NOIUNI DE BAZ

Lansarea programului
Presupunem c ai instalat deja Microsoft Excel n calculatorul dumneavoastr i c
ai lasat programul Setup s pun toate componentele la locul lor pe unitatea C. (Dac
Excel a fost instalat n calculatorul dumneavoastr de administratorul de reea, trebuie
neaprat s citii sfatul de mai jos). De asemenea, presupunem c ai mai lucrat n
Microsoft Windows i c tii cum s lansai programele, s mutai ferestre, s selectai
comenzi din meniuri, s selectai text i aa mai departe.
Selectai Programs i apoi Microsoft Excel din meniul Start al programului Windows.
Dac este cazul, executai clic pe opiunea Start Using Microsoft Excel din Office
Assistant. Pe parcursul acestui capitol, Office Assistant - un obiect cu denumirea Clippit
reprezentat sub forma unei agrafe de birou animate - v poate oferi cteva figuri trznite i
poate afia ocazional un mesaj sau un bec pentru a indica faptul c poate oferi un
comentariu cu privire la operaia curent. Putei s admirai animaiile prezentate, dar n
rest putei sa-l ignorai, deocamdat.)
Extinderea ferestei de lucru
n caseta de dialog Taskbar Properties, executai clic pe caseta de validare
AutoHide pentru a o selecta, apoi executai clic pe OK. Dac. este cazul, executai clic pe
bara de titlu a ferestrei programului pentru a o activa. Bara de operaii va disprea, iar
fereastra programului se va extinde pentru a acoperi spaiul eliberat n acest feI.
Plasai n directorul mouse-ului n partea inferioar a ecranului pentru a reafia temporar
bara de operaii, apoi mutai indicatorul pentru a o face s dispar din nou.
Cea mai mare parte a ecranului este ocupat de o foaie de calcul vidi. Dup cum vedei,
este mprit n coloane i n ii i seaman cu foile de calcul folosite n contabilitate. Sunt
256 de coloane, notate cu litere i combinaii de litere de la A la IV, i 65536 de linii,
numerotate de la 1 la 65536. Dreptunghiul format la intersecia unei coloane cu o linie
reprezint o celul a foii de calcuI. Pentru identificarea fiecreia din cele peste 16 milioane
de celule, Excel folosete o adres, sau referin, format prin alturarea literei care
desemneaz coloana la numrul care contorizeaz linia. De exemplu, adresa celulei din
colul din stnga-sus al foii de calcul este A1. Celula activ - cea cu care tocmai lucrai este marcat printr-un contur ngroat. Adresa celulei active este afiat n caseta cu
numele celulei, care se afl la stnga barei de formule.
Registre de calcul
Foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr este doar una dintre cele pe care Ie
conine fiierul curent, numit registru de calcul. n mod implicit, fiecare registru nou conine
trei foi. Un registru poate avea pn la 255 de foi care sunt identificate cu nume de la
Sheet 1 pn la Sheet 255. EI poate conine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru
diagrame (n care creai grafice cu datele din foile de calcul) i foi de tip macro (n care
sunt memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast structur a registrului
permite stocarea datelor n foi diferite, dar n acelai fiier.
Pentru fiecare foaie a registrului, programul Excel afieaz o etichet deasupra
barei de stare din partea de jos a ecranului.
Introducerea datelor Majoritatea foilor de calcul conin valori n terminologia
programelor de calcul tabelar. Putei efectua diferite calcule cu aceste valori folosind

ecuaii, numite i formule. De asemenea, putei introduce i date calendaristice, ore ale
zilei i texte (datele calendaristice i orele zilei sunt considerate valori, deoarece le putem
folosi ca variabile n calcule).
Scrierea numerelor sub form de texte
De obicei, dorim ca programul s trateze diverse date de exemplu numerele
documentelor personale, numerele de telefon i alte numere care sunt folosite pentru
identificare - ca texte, i nu ca valori cu care s putem efectua calcule. Dac ,,numrul"
include pe lng cifre ntre 0 i 9 i litere sau alte caractere (precum cratima), programul l
consider text. Dac numrul este compus doar din cifre i vrem ca programul s l trateze
drept text, trebuie s i comunicm n mod explicit acest lucru.
Cum i comunicm programului s trateze drept text o nregistrare alctuit doar din cifre?
ncepem scrierea nregistrrii cu un apostrof (').
Introducerea valorilor
Dup cum ai vzut, scrierea valorilor numerice este o operaie la fel de simpl ca
i scrierea textelor.
.
Introducerea datelor calendaristice i a orelor
Pentru ca datele calendaristice i orele s fie afiate corect, trebuie scrise ntr-un
format pe care Excel s-l identifice ca atare. Programul va afia nregistrarea aa cum
dorim, dar o va memora ca o valoare cu care putem efectua operaii aritmetice. Sunt
recunoscute urmtoarele formate:
3/14
14-Mar
Mar-98
M
3/14/98
14-Mar-98
March-98
M-98
o3/14/98
14-Mar-98
March 14, 1998
3/14/1998
14-Mar-1998
Exist dou formate suplimentare care combin data i ora sub forma:
3/14/98 1:3o PM
3/14/98 13:3o
Navigare
Cel mai rapid mod de navigare este cu ajutorul mouse-lui. Dup cum ai vzut,
executarea unui clic n oricare dintre celule mut indicatorul de celul n aceasta i
afieaz noua adres n caseta de nume (cea din stnga barei de formule). Pentru a afia
pri ale foii de calcul care nu sunt vizibile n fereastra de lucru, putei folosi barele de
derulare, care au aceleai funcii n orice aplicaii Windows.
Pentru a naviga n foaia de calcul putei folosii i tastatura dup cum urmeaz:
Pentru a....
Derula foaia cu o fereast n jos
Derula foaia cu o fereast n sus
Derula foaia cu o fereastr la dreapta
Derula foaia cu o fereastr la stnga
Ajunge la sfritul zonei active
Ajunge n celula A1
Ajunge la prima celul a liniei
Coninnd celula activ

Folosii.....
tasta Page Down
tasta Page Up
Alt+Page Down
Alt+Page Up
Ctrl+End
Ctrl+Home
Home

Ajunge la ultima celul a liniei

coninnd celula activ
Ajunge la prima celul a coloanei
coninnd celula activ
Ajunge la ultima celul a coloanei
coninnd celula activ

End, Sgeat - deapta

Home, Sgeat - sus
End, Sgeat - jos

Selectarea domeniilor de celule

Ai creat o foaie de calcul elementar. nainte de a v arta cteva din aciunile pe
care le putei efectua n cadrul acesteia, este necesar s discutm despre selectarea
blocurilor de celule, numite domenii (ranges). Orice bloc dreptunghiular care conine mai
mult de o celul este un domeniu. Domeniul poate include dou celule, o linie sau o
coloan ntreag, sau chiar o foaie de calcul. Referina unui domeniu const din adresa
celulei aflate n colul din stnga-sus al blocului dreptunghiular i din adresa celulei aflate
n colul din dreapta-jos. Cele dou adrese sunt separate prin semnul de punctuaie (:). De
exemplu, adresa A1:B2 identific domeniul alctuit din celulele A1,A2,B1 i B2.
Lucrnd cu domenii, economisii timp, pentru c putei formata i folosi referine la
ntregul domeniu, nemaifiind nevoie s lucrai cu celule individuale.
Dup ce ai nvat s selectai celule i domenii, s vedem cum i putei comunica
programului Excel la ce s foloseasca seleciile.

Folosirea meniurilor
Putei transmite instruciuni programului Excel utiliznd comenzile puse la dispoziie de
meniurile din bara de meniuri. Pentru ca aceast procedura este aceeai n toate aplicaiile
Windows, presupunem c o cunoatei, aa nct ne vom limita la o prezentare sumar.
Pentru a alege o comand de meniu, trebuie mai nti s executai un clic pe numele
meniului din bara de meniuri. Cnd meniul se desfoar pe ecran, nu avei altceva de
fcut dect s executai un clic pe numele comenzii dorite.
Dac vrei s obtinei acelai rezultat folosind tastatura, putei s apasai tasta Alt pentru a activa bara de meniuri simultan cu tasta corespunztoare literei subliniate din
numele meniului i apoi s apsai tasta coninnd litera subliniat din comanda dorit.
Pentru a nchide un meniu fr s selectai o comand, trebuie s executai clic n
afara meniului su s apsai tasta Esc o dat pentru a nchide meniul i nc o dat
pentru a dezactiva bara de meniuri.
Unele nume de comenzi sunt urmate de o sgeat care indic faptul c, la selectarea
comenzii respective, va fi afiat un submeniu. Pentru a selecta comenzile din aceste
submeniuri, procedai la fel ca n cazul meniurilor obinuite.
Unele nume de comenzi sunt urmate de puncte de suspensie ( ... ), care indic faptul
c trebuie s furnizai informaii suplimentare pentru ca Excel s execute comanda. Cnd
selectm o astfel de comand, Excel afieaz o caset de dialog. Unele casete de dialog
conin mai multe pagini, reprezentate prin etichete. Putem afia opiunile fiecrei pagini
executnd un clic pe eticheta corespunztoare. Furnizm n formaia necesar executrii
comenzii scriind-o ntr-o caset de editare, selectnd opiuni din liste sau executnd un
clic n casete de validare ori pe butoane de opiuni. Pentru a nchide caseta de dialog i a
transmite comanda cu specificaiile noastre, executm clic pe un buton de comand acesta este de obicei OK sau Close sau pe butonul Close aflat n colul din dreapta-sus al
casetei de dialog. Executnd un clic pe butonul Cancel, nchidem caseta de dialog i
anulm comanda. Este posibil s existe i alte butoane de comand, care s deschid alte
casete de dialog sau s detalieze comanda n iiala.

Numele unor comenzi sunt afiate uneori estompat (cu litere cenuii), ceea ce indic
faptul c nu putem alege acele comenzi. De exemplu, comanda Unhide din meniul
Window apare estompat dac nu ai folosit anterior comanda Hide.
Excel 2ooo este mai evoluat fa de metoda clasic din Windows de selectare a
comenzilor, determinnd ce comenzi este mai probabil s folosii i adaptnd comenzile
afiate n fiecare meniu n funcie de modul n care folosii programul.

Folosirea meniurilor contextuale

Meniurile contextuale grupeaz comenzile specifice unui anumit tip de obiect, cum ar
fi o celul sau un element al unei ferestre. Plasm indicatorul pe obiectul respectiv,
executm un clic cu butonul din dreapta al mouse-ului i meniul corespunztor este afiat.
(De acum ncolo, vom folosi pentru aceast aciune expresia executai un clic-dreapta.).
Putem alege o comand din meniul contextual la fel ca dintr-un meniu obinuit.

Foloslrea barelor cu instrumente

O alt metod de a lansa comenzi sau instruciuni const n folosirea butoanelor din
barele cu instrumente. Aceast metod este echivalent cu selectarea comenzii
corespunztoare dintr-un meniu i, acolo unde este cazul, executarea de clic pe OK
pentru validarea tuturor opiunilor prestabilite din caseta de dialog a comenzii n cauz.
Excel va pune la dispoziie numeroase bare cu instrumente predefinite, dotate cu butoane
care v pot ajuta s executai diferite operaii. Pe unele Ie vei folosi frecvent, pe altele,
probabil, niciodat. n mod prestabilit, Excel afieaz dou din cele mai utile bare cu
instrumente pe care Ie deine - Standard i Formatting (de formatare) plasate pe un singur
rnd, sub bara de meniuri. Barele cu instrumente sunt afiate suprapus i, la fel ca n
cazul meniurilor, iniial pe fiecare bar cu instrumente nu sunt afiate dect butoanele
folosite cel mai frecvent. Fiecare bar cu instrumente are un selector de deplasare n
extrema stng i un buton More Buttons n extrema dreapt, ambele permind aducerea
n zona vizibil a butoanelor care iniial sunt ascunse.

Salvarea registrelor de calcul

Vom salva registrul cu care lucrm pentru aI folosi n continuare. Aa cum vei vedea
parcurgnd paii urmtori, nainte de a salva un registru de calcul, trebuie s i atribuim un
nume de fiier:
1 Executai clic pe butonul Save din bara cu instrumente Standard. Pentru c nu ai
atribuit nc un nume registrului. Excel afieaz caseta de dialog Save As.
2 Excel sugereaz numele Book1 pentru primul registru creat n aceast sesiune de
lucru. Acest nume nu este prea sugestiv, aa nct, avnd textul Book1 evideniat,
scriei n caseta de editare un nume care s fie sugestiv.
3 Verificai dac directorul My Documents apare n caseta Save n i, lasnd
nemodificai ceilali parametri din caseta de dialog, executai clic pe butonul Save.
La revenirea n foaia de calcul, remarcai c numele ales a nlocuit vechiul nume
"Book1" n bara de titlu.
De acum ncolo, putem salva acest registru printr-un simplu clic pe butonul Save. n
urma acestei operaii, Excel salveaz registrul prin suprascrierea noii versiuni. Dac vrei
s salvai modificrile efectuate ntr-un registru i s pastrai n aceli timp vechea
versiune, putei s atribuii noii versiuni alt nume, alegnd comanda Save As din meniul
File, scriind un nou nume de fiier i executnd clic pe butonul Save.

Cum s obtineti asistena

Dac nu v amintii cum s realizai o operaie oarecare, ajutorul nu este niciodat
departe. Ai vzut deja c etichetele Screen Tips v pot reaminti funciile butoanelor din
bara cu instrumente. s vedem ce n formaii poate furniza asistentul de birou (Office
Assistant).

ncheierea sesiunii de lucru n Excel

Pn acum, am fcut un tur de orizont al programului Excel. A mai rmas s aflai
cum se ncheie o sesiune de lucru. Parcurgei urmtorii pai:
Executai clic pe butonul Close din extrema dreapt a barei de titlu a programului
Excel.
Dac Office Assistant v ntreaba dac vrei s salvai modificrile pe care le-ai
adus foii de calcul deschise, executai clic pe Yes. Dup ce va fi nchis programul Excel,
Office Assistant va disprea de pe ecran. Iat i alte posibiliti de a nchide o sesiune de
lucru cu Excel:
Selectai Exit din meniul File.
Apsai tasta Alt, apoi F, urmat de X.
Executai un dublu-clic pe pictograma meniului Control simbolul X din
apropierea cuvintelor Microsoft Excel - de Ia captul din stnga al barei de titlu a
programului Excel.
Lucrul n foaia de calcul
Sunt multe lucruri pe care am dori s Ie realizm cu o foaie de calcul i, atta timp
ct lucrm corect, vom obine rezultatele ateptate. Prima noastr grij este s completam
corespunztor celulele foii de calcul. Cnd suntem convini c nregistrrile sunt corecte,
putem s ne ndreptm atenia ctre aspectul foii de calcul i s facem ca informaia s fie
ct mai uor de descifrat.
n acest capitol vom discuta despre tehnicile de editare cu ajutorul crora putei s
asigurai corectitudinea informaiilor introduse, apoi vom discuta despre tehnici simple de
formatare prin care putei s mbuntii lizibilitatea acestora

Deschiderea registrelor existente

Cnd lansm pentru prima dat n execuie programul Excel, fereastra cu registrul
de calcul conine un document vid, numit Book1. Putem deschide un registru creat anterior
folosind mai multe metode. Dac registrul este unul dintre ultimele patru cu care am lucrat,
putem pur i simplu s alegem fiierul dintre cele afiate n lista de la baz a meniului File.
n caz contrar, putem folosi butonul Open din bara cu instrumente Standard sau comanda
Open a meniului File pentru a ncrca registrul. Executai paii urmatori pentru a folosi
metoda cu butonul Open:
Dac este cazul, lansai n execuie programul Excel i executai clic pe butonul
Open din bara cu instrumente Standard pentru a afia aceast caset de dialog:
Programul Excel va afia continutul dosarului My Documents (dosarul afiat la
salvarea sau deschiderea unui registru). Dac acest lucru nu se ntmpl, executai clic pe
pictograma My Documents de pe bara cu comenzi rapide pentru a afia coninutul
dosarului My Documents de pe hard-discul calculatorului.
Dac. dorii este deja selectat, deschidei-l executnd un clic pe butonul Open.
Dac nu este selectat, executai un dublu-clic pe numele su pentru a-I selecta i
deschide n acelai timp.

Noiuni de baz ale procesulul de editare

Modificarea coninutului unei celule
Pentru nceput, s vedem cum putem modifica nregistrri individuale. S presupunem
c, n urma verificrii, constatm c numrul corect este 1057.64 i nu 10576.40. Pentru a
corecta aceast valoare fr a o rescrie n totalitate, urmai paii de mai jos:
Executai un dublu-clic n celula vizat pentru a selecta celula i a poziiona punctul
de inserare n cadrul acesteia. (Putei s folosii i varianta clic pe celula, apoi apsarea
tastei F2.)
Plasai cursorul ntre cifrele 7 i 6. Executai un clic-stnga pentru a aduce aici
punctul de inserare. Tastai un punct.
Executai un clic ntre al doilea punct i cifra 4. Apsai tasta Backspace pentru a
terge al doilea punct.
Apsai tasta Enter pentru a confirma c nregistrarea este corect.

Copierea nregistrrilor
Putem copia o nregistrare sau un grup de nregistrri n cadrul aceleiai foi de
calcul sau n foi diferite. Operaiile de copiere implic folosirea a dou butoane: Copy
(Copiaz) i Paste (Lipire). Putem executa clic pe aceste butoane din bara cu instrumente
Standard sau s alegem comenzile echivalente din meniul Edit. Ori s folosim meniurile
contextuale. Copiea se poate realiza n aceiai foaie de calcul sau n alta dac se dorete
acest lucru

Mutarea nregistrrilor
Procedura pentru mutarea nregistrrilor din celule este aproape identic cu aceea
pentru copierea nregistrrilor. i n acest caz se folosesc dou butoane: Cut i Paste.
Putei s executai clic pe aceste butoane pe bara cu instrumente standard sau putei s
selectai comenzile echivalente din meniul Edit.
Putem muta nregistrrile i prin tragere cu mouse-ul i pIasare n noua poziie. V
prezentm procedura de editare drat and-drop (tragere i plasare):
Plasai indicatorul mouse-ului pe chenarul inferior al domeniului selectat din foaia
calcul indicatorul ia forma unei sgei goale, tinei apsat tasta Alt i butonul din stnga
mouse-ului i tragei conturul domeniului selectat peste eticheta altei foi de calcul (nu
eliberai tasta sau butonul mouse-ului).Se deschide foaia de destinaie.
Apsnd n continuare tasta Alt i butonul stng al mouse-ului, tragei conturul
seleciei peste domeniul unde dorim mutarea. Eliberai apoi butonul mouse-ului i tasta Alt.
Excel mut nregistrrile selectate din foaia 1 n noua locaie din foaia 2.
Putei i copia, nu numai muta, nregistrri ntre dou foi de calcul, folosind metoda de
editare drag-and-drop. Nu trebuie dect s apsai simultan combinaia de taste Ctrl+Alt i
butonul stng al mouse-ului pe durata deplasrii.

Inserarea i eliminarea celulelor

Este greu de presupus c la crearea unei foi de calcul nu vei avea de fcut unele
modificri - mutarea unui bloc de date, schimbarea unui titlu, adugarea sau tergerea
unor coloane. n aceast sesiune, vei nva cum s inserai i s tergeti celule.
Parcurgei paii urmtori:
Executai clic pe capul coloanei D - caseta care conine litera D - pentru a selecta
ntreaga coloan.
Executai un clic-dreapta n interiorul coloanei i alegei comanda Insert din meniul
contextual. Excel insereaz o coloan naintea coloanei, care devine acum coloana E:

Inserarea unei linii se realizeaz n acelai mod ca i inserarea unei coloane. Nu

trebuie dect s executai clic pe capul de linie - caseta care conine numrul liniei - pentru
a selecta ntreaga linie i s alegei comanda insert din meniul contextual.
Ce facem dac trebuie s inserm doar cteva celule i inserarea unei coloane sau
a unei linii ntregi ar da peste cap toate nregistrrile? Putem insera celule oriunde avem
nevoie de ele. Parcurgei paii urmtori:
Selectai un domeniu alegei articolul Cells din meniul insert. Excel afieaz caseta
de dialog.
Pentru c ai selectat un domeniu i nu o coloan sau o linie ntreag, trebuie s
comunicai programului Excel n ce sens s deplaseze celulele existente pentru a face loc
noilor celule.
Executai clic pe butonul OK pentru a accepta opiunea implicit de deplasare a
celulelor la dreapta. Excel insereaz o celul vid la stnga fiecrei celule selectate.
Putem s anulm aceast inserare i s restaurm coloana s ncercm tergerea
domeniului.
Domeniul fiind selectat, executai clic cu butonul din dreapta pe selecie i alegei
Delete din. meniul contextual. Excel afieaz o caset de dialog Delete, asemntoare
casetei de dialog insert.
Executai clic pe butonul OK pentru a accepta opiunea implicit de deplasare a
celulelor la stnga, astfel nct s umplei golul creat de celulele eliminate. Excel elimin
celulele din domeniul selectat.

tergerea nregistrrilor
tergerea nregistrrilor este o operaie diferit de "decuparea" coninutului
celulelor prin comanda Cut. "Decuparea" nregistrrilor presupune copierea lor n alt
parte, pe cnd tergerea Ie elimin definitiv. n exemplul care urmeaz, vom terge cteva
nregistrri din foaia de calcul.
Selectai domeniul dorit.
Alegei comanda Clear din meniul Edit. Excel afieaz un meniu cu mai multe opiuni
Opiunea All terge toate atributele de formatare, nregistrrile i comentariile din
toate celulele. Opiunea Formats elimin doar atributele de formatare, iar opiunea
Contents terge doar coninutul. Opiunea Comments elimin orice comentariu ataat,
lsnd formatarea i coninutul intacte.
Selectai opiunea All. Coninutul celulelor din domeniu dispare.
O alt posibilitate este de a selecta domeniul i a terge nregistrrile pe care Ie
conine apsnd tasta Delete. Excel elimin doar continutul celulelor. (Cnd apsai tasta
Delete, Excel las formatarea i comentariile intacte.)

Verificarea ortografic a nregistrrilor

O parte important pentru asigurarea corectitudinii datelor dintr-o foaie de calcul
este verificarea ortografiei. Putei depista cuvintele scrise greit i cuvintele dublate din
ntreaga foaie de calcul sau doar dintr-un domeniu al acesteia. Din caseta de dialog
Spelling, putei s adaugai cuvinte ntr-unul din dicionarele pe care Ie folosete Excel
pentru a verifica textul
Executai clic pe butonul Spelling (Verificare ortografic) Excel ncepe verificarea
foii, se oprete la un cuvnt i sugereaz posibilele nlocuiri pentru cuvintele scrise greit
n caseta cu lista Suggestions i scrie cuvntul cel mai apropiat ca form n caseta de
editare Change To (Modific n ).
Editarea registrelor de calcul

Pn acum, am operat modificri asupra informaiilor din foile de calcul ale

aceluiai registru. Excel ne permite s mutm i s copiem foi de calcul n cadrul aceluiai
registru sau dintr-un registru n altul.
Inserarea i eliminarea foilor de calcul
S presupunem c vreti s inserai o foaie de calcul ntre prima i a doua foaie din
registru. lat cum procedai:
1. Executai clic pe eticheta Sheet2 pentru a activa foaia 2.
2. Alegei comanda Worksheet din meniul insert. Excel insereaz o nou foaie, a crei
etichet implicit, Sheet4, apare la stnga foii active.
3. Alegei comanda Repeat insert Worksheet (Repet inserarea) din meniul Edit
pentru a insera o nou foaie de calcul. (Putei folosi comanda Repeat din meniul
Edit ori de cte ori dorii s repetai aciunea precedent.)
S presupunem acum c dorii s eliminai cea de-a treia foaie, care este vid. Excel
va elimina foaia definitiv - pentru aceast operaie nu exist o comanda Undo. Prin
urmare, nainte de a terge o foaie de calcul dintr-un registru, trebuie s verificai
ntotdeauna dac foaia respectiv este exact cea pe care vrei s o eliminai. S ncepem:
1. Executai clic pe eticheta Sheet3 pentru a afia foaia 3 care nu conine nimic
2. Alegei comanda Delete Sheet (Elimin foaia de calcul) din meniul Edit. Excel v
avertizeaz c foaia va fi eliminat definitiv.
3. Executai clic pe OK n caseta cu mesaj pentru a elimina foaia Sheet3 din registrul
de calcul.

Copierea foilor de calcul

Procedura de copiere a informaiilor dintr-un registru n altul este similar cu cea de
copiere dintr-o foaie n alta, n cadrul aceluiai registru. Putem copia foi ntregi n cadrul
aceluiai registru, precum i dintr-un registru n altul.
1. Activai foaia Sheet1 din registru.
2. Plasai indicatorul mouse-ului pe eticheta Sheet1, inei apsat butonul din stnga al
mouse-ului, apoi blocai tasta Ctrl. Indicatorul mouse-ului va lua forma unei sgei
cu pictograma unei foi i avnd ataat un semn plus.
3. Tragei indicatorul n form de foaie pn ajunge n dreapta foii Sheet2. (Excel va
indica prin intermediul unui vrf de sgeat locul n care va pIasa copia.) Eliberai
mai nti butonul mouse-ului, apoi tasta Ctrl. Excel va face o copie a foii Sheet1, cu
denumirea Sheet1 (2).
Redenumlrea foilor de calcul
Dup cum vedei, atunci cnd inserai, eliminai i copiai foi de calcul, Excel nu
renumeroteaz etichetele foilor, aa nct acestea nu mai sunt ordonate cresctor. Putei
schimba denumirile foilor pentru a Ie ordona corespunztor dar, dac tot facei efortul de a
face acest lucru, merit s modificai denumirile folosind unele ceva mai sugestive dect
Sheet1, Sheet2 i aa mai departe. lat cum se redenumesc foile de calcul:
Executai un dublu-clic pe eticheta Sheet1 pentru a selecta textul pe care l conine.
Scriei numele i apsai tasta Enter. Excel afieaz eticheta cu noul nume.
O alt variant de a redenumii o foaie de calcul este aceea de a alege din meniul
contextual opiunea Rename.
Mutarea foilor de calcul
Am vzut deja cum se poate "muta" o foaie, mutnd de fapt toate nregistrrile sale.
Putem ns s mutm efectiv o foaie de calcul dintr-o anumit poziie n cadrul registrului
malta. s ncercm:

1. Activai foaia de calcul Sheet1. Plasai indicatorul pe eticheta ei i apsai butonul

stng al mouse-ului.
2. Tragei indicatorul pn cnd l plasai ntre foile Sheet2 i Sheet3, apoi eliberai
butonul mouse-ului.
3. Executai clic pe butonul Save pentru a salva modificrile.
Putem, de asemenea, s mutam cu uurin o foaie dintr-un registru de calcul n altul.
Pentru a demonstra acest lucru, trebuie mai ntii s deschidem un registru nou:
Noiunl de baz despre formatare
Excel dispune de o serie de opiuni de formatare, pe care Ie putem folosi pentru a
scoate n eviden anumite pri ale foii de calcul i pentru a afia datele n diferite moduri.
Vom examina principalele opiuni disponibile n bara cu instrumente de formatare, precum
i cteva dintre cele care apar n caseta de dialog Format Cells (Formatarea celulelor).
Schimbarea stilulul folosit pentru caractere
Aa cum folosim titluri pentru a obine tabele mai uor de citit, putem aplica stiluri
pentru a diferenia categoriile de informaii. Stilurile schimb aspectul caracterelor din foaia
de calcul. De exemplu, n prima foaie de calcul ai aplicat deja stilul Bold ( alddin) pentru
titlurile coloanelor ai putea la fel de bine s aplicai o culoare sau stilul Italic (cursiv).
Pentru c stilurile de caractere sunt folosite frecvent, Excel v pune la dispoziie butoane
pentru acestea.

Modificarea alinierii
Dup cum tii, Excel aliniaz n mod prestabilit textele la stnga i numerele la
dreapta. Se pot modifca aceste alinieri alegnd variantele oferite adic Align Left - la
stnga, Align Right - la dreapta, Center pe centru sau Justify - n ntreg spaiul

Modificarea limii coloanelor

Selectnd coloanele, alegnd articolul Column Width (limea coloanei) din meniul
contextual i stabilind limea n caseta de dialog afiat. Ajustarea limii coloanelor prin
aceast metod implic uneori mai multe ncercri. n aceast seciune vom folosi alte
metode, care nu ne oblig s ghicim dimensiunea necesar.
S ajustm limea coloanelor:
Apsai Ctrl+Home pentru a activa celula A1.
PIasai indicatorul pe linia care separ coloanele B i C. ine-i apsat butonul stng
al mouse-ului i tragei spre dreapta linia de separaie pn cnd coloana B este suficient
de lat pentru a afia integral coninutul tuturor celulelor, dup care eliberai butonul
mouse-ului. (n timp ce mutai linia de separaie, Excel afieaz limea coloanei ntr-o
caset lng indicator.)
Acum, vom mri limea coloanei E folosind o alt metod:
Executai un clic pe capul coloanei E pentru a o selecta.
Din meniul Format, selectai Column, AutoFit Selection (Reglare automat a limii
coloanei selectate).
Excel a ajustat nlimea coloanei dup celula cu nregistrarea cea mai lung
Putei ajusta nlimea liniilor de celule n acelai mod n care ai procedat cu
limea coloanelor. Pur i simplu tragei cu mouse-ul n jos sau n sus marginea inferioar
a casetei capului de linie. Putei selecta din meniul Format comenzile Row (Linie), Height
(nlime) pentru a face ca rndul selectat s fie mai scund sau mai nalt. De asemenea,
putei alege comenzile Row i AutoFit pentru a ajusta automat nlimea liniei selectate
dup celula a crei nregistrare are nlimea cea mai mare.

Dispunerea textului pe mai multe rnduri n celule

n mod prestabilit, Excel scrie textul pe un singur rnd n cadrul unei celule. Dup cum
ai aflat mai devreme, atunci cand scriei o nregistrare lung, textul se extinde n celulele
vecine n loc s se aranjeze pe mai multe rnduri n aceeai celul. Din fericire, Excel v
pune la dispoziie o metod prin care s repartizai textul pe mai mult de un rnd n cadrul
aceleiai celule. Aceasta dispunere este folosit mai ales din motive estetice. Procedai
astfel:
Executai un clic pe captul liniei 1 - caseta care conine cifra 1 - pentru a o selecta.
Din meniul Format, alegei Cells. Apare caseta de dialog Format Cells. Executai un
clic pe eticheta Alignment pentru a afia fereastra.
Executai un clic n caseta Wrap Text pentru a selecta aceast opiune, verificai
dac n seciunea Vertical este sectectat opiunea Bottom (La baz), dup care executai
clic pe butonul OK. (Selectarea opiunii Bottom face ca orice text scris pe unul sau mai
multe rnduri s fie aliniat la marginea de jos a celulei.)

Formatarea valorilor
Cu excepia datelor calendaristice Excel va afia valorile pe care le-ai introdus n
formatul implicit, General. Cu acest format, Excel afieaz exact ceea ce ai scris (sau
ceea ce crede ca ai scris).
Excel dispune de mai multe formate, cu care putem schimba aspectul valorilor afiate.
ncercai urmtoarele:
Selectai celula i executai clic pe butonul Comma Style (cu virgula) din paleta
More Buttons de pe bara cu instrumente de formatare. Excel formateaz valoarea din
celula selectat cu dou poziii zecimale, separate de partea ntreag printr-o virgul.
Executai clic pe butonul Decrease Decimal (Scrierea numrului de poziii zecimale)
de pe paleta More Buttons, apoi executai din nou clic pe el pentru a rotunji valoarea din
celula la o valoare ntreag, i apoi executai clic de dou ori pe butonul increase Decimal
(Creterea numrului de poziii zecimale), pentru a restaura cele dou poziii zecimale.
n cele din urm, executai clic pe butonului Currency Style (Stilul monetar). Excel
adaug simbolul dolar naintea valorii. (Dac este necesar, mrii limea coloanei pentru a
vedea rezultatul.)
Daca dorii s vedei cum apar valorile negative n formatul: monetar, scriei. 1234 n
celula F5, scriei. -1234 n celula F6,: selectai ambele valori, executai clic pe butonul
Currency Style i apoi n celula F7 pentru a vedea rezultatul
Excel adaug simbolul dolar, o virgul i dou zerouri n dreapta punctului zecimal,
afieaz valoarea negativ n parantez i o aliniaz cu valoarea pozitiv de deasupra.
Cnd executai clic pe butonul Currency Style, Excel aplic celulelor selectate formatul
de contabilitate, n care semnul dolar este plasat la stnga valorilor. n caseta de dialog
Format Cells avei la dispoziie i alte formate monetare, precum i cteva opiuni de
formatare pentru care nu exist butoane n bara cu instrumente de formatare. s vedem
cum se aplic aceste formate.
Selectai celula, executai un clic-dreapta pe selecie i alegei Format Cells din
meniul contextual.
n caseta de dialog Format Cells, executai un clic pe eticheta Number pentru a
afia opiunile din fereastra Number.
Executai un clic pe fiecare categorie pentru a vedea care sunt opiunile
corespunztoare. De exemplu, executai un clic pe Number i remarcai c putei s
modificai numrul de poziii zecimale, s introducei o virgul (ca separator ntre ordinele
de mrime) i s specificai modul.

Selectai din lista Category comanda Currency i, din lista Negative Numbers, a
treia optiune. Verificai dac numrul de poziii zecimale este 2 i dac semnul $ este
selectat n caseta de editare Symbol, dup care executai clic pe butonul OK. Excel
formateaz nregistrarea selectat folosind simbolul $, virgula i dou poziii zecimale.
Dup cum se vede ns, simbolul dolar este adiacent valorii, n loc s fie aliniat la stnga.
n timp ce lucrai cu pagina etichetei Number din caseta de dialog Format Cells, putei s
explorai formatele pentru date calendaristice. n
prima parte, ai scris datele
calendaristice n coloana A folosind diverse formate i, ulterior, ai nvat cum s procedai
pentru a Ie uniformiza. S vedem ce alte formate sunt disponibile:
Selectai un domeniu care s cuprind date de tip dat calendaristic, executai un
clic-dreapta pe selecie i alegei Format Cells din meniul contextual. Excel afieaz
opiunile paginii Number, n care formatul curent este evideniat.
Selectai formatul14-Mar i executai clic pe butonul OK.
Revenii n caseta de dialog Format Cells i experimentai alte stiluri pentru data
calendaristic.

Copierea atributelor de formatare

n Excel, putem economisi timp copiind combinaia de stiluri i formate dintr-o celul
n alta De exemplu, cnd. formatai titlurile cu alldine i centrate, putem copia aceste stiluri
pentru a Ie aplica oricror celule din foaia de calcul.
Selectai celula i executai clic pe butonul Format Painter.
Selectai acum un domeniu. Cnd eliberai butonul mouse-ului, Excel aplic
formatul din prima celul n domeniul selectat.
Pentru a aplica atributele de formatare mai multor domenii de celule, mai nti
selectai o celul care conine atributele pe care vrei s Ie copiai. Apoi, executai dublu
clic pe butonul Format Painter i ncepei copierea atributelor de formatare n toate
domeniile n care vrei s fie folosite. Cnd terminai, executai din nou clic pe butonul
Format Painter pentru a-I dezactiva.
Din acest exemplu simplu putei observa ct de uor se pot crea combinaii
complexe cu atributele de formatare, care pot fi apoi aplicate prin doar cteva clicuri cu
mouse-ul.

Crearea abloanelor
Dup ce lucrai ceva mai mult la crearea unui registru de calcul, putei s-l "clonai"
pentru a crea unul nou. Trebuie s-l deschidei, s-l salvai sub o alt denumire, apoi s
introducei noi valori. ns, Excel va ofer o solutie chiar i mai simpl pentru a refolosi un
registru de calcul. Putei s salvai orice registru de calcul ca ablon un model care
conine structura, atributele de formatare i alte elemente constante care vor fi incluse ntrun anumit gen de registru de calcul. Excel ofer mai multe abloane pe care Ie puteti folosi
ca atare sau pe care Ie putei modifica n funcie de nevoiIe dumneavoastr specifice. De
asemenea, putei s creai abloane proprii. Spre exemplificare, s transformm n ablon
registrul de calcul aflat pe ecranul calculatorului:
Selectai Save As din meniul File pentru a deschide caseta de dialog Save As
Scriei un nume n caseta de editare File Name, apoi executai clic pe sgeata din
dreapta casetei Save As Type i selectai Template din lista derulant. Opiunea din caseta
Save n Box va fi nlocuit cu Templates deoarece, n configuraia prestabilit, Excel
salveaz abloanele n dosarul C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Templates. Lsai
aceast opiune nemodificat.
Executai clic pe Save. Excel va nchide registrul, iar numele de pe bara de titlu va
deveni cel ales pentru a indica faptul c acum lucrai n ablonul creat.

Calcule simple
Programul Excel include o mulime de funcii puternice pentru diverse formule
matematice, logice, statistice, financiare, trigonometrice, logaritmice i altele. Majoritatea
foilor de calcul create n Excel folosesc ns simple operaii aritmetice. n aceast
seciune, v vom arta cum s folosii cei patru operatori aritmetici (+, -, *, /) pentru a
efectua adunri, scderi, nmuliri i mpriri. Vom prezenta apoi dou funcii ale
programului Excel care permit calcularea rapid a sumei unor seturi de valori numerice.

Operaii aritmetice
n Excel, scriem o formul ncepnd cu semnul egal (=). n cele mai simple
formule, semnul egal este urmat de valori numerice, separate prin semnele +, -, * sau /,
cum ar fi
=5+3+2
Dac introducem aceast formul n oricare celul vid dintr-o foaie de calcul,
Excel afieaz rezultatul 10.
Putei folosi aceast tehnic pentru a crea orice formul simpl. ncepei cu semnul
egal, scriei o valoare sau executai un clic n celula care conine valoarea respectiv,
scriei operatorul aritmetic, introducei urmtoarea valoare etc. Dac nu comunicm
programului Excel alte instruciuni, acesta va opera nmulirile i mpirile naintea
adunrilor i scderilor. n cazul n care dorii ca formula s fie calculat ntr-o alt ordine,
folosii paranteze, pentru a modifica ordinea de operare prestabilit.

Totalizarea valorior din coloane

Cu toate c aceast metod de construire a formulelor este destul de simpl,
scrierea unui ir lung de valori i executarea unui numr mare de clicuri de mouse sunt
operaii care consum timp i efort. Din fericire, programul Excel automatizeaz operaia
de adunare printr-un buton foarte util: AutoSum.

Folosirea butonului AutoSum

AutoSum va fi, probabil, unul dintre butoanele pe care Ie vei folosi frecvent. De fapt,
utilizarea lui este att de simpl, nct vom sri peste explicaii
Butonul AutoSum ne st la dispoziie ori de cte ori dorim s calculm un total la
baza unei coloane sau la dreapta unei linii de valori. Dar dac dorim ca totalul s apar n
alt parte? Cunoscnd cum se construiete funcia SUM pornind de la zero, vom avea mai
mult libertate de micare.

Foloslrea funciei SUM

La fel ca orice formul, i funcia SUM este precedat de semnul egal (=). Urmeaz
numele funciei scris cu majuscule i o pereche de paranteze ntre care apare adresa
domeniului de valori pe care dorim s Ie adunm. Aceast adresa este argumentul funciei
SUM. Un argument rspunde la ntrebrile "Ce?" sau "Cum?" i furnizeaz programului
Excel informaiile suplimentare necesare calculului funciei. n cazul funciei SUM, Excel
are nevoie doar de adresele (referinele) celulelor pe care vrem s Ie nsumm. Aa cum
vei vedea mai tarziu, programul Excel are uneori nevoie de mai multe informaii pentru a
aplica o funcie i va trebui s furnizai cte un argument pentru fiecare dintre acestea.
Crearea unei funcii SUM pornind de la zero nu este o operaie dificil. Pentru a
experimenta, parcurgei urmtoarele etape:
Selectai o celul i scrieti: = SUM(
Cnd ncepei s scriei, valoarea existent n celul este nlocuit.

Selectai domeniul dorit din foaia de calcul prin metoda obinuit. Programul Excel
insereaz adresa domeniului dup paranteza deschis. Scriei paranteza nchis i
apsai tasta Enter. Excel afieaz n celula suma valorilor domeniul selectat sau din
celulele selectate.

Folosirea referintelor de celule care conin formule n cadrul altor

formule
Dup ce creai o formul ntr-o celul, putei folosi rezultatul n alte formule,
insernd o referin a acelei celule. Experimentai acest lucru, parcurgnd paii urmtori:
Selectai o celul i scriei semnul egal.
Executai un clic n celula care conine funcia SUM, aplicat anterior, introducei
operatorul pentru mprire, / i numrul valorilor adunate anterior. Apsai butonul Enter.
Excel afieaz rezultatul - media valorilor

Numele celulelor i domeniilor

Excel ne ofer o modalitate de referire la formul indiferent de poziia ei n foaia de
calcul. Putem s atribuim celulei n care am realizat suma un nume i s folosim acest
nume n orice calcul n care apare totalul. lat cum putei atribui o denumire unei celule:
Selectai celula i executai clic pe caseta cu nume aflat n stnga pe bara de formule.
Scriei Total i apasai tasta Enter. n caseta cu nume va aprea acum denumirea
celulei n locul adresei sale. n formule putei folosi oricare din cele dou tipuri de referine.

Crearea unui domeniu de calcul

nainte de a discuta despre alte calcule pe care Ie putem efectua n foaia de calcul,
s aruncm o privire asupra metodelor de formatare a informaiei care permit evidenierea
rezultatelor. Pe msur ce foile de calcul devin mai complexe, va trebui s acordai atenie
sporit unor astfel de detalii deoarece v ajut s v orientai i uureaz nelegerea foii
de calcul de ctre aIi utilizatori.
n general, cnd creem o foaie de calcul, nu suntem att de interesai de fiecare
informaie n parte, ct de rezultatele calculelor efectuate cu acestea. Unele foi de calcul
de acoper mai multe ecrane cu informaii. Este de dorit ca la proiectarea foii de calcul s
avei n grij ca informaiile importante s fie uor accesibile i plasate ntr-o zon
previzibil. Din aceste motive, vom rezerva n colul din stnga-sus un domeniu pentru
calcule. Acest lucru este deosebit de util pentru c:
Nu trebuie s derulm foaia de calcul n cutarea totalurilor i a altor rezultate.
Este suficient s tiprim prima pagin din foaia de calcul pentru a obine un
raport cu cele mai importante informaii.
Putem ajunge rapid la domeniul pentru calcule din orice zon a foii de calcul,
apsnd combinaia de taste Ctrl+ Home, care activeaz celula A1.

Mai multe calcule

Vom efectua o serie de calcule cu datele din foaia de calcul, ncepnd din media aritmetic
a vnzrilor.
Valori medii
Pentru a afla media valorilor, vom folosi funcia AVERAGE din Excel. De asemenea, vom
folosi butonul Paste Function din bara cu instrumente Standard pentru a evita scrierea
greit a numelor de funcii i a ne asigura c include toate argumentele necesare.

Dac este cazul, executai clic pe No n caseta Office Assistant. Apoi, selectai din
lista Function Name (Numele funciei) funcia AVERAGE i executai clic pe butonul OK.
Excel afieaz aceast palet pentru formula.
Paleta afieaz o definiie a funciei i argumentele acesteia. n caseta de editare
Number1, putei scrie un numr, o adres de celul, un nume, o formul sau o alt
funcie.

Identificarea valorii maxime i a celei minime

Excel v pune la dispoziie dou funcii care identific instantaneu valoarea cea mai
mare i valoarea cea mai mic dintr-o mulime de valori. Pentru a nelege utilitatea
acestor funcii, imaginai-v c foaia de calcul conine o serie mare de date. S gsim
valoarea maxim a acestora. Acest lucru este posibil utiliznd funcia MAX care poate fi
adugat aa cum am vzut mai sus n cazul lui SUM sau AVERAGE.
Pentru a determina care este valoarea minim vom folosi funcia MIN.
Formule decizionale
Uneori dorim ca Excel s execute o operaie n anumite condiii, iar n caz c nu
sunt ndeplinite condiiile, s execute alt operaie. Pentru acest tip de instruciune, folosim
funcia IF.
n forma sa cea mai simpl, funcia IF testeaz valoarea unei celule i execut o
anumit operaie dac rezultatul testului este pozitiv (are valoarea adevrat) i alt
operaie dac rezultatul testului este negativ (are valoarea fals). Este nevoie de trei
argumente: testul, aciunea de executat dac testul are valoarea adevrat i aciunea de
executat dac testul are valoarea fals. Furnizm argumentele unul dup altul, ntre
parantezele funciei, separate prin virgule (nu prin spaii).
=/F(B5=0, "TRUE", "FALSE")
Excel verific dac valoarea din celula B5 este zero (testul) i, pentru c nu este zero,
ignor TRUE (aciunea care ar trebui executat dac testul ar avea valoarea logic
adevrat) i afieaz FALSE (aciunea care trebuie executat dac testul are valoarea
logic fals) n celul.

Copierea formulelor
Scrierea funciilor IF de tipul celor de mai sus necesit o atenie deosebit. Din
fericire, nu este nevoie s introducem o astfel de formul dect o dat. Folosind rutina
AutoFill, putem copia formula n celulele plasate mai jos, astfel:
Avnd celula selectat, plasai indicatorul mouse-ului pe marcajul de umplere, n colul
din dreapta-jos al celulei.
Cnd indicatorul mouse-ului ia forma unei cruci negre, blocai butonul din stnga al
mouse-ului i tragei indicatorul pn n ultima celul n care dorii s copiai formula. Cnd
eliberai butonul mouse-ului, Excel copiaz formula din celula de baz n toate celulele
selectate
n mod implicit, Excel folsete n formule adrese (referin, relative). Adresele relative
definesc celulele prin poziia relativ fa de celula care conine formula. Astfel, cnd
copiai formula din celula D14 n celula D 15, Excel va schimba referina din C14 n C15 celula din aceeai linie i coloana aflat n stnga celulei care conine formula. Dac fi
copiat formula din celula D14 n celula F14, Excel schimbat argumentul din C14 n E1 4 i,
astfel, formula ar fi continuat s indice celula prin aceeai pozitie relativ.
Dac nu dorim ca o referin s fie copiat ca referin relativ, aa cum s-a ntmplat
n exemplele precedente, trebuie s folosim o referin absolut. Aceasta indic celula
prin poziia sa fix n foaia de calcul. Pentru a semnala o referin absolut, adugai
simbolul dolar naintea literei pentru coloan i a numrului de linie. De exemplu, pentru a

transforma referina C4:C9 ntr-o referin absolut, trebuie s o scriei sub forma
$C$4:$C$9. Putei apoi copia formula care conine aceast referin oriunde n foaia de
calcul; ea va continua s indice domeniul C4:C9.
Referinele pot fi uneori parial relative i parial absolute. De exemplu, $C4 conin o
referin absolut a coloanei i o referin relativ a liniei. C$4 include adresa relativ a
coloanei i adresa absolut a liniei.

Legarea foilor de calcul cu formule

Mai devreme am transferat rezultatele unei funcii SUM ntr-o alt celul folosind o
simpl referire la celula care coninea funcia respectiv (vezi pagina 80). Acum, putei s
transferai la fel de uor rezultatele unei funcii dintr-o foaie de calcul ntr-alta, n acest fel
legnd cele dou foi de calcul n aa fel nct orice modificare se face n foaia de calculsursa va fi reflectat imediat n foaia de calcul legat de ea. n aceasta seciune vom
configura mai nti cele patru foi de calcul trimestriale n aa fel nct s conin seturi
diferite de date din faeturi, apoi vom folosi foaia de calcul Totals pentru a crea nite
informaii centralizate.

Tiprirea i publicarea foilor de calcul

Dac principalul obiectiv n nvarea programului Excel este capacitatea de a
prelucra propriile informaii, s-ar putea ca foile dumneavoastr de calcul s nu prseasc
niciodat calculatorul. Dac ns dorii, s facei cunoscute informaiile din foile de calcul,
va trebui fie s Ie tiparii, fie s Ie publicai n intranetul firmei la care lucrai. Este
momentul s discutm despre tiprirea i publicarea unei foi de calcul din Excel.

Vizualizarea foilor de calcul nainte de tiprire

n general, nainte de a o tipri sau a o publica, este bine s vedei cum va arata
foaia de calcul, pentru a v asigura c foile de dimensiuni mai mici sunt bine aranjate n
pagin i c foile mai mari sunt mprite n mod logic pe mai multe pagini.
Parcurgei paii urmtori pentru a avea o imagine general asupra foii de calcul curente:
Activai foaia de calcul i executai cIic pe butonul Print Preview de pe bara cu
instrumente Standard. Se deschide fereastra de previzualizare n care este afiat o
versiune n miniatur a foii de calcul
Deplasai indicatorul deasupra paginii. EI capt aspectuI unei mici lupe.
Pentru a examina n detaliu o parte a paginii, depIasai Iupa deasupra zonei
reprezentative i executai un clic. Excel mrete imaginea acelei poriuni a paginii,
facnd-o mai lizibil .
1. Executai din nou clic pentru a o micora la Ioc.

Configurarea paginii
Putem s schimbm orientarea foii de calcuI, s ajustm marginile paginii, s
adugm un antet ori o not de subsoI sau s introducem alte modificri n caseta de
dialog Page Setup. n modul de previzuaIizare pentru tiprire. Deschidei caseta de dialog
Page Setup astfeI:
Executai clic pe butonuI Setup din bara cu instrumente Print Preview pentru a afia
o caset de dialog Page Setup asemntoare cu cea din figura urmtoare.

Caseta dumneavoastr de dialog poate fi puin diferit, n funcie de tipul de

imprimant de care dispunei. Reinei c, n pagina etichetei Page, putei s stabilii
orientarea foi de calcul tiprite i s controlai scara la care va fi tiparit.
Executai clic pe eticheta Margins (Margini) pentru a afia opiunile. Modificai valoarea
pentru opiunea Top n 2 (inci). Apoi, n seciunea Center On Page, executai clic pe
orizontally pentru a centra foaia de calcul pe orizontal. n caseta de previzualizare din
centrul casetei de dialog sunt ilustrate efectele modificrilor operate de dumneavoastr.
S adugm foii de calcul un antet:
Executai clic pe eticheta Header and Footer pentru a afia opiunile din pagina
Headerl and Footer (Antet i Note de subsol):

Pregtirea pentru tiprire

Cnd suntem gata s ncepem tiprirea, putem executa clic pe butonul Print din bara
cu instrumente Standard sau, dac dorim s schimbm parametrii de tiprire prestabilii,
putem alege comanda Print din meniul File. s ncercm cea de-a doua metod:
Alegei comanda Print din meniul File pentru a afia opiunile urmtoare:
n aceast caset de dialog, putei specifica exact ce dorii s tiprii, de la o celul
individual, pn la ntregul registru de calcul. De asemenea, putei s specificai numrul
de exemplare pe care vrei s Ie tiparii i, dac nu ai previzualizat nc foaia de calcul n
vederea tipririi, putei s executai clic pe butonul Preview pentru a activa direct fereastra
de previzualizare.
Pentru a transmite foaia de calcul la imprimant, executai clic pe butonul OK.
Rezultatele muncii dumneavoastr vor fi tiprite pe hrtie.

Construirea graficelor
Programul Excel ofer trei modaliti de inserare a unui grafic: n foaia de calcul
curent, ntr-o foaie separat a registrului curent sau n alt registru de calcul. n aceast
seciune, vom reprezenta grafic datele bugetului n foaia curent. Avantajul acestei metode
este faptul c putem tipri graficul i datele pe aceeai pagin. De fapt, cnd creai un
grafic n Excel, reprezentarea grafic este realizat de un program numit Microsoft Graph.
(Microsoft Graph este livrat mpreun cu Excel i este instalat prin opiunea de instalare
Typical.) Vom folosi Microsoft Graph i Chart Wizard pentru a crea cteva grafice. Nu v
ngrijorai dac graficele dumneavoastr nu arat exact cu cele din carte. Diferenele dintre
parametrii ecranelor sau ordinea de selectare a funciilor pot modifica aspectul graficelor.
Cnd creem un grafic pe baza datelor dintr-un domeniu al unei foi de calcul, Excel
menine legtura dintre date i grafic. Aceast legatur este dinamic: dac operm
modificri n datele foii de calcul, Microsoft Graph revizuiete graficul astfel nct s
reflecte noile date. Putem crea mai multe reprezentri grafice folosind acelai domeniu de
date, iar dispunerea datelor poate fi deopotriv pe linii sau pe coloane.
Vom crea pentru nceput un grafic cu dispunere pe coloane. Efectuai paii urmtori:
Selectai domeniul din foaia de calcul i executai clic pe butonul Chart Wizard, aflat pe
paleta More Buttons de pe bara cu instrumente standard. Vei vedea prima din cele patru
casete de dialog care v vor conduce pe parcursul procesului de creare i personalizare a
graficului:
Dac este cazul, executai clic pe opiunea No din Office Assistant pentru a refuza
propunerea de ajutor. Avnd selectat opiunea Column din lista Chart Type, selectai ca
sub-tip Clustered 3-D Column (prima opiune din al doiIea rnd) i executai clic pe Next
pentru a deschide urmtoarea caset de dialog:

Chart Wizard prezint cum va arta domeniul selectat n forma graficului cu coloane
tridimensionale, toate etichetele i celelalte informaii necesare fiind plasate la locul lor.
Executai din nou clic pe Next pentru a trece la urmtoarea caset de dialog:
n orice moment n cadrul procesului de creare a graficului putei s executai clic pe
butonul Back pentru a reveni n caseta de dialog anterioar, n care vei putea modifica
opiunile selectate.
Executai clic pe toate etichetele din aceast caset de dialog pentru a v familiariza cu
opiunile existente. Apoi, executai clic pe Next pentru a accepta opiunile prestabilite i a
deschide caseta de dialog
Aici, Chart Wizard v ntreab unde vrei s fie afiat graficul. Avnd selectat opiunea
As Object , executai clic pe Finish. Microsoft Graph va desena graficul i va afia bara cu
instrumente Chart.
Executai clic pe butonul Close de pe bara cu instrumente Chart pentru a o dezactiva.

Dimensionarea i mutarea graficelor

Cnd Graph termin reprezentarea datelor i plaseaz graficul n foaia de calcul,
rareori l plaseaz acolo unde ai dori dumneavoastr. Din fericire, mutarea i
dimensionarea graficelor se face cu uurin, astfel c putei s tragei graficul n poziia
dorit i s i modificai dimensiunile trgnd de marcajele plasate pe cadrul lui. ncercai
paii urmtori:
1. Plasai indicatorul mouse-uIui pe grafic, n apropierea marginii lui.
2. Cnd este afiat o caset explicativ cu textul Chart Area, blocai butonul din
stnga al mouse-ului i tragei graficul pn ajunge la dou linii sub tabel. (Foarte
utilele casete explicative care ajut la identificarea diferitelor elemente ale graficulu.
Se numesc etichete ChartTip.)
ncercai s redimensionai graficul:
1. Plasai indicatorul mouse-ului pe marcajul de dimensionare (handle) aflat n mijlocul
laturii din dreapta a cadrului i tragei-l spre dreapta. Graph redeseneaz graficul
ntr-un cadru mai lat.
2. Tragei pe diagonal, spre exterior, unul dintre marcajele din coluri pentru a mri
proporional att nlimea ct i limea graficului.

Actualizarea graficelor
1. Excel a legat graficul de datele pe baza crora a fost construit. De aceea, Graph
redeseneaz automat graficul ori de cte ori modificm datele

Schimbarea tipului de grafic

Indiferent care este tipul de grafic de care avei nevoie bar, circular, linie i aa
mai departe - Graph are, probabil, un format potrivit. Tipurile disponibile sunt:
Coloana (Column). Acesta este formatul implicit. Este graficul ideal pentru
evidenierea evoluiei n timp a unei variabile. Pe lng varianta simpl a graficului cu
coloane pe care tocmai I-am creat, putem construi grafice n care valorile sunt cumulate
pe coloane, numite stive. n caseta de dialog Chart Type.
Bara (Bar). Este tipul de grafic ideal pentru evidenierea evoluiei n timp a unei
variabile sau pentru compararea valorilor mai multor variabile la un moment dat.
Linie (Line). Este un tip de grafic folosit pentru a reprezenta evoluia uneia sau mai
multor variabile n timp.
Suprafata (Area). Acest grafic seamn cu cel de tip linie, dar cumuleaz mai multe
serii de date, difereniind suprafeele corespunztoare prin culori, modele sau umbre.

 Circular (Pie). Acest tip de grafic este ideal pentru reprezentarea ponderii fiecrei
componente n valoarea total. (Graficul circular poate reprezenta o singur serie de
date.)
Inelar (Doughnut). Acest tip de grafic reprezint dateIe sub form de sectoare ale unei
coroane circulare. Seaman cu graficul circular, dar poate afia mai multe serii de date.
XY - Dispersat (Scatter). Acest tip de grafic este folosit pentru identificarea corelaiei
dintre variabile aparent independente (cum ar fi nlimea i greutatea unei persoane).
Radar. Acest grafic reprezint fiecare serie de date ntr-un sistem propriu de axe
radiale.
Valoarea maxima, minima, de nchidere (High-low-close). Este tipul de grafic folosit
pentru reprezentarea activitii bursiere.
n plus, putei crea variante tridimensionale ale graficelor de suprafa, bar, coloan sau
circular. Exist i posibilitatea folosirii unor combinaii de grafice; unul n fundal, iar altul n
prim-plan. Fiecare tip de grafic are mai multe variante, care rspund tuturor cerinelor de
reprezentare.

Grafice personalizate
n majoritatea cazuriIor, butoanele paletei Chart Type (sau opiunile din caseta de
dialog Chart Type) v ofer orice tip de grafic de care avei nevoie. Uneori, s-ar putea s
cutai. un tip de grafic puin diferit. nainte de a consuma timp cu ajustarea formatului unui
tip de grafic existent, ar trebuie s vedem. care sunt subtipurile afiate n pagina Custom
Type a casetei de dialog Chart Type. Parcurgei paii urmtori:
1. Graficul fiind selectat, alegei. Chart Type din meniul Chart i executai clic pe
eticheta Custom Types (tipuri de grafice personalizate) pentru a afia opiunile
urmtoare:
2. Parcurgei lista, executnd clic pe oricare dintre opiunile care vi se par interesante
i observnd efectul n caseta Sample (exemplificare) din partea dreapt a paginii
Custom Types.
3. Cnd ai terminat de explorat, selectai opiunea Line-Column i executai clic pe
OK.

Finisarea graficelor
Aa cum ai vzut, programul Graph are un tip de grafic pentru orice situaie.
Uneori, vei dori s intervenii asupra aspectului unui grafic, adugnd sau modificnd
anumite elemente. Pentru astfel de situaii, Graph v pune la dispoziie o bogat palet de
opiuni. Vei folosi unele dintre aceste opiuni pentru a aduga un titlu, un chenar, etichete
cu valori de-a lungul axelor sau pentru a modifica liniatura. Aceste elemente sporesc
claritatea i expresivitatea tuturor graficelor.
Putei folosi comenzile din bara de meniuri pentru a modifica diverse elemente ale
unui grafic. Oricum, prograrnul Graph dispune de meniuri contextuale, care simplific
procesul de personalizare. Meniurile contextuale pot fi activate pentru majoritatea
elementelor unui grafic. Putei s testai posibilitile de personalizare executnd un clicdreapta pe diferite componente ale graficului (liniaturii, axe, serii etc.) pentru a deschide
meniurile contextuale corespunztoare

Adugarea i formatarea unui text

Pentru a finisa un grafic, putem adauga un titlu, un subtitlu i note explicative. (Titlul
apare n partea superioar a graficului; notele pot fi plasate oriunde n cadrul graficului.)
De asemenea, putem personaliza etichetele axelor. Toate fonturile i atributele disponibile
pentru nregistrrile din foaia de calcul pot fi folosite i la formatarea textului din cadrul
graficului. Parcurgei paii urmtori pentru a aduga graficului un titlu:

Avnd graficul selectat, plasai indicatorul mouse-ului pe suprafaa diagramei i

executai un clic-dreapta Alegei Chart Options din meniul contextual pentru a afia caseta
de dialog.
Dup cum v putei da seama citind opiunile, avei posibiitatea s creai un titlu i s
ataai texte axelor.

Chenarul graficului
Putem folosi butoanele Color i Font Color din bara cu instrumente de formatare pentru
a selecta culorile i modelele diferitelor elemente ale graficului i foilor de calcul. Folosirea
comenzii Format din meniul contextual reprezint cea mai rapid metod de personalizare
a chenarului unui grafic.
Putei folosi aceast caset de dialog i pentru a aduga o culoare sau un model
fundalului graficului.

Adugarea Iiniaturii
Dac liniatura uureaz citirea diagramei, ea poate fi adaugat cu uurin unui grafic.
Avem posibilitatea s adugm linii corespunztoare intervalelor principale (diviziuni) i
subintervalelor (subdiviziuni) de pe una sau de pe ambele axe. n acest moment, graficul
nu are nici o liniatura.

Previzualizarea i tiprirea graficelor

Previzualizarea i tiprirea graficelor se desfoar la fel ca pentru foile de calcul.
Graficul i foaia de calcul pot fi tiprite mpreun sau separat.

Adugarea codurilor de sortare

nainte de sortarea unei foi de calcul mari, trebuie s ne ntrebm dac va fi nevoie s
rearanjm datele n ordinea iniial. Dac se ntrevede aceast posibilitate, ar trebui s
adugm n foaia de calcul coduri de sortare nainte s ncepem sortarea propriu-zis. Un
cod de sortare este un numr asociat secvenial fiecrui rnd. Dup schimbarea ordinii
nregistrrilor, putem s Ie sortm din nou pe baza codului de sortare, astfel ncat s
revenim la ordinea iniial.

Sortarea
Cea mai simpl procedur de sortare se aplic unei singure coloane. Indicm
programului Excel care este coloana pe care s o sorteze i programul rearanjeaz n
consecin liniile domeniului selectat
Putei selecta trei coloane diferite n care s aplicai sortarea. Excel scrie automat
numele primei coloane din selecie n caseta de editare Sort By (Sorteaz dup).
Aceai procedur se urmeaz i n situaia n care dorim sortarea datelor dup dou
sau trei coloane inndu-se cont ca n fereastra Sort By s se precizeze numele acestor
coloane, n ordinea importanei ct i modul de sortare(acendent sau descendent)

Meninerea titlurilor la vedere

Dac derulm foaia de calcul pentru a vedea rezultatele sortrii, titlurile coloanelor vor
iei din zona vizibil. Pentru a reine titlurile n partea superioar a ecranului, procedai
astfel:
Derulai foaia de calcul astfel nct linia care conine titlurile coloanelor - s ajung n
partea superioar a ecranului.
Selectai celula A4 i alegei comanda Split (Divizare) din meniul Window pentru a
pIasa, deasupra celulei selectate, pe toat limea ferestrei, o bar de divizare orizontal

Dac selectai orice celul din linia 1 (cu excepia celulei A1) i alegei comanda Split,
Excel plaseaz o bar de divizare vertical pe nlimea ferestrei, la stnga celulei
selectate. n cazul n care selectai o celul care nu se afl nici n linia 1, nici n coloana A,
i apoi alegei comanda Split, Excel insereaz o bar de divizare orizontal i una
vertical, deasupra i, respectiv, la stnga celulei selectate.
Folosii bara de derulare din panoul de jos pentru a afia datele sortate, n timp ce
titlurile coloanelor rmn vizibile n panoul din partea superioar.
Dup ce terminai trecerea n revist a datelor, restaurai fereastra unic, alegnd
comanda Remove Split (Elimin divizarea) din meniul Window.

Filtrarea nregistrrilor
Transmitem programului Excel instruciunile necesare alegnd succesiv meniul Data,
opiunile Filter i AutoFilter, dup care definim criteriile de filtrare.

Personalizarea filtrelor
S presupunem acum c dorii s vedei doar anumite nregistrri. Pentru a filtra
aceste nregistrri, folositi comanda Custom din lista derulant.
Putem elimina toate filtrele pe care Ie-am creat, alegnd din meniul Data comanda Filter,
Show All.
Dup efectuarea filtrrii, putem lucra doar cu nregistrrile filtrate, fr a afecta
celelalte nregistrri din list. De exemplu, putem s schimbm fontul nregistrrilor filtrate,
s sortm aceste nregistrri sau s cream un grafic pe baza lor.