Sunteți pe pagina 1din 8

Realizarea unui proiect

1. Cum aleg un program de finanri?


Trebuie parcurse mai multe etape:
1. stabilii o list de idei generale de proiect legate de activitatea organizaiei dumneavoastr
pentru care dorii s solicitai finanare;
2. consultai sursele de informaii privitoare la programele de finanri aflate n desfurare sau n
pregtire pentru lansare;
3. analizai obiectivele i prioritile diferitelor programe de finanare, criteriile de eligibilitate,
criteriile de evaluare a proiectelor;
4. analizai tipurile de proiecte finanate anterior n cadrul programelor de finanare;
5. analizai condiiile financiare: suma minim i maxim care poate fi solicitat, nivelul i
structura contribuiei cofinanrii care trebuie asigurat de solicitant;
6. identificai termenul limit de depunere a proiectelor de finanare.
2. Ce cuprinde un proiect de finanare?
Ordinea n care este citit o propunere tipic nu este aceeai cu cea n care ea trebuie elaborat.
Ordinea n care vi se cere s v prezentai proiectul v poate conduce adesea pe o pist fals.
Ordinea uzual a prilor unei propuneri este construit pentru a crete acurateea i nelegerea sa
atunci cnd este evaluat i este ineficient dac este aplicat n procesul de scriere a propunerii.
Ordinea tipic a propunerii atunci cnd este citit:

scrisoarea de intenie (separat de dosar);


pagina de titlu;
rezumat;
introducere;
problema vizat i scopul stabilit;
justificarea problemei;
obiective;
activiti;
evaluare durabilitate / finanri ulterioare;
buget
anexe.

Ordinea n care sunt abordate elementele propunerii atunci cnd aceasta este elaborat:
"Elemente principale"
problema vizat i scopul stabilit;
obiective;
activiti;
evaluare;
buget.
"Elemente suplimentare"

justificarea problemei;
durabilitate / finanri ulterioare;
introducere;
pagina de titlu;
rezumat;
anexe.

n cazul finanrilor nerambursabile acordate prin programe ale Uniunii Europene, un proiect de
finanare are, de regul, urmtoarele componente: cererea de finanare, bugetul proiectului (uneori
inclus n formularul cererii de finantare), matricea logica a proiectului, CV-uri ale persoanelor care
vor lucra n activitatile din proiect, documente doveditoare ale statutului juridic al solicitantului si
partenerilor, anexe facultative (date statistice, grafice, studii, elemente ale unor strategii aflate n
derulare sau n proiect, rezultate ale altor activitati relevante pentru proiect - n general, informatii
care pot fi utilizate ca argumente pentru proiect).
3. Cum se construiete un proiect?
n cazul unora dintre finanatori, nainte de realizarea propriu-zis a proiectului de finanare,
este necesar trimiterea unei scrisori de intenie, constnd ntr-o prezentare general a proiectului
care trebuie s indice cu claritate relevana problemei vizate i a soluiei propuse, perioada de
desfurare i costul estimativ. Aceast scrisoare are rolul de evita situaiile n care solicitanii
consum resurse importante pentru realizarea unor proiecte de finanare care ns au de la nceput
anse reduse de a fi aprobate (lipsa de interes a finanatorului pentru problema vizat prin proiect,
credibilitate sau experiena insuficient a solicitantului etc.). Un rspuns pozitiv nseamn, practic,
c proiectul are anse importante de succes, dac proiectul este realizat n condiii bune.
Pentru construirea proiectului se pornete de la informaiile cuprinse n pachetul informativ.
Activitatea trebuie concentrat n dou direcii:
A. Completarea formularelor obligatorii (cerere de finanare, buget, matrice logic, plan de afaceri
etc.);
B. Colectarea informaiilor anex necesare (statut juridic al solicitantului i alte documente cu
caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informaii care pot fi utilizate n argumentarea
proiectului).
Ordinea n care sunt organizate informaiile ntr-o cerere de finanare este ordinea optim pentru
evaluarea sa. Completarea cererii, ns, trebuie realizat n alt ordine, foarte util n acest sens fiind
matricea logic a proiectului.
O ordine de elaborare a elementelor proiectului de finanare ar putea fi urmtoarea:
a. Definirea problemei care trebuie rezolvata. n acest scop trebuie identificate problemele majore
existente, dintre care trebuie selectata o singura problema care va fi vizata de proiectul
dumneavoastra.
b. Stabilirea scopului proiectului: de regula, reprezinta rezolvarea problemei sau stadiul la care
dorim sa ajunga ea n urma derularii proiectului. Scopul trebuie sa fie unic si sa aiba o formulare
concisa.
c. Stabilirea obiectivelor proiectului: reprezinta etape care trebuie atinse pentru atingerea scopului
- atentie: obiectivele reprezinta ceea ce doriti sa obtineti, nu ceea ce faceti pentru a obtine ceea ce
doriti. Astfel, daca exista numai un singur mod de ndeplinire a unui obiectiv pe care l-ati stabilit,
este probabil sa fi stabilit de fapt o activitate.

d. Stabilirea activitatilor. n aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie facut pentru
atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor), sarcinile care trebuie ndeplinite n cadrul fiecarei
actiuni (informatii esentiale n evaluarea necesarului de resurse si planificarea n timp), personalul
necesar. Resursele utilizate n aceste activitati se vor regasi n buget. Aveti n vedere necesitatea
argumentarii avantajelor si prezentarii riscurilor acestor activitati, demonstrnd c ai studiat i alte
soluii posibile - eventual aplicate n alte situaii similare - atunci cnd ai ales soluiile propuse n
proiectul dumneavoastr.
e. Stabilirea planului de evaluare. Evaluarea este necesara pentru a putea stabili n fiecare moment
n ce conditii de calitate organizatia face ceea ce si-a propus. Evaluarea se concentreaza asupra a 4
aspecte majore: resurse investite n proiect, activitati desfasurate, rezultate obtinute, beneficii
realizate. Pentru a putea fi realizata, ea necesita, de regula, informatii sistematice, ceea ce face
necesara organizarea unei monitorizari a proiectului. Costurile monitorizarii si evaluarii trebuie
incluse n bugetul proiectului.
f. Realizarea bugetului. Categoriile principale de cheltuieli se refera la resurse umane,
echipamente si bunuri, transport, cheltuieli administrative, alte costuri si servicii, costuri aferente
cladirilor si terenurilor (uneori), rezerve pentru situatii neprevazute (uneori), fiecare categorie de
cheltuieli trebuind sa fie detaliata n buget. Cheltuielile trebuie, de regula, grupate si functie de sursa
din care vor fi acoperite: contributia solicitantului sau partenerilor, respectiv cofinantarea
nerambursabila.
g. Justificarea proiectului: argumentati importanta si urgenta problemei vizate n proiect,
avantajele pe care solutia de rezolvare propuse de proiect le care fata de alte alternative, capacitatea
solicitantului si partenerilor de a desfasura proiectul.
h. Durabilitatea proiectului - modul n care vor fi finantate activitatile din proiect dupa ncheierea
finantarii nerambursabile. Finantatorii sunt interesati, cel mai adesea, ca proiectele pe care le
finanteaza sa traiasca ct mai mult timp, vor sa faca investitii pe termen lung. Continuarea
proiectului poate fi finantata din alt grant al aceluiasi finantator sau acordat de alt finantator,
venituri aduse de activitatile proiectului, alte surse de finantare. Daca intentionati sa solicitati pentru
continuarea proiectului o alta transa de finantare, informati de la nceput finantatorul si argumentati
foarte bine aceasta solicitare.
i. Stabilirea titlului proiectului: trebuie sa atraga atentia, sa evidentieze rezultatele si avantajele
proiectului, sa fie clar si concis, dar evitnd acronimele si termenii tehnici sau de jargon.
j. Realizarea rezumatului proiectului: trebuie sa cuprinda prezentarea problemei vizate,
prezentarea solicitantului si a credibilitatii sale, prezentarea succinta a obiectivelor, a activitatilor si
a metodologiei de evaluare, costul total al proiectului, a contributiei solicitantului si a cofinantarii
solicitate, durabilitatea proiectului. Rezumatul este ultima componenta redactata.
4. Cum exprimm scopul proiectului?
Scopul unui proiect reprezint, de regul, rezolvarea problemei sau stadiul n care dorim sa ajung
problema n urma derulrii proiectului. Recomandri:
enunul trebuie sa fie scurt i concis;
nu trebuie s apar necesitatea de a folosi conjuncia "i" pentru a despri 2 propoziii; daca se
ntmpla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri;
de asemenea, folosirea cuvntului "prin" atrage dup el explicaii cu privire la modul n care va
fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru n aceasta seciune.

5. Ce sunt obiectivele unui proiect?


Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului proiectului i,
implicit, a rezolvrii problemei. Pe msur ce organizaia/instituia atinge obiectivele proiectului,
discrepana dintre stadiul actual i scop se ngusteaz. Obiectivele sunt pai ce trebuie fcui pentru
a ne apropia de scop. Vorbim despre obiective la plural pentru ca este greu de presupus ca poate fi
vorba despre unul singur. Ele se vor stabili gradat, n concordanta cu intervalele de timp avute n
vedere pentru realizarea proiectului, fiind specifice unei anumite perioade.
n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele ntrebri:
Care sunt zonele cheie pe care dorim s le schimbm prin acest proiect?
Care este segmentul de populaie care va fi implicat n schimbare?
Care este direcia schimbrii pe care o dorim? (cretere sau mbuntire, descretere sau
reducere)
Care este gradul sau proporia schimbrii?
Care este termenul (sau intervalul de timp) prevzut pentru atingerea gradului de schimbare?

Trebuie avut mare atenie atunci cnd se enun obiectivele pentru a nu se confunda cu activitile.
Acestea din urm descriu cum se ndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezint "un sfrit", n timp
ce metodele reprezint "un drum". Cea mai bun regul de deosebire a lor este urmtoarea: dac
exist un singur mod de a ndeplini obiectivul pe care l-ai enunat, probabil c, de fapt, ai enunat o
aciune.
6. Ce cuprind activitile unui proiect?
Seciunea din proiect referitoare la activiti cuprinde descrierea detaliat a ceea ce
organizaia/instituia urmeaz s ntreprind pentru atingerea obiectivelor. Activitatea este un mijloc
de a atinge un obiectiv. Trebuie reinut faptul c, pentru atingerea unui obiectiv, este necesar
punerea n practic a mai multor metode.
Pentru a elabora activitile prin care se atinge un obiectiv, rspundei-v la urmtoarele ntrebri:
ce anume avei de fcut pentru atingerea obiectivelor (rspunsul la aceasta ntrebare l constituie
aciunile ce trebuie ntreprinse);
ce sarcini trebuie ndeplinite n cadrul flecarei aciuni (rspunsul va ajuta sa evaluai resursele de
care avei nevoie si planificarea n timp);
ce resurse sunt necesare pentru ndeplinirea fiecrei sarcini;
care sunt datele de ncepere si terminare a sarcinilor (rspunsul la aceasta ntrebare va ajuta sa
determinai secvenele n timp);
cum se vor selecta participanii (rspunsul va ajuta sa va dai seama daca vei avea oamenii
necesari pentru ducerea activitilor la bun sfrit).
Recomandri:
resursele specificate la seciunea "activiti" trebuie s corespund cu resursele cerute n buget;
fiecare resursa menionat (personal, echipament s.a.) va trebui "tradus" n bani i regsit n
buget;
explicai motivele care v-au fcut s alegei metodele pe care le-ai ales;
facei o scurt discuie despre riscul punerii n practica a metodelor respective; artai de ce
metodele pe care le-ai ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.
7. Cum construim un plan de evaluare?

Aceast ntrebare se refer la planul pe baza cruia membrii organizaiei/instituiei urmeaz s


evalueze proiectul, att la terminarea lui, dar i pe parcurs, la diferite momente intermediare.
Evaluarea reprezint emiterea de judecai privind progresul nregistrat pe calea atingerii obiectivelor
propuse. Evaluarea se concentreaz asupra 4 aspecte principale:

resurse investite;
activiti desfurate;
rezultate obinute;
beneficii realizate.

Pentru a putea fi realizat, evaluarea necesit, n cele mai multe cazuri, culegerea de date pe toat
perioada derulrii proiectului, adic monitorizarea proiectului. Monitorizarea este procesul de
colectare sistematic i analizare a informaiilor cu privire la activitaile organizaiei. Pentru a putea
spune ca se face o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sfritul procesului de evaluare s se
poata rspunde la urmtoarele ntrebri:

n ce msur proiectul si-a atins obiectivele propuse?


n ce msur atingerea acestor obiective poate fi atribuit n mod direct proiectului?
n ce msur proiectul s-a desfurat conform planificrii propuse n cererea de finanare?

Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse n planificare, iar costurile necesare efecturii
lor trebuie cuprinse n buget.
8. Cum pregtim bugetul unui proiect?
n sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere
financiar. Pregtirea unui buget detaliat i realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare
atingerii obiectivelor proiectului. Etape n realizarea bugetului:
planificarea activitilor proiectului
estimarea cheltuielilor n detaliu, pentru fiecare activitate i subactivitate
estimarea potenialelor surse de venituri
reconcilierea diferenelor dintre cheltuieli si venituri
fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plailor - sume, perioade)
aprobarea bugetului
stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dup
nceperea proiectului
revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

9. Cum justificm proiectul?


n cadrul fiecrui proiect trebuie s convingei finanatorul de urmtoarele aspecte:
1. problema abordata n cadrul proiectului este una real, iar amnarea rezolvrii ei are
repercusiuni asupra unui grup semnificativ de ceteni; trebuie s explicai ntr-un mod ct mai
convingtor ce ar urma s se ntmple dac problema respectiva ar fi lsata nerezolvat;
2. atingerea scopului i, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunitii,
societii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie s le menionai;
3. organizaia dvs. este n msur s abordeze problema respectiva i s duca proiectul la bun
sfrit; explicai ct mai clar argumentele care susin aceasta afirmaie.
10. Cum demonstrm durabilitatea proiectului?

Cei mai muli finanatori doresc ca finanarea lor sa contribuie capital la creterea gradului de
cunoatere ntr-un domeniu important. Vor sa vad c proiectul pe care-l finaneaz triete mai
departe de limita propusa n cererea de finanare pentru ca ei (pe lng celelalte grupuri int) s se
poat bucura de beneficii. Adic vor sa vad ca investiia lor este pe termen lung.
Artai finanatorului ca v-ai gndit la derularea n continuare a proiectului, ca avei contractele
necesare pentru a susine financiar proiectul respectiv, dup ce s-a ncheiat respectiva finanare.
Potenialele surse de finanare viitoare pot include:

granturi ale altor finanatori


taxe pe servicii prestate sau ncasri din vnzarea produselor rezultate din proiectul respectiv
programe de dotare (sau autodotare)
granturi ale aceluiai finanator (la o finanare ulterioara)
alte surse de finanare
11. Ce conine o introducere ntr-o prezentare de proiect?

Introducerea este acea parte a propunerii n care l convingem pe finanator c organizaia noastr
este cea mai potrivit pentru a aborda i rezolva problema de care se ocupa proiectul nostru. Scopul
introducerii este acela de a spori interesul finanatorului pentru ceea ce face organizaia noastr i de
a-l
face
interesat
sa
citeasc
mai
departe
propunerea
de
finanare.
Introducerea trebuie:
s descrie organizaia noastr i aciunile pe care le ntreprinde;
s prezinte misiunea, scopul i obiectivele organizaiei;
s prezinte corelarea dintre scopul i obiectivele proiectului i scopul i obiectivele pe termen
lung ale organizaiei
s scoat n eviden pregtirea profesional i tiinific a personalului ce se va ocupa de
proiect i ale responsabilului de proiect;
s prezinte sursele de venituri i alte tipuri de suport de care beneficiaz organizaia n prezent;
s prezinte oricare alta informaie menit s creasc credibilitatea organizaiei.

12. Cum stabilim titlul unui proiect?


Titlul proiectului este citit primul (cteodat este tot ceea ce se citete!) n cadrul unui proiect. Va
trebui deci s gsii ceva care sa-l fac pe finanator s mearg mai departe. S includei n titlu ceva
care s-i trezeasc curiozitatea. De obicei, titlul trebuie:
s fie descriptiv;
s scoat n eviden rezultatele proiectului i nu metodele folosite;
s descrie avantajele pe care le vor ctiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului
s fie clar, concis, i uor de inut minte
13. Ce cuprinde un rezumat de proiect?
Rezumatul proiectului este o "condensare" clar i concis a propunerii. Motivele pentru care o
cerere de finanare trebuie s cuprind un rezumat sunt urmtoarele:
de cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de ctre finanator;
rezumatul ofer o trecere n revista a capitolelor care urmeaz, fcndu-le astfel pe acestea mai
uor de neles
de multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de finanare care se citete, servind astfel ca
unic baz de luare n considerare sau respingere a proiectului

fiind prima parte a propunerii care se citete, solicitantul de finanare poate trezi interesul
finanatorului pentru proiect.

Un rezumat trebuie s cuprind:


o scurt prezentare a solicitantului
scurt informaie privind credibilitatea solicitantului
prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat
scurt prezentare a obiectivelor
scurt prezentare a modului de atingere a obiectivelor
scurt prezentare a planului de evaluare
menionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate de la
finanatorul cruia ii este adresata cererea i a fondurilor solicitate de la ali finanatori
menionarea modului de finanare n viitor (durabilitatea proiectului)
14. Cum prezint obiectivele?
Rezultatele ateptate reprezint finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt
cantitative i calitative. Trebuie s fie msurabile, vizibile i specifice, reprezentnd, de fapt,
atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna funcionare a proiectului este bine ca
fiecrui obiectiv stabilit iniial s-i coincid un rezultat, pentru validare.
15. Cum prezint resursele?
Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziie anumite resurse.
Cele mai importante resurse care stau la dispoziia unui manager de proiect sunt: oamenii,
echipamentele, materialele, finanele, timpul, informaiile, spaiul, reputaia, imaginea etc.
Resursele sunt att o sursa de putere, ct i de constrngere. Adesea, ele functioneaza alternativ:
daca aveam timp, nu aveam nevoie de atia oameni; daca aveam informaii, nu era nevoie de attia
bani. Un alt aspect important privind resursele este c, exceptnd pe cele financiare, valoarea lor
pentru proiect este n general relativ i depinde de capacitatea manageriala a celor care le folosesc.

16. Cum se evalueaz proiectele participante la licitaii?


Finanatorul organizeaz o comisie de evaluare, putnd face apel i la experti din afara propriei sale
organizatii.
Dupa eliminarea proiectelor care au fost depuse dup data limita, toate celelalte proiecte acceptate
sunt evaluate din punctul de vedere al conformitii administrative (proiectele conin toate
formularele i anexele obligatorii - etap eliminatorie), eligibilitatii (solicitanii, partenerii acestora
i activitaile respecta criteriile stabilite la lansarea programului - etap eliminatorie), calitii
propunerilor (proiectele rspund obiectivelor i prioritilor programului de finanare, in cont de
specificul mediului social, conin elemente de noutate care pot fi replicate sau extinse - conform
grilei de punctaj stabilite nainte de lansarea publica a programului de finanare), calitii bugetului
(cheltuielile i veniturile sunt clar i detaliat prezentate, cheltuielile sunt strict necesare pentru
derularea proiectului, veniturile au o probabilitate ridicata de realizare la nivelul prevazut n buget).
Proiectele care trec etapele eliminatorii de evaluare sunt ierarhizate descrescator funcie de
punctajul total obinut la evaluarea calitii propunerii i a bugetului. Sunt declarate cstigatoare ale
licitatiei proiectele care au nregistrat punctajele cele mai mari, numarul lor fiind stabilit astfel nct

suma totala acordat de finanator s nu depeasca bugetul total al programului de finanare stabilit
initial i anunat de finanator.
17. Care sunt caracteristicile unui proiect de succes?
Un proiect de succes poate fi caracterizat astfel:
Cererea de finanare este clar i logic elaborat i uor de studiat, chiar dac ideea proiectului nu
este neaprat extrem de novatoare;
ncadrare foarte buna n obiectivele i prioritatile programului de finanare
Planificare atent care poate fi respectat la implementare
Indicatori clar definii, msurabili
Proiectul poate continua n condiii normale dup terminarea finanrii nerambursabile
Bugetul este clar i suficient de detaliat
Cheltuielile sunt absolut necesare pentru funcionarea proiectului
Veniturile au o probabilitate mare de a fi obinue
Persoanele care vor lucra n cadrul proiectului au experienta necesara
Solicitantul are experien n managementul de proiecte
Exist o comunicare foarte bun ntre beneficiar i finanator, ncepnd din faza de elaborare a
proiectului i continund pe parcursul implementarii sale.

18. Cum se implementeaz un proiect cstigator?


Implementarea proiectului nseamna organizarea i desfasurarea efectiva a activitilor prevazute n
proiect. Din acest punct de vedere, se procedeaz ca n cazul organizrii oricarei alte activitati,
tinnd cont de o serie de observaii specifice:
1. Posibilitile de modificare a planului de activitate sunt reduse i trebuie argumentate n faa
finanatorului, uneori fiind necesar un acord expres al acestuia nainte de a le efectua - activitile
trebuie planificate ct mai bine nca din faza elaborarii proiectului participant la licitatie;
2. Bugetul poate fi modificat numai ntre anumite limite destul de reduse, orice modificare major
neaprobata n prealabil de finanator ducnd la ncheierea contractului de finanare;
3. Se recomand respectarea echipei proiectului care a fost prezentat n cadrul cererii de finanare
i anexele sale - modificrile justificate trebuie argumentate;
4. Pentru achiziii de bunuri de valori ridicate finanatorul poate solicita organizarea unor licita ii,
respectndu-se anumite condiii prestabilite;
5. Finanatorul solicit, de regul, organizarea n mod separat a evidenei financiar-contabile a
proiectului (cont bancar separat, conturi analitice distincte etc.).