list` ofer` o imagine centralizat` a tuturor mijloacelor fixe existente la sf@r]itul lunii ]i con\ine urm`toarele

74

Pe baza datelor furnizate se [ntocmesc subtotaluri pe grupe pentru valoarea [nregistrat` amortizarea calculat` la zi ]i valoarea r`mas` de amortizat; Macheta acestei situa\ii se prezint` [n anexa 11 Proiectarea bazei informaionale Determinarea coninutului bazei de date ]i algoritmii utiliza\i Faza de proiectare a bazei informa\ionale presupune determinarea complet` ]i corect` a mul\imii atributelor de intrare necesare pentru ob\inerea ie]irilor sistemului informatic conform obiectivelor stabilite ale acestuia. Baza informa\ional` de intrare va con\ine totalitatea atributelor ]i gruparea acestora ntr-un ansamblu omogen de entit`\i n scopul optimiz`rii prelucr`rilor sistemului informatic. Con\inutul bazei informa\ionale de intrare se determin` n func\ie de modul de ob\inere a atributelor existente n baza informa\ional` de ie]ire. Din punct de vedere al modului de ob\inere a atributelor distingem:
-

atribute de ie]ire ob\inute prin simpla prelucrare sau reproducere a atributelor sinonime din con\inutul bazei informa\ionale. atribute de ie]ire ob\inute ca rezultat al utiliz`rii unui algoritm de alcul sau unui grup de algoritmi.

Pentru aceast` a doua categorie trebuie s` se precizeze am`nun\it algoritmi de calcul respectivi. Calculele care trebuie efectuate se refer` la determinarea valorii amortizate, a normei de amortizare, a amortiz`rii lunare, a valorii r`mase a mijloacelor fixe toate n func\ie de regimul de

75

amortizare liniar deoarece avem o unitate bugetar` pentru [n cazul fiec`rui mijloc fix n parte. Pentru calculul amortiz`rii liniare a fiec`rui mijloc fix formulele de calcul sunt:
C lin = 100 DUR.FUNCT VAL.INV C e Aan = 100 A Alun = an 12

unde:

Clin cota de amortizare n regim liniar DUR.FUNCT durata de func\ionare conform catalogului Aan amortizarea anual` VAL.INV valoarea de inventar a mijlocului fix Alun amortizarea lunar`

76

Modelul Conceptual de Date (M.C.D.):

77

Modelul rela\ional de date (MLD) Modelul rela\ional tinde s` fie cel mai utilizat fiind

implementat cu sisteme de gestiune a bazelor de date rela\ionale (SGBDR). Datorit` diferitelor limbaje care-i permit s` defineasc`, s` utilizeze, s` partajeze ]i s` controleze bazele de date rela\ionale, SGBDR este cel care garanteaz` din plin independen\a date-programe, cel care confer` suple\e, siguran\`, n utilizarea unei baze de date. n anul 1969 matematicianul E.F. Codd de la Centrul de cercetare IBM din San Jose California, a expus modelul rela\ional a bazelor de date. Pn` la sfr]itul deceniului, cnd a fost conceput dBASE II, modelul rela\ional a fost acceptat pe scar` larg` ca fiind superior, cel pu\in pentru uzul general, att modelului re\ea (CODASYL), ct ]i celui ierarhic. Modelul rela\ional reprezint` o abstrac\ie matematic`, destinat` s` u]ureze desf`]urarea discu\iilor referitoare la bazele de date ]i proiectarea limbajelor de manipulare a datelor. n acela]i timp reprezint` un model de interfa\` cu factorul uman, deoarece tabelele de date sunt u]or de n\eles. Modelul rela\ional are multe avantaje. Este simplu ]i intuitiv, asigurnd din construc\ie un grad ridicat de independen\` a datelor. Tabelele de date ]i opera\ii cum ar fi ad`ugarea unor rnduri sau ]tergerea unor coloane sunt u]or de st`pnit din punct de vedere conceptual. Opera\iile asupra tabelelor de date se realizeaz` n conformitate cu cteva reguli simple (majoritatea mprumutate din teoria mul\imilor), care sunt ele nsele intuitive ]i u]or de n\eles. Terminologia rela\ional`

78

Un model rela\ional este pur ]i simplu o metod` de reprezentare, manipulare ]i reg`sire a informa\iei 1. Rela\ie tabela bidimensional` format` din rnduri (linii) numite tupluri ]i coloane numite domenii. Rela\iile abordate sunt finite, chiar dac` domeniile pe care sunt construite pot fi infinite. Tuplu un rnd dintr-o tabel` Caracteristica numele/antetul unei coloane dintr-o tabel` (rela\ie) Cheie - o caracteristic` sau o mul\ime de caracteristici a c`ror valoare identific` fiecare tuplu dintr-o tabel` Cheie primar` cheia care permite identificarea n mod unic a unui tuplu (nregistrare) Cheie secundar` cheia care permite identificarea tuturor tuplurilor (nregistr`rilor) care ai aceea]i proprietate Cheie extern` (str`in`) cheie identic` cu cheia primar` a rela\iei asociate; prin construirea cheilor externe se realizeaz` un acces rapid la informa\iile con\inute n baza de date, datorit` leg`turilor pe care le realizeaz` Domeniu mul\imea de valori ale unei caracteristici (o coloan` dintr-o tabel`) Grad num`rul de coloane din cadrul unei tabele Cardinalitate num`rul de rnduri din cadrul unei tabele Schema Structur` logic` a unei colec\ii de tabele care descrie complet o anumit` activitate este denumit` schema bazei de date. Schema descrie cmpurile fiec`rui tabel din punct de vedere al tipului datelor (caracter, numeric, dat` ]i a]a mai departe),
R`du\ Carmen ]i colaboratorii Baze de date ]i sisteme de gestiune a bazalor de date, Editura Independen\a Economic`, 2003
1

79

dimensiunii (orice apari\ie a unei valori dintr-un cmp are aceea]i dimensiune) numele ]i n unele sisteme gama valorilor posibile. Schema prezint`, de asemenea, rela\ii ntre tabele. Adeseori, o anumit` aplica\ie are de-a face doar cu un subset al ntregii bazei de date, denumit subschem`. Normalizarea Fiecare tabel din cadrul unei baze de data trebuie s` fie normalizat, adic` fiecare intersec\ie dintre un rnd ]i o coloan` trebuie s` aib` o singur` valoare denumit` valoare atomic` (ceea ce nseamn` c` nu se accept` seturi de valori sau grupuri care se repet`). Normalizarea const` ntr-o descompunere reversibil` a rela\iilor ini\iale n rela\ii cu structura mai simpl`, f`r` pierdere de informa\ii. Reversibilitatea garanteaz` c` rela\ia de plecare poate fi ref`cut` prin utilizarea Join-ului natural; prin urmare nici o informa\ie nu a fost pierdut`, deci descompunerea este f`r` pierdere. Procesul de normalizare se desf`]oar` n mai multe etape numite forme normale (FN1, FN2, FN3). Forma normal` 1 (FN1). O baz` de date este n FN1 dac` toate rela\iile acesteia sunt [n FN1. O rela\ie este [n FN1 dac` domeniile pe care sunt definite atributele rela\iei sunt constituite numai din valori elementare ]i [n plus, un tuplu nu trebuie s` con\in` atribute sau grupuri de atribute repetitive. Forma normal` 2 (FN2). O baz` de date este [n FN2 dac` toate rela\iile acesteia sunt [n FN2. O rela\ie este [n FN2 dac` este [n FN1 ]i oricare dintre atributele noncheie este dependent func\ional complet de cheia primar` a rela\iei

80

Forma normal` 3 (FN3). O baz` de date este [n FN3 dac` toate rela\iile acesteia sunt [n FN3. O rela\ie este [n FN3 dac` este [n FN2 ]i atributele noncheie nu sunt dependente tranzitiv de cheia primar` a rela\iei

81

Modelul logic de date (M.L.D.):

Cod_Fz Den_Fz Adresa Cont Banca

Pvpunereinfunctiune NrPVpunfunc DataPVpunfunc Cod-Fz NrInv

MijFixe NrInv DenMijFixe DurNormFunc CotaAmortiz ValInv LocFolosinta CodLocFolos Grupa CodGr DenGr CodClasif DenLocFolos CodLocFol os CodG CodGestiune r

Gestiune Cod Gestiune Den Gestiune

PVCasare NrPvCasare DataPvCasare ValCasata NrInvent ar CodLocFol os

BonMiscare NrBonMiscare DataBonMiscare CodLocFolosPrimit CodLocFolosPredat

MijlFixeTransferate NrInvent NrBonMisca ar re Factura ValTransferata

82

NrFact DataFact Explicatie

CodLocFolos

83

3.4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

Etapa de implementare finalizeaz activitatea de proiectare i realizare a sistemului informatic, avnd ca obiectiv testarea funcionrii noului sistem n condiii concrete i cu date reale, ale unitii economice respective, pentru aducerea acestui sistem informatic la stadiul de exploatare efectiv. n realizarea implementrii se urmrete utilizarea concret, efectiv condiiile a produsului tehnice ale program realizat confruntndu-se prin actualizarea cu i beneficiarului

exploatarea bazei de date asociate acestuia, n condiii de operaionalitate i de eficien economic. Realizarea unei implementri eficiente presupune participarea urmtorilor factori: - unitatea beneficiar n care se implementeaz noul sistem informatic care trebuie s asigure condiiile tehnice, organizatorice, informaionale i informatice n vederea funcionrii sistemului informatic, i s asigure totodat operativitatea, calitatea i acurateea datelor de intrare; - proiectantul asigur asistena tehnic pe tot parcursul etapei de implementare; - personalul implicat n etapa de implementare aparine unitii beneficiare i este format din cadre de conducere, personalul operatori; compartimentelor funcionale, analiti i

84

- cadrul organizatoric i informaional impune existena condiiilor financiare, materiale i organizatorice pentru fluxul corect al datelor; - fondul informaional presupune pregtirea datelor reale n scopul nregistrrii acestora n bazele de date specifice noului sistem; - sistemul informatic proiectat; n ceea ce privete asigurarea condiiilor organizatorice, manageriale i financiare i materiale acestea vizeaz urmtoarele aspecte: - condiii manageriale au n vedere stabilirea conductorului activitii de implementare, a membrilor, a compartimentelor funcionale influenate; - condiiile organizatorice presupun afectarea unor spaii de lucru n interiorul compartimentelor funcionale sau ntr-un compartiment specializat; - condiiile financiare au n vedere alocarea fondurilor necesare implementrii i exploatrii sistemului informatic realizat; - condiiile materiale impun dotarea unitii economice cu reeaua de calculatoare necesare. Pentru verificarea efectiv a funcionalitii produsului program realizat se au n vedere testele individuale la nivel de component software, testul de acceptare privitor la recepia i omologarea produsului program de ctre unitatea beneficiar. Concluziile produsului desprinse prin verificarea se prezint experimental n raportul a de program realizat

implementare care este adresat Consiliului de administra\ie al

85

Grupului }colar Industrial CostinD. Neni]escu, avizat ulterior de ctre acesta i care conine urmtoarele informaii: - obiectivul urmrit prin implementare fiind realizarea gestiunii mijloacelor fixe ]i calculul amortiz`rii lunare [n vederea [nregistr`rii ei [n contabilitate; - condiiile n care s-a desfurat implementarea au fost foarte bune, persoanele instruite d@nd dovad` de un real interes pentru acest program care le u]ureaz` munca; - pentru instalarea programului a fost folosit un calculator cu urm`toarele caracteristici: Procesor: AMD K6 (tm) 3D Memorie: 128 MB RAM HDD: 60 GM - implementarea s-a realizat pe parcursul unei zile normale de munc` (8 ore);

86

CONCLUZII
Asigurarea informaiei necesare conducerii unitii din punct de vedere economic este realizat de serviciul contabilitate care este principalul izvor informaional. Contabilitatea trebuie s asigure o informaie sintetic de natur economic necesar lurii deciziilor manageriale, dar n egal msur util raportrilor externe. n aceste condiii, informatizarea contabilitii devine o cerin absolut necesar a oricrei uniti economice datorit surplusului de informaii pe care le degaj i mai ales datorit calitii informaiei transmise. Sistemul informatic privind evidena mijloacelor fixe propus n aceast lucrare, a plecat de la necesitatea automatizrii volumului din ce n ce mai sporit al datelor ce se supun prelucrrilor contabile, n scopul unui control i a unei gestiuni eficiente a mijloacelor fixe i a calculrii corecte a amortizrii. Principalele caracteristici ale produsului informatic propus sunt: asigur culegerea rapid a informaiilor; precizie mare n prelucrarea acestora; stocarea eficient a informaiei; viteza mare n prelucrarea volumului de date; acces rapid la date, datorit lucrului cu fiiere indexate; calculul automat al totalurilor intermediare i a totalului general n cadrul situaiilor de ieire proiectate; eliminarea anumitor anomalii n exploatarea coleciilor de date prin proiectarea acestora innd cont de modelul relaional. Avnd n vedere avantajele oferite de noul sistem informatic proiectat se poate aprecia c acesta este capabil s rspund nu numai factorilor de decizie aflai la nivel de compartiment funcional ci i factorilor aflai la nivelul superior al conducerii.
87

BIBLIOGAFIE

1. 2.

Burada Corneliu Armonizarea dintre contabilitate ]i fiscalitate, Editura Independen\a Economic`, 2002 Lungu Ion, Sab`u Gheorghe, Velicanu Manole, Munteanu Mihaela, Ionescu Simona, Posdarie Elena Sandu Daniela, Sisteme informatice Analiz`, proiectare implementare, Editura Economic`, Bucure]ti 2003 Mare] Coriolan (coordonator), Editura Independen\a economic`, 2000 Mitea Constanta, Mihordea Sava, Manu Mircea, Fratila Aurelia, Gurau Mioara Monografia Grupului Scolar Industrial Costin D.Nenitescu Ed.Scoala Br`ileana, Br`ila, 2005 Oprea Dumitru, Analiza ]i proiectarea sistemelor informa\ionale economice, Editura Polirom, Bucure]ti 1999 Oprea Dumitru ]i Me]ni\` Gabriela, Sisteme informatice pentru manageri, Editura Polirom, Bucure]ti 2002 Puiu Alexandru, Management Analize ]i studii comparative, Editura Independen\a Economic`, 2003 Radu Ioan, Urs`nescu Minodora, Ioni\` Florin Informatica pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economic`, Bucure]ti, 2001 R`du\ Carmen, Bazele Informaticii , Editura Independen\a Economic`, 2001 R`du\ Carmen ]i colaboratorii Baze de date ]i sisteme de gestiune a bazalor de date, Editura Independen\a Economic`, 2003 Ristea Mihai (coordonator), Contabilitatea financiar` a [ntreprinderii, Editura Universitar`, Bucure]ti 2004 Stoian Ana Contabilitate ]i gestiune fiscal`, Editura M`rg`ritar, Bucure]ti, 2001 *** Legea 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Romniei nr. 242 din 31 mai 1999 *** Ordinul M.Ed.C. nr. 4925/08.09.2005 privind Regulamentul de
88

3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14

Organizare ]i Func\ionare a Unit`\ilor de {nv`\`m@nt 15 . 16 . 17 . 18 . 19 . Preuniversitar *** H.G.R. 2139/2004 publicat` [n Monitorul Oficial al Romniei nr. 173 din 13 ianuarie 2005 http://www.prodinf.ro http://www.electrocons.ro http://www.profitromania.ro http://www.ps.ro

89