Sunteți pe pagina 1din 41

Republica Moldova

GUVERNUL
HOTRRE Nr. 618
din 05.10.1993
pentru aprobarea Regulilor de ntocmire a documentelor organizatorice
i de dispoziie i Instruciunii-tip cu privire la inerea lucrrilor de
secretariat n organele administraiei publice centrale de specialitate
i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova
Publicat : 05.10.1993 n B.Of. Nr. 000
n scopul perfecionrii lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale
de specialitate i ale autoadministrrii locale, Guvernul Republicii Moldova HOTRTE:
1. Se aprob Regulile de ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie i
Instruciunea-tip cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei
publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale ale Republcii Moldova.
2. Ministerele, departamentele de stat, comitetele executive i primriile, n baza
Regulilor de ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie i conform Instruciuniitip cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale de
specialitate i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova, s elaboreze pe parcursul
anilor 1993-1994 i s aprobe, dup coordonarea cu Departamentul de Stat al Limbilor i cu
Serviciul de Stat de Arhiv, instruciuni privind efectuarea lucrrilor de secretariat pentru
toate unitile din subordinea lor.
3. Organele administraiei publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale
ale Republicii Moldova s asigure inerea lucrrilor de secretariat n strict corespundere cu
Regulile i Instruciunea-tip nominalizate.
PRIM-MINISTRU
AL REPUBLICII MOLDOVA

Andrei SANGHELI
APROBAT
Hotrrea Guvernului
Republicii Moldova
din 5 octombrie 1993 nr.618

SISTEMUL
UNIFICAT DE DOCUMENTAIE ORGANIZATORIC I DE
DISPOZIIE
REGULI DE NTOCMIRE A DOCUMENTELOR
ORGANIZATORICE I DE DISPOZIIE
Prezentele reguli se extind asupra documentaiei organizatorice i de dispoziie ce se
ntocmete n procesul de activitate a organelor administraiei publice centrale de specialitate

i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova* i a unitilor din subordinea acestora.
____________________
* n continuare, organele administraiei publice " O.A.P.
1. Elementele constitutive
1.1. La ntocmirea documentelor organizatorice i de dispoziie se folosesc urmtoarele
elemente:
1. " Stema de Stat a Republicii Moldova;
2. " emblema O.A.P., unitilor;
3. " imprimarea decoraiilor republicii;
4. " codul organizaiei conform Clasificatorului ntreprinderilor i organizaiilor
republicane (C..O.R.);
5. " codul documentului conform Clasificatorului documentaiei administrative (C.D.A.);
6. " denumirea O.A.P.;
7. " denumirea unitilor;
8. " denumirea unitilor structurale;
9. " codul potal, adresa potal i telegrafic, numrul de telefon,. telefax, numrul
contului de decontare;
10. " denumirea tipului documentului;
11. " data;
12. " indicele de nregistrare;
13. " referina la indicele de nregistrare i data documentului intrat
14. " locul ntocmirii sau editrii;
15. " parafa de limitare a accesului la document;
16. " adresa destinatarului;
17. " parafa de aprobare;
18. " rezoluia;
19. " titlul textului;
20. " meniuni cu privire la control;
21. " textul;
22. " meniuni privind anexele;
23. " semntura;
24. " parafa de coordonare;
25. " vizele;
26. " tampila, sigiliul;
27. " meniuni privind certificarea copiei;
28. " numele de familie al executantului, telefonul;
29. " meniuni privind rezolvarea documentului i depunerea la dosar;
30. " meniuni transfer de date pe suport periferic;
31. " meniuni privind data de intrare a documentului.
1.2. Documentele snt adresate unitilor, subunitilor lor structurale sau unei persoane
oficiale concrete. De exemplu:
Fabrica de Bijuterii din Chiinu
Secia aprovizionare i desfacere
sau
Dlui Nicanor Popa
Economist principal
Fabrica de Bijuterii din Chiinu
Secia aprovizionare i desfacere
n documentul adresat conductorului unei organizatii denumirea acesteia e inclus n
componena denumirii funciei destinatarului. De exemplu:
Dlui Nihai Vod

Directorul Fabricii dc Bijuterii


din Chiinu
n documentul expediat n mai multe organizaii similare destinatarii se indic la general.
De exemplu:
Directorilor de ntreprinderi i
conductorilor de organizaii
Documentul trebuie s fie adresat la cel mult patru destinatari. Nu se indic cuvntul
"Copie" naintea celui de-al doilea, al treilea i al patrulea adresant.
Dac documentul se expediaz la mai mult de patru destinatari, "este necesar s fie
alctuit lista de exptediere, iar pe fiecare document se indic numai un singur destinatar.
Dac documentul se expediaz unei persoane particulare, la nceput se indic numele de
familie i prenumele destinatarului, apoi adresa.
De exemplu:
Dlui Cheorghe Petrache 277001, Chiinu,
str. Hnceti, 12 bl. 4, ap. 3
n componena elementului "Destinatar" poate fi inclus i adresa.
1.3. Indicaiile privind rezolvarea documentului se fixeaz sub form de rezoluie, ce
include: numele de familie i prenumele executantului, coninutul dispoziiei i termenul de
executare. Rezoluia e nsoit de semntur i dat. De exemplu:
Dlui Leon Botnaru
Rog s ntocmii pn la 12.04.93 planul
de realizare a prodaciei
Revenco 02.04.93
1.4. Parafa de aprobare este constituit din cuvntul "APROB" (se scrie cu majuscule, fr
spaiu ntre ele, fr ghilimele sau dou puncte), denumirea, funciei persoanei oficiale ce
aprob documentul, semntura personal, numele, prenumele i data. De exemplu:
APROB
Directorul Institutului
Semntura Nicu Vasilache
17.02.93
La aprobarea documentului de ctre conductorul unei organizaii ierarhic superioare sau
al unei uniti participante, denumirea funciei va fi urmat de denumirea organizaiei. De
exemplu:
APROB
Directorul Arhivei Naionale
a Republicii Moldova
Semntura Ion Cucu
17.02.93
La aprobarea documentelor prin hotrre, ordin, proces-verbal, parafa de aprobare este
compus din cuvntul "APROBAT", denumirea documentului la cazul nominativ, data i
numrul lui. De exemplu:
APROBAT
Ordinul directorului institutului
20.04.93 nr. 76
sau
APROBAT
Procesul-verbal al adunrii
colectivului de munc
15.03.93 nr. 4
Parafa de aprobare se plaseaz n partea dreapt de sus a documentului.
1.5. Datele semnrii, aprobrii, coordonrii documentului, precum i datele ce se conin n

text se scriu n cifre arabe, ntr-un singur rnd, n urmtoarea consecutivitate: ziua, luna, anul.
De exemplu: data de 29 ianuarie 1993 se scrie - 29.01.93.
n textele documentelor ce conin informaii cu caracter financiar se admite scrierea
datelor n litere i cifre: 29 ianuarie 1993.
1.6. n titlul textului se indic coninutul succint al documentului. Titlul trebuie s fie
concis, s redea ntocmai sensul textului. El trebuie s coincid cu denumirea documentului.
De exemplu: ordin (cu privire la) "Cu privire la crearea ntreprinderii"; procesul-verbal (al
cui) "al edinei consiliului tiinific".
n documentele ntocmite pe hrtie de formatul A4 (97 X 210 mm) se indic n mod
pbligatoriu titlul textului.
La documentele de formatul A5 (210 X 148 mm) titlul textului poate fi omis.
1.7. Dac documentul conine anexe, ce snt enumerate n text, meniunea cu privire la
prezena lor se ntocmete n modul urmtor:
Anex: pe 10 file n 2 ex.
n cazul cnd documentul conine anexe ce nu snt enumerate n text denumirea lor se
scrie cu indicarea numrului de file i de exemplare n fiecare anex. De exemplu:
Anex: pe 10 file n 2 ex.
2. Not explicativ la proiectul standardului pe 4 file n 1 ex.
Dac la document se conexeaz un alt document ce are anex, meniunea despre prezena
anexei se scrie n modul urmtor:
Anex: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhiv din 17.01.91 nr. 01"4/152 i anexa la ea,
n total pe 7 f.
n caz c anexa nu se expediaz pe toate adresele, indicate n document, meniunea despre
prezena acesteia se scrie n modul urmtor:
Anex: pe 6 file n 2 ex. pe prima adres.
1.8. n componena elementului "Semntura" se include denumirea funciei persoanei care
semneaz documentul (complet, dac documentul nu este ntocmit pe blanchet, i
prescurtat - pe documentul ntocmit pe blanchet), semntura personal, numele, prenumele.
De exemplu:
Rectorul Universitii
de Stat de Medicin, Semntura
Nicolae Brnz
Rectorul Universitii, Semntura
Nicolae Brnz
La semnarea documentului de mai multe persoane oficiale, semnturile lor se plaseaz
una sub alta n dependen de funcia pe care o deine semnatarul. De exemplu:
Directorul uzinei, Semntura
Anatol Munteanu
Contabil-ef,
Semntura
Ion Pduraru
La semnarea documentului de mai multe persoane cu funcii similare, semnturile lor se
plaseaz la acelai nivel. De exemplu:
Ministrul Sntii,
Ministrul tiinei i Invmntulul,
Semntura Cheorghe Movil
Semntura Ion Mocanu
1.9. Parafa de coordonare o constituie cuvntul "COORDONAT" (se scrie cu majuscule,
fr spaiu ntre ele, fr ghilimele sau dou puncte), denumirea funciei persoanei cu care se
coordoneaz documentul (inclusiv denumirea unitii), semntura persoanei, numele,
prenumele i data. De exemplu:
COORDONAT
eful Direciei resurse materlale
a Ministerului Comerului i Resurselor
Materiale
Semntura Tudor Ciocanu
12.01.93
Dac documentul e coordonat de un organ colegial sau prin intermediul scrisorii, parafa

de coordonare se ntocmete n felul urmtor:


COORDONAT
Procesul-verbal al edinei comitetului sindical
14.04.93 nr. 25
sau
COORDONAT
Scrisoarea Serviciului de Stat
de Arhiv al Republicii Moldova
12.05.93 nr. 01 - 4/185
Parafa de coordonare se plaseaz mai jos de elementul "Semntura" sau pe o foaie aparte
de coordonare.
1.10. Elementele "Semntura", "Parafa de aprobare" i "Parafa de coordonare" vor include
funcia persoanei ce a semnat, aprobat sau coordonat documentul, precum i numele de
familie, prenumele ei i data.
Nu se admite folosirea prepoziiei "Pentru" sau a barei naintea denumirii funciei, n caz
de semnare de ctre alt persoan, ci se indic fincia i numele persoanei care semneaz
documentul.
1.11. Pe documentele ce adeveresc drepturile persoanelor oficiale, care fixeaz cheltuirea
mijloacelor bneti i valorilor materiale, precum i a celor prevzute n special de acte
juridice, semntura persoanei responsabile se autentific prin tampila cu stema rii.
tampila se aplic astfel, ca amprenta ei s cuprind o parte din denumirea funciei
semnatarului.
1.12. Pentru legalizarea copiei documentului, mai jos de elementul "Semntura", se
nscrie "Pentru conformitate" sau "Conform cu originalul", precum i denumirea funciei pe
care o deine persoana care a legalizat copia, semntura ei personal, numele, prenumele i
data. De exemplu:
Pentru conformitate:
Inspectorul seciei cadre,
Semntura
Dan Sturza
25.04.93
Pe copiile rmase n dosarele documentelor ieite nu este obligatoriu s se indice data
legalizrii i funcia persoanei ce a legalizat copia.
Dac copia documentului este expediat n alte uniti sau nmnat personal, semntura
de legalizare se confirm prin tampil.
1.13. Viza va include semntura personal; numele, prenumele, data. n caz de necesitate,
se indic i funcia persoanei care vizeaz. De exemplu:
eful direciei juridice
Semntura Alexandru Popovici
29.01.93
1.14. Numele persoanei care a ntocmit documentul i numrul ei de telefon se plaseaz
pe recto sau, n lips de spaiu, pe verso ultimei file a documentului, n colul stng de jos. De
exemplu:
Josu 234-351.
1.15. Meniunea privind rezolvarea documentului i depunerea lui la dosar trebuie s
includ urmtoarele date:
informaii scurte despre rezolvare, n cazul lipsei documentului ce atest rezolvarea. Dac
un asemenea document exist, se face trimitere la numrul i data lui;
cuvntul "La dosar";
numrul dosarului, n care se va pstra documentul.
Meniunea privind rezolvarea documentului i depunerea lui la dosar este semnat i
dtat de executantul documentului sau de conductorul subunitii structurale, n care a fost
rezolvat documentul.

1.16. Meniunea privind intrarea documentului se plaseaz n partea de jos a primei file i
include denumirea abreviat a unitii destinatare, data intrrii i indicele lui.
1.17. Indicele de nregistrare a documentelor ntocmite i intrate este constituit din
numrul curent, care poate fi completat cu indicele nomenclatorului dosarelor.
n documentele ntocmite n comun de mai multe organizaii indicele de nregistrare ale
autorilor se separ prin bar n ordinea, n care acetia snt indicai n document (de la stnga
la dreapta).
Referina la indicele de nregistrare i data documentului intrat se constituie din indicele i
data, indicate n documentul la care se rspunde.
1.18. Meniunea privind trecerea datelor pe purttor mecanic const din nota "Informaia e
trecut pe purttor mecanic, semntura persoanei responsabile pentru trecerea informaiei i
data trecerii.
2. Cerinele pentru ntocmirea blanchetelor
2.1. Blanchetele documentului trebuie s includ toate elementele necesare n ordinea
stabilit de prezentele reguli.
2.2. Se stabilesc dou tipuri de blanchete: blancheta pentru scrisori i blancheta general
pentru alte documente organizatorice i de dispoziie (ordine, dispoziii, procese-verbale etc.)
anexele nr. 1-9).
Se imprim tipografic blanchete numai la acele tipuri de documente, numrul crora
depete cifra de 200 pe an.
2.3. Snt stabilite dou tipuri de blanchete pe hrtie format A4 (297 X 210 mm) i A5 (210
X 148 mm).
Pentru fiecare tip de blanchete se stabilesc 2 variante de amplasare a elementelor:
unghiular i longitudinal. Dimensiunile elementelor i modul lor de amplasare snt indicate
n anexa nr. 9.
2.4. Blanchetele documentelor cu elemente imprimate tipografic se tipresc n limba
romn i n limba rus, iar n localitile cu populaie gguz " n limbile romn, gguz
sau rus.
Elementele amplasate longitudinal se imprim n limba romn n partea stng a
blanchetei, iar n dreapta " n limba gguz sau rus.
Elementele amplasate unghiular se imprim n limba romn, iar mai jos - n limbile
gguz sau rus.
Elementele se plaseaz n centru (nceputul i sfritul fiecrui rnd al elementului se afl
la o distan egal de la marginile spaiului pentru elemente) sau pe flanc (fiecare rnd al
elementului ncepe de la extrema stng a spaiului rezervat pentru elemente).
2.5. Conform Legii cu privire la Stema de Stat a R.S.S.M. din 3 noiembrie 1990, Stema de
Stat a Republicii Moldova se plaseaz pe blanchetele documentelor, emise de Preedintele
Republicii Moldova, Parlamentul Republicii Moldova, Guvernul Republicii Moldova,
ministerele i departamentele de stat, de alte organe subordonate Guvernului, de Judectoria
Suprem a Republicii Moldova, de judectoriile populare raionale (oreneti), de comitetele
executive raionale i de primrii, de birourile Notariatului de Stat, precum i de ntreprinderi,
instituii i organizaii care, n corespundere cu legislaia Republicii Moldova, dispun de
tampile cu imaginea Stemei de Stat.
Pe blanchetele cu elementele plasate pe flanc, Stema de Stat se .amplaseaz n partea de
sus, la mijloc, deasupra denumirii unitii, iar pe blanchetele cu elementele plasate pe centru n centru, n partea de sus.
Dimensiunile Stemei de Stat nu trebuie s depeasc 20 mm.
2.6. Denumirea unitii (complet, prescurtat sau abreviat) a organelor ierarhic
superioare, precum i a subdiviziunilor structurale trebuie s corespund denumirii atestate n
actele juridice respective.
2.7. n calitate de emblem a unitii se folosete marca comercial, nregistrat n modul

stabilit. Emblema se plaseaz la acelai nivel cu denumirea unittii.


2.8. Blancheta scrisorii conine urmtoarele elemente: "Codul potal, adresa potal i
telegrafic, numrul de telefon, telefax, telex, numrul contului bancar", "Data", "Indicele",
"Referine la indicile i data documentului de intrare".
2.9. Blancheta general conine elementele: "Data", "Indicele", "Locul ntocmirii sau
editrii".
2.10. Blanchetele se tipresc cu caractere sau corpuri de liter de la 6 pn la 16.
Pentru elementul "Denumirea organizaiei" se admite utilizarea corpului de liter de la 6
pn la 24.
2.11. Blanchetele trebuie s conin urmtoarele dimensiuni ale marginilor:
din stnga - 35 mm;
de sus - nu mai mic de 10 mm;
din dreapta - nu mai mic de 8 mm;
de jos - 10 mm.
Dac documentul este tiprit pe ambele pri ale filei, dimensiunea marginii din stnga
trebuie s fie de cel puin 8 mm, iar a celei din dreapta - de 35 mm. Dimensiunile marginii de
sus i de jos rmn neschimbate.
2.12. Blanchetele se tipresc pe hrtie alb sau pe hrtie de culoare deschis, cu vopsea de
culoare nchis, ce face posibil multiplicarea documentului cu ajutorul mijloacelor
poligrafice operative.
2.13. La imprimarea elementelor constituite, baza rndurilor nvecinate se plaseaz la
distana celui mai mic interval de rnd al mainii de scris.
2.14. Semnele respective ale marginii i ale altor elemente se marcheaz pe formular n
form de colioare sau alte semne convenionale. Se permite marcarea semnelor pentru
fluire i perforare.
3. Regulile de redactare a textelor documentelor
3.1. Textele documentelor organizatorice i de dispoziie se ntocmesc n form de
chestionar, tabele, text coerent, precum i n form combinat a acestora.
3.2. La alctuirea textelor sub form de chestionar indicii se exprim prin substantiv la
cazul nominativ sau prin mbinri cu verb la persoana a doua, numrul plural, timpul prezent
sau trecut "au fost", "s-au aflat", "avei", "posedai". Caracteristicile, exprimate prin cuvinte
trebuie s fie coordonate cu denumirea indicilor.
3.3. Rubricile i rndurile tabelelor trebuie s conin titluri, exprimate prin substantive la
cazul nominativ. Subtitlurile rubricilor i rndurilor trebuie s fie coordonate cu titlurile.
Dac tabelul e tiprit pe mai multe pagini, rubricile tabelului se numeroteaz i pe
paginile urmtoare se tipresc numai numerele rubricilor.
3.4. Textul continuu coerent, ce conine mai multe hotrri sau concluzii, trebuie s fie
sistematizat pe capitole i puncte numerotate cu cifre arabe.
3.5. n documentele de dispoziie ale unitilor, ce activeaz n baza principiului
conducerii unice, precum i n documentele adresate administraiei, textul este redactat la
persoana nti, numrul singular ("ordon", "propun", "rog").
3.6. n documentele de dispoziie ale organelor colegiale textul este redactat la persoana a
treia, numrul singular ("a hotrt", "hotrte", "a decis", "decide").
n documentele de dispoziie ntocmite n comun de cteva uniti textul se redacteaz la
persoana nti, numrul plural ("am hotrt", "hotrm", "am decis", "decidem").
Textul procesului-verbal al edinei se redacteaz la persoana a treia numrul singular ("sa examinat", "au luat cuvntul", "s-a hotrt" sau "s-a decis").
3.7. Documentele ce stabilesc drepturi i obligaii (regulament, instruciune), precum i
cele ce conin descrierea sau atestarea faptelor (proces-verbal, certificat) snt redactate la
persoana a treia, numrul singular sau plural
("secia exercit
funciile",
"din componena asociaiei fac parte", "comisia a stabilit").

3.8. Redactarea scrisorilor se face:


La persoana nti, numrul plural ("expediem spre examinare", "rugm s ne expediai"),
la persoana nti, numrul singular ("consider necesar", "rog s alocai"),
la persoana a treia numrul singular ("ministerul e de acord", "comitetul executiv
consider posibil").
4. Cerinele fa de documentele ntocmite cu ajutorul mainilor de scris
4.1. Textele documentelor se tipresc pe blanchete de formatul A4 la interval de 1,5
rnduri, iar pe cele de formatul A5 la interval de un rnd.
Se admite tiprirea la intervale de dou rnduri a textelor pregtite pentru imprimare
tipografic.
4.2. Elementele (cu excepia textului) compuse din cteva rnduri se tipresc la interval de
un rnd. Prile componente ale elementelor "Destinatarul", "Parafa, aprobrii", "Parafa
coordonrii" se tipresc la intervale de 1,5"2 rnduri. De exemplu:
COORDONAT
1.5
Rectorul Universitii de Stat din Moldova
2
Semntura Marian Bodrug
4.3. Elementele documentului se tipresc la intervalul de 2"3 rnduri.
4.4. Denumirea tipului documentului se tiprete cu majuscule.
4.5. Numele i prenumele n elementul "Semntura" se tiprete la nivelul ultimului rnd
al denumirii funciei.
4.6. Lungimea. maximal a elementelor alctuite din mai multe rnduri este de 28 semne.
n cazul cnd textul depete 150 semne (5 rnduri) el se prelungete pn la limita
marginii din dreapta. La sfritul titlului nu se pune punct.
4.7. La tiprirea documentelor se folosesc opt poziii standard ale tabulatorului:
0 - de la extrema marginii din stnga se tipresc urmtoarele elemente: "Data", "Locul
ntocmirii sau editrii", "Titlu textului", "Textul" (fr alineate), "Meniuni privind anexele",
"Numele de familie al executantului i numrul telefonului", "Meniune privind rezolvarea
documentului i depunerea la dosar", denumirile funciei n elementele "Semntura" i
"Parafa de coordonare", semntura de certificare "Pentru conformitate", precum i cuvintele
"A EXAMINAT", "AU LUAT CUVNTUL", "S-A"HOTARIT", "ORDON", "PROPUN";
1 - la intervalul de cinci semne de tipar ncepe alineatul n text;
4 - la intervalul de 32 semne de tipar se plaseaz elementul "Destinatarul";
5 - la intervalul de 40 semne de tipar se plaseaz elementul "Parafa de aprobare" i
"Parafa de limitare a accesului la document";
6 - la nivelul de 48 de semne de tipar se plaseaz numele i prenumele semnatarului.
7 - la nivelul de 56 semne de tipar se tiprete codul conform clasificatorului de
documente respective i pentru alctuirea tabelelor.
Poziiile tabulatorului 2, 3 i 7 se folosesc pentru ntocmirea tabelelor.
4.8. Prezena mai multor parafe de aprobare i coordonare impune, plasarea lor la acelai
nivel n rnduri verticale, ncepnd de la poziiile "0" i "5" ale tabulatorului.
4.9. n cazul cnd textul documentului conine note sau trimiteri la documentul, n baza
cruia a fost emis, cuvintele "Not" i "n baza" se tipresc de la poziia "0" a tabulatorului,
iar textul ce se refer la ele - la interval de un rnd.
4.10. La ntocmirea documentelor pe dou i mai multe pagini cea dea doua, precum i
urmtoarele trebuie numerotate.
Numerele paginilor se scriu cu cifre arabe, se plaseaz sus, la mijlocul lor, fr cuvntul
"Pagin" (p.) i semne de punctuaie.
Anexa 1
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT

DE ARHIV
AL REPUBLICII MOLDOVA
001856 8
001856 8
______________________
_________ Nr. _________
or. Chiinu
.
Model de blanchet general

Anexa 2
COMITETUL EXECUTIV STEMA DE STAT
REPUBLICA MOLDOVA

CONSILIUL RAIONAL REZINA

___________________________
___________ Nr. ____________
or. Chiinu
.
Model de blanchet general
Anexa 3
Serviciul de Stat de Arhiv
STEMA DE STAT
al Republicii Moldova

ARHIVA NAIONAL

A REPUBLICII MOLDOVA

___________________________
___________ Nr. ____________
or. Chiinu
Model de blanchet general
Anexa 4
STAT
ECONOMIEI

STEMA
AL
REPUBLICII

DE

MINISTERUL
MOLDOVA


__________________________
___________ Nr. ____________
or. Chiinu
Model de blanchet general
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT
DE ARHIV
AL REPUBLICII MOLDOVA
277028, or. Chiinu,
str. Gh. Asachi, 67-b,
t. 72-97-93, c/d 69120622
"Banca Social Moldova"
or. Chiinu.
001856 8
_____________ nr. __________
La nr. _________ din _________

Anexa 5

277028, .
. . , 67-,
.72-97-93, / 69120622
"" . .
001856 8

Model de blanchet de scrisoare


Anexa 6
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC
CHIINU
PRIMRIA
277612, or. Chiinu,
Bd. tefan cel Mare, 83
Tel.: 22-72-36, 22-23-80
_____________ Nr. __________
La nr. _________ din _________

277612, .
. , 83
.: 22-72-36, 22-23-80

Model de blanchet de scrisoare


Anexa 7
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC
CHIINU
PRIMRIA
Direcia dezvoltare
social-economic
a comunelor suburbane
277012, or. Chiinu,
Bd. tefan cel Mare, 83
Tel.: 22-92-59, 22-13-85
_____________ Nr. __________
La nr. _________ din _________

-

277012, .
. , 83
.: 22-92-59, 22-13-85

Model de blanchet de scrisoare


Anexa 8
STEMA DE STAT
MINISTERUL FINANELOR
AL REPUBLICII MOLDOVA


277012, or. Chiinu, str. Cosmonauilor, 7
Teleimprimator 163220 Neva
tel. 22-66-29
277012, . , . , 7
163220
_____________ Nr. __________
La nr. _________ din _________
Model de blanchet de scrisoare
Anexa 9
Amplasarea elementelor
20 1 2 3
6 7 8
A
11 12
13 14

4
9

10

5
15

16

17

18

19
21
24
29

22
25

23
26

27

28
30

31

Not. Elementele 4 i 5 n blanchetele de scrisoare se amplaseaz n spaiu A.


APROBAT
Hotrrea Guvernulul
Republicii Moldova
din 5 octombrie 1993 nr. 618.
INSTRUCIUNI-TIP
cu privire la inerea, lucrrilor de secretariat n organele administraiei
publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale ale
Republicii Moldova
I. Dispoziii generale
1.1. Prezentele Instruciuni determin cerinele de baz fa de documentarea activitii
administrative i organizarea lucrului cu documentele n ministere, departamente, direcii,
servicii, inspectoratele de stat i n organele autoadministrrii locale ale Republicii Moldova.
1.2. Instruciunile se refer la documentele oficiale, cu excepia celor secrete. Modul de
ntocmire i pstrare a documentelor secrete se stabilete prin instruciuni speciale.
Not: n unele chestiuni de interes major O.A.P. pot elabora n conformitate cu prezentele
instruciuni i alte materiale informative (regulamente, ndrumare etc).
1.3. Documeniele O.A.P. ca i ale, altor instituii i organizaii de stat constituie
proprietatea statului i snt reglementate de legislaia n vigoare a Republicii Moldova, de
documentele normative i metodice ale Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova,
ale Departamentului de Stat al Limbilor al Republicii Moldova, de regulamentele, statutele
organelor respective.
1.4. O.A.P. organizeaz tehnica operaiunilor de secretariat, modul de ntocmire i
perfectare a documentelor n baza instruciunilor i altor documente normativ-metodice
elaborate de sine stttor n conformitate cu prezentele Instruciuni.
1.5. Instruciunile cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n O.A.P. snt aprobate de
conductorul organizaiei respective dup coordonarea acestora cu Serviciul de Stat de Arhiv
i Departamentul de Stat al Limbilor.
1.6. Prezentele Instruciuni reglementeaz modul de primire, eviden, ordonare,
perfectare i multiplicare (tirajare) a documentelor, controlul rezolvrii, pstrrii i utilizrii
acestora.
1.7. Prevederile Instruciunilor se aplic att formelor tradiionale de inere a lucrrilor de
secretariat, ct i documentelor mecanolizibile, create cu ajutorul mijloacelor birotice i
tehnice de calcul, neinndu-se cont de suporii lor. Tehnologiile de prelucrare automat a
informaiei documentare trebuie s corespund cerinelor prezentelor Instruciuni.
1.8. Asigurarea documentar a administrrii, exercitarea controlului asupra respectrii
sistemului unic al lucrrilor de secretariat n subdiviziunile structurale ale O.A.P., dirijarea
metodic i instruirea cadrelor n acest domeniu este pus n sarcina Serviciului secretariatadministrativ (S.S.A.*) al O.A.P.
__________________________
*Denumirea i structura S.S.A. este stabllit de regulamentele acestor servicii
(Direciilor administrative, cancelariilor, secretariatelor, seciilor generale etc.)
1.9. Rspunderea pentru organuzarea i inerea corect a lucrrilor de secretariat, precum
i pentru pstrarea n stare perfect a documentelor o poart conductorii O.A.P. i ai

subdiviziunilor structurale ale acestora.


1.10. Conductorii subdiviziunilor structurale desemneaz persoane responsabile pentru
inerea lucrrilor de secretariat, care asigur evidena i circulaia documentelor n termenele
stabilite, informeaz conducerea privitor la rezolvarea acestora, familiarizeaz personalul cu
documentele normative i metodice ce in de domeniul dat. Drepturile i obligaiunile de
serviciu ale persoanelor responsabile snt prevzute de fia postului.
1.11. Funcionarii ncadrai n O.A.P. i n subdiviziunile structurale
ale acestora poart rspundere personal pentru respectarea cerinelor instruciunilor n
cauz, pentru integritatea documentelor ce se afl n posesia lor. Pierderea documentelor este
anunat imediat conducerii subdiviziunilor structurale i S.S.A.
1.12. O.A.P. i subdiviziunile lor structurale snt obligate:
- s ia msuri necesare pentru a reduce volumul corespondenei oficiale, evitnd emiterea
unor documente n probleme ce pot fi soluionate verbal sau direct;
- s controleze periodic starea n care se afl lucrrile de secretariat i modul de pstrare a
documentelor de arhiv att n aparatul administrativ, ct i n unitile din subordine;
- s organizeze instruirea cadrelor responsabile de inerea lucrrilor de secretariat;
- s contribuie la raionalizarea i automatizarea tehnicii lucrrilor de secretariat;
- s asigure ncunotinarea noilor angajai cu structura aparatului i cu prezentele
Instruciuni.
1.13. La schimbarea conductorilor subdiviziunilor structurale, primirea-predarea
dosarelor i a documentelor n curs de rezolvare se efectueaz, prin ntocmirea unui procesverbal, care se pstreaz la serviciul de secretariat al subdiviziunii.
1.14. Controlul general asupra modului de organizare i inere a lucrrilor de secretariat
i de dirijare metodic este realizat de ctre Serviciul de Stat de Arhiv i instituiile
arhivistice subordonate acestuia de Departamentul de Stat al Limbilor.
2. ntocmirea, perfectarea i multiplicarea actelor administrative
La ntocmirea i perfectarea actelor administrative este necesar s se respecte regulile ce
asigur valabilitatea lor, executarea i gsirea operativ, posibilitatea prelucrrii acestora cu
ajutorul mijloacelor tehnice de calcul, calitatea ntocmirii lor ca purttoare de informaie.
Pentru ca actele s fie valabile este necesar ca ele s conin urmtoarele elemente
obligatorii: denumirea organizaiei - autorul, tipul documentului, data, titlul textului, textul,
indicele, semntura.
n procesul ntocmirii i perfectrii actelor componena elementelor poate fi completat n
funcie de destinaia lor.
Documentele trebuie ntocmite i perfectate n strict conformitate cu Regulile de
ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie.
2.1. Blanchetele documentelor
2.1.1. Actele oficiale, de regul, se ntocmesc pe blanchete, care contin numrul stabilit de
elemente obligatorii i se amplaseaz ntr-o ordine determinat de Regulile de ntocmire a
documentelor organizatorice i de dispoziie.
2.1.2. "Blanchetele se imprim pe hrtie alb de formatul A4 (297 - 210 mm) A5 (210 148 mm). n cazuri excepionale se admite utilizarea hrtiei colorate uor n nuane deschise.
Utilizarea blanchetelor cu form liber este interzis.
2.1.3. Actele emise de dou sau mai multe organe i organizaii nu se ntocmesc pe
blanchete ci pe hrtie de scris.
2.1.4. La ntocmirea documentelor de acelai tip ce se folosesc frecvent pot fi utilizate
formulare (tipizate) imprimate n condiii tipografice.
2.2. Prezentarea elementelor obligatorii n acte
Elementele obligatorii se plaseaz pe acte conform Regulilor de ntocmire a documentelor
organizatorice i de dispoziie
2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova

Stema de Stat se plaseaz n partea de sus a blanchetelor O.A.P., unitilor i subunitilor


lor, crora n conformitate cu legislaia Republicii Moldova li se acord dreptul de a avea
tampile cu imaginea Stemei de Stat.
2.2.2. Denumirea unitii " autorul actului
Denumtrea unitii se indic complet, n corespundere cu regulamentul sau statutul ei.
Abrevierea denumirii se indic numai dup denumirea complet i numai n caz dac ea este
prezent n textul regulamentului, statutului.
2.2.3. Datarea documentului
Toate documentele se dateaz obligatoriu. Data documentului se consider cea a semnrii,
adoptrii i aprobrii lui, sau data cnd s-a produs Evenimentul fixat n el. Data o indic
persoana ce semneaz sau aprob documentul.
Documentele ntocmite de cteva uniti vor purta data semnrii ultimei uniti.
2.2.4. Semnarea documentului
Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial i a-i da valoare juridic, el trebuie
certificat. Modalitile principale de certificare snt semnarea i aprobarea.
Documentele expediate n organele ierarhic superioare snt semnate de ctre conductorul
unitii, iar n lipsa lui - de ctre persoana care l nlocuiete.
Documentele organelor colegiale snt semnate de ctre preedintele i secretaral edinei
n cauz.
Dac lipsete persoana, semntura creia este dactilografiat pe proiectul documentului, el
este semnat de ctre adjunct sau de persoana care l nlocuiete, indicndu-i funcia i numele
de familie. n acest caz, n document se fac la maina de dactilografiat sau de mn corectrile
respective.
Pe documentele ce necesit o certificare special a autenticitii lor, n afar de semntur
se aplic i tampila cu imaginea Stemei de Stat. Ea se aplic pe documentele cu caracter
economico-financiar, certificate, adeverine, statute, regulamente, carnete de munc, proceseverbale deconstatare, precum i n alte cazuri necesare.
Amprenta tampilei trebuie s cuprind denumirea funciei i semntura personal.
Dac documentul e dactilografiat pe blanchet, denumirea funciei semnatarului e redat
prescurtat. De exemplu:
Director, Semntura
Tudor Munteanu
Dac documentul nu este dactilografiat pe blanchet, denumirea funciei semnatarului e
redat complet. De exemplu:
Directorul uzinei Semntura
Tudor Munteanu
de tractoare,
La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indic funcia persoanelor ce au
ntocmit documentul, ci distribuirea funciilor n cadrul comisiei. De exemplu:
Preedintele Comisiei, Semntura
Ion Merineanu
Membrii Comisiei: (semntura membrilor comisiei, prenumele i numele
lor de familie n ordine alfabetic)
2.2.5. Coordonarea documentului
Pentru verificarea utilitii unor documente, corespunderii lor cu legislaia i actele
juridice n vigoare se recurge la coordonarea documentelor.
Coordonarea documentelor e efectueaz n cadrul O.A.P. cu subdiviziunile lui
structurale, cu persoane concrete, ct i n afara lui cu unitile subordonate i nesubordonate.
Coordonarea n cadrul O.A.P. se face prin vizarea proiectului de ctre persoanele oficiale.
Viza trebuie s conin semntura personal, descifrarea ei i data vizrii. Dac e necesar, se
indic funcia semnatarului. Obieciile, completrile se scriu pe o coal de hrtie aparte, iar n
textul vizei se face remarca: "Amendamentele se anexeaz".
Vizele se aplic pe exemplarele documentelor ce rmn la O.A.P., pe recto ultimei pagini

sub elementul "semntura". Proiectele ordinelor, dispoziiilor i hotrrilor organelor colegiale


se vizeaz n primul exemplar pe verso ultimei file a documentului.
Coordonarea documentelor n afara O.A.P. se face prin parafa respectiv pe recto
documentului, mai jos de elementul "semntura" cu indicarea cuvntului "COORDONAT",
denumirii funciei persoanei care coordoneaz documentul (inclusiv denumirea unitii),
semntura personal, numele, prenumele i data.
Parafa de coordonare poate fi aplicata pe o foaie de hrtie aparte, dac documentul n
cauz atinge interesele ctorva uniti. Pe document se menioneaz: "Foaia de coordonare se
anexeaz".
2.2.6. Aprobarea documentului
Documentele, care urmeaz s fie aprobate, capt valoare juridic n momentul aprobrii
lor.
De regul, se aprob urmtoarele tipuri de documente: regulamentele, statutele,) drile de
seam i balanele, unitilor i subunitilor; structura i personalul scriptic; planurile i
programele de perspectiv i curente; procesele-verbale de constatare, de predare-primire,
instruciunile acestora etc.
Aprobarea documentului se face prin aplicarea parafei de aprobare sau prin emiterea unui
document de dispoziie respectiv (decizie, ordin, dispoziie). Ambele modaliti de aprobare
au valoare juridic identic.
n componena elementului "APROB" se include denumirea funciei persoanei care
aprob documentul (complet, dac documentul nu este ntocmit pe blanchet, i prescurtat pe documentul ntocmit pe blanchet), semntura personal, numele, prenumele i data.
Se recomand ca documentelei de dispoziie s fie emise n toate cazurile cnd rezolvarea
acestora necesit desfurarea unor aciuni suplimentare.
Documentele se aprob de ctre conductorii O.A.P., precum i de ctre organele ierarhic
superioare, n competena crora intr rezolvarea problemelor expuse n documentele
aprobate.
2.2.7. Rezoluia
n rezoluie se dau indicaii privind rezolvarea documentului. Rezoluia se plaseaz n
partea dreapt, sus, sub elementul "adresat", paralel textului documentului. Dac locul
respectiv nu permite, atunci se admite plasarea ei pe orice loc liber, pe recto primei pagini a
documentului, cu excepia marginilor.
Plasarea rezoluiei pe text este interzis.
Se admite redactarea rezoluiei pe o fil aparte.
2.2.8. Adresa documentului
La expedierea documentelor este necesar s se respecte urmtoarele cerine: documentele
snt adresate unitilor, subunitilor acestora sau unei persoane oficiale concrete.
Adresa destinatarului cuprinde:
denumirea unitii creia i este destinat scrisoarea s-au numele persoanei destinatare,
strada, numrul blocului, apartamentul, codul potal, localitatea.
Dac documentul este adresat unei uniti sau subdiviziuni ale acesteia fr a indica o
persoan oficial concret, denumirea lor se scrie la cazul nominativ. De exemplu:
Ministerul Finanelor
al Republicii Moldova
Direcia administrativ
Dac documentul este adresat unei persoane oficiale se indic numele de familie i
prenumele nsoit de abrevierea dlui sau dnei (domnului, doamnei), denumirea funciei la
nominativ i cea a unitii la genetiv. De exemplu:
Dlui lon Munteanu
Specialist principal al
Direciei Economice

a Ministerului Finareelor
3. Documentarea activitii administrative
3.1. Activitatea O.A.P. este asigurat de un sistem de acte administrative ce constituie
baza lui documentara.
3.2. Structura documentar este determinat de competena O.A.P., de "cercul funciilor
administrative, specificate n regulamentele sau statutele lor, de modul de soluionare a
problemelor (unipersonal sau colegial), de proporiile i caracterul relaiilor reciproce dintre
O.A.P. i organele ierarhic superioare, unitile subordonate i alte organizaii.
3.3. n conformitate cu documentele normative n vigoare n activitatea O.A.P. se emit i
se adopt urmtoarele acte administrative de baz:
- n O.A.P. cu forma de conducere unipersonal (ministere, departamente, direcii, servicii,
inspectorate de stat) - ordine, directive, instruciuni;
Consiliile de conducere aleacestor organe adopt hotrri.
- n organele O.A.P. cu forma de conducere colegial (consilii locale, comitete executive,
raionale, primrii ale oraelor, orelelor, satelor, preturi) - decizii, dispoziii.
n afar de aceasta se ntocmesc regulamente, statute, note informative, scrisori, proceseverbale, delegaii, avize, rapoarte, adeverine, memorii i alte acte administrative (vezi
glosarul anexat).
4. Prescripii de ntocmire i perfectare a unor tipuri
de acte administrative
4.1. Ordinul
4.1.1. Textul ordinului este alctuit, de regul, din dou pri: de constatare i de dispoziie
(anexa nr. 1). n partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea
ordinului, n partea de dispoziie se enumer aciunile preconizate.
Dac ordinul se emite n baza unui document respectiv al organului ierarhic superior, n
partea de constatare trebuie indicate: denumirea, numrul, data i titlul acestui document.
4.1.2. Partea de dispoziie a ordinului ncepe cu cuvntul "ORDON" care se tiprete cu
majuscule fr a ntrerupe textul din alineat la 2 intervale mai jos de textul precedent, dup
care se pun dou puncte Aciunile preconizate se dispun pe puncte, ce se numeroteaz cu cifre
arabe. Fiecare punct trebuie nceput cu indicarea executantului concret: subdiviziunea
structural sau persoana oficial.
n continuare se expun aciunile prevzute, exprimate printr-un verb la infinitiv, i se
indic termenul rezolvrii.
4.1.3. Proiectul de ordin se coordoneaz cu subdiviziunile structurale interesate, iar n
cazul necesar - cu ntreprinderile i unitile implicate. Viza de coordonare se aplic pe primul
exemplar al proiectului.
Pn la semnara proiectul de ordin se vizeaz de compartimentul juridic.
n proiectul definitivat rectificri poate face numai conductorul organului respectiv care
semneaz ordinul i pune data.
4.1.4. Ordinele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic. La numrul
ordinului referitor la personal, dup titlu se adaug litera "p".
4.2. Directiva
4.2.1. Directiva se emite, de regul, n problemele cu caracter metodico-informativ sau de
organizare a executrii ordinelor, instruciunilor i altor acte administrative. .
4.2.2. Directiva este semnat de ctre lociitorii conductorilor O.A.P. sau conductorii
subdiviziunilor structurale n cadrul competenei acestora.
4.2.3. Directivele se perfecteaz la fel ca i ordinele.
4.2.4. Partea de dispoziie a directivei ncepe cu cuvintele "se propune", "se oblig".
4.2.5. Directivele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
4.3. Decisia
4.3.1. La pregtirea proiectelor de decizii e necesar:

- s se studieze i s se analizeze minuios toate documentele ce se refer la proiectul de


decizie care urmeaz a fi elaborat;
- s se ia cunotin de deciziile anterioare privitoare la chestiunea data;
- s fie antrenai, n caz de necesitate, n elaborarea proiectului de decizie specialitii
respectivi.
4.3.2. Textul deciziei trebuie s fie laconic, cu formulri clare, s fie alctuit din dou
pri: partea de constatare i cea de decizie (anexa nr. 2).
4.3.3. n partea de constatare se descriu cauzele adoptrii deciziei, scopul i sarcinile
aciunilor preconizate. Dac drept baz pentru adoptarea deciziei a servit un document de
dispoziie al organelor ierarhic superioare, atunci n partea de constatare se indic denumirea,
numrul, data i tutlul documentului.
Partea de constatare poate s lipseasc n cazul cnd aciunile preconizate nu au nevoie de
explicare.
4.3.4. Partea de decizie trebuie s nceap cu cuvintele "Consiliul municipal...",
"Primria...", fiind urmate de cuvntul "A DECIS", "DECIDE", care se tiprete cu majuscule
fr a ntrerupe textul.
Partea de decizie se expune pe puncte, dac decizia preconizeaz mai multe msuri cu
caracter diferit. Aciunile de acelai fel pot fi enumerate ntr-un singur punct (n alineate
aparte).
Punctele deciziei se numeroteaz cu cifre arabe. n caz de necesitate punctele se despart n
subpuncte. Numrul punctului trebuie s conin numrul punctului i numrul de ordine al
subpunctului, separate prin punct. De exemplu: 1.1; 1.2; 3.1; 3.2.1.
n calitate de executani snt indicate unitile. Persoana oficial se indic n calitate de
executant numai n cazul cnd rezolvarea sarcinii e pus n seama unei persoane concrete. n
asemenea cazuri se scrie denumirea complet a funciei, numele i prenumele persoanei n
cauz.
n ultimul punct al prii de decizie se indic organizaia sau persoana oficial, n seama
creia este pus controlul ndeplinirii deciziei.
De exemplu: "Controlul asupra rezolvrii prezentei decizii se pune n sarcina...".
4.3.5. Proiectul de decizie trebuie redactat minuios, tiprit pe formularul corespunztor,
vizat de ctre cel ce l-a ntocmit i de ctre conductorul unitii ce propune spre examinare
proiectul n cauz i coordonat cu conductorii unitilor ale cror interese snt vizate de
coninutul proiectului de decizie.
Vizele i parafele coordonrii pot fi dispuse pe recto al ultimei file a primului exemplar
sau pe o fil aparte.
Pn la semnare proiectul de decizie se vizeaz de compartimentul juridic.
Deciziile adoptate snt semnate de ctre preedintele Comitetului executiv raional
(C.E.R.), primar i secretar.
4.3.6. Proiectele de decizii vizate se prezint secretarului organului respectiv cu zece zile
nainte de edin.
4.3.7. Proiectele de decizii, adoptate la edinele respective ale organelor autoadministrrii
locale, cu corectrile i completrile de rigoare, se transmit persoanelor care au redactat
proiectele pentru introducerea corectrilor i completrilor, iar apoi se restituie secretarului
pentru perfectare final i semnare.
La deciziile pregtite pentru semnare executanii anexeaz listele unitilor i persoanelor,
crora urmeaz s le fie expediate documeniele semnate.
4.3.8. Deciziilor li se atribuie un numr format din numrul procesului-verbal al edinei,
urmat de numrul de rnd al deciziei din ordinea de zi a edinei separat prin bar (de
exemplu 15/3, 16/11).
4.3.9. Se interzice introducerea rectificrilor n textul original al deciziilor adoptate.
n cazul cnd n decizii se atest greeli, despre aceasta este informat semnatarul.

4.3.10. Copiile de pe decizii se admit numai cu permisiunea preedintelui sau a


secretarului. Chestiunea privind publicarea anumitor decizii ale organelor n cauz ine de
competena organelor colegiale respective.
4.4. Dispoziia
4.4.1. Dispoziia, de regul, trebuie s fie alctuit dintr-o singur parte de dispoziie.
Partea de constatare este, de fapt partea introductiv a frazei i ncepe cu formulri de
tipul "n conformitate cu", "n scopul", "n vederea realizrii". n aa caz prtea dispozitiv
trebuie separat de partea de constatare prin alineat.
4.4.2. Partea de baz a dispoziiei trebuie s nceap cu indicarea aciunii preconizate.
Aciunea se exprim printr-un verb la infinitiv: a obliga, a indica, a propune, a aproba etc.
4.4.3. Dispoziia se semneaz de ctre preedintele executivului, primar, pretor.
Dispoziiile se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic (anexa nr. 3).
4.5. Procesul-verbal
Procesele-verbale snt de trei feluri: proces-verbal al edinei, proces-verbal de constatare,
proces-verbal de predare-primire. Procesele-verbale, de regul, se ntocmesc pe blanchete
generale sau formulare tipizate.
Procesele-verbale se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
4.5.1. Procesul-verbal al edinei
4.5.1.1. Procesul-verbal al edinei se ntocmete de ctre secretarii organelor respective
sau de ctre persoane nsrcinate cu redactarea lor;
4.5.1.2. Procesul-verbal al edinei are urmtoarea structur:
- titlul, cu indicarea felului edinei i data ei;
- meniuni prealabile;
- ordinea de zi;
- redarea discuiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvntul i ideilor, opiniilor i
propunerilor prezentate;
- deciziile luate;
- semnturile.
4.5.1.3. Titlul procesului-verbal este alctuit din denumirea organului colegial. De
exemplu: "...al edinei consiliului raional", "...al edinei colegiului ministerului", "...al
edinei consiliului direciei de cultur" etc.
4.5.1.4. La meniuni prealabile se indic numele i prenumele preedintelui i secretarului
organului colegial; n ordine alfabetic - ale membrilor organului respectiv prezeni,
invitailor, cu indicarea denumirii unitii pe care o reprezint; ordinea de zi, cu enumerarea
chestiunilor ce vor fi examinate, urmate de numele i funciile raportorilor i coraportorilor.
Not: n cazul cnd numrul invitailor depete cifra 5, la procesul-verbal se anexeaz
o list a persoanelor prezente la edin.
4.5.1.5. n procesele-verbale ale edinelor consiliilor locale la meniuni prealabile se
indic: numrul total al consilierilor, numrul consilierilor prezeni la edin, numrul
invitailor, numele i prenumele persoanei ce conduce edina.
La procesele-verbale se anexeaz lista membrilor prezeni, celor abseni.
4.5.1.6. Ordinea de zi cuprinde totalitatea chestiunilor care urmeaz s fie discutate n
edin, numele i funcia raportorilor.
4.5.1.7. Textul procesului-verbal al edinei se ntocmete pe baza nregistrrilor
(stenografice, magnetice ete.), efectuate n timpul edinei, precum i pe baza materialelor
(tezelor, rapoartelor, cuvntrilor, proiectelor, deciziilor etc.) prezentate n cadrul edinei.
4.5.1.8. Consecutivitatea expunerii problemelor discutate trebuie s coincid cu cea din
ordinea de zi.
4.5.1.9. Textul fiecrui compartiment al procesului-verbal trebuie s conin urmtoarele
componente: "S-A EXAM1NAT", "AU LUAT CUVINTUL" "S-A DECIS" sau "SA HOTRIT", scrise cu majuscule.

4.5.1.10. naintea cuvntului "S-A EXAMINAT" se indic numrul punctului din ordinea
de zi. n rndul urmtor (din alineat) se indic: prenumele, numele i funcia raportorului.
Dup numele de familie se pune liniu i se expune coninutul succint al chestiunii n cauz,
propunerile raportorului.
4.5.1.11. Dac este prezentat un raport scris, coninutul raportului nu se expune n
procesul-verbal. n acest caz dup numele i prenumele raportorului se menioneaz: "raportul
se anexeaz".
Cuvntul "S-A EXAMINAT" nu se repet naintea expunerii textului cuvntrii
coraportorului.
4.5.1.12. Compartimentul procesului-verbal "AU LUAT CUVNTUL"-se perfecteaz la
fel ca i compartimentul "S-A EXAMINAT",
4.5.1.13. La sfritul expunerii cuvntrilor se noteaz decizia sau hotrrea privind
chestiunea discutat.
Formula "S-A DECIS" sau "S-A HOTRT" trebuie s fie scris din alineat, la dou
intervale mai jos de textul precedent, dup care se pun dou puncte. n continuare din alineat
se expune textul deciziei, horrii pe puncte.
4.5.1.14. Procesele-verbale ale edinelor, de regul, snt semnate de preedintele i
secretarul edinei (anexa nr. 4).
4.5.1.15. Procesele-verbale ale edinelor consiliilor locale snt semnate de preedintele
edinei.
4.5.1.16. Procesele-verbale ale edinelor pot fi:
1. Redactate n registre speciale, n prealabil fiind numerotate i parafate (pentru primrii);
2. Dactilografiate pe blanchete generale sau pe hrtie n 2 exemplare.
Dac procesul-verbal se perfecteaz pe hrtie, se indic n mod obligatoriu urmtoarele
elemente: denumirea deplin a O.A.P., titlul actului respectiv cu indicarea elului edinei,
data i locul ntocmirii.
3. nregistrate pe band magnetic.
Dac mersul edinei a fost nregistrat pe band magnetic, n baza acesteia se alctuiete
procesul-verbal, se dactilografiaz n dou exemplare i se semneaz de ctre preedintele
edinei.
4.5.2. Procesul-verbal de constatare
4.5.2.1. Textul procesului-verbal este alctuit din dou pri: introductiv i de constatare.
n partea introductiv se indic motivul elaborrii procesului-verbal i se enumer
alctuitorii i cei prezeni. Dup cuvntul "Baza" se indic documentul de dispoziie sau
prescripia oral.
Dup cuvntul "INTOCMIT" se enumer funciile, numele i prenumele persoanelor care
au ntocmit procesul-verbal.
Dac procesul-verbal a fost elaborat de o comisie, n acest caz se dactilografiaz numele
i prenumele preedintelui. Numele i prenumele altor membri ai comisiei se dispun n ordine
alfabetic. Dup cuvntul "AU PARTICIPAT" se enumer funciile, numele i prenumele
persoanelor care au fost prezente la ntocmirea procesului-verbal.
n partea de constatare se expun scopurile i sarcinile ntocmirii procesului-verbal, esena
i caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum i concluziile i propunerile.
4.5.2.2. Titlul procesului-verbal trebuie s reflecte laconic coninutul faptului sau al
evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
4.5.2.3. Locul i data ntocmirii procesului-verbal trebuie s corespund locului i datei
evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
4.5.2.4. La sfritul textului (naintea semnturilor) se plaseaz informaia cu privire la
numrul de exemplare ale procesului-verbal i destinaia fiecruia.
4.5.2.5. Procesul-verbal este semnat de ctre toate persoanele care au luat parte la
ntocmirea lui fr indicarea funciilor lor.

4.5.2.6. n cazul cnd exist diferite opinii ale alctuitorilor procesului-verbal sau ale
particiipanilor la ntocmirea lui ele se noteaz mai jos de semnturi sau pe o fil aparte.
4.5.2.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-verbale
de recepie, de consum, de inventariere, de revizie contabil sau control financiar, de
constatare a lipsei unor documente sau a deteriorrii irecondiionabile, cu privire la
selecionarea documentelor propuse pentru eliminare etc. (anexa nr. 5).
4.5.3. Procesul-verbal de predare-primire
4.5.3.1. Procesele-verbale de predare-primire au urmtoarea structur:
- denumirea unitii n cadrul creia se efectueaz predarea-primirea;
- titlul de "proces-verbal de predare-primire";
- data;
- temeiul n baza cruia se face operaiunea de predare-primire;
- meniuni n problema caracterului operaiunii de predare-primire (temporar, concediu de
odihn sau medical, sau definitiv);
- numele i funcia persoanelor care au participat la operaiunea de predare-primire;
- lista complet a obiectelor ce fac obiectul predrii-primirii. Lista trebuie s descrie starea
obiectelor predate-primite, gradul de uzare, elementele lips, n cazul unor maini instalaii,
mobilier. n situaia n care lista obiectelor predate-primite este sub form de anex n
procesul-verbal se menioneaz prezena anexei,
- semnturile precedate de cuvintele "a predat", "a primit", "a asistat".
4.6. Scrisori oficiale, telegrame, mesaje telefonice
4.6.1. Scrisorile oficiale se ntocmesc n O.A.P. pentru a expune un motiv (o rugminte), a
rspunde la o cerere, precum i pentru a comunica unele informaii.
Scrisorile de nsoire se ntocmesc doar n cazul n care snt necesare explicaii privind
modul de soluionare a problemelor abordate n document sau redau scopul expedierii
documentului anexat.
4.6.2. Textul scrisorii se compune, de regul, din dou pri legate logic ntre ele. n prima
parte se prezint faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru ntocmirea scrisorii.
n partea a doua se formuleaz concluziile, propunerile sau rugmintea.
4.6.3. Scrisorile oficiale se elaboreaz avnd drept subiect o singur problem i se
dactilografiaz pe blanchete de scrisori.
4.6.4. Indicarea datei, formularea titlului, notarea adresei, certificarea i semnarea scrisorii
se face n conformitate cu Regulile de ntocmire a documentelor organizatorice i de
dispoziie.
4.6.5. Telegramele se expediaz n cazuri excepionale i se redacteaz n dou exemplare,
adresa fiind notat ca i la scrisori. Meniunea despre tipul telegramei (urgen, cifrat etc.) se
face naintea adresei.
4.6.6. Textul telegramei se expune succint, fr conjuncii i prepoziii (dac aceasta nu
denatureaz coninutul), fr trecerea cuvintelor dintr-un rnd n altul i fr corectri.
Semntura se aplic din rnd nou.
4.6.7. Mesajul telefonic se folosete pentru transmiterea informaiilor prin telefon n raza
oraului, raionului. La transmiterea mesajului telefonic se indic: destinatarul, funcia, numele
i prenumele semnatarului, data i ora cnd a fost transmis, numrul de telefon al organizaiei
ce l-a transmis.
4.7. Note informative i memorii
4.7.1. Textul notei informative i a memoriului trebuie s fie alctuit din dou pri. n
prima parte se expun faptele ce au servit drept motiv pentru elaborarea documentului, iar n a
doua " concluziile i propunerile autorului.
4.7.2. Data sau perioada de timp la care se refer faptele, expuse n nota informativ sau
n memoriu, trebuie inclus n titlu. De exemplu: "Cu privire la bugetul Primriei pe anul...".
4.7.3. Notele informative i memoriile se dactilografiaz pe blanchetele generale ale

O.A.P., snt semnate de ctre conductorii acestora sau de adjuncii lor.


Notele informative i memoriile cu caracter intern se dactilografiaz pe hrtie i se
semneaz de alctuitori.
5. Organizarea circulaiei documentelor
5.1. Regulile generale de organizare a circulaiei documentelor (O.C.D.).
5.1.1. O.C.D. n O.A.P. trebuie s corespund urmtoarelor cerine:
- circulaia documentelor trebuie sa fie exercitat operativ, ca un scop bine determinat i
s se realizeze optimal;
- trebuie excluse instanele i emiterea de documente ce nu snt dictate de necesiti
stringente;
5.2. Ordinea circulaiei i rezolvrii documentelor de ntrare
5.2.1. Primirea i prelucrarea iniial a corespondenei intrate n O.A.P. se face n mod
centralizat n cadrul serviciului secretariat-administrativ, iar n lipsa lor " de ctre funcionarii
desemnai n acest scop.
5.2.2. Prelucrarea iniial a corespondenei de intrare se reduce la verificarea corectitudinii
livrrii i integritii corespondenei, la fixarea faptului de intrare a documentului i la
pregtirea ei pentru a fi transmis conform destinaiei. Corespondena expediat greit se
reexpediaz la adresa destinatarului indicat.
5.2.3. Toate plicurile cu excepia celor cu meniunea "personal" i a scrisorilor sosite la
adresa deputailor, organizaiilor obteti, se deschid. Astfel se controleaz completivitatea
plicurilor i documentelor coninute n ele. Dac se atest deteriorrii, lipsa documentului sau
a anexei, precum i necorespunderea numrului indicat pe plic cu numrul documentului,
despre aceasta se comunic expeditorului. De regul, plicurile se distrug, cu excepia
cazurilor cnd adresa expeditorului sau timpul expedierii i primirii documentului pot fi
stabilite numai n baza plicului.
5.2.4. Pe toate documentele de intrare, n colul drept de jos pe recto al primei file se
aplic parafa de nregistrare se fixeaz data primirii documentului.
5.2.5. Documentele se clasific de ctre eful S.S.A, sau de funcionarii desemnai n acest
scop, n documente nregistrabile i nenregistrabile.
5.2.6. Documentele intrate, dup nregitrarea lor pe fie sau registre, fixarea parafei de
nregistrare, se transmit spre examinare conducerii O.A.P. Documentele adresate unei
persoane concrete se transmit, de regul, direct acestei persoane.
5.2.7. Conductorului O.A.P. i se transmit documentele organizaiilor guvernamentale,
ierarhic superioare, care conin informaii privind problemele vitale ale activitii organului
respectiv, rezolvarea crora cere decizia conductorului. Celelalte documente se transmit
adjuncilor sau funcionarilor desemnai n acest scop.
5.2.8. Documentele trebuie transmise spre examinare n ziua primirii lor. Telegramele,
mesajele telefonice i alte acte urgente se transmit spre examinare i rezolvare n primul rnd.
Dac n documentul primit se fac trimiteri la alte documente, ultimele se selecteaz i se
transmit conducerii O.A.P. mpreun cu documentele primite sau cu nota informativ
respectiv.
5.2.9. Rezultatele examinrii documentelor se reflect n rezoluiile aplicate, de regul, pe
documente pe prima fil deasupra textului n partea dreapt de sus. Rezoluia trebuie s
conin indicaii clare i exhaustive privind modul i caracterul rezolvrii documentelor,
nominalizarea executantului i termenul de rezolvare a documentului.
5.2.10. Documentele primite dup examinarea lor de ctre conducerea O.A.P. se restituie
S.S.A. sau funcionarilor desemnai n acest scop pentru a nregistra textul rezoluiei n fia de
nregistrare i pentru a fi luate n eviden, n caz de necesitate. Dup aceasta se repartizeaz
conform destinaiei.
5.2.11. Documentele trebuie s conin o singur rezoluie. Rezoluiile ulterioare ale
conductorilor snt necesare cnd ele concretizeaz ordinea rezolvrii documentelor.

Examinarea documentelor trebuie s se fac ntr-un termen ct mai scurt, de regul n ziua
primirii documentului.
5.2.12. "Responsabil de, rezolvarea documentului este persoana nominalizat prima n
rezoluie. Responsabilului de rezolvare i se acord dreptul de a-i convoca pe coexecutani.
5.2.13. Documentele rezolvate se transmit pentru a fi cusute la dosar n acele subdiviziuni
sau acelor funcionari, care ntocmesc dosarele n problemele respective.
5.3. Ordinea circulaiei documentelor de ieire i celor interne n procesul pregtirii lor
5.3.1. Ordinea circulaiei documentelor de ieire include alctuirea proiectului
documentului, elaborarea lui, coordonarea, vizarea (cnd e necesar), semnarea (aprobarea),
nregistrarea (documentelor nregistrabile) i expedierea.
5.3.2. n scopul ncunotinrii i coordonrii prealabile, proiectul documentului poate fi
multiplicat i transmis concomitent tuturor persoanelor i unitilor participante la elaborarea
lui.
5.3.3. Pn la transmiterea documentului pregtit spre semnare executantul trebuie s
verifice coninutul lui, corectitudinea perfectrii, prezena vizelor i a anexelor. Documentul
este prezentat spre semnare nsoit de materialele n baza crora a fost elaborat.
5.3.4. Documentele de ieire snt semnate de ctre conducerea O.A.P., de ctre efii
subdiviziunilor structurale ale acestora. Actele semnate se transmit pentru nregistrare i
expediere S.S.A.
5.3.5. Prelucrarea corespondenei expediate se reduce la: sortarea, adresarea,
mpachetarea, stabilirea costului de expediere, completarea formularelor potale i predarea ei
la oficiul potal. Pentru corespondena recomandat se alctuiete un inventar de expediere.
5.3.6. S.S.A. sau funcionarii desemnai n acest scop verific corectitudinea perfectrii
documentelor, prezena anexelor indicate n documentul de baz. Documentele ntocmite
greit se restituie executaniior.
Documentele expediate concomitent pe aceeai adres se pun ntr-un singur plic.
Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate i expediate n aceeai zi.
5.3.7. Documentele interne se elaboreaz, se perfecteaz i se rezolv n cadrul O.A.P. i
subdiviziunilor lor structurale.
Circulaia documentelor interne la etapele elaborrii i perfectrii lor se organizeaz n
corespundere cu regulile generale de circulaie a documentelor de ieire, iar la etapa de
rezolvare (utilizare) - cu cele privind documentele de intrare.
5.3.8. Proiectele documentelor de dispoziie, dup ntocmirea i coordonarea lor cu
persoanele i organizaiile interesate, se transmit spre examinare organului respectiv sau spre
semnare conducerii O.A.P., subdiviziunilor structurale ale acestora. Fiind semnate,
documentele menionate se nregistreaz, se multiplic i se transmit sau se expediaz pentru
rezolvare.
5.3.9. Specificul circulaiei proceselor-verbale ale edinelor l constituie lipsa etapelor de
pregtire a proiectului documentului, de vizare i coordonare a lui. Procesele-verbale ce
conin nsrcinri pentru persoane oficiale sau organizaii din subordine se transmit
destinatarilor n forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale.
5.3.10. Memoriile remise conducerii O.A.P., seciilor i serviciilor acestora, notele
informative, comunicatele i alte documente interne cu caracter operativ se examineaz de
ctre persoanele oficiale crora le-au fost adresate, dup care se transmit n modul stabilit
pentru executare n subdiviziunile corespunztoare sau se depun la dosarul respectiv.
5.3.11. Distribuirea documentelor n interiorul O.A.P. o efectueaz S.S.A. sau persoanele
responsabile de asigurarea documentar.
5.4. Ordinea primirii i remiterii documentelor
5.4.1. Primirea i remiterea documentelor de intrare, ieire i a celor interne, la toate
etapele circulaiei se face cu meniuni speciale n fia, n registrul de nregistrare sau n alte
fie de eviden. Sub semnatur se pot remite documentele luate la control sau alte documente

importante.
5.4.2. Remiterea documentelor n cadrul subdiviziunii structurale trebuie s se fac prin
intermediul secretarului (persoanei responsabile) care face meniunea respectiv n fia sau
registrul de nregistrare. Circulaia documentului dintr-un compartiment n altul se face prin
intermediul S.S.A. sau a funcionarului responsabil n cauz. n fia sau registrul de
nregistrare se face meniunea respectiv privind transmiterea documentului.
6. nregistrarea documentelor i constituirea aparatului informativ
6.1. Regulile generale de nregistrare a documentelor
6.1.1. Fiecare document se nregistreaz doar o singur dat. Documentele de intrare se
nregistreaz n ziua primirii, iar cele de ieire i cele interne " n ziua semnrii.
Nici un act din cele nregistrabile nu poate fi remis spre rezolvare fr a fi nregistrat.
La transmiterea documentelor nregistrate dintr-un compartiment n altul, ele nu snt
supuse nregistrrii repetate.
6.1.2. nregistrarea documentelor se face n mod centralizat n cadrul S.S.A.
6.1.3. nregistrarea documentelor se face n dependen de tipul documentelor, coninutul
acestora i de autori. De exemplu se nregistreaz separat documentele guvernamentale,
ordinele i dispoziiile conductorilor privind activitatea de baz, personalul scriptic,
hotrrile colegilor O.A.P., deciziile consiliilor locale etc.
6.1.4. Se nregistreaz n mod obligatoriu documentele primite de la organele ierarhic
superioare sau cele expediate pe adresa lor, documentele interne de importan major
(hotrri, dispoziii, ordine, procese-verbale, memorii etc.), precum i propunerile, cererile i
sesizrile cetenilor.
Documentele primite de la alte organizaii sau expediate pe adresa lor se nregistreaz
numai dac ele cer soluionare sau rspuns.
6.1.5. O.A.P. trebuie s aib la dispoziie lista documentelor ce nu se nregistreaz (anexa
nr.6). Lista unor asemenea documente este aprobat de efii S.S.A. ale O.A.P.
6.1.6. Indicele documentului de intrare, de ieire i a celui intern const, de regul, din
indicele dosarului conform nomenclatorului i din numrul curent de nregistrare.
Drept indice al documentelor de dispoziie i al proceselor-verbale se prezint numerele
lor de nregistrare, care se atribuie n limitele fiecrui tip de document.
6.2. nregistrarea documentelor i regulile de completare ale acestora
6.2.1. Documentele pot fi nregistrate pe fie, n registre sau pe suporii intermediari.
6.2.2. Pentru nregistrarea documentelor n registre se folosesc registre de dou feluri:
- registre de intrare (anexa nr.7)
- registre de ieire (anexa nr.8).
De regul, registrele se tiprese n condiii tipografice
6.2.3. Pentru nregistrarea documentelor pe fie se folosesc fie tiprite n condiii
tipografice de formatul A5 (210 X 148) sau de forma - A6 (148 X 105) (anexa nr. 9).
6.2.4. Completarea elementelor pe fiele de nregistrare
6.2.4.1. La rubrica "Corespondent" se nscrie denumirea unitii expeditor sau a unitii
destinatar. La nregistrarea propunerilor, cererilor i sesizrilor cetenilor se nscrie numele
de familie, locul de lucru sau adresa de la domiciliu.
6.2.4.2. La rubrica "Termen de rezolvare" se indic data la care documentul trebuie s fie
rezolvat.
6.2.4.3. La rubrica "Numrul filelor" se indic numrul de file ale documentului de baz i
ale celui anexat.
6.2.4.4. La rubrica "Data intrrii i indicele documentului" se indic data primirii
documentului i indicele care i se atribuie n unitatea n care se nregistreaz.
6.2.4.5. La rubrica "Data i indicele documentului" se nscrie data i indicele atribuit
acestuia de unitatea care l-a elaborat.
6.2.4.6. La rubrica "Tipul documentului i coninutul succint" se indic tipul

documentului, titlul i continutul acestuia pe scurt.


6.2.4.7. La nregistrarea scrisorilor, tipul documentului nu se indic.
6.2.4.8. La nregistrarea pe fi a coninutului rezoluiei se indic autorul ei i data.
6.2.4.9. Nota cu privire la rezolvarea documentului trebuie s reflecte soluionarea n
esen a chestiunii, data i indicele documentului de rspuns. Dac nu se cere un rspuns
scris, se indic data, autorul i modul de soluionare a problemei abordate n documentul de
iniiativ.
6.2.4.10. La rubrica "Meniuni privind controlul se fixeaz notele viznd controlul
termenelor de rezolvare a documentului, n care se indic data efecturii controlului i cauzele
concrete ale trgnrii rezolvrii documentului. Rubrica poate fi folosit pentru note privind
circulaia documentului.
6.2.4.11. Rubricile fiei de nregistrare "Fondul nr.", "Inventarul nr." "Dosarul nr." se
completeaz n arhiv.
6.2.4.12. Pentru atribuirea numerelor de nregistrare curent a documentelor de iniiativ,
de intrare i ieire se folosete baremul unic (anexa nr. 10).
7. Controlul rezolvrii documentelor
7.1. Sarcinile controlului rezolvrii documentelor
7.1.1. Scopul controlului este de a asigura rezolvarea calitativ i n termenele stabilite a
documentelor i nsrcinrilor fixate n ele.
7.1.2. Controlul asupra rezolvrii documentelor este realizat de ctre conductorii O.A.P.
i ai subdiviziunilor acestora. Controlul asupra termenelor de rezolvare a documentelor se
pune n sarcina S.S.A. sau a funcionarilor desemnai n acest scop.
7.2. Termenele de rezolvare a documentelor
7.2.1. Termenele rezolvrii documentelor pot fi termene tip i termene individuale.
7.2.2. Termenele tip de rezolvare se stabilesc, de regul, pentru categoriile de mas ale
documentelor ce urmeaz s fie luate la control n corespundere cu Lista-model (anexa nr.
11).
n celelalte cazuri termenele de rezolvare a documentelor nu vor depi 10 zile. Un
termen mai ndelungat poate fi stabilit pentru rezolvarea documentelor dificile prin caracterul
rezolvrii acestora.
7.2.3. Termenele individuale de rezolvare se stabilesc pentru documentele de importan
major de ctre conductorii O.A.P. i ai subdiviziunilor acestora sau se indic direct n
document.
La stabilirea termenului de rezolvare se ine cont de complexitatea coninutului
documentului i de posibilitile practice ale unitii.Termenele individuale se fixeaz n
rezoluia conductorului. Dac termenul individual de rezolvare a documentului se deosebete
de termenul-tip, stabilit pentru categoria respectiv de documente, timpul rezolvrii se
consider termenul individual.
7.2.4. Dac n documentul de intrare este indicat termenul care presupune primirea
rspunsului, acest termen trebuie respectat.
7.2.5. Termenul de rezolvare a documentului intrat se calculeaz din momentul primirii lui
n O.A.P.
7.2.6. Termenul de rezolvare a documentului poate fi prelungit numai de ctre persoana
sau unitatea care 1-a stabilit. Prelungirea termenului de rezolvare trebuie efectuat odat cu
primirea documentului sau cu cel puin 2-3 zile nainte de expirarea termenului de rezolvare,
dac pe parcursul rezolvrii se constat imposibilitatea respectrii termenului indicat. n caz
contrar se consider c documentul nu a fost rezolvat n termen.
7.2.7. Controlul asupra desfurrii rezolvrii documentului se realizeaz din momentul
primirii lui. n cazul reinerii rezolvrii documentului, conductorii O.A.P. i ai
subdiviziunilor acestora snt obligai s ia msuri pentru a elucida i a nltura cauzele
reinerii i pentru a asigura rezolvarea n termen a documentului.

7.3. Efectuarea controlului asupra rezolvrii documentelor


7.3.1. Controlul asupra rezolvrii documentelor se face dup fiele i registrele de
nregistrare.
Controlul asupra rezolvrii nsrcinrilor din documentele de dispoziie intern se face,
deasemenea, cu ajutorul fielor sau registrelor. Fiele de control se elaboreaz i pentru
nsrcinrile conducerii O.A.P. i ale subdiviziunilor ei exprimate oral.
7.3.2. Pe fiele i documentele de control, n locul stabilit de Regulile pentru ntocmirea
documentelor organizatorice i de dispoziie, se fixeaz simbolul controlului - "C" sau parafa
"Control".
n registre meniunea de control se fixeaz n rubrica "Note cu privire la rezolvarea
documentului".
7.3.3. Controlul asupra rezolvrii propunerilor, cererilor i sesizrilor cetenilor se face
dup fiierul scrisorilor sau registrul de nregistrare a acestora.
7.3.4. Documentul se consider rezolvat numai atunci cnd snt soluionate problemele
abordate n el i autorului i s-a expediat rspunsul. Dac rezolvarea nu a fost documentat,
nemijlocit pe document, pe fia de control sau n registru se face meniunea respectiv.
7.3.5. Dup rezolvare documentele se scot de la control. A scoate documentele de la
control poate numai cel organ sau persoan oficial care l-a luat la control. n asemenea
situaii pe document, pe fi sau n registru se face meniunea respectiv.
7.3.6. Datele privind rezolvarea documentelor luate la control se generalizeaz conform
situaiei de la ziua nti a fiecrei luni i se raporteaz conducerii O.A.P. i a subdiviziunilor
acestora.
n O.A.P. se fac bilanuri lunare privind rezolvarea documentelor ce urmeaz a fi luate la
control (anexa nr. 12).
8. ntocmirea nomenclatorului dosarelor i constituirea dosarelor
8.1. ntocmirea nomenclatorului dosarelor
8.1.1. Nomenclatorul dosarelor reprezint o list a tuturor dosarelor care se constituie n
O.A.P. pe baza indicatorului termenelor de pstrare, sub forma unui tabel, n care se nscriu,
pe compartimente de munc, grupele de documente create de acestea n raport cu problemele
la care se refer, cu indicarea termenelor de pstrare.
n nomenclator se includ i registrele, condicile, fiierele i alte materiale preconstituite.
8.1.2. Nomenclatorul dosarelor servete: la repartizarea i clasificarea documentelor
rezolvate n dosare, ca idicator al indicilor documentelor i al termenului de pstrare a
dosarelor, n calitate de schem pentru alctuirea catalogului informativ al documentelor
rezolvate i pentru ntocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent i temporar (pn la
10 ani) de pstrare n arhiva Q.A.P.
8.1.3. Exist 3 feluri de nomenclatoare: tip, model i nomenclatorul organizaiei concrete.
Nomenclatorul-tip i model se ntocmesc de ctre serviciile secretariat-administrativ ale
O.A.P. pentru organizaiile subordonate i se aprob de ctre efii lor.
Pn la aprobare ele se coordoneaz cu comisia central de expertiz (C.C.E ) a organului
respectiv i Serviciul de Stat de Arhiv.
Nomenclatorul-tip se ntocmete pentru organizaiile cu structur i activitate omogen.
El determin componena tipic a dosarelor cu un sistem unic de indexare i, serveste drept
act normativ.
Nomenclatorul dosarelor-model determin componena i indexarea aproximativ (model)
a dosarelor organizaiilor omogene dup activitate, dar cu structur diferit.
Ele au un caracter recomandabil.
8.1.4. Nomenelatoarele dosarelor O.A.P, se ntocmesc de ctre S.S.A. sau de funcionarii
desemnai n acest scop pe baza nomenclatoarelor subdiviziunilor structurale i cu ajutorul
metodic al arhivei O.A.P.
Nomenclatoarele dosarelor se ntocmesc dupa o form prestabilit, se coordoneaz cu

arhiva de stat respectiv, se aprob de ctre conducerea O.A.P. i se pune n aplicare ncepnd
cu 1 ianuarie al fiecrui an nou (anexa nr. 13).
8.1.5. Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci numai n cazul cnd au loc
schimbri n structura unitii. Dac se nfiineaza noi compartimente de munc sau
subdiviziuni n cadrul lor, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i grupele de
dosare pe care le constituie. n acest scop n fiecare compartiment al nomenclatorului se las
numere de rezerv. Dac asemenea modificri nu au avut loc, nomenclatorul la sfritul
fiecrui an, se precizeaz i se redactilografiaz. Exemplarul anual al nomenclatorului este un
document ce se pstreaz i se include n compartimentul nomenclatorului S.S.A. respectiv.
8.1.6. Dup aprobarea nomenclatorului dosarelor O.A.P. subdiviziunile structurale ale
acestuia primesc extrase din compartimentele corespunztoare pentru organizarea corect a
lucrrilor de secretariat.
8.1.7. n nomenclatoarele dosarelor O.A.P. i ale subdiviziunilor acestora se include toat
documentaia att cea proprie, ct i cea primit din afar.
n nomenclatorul dosarelor nu se includ, de regul, publicaiile Parlamentului i ale
Guvernului Republicii Moldova, brourile, ndrumarele, buletinele i alte publicaii similare.
8.1.8. Nomenclatorul dosarelor se alctuiete pe scheme structurale (dac exist o
structur bine definit) sau pe direciile de activitate (n subdiviziunile fr structur).
La alctuirea nomenclatorului dosarelor pe scheme structurale, n calitate de
compartimente figureaz denumirile subdiviziunilor structurale, amplasate n conformitate cu
schema de ncadrare. Drept compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor n subdiviziunile
fr structur-figureaz subdiviziunile sau direciile de activitate.
8.1.9. Indicele dosarelor O.A.P. sau ale subdiviziunilor acestora constau din marcarea
subdiviziunilor structural sau a direciilor de activitate i din numrul de ordine al dosarelor
n cadrul subdiviziunii sau direciei de activitate respective. Indicii dosarelor se noteaz prin
cifre arabe. De exemplu: 12-05, unde 12 indic subdiviziunea structural, iar 05 - numrul de
ordine al titlului dosarului, conform nomenclatorului.
n nomenclatorul dosarelor se recomand s se pstreze aceiai indici pentru dosarele
similare din cadrul diferitor subdiviziuni structurale i pentru dosarele transmisibile.
n seciile fr structur ale O.A.P. i cu un numr mic de documente indicii dosarelor snt
numerele de ordine ale acestora conform nomenclatorului.
8.1.10. Titlurile dosarelor se nscriu n compartimentele respective ale nomenclatorului n
funcie de gradul de importan al documentelor.
La nceput se nscriu titlurile dosarelor ce conin documente cu caracter organiziatoric i
de dispoziie. n continuare se nscriu titlurile dosarelor care conin documente de planificare
i eviden, coresponden etc.
Titlurile dosarelor se stabilesc n dependen de coninutul documentelor grupate n
dosare, indicndu-se tipul documentului (hotrre, dispoziie, proces-verbal), precum i alte
date care precizeaz coninutul dosarului, informaii privitor la autor, unele detalii ale
evenimentelor descrise, indicaii cu privire la autenticitate sau prezena copiilor.
8.1.11. Rubrica a treia a nomenclatorului dosarelar se completeaz la sfritul anului
calendaristic.
8.1.12. La rubrica "Note" se nscriu denumirile indicatoarelor termenelor de pstrare
utilizate pentru determinarea termenului de pstrare a dosarului, se fac meniuni privitor la
alctuirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru eliminare, responsabilii de
gruparea dosarelor, transmiterea lor n alt unitate pentru a fi continuate etc.
8.1.13. La sfritul anului, nomenclatorul se ncheie cu o not de totalizare privind
numrul dosarelor la momentul respectiv.
8.1.14. n obligaiunile O.A.P. intr i ntocmirea indicatoarelor termenelor de pstrare a
documentelor precum i ale unitailor subordonate lor, care se aprob de Serviciul de Stat, de
Arhiv al Republicii Moldova.

8.2. Constituirea dosarelor


8.2.1. Constituirea dosarelor nseamn gruparea documentelor rezolvate n dosare,
conform nomenclatorului.
8.2.2. Gruparea documentelor n dosare se efectueaz de ctre S.S.A. sau persoanele
responsabile pentru inerea lacrrilor de secretarit la sfritul fiecrui an calendaristic. La
gruparea dosarelor se va ine cont de urmtoarele: se grupeaz numai documentele rezolvate,
documentele care vizeaz aceleai probleme i au acelai termen de pstrare. Documentele
din dosar se ordoneaz cronologic, n ordinea numerelor de intrare sau a datei ncepnd co
numrul cel mai mic, astfel nct actele mai vechi " din ianuarie s fie la nceputul dosarului,
iar cele mai noi - din decembrie - la sfritul dosarului. Se nltur documentele nefolositoare,
respectiv dubletele, maculatoarele, documentele din alt domeniu, de asemenea acele, agrafele,
clamele metalice i filele nescrise.
8.2.3. Documentele cu termen permanent i temporar da pstrare se clasific n dosare
separate.
8.2.4. Actele de dispoziie i decizie se grupeaz mpreun cu anexele. Anexele de volum
mic se conexeaz la documentele la care se refer. Anexele de volum mare trebuie pstrate n
dosare aparte.
Statutele, regulamentele, instruciunile, aprobate prin documente de dispoziie, se
consider anexe ale acestora i se unese. Dac au fost aprobate ca documente aparte, atunci se
grupeaz separat.
8.2.5. Procesele-verbale se grupeaz n ordine cronologic pe numere. Materialele la
procesele-verbale se grupeaz n dosare n dependen de volumul lor - mpreun cu procesulverbal sau, aparte i se sistematizeaz n ordinea numerelor proceselor-verbale.
8.2.6. Ordinele, dispoziiile referiteare la activitatea de baz se grupeaz separat de cele
referitoare la personalul scriptic.
8.2.7. n dosarele personale documentele se coas n ordinea intrrii lor. Fiele conturilor
analitice ale funcionarilor i alte documente similare se grupeaz n dosare separate n
ordinea alfabetic a numelor de familie.
8.2.8. Propunerile, cererile i sesizrile cetenilor se grupeaz separat: a) propuneri i
cereri privind perfecionarea activitii O.A.P. i b) cereri i sesizri cu caracter personal. n
aceste dosare documentele se clasific n ordine cronologic sau alfabetic.
Fiecare cerere (sesizare) i documentele ce in de examinarea ei formeaz un grup aparte.
n cazul cnd se primete o cerere (sesizare) repetat sau apar documente suplimentare (pe
parcursul anului calendaristic), acestea se conexeaza la grupul dat de documente.
8.2.9. Corespondena se clasific n dosare pe perioada anului calendaristic i include
toate documentele ce apar n procesul soluionrii problemei. Corespondena se
sistematizeaz n consecutivitate cronologic: documentul-rspuns se ataeaz la documentulcerere.
La reluarea corespondenei ntr-o anumit problem documentele se includ n dosarul
anului n curs, cu indicarea indicelui dosarului din anul precedent.
8.2.10. Indicaiile metodice i controlul asupra corectitudinii gruprii dosarelor intr n
obligaiunile S.S.A. sau ale funcionarilor desemnai semnai n acest scop.
8.2.11. n procesul clasificrii documentelor se verific corectitudinea perfectrii lor
(prezena semnturilor, a datelor, indicilor, certificatului).
Documentele neperfectate sau perfectate greit se restituie executantului spre finisare.
9. Pregtirea documentelor pentru pstrare de stat i
valorificarea lor ulterioar
9.1. Expertiza valorii documentelor
9.1.1. Expertiza valorii documentelor const n stabilirea valorii nominale a documentelor
n scopul selectrii lor pentru pstrare de stat i stabilirea termenelor de pstrare.
9.1.2. n scopul organizrii i efecturii expertizei valorii documentelor i selectrii lor

pentru pstrare permanent, precum i pentru controlul i acordarea ajutorului metodic n


ministerele, departamentele de stat se constituie comisii centrale de expertiz (C.C.E.), iar n
organizaiile subordonate acestora i n consiliile locale - comisii de expertiz (C.E.)
9.1.3. Funciile i drepturile comisiilor de expertiz snt determinate n regulamentele lor,
confirmate de conducerea organelor respective n baza Regulamentului-model (anexa nr. 14)
aprobat de Serviciul de Stat de Arhiv.
9.1.4. Expertiza valorii documentelor se efectueaz anual. Selecionarea documentelor
pentru pstrare permanent se face n baza Indicatorului termenelor de pstrare, a
nomenclatorului dosarelor, rsfoind fiecare fil n parte.
9.1.5. n procesul expertizei valorii documentelor se selecteaz documentele cu termen
permanent i temporar de pstrare (peste 10 ani) pentru depunere n arhiva departamental;
documentele cu termen temporar ce vor rmne n continuare n compartimentele de munc i
documentele al cror termen de pstrare a expirat.
9.1.6.. Ca rezultat al expertizei valorii documentelor se ntocmesc inventare ale dosarelor
cu termen permanent i temporar (peste 10 ani) de pstrare, ale personalului scriptic, precum
i procese-verbale de eliminare a documentelor, al cror termen de pstrare a expirat.
9.1.7. Registrele, condicele i alte scripte preconstituite se trec n inventar dup dosare.
9.2. Perfectarea dosarelor
9.2.1. La finele fiecrui an organele administraiei publice snt obligate s pregteasc
documentele pentru predare la arhiva departamental. n scopul acesta se efectueaz
definitivarea i perfectarea dosarelor constituite n cursul anului, care const n:
- numerotarea filelor dosarelor, care ncepe cu numrul 1. Ele se numeroteaz n colul din
dreapta, sus, cu creion negru. n dosarele compuse din mai multe volume filele fiecrui volum
se numeroteaz separat.
Fiecare dosar trebuie s conin cel mult 250 de file (o grosime de 30 - 40 mm);
- certificarea dosarului: pe o fil nescris, adugat la sfritul dosarului sau pe ultima
pagin rmas nescris a registrelor i condicelor se face urmtoarea certificare: "Prezentul
dosar (registru, condic etc.) conine... file (n cifre i, n paranteze, n litere)". Se indic data
cnd a fost efectuat certificarea i semntura executantului;
- coaserea sau legarea dosarelor trebuie s asigure citirea complet a textului, datelor i
rezoluiilor;
- completarea datelor pe prima copert a dosarului (anexa nr. 15);
- verificarea conformitii titlurilor dosarelor cu componena documentelor incluse n el.
n cazurile necesare, n titlul dosarului se pot face rectificri (indicnd numerele ordinelor,
proceselor-verbale, modificrile denumirilor etc.).
9.2.2. n dosare se clasific documentele acumulate pe parcursul unui an. Fac excepie
dosarele transmisibile.
9.2.3. Dosarele cu termen temporar de pstrare nu snt supuse perfectrii.
9.3. ntocmirea inventarelor dosarelor
9.3.1. La finele fiecrui an se face, inventarierea dosarelor nchise, ce conin documente
cu termen permanent i temporar (peste 10 ani) de pstrare i cele ale personalului, care au
fost supuse expertizei, grupate i definitivate conform prezentei Instruciuni.
9.3.2. Inventarul dosarului este un ghid arhivistic, un document de eviden ce reprezint
o list sistematizat a titlurilor dosarelor, a componenei i coninutului documentelor
cuprinse n el.
9.3.3. Inventarele se ntocmesc separat pentru:
- dosarele cu termen permanent de pstrare;
- dosarele cu termen temporar de pastrare (peste 10 ani);
- dosarele personalului;
- dosarele cu un anumit specific (registre de gospodrie, aciuni de notariat, registre
cadastrale etc.).

9.3.4. Pentru dosarele cu termen temporar de pstrare (pn la 10 ani) inventare nu se


ntocmesc.
9.3.5. n compartimentele de munc ale O.A.P. anual de ctre persoanele responsabile de
arhiv se ntocmesc inventare ale dosarelor cu termen permanent de pstrare, care la timpul
respectiv se predau arhivei departamentale a O.A.P. n viitor aceste inventare vor servi drept
baz pentru ntocmirea inventarelor centralizatoare ale O.A.P. Acestea snt ntocmite de ctre
arhiva organului respectiv, fiind apoi predate la pstrare de stat.
9.3.6. La ntocmirea inventarelor se respect urmtoarele cerine:
- n inventar se includ doar dosarele nchise (scoase din lucrrile de secretariat);
- titlurile dosarelor se ordoneaz pe compartimente, n ordinea n care acestea figureaz n
nomenclator;
- fiecare dosar este inclus n inventar sub un numr aparte. Dac dosarul este compus din
2"3 volume, fiecare volum se numeroteaz separat.
- numerotarea dosarelor n inventar se efectueaz n modul stabilit pentru civa ani;
- dac n inventar snt incluse cteva dosare cu acelai titlu, se scrie deplin doar titlul
primului dosar, restul poart meniunea "idem". Celelalte date se completeaz deplin.
- dosarele transmisibile se includ n inventar n anul ncheierii lor;
- ordinea confirmrii numerelor la inventarele compartimentelor de munc se coordoneaz
cu arhiva O.A.P.;
- rubrica "Note" din inventar se folosete pentru indicarea strii fizice a dosarului,
documentelor, datelor privitoare la primirea sau transmiterea acestora altor compartimente de
munc, prezena copiilor etc.
Compartimentele anuale ale inventarelor se ntocmesc conform formei stabilite (anexa nr.
16): pentru dosarele cu termen permanent de pstrare n patru exemplare, pentru cele cu
termen temporar de pstrare i cele privind personalul - trei exemplare.
9.3.7. Inventarele semnate, verificate i certificate se expediaz spre aprobare instituiei
arhivistice respective.
9.3.8. Inventarele unitilor ce pstreaz permanent documentele Fondului Arhivistic de
Stat i ale Fondului Arhivistic Obtesc snt examinate de ctre acestea de sine stttor,
conform "Instruciunii cu privire la eliminarea documentelor organizaiilor obteti,
ministerelor, departamentelor ce le pstreaz permanent".
9.4. Pstrarea provizorie a documentelor
9.4.1. Din momentul deschiderii dosarelor i pn la predarea lor n arhiva departamental
ele se pstreaz n ncperile compartimentelor de munc.
9.4.2. Dosarele se pstreaz n birourile de lucru sau n ncperi amenajate special pentru
arhiv, dotate cu mijloace adecvate de pstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau
sustragerea documentelor.
9.4.3. Dosarele se pstreaz n dulapuri de cancelarie ce se ncuie, pentru a le proteja de
praf i raze solare i a asigura integritatea acestora.
9.4.4. Conductorii compartimentelor de munc i persoanele responsabile de lucrrile de
secretariat poart rspundere pentru pstrarea documentelor.
9.4.5. Constituirea i pstrarea dosarelor conform nomenclatorului permite gsirea cu
uurin i utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afieaz pe ua dinuntrul
dulapului, pe cotoarele dosarelor se noteaz indicativele din nomenclator.
9.4.6. Ridicarea i eliberarea unor anumite documente din dosarele cu termen permanent
de pstrare este interzis. n cazuri excepionale (de exemplu, la solicitarea organelor
judiciare) o asemenea ridicare se poate face cu permisiunea efului organului respectiv, lsnd
o copie exact a documentului ridicat i un proces-verbal privind cauzele ridicrii
originalului.
9.4.7. n cazul desfiinrii sau comasrii O.A.P. sau a compartimentelor de munc ale
acestora documentele de arhiv se predau persoanei care a preluat activitatea.

9.4.8. Remiterea dosarelor funcionarilor, altor compartimente de munc, n interes de


serviciu, se face numai cu permisiunea efului n baza unui registru sau fie speciale unde se
indic subdiviziunea, indicativul dosarului, data eliberrii i restituirii, persoana creia i-a fost
eliberat documentul, semntura de primire i restituire.
9.5. Depunerea documentelor spre pstrare la arhiva departamental
9.5.1. Documentele constituite n activitatea organelor administraiei publice, care au
nsemntate istoric, social-cultural, tiinific, economic i politic, fac parte din Fondul
Arhivistic al Republicii Moldova. Indiferent de apartenena departamental, timpul i locul
emiterii, mijloacele de fixare a informaiei, aceste documente urmeaz s fie depuse la
pstrare de stat.
9.5.2. n scopul pstrrii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova i a
documentelor cu termen temporar de pstrare i de nsemntate practic (inclusiv
documentele personalului), inerii evidenei, utilizrii, selectrii i pregtirii acestora pentru
depunere la pstrare de stat, O.A.P. constituie arhive departamentale.
9.5.3. n activitatea lor arhivele departamentale se cluzesc de legislaia n vigoare a
Republicii Moldova, de ordinele i dispoziiile O.A.P., de documentele normative i metodice
ale Serviciului de Stat de Arhiv i instituiilor subordonate lui, de regulamentul arhivei
O.A.P. n cauz.
9.5.4. n arhiva departamental se depun dosarele cu termen permanent i temporar (peste
10 ani) de pstrare i cele ale personalului scriptic n baza inventarelor. Celelalte dosare nu se
depun n arhiv, ci se pstreaz n compartimentul de munc, iar dup expirarea termenului de
pstrare fixat se elimin n mondul stabilit.
9.5.5. Predarea dosarelor din compartimentele de munc la arhiva departamental se face
conform graficului stabilit, ntocmit de arhiv, coordonat cu conducerea acestora i confirmat
de eful S.S.A.
9.5.6. Procesul pregtirii n compartimentele de munc a documentelor i dosarelor pentru
pstrare n arhiva departamental este controlat de eful (responsabilul) arhivei. Toate
neajunsurile constatate se nltur de compartimentele de munc n cauz.
9.5.7. Primirea documentelor se face de ctre eful (responsabilul) arhivei n prezena
lucrtorului din compartimentul de munc respectiv. n ambele exemplare ale inventarelor, n
dreptul fiecrui dosar, se menioneaz prezena sau lipsa acestora. La sfritul inventarului se
indic n cifre i litere numrul dosarelor primite spre pstrare, numerele dosarelor lips, data
primirii i semnturile celor ce au predat-primit documentele.
9.5.8. eful (responsabilul) arhivei este obligat s in evidena inventarelor documentelor
i a circulaiei acestora pe parcursul pstrrii lor n arhiva departamental.
9.5.9. Documentele pot fi scoase din evidena arhivei n cazul selectrii, deteriorrii
irecondiionabile, cnd snt predate la pstrare de stat sau cnd se constat lipsa acestora.
n toate cazurile menionate mai sus, lucrtorul care rspunde de arhiv este obligat s
ntocmeasc procesul-verbal, care va fi prezentat conducerii O.A.P. spre aprobare, fiind
coordonat cu instituia arhivistic respectiv.
9.5.10. Dac unitatea nu are compartimente de munc, ordonarea dosarelor se face numai
pe ani, avndu-se n vedere c dosarele care cuprind documente din mai muli ani s fie
ordonate la anul de nceput.
9.5.11. Dup expirarea termenelor-limit de pstrare provizorie a documentelor O.A.P.,
stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de Stat, ele se depun la pstrare
permanent n arhivele de stat.
9.5.12. Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova stabilete categoriile unitilor
subordonate O.A.P., de la care se primesc sau nu se primesc documente n arhivele de stat, i
indic categoriile de documente ce urmeaz s fie depuse la pstrare de stat.
Anexa 1
la p.4.1.1.

MINISTERUL ECONOMIEI STEMA DE STAT


AL REPUBLICII MOLDOVA

ORDIN

____________________ 199___
Nr. ______
or. Chiinu
Cu privire la asigurarea
pstrrii reglementare
a documentelor de arhiv
n rezultatul verificrii prezenei dosarelor s-a constatat pierderea a 10 dosare cu termen
permanent de pstrare pe anii 1980"1985, pierdere cauzat de lipsa ncperii cu condiii
corespunztoare pentru pstrarea documentelor i de atitudinea iresponsabil a efului arhivei
ministerului dl lon Munteanu fa de pstrarea i integritatea acestora.
n scopul prevenirii pierderii documentelor i asigurrii condiiilor respective de pstrare a
lor,
ORDON:
1. A avertiza eful arhivei ministerului dl. lon Munteanu pentru deficienele depistate.
2. A se repartiza spaiu separat pentru pstrarea documentelor de arhiv, amenajndu-1 n
corespundere cu cerinele la zi.
3. ...
Ministru,
Semntura Numele, prenumele
Model de ordin
Anexa 2
la p.4.3.2.
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC

CHIINU

PRIMRIA

DECIZIE

_________________ 199___
Nr. ______
or. Chiinu
Cu privire la programul de
Activitate al Primriei oraului
Chiinu pe trimestrul II al anului 1993
Primria oraului Chiinu
DECIDE:
Se aprob programul de activitate al Primriei oraului Chiinu pe trimestrul II al anului
1993 (se anexeaz).
Primar,
Semntura Numele, prenumele
Secretar, Semntura Numele, prenumele
Model de decizie a Primriei
Anexa 3
la p.4.4.3.
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC

CHIINU

PRIMRIA

DISPOZIIE

____________________ 199___
Nr. ______
or. Chiinu

Cu privire la constituirea
comisiei de expertiz
n scopul efecturii expertizei valorii documentelor create n activitatea Primriei or.
Chiinu i selectrii acestora pentru pstrarea permanent i pentru a fi propuse spre
eliminare.
1. A constitui comisia de expertiz (C.E.) n urmtoarea componen: preedintele
comisiei dl Ion Pntea - secretarul Primriei; membrii comisiei: dna Maria Tnase - eful
arhivei Primriei; dl Nicolae Srbu - eful seciei generale.
n activitatea sa comisia se va cluzi de Instruciunea cu privire la inerea lucrrilor de
secretariat n O.A.P., Indicatorului termenelor de pstrare i de nomenclatorul-tip al dosarelor.
Primar,
Semntura Numele, prenumele
Model de dispoziie a Primriei
Anexa 4
la p.4.5.1.14
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT
CONSILIUL ORENESC

CHIINU

PRIMRIA

____Proces-Verbal__ ___
23.03.1993 nr.14
or. Chiinu
.
al edinei Consiliului
orenesc Chiinu
Total membrii ai Consiliului _____________, din ei prezeni _____________
(n cifre)

(n cifre)

(lista se anexeaz).
Invitai ___________ (lista se anexeaz)
Preedintele edinei ___________________________________________
(numele, prenumele, denumirea funciei)
Ordinea de zi:
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
(denumirea chestiunii, numele, prenumele raportorilor)
1. S-A EXAMINAT: __________________________________________
(denumirea chestiunii)
___________________________________________________________
(numele, prenumele, funcia raportorului - coninutul raportorului)
AU LUAT CUVNTUL: _______________________________________
(numele, prenumele, funcia, redarea succint
__________________________________________________________
a opiniilor, propunerilor)
S-A DECIS:
(textul deciziei)
2. S-A EXAMINAT:
AU LUAT CUVNTUL:
S-A DECIS:
Denumirea funciei
Semntura Numele, prenumele
preedintele edinei
Anexa 5
la p.4.5.2.7

SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT


DE ARHIV

AL REPUBLICII MOLDOVA

001856 8
001856 8
____Proces-Verbal__ ___
APROB
23.03.1993 nr.14
or. Chiinu
.
_____________________
(denumirea funciei conductorului
O.A.P.)

Semntura (numele, prenumele)


Data

Cu privire la selecionarea
documentelor propuse pentru
eliminare ca nefolositoare n
_____________________
(denumirea O.A.P.)
Baza: (referin la documentele de dispoziie sau prescripia oral)
ntocmit de ctre Comisia Central de Expertiz:
Preedintele Comisiei ___________________________________
(numele, prenumele, funcia)
Membrii Comisiei: ______________________________________
____________________________________________________
(numele, prenumele, funcia)
Comisia n baza ________________________________________
____________________________________________________
(denumirea Indicatorului termenelor de pstrare, nomenclatorului)
a selectat pentru eliminare ca nefolositoare, fiind lipsite de importan istoricodocumentar i utilitate practic, cu termen de pstrare expirat urmtoarele dosare i
documentele ale
____________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
Nr. Titlul
crt. dosarului
1

Termenul de pstrare a
Datele extreme Numrul dosarului
dosarului, nr. articolului dup Note
ale dosarului
(volumului)
Indicator
3
4
5
6

n total ________________________________________
(n cifre i litere)
dosare pentru anii ________________________________
Denumirea funciei alctuitorului semntura Numele, prenumele
procesului verbal
Preedintele comisiei,
semntura Numele prenumele
Membrii comisiei:
semnura Numele prenumele
Parafa coordonrii cu instituia
arhivistic respectiv
Anexa 6
la p. 6.1.5.
LISTA MODEL

a documentelor ce nu vor fi nregistrate de ctre


Serviciul secretariat-administrativ al O.A.P.
1. Documente de contabilitate
2. Scrisori expediate n copie pentru informare
3. Comunicri privitoare la edine, consftuiri i oridinele de zi
4. Grafice, comenzi
5. Informaii expediate pentru a se lua act
6. anunuri publicitare, placarde, programe ale conferinelor
7. Norme de consum de materiale
8. Scrisori de felicitare, vederi, telegrame
9. Bilete de invitaie
10. Publicaii periodice (ziare, reviste)
11. Dri de seam trimestriale, semestriale
12. Formulare de eviden statistic
13. Documente ale comisiilor electorale
14. Documente ale comisiilor permanente ale comisiilor locale
15. Telegrame, scrisori, privind deplasrile, concediile
16. Programe de studiu
17. Cataloage de preuri (copii)
___________________
Not: Documentele n p.1, 4, 10 i 12 se iau n eviden n compartimentele de munc
respective ale O.A.P.
Anexa 7
la p. 6.2.2.
_________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
REGISTRUL
documentelor de intrare pe anii _____________
Nr. crt. de
nregistrare
1

Data
Nr. i data documentului De la cine provine Coninutul succint al
nregistrrii intrat/nr.anexelor
documentul
documentului
2
3
4
5

Rezoluia conducerii, compartimentul


Nr.
de munc, cruia i s-a repartizat
filelor
documentul
6
7

Confirmarea de
primire a
documentului
8

Nota cu privire la
rezolvarea
documentului
9

Model de registru al documentelor de intrare


Anexa 8
la p. 6.2.2.
_________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
REGISTRUL
documentelor ieite pe anii _____________
Nr. crt. de
nregistrare

Data
nregistrrii

Destinatarul

Coninutul succint al
documentului

Nota cu privire la
recepionarea rspunsului

Model de registru al documentelor ieite


Anexa 9
la p. 6.2.3.
Termen de rezolvare
Numrul filelor documentului

Corespondent
Data intrrii i indicele
Data i indicele
documentului
documentului
Tipul documentului i coninutul succint
Rezoluia sau cui i s-a transmis documentului

de baz

anexat

Nota cu privire la rezolvarea


documentului

Confirmarea de primire a documentului


recto
Meniuni privind controlul
Fond nr.
Inventar nr.

Dosar nr.

verso
Model de fi de nregistrare
Anexa 10
la p.6.2.4.12
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

51
52
53
54
55
56
57
58
59
60

61
62
63
64
65
66
67
68
69
70

71
72
73
74
75
76
77
78
79
80

81
82
83
84
85
86
87
88
89
90

91
92
93
94
95
96
97
98
99
100

Model de barem unic


Anexa 11
la p. 7.2.2.
LISTA-MODEL
a documentelor luate la control cu indicarea termenelor
de rezolvare
1. Legile Republicii Moldova, hotrrile Parlanientului i Prezidiului Parlamentului,
decretele i ordonanele Preedintelui Republicii Moldova: hotrrile i dispoziiile
Guvernului Republicii Moldova:
- n conformitate cu termenul stabilit n ele sau pe parcursul unei luni din momentul
semnrii;
2. Indicaiile, nsrcinrile i scrisorile Preedintelui Republicii Moldova i ale Guvernului

Republicii:
- n conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnrii,
iar cele cu parafa "urgent" - 5 zile;
3. Deciziile i dispoziiile organelor autoadministrrii locale:
- n conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnrii;
4. Interpelrile, cererile i scrisorile deputailor poporului Republicii Moldova i
consilierilor organelor autoadministrrii locale ce vizeaz activitatea lor:
- fr amnare la scrisorile deputailor poporului Republicii Moldova i consilierilor
organelor autoadministrrii locale, dac nu necesit studiere i control suplimentar;
- pn la 30 zile - la scrisorile ce, implic studiere suplimentar;
5. Ordinele conductorilor organelor administraiei publice i ale subdiviziunilor
acestora:
- n conformitate cu termenul stabilit;
6. Hotrrile organelor colegiale ale O.A.P,:
- la data indicat n ele;
7. Scrisorile-interpelri i scrisorile-nsrcinri ale organelor ierarhic superioare, precum
i scrisorile altor uniti cu rezoluia conducerii O.A.P.
- n conformitate cu termenul stabilit;
- 10 zile;
8. Documentele de iniiativ cu privire la activitatea de baz:
- la data indicat n ele;
9. Propunerile, cererile i sesizrile cetenilor:
- fr amnare (dac nu implic studiere i control suplimentar), dar nu mai trziu de 15
zile de la data primirii lor;
- pn la o lun, dac e nevoie de un control special, verificare suplimentar a unor
materiale etc;
10. Telegrame (radiograme) i telefonograme:
- de la 2 pn la 5 zile.
Anexa 12
la p.7.3.6.
Cu privire la rezolvarea documentelor luate
la control individual
la data de ___________________ 19___

Nr. Denumirea
crt. subdiviziunii
1

Documente la
control
primite
n
luna
total
trecut
3
4

eful serviciului Semntura


secretariat administrativ
Data

Din ele
cu termen
rezolvate n
rezolvate
prelungit de
termen
rezolvare
5
6
7

nerezolvate
n termen
total prelungit
8
9

Numele, prenumele
Anexa 13
la p.8.1.4.

________________________________________________
(denumirea ministerului, departamentului, consiliului local)
NOMENCLATORUL DOSARELOR
APROB
_________________________ ______________________________

(locul ntocmirii)
(denumirea funciei conductorului OAP)
pe anul 19___
___________ ____________
(semntura)
numele, prenumele
___________
(data)
Indicele
dosarului
1

Titlul dosarului
(volumului)
2

Numrul dosarului Termenul de pstrare al dosarului i


Note
(volumului)
nr.articolelor indicatorului
3
4
5

(Denumirea compartimentului)
Denumirea funciei conductorului Semntura Numele, prenumele
Serviciului secretariat-administrativ
_______________
data
Viza efului de arhiv
(persoanei responsabile)
Semntura Numele prenumele
Parafa de coordonare a instituiei
arhivistice respective
Prelungire la anexa 13
nscrierea de totalizare cu privire la categoriile i numrul dosarelor, ntocmite n
________________ n anul 19 ____.
(denumirea instituiei)
Conform termenelor de pstrare

Total

1
Permanent
Cu termenul peste 10 ani
n total

Inclusiv
transmisibile cu meniunea (C.E.C.)
3
4

Datele de totalizare snt transmise n arhiva ___________________________


(denumirea instituiei)
Denumirea funciei conductorului Serviciului
secretariat administrativ
Semntura Numele, prenumele
Anexa 14
la p.9.1.3.
SERVICIUL DE STAT
STEMA DE STAT
DE ARHIV
AL REPUBLICII MOLDOVA
001856 8
REGULAMENTUL -TIP
______________ Nr. ________
or. Chiinu
.
al Comisiei centrale de expertiz
(C.C.E.) a ministerului
departamentului*



001856 8

___________________
* Prezentul Regulament i extinde aciunea asupra C.C.E. ale ministerelor,
departamentelor, serviciilor, Inspectoratelor de stat (n continuare " ministerele) ce dispun de
uniti subordonate.
I. Dispoziii generale
1.1. Pentru organizarea i realizarea activitii metodice i practice n vederea expertizei
valorii nominale i pregtirii pentru predarea n arhiv a documentelor, inclusiv a celor
administrative, tehnico-tiinifice, filmo-foto-fono i a altei documentaii speciale, precum i
n scopul dirijrii i coordonrii activitii comisiilor de expertiz (C.E.) ale subdiviziunilor
structurale ale ministerului i unitilor subordonate se creeaz Comisia central de expertiz.
1.2. Comisia central de expertiz este un organ consultativ. Hotrrile ei intr n vigoare
dup ce snt aprobate de conducerea ministerului, iar n caz de necesitate de conducerea
instituiei arhivistice corespunztoare.
1.3. Comisia central de expertiz este desemnat prin ordinul conducerii ministerului i
este constituit din cei mai calificai specialiti din subdiviziunile structurale de baz, sub
preedinia unui lucrtor de conducere. Din componena Comisiei fac parte din oficiu eful
arhivei ministerului respectiv i reprezentantul Arhivei Naionale. n componena C.C.E. pot
fi inclui i reprezentani ai unitilor din subordine.
1.4. n activitatea sa C.C.E. se cluzete de Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii
Moldova, de Regulamentul Fondului Arhivistic de Stat al Republicii Moldova, de normativele
privind asigurarea documentar a conducerii, de ordinele i directivele ce acioneaz n
sistemul dat, normele, instruciunile i indicaiile Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii
Moldova, de indicatoare-tip i departamentale ale termenelor de pstrare a documentelor, de
actele metodico-normative ale organizaiilor, instituiilor arhivistice, de Regulamentul-tip al
C.C.E. al ministerului n cauz.
1.5. n conformitate cu prezentul Regulament-tip, ministerul elaboreaz regulamentul
propriu al C.C.E., care se aprob de conducerea ministerului, fiind, totodat, coordonat cu
organul arhivistic de stat.
II. Funciile Comisiei centrale de expertiz
Comisia central de expertiz exercit urmtoarele funcii:
2.1. Formuleaz propuneri i recomandaii asupra problemelor legate de optimizarea
structurii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, elaborate n perioada de
activitate a ministerului i unitilor subordonate lui.
2.2. Examineaz i prezint spre aprobare Arhivei Naionale listele unitilor din
subordinea lor nemijlocit, cele care constituie i nu constituie surse de completare, proiectele
de instruciuni privind lucrrile de secretariat, indicatoarele termenelor de pstrare a
documentelor ce urmeaz s fie predate n arhivele de stat, regulamentele comisiilor de
expertiz ale subdiviziunilor structurale din ministere i unitile din subordine, precum i
proiectele altor documente metodico-normative privind modul de inere a lucrrilor de
secretariat, de expertizare a valorii i de pregtire a documentelor pentru pstrarea n arhiv.
2.3. Examineaz i elaboreaz recomandri privind problemele metodice i practice de
expertiz a valorii documentelor, modul de inere a lucrrilor de secretariat (clasificarea
documentelor, ntocmirea nomenclatoarelor i aplicarea lor n activitatea practic a
ministerului, unitilor din subordonarea lui nemijlocit, constituirea documentelor n
procesul de inere a lucrrilor de secretariat i pregtirea lor pentru pstrare n arhiv) i
prezint aceste recomandri spre examinare Comisiei de expertiz i control (C.E.C.) a
instituiei arhivistice corespunztoare,
2.4. Determin, de comun acord cu arhiva i serviciul secretariat-administrativ din cadrul
ministerului, modul de organizare i selectare a documentelor pentru pstrare i eliminare din
subdiviziunile structurale ale ministerului i din unitile subordonate lui.
2.5. Examineaz i ia decizii privind acceptarea i naintarea pentru aprobare n modul

stabilit:
graficele de pregtire i predare a documentelor n arhiva de stat;
inventarele anuale ale dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat (mai
mult de 10 ani);
listele, proiectele, problemele (temele) documentaiei tehnico-tiinifice cu termen de
pstrare permanent;
procesele-verbale privind selecionarea documentelor propuse pentru eliminare n legtur
cu expirarea termenului de pstrare.
2.6. Cu acordul instituiei respective de arhiv, poate adopta hotrri pentru acordarea C.E.
a subdiviziunilor structurale din minister i unitile subordonate lui a dreptului de a elimina
n mod independent documentele cu termene expirate de pstrare, conform modului stabilit,
dup examinarea inventarelor dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat
pentru perioada de timp corespunztoare.
2.7. Examineaz propunerile privind stabilirea termenelor de pstrare a documentelor,
neprevzute de listele n vigoare i schimbarea termenelor de pstrare a unor documente i n
modul stabilit, nainteaz instituiei arhivistice propunerile de rigoare spre examinare.
2.8. Efectueaz dirijarea metodic i exercit controlul asupra activitii comisiilor de
expertiz ale unitilor din subordinea ministerului, ia n dezbatere, periodic, n edintele sale
rezultatele controalelor activitii comisiilor de expertiz, rapoartele i comunicrile
preedinilor acestor comisii.
2.9. Organizeaz instructaje i consultaii pentru membrii comisiilor de expertiz ale
unitilor subordonate ministerului.
Particip, cu concursul arhivei departamentale a ministerului i serviciilor de inere a
lucrrilor de secretariat, la pregtirea i organizarea aciunilor n vederea ridicrii calificrii
profesionale a lucrtorilor serviciilor de secretariat i ai arhivelor, membrilor C.E. ale
organizaiilor subordonate.
2.10. Acord ajutor, metodic i practic unitilor subordonate, ce nu se afl n evidena
instituiilor arhivistice, n prablemele elaborrii,. examinrii i coordonrii nomenclatoarelor
dosarelor, ntocmirii ndrumarelor privind organizarea, pstrarea i evidena documentelor.
III. Drepturile Comisiei centrale de expertiz
Comisia central de expertiz are urmtoarele drepturi:
3.1. n conformitate cu normele stabilite d recomandri subdiviziunilor structurale ale
ministerului i unitilor subordonate lui n problemele de expertiz a valorii documentelor,
precum i la cutarea dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat ce lipsesc,
solicit explicaii n scris privind cauzele lipsei dosarelor i documentelor.
3.2. Pune n dezbatere n edinele sale informaiile conductorilor subdiviziunilor
structurale, ai serviciilor de secretariat i ai arhivelor unitilor subordonate despre calitatea
ntocmirii documentelor i gruprii dosarelor n activitatea de secretariat, starea evidenei i
pstrrii dosarelor cu termen de pstrare permanent i de lung durat.
3.3. Solicit subdiviziunilor structurale ale ministerului i unitilor subordonate lui
concluzii i alte materiale necesare pentru determinarea termenelor de pstrare a
documentelor.
3.4. Invit la edinele C.C.E., n calitate de consultani i experi, specialiti din
subdiviziunile structurale ale ministerului i unitilor din subordinea lui, iar n caz de
necesitate, lucrtori ai instituiilor arhivistice respective.
3.5. Particip la organizarea controalelor i trecerea n revist a strii lucrrilor, de
secretariat i a arhivelor unitilor subordonate ministerului.
3.6. Informeaz conducerea ministerului i a unitilor subordonate lui despre activitatea
C.C.E. i C.E. din subdiviziunile i C.E. din unitile subordonate.
IV. Organizarea activitii Comisiei centrale de expertiz
4.1. Comisia central de expertiz activeaz n comun cu Comisia de expertiz i control a

instituiei arhivistice corespunztoare i primete de la acestea indicaiile organizatorice i


metodice necesare.
4.2. C.C.E. activeaz conform planului aprobat de conducerea ministerului i prezint
acesteia dri de seam cu privire la rezultatele activitii sale.
4.3. Problemele de competena C.C.E. se examineaz la edinele ei ce se in n funcie de
necesiti, dar nu mai rar de dou ori pe an.
4.4. Hotrrile C.C.E. se adopt prin majoritate simpl de voturi. edinele C.C.E. se
consemneaz n procese-verbale.
4.5. Lucrrile de secretariat ale C.C.E. i pstrarea documentelor ei snt atribuiile
secretarului comisiei.
Anexa 15
la p.9.2.1
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
(denumirea OAP i a subdiviziunii structurale)
Fond _______
Nr. Inv _________
Dosar ______
Dosar nr.________ vol nr.________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
(titlul dosarului)*
Fond _______
Data nceperii __________
Nr. Inv _________
Data ncheierii __________
Dosar ______
File ___________
Termen de pstrare ______
___________
* Se va meniona indicativul din nomenclator
Modelul copertei dosarului
Anexa 16
la p. 9.3.6.
_______________________________________________
(denumirea ministerului, departamentului, consiliul local)
_______________________________________________
(denumirea compartimentului de munc)
Parafa de aprobare a inventarului
de ctre instituia arhivistic respectiv
Fondul nr. ______________
Inventarul nr. ____________
al dosarelor cu termen permanent
de pstrare pe anii ____________
Nr. Indicativul dosarului conform Coninutul dosarului Datele
crt. nomenclatorului
(volumului)
extreme
1
2
3
4

Nr.
Observaii
filelor
5
6

Prezentul inventar format din __________ file ___________


dosare de la nr. ___________ pn la nr. _________ inclusiv:
clasificarea alfanumeric : (exp: 72 "a", 81 "a", 81 "b" ...) ___
_______________________________________________
Inventarul a fost ntocmit:
___________________
(denumirea funciei) Semntura Numele, prenumele
Data
Certific
Preedintele C.C.E.
Semntura Numele, prenumele
Model al compartimentului anual al inventarului dosarelor cu termen permanent de
pstrare
Glosar
1 . Delegaie " act care atest o misiune sau nsrcinare special dat unei persoane sau
unui grup de persoane mputernicite cu rezolvarea unei anumite probleme sau grup de
probleme pe o perioad determinat.
n afara elementelor obinuite ale oricrui act administrativ (antet, numr, dat,
semntur, tampil) ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul "Delegaie",
obiectul delegaiei, actul de indentitate, perioada de valabilitate a delegaiei,
2. Circulara
Circulara este documentul prin care O.A.P. transmite unitilor din subordine, concomitent
i cu acelai coninut, dispoziii sau ndrumri.
Circulara, spre deosebire de ordin, decizie, scrisoare, are un caracter general de ndrumare
i coninutul ei se refer la atribuiile specifice unitilor crora le este adresat. n concluzie,
orice scrisoare cu coninut identic, adresat mai multor destinatari, este o circular.
3. Minuta
Minuta este un act oficial ca i procesul-verbal, care consemneaz anumite lucruri.
Minuta administrativ este folosit de O.A.P. pentru rezolvarea problemelor n
urmtoarele situaii:
- ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia ncercrii
acestora de a rezolva probleme de interes comun;
- ca document cu scopul de a constata discuiile i nelegerile ntre delegaii unitilor cu
ocazia ncheierii unui contract economic;
- ca document ntocmit la recepionarea parial a unor lucrri i servicii.
4. Raportul
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu
privire la ntreprinderea unei sarcini sau a atribuiilor de serviciu, semnalarea unor stri de
lucrri, prezentarea situaiei activitii n compartimentul de munc respectiv.
Raportul se ntocmete din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de organul care l
solicit, sau n temeiul unor prevederi ale unor acte normative.
5. Instruciunea
Instruciunea este actul administrativ care conine norme emise de O.A.P. n domeniul lor
de cornpeten pentru subdiviziunile structurale ale acestuia.
Instruciunile snt, n general, acte complementare, explicative, de detaliere a unor acte cu
caracter normativ (legi, hotrri, decizii) i au acelai caracter normativ.
6. Cererea
Cererea este un document prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att
de persoane juridice, ct i de persoane fizice.
7. Adeverina
Adeverina este un document emis la cererea unei persoarre fizice prin care se atest un
drept, un fapt, o situaie.

Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, registre etc., n care snt consemnate
elementele care fac obiectul adeverinei. Elementele adeverinei snt: antetul, numrul i data;
titlul "adeverin"; atestarea dreptului sau faptului respectiv; indicarea scopului ("prezenta a
fost eliberat pentru a-i servi la..."); semntura, tampila unitii emitente.
8. Certificatul
Act oficial prin care se confirm exactitatea unui fapt ori autenticitatea unui nscris.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele snt documente tipizate, cu rubricaie specific pentru faptele care se atest i
care snt extrase n general din registre ca: registre de stare civil, registre matricole, colare
etc.
9. Aviz
ntiinare scris cu caracter oficial. Prere, apreciere competen emis de cineva din
afar, de organizaia ierarhic superioar asupra unei probleme; rezoluie a unei autoriti
competente.
10. Statut, regulament
Act sau ansamblu de dispoziii cu caracter oficial, prin care se reglementeaz scopul,
structura i modul de funcionare al unei organizaii, asociaii etc.
11. Dareade seam
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti,
ntr-o anumit etap.
Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului n adunarea general, n
edine, care se in periodic. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate, prezentate de
compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere.
Not. Actele enumerate se ntocmesc i perfecteaz n strict conformitate cu Regulile de
ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie.