NREGISTRRILE CALITII

-Referat-

Cursant: Cosmin Birceanu

Coordonator: As.dr. Oliviana Epurescu
Asistent lecie: Prof.dr.ing. Doinia Ghinea

-20150

CUPRINS:

Pagina
1. Introducere ... 2
1.1.

Ierarhia documentelor . 2

1.2.

Diferitele tipuri de documente ... 2

2. Definirea termenului. Obiectivele nregistrrii calitii ... 3

2.1.

Definirea termenului ... 3

2.2.

Obiectivele nregistrrii calitii . 3

3. Gruparea nregistrrilor .. 3
4. Tipuri de nregistrri 3
5. Rolul nregistrrilor .. 4
6. Importana nregistrrilor 4
7. Datele nregistrrilor 5
8. Coninutul i forma nregistrrilor .. 5
9. Arhivarea i protejarea nregistrrilor ... 5
10. Identificarea/codificarea i evidena nregistrrilor . 6
11. Durata de pstrare i eliminarea nregistrrilor .. 6
12. Bibliografie 7

1. Introducere
1.1. Ierarhia documentelor:
Documentele sunt n general clasate conform unei piramide cu 4 nivele :

1.2. Diferitele tipuri de documente

Nivelul 1: Manualul calitii
n acest document se regsete politic n materie de calitate.
Nivelul 2: Procedurile
Fiecare procedur descrie un proces, descompus n etape succesive.
Nivelul 3: Documentele operaionale
Se refer la :
Metodele de munc: instruire, moduri de operare, fise ale posturilor, protocoale,
preconizri, formulare de nregistrare, etc.
Definirea produselor: caiete de sarcini, planuri, game de fabricaie, formule,
specificaii, etc.
Documentele de nivel 1 - 3 sunt documente statice , adic se aplic aa cum au
fost emise, fiind eventual actualizate.
Nivelul 4: nregistrrile
Pentru a se constiti un istoric al activitii firmei, este nevoie de conservarea de
documete cum ar fi : procesele vebale ale controlului calitii, tablouri de bord,
reclamaiile clienilor, etc.
Aceste documente se numesc nregistrri. Deoarece sunt elaborate de-a lungul
timpului, ele se numesc dinamice.
nregistrrile au mai multe roluri :

o Constituie celul de baz a trasabilitii;

o Permit realizarea de statistici asupra rezultatelor obinute

2. Definirea termenului. Obiectivele nregistrrii calitii:

2.1. Definirea termenului:
nregistrrile referitoare la calitate sunt documente prin care se declar rezultatele
obinute sau care furnizeaz dovezi obiective privind activitile desfurate

2.2. Obiectivele nregistrrii calitii:

- Demonstrarea conformitii produselor cu cerinele specificate.
- Verificarea funcionrii eficiente a sistemului calitii.

3. Gruparea nregistrrilor:

4. Tipuri de nregistrri:
nregistrri referitoare la recepie:

Note de recepie si constatare de diferente

Registre de intrari
Rapoarte de respingere
Fie de urmrire a furnizorilor

nregistrri referitoare la activitile de inspecie, ncercri i la

activitile de metrologie:
Buletin de analiz
Registru pentru evidene analize efectuate
Registru de neconformiti
Buletin de verificare metrologic
3

 nregistrri din perioada de garanie i postgaranie:

Registru de evidena a procedurilor
Registru de evidena a reclamaiilor clienilor
Planificarea i evidena lucrrilor efectuate

5. Rolul nregistrrilor:
nregistrrile furnizeaz dovezi ale conformitii cu cerinele i ale funcionrii
eficace a SMC, ale respectrii obiectivelor calitii i cerinelor clienilor.
nregistrrile trebuie s indice persoanele autorizate i responsabile pentru
expedierea produsului. De exemplu:

efii de departamente - organizeaz inerea sub control a nregistrrilor

la nivelul departamentelor (att a nregistrrilor generate de activitatea
didactic / de proces ct i a celor generate de managementul calitii);

responsabilii MQ din departamente

- rspund, mpreun cu eful departamentului, de nregistrrile
generate de managementul calitii;
- rspund de arhivarea adecvat a nregistrrilor MQ (altele dect
cele din dosarele pe lucrare).

nregistrarea este un document prin care se declar rezultate obinute sau se

furnizeaz dovezi ale activitilor realizate.
nregistrrile calitii constituie dovezi de audit motiv pentru care sunt foarte mult
solicitate de ctre auditori pe perioada auditurilor.
Pe parcursul unui audit, constituie dovada c activitile au fost efectuate
conform dispoziiilor descrise n proceduri i instruciuni.

6. Importana nregistrrilor:
nregistrrile calitii furnizeaz dovezi obiective referitoare la :
Aplicarea i eficiena documentelor SMC, n toate activitile desfurate;
Respectarea cerinelor de calitate impuse de cerine legale i de reglementare,
clieni i organismele de certificare;
Activitile, procesele, serviciile, elementele SMC, n scopul mbunatirii
calitii i reducerii costurilor.

7. Datele nregistrrilor:
Fiecare nregistrare din sistem este nsoit de date privind:
Rolul nregistrrii n fluxul informaional;
Identificarea nregistrrii;
Cine efectueaz nregistrarea;
Responsabilitatea pstrrii nregistrrii;
Numrul de exemplare la o completare i destinaia fiecrui exemplar;
Frecvena de completare a documentului;
Locul de arhivare i durata de pstrare a fiecrui exemplar;
Accesul la nregistrri ale clientului, aa cum sunt convenite prin contract.
Alte informaii referitoare la formular (de ex.: ntreinerea i distrugerea
nregistrrilor).

8. Coninutul i forma nregistrrilor:

1. Din punct de vedere al coninutului, nregistrrile privesc:
-

sistemul de management al calitii;

derularea procesului didactic;
derularea proceselor suport (administrative, finaciar-contabile, etc).

2. Din punct de vedere al formei (suportului) nregistrrile pot fi formulare pe hrtie

(tipizate, registre etc.), sau pe suport magnetic/ electronic (dischete, CD sau similare).
3. nregistrrile trebuie s fie lizibile, identificabile n raport cu produsul n cauz,
reproductibile i regsibile cu uurin. n nregistrri de obicei nu se opereaz
modificri.

9. Arhivarea i protejarea nregistrrilor:

1. Arhivarea nregistrrilor i a registrelor de eviden se face n departamentele de
lucru.
2. Se vor respecta principiile generale de eviden, control i depozitare ale
documentelor.
3. nregistrrile trebuie arhivate (depozitate) astfel nct s se previn pierderea,
deteriorarea, sustragerea sau distrugerea lor.
4. Toate nregistrrile sunt inute sub control, sunt pstrate o anumit perioad de timp
(prevzut de lege sau stabilit de organizaie, dup caz), asigurndu-se condiii
corespunztoare pentru depozitarea lor astfel nct s-i menin lizibilitatea pe toat
5

durata pstrrii. Durata de pstrare i modul de eliminare a nregistrrilor trebuie

specificate.
5. Angajaii aleg forma i mijloacele de arhivare: mape sau dosare cu in (pentru foi
volante), bibliorafturi, dischete, CD etc.
6. Pentru depozitarea propriu-zis i pentru protejarea nregistrrilor se va ine seama
de precizrile din procedura / instruciunea care a generat respectiva nregistrare.
7. Verificarea nregistrrilor se face din punct de vedere al completitudinii de ctre
eful compartimentului implicat su persoan mputernicit n scris de acesta.

10. Identificarea/codificarea i evidena nregistrrilor:

A. Identificarea nregistrrilor este asigurat prin:

utilizare de formulare tipizate de nregistrare impuse de autoritile statului

(identificabile prin codurile stabilite de autoriti);
utilizare de formulare de nregistrare tipizate;
utilizare de documente de nregistrare (ex. minute, protocoale, note etc.).

B. Formularele (tipizatele) folosite, modul de completare (nregistrare), precum i

responsabilitile pentru identificarea, difuzarea, arhivarea, regsirea, durata de
pstrare i eliminarea nregistrrilor sunt stabilite n procedurile i instruciunile
cuprinse n SMQ.
C. Evidena nregistrrilor se ine prin nscrierea lor n registrele de eviden.
D. Toate formularele i registrele pentru nregistrri sunt codificate i completate
conform regulilor interne (lizibile, reproductibile, recomandabil scrise cu cerneal /
past) i n cadrul perioadei de timp stabilite.
E. efii departamentelor vor aloca resursele necesare (om, timp, formulare) pentru
asigurarea inerii sub control.

11. Durata de pstrare i eliminarea nregistrrilor:

1. Duratele de pstrare a nregistrrilor calitii (specifice SMQ)
2. Durata de pstrare a celorlalte nregistrri din departamente se stabilete de ctre
efii de departament, n funcie de specificul nregistrrii.
3. Eliminarea nregistrrilor are loc n urmtoarele cazuri:
-

la mplinirea termenului legal de pstrare sau stabilit prin contract;

la dispariia din diverse motive a obiectului care justifica generarea nregistrrii;
6

la generarea unei nregistrri noi care implic anularea celei existente (exemplu:
dup 6 revizii documentele se reediteaz).

BIBLIOGRAFIE:

1. Manual colar clasa a XII-a - Asigurarea calitii.

Cap. 2 Documentele Sistemului Calitii. Lecia nregistrrile calitii.
2. Joseph M. Juran, A. Blanton Godfrey - Manualul calitii Juran.
3. Ing. Iudit Lungu Asigurarea calitii (Modulul II).

4. SR ISO 9001 : 2008