SC Electric S.R.

L
CUI RO 2956782
Nr. Registrul Comerului J40/2568/2008
Adresa BUCURESTI SECT .2 , str. Primverii nr. 5

Elementele referitoare la elaborarea procedurilor contabile

Procedurile contabile reprezint o aplicare practic, o detaliere concret a
politicilor contabile adoptate de societate prin manualul de politici contabile.
Prin intermediul politicilor contabile o societate trebuie s gseasc modalitatea
proprie, adaptat specificului activitii sale dar n concordan cu prevederile legale n
domeniu prin care s ntocmesc documentele justificative aferente fiecrei operaiuni
contabile, s nregistreze n gestiune i n contabilitate fiecare operaiune contabil.
Procedurile contabile au ca principal scop asigurarea unui cadru unitar de aplicare a
legislaiei contabile, asigurarea continuitii tratamentului contabil n cazul fluctuaiilor
de personal, asigurarea unui suport pentru auditori dar i a justificrilor necesare a fi
aduse n cursul activitii de auditare, suport n luarea deciziilor de ctre conducerea
societii.
La elaborarea procedurilor contabile trebuie s se urmreasc ca acestea:
S fie conforme cu prevederile legale aplicabile societii;
S corespund cu politicile contabile adoptate de ctre societate;
S fie adaptate obiectului de activitate i specificului societii;
Prile componente ale unei proceduri contabile sunt:
Prile introductive:
Lista persoanelor care elaborareaz, verific i aprob procedura;
Data de la care se aplic procedura contabil.
Prile descriptive:
Scopul procedurii operaionale prin care se stabilete modul de realizare a
operaiunii, compartimentele i persoanele implicate, documentele justificative
necesare;
Domeniul de aplicare a procedurii operaionale cu precizarea activitii
reglementate;
Reglementri aplicabile activitii procedurate;
Descrierea procedurii.
Parile finale:

Persoane responsabile;
Dispoziii finale,anexe, nregistrri, arhivri.

Procedura privind ntocmirea documentelor justificative

Elemente privind
responsabilii/
operaiunea

Numele i
prenumele

Funcia

Data

Semntura

1
Elaborat
Verificat
Aprobat

2
ADAM MIHAI
MOVILA MIHAELA
POPESCU ION

3
Contabil
Contabil sef
Director

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
o stabilirea unui set de reguli pentru completarea, emiterea, arhivarea, pstrarea
i reconstituirea documentelor.
Domeniul
Procedura se aplic la emiterea, arhivarea, pstrarea i reconstituirea documentelor
Reglementri aplicabile

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i

completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.802/2014;
Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008, cu completarile
ulterioare.

Descrierea procedurii
o

Emiterea documentelor justificative:

Documentele ntocmite trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:

- denumirea documentului;
- denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei
juridice/fizice care ntocmete documentul;
- numrul documentului i data ntocmirii acestuia;

- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economicofinanciare;

- coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul
legal al efecturii acesteia;
- datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate,
dup caz;
- numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de
efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de
control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile
respective, dup caz;
- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.
Documentele emise menioneaz i forma juridic, codul unic de nregistrare i
capitalul social.
Documentele justificative se emit n limba romn.
n cazul tranzaciilor cu un partener strin facturile se emit ntr-o limba de
circulaie (engleza, francez, german, etc).
Completarea documentelor se face cu cerneal sau cu pix cu past.
Completarea urmtoarelor documente se face electronic:
- facturi;
- avize de nsoire a mrfurilor;
- chitane etc.
Corectarea erorilor se realizeaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite,
pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect.
Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura
persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionndu-se i data
efecturii corecturii.
La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predareprimire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin
semntur, att a predtorului, ct i a primitorului.
Numerotarea documentelor justificative
Societatea asigur un regim intern de numerotare a formularelor financiarcontabile, pentru urmtoarele documente justificative emise:
- facturi;
- avize de nsoire a mrfurilor;
- chitane etc.
Paii necesari sunt:
persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii
administratorii desemneaz prin decizie intern scris, o persoan sau mai
multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor
aferente;

fiecarui formular i se va atribui de ctre societate un numr de ordine sau o

serie, ce trebuie s fie secvenial. n alocarea numerelor se va ine cont de
structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc..
DECIZIE nr. 150
Din data de: 01.01.2013

Subsemnatul Popescu ION n calitate de administrator la societatea SC Electric S.R.L.

prin prezenta hotrsc:
Salariatul Adam Mihai avnd funcia de contabil la societatea ELECTRIC SRL, aloc i
gestioneaz seriile i numerele aferente facturilor, avizelor de nsoire a mrfii, precum i
a chitanelor.
La alocarea numerelor se va ine seama de prevederile:
- O.M.F.P. nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de ctre
persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat;
- art. 155 alin. (5) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i
completrile ulterioare, denumit n continuare Codul fiscal;
- O.M.F.P. nr. 1.372/2008 privind organizarea evidenei n scopul taxei pe valoarea
adaugat conform art. 156 alin. (1)-(3) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal.
Administrator
Popescu Ion
La nceputul fiecrui an persoana desemnat propune seriile i numerele ce
urmeaz a fi alocate fiecrui tip de document justificativ utilizat de societate.
Referat
Subsemnatul Adam Mihai avnd funcia de contabil la societatea.SC Electric SRL,
desemnat ca responsabil cu alocarea i gestionarea seriilor i numerelor facturilor,
avizelor de nsoire a mrfii, i a chitanelor emise de SC Electric SRL (S.A.) prin decizia
intern nr.150 din data 01.01.2013 propun alocarea urmtoarelor serii i numere pentru
anul 2013:
Facturile vor avea o singur (una) serie: DAT numerele de ordine alocate pentru anul
2013 vor avea urmatoarea structur:
Facturi emise la sediul social de la 20130001 la 20131999.
Facturi emise la punctul de lucru din str. Primverii nr. 5 de la 20132000 la 20132999.
Avizele de nsoire a mrfii vor avea o singur serie EDBT iar numerele de ordine alocate
pentru anul 2013 vor avea urmtoarea structur:
Avizele emise la sediul social SC Electric SRL de la nr. 130001 la 130999.
Avizele emise la punctul de lucru din str. Primverii nr. 5 de la nr. 131000 la 131900.
Chitanierele vor avea o singur serie CHDAT iar numerele de ordine alocate pentru anul
2013 vor avea urmtoarea structur:

Chitanele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1.999.

Chitanele emise la punctul de lucru din str. Primverii nr. 5 de la nr. 2000 la 2.900.
DECIZIE nr. 150
din data : 01.01.2013
Subsemnatul Popescu ION n calitate de administrator la societatea SC. Electric S.R.L.
prin prezenta hotrsc:
n urma propunerilor efectuate de dl. Mihai Adam responsabil cu alocarea i
gestionarea seriilor i numerelor facturilor, avizelor de nsoire a mrfii, i a chitanelor
emise de SC Electric SRL (SA) prin decizia intern nr150 din data 01.01.2013
Pentru anul 2013 se aloc urmtoarele serii i numere:
Facturile vor avea seria: DAT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2013 vor fi:
Facturi emise la sediul social SC Electric SRL de la nr. 20130001 la nr. 20131999.
Facturi emise la punctul de lucru din str. Primverii nr. 5 de la nr. 20132000 la nr.
20132999.
Avizele de nsoire a mrfii vor avea o singur serie EDBT iar numerele de ordine alocate
pentru anul 2013 vor avea urmtoarea structur:
Avizele emise la sediul social SC Electric SRL de la nr. 130001 la 130999.
Avizele emise la punctul de lucru din str. Primverii nr. 5 de la nr. 131000 la 131900.
Chitanierele vor avea o singur serie CHDAT iar numerele de ordine alocate pentru anul
2013 vor avea urmtoarea structur:
Chitanele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1.999.
Chitanele emise la punctul de lucru din str. Primverii nr. 5 de la nr. 2000 la 2.900.
Arhivarea documentelor

Documente care se pstreaz timp de 50 ani:

- situaii financiare anuale, raportri semestriale;
- state de salarii.
Documente care se pastreaz timp de 5 ani:
- Not de recepie i constatare de diferene;
- Bon de primire n consignaie;
- Bon de predare, transfer, restituire;
- Bon de consum;
- Fi limit de consum;
- Dispoziie de livrare;
- Fi de magazie;
- List de inventariere;
- Chitan;
- Chitan pentru operaiuni n valut;
- Dispoziie de plat/ncasare ctre casierie;

Decont pentru operaiuni n participaie;

Ordin de deplasare (delegaie);
Ordin de deplasare (delegaie) n strintate pentru transporturi
internaionale;
- Decont de cheltuieli pentru deplasri externe;
- Decont de cheltuieli valutare transporturi internaionale;
- Not de debitare-creditare;
- Extras de cont;
- Borderou de primire a obiectelor n consignaie;
- Borderou de ieire a obiectelor n consignaie;
- Jurnal privind operaiuni diverse;
- Fi de cont pentru operaiuni diverse;
- Document cumulativ;
- Decizie de imputare;
- Angajament de plat.
Documentele financiar-contabile care atest proveniena unor bunuri cu
durat de via mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp mai
mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Registrele de contabilitate obligatorii i documentele justificative care stau
la baza nregistrrilor n contabilitatea financiar se pstreaz n arhiva persoanelor
juridice timp de 10 ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul
cruia au fost ntocmite.

Procedura de arhivare a documentelor

Documentele se grupeaz n dosare, de
maxim 350 file.

Documentele se aranjeaza n dosare n ordinea cronologic producerii sau

nregistrrii n contabilitate. Gruparea documentelor n dosare se face cronologic i
sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea. Dosarele se
nuruiesc.

Filele se numeroteaz.

Se nscriu pe coperta dosarului urmtoarele informaii:

denumirea societii;
coninutul dosarului;
perioada n care au fost emise documentele (data iniial i data final);
numrul de file;

termenul de pstrare.
Dosarele se parafeaz.

Dosarele se predau la arhiva societii.

Dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii
amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate
cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Primirea dosarelor se nscrie
Registrul de eviden al arhivei.

La expirarea timpului de pstrare se constituie o comisie sub conducerea

administratorului care constat expirarea timpului de pstrare pentru anumite documente.
Pe baza procesului verbal ntocmit de aceast comisie se procedeaz la eliminarea
documentelor din arhiv.
Scderea documentelor eliminate se consemneaz n Registrul de eviden al
arhivei.
Informaiile n format electronic vor fi stocate i pe dischete i CD-uri i vor
avea aceleai termene de pstrare ca i cele pe suport de hrtie.

Persoane responsabile

Emiterea documentelor justificative se efectueaz de

Departamentului financiar-contabil.
Facturile i Avizele de nsoire a mrfurilor se emit de ctre:
- salariaii Departamentului Vnzri;
- salariaii Departamentului Financiar-contabil;
- salariaii Departamentului Service etc.

ctre

salariaii

Pregtirea documentelor n vederea arhivrii inclusiv parafarea acestora se

efectueaz de ctre persoanele care au produs/nregistrat n contabilitate respectivele
documente justificative.
Primirea dosarelor n arhiv i nscrierea acestora n Registrul de eviden al arhivei
se vor executa de ctre angajaii desemnai prin decizia administratorului.

Dispoziii finale

Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.

Procedura intr n vigoare la data de 01.01.2013.

Procedura de gestionare a veniturilor i creanelor

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
o stabilirea condiiilor ce trebuie ndeplinite de documentele justificative care
stau la baza nregistrrii n contabilitate a creanelor i veniturilor, ncasarea
creanelor, scoaterea din eviden a creantelor prescrise, evaluarea creanelor;
o nregistrarea n contabilitate a veniturilor i creanelor astfel nct:
- s se asigure respectarea principiului prudenei;
- s se reflecte creanele la valoarea lor probabil de ncasat.
Domeniul
Procedura se aplic la emiterea i nregistrarea n contabilitate a documentelor
justificative prin care se constituie creane, de ctre persoanele din cadrul
compartimentelor tehnic, comercial i financiar-contabil.
Reglementri aplicabile

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i

completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 1.802/2014;

O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completrile ulterioare.

Descrierea procedurii
A. Documentele justificative

nregistrarea creanelor ctre clieni sau alti debitori se realizeaz pe baza

urmtoarelor documente justificative:
Contract
Factur
Facturile emise cuprind:
- numrul de ordine,
- data emiterii facturii;
- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui
avans, n msura n care aceast dat este anterioar datei emiterii facturii;
- denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA sau, dup
caz, codul de identificare fiscal ale persoanei impozabile care a livrat bunurile
sau a prestat serviciile;
- denumirea/numele i adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum i
codul de nregistrare n scopuri de TVA sau codul de identificare fiscal al

beneficiarului, dac acesta este o persoan impozabil ori o persoan juridic

neimpozabil;
denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit n Romnia i care i-a
desemnat un reprezentant fiscal, precum i denumirea/numele, adresa i codul de
nregistrare ale reprezentantului fiscal;
denumirea i cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
baza de impozitare a bunurilor i serviciilor
avansurile facturate, pentru fiecare cot, scutire sau operaiune netaxabil, preul
unitar, exclusiv taxa, precum i rabaturile, remizele, risturnele i alte reduceri de
pre, n cazul n care acestea nu sunt incluse n preul unitar;
indicarea cotei de tax aplicate i a sumei taxei colectate, exprimate n lei, n
funcie de cotele taxei;
n cazul n care factura este emis de beneficiar n numele i n contul
furnizorului, meniunea autofactur;
n cazul n care este aplicabil o scutire de tax, trimiterea la dispoziiile
aplicabile au orice alt meniune din care s rezulte c livrarea de bunuri ori
prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
n cazul n care clientul este persoan obligat la plata TVA, meniunea taxare
invers;
n cazul n care se aplic regimul special pentru ageniile de turism, meniunea
regimul marjei agenii de turism;
dac se aplic unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere
de art, obiecte de colecie i antichiti, una dintre meniunile regimul marjei
bunuri second-hand, regimul marjei opere de art sau regimul marjei
obiecte de colecie i antichiti, dup caz;
n cazul n care exigibilitatea TVA intervine la data ncasrii contravalorii
integrale sau pariale a livrrii de bunuri ori a prestrii de servicii, meniunea
TVA la ncasare;
o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai
multe facturi ori documente pentru aceeai operaiune.
Aviz de nsotire a mrfurilor
Bon fiscal

nregistrarea scoaterii din eviden a creanelor pe baza urmtoarelor

documente justificative

ncasarea creanelor
- Chitana
Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul
unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei.
Circul la depuntor un exemplar cu tampila unitii.
Al doilea exemplar rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a
operaiunilor efectuate n registrul de cas.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a
carnetului.

- Ordinul de plat
- Cambia
- Cec-ul
- Biletul la ordin
Compensarea datoriilor i creanelor
- procesul verbal de compensare
Prescrierea creanelor
- Decizia administratorului
Cesiunea de creane
- contractul de cesiune de creane
Creanele n valut sau exprimate n lei n funcie de cursul unei valute.

Creantele n valut se nregistreaz iniial att n valut ct i n lei la cursul de

schimb valutar, comunicat de Banca Naional a Romniei, de la data efecturii
operaiunii.
Diferenele de curs valutar care apar cu ocazia decontrii creanelor n valut la
cursuri diferite fa de cele la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de
cele la care sunt nregistrate n contabilitate se recunosc n luna n care apar, ca venituri
sau cheltuieli din diferene de curs valutar.
Atunci cnd creana n valut este decontat n decursul aceleiai luni n care a
survenit, ntreaga diferen de curs valutar este recunoscut n acea lun.
Atunci cnd creana n valut este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena de curs
valutar recunoscut n fiecare lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin
innd seama de modificarea cursurilor de schimb survenit n cursul fiecrei luni.
Diferenele de valoare care apar cu ocazia decontrii creanelor exprimate n lei, n
funcie de un curs valutar diferit de cel la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii
sau fa de cele la care sunt nregistrate n contabilitate trebuie recunoscute n luna n care
apar, la alte venituri sau cheltuieli financiare.
Atunci cnd creana este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit,
ntreaga diferen rezultat este recunoscut n acea lun.
Atunci cnd creana este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena recunoscut n
fiecare lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin innd seama de
modificarea cursurilor de schimb, survenit n cursul fiecrei luni.
La finele fiecrei luni creanele n valut/exprimate n lei n funcie de cursul unei
valute se evalueaz la cursul de schimb al pieei valutare, comunicat de Banca Naional
a Romniei din ultima zi bancar a lunii n cauz. Diferenele de curs nregistrate se
recunosc n contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferene de curs valutar/alte
venituri sau cheltuieli financiare.
B. nregistrarea n contabilitate
Creanele sunt recunoscute atunci cnd tranzaciile i evenimentele se produc i nu
pe msur ce numerarul sau echivalentul su este ncasat.
n contabilitatea clienilor se nregistreaz operaiunile privind livrarile de mrfuri
i produse, serviciile prestate, precum i alte operaiuni similare efectuate.

Creanele fa de clienii pentru care, pn la finele lunii, nu au fost ntocmite

facturile se evideniaz distinct n contabilitate n contul 418 Clieni facturi de
ntocmit, pe baza documentelor care atest livrarea bunurilor, respectiv prestarea
serviciilor.
n baza contabilitii de angajamente, entitile trebuie s evidenieze n
contabilitate toate veniturile i creanele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau
contractuale.
n conturile de clieni se evideniaz distinct creanele din penaliti stabilite
conform clauzelor contractuale, despgubiri cuvenite pentru contracte ntrerupte nainte
de termen i alte elemente de natur similar.
Livrri de bunuri sau servicii pe baz de factur, bon fiscal:
411
Clieni

%
701, 704, 706, 707
4427
TVA colectat

Livrri de bunuri sau servicii pentru care nu s-a ntocmit factura:

418
Clieni facturi de ntocmit

701, 704, 706, 707

ntocmirea facturii:
411
Clieni

418
Clieni facturi de ntocmit

Despgubiri, amenzi i penaliti:

411
Clieni

758
Alte venituri din exploatare

754
Venituri din creane
reactivate i debitori diveri

Reactivare creane prescrise:

411
Clieni

Diferenele nefavorabile din evaluarea creanelor n valut sau n lei n funcie de

cursul unei valute:
665/668

411/418/461

Cheltuieli din diferene de

curs valutar/Alte cheltuieli
financiare

Clieni

Diferenele favorabile din evaluarea datoriilor n valut sau n lei n funcie de

cursul unei valute:
411

765/768
Venituri din diferene de
curs valutar/Alte venituri
financiare

411
Clieni

411
Clieni

Clieni
ncasarea creanelor:
512/531
Conturi la bnci/Casa
Reinerea garaniilor:
267
Creane imobilizate

ncasarea prin alte instrumente de plat acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):
511/413
Valori de ncasat/ Efecte de
primit de la clieni

411
Clieni

Cesiunea creanelor:
%

461

411
Clieni

valoarea nominal
valoarea negociat
de ncasat de la
cesionar

Debitori diveri
654
Pierderi din creane
i debitori diveri
Creane prescrise, scutite sau anulate:

diferena: Valoare
nominal valoare
de ncasat

658
Alte cheltuieli de exploatare

411/461
Clieni/ Debitori diveri

Creane n litigiu scoase din eviden:

654
Pierderi din creane i
debitori diveri

411/461
Clieni/ Debitori diveri

Reduceri financiare acordate:

667
Cheltuieli privind sconturile

411
Clieni

Reduceri comerciale acordate ulterior facturrii:

709
Reduceri comerciale
acordate

411
Clieni

Creane ncasate n avans

- nregistrarea facturii de avans:
4111

Clieni

%
419
4427
Clieni creditori
TVA colectat

- ncasarea facturii de avans:

5121/5311
Conturi n lei la bnci/casa

4111
Clieni

- nregistrarea facturii privind vnzarea bunurilor/prestarea serviciilor:

%
4111
=
70X
4427
Conturi de venituri
Clieni
TVA colectat
- Regularizarea avansului ncasat:

419
Clieni - creditori

4111
Clieni

Persoane responsabile
Directorul financiar contabil
- organizarea i conducerea contabilitii;
- verificarea articolele contabile aferente operaiilor cu creane;
- urmrirea respectarii prezentei proceduri;
- urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile
reglementrilor utilizate.
Personalul Biroului Contabilitate
- primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de
form i fond;
- contabilizarea operaiunilor privind creanele;
- verificarea scadenelor creanelor;
- respectarea procedurii de lucru;
- propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n
domeniu.
Dispoziii finale
Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea
respectiv.
Procedura intr n vigoare la data de 01.01.2013.