Descrierea componentelor

fizice ale sistemului birotic.

Funcţiile generale ale sistemului
birotic
 Funcţiile sistemului birotic decurg atât din obiectivele de automatizare şi
de informatizare a activităţii de birou, dar şi din mijloacele pe care
electronica, informatica şi comunicaţiile le oferă în vederea realizării
acestor obiective.
 Un sistem birotic îndeplineşte următoarele funcţii generale:
 1.      Funcţia de introducere a informaţiei în sistem.
 2.      Funcţia de memorare şi de regăsire a informaţiei.
 3.      Funcţia de prelucrare.
 4.      Funcţia de ieşire.
 5.      Funcţia de comandă şi de control.[1]
Funcţia de introducere 

 a informaţiei în sistem se exercită într-o varietate de modalităţi, cum

sunt:
 ˇ      preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii
naţionale sau internaţionale, publice sau private;
 ˇ      preluarea informaţiei provenite din reţeaua locală de date;
 ˇ      introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu
echipament adecvat a convorbirilor, imaginii şi sunetului.
 Informaţia odată introdusă în sistem fie se prelucrează imediat, în timp
real, fie se memorează pentru prelucrări ulterioare, nefiind exclusă nici
posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi memorată sau prelucrată
de către sistem.
Funcţia de memorare şi de
regăsire
 a informaţiei joacă un rol important în funcţionarea unui sistem birotic.
Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie
criterii fundamentale de apreciere a performanţelor unui sistem birotic.
  Informaţiile se pot păstra astfel:
 ˇ         în memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;
 ˇ         în memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;
 ˇ         arhiva electronică, pentru informaţiile care se consultă rar.
Funcţia de prelucrare 

 se referă la o mare varietate de operaţii şi de procese:

 ˇ        conversia informaţiei din formă analogică în formă digitală, necesară memorării şi
procesării ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia de conversie din digital în analogic;
 ˇ        transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul
(conversie de suport);
 ˇ        copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport (operaţie de reproducere a informaţiei);
 ˇ        crearea şi încărcarea bazei informaţionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu
de proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe
suportul tehnic, încărcarea bazelor de date, astfel create, cu informaţia provenită din
memoria externă sau internă din reţelele de comunicaţie ori manual, de la terminale;
 ˇ        actualizarea bazei informaţionale. Această operaţie presupune eliminarea şi
introducerea informaţiilor şi modificarea informaţiilor deja existente
 Funcţia de ieşire

 a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă mai multe cerinţe având în

vedere mai multe aspecte, după cum urmează:
 ˇ        natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente,
secvenţe sonore, secvenţe vizuale;
 ˇ        conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire;
 ˇ        natura suportului tehnic sau grafic pe care urmează a fi
transferată informaţia la ieşire;
 ˇ      forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise;
 ˇ      destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat.
Funcţia de comandă şi de control

 a sistemului birotic deţine toate atributele necesare pentru dirijarea şi

pentru reglarea funcţionării întregului sistem, a tuturor funcţiilor sale,
alocarea optimă a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la
memoria internă, la baza de programe şi la baza informaţională. Tot aici
are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare şi de ieşire a
informaţiei în funcţie de natura lor, de destinaţia şi de modul de
transmitere a rezultatelor.
Structura sistemului birotic

 Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu

interconectat de echipamente şi de programe, de mijloace hard şi soft,
având ca obiectiv procesarea informaţiei în activitatea de birou şi care îşi
exercită funcţiile sale în interdependenţă atât cu sistemele informatice
operaţionale, cât şi cu sistemele de telecomunicaţii, între care creează un
ansamblu de legături funcţionale[2].
 Din această definiţie rezultă cele trei componente ale
sistemului: echipamentul, programele şi informaţiile. Acestea au
roluri diferite în economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-
ul) constituie componenta fizică a sistemului, programele (soft-ul)
reprezintă componenta logică a acestuia, în timp ce informaţiile oferă
obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea
sunt reprezentate în figura 
Unităţile de intrare – ieşire 

 ale sistemului birotic conţin atât periferice comune cu celelalte sisteme informatice,
cât şi periferice specifice tratării textelor, documentelor, imaginii şi sunetului.
 Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:
 ˇ             Scanner;
 ˇ             Aparatul telefonic şi interfaţă telefonică;
 ˇ             Aparatul telefax şi interfaţă telefax;
 ˇ             Interfaţă de intrare telecopiator;
 ˇ             Interfaţă video;
 ˇ             Microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată;
 ˇ             Camera de luat vederi şi interfaţa audio-video necesară;
 ˇ             Lectorul optic de microfilme şi interfaţa specifică.
Perifericele de ieşire

 ale unui sistem informatic de birou sunt:

 ˇ        Imprimanta;
 ˇ        Plotter-ul;
 ˇ        Aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic;
 ˇ        Aparatul telefax şi interfaţa sa specifică;
 ˇ        Interfaţa de ieşire telecopiator;
 ˇ        Imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa;
 ˇ        Interfaţa video;
 ˇ        Interfaţa audio.
Perifericele de intrare-ieşire

 întâlnite în configuraţia unui sistem birotic sunt, în principal,

următoarele:
 ˇ        Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color şi
tastatura alfanumerică;
 ˇ        Unităţile digitale de disc magnetic (discuri fixe şi discuri flexibile);
 ˇ        Unităţile audio-analogice de bandă magnetică şi interfaţa
acestora;
 ˇ        Unităţi video-analogice de bandă magnetică şi interfaţa lor.
 Echipamentul pentru comunicaţii

  include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare,

de transmitere şi de recepţie locală sau la distanţă a informaţiei utilizate în
activitatea de birou.
 Structura şi funcţionalitatea acestuia depinde de mai mulţi factori: echipamentul
informatic de birou utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de comunicaţii
practicate (locale sau la distanţă), natura reţelelor de telecomunicaţii utilizate.
 Echipamentele folosite în telecomunicaţii vor fi tratate pe larg în capitolul următor.
 2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraţiei fizice a unui sistem birotic,
acesta nu poate funcţiona fără existenţa subsistemului de programe care
constituie componenta logică (soft) a sistemului birotic.
 Soft-ul reprezintă ansamblul programelor care asigură funcţionarea calculatorului
sau a unor aplicaţii informatice
 Sistemul de operare

 reprezintă totalitatea programelor de control care asigură accesul optim la resursele

hard şi soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
 Sistemul de operare în raport cu numărul de utilizatori şi cu numărul de programe pe
care le poate executa la un moment dat se poate împărţi în mai multe categorii:
 1.        Monoutilizator şi monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaţiilor una
după alta; fiecare utilizator foloseşte resursele în mod serial.
 2.        Monoutilizator şi multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaţiilor pentru
un singur utilizator în paralel.
 3.        Multiutilizator şi multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaţiile mai multor
utilizatori folosesc în comun sau separat resursele aflate în diferite puncte ale unei
reţele de calcul.
 4.        Sisteme de operare pentru reţea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor
de la mai multe calculatoare (terminale), la fişiere comune sau individuale.
 Softul de aplicaţii 

 reprezintă totalitatea programelor de control care asigură accesul optim la resursele

hard şi soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
 Sistemul de operare în raport cu numărul de utilizatori şi cu numărul de programe pe
care le poate executa la un moment dat se poate împărţi în mai multe categorii:
 1.        Monoutilizator şi monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaţiilor una
după alta; fiecare utilizator foloseşte resursele în mod serial.
 2.        Monoutilizator şi multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaţiilor pentru
un singur utilizator în paralel.
 3.        Multiutilizator şi multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaţiile mai multor
utilizatori folosesc în comun sau separat resursele aflate în diferite puncte ale unei
reţele de calcul.
 4.        Sisteme de operare pentru reţea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor
de la mai multe calculatoare (terminale), la fişiere comune sau individuale.
 Softul de aplicaţii 

 este un program destinat rezolvării unor anumite probleme. Şi acesta se împarte

în mai multe categorii:
 1.       Soft-ul specializat – este un produs “la cheie”, specializat în rezolvarea
anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind
realizat de obicei ca un unicat, dar prezintă avantajul că este protejat împotriva
pirateriei, el putându-se folosi doar cu echipamentul respectiv.
 2.       Soft semigeneralizat – pachete de programe realizate de firme specializate
care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. În
România există o bancă naţională de programe pe lângă Institutul de Cercetare în
Informatică unde sunt stocate pachete de programe din această categorie.
Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftină şi reduce considerabil durata de
proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigură în acelaşi timp
compatibilitatea diferiţilor utilizatori, ceea ce favorizează prelucrarea unor date
folosite de mai multe firme.
 Word este un procesor de texte care permite crearea şi gestionarea
fişierelor de tip text precum şi schimbul de date cu alte programe.
 Funcţiile realizate de acesta sunt:
 -         crearea de fişiere;
 -         deschiderea unor fişiere existente;
 -         selectarea textului;
 -         editarea textului (mutări, copieri, ştergeri);
 -         formatarea documentului (formatarea caracterelor şi a paragrafelor);
 -         crearea de tabele;
 -         inserarea de imagini şi de grafice;
 -         corectarea automată lexicală şi gramaticală;
 -         tipărirea la imprimantă a documentelor.
 Excel este un program de calcul tabelar. Funcţiile realizate sunt:
 -         crearea fişierelor tip foaie de calcul tabelar;
 -         formatarea foii de calcul;
 -         copierea, mutare, ştergerea datelor;
 -         crearea de serii numerice şi calendaristice;
 -         calcule pe baza unor funcţii;
 -         inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;
 -         crearea unor baze de date simple;
 -         tipărirea la imprimantă a foilor de calcul.
 Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:
 -         crearea fişierelor tip bază de date (definirea câmpurilor,
introducerea datelor);
 -         modificarea informaţiilor din baza de date;
 -         adăugarea sau ştergerea unor câmpuri;
 -         sortarea bazei de date după diverse criterii;
 -         interogarea bazei de date;
 -         crearea de formulare;
 -         crearea de rapoarte, de macrouri şi de module;
 -         tipărirea rapoartelor.
Sistemul de informaţii

 al sistemului birotic oferă obiectul supus

prelucrării (elemente de intrare) în activitatea
de birou asistată de calculator şi în acelaşi
timp conţine multitudinea de rezultate
intermediare precum şi rezultatele finale ale
activităţii de birou (elemente de ieşire).
Informaţiile de intrare 

 pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin
tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare audio
(microfon) sau video (camera de luat vederi):
 ˇ        Preluate din reţelele de date şi de comunicaţii, locale sau la
distanţă (date, texte, documente, sunet şi imagine).
 ˇ        Rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs
de desfăşurare.
 ˇ        Memoria externă şi arhiva electronică sau pe microfilm a
sistemului birotic.
 Informaţiile de ieşire

  ale sistemului birotic au mai multe destinaţii:

 ˇ      Consultare on-line, prin afişare imediată la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la
plotter (desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran).
 ˇ      Transmitere, locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale şi prin telecomunicaţii de
date, de texte, de sunet şi de imagine
       Păstrare temporară în memoria internă sau externă în vederea unor
prelucrări imediate.
 ˇ      Păstrare pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic) pentru consultări ulterioare.
 ˇ      Păstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm).
 Din cele de mai sus se poate concluziona că funcţionarea unui sistem informatic de birou este posibilă
numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele,
programele şi informaţiile.