Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
GUVERNUL
HOTRRE Nr. 618
din 05.10.1993
pentru aprobarea Regulilor de ntocmire a documentelor organizatorice
i de dispoziie i Instruciunii-tip cu privire la inerea lucrrilor de
secretariat n organele administraiei publice centrale de specialitate
i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova
Publicat : 05.10.1993 n B.Of. Nr. 000
n scopul perfecionrii lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale
de specialitate i ale autoadministrrii locale, Guvernul Republicii Moldova HOTRTE:
1. Se aprob Regulile de ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie i
Instruciunea-tip cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei
publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale ale Republcii Moldova.
2. Ministerele, departamentele de stat, comitetele executive i primriile, n baza
Regulilor de ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie i conform Instruciuniitip cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale de
specialitate i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova, s elaboreze pe parcursul
anilor 1993-1994 i s aprobe, dup coordonarea cu Departamentul de Stat al Limbilor i cu
Serviciul de Stat de Arhiv, instruciuni privind efectuarea lucrrilor de secretariat pentru
toate unitile din subordinea lor.
3. Organele administraiei publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale
ale Republicii Moldova s asigure inerea lucrrilor de secretariat n strict corespundere cu
Regulile i Instruciunea-tip nominalizate.
PRIM-MINISTRU
AL REPUBLICII MOLDOVA
Andrei SANGHELI
APROBAT
Hotrrea Guvernului
Republicii Moldova
din 5 octombrie 1993 nr.618
SISTEMUL
UNIFICAT DE DOCUMENTAIE ORGANIZATORIC I DE
DISPOZIIE
REGULI DE NTOCMIRE A DOCUMENTELOR
ORGANIZATORICE I DE DISPOZIIE
Prezentele reguli se extind asupra documentaiei organizatorice i de dispoziie ce se
ntocmete n procesul de activitate a organelor administraiei publice centrale de specialitate
i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova* i a unitilor din subordinea acestora.
____________________
* n continuare, organele administraiei publice " O.A.P.
1. Elementele constitutive
1.1. La ntocmirea documentelor organizatorice i de dispoziie se folosesc urmtoarele
elemente:
1. " Stema de Stat a Republicii Moldova;
2. " emblema O.A.P., unitilor;
3. " imprimarea decoraiilor republicii;
4. " codul organizaiei conform Clasificatorului ntreprinderilor i organizaiilor
republicane (C..O.R.);
5. " codul documentului conform Clasificatorului documentaiei administrative (C.D.A.);
6. " denumirea O.A.P.;
7. " denumirea unitilor;
8. " denumirea unitilor structurale;
9. " codul potal, adresa potal i telegrafic, numrul de telefon,. telefax, numrul
contului de decontare;
10. " denumirea tipului documentului;
11. " data;
12. " indicele de nregistrare;
13. " referina la indicele de nregistrare i data documentului intrat
14. " locul ntocmirii sau editrii;
15. " parafa de limitare a accesului la document;
16. " adresa destinatarului;
17. " parafa de aprobare;
18. " rezoluia;
19. " titlul textului;
20. " meniuni cu privire la control;
21. " textul;
22. " meniuni privind anexele;
23. " semntura;
24. " parafa de coordonare;
25. " vizele;
26. " tampila, sigiliul;
27. " meniuni privind certificarea copiei;
28. " numele de familie al executantului, telefonul;
29. " meniuni privind rezolvarea documentului i depunerea la dosar;
30. " meniuni transfer de date pe suport periferic;
31. " meniuni privind data de intrare a documentului.
1.2. Documentele snt adresate unitilor, subunitilor lor structurale sau unei persoane
oficiale concrete. De exemplu:
Fabrica de Bijuterii din Chiinu
Secia aprovizionare i desfacere
sau
Dlui Nicanor Popa
Economist principal
Fabrica de Bijuterii din Chiinu
Secia aprovizionare i desfacere
n documentul adresat conductorului unei organizatii denumirea acesteia e inclus n
componena denumirii funciei destinatarului. De exemplu:
Dlui Nihai Vod
text se scriu n cifre arabe, ntr-un singur rnd, n urmtoarea consecutivitate: ziua, luna, anul.
De exemplu: data de 29 ianuarie 1993 se scrie - 29.01.93.
n textele documentelor ce conin informaii cu caracter financiar se admite scrierea
datelor n litere i cifre: 29 ianuarie 1993.
1.6. n titlul textului se indic coninutul succint al documentului. Titlul trebuie s fie
concis, s redea ntocmai sensul textului. El trebuie s coincid cu denumirea documentului.
De exemplu: ordin (cu privire la) "Cu privire la crearea ntreprinderii"; procesul-verbal (al
cui) "al edinei consiliului tiinific".
n documentele ntocmite pe hrtie de formatul A4 (97 X 210 mm) se indic n mod
pbligatoriu titlul textului.
La documentele de formatul A5 (210 X 148 mm) titlul textului poate fi omis.
1.7. Dac documentul conine anexe, ce snt enumerate n text, meniunea cu privire la
prezena lor se ntocmete n modul urmtor:
Anex: pe 10 file n 2 ex.
n cazul cnd documentul conine anexe ce nu snt enumerate n text denumirea lor se
scrie cu indicarea numrului de file i de exemplare n fiecare anex. De exemplu:
Anex: pe 10 file n 2 ex.
2. Not explicativ la proiectul standardului pe 4 file n 1 ex.
Dac la document se conexeaz un alt document ce are anex, meniunea despre prezena
anexei se scrie n modul urmtor:
Anex: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhiv din 17.01.91 nr. 01"4/152 i anexa la ea,
n total pe 7 f.
n caz c anexa nu se expediaz pe toate adresele, indicate n document, meniunea despre
prezena acesteia se scrie n modul urmtor:
Anex: pe 6 file n 2 ex. pe prima adres.
1.8. n componena elementului "Semntura" se include denumirea funciei persoanei care
semneaz documentul (complet, dac documentul nu este ntocmit pe blanchet, i
prescurtat - pe documentul ntocmit pe blanchet), semntura personal, numele, prenumele.
De exemplu:
Rectorul Universitii
de Stat de Medicin, Semntura
Nicolae Brnz
Rectorul Universitii, Semntura
Nicolae Brnz
La semnarea documentului de mai multe persoane oficiale, semnturile lor se plaseaz
una sub alta n dependen de funcia pe care o deine semnatarul. De exemplu:
Directorul uzinei, Semntura
Anatol Munteanu
Contabil-ef,
Semntura
Ion Pduraru
La semnarea documentului de mai multe persoane cu funcii similare, semnturile lor se
plaseaz la acelai nivel. De exemplu:
Ministrul Sntii,
Ministrul tiinei i Invmntulul,
Semntura Cheorghe Movil
Semntura Ion Mocanu
1.9. Parafa de coordonare o constituie cuvntul "COORDONAT" (se scrie cu majuscule,
fr spaiu ntre ele, fr ghilimele sau dou puncte), denumirea funciei persoanei cu care se
coordoneaz documentul (inclusiv denumirea unitii), semntura persoanei, numele,
prenumele i data. De exemplu:
COORDONAT
eful Direciei resurse materlale
a Ministerului Comerului i Resurselor
Materiale
Semntura Tudor Ciocanu
12.01.93
Dac documentul e coordonat de un organ colegial sau prin intermediul scrisorii, parafa
1.16. Meniunea privind intrarea documentului se plaseaz n partea de jos a primei file i
include denumirea abreviat a unitii destinatare, data intrrii i indicele lui.
1.17. Indicele de nregistrare a documentelor ntocmite i intrate este constituit din
numrul curent, care poate fi completat cu indicele nomenclatorului dosarelor.
n documentele ntocmite n comun de mai multe organizaii indicele de nregistrare ale
autorilor se separ prin bar n ordinea, n care acetia snt indicai n document (de la stnga
la dreapta).
Referina la indicele de nregistrare i data documentului intrat se constituie din indicele i
data, indicate n documentul la care se rspunde.
1.18. Meniunea privind trecerea datelor pe purttor mecanic const din nota "Informaia e
trecut pe purttor mecanic, semntura persoanei responsabile pentru trecerea informaiei i
data trecerii.
2. Cerinele pentru ntocmirea blanchetelor
2.1. Blanchetele documentului trebuie s includ toate elementele necesare n ordinea
stabilit de prezentele reguli.
2.2. Se stabilesc dou tipuri de blanchete: blancheta pentru scrisori i blancheta general
pentru alte documente organizatorice i de dispoziie (ordine, dispoziii, procese-verbale etc.)
anexele nr. 1-9).
Se imprim tipografic blanchete numai la acele tipuri de documente, numrul crora
depete cifra de 200 pe an.
2.3. Snt stabilite dou tipuri de blanchete pe hrtie format A4 (297 X 210 mm) i A5 (210
X 148 mm).
Pentru fiecare tip de blanchete se stabilesc 2 variante de amplasare a elementelor:
unghiular i longitudinal. Dimensiunile elementelor i modul lor de amplasare snt indicate
n anexa nr. 9.
2.4. Blanchetele documentelor cu elemente imprimate tipografic se tipresc n limba
romn i n limba rus, iar n localitile cu populaie gguz " n limbile romn, gguz
sau rus.
Elementele amplasate longitudinal se imprim n limba romn n partea stng a
blanchetei, iar n dreapta " n limba gguz sau rus.
Elementele amplasate unghiular se imprim n limba romn, iar mai jos - n limbile
gguz sau rus.
Elementele se plaseaz n centru (nceputul i sfritul fiecrui rnd al elementului se afl
la o distan egal de la marginile spaiului pentru elemente) sau pe flanc (fiecare rnd al
elementului ncepe de la extrema stng a spaiului rezervat pentru elemente).
2.5. Conform Legii cu privire la Stema de Stat a R.S.S.M. din 3 noiembrie 1990, Stema de
Stat a Republicii Moldova se plaseaz pe blanchetele documentelor, emise de Preedintele
Republicii Moldova, Parlamentul Republicii Moldova, Guvernul Republicii Moldova,
ministerele i departamentele de stat, de alte organe subordonate Guvernului, de Judectoria
Suprem a Republicii Moldova, de judectoriile populare raionale (oreneti), de comitetele
executive raionale i de primrii, de birourile Notariatului de Stat, precum i de ntreprinderi,
instituii i organizaii care, n corespundere cu legislaia Republicii Moldova, dispun de
tampile cu imaginea Stemei de Stat.
Pe blanchetele cu elementele plasate pe flanc, Stema de Stat se .amplaseaz n partea de
sus, la mijloc, deasupra denumirii unitii, iar pe blanchetele cu elementele plasate pe centru n centru, n partea de sus.
Dimensiunile Stemei de Stat nu trebuie s depeasc 20 mm.
2.6. Denumirea unitii (complet, prescurtat sau abreviat) a organelor ierarhic
superioare, precum i a subdiviziunilor structurale trebuie s corespund denumirii atestate n
actele juridice respective.
2.7. n calitate de emblem a unitii se folosete marca comercial, nregistrat n modul
DE ARHIV
AL REPUBLICII MOLDOVA
001856 8
001856 8
______________________
_________ Nr. _________
or. Chiinu
.
Model de blanchet general
Anexa 2
COMITETUL EXECUTIV STEMA DE STAT
REPUBLICA MOLDOVA
CONSILIUL RAIONAL REZINA
___________________________
___________ Nr. ____________
or. Chiinu
.
Model de blanchet general
Anexa 3
Serviciul de Stat de Arhiv
STEMA DE STAT
al Republicii Moldova
ARHIVA NAIONAL
A REPUBLICII MOLDOVA
___________________________
___________ Nr. ____________
or. Chiinu
Model de blanchet general
Anexa 4
STAT
ECONOMIEI
STEMA
AL
REPUBLICII
DE
MINISTERUL
MOLDOVA
__________________________
___________ Nr. ____________
or. Chiinu
Model de blanchet general
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT
DE ARHIV
AL REPUBLICII MOLDOVA
277028, or. Chiinu,
str. Gh. Asachi, 67-b,
t. 72-97-93, c/d 69120622
"Banca Social Moldova"
or. Chiinu.
001856 8
_____________ nr. __________
La nr. _________ din _________
Anexa 5
277028, .
. . , 67-,
.72-97-93, / 69120622
"" . .
001856 8
277612, .
. , 83
.: 22-72-36, 22-23-80
-
277012, .
. , 83
.: 22-92-59, 22-13-85
4
9
10
5
15
16
17
18
19
21
24
29
22
25
23
26
27
28
30
31
a Ministerului Finareelor
3. Documentarea activitii administrative
3.1. Activitatea O.A.P. este asigurat de un sistem de acte administrative ce constituie
baza lui documentara.
3.2. Structura documentar este determinat de competena O.A.P., de "cercul funciilor
administrative, specificate n regulamentele sau statutele lor, de modul de soluionare a
problemelor (unipersonal sau colegial), de proporiile i caracterul relaiilor reciproce dintre
O.A.P. i organele ierarhic superioare, unitile subordonate i alte organizaii.
3.3. n conformitate cu documentele normative n vigoare n activitatea O.A.P. se emit i
se adopt urmtoarele acte administrative de baz:
- n O.A.P. cu forma de conducere unipersonal (ministere, departamente, direcii, servicii,
inspectorate de stat) - ordine, directive, instruciuni;
Consiliile de conducere aleacestor organe adopt hotrri.
- n organele O.A.P. cu forma de conducere colegial (consilii locale, comitete executive,
raionale, primrii ale oraelor, orelelor, satelor, preturi) - decizii, dispoziii.
n afar de aceasta se ntocmesc regulamente, statute, note informative, scrisori, proceseverbale, delegaii, avize, rapoarte, adeverine, memorii i alte acte administrative (vezi
glosarul anexat).
4. Prescripii de ntocmire i perfectare a unor tipuri
de acte administrative
4.1. Ordinul
4.1.1. Textul ordinului este alctuit, de regul, din dou pri: de constatare i de dispoziie
(anexa nr. 1). n partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea
ordinului, n partea de dispoziie se enumer aciunile preconizate.
Dac ordinul se emite n baza unui document respectiv al organului ierarhic superior, n
partea de constatare trebuie indicate: denumirea, numrul, data i titlul acestui document.
4.1.2. Partea de dispoziie a ordinului ncepe cu cuvntul "ORDON" care se tiprete cu
majuscule fr a ntrerupe textul din alineat la 2 intervale mai jos de textul precedent, dup
care se pun dou puncte Aciunile preconizate se dispun pe puncte, ce se numeroteaz cu cifre
arabe. Fiecare punct trebuie nceput cu indicarea executantului concret: subdiviziunea
structural sau persoana oficial.
n continuare se expun aciunile prevzute, exprimate printr-un verb la infinitiv, i se
indic termenul rezolvrii.
4.1.3. Proiectul de ordin se coordoneaz cu subdiviziunile structurale interesate, iar n
cazul necesar - cu ntreprinderile i unitile implicate. Viza de coordonare se aplic pe primul
exemplar al proiectului.
Pn la semnara proiectul de ordin se vizeaz de compartimentul juridic.
n proiectul definitivat rectificri poate face numai conductorul organului respectiv care
semneaz ordinul i pune data.
4.1.4. Ordinele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic. La numrul
ordinului referitor la personal, dup titlu se adaug litera "p".
4.2. Directiva
4.2.1. Directiva se emite, de regul, n problemele cu caracter metodico-informativ sau de
organizare a executrii ordinelor, instruciunilor i altor acte administrative. .
4.2.2. Directiva este semnat de ctre lociitorii conductorilor O.A.P. sau conductorii
subdiviziunilor structurale n cadrul competenei acestora.
4.2.3. Directivele se perfecteaz la fel ca i ordinele.
4.2.4. Partea de dispoziie a directivei ncepe cu cuvintele "se propune", "se oblig".
4.2.5. Directivele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
4.3. Decisia
4.3.1. La pregtirea proiectelor de decizii e necesar:
4.5.1.10. naintea cuvntului "S-A EXAMINAT" se indic numrul punctului din ordinea
de zi. n rndul urmtor (din alineat) se indic: prenumele, numele i funcia raportorului.
Dup numele de familie se pune liniu i se expune coninutul succint al chestiunii n cauz,
propunerile raportorului.
4.5.1.11. Dac este prezentat un raport scris, coninutul raportului nu se expune n
procesul-verbal. n acest caz dup numele i prenumele raportorului se menioneaz: "raportul
se anexeaz".
Cuvntul "S-A EXAMINAT" nu se repet naintea expunerii textului cuvntrii
coraportorului.
4.5.1.12. Compartimentul procesului-verbal "AU LUAT CUVNTUL"-se perfecteaz la
fel ca i compartimentul "S-A EXAMINAT",
4.5.1.13. La sfritul expunerii cuvntrilor se noteaz decizia sau hotrrea privind
chestiunea discutat.
Formula "S-A DECIS" sau "S-A HOTRT" trebuie s fie scris din alineat, la dou
intervale mai jos de textul precedent, dup care se pun dou puncte. n continuare din alineat
se expune textul deciziei, horrii pe puncte.
4.5.1.14. Procesele-verbale ale edinelor, de regul, snt semnate de preedintele i
secretarul edinei (anexa nr. 4).
4.5.1.15. Procesele-verbale ale edinelor consiliilor locale snt semnate de preedintele
edinei.
4.5.1.16. Procesele-verbale ale edinelor pot fi:
1. Redactate n registre speciale, n prealabil fiind numerotate i parafate (pentru primrii);
2. Dactilografiate pe blanchete generale sau pe hrtie n 2 exemplare.
Dac procesul-verbal se perfecteaz pe hrtie, se indic n mod obligatoriu urmtoarele
elemente: denumirea deplin a O.A.P., titlul actului respectiv cu indicarea elului edinei,
data i locul ntocmirii.
3. nregistrate pe band magnetic.
Dac mersul edinei a fost nregistrat pe band magnetic, n baza acesteia se alctuiete
procesul-verbal, se dactilografiaz n dou exemplare i se semneaz de ctre preedintele
edinei.
4.5.2. Procesul-verbal de constatare
4.5.2.1. Textul procesului-verbal este alctuit din dou pri: introductiv i de constatare.
n partea introductiv se indic motivul elaborrii procesului-verbal i se enumer
alctuitorii i cei prezeni. Dup cuvntul "Baza" se indic documentul de dispoziie sau
prescripia oral.
Dup cuvntul "INTOCMIT" se enumer funciile, numele i prenumele persoanelor care
au ntocmit procesul-verbal.
Dac procesul-verbal a fost elaborat de o comisie, n acest caz se dactilografiaz numele
i prenumele preedintelui. Numele i prenumele altor membri ai comisiei se dispun n ordine
alfabetic. Dup cuvntul "AU PARTICIPAT" se enumer funciile, numele i prenumele
persoanelor care au fost prezente la ntocmirea procesului-verbal.
n partea de constatare se expun scopurile i sarcinile ntocmirii procesului-verbal, esena
i caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum i concluziile i propunerile.
4.5.2.2. Titlul procesului-verbal trebuie s reflecte laconic coninutul faptului sau al
evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
4.5.2.3. Locul i data ntocmirii procesului-verbal trebuie s corespund locului i datei
evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
4.5.2.4. La sfritul textului (naintea semnturilor) se plaseaz informaia cu privire la
numrul de exemplare ale procesului-verbal i destinaia fiecruia.
4.5.2.5. Procesul-verbal este semnat de ctre toate persoanele care au luat parte la
ntocmirea lui fr indicarea funciilor lor.
4.5.2.6. n cazul cnd exist diferite opinii ale alctuitorilor procesului-verbal sau ale
particiipanilor la ntocmirea lui ele se noteaz mai jos de semnturi sau pe o fil aparte.
4.5.2.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-verbale
de recepie, de consum, de inventariere, de revizie contabil sau control financiar, de
constatare a lipsei unor documente sau a deteriorrii irecondiionabile, cu privire la
selecionarea documentelor propuse pentru eliminare etc. (anexa nr. 5).
4.5.3. Procesul-verbal de predare-primire
4.5.3.1. Procesele-verbale de predare-primire au urmtoarea structur:
- denumirea unitii n cadrul creia se efectueaz predarea-primirea;
- titlul de "proces-verbal de predare-primire";
- data;
- temeiul n baza cruia se face operaiunea de predare-primire;
- meniuni n problema caracterului operaiunii de predare-primire (temporar, concediu de
odihn sau medical, sau definitiv);
- numele i funcia persoanelor care au participat la operaiunea de predare-primire;
- lista complet a obiectelor ce fac obiectul predrii-primirii. Lista trebuie s descrie starea
obiectelor predate-primite, gradul de uzare, elementele lips, n cazul unor maini instalaii,
mobilier. n situaia n care lista obiectelor predate-primite este sub form de anex n
procesul-verbal se menioneaz prezena anexei,
- semnturile precedate de cuvintele "a predat", "a primit", "a asistat".
4.6. Scrisori oficiale, telegrame, mesaje telefonice
4.6.1. Scrisorile oficiale se ntocmesc n O.A.P. pentru a expune un motiv (o rugminte), a
rspunde la o cerere, precum i pentru a comunica unele informaii.
Scrisorile de nsoire se ntocmesc doar n cazul n care snt necesare explicaii privind
modul de soluionare a problemelor abordate n document sau redau scopul expedierii
documentului anexat.
4.6.2. Textul scrisorii se compune, de regul, din dou pri legate logic ntre ele. n prima
parte se prezint faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru ntocmirea scrisorii.
n partea a doua se formuleaz concluziile, propunerile sau rugmintea.
4.6.3. Scrisorile oficiale se elaboreaz avnd drept subiect o singur problem i se
dactilografiaz pe blanchete de scrisori.
4.6.4. Indicarea datei, formularea titlului, notarea adresei, certificarea i semnarea scrisorii
se face n conformitate cu Regulile de ntocmire a documentelor organizatorice i de
dispoziie.
4.6.5. Telegramele se expediaz n cazuri excepionale i se redacteaz n dou exemplare,
adresa fiind notat ca i la scrisori. Meniunea despre tipul telegramei (urgen, cifrat etc.) se
face naintea adresei.
4.6.6. Textul telegramei se expune succint, fr conjuncii i prepoziii (dac aceasta nu
denatureaz coninutul), fr trecerea cuvintelor dintr-un rnd n altul i fr corectri.
Semntura se aplic din rnd nou.
4.6.7. Mesajul telefonic se folosete pentru transmiterea informaiilor prin telefon n raza
oraului, raionului. La transmiterea mesajului telefonic se indic: destinatarul, funcia, numele
i prenumele semnatarului, data i ora cnd a fost transmis, numrul de telefon al organizaiei
ce l-a transmis.
4.7. Note informative i memorii
4.7.1. Textul notei informative i a memoriului trebuie s fie alctuit din dou pri. n
prima parte se expun faptele ce au servit drept motiv pentru elaborarea documentului, iar n a
doua " concluziile i propunerile autorului.
4.7.2. Data sau perioada de timp la care se refer faptele, expuse n nota informativ sau
n memoriu, trebuie inclus n titlu. De exemplu: "Cu privire la bugetul Primriei pe anul...".
4.7.3. Notele informative i memoriile se dactilografiaz pe blanchetele generale ale
Examinarea documentelor trebuie s se fac ntr-un termen ct mai scurt, de regul n ziua
primirii documentului.
5.2.12. "Responsabil de, rezolvarea documentului este persoana nominalizat prima n
rezoluie. Responsabilului de rezolvare i se acord dreptul de a-i convoca pe coexecutani.
5.2.13. Documentele rezolvate se transmit pentru a fi cusute la dosar n acele subdiviziuni
sau acelor funcionari, care ntocmesc dosarele n problemele respective.
5.3. Ordinea circulaiei documentelor de ieire i celor interne n procesul pregtirii lor
5.3.1. Ordinea circulaiei documentelor de ieire include alctuirea proiectului
documentului, elaborarea lui, coordonarea, vizarea (cnd e necesar), semnarea (aprobarea),
nregistrarea (documentelor nregistrabile) i expedierea.
5.3.2. n scopul ncunotinrii i coordonrii prealabile, proiectul documentului poate fi
multiplicat i transmis concomitent tuturor persoanelor i unitilor participante la elaborarea
lui.
5.3.3. Pn la transmiterea documentului pregtit spre semnare executantul trebuie s
verifice coninutul lui, corectitudinea perfectrii, prezena vizelor i a anexelor. Documentul
este prezentat spre semnare nsoit de materialele n baza crora a fost elaborat.
5.3.4. Documentele de ieire snt semnate de ctre conducerea O.A.P., de ctre efii
subdiviziunilor structurale ale acestora. Actele semnate se transmit pentru nregistrare i
expediere S.S.A.
5.3.5. Prelucrarea corespondenei expediate se reduce la: sortarea, adresarea,
mpachetarea, stabilirea costului de expediere, completarea formularelor potale i predarea ei
la oficiul potal. Pentru corespondena recomandat se alctuiete un inventar de expediere.
5.3.6. S.S.A. sau funcionarii desemnai n acest scop verific corectitudinea perfectrii
documentelor, prezena anexelor indicate n documentul de baz. Documentele ntocmite
greit se restituie executaniior.
Documentele expediate concomitent pe aceeai adres se pun ntr-un singur plic.
Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate i expediate n aceeai zi.
5.3.7. Documentele interne se elaboreaz, se perfecteaz i se rezolv n cadrul O.A.P. i
subdiviziunilor lor structurale.
Circulaia documentelor interne la etapele elaborrii i perfectrii lor se organizeaz n
corespundere cu regulile generale de circulaie a documentelor de ieire, iar la etapa de
rezolvare (utilizare) - cu cele privind documentele de intrare.
5.3.8. Proiectele documentelor de dispoziie, dup ntocmirea i coordonarea lor cu
persoanele i organizaiile interesate, se transmit spre examinare organului respectiv sau spre
semnare conducerii O.A.P., subdiviziunilor structurale ale acestora. Fiind semnate,
documentele menionate se nregistreaz, se multiplic i se transmit sau se expediaz pentru
rezolvare.
5.3.9. Specificul circulaiei proceselor-verbale ale edinelor l constituie lipsa etapelor de
pregtire a proiectului documentului, de vizare i coordonare a lui. Procesele-verbale ce
conin nsrcinri pentru persoane oficiale sau organizaii din subordine se transmit
destinatarilor n forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale.
5.3.10. Memoriile remise conducerii O.A.P., seciilor i serviciilor acestora, notele
informative, comunicatele i alte documente interne cu caracter operativ se examineaz de
ctre persoanele oficiale crora le-au fost adresate, dup care se transmit n modul stabilit
pentru executare n subdiviziunile corespunztoare sau se depun la dosarul respectiv.
5.3.11. Distribuirea documentelor n interiorul O.A.P. o efectueaz S.S.A. sau persoanele
responsabile de asigurarea documentar.
5.4. Ordinea primirii i remiterii documentelor
5.4.1. Primirea i remiterea documentelor de intrare, ieire i a celor interne, la toate
etapele circulaiei se face cu meniuni speciale n fia, n registrul de nregistrare sau n alte
fie de eviden. Sub semnatur se pot remite documentele luate la control sau alte documente
importante.
5.4.2. Remiterea documentelor n cadrul subdiviziunii structurale trebuie s se fac prin
intermediul secretarului (persoanei responsabile) care face meniunea respectiv n fia sau
registrul de nregistrare. Circulaia documentului dintr-un compartiment n altul se face prin
intermediul S.S.A. sau a funcionarului responsabil n cauz. n fia sau registrul de
nregistrare se face meniunea respectiv privind transmiterea documentului.
6. nregistrarea documentelor i constituirea aparatului informativ
6.1. Regulile generale de nregistrare a documentelor
6.1.1. Fiecare document se nregistreaz doar o singur dat. Documentele de intrare se
nregistreaz n ziua primirii, iar cele de ieire i cele interne " n ziua semnrii.
Nici un act din cele nregistrabile nu poate fi remis spre rezolvare fr a fi nregistrat.
La transmiterea documentelor nregistrate dintr-un compartiment n altul, ele nu snt
supuse nregistrrii repetate.
6.1.2. nregistrarea documentelor se face n mod centralizat n cadrul S.S.A.
6.1.3. nregistrarea documentelor se face n dependen de tipul documentelor, coninutul
acestora i de autori. De exemplu se nregistreaz separat documentele guvernamentale,
ordinele i dispoziiile conductorilor privind activitatea de baz, personalul scriptic,
hotrrile colegilor O.A.P., deciziile consiliilor locale etc.
6.1.4. Se nregistreaz n mod obligatoriu documentele primite de la organele ierarhic
superioare sau cele expediate pe adresa lor, documentele interne de importan major
(hotrri, dispoziii, ordine, procese-verbale, memorii etc.), precum i propunerile, cererile i
sesizrile cetenilor.
Documentele primite de la alte organizaii sau expediate pe adresa lor se nregistreaz
numai dac ele cer soluionare sau rspuns.
6.1.5. O.A.P. trebuie s aib la dispoziie lista documentelor ce nu se nregistreaz (anexa
nr.6). Lista unor asemenea documente este aprobat de efii S.S.A. ale O.A.P.
6.1.6. Indicele documentului de intrare, de ieire i a celui intern const, de regul, din
indicele dosarului conform nomenclatorului i din numrul curent de nregistrare.
Drept indice al documentelor de dispoziie i al proceselor-verbale se prezint numerele
lor de nregistrare, care se atribuie n limitele fiecrui tip de document.
6.2. nregistrarea documentelor i regulile de completare ale acestora
6.2.1. Documentele pot fi nregistrate pe fie, n registre sau pe suporii intermediari.
6.2.2. Pentru nregistrarea documentelor n registre se folosesc registre de dou feluri:
- registre de intrare (anexa nr.7)
- registre de ieire (anexa nr.8).
De regul, registrele se tiprese n condiii tipografice
6.2.3. Pentru nregistrarea documentelor pe fie se folosesc fie tiprite n condiii
tipografice de formatul A5 (210 X 148) sau de forma - A6 (148 X 105) (anexa nr. 9).
6.2.4. Completarea elementelor pe fiele de nregistrare
6.2.4.1. La rubrica "Corespondent" se nscrie denumirea unitii expeditor sau a unitii
destinatar. La nregistrarea propunerilor, cererilor i sesizrilor cetenilor se nscrie numele
de familie, locul de lucru sau adresa de la domiciliu.
6.2.4.2. La rubrica "Termen de rezolvare" se indic data la care documentul trebuie s fie
rezolvat.
6.2.4.3. La rubrica "Numrul filelor" se indic numrul de file ale documentului de baz i
ale celui anexat.
6.2.4.4. La rubrica "Data intrrii i indicele documentului" se indic data primirii
documentului i indicele care i se atribuie n unitatea n care se nregistreaz.
6.2.4.5. La rubrica "Data i indicele documentului" se nscrie data i indicele atribuit
acestuia de unitatea care l-a elaborat.
6.2.4.6. La rubrica "Tipul documentului i coninutul succint" se indic tipul
arhiva de stat respectiv, se aprob de ctre conducerea O.A.P. i se pune n aplicare ncepnd
cu 1 ianuarie al fiecrui an nou (anexa nr. 13).
8.1.5. Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci numai n cazul cnd au loc
schimbri n structura unitii. Dac se nfiineaza noi compartimente de munc sau
subdiviziuni n cadrul lor, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i grupele de
dosare pe care le constituie. n acest scop n fiecare compartiment al nomenclatorului se las
numere de rezerv. Dac asemenea modificri nu au avut loc, nomenclatorul la sfritul
fiecrui an, se precizeaz i se redactilografiaz. Exemplarul anual al nomenclatorului este un
document ce se pstreaz i se include n compartimentul nomenclatorului S.S.A. respectiv.
8.1.6. Dup aprobarea nomenclatorului dosarelor O.A.P. subdiviziunile structurale ale
acestuia primesc extrase din compartimentele corespunztoare pentru organizarea corect a
lucrrilor de secretariat.
8.1.7. n nomenclatoarele dosarelor O.A.P. i ale subdiviziunilor acestora se include toat
documentaia att cea proprie, ct i cea primit din afar.
n nomenclatorul dosarelor nu se includ, de regul, publicaiile Parlamentului i ale
Guvernului Republicii Moldova, brourile, ndrumarele, buletinele i alte publicaii similare.
8.1.8. Nomenclatorul dosarelor se alctuiete pe scheme structurale (dac exist o
structur bine definit) sau pe direciile de activitate (n subdiviziunile fr structur).
La alctuirea nomenclatorului dosarelor pe scheme structurale, n calitate de
compartimente figureaz denumirile subdiviziunilor structurale, amplasate n conformitate cu
schema de ncadrare. Drept compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor n subdiviziunile
fr structur-figureaz subdiviziunile sau direciile de activitate.
8.1.9. Indicele dosarelor O.A.P. sau ale subdiviziunilor acestora constau din marcarea
subdiviziunilor structural sau a direciilor de activitate i din numrul de ordine al dosarelor
n cadrul subdiviziunii sau direciei de activitate respective. Indicii dosarelor se noteaz prin
cifre arabe. De exemplu: 12-05, unde 12 indic subdiviziunea structural, iar 05 - numrul de
ordine al titlului dosarului, conform nomenclatorului.
n nomenclatorul dosarelor se recomand s se pstreze aceiai indici pentru dosarele
similare din cadrul diferitor subdiviziuni structurale i pentru dosarele transmisibile.
n seciile fr structur ale O.A.P. i cu un numr mic de documente indicii dosarelor snt
numerele de ordine ale acestora conform nomenclatorului.
8.1.10. Titlurile dosarelor se nscriu n compartimentele respective ale nomenclatorului n
funcie de gradul de importan al documentelor.
La nceput se nscriu titlurile dosarelor ce conin documente cu caracter organiziatoric i
de dispoziie. n continuare se nscriu titlurile dosarelor care conin documente de planificare
i eviden, coresponden etc.
Titlurile dosarelor se stabilesc n dependen de coninutul documentelor grupate n
dosare, indicndu-se tipul documentului (hotrre, dispoziie, proces-verbal), precum i alte
date care precizeaz coninutul dosarului, informaii privitor la autor, unele detalii ale
evenimentelor descrise, indicaii cu privire la autenticitate sau prezena copiilor.
8.1.11. Rubrica a treia a nomenclatorului dosarelar se completeaz la sfritul anului
calendaristic.
8.1.12. La rubrica "Note" se nscriu denumirile indicatoarelor termenelor de pstrare
utilizate pentru determinarea termenului de pstrare a dosarului, se fac meniuni privitor la
alctuirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru eliminare, responsabilii de
gruparea dosarelor, transmiterea lor n alt unitate pentru a fi continuate etc.
8.1.13. La sfritul anului, nomenclatorul se ncheie cu o not de totalizare privind
numrul dosarelor la momentul respectiv.
8.1.14. n obligaiunile O.A.P. intr i ntocmirea indicatoarelor termenelor de pstrare a
documentelor precum i ale unitailor subordonate lor, care se aprob de Serviciul de Stat, de
Arhiv al Republicii Moldova.
____________________ 199___
Nr. ______
or. Chiinu
Cu privire la asigurarea
pstrrii reglementare
a documentelor de arhiv
n rezultatul verificrii prezenei dosarelor s-a constatat pierderea a 10 dosare cu termen
permanent de pstrare pe anii 1980"1985, pierdere cauzat de lipsa ncperii cu condiii
corespunztoare pentru pstrarea documentelor i de atitudinea iresponsabil a efului arhivei
ministerului dl lon Munteanu fa de pstrarea i integritatea acestora.
n scopul prevenirii pierderii documentelor i asigurrii condiiilor respective de pstrare a
lor,
ORDON:
1. A avertiza eful arhivei ministerului dl. lon Munteanu pentru deficienele depistate.
2. A se repartiza spaiu separat pentru pstrarea documentelor de arhiv, amenajndu-1 n
corespundere cu cerinele la zi.
3. ...
Ministru,
Semntura Numele, prenumele
Model de ordin
Anexa 2
la p.4.3.2.
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC
CHIINU
PRIMRIA
DECIZIE
_________________ 199___
Nr. ______
or. Chiinu
Cu privire la programul de
Activitate al Primriei oraului
Chiinu pe trimestrul II al anului 1993
Primria oraului Chiinu
DECIDE:
Se aprob programul de activitate al Primriei oraului Chiinu pe trimestrul II al anului
1993 (se anexeaz).
Primar,
Semntura Numele, prenumele
Secretar, Semntura Numele, prenumele
Model de decizie a Primriei
Anexa 3
la p.4.4.3.
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC
CHIINU
PRIMRIA
DISPOZIIE
____________________ 199___
Nr. ______
or. Chiinu
Cu privire la constituirea
comisiei de expertiz
n scopul efecturii expertizei valorii documentelor create n activitatea Primriei or.
Chiinu i selectrii acestora pentru pstrarea permanent i pentru a fi propuse spre
eliminare.
1. A constitui comisia de expertiz (C.E.) n urmtoarea componen: preedintele
comisiei dl Ion Pntea - secretarul Primriei; membrii comisiei: dna Maria Tnase - eful
arhivei Primriei; dl Nicolae Srbu - eful seciei generale.
n activitatea sa comisia se va cluzi de Instruciunea cu privire la inerea lucrrilor de
secretariat n O.A.P., Indicatorului termenelor de pstrare i de nomenclatorul-tip al dosarelor.
Primar,
Semntura Numele, prenumele
Model de dispoziie a Primriei
Anexa 4
la p.4.5.1.14
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC
CHIINU
PRIMRIA
____Proces-Verbal__ ___
23.03.1993 nr.14
or. Chiinu
.
al edinei Consiliului
orenesc Chiinu
Total membrii ai Consiliului _____________, din ei prezeni _____________
(n cifre)
(n cifre)
(lista se anexeaz).
Invitai ___________ (lista se anexeaz)
Preedintele edinei ___________________________________________
(numele, prenumele, denumirea funciei)
Ordinea de zi:
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
(denumirea chestiunii, numele, prenumele raportorilor)
1. S-A EXAMINAT: __________________________________________
(denumirea chestiunii)
___________________________________________________________
(numele, prenumele, funcia raportorului - coninutul raportorului)
AU LUAT CUVNTUL: _______________________________________
(numele, prenumele, funcia, redarea succint
__________________________________________________________
a opiniilor, propunerilor)
S-A DECIS:
(textul deciziei)
2. S-A EXAMINAT:
AU LUAT CUVNTUL:
S-A DECIS:
Denumirea funciei
Semntura Numele, prenumele
preedintele edinei
Anexa 5
la p.4.5.2.7
001856 8
001856 8
____Proces-Verbal__ ___
APROB
23.03.1993 nr.14
or. Chiinu
.
_____________________
(denumirea funciei conductorului
O.A.P.)
Cu privire la selecionarea
documentelor propuse pentru
eliminare ca nefolositoare n
_____________________
(denumirea O.A.P.)
Baza: (referin la documentele de dispoziie sau prescripia oral)
ntocmit de ctre Comisia Central de Expertiz:
Preedintele Comisiei ___________________________________
(numele, prenumele, funcia)
Membrii Comisiei: ______________________________________
____________________________________________________
(numele, prenumele, funcia)
Comisia n baza ________________________________________
____________________________________________________
(denumirea Indicatorului termenelor de pstrare, nomenclatorului)
a selectat pentru eliminare ca nefolositoare, fiind lipsite de importan istoricodocumentar i utilitate practic, cu termen de pstrare expirat urmtoarele dosare i
documentele ale
____________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
Nr. Titlul
crt. dosarului
1
Termenul de pstrare a
Datele extreme Numrul dosarului
dosarului, nr. articolului dup Note
ale dosarului
(volumului)
Indicator
3
4
5
6
n total ________________________________________
(n cifre i litere)
dosare pentru anii ________________________________
Denumirea funciei alctuitorului semntura Numele, prenumele
procesului verbal
Preedintele comisiei,
semntura Numele prenumele
Membrii comisiei:
semnura Numele prenumele
Parafa coordonrii cu instituia
arhivistic respectiv
Anexa 6
la p. 6.1.5.
LISTA MODEL
Data
Nr. i data documentului De la cine provine Coninutul succint al
nregistrrii intrat/nr.anexelor
documentul
documentului
2
3
4
5
Confirmarea de
primire a
documentului
8
Nota cu privire la
rezolvarea
documentului
9
Data
nregistrrii
Destinatarul
Coninutul succint al
documentului
Nota cu privire la
recepionarea rspunsului
Corespondent
Data intrrii i indicele
Data i indicele
documentului
documentului
Tipul documentului i coninutul succint
Rezoluia sau cui i s-a transmis documentului
de baz
anexat
Dosar nr.
verso
Model de fi de nregistrare
Anexa 10
la p.6.2.4.12
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
Republicii:
- n conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnrii,
iar cele cu parafa "urgent" - 5 zile;
3. Deciziile i dispoziiile organelor autoadministrrii locale:
- n conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnrii;
4. Interpelrile, cererile i scrisorile deputailor poporului Republicii Moldova i
consilierilor organelor autoadministrrii locale ce vizeaz activitatea lor:
- fr amnare la scrisorile deputailor poporului Republicii Moldova i consilierilor
organelor autoadministrrii locale, dac nu necesit studiere i control suplimentar;
- pn la 30 zile - la scrisorile ce, implic studiere suplimentar;
5. Ordinele conductorilor organelor administraiei publice i ale subdiviziunilor
acestora:
- n conformitate cu termenul stabilit;
6. Hotrrile organelor colegiale ale O.A.P,:
- la data indicat n ele;
7. Scrisorile-interpelri i scrisorile-nsrcinri ale organelor ierarhic superioare, precum
i scrisorile altor uniti cu rezoluia conducerii O.A.P.
- n conformitate cu termenul stabilit;
- 10 zile;
8. Documentele de iniiativ cu privire la activitatea de baz:
- la data indicat n ele;
9. Propunerile, cererile i sesizrile cetenilor:
- fr amnare (dac nu implic studiere i control suplimentar), dar nu mai trziu de 15
zile de la data primirii lor;
- pn la o lun, dac e nevoie de un control special, verificare suplimentar a unor
materiale etc;
10. Telegrame (radiograme) i telefonograme:
- de la 2 pn la 5 zile.
Anexa 12
la p.7.3.6.
Cu privire la rezolvarea documentelor luate
la control individual
la data de ___________________ 19___
Nr. Denumirea
crt. subdiviziunii
1
Documente la
control
primite
n
luna
total
trecut
3
4
Din ele
cu termen
rezolvate n
rezolvate
prelungit de
termen
rezolvare
5
6
7
nerezolvate
n termen
total prelungit
8
9
Numele, prenumele
Anexa 13
la p.8.1.4.
________________________________________________
(denumirea ministerului, departamentului, consiliului local)
NOMENCLATORUL DOSARELOR
APROB
_________________________ ______________________________
(locul ntocmirii)
(denumirea funciei conductorului OAP)
pe anul 19___
___________ ____________
(semntura)
numele, prenumele
___________
(data)
Indicele
dosarului
1
Titlul dosarului
(volumului)
2
(Denumirea compartimentului)
Denumirea funciei conductorului Semntura Numele, prenumele
Serviciului secretariat-administrativ
_______________
data
Viza efului de arhiv
(persoanei responsabile)
Semntura Numele prenumele
Parafa de coordonare a instituiei
arhivistice respective
Prelungire la anexa 13
nscrierea de totalizare cu privire la categoriile i numrul dosarelor, ntocmite n
________________ n anul 19 ____.
(denumirea instituiei)
Conform termenelor de pstrare
Total
1
Permanent
Cu termenul peste 10 ani
n total
Inclusiv
transmisibile cu meniunea (C.E.C.)
3
4
001856 8
___________________
* Prezentul Regulament i extinde aciunea asupra C.C.E. ale ministerelor,
departamentelor, serviciilor, Inspectoratelor de stat (n continuare " ministerele) ce dispun de
uniti subordonate.
I. Dispoziii generale
1.1. Pentru organizarea i realizarea activitii metodice i practice n vederea expertizei
valorii nominale i pregtirii pentru predarea n arhiv a documentelor, inclusiv a celor
administrative, tehnico-tiinifice, filmo-foto-fono i a altei documentaii speciale, precum i
n scopul dirijrii i coordonrii activitii comisiilor de expertiz (C.E.) ale subdiviziunilor
structurale ale ministerului i unitilor subordonate se creeaz Comisia central de expertiz.
1.2. Comisia central de expertiz este un organ consultativ. Hotrrile ei intr n vigoare
dup ce snt aprobate de conducerea ministerului, iar n caz de necesitate de conducerea
instituiei arhivistice corespunztoare.
1.3. Comisia central de expertiz este desemnat prin ordinul conducerii ministerului i
este constituit din cei mai calificai specialiti din subdiviziunile structurale de baz, sub
preedinia unui lucrtor de conducere. Din componena Comisiei fac parte din oficiu eful
arhivei ministerului respectiv i reprezentantul Arhivei Naionale. n componena C.C.E. pot
fi inclui i reprezentani ai unitilor din subordine.
1.4. n activitatea sa C.C.E. se cluzete de Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii
Moldova, de Regulamentul Fondului Arhivistic de Stat al Republicii Moldova, de normativele
privind asigurarea documentar a conducerii, de ordinele i directivele ce acioneaz n
sistemul dat, normele, instruciunile i indicaiile Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii
Moldova, de indicatoare-tip i departamentale ale termenelor de pstrare a documentelor, de
actele metodico-normative ale organizaiilor, instituiilor arhivistice, de Regulamentul-tip al
C.C.E. al ministerului n cauz.
1.5. n conformitate cu prezentul Regulament-tip, ministerul elaboreaz regulamentul
propriu al C.C.E., care se aprob de conducerea ministerului, fiind, totodat, coordonat cu
organul arhivistic de stat.
II. Funciile Comisiei centrale de expertiz
Comisia central de expertiz exercit urmtoarele funcii:
2.1. Formuleaz propuneri i recomandaii asupra problemelor legate de optimizarea
structurii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, elaborate n perioada de
activitate a ministerului i unitilor subordonate lui.
2.2. Examineaz i prezint spre aprobare Arhivei Naionale listele unitilor din
subordinea lor nemijlocit, cele care constituie i nu constituie surse de completare, proiectele
de instruciuni privind lucrrile de secretariat, indicatoarele termenelor de pstrare a
documentelor ce urmeaz s fie predate n arhivele de stat, regulamentele comisiilor de
expertiz ale subdiviziunilor structurale din ministere i unitile din subordine, precum i
proiectele altor documente metodico-normative privind modul de inere a lucrrilor de
secretariat, de expertizare a valorii i de pregtire a documentelor pentru pstrarea n arhiv.
2.3. Examineaz i elaboreaz recomandri privind problemele metodice i practice de
expertiz a valorii documentelor, modul de inere a lucrrilor de secretariat (clasificarea
documentelor, ntocmirea nomenclatoarelor i aplicarea lor n activitatea practic a
ministerului, unitilor din subordonarea lui nemijlocit, constituirea documentelor n
procesul de inere a lucrrilor de secretariat i pregtirea lor pentru pstrare n arhiv) i
prezint aceste recomandri spre examinare Comisiei de expertiz i control (C.E.C.) a
instituiei arhivistice corespunztoare,
2.4. Determin, de comun acord cu arhiva i serviciul secretariat-administrativ din cadrul
ministerului, modul de organizare i selectare a documentelor pentru pstrare i eliminare din
subdiviziunile structurale ale ministerului i din unitile subordonate lui.
2.5. Examineaz i ia decizii privind acceptarea i naintarea pentru aprobare n modul
stabilit:
graficele de pregtire i predare a documentelor n arhiva de stat;
inventarele anuale ale dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat (mai
mult de 10 ani);
listele, proiectele, problemele (temele) documentaiei tehnico-tiinifice cu termen de
pstrare permanent;
procesele-verbale privind selecionarea documentelor propuse pentru eliminare n legtur
cu expirarea termenului de pstrare.
2.6. Cu acordul instituiei respective de arhiv, poate adopta hotrri pentru acordarea C.E.
a subdiviziunilor structurale din minister i unitile subordonate lui a dreptului de a elimina
n mod independent documentele cu termene expirate de pstrare, conform modului stabilit,
dup examinarea inventarelor dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat
pentru perioada de timp corespunztoare.
2.7. Examineaz propunerile privind stabilirea termenelor de pstrare a documentelor,
neprevzute de listele n vigoare i schimbarea termenelor de pstrare a unor documente i n
modul stabilit, nainteaz instituiei arhivistice propunerile de rigoare spre examinare.
2.8. Efectueaz dirijarea metodic i exercit controlul asupra activitii comisiilor de
expertiz ale unitilor din subordinea ministerului, ia n dezbatere, periodic, n edintele sale
rezultatele controalelor activitii comisiilor de expertiz, rapoartele i comunicrile
preedinilor acestor comisii.
2.9. Organizeaz instructaje i consultaii pentru membrii comisiilor de expertiz ale
unitilor subordonate ministerului.
Particip, cu concursul arhivei departamentale a ministerului i serviciilor de inere a
lucrrilor de secretariat, la pregtirea i organizarea aciunilor n vederea ridicrii calificrii
profesionale a lucrtorilor serviciilor de secretariat i ai arhivelor, membrilor C.E. ale
organizaiilor subordonate.
2.10. Acord ajutor, metodic i practic unitilor subordonate, ce nu se afl n evidena
instituiilor arhivistice, n prablemele elaborrii,. examinrii i coordonrii nomenclatoarelor
dosarelor, ntocmirii ndrumarelor privind organizarea, pstrarea i evidena documentelor.
III. Drepturile Comisiei centrale de expertiz
Comisia central de expertiz are urmtoarele drepturi:
3.1. n conformitate cu normele stabilite d recomandri subdiviziunilor structurale ale
ministerului i unitilor subordonate lui n problemele de expertiz a valorii documentelor,
precum i la cutarea dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat ce lipsesc,
solicit explicaii n scris privind cauzele lipsei dosarelor i documentelor.
3.2. Pune n dezbatere n edinele sale informaiile conductorilor subdiviziunilor
structurale, ai serviciilor de secretariat i ai arhivelor unitilor subordonate despre calitatea
ntocmirii documentelor i gruprii dosarelor n activitatea de secretariat, starea evidenei i
pstrrii dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat.
3.3. Solicit subdiviziunilor structurale ale ministerului i unitilor subordonate lui
concluzii i alte materiale necesare pentru determinarea termenelor de pstrare a
documentelor.
3.4. Invit la edinele C.C.E., n calitate de consultani i experi, specialiti din
subdiviziunile structurale ale ministerului i unitilor din subordinea lui, iar n caz de
necesitate, lucrtori ai instituiilor arhivistice respective.
3.5. Particip la organizarea controalelor i trecerea n revist a strii lucrrilor, de
secretariat i a arhivelor unitilor subordonate ministerului.
3.6. Informeaz conducerea ministerului i a unitilor subordonate lui despre activitatea
C.C.E. i C.E. din subdiviziunile i C.E. din unitile subordonate.
IV. Organizarea activitii Comisiei centrale de expertiz
4.1. Comisia central de expertiz activeaz n comun cu Comisia de expertiz i control a
Nr.
Observaii
filelor
5
6
Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, registre etc., n care snt consemnate
elementele care fac obiectul adeverinei. Elementele adeverinei snt: antetul, numrul i data;
titlul "adeverin"; atestarea dreptului sau faptului respectiv; indicarea scopului ("prezenta a
fost eliberat pentru a-i servi la..."); semntura, tampila unitii emitente.
8. Certificatul
Act oficial prin care se confirm exactitatea unui fapt ori autenticitatea unui nscris.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele snt documente tipizate, cu rubricaie specific pentru faptele care se atest i
care snt extrase n general din registre ca: registre de stare civil, registre matricole, colare
etc.
9. Aviz
ntiinare scris cu caracter oficial. Prere, apreciere competen emis de cineva din
afar, de organizaia ierarhic superioar asupra unei probleme; rezoluie a unei autoriti
competente.
10. Statut, regulament
Act sau ansamblu de dispoziii cu caracter oficial, prin care se reglementeaz scopul,
structura i modul de funcionare al unei organizaii, asociaii etc.
11. Dareade seam
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti,
ntr-o anumit etap.
Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului n adunarea general, n
edine, care se in periodic. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate, prezentate de
compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere.
Not. Actele enumerate se ntocmesc i perfecteaz n strict conformitate cu Regulile de
ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie.