Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
15
Tema: Rezumat la abordarea PCM. Factorii de succes a unui proiect. Erori. Glosar
de termeni. Apararea Proiectului.
Scopul:
Rezumat la abordarea PCM. Cunoaterea erorilor i evitarea lor
Modul de realizare:
A. Rezumat abordarea Cadrul Logic
B. Factorii de succes a unui proiect
C. Erori. Glosar de termeni.
Tema pentru acas:
Pregtirea Proiectului pentru susinere
Prezentarea Proiectului n format copie hard.
Succinta introducere in subiectul lucrii de laborator:
A. Rezumat - abordarea Cadrul Logic (Logframe sau LFA)
LFA ncepe cu analiza aprofundat a unei situaii existente nertorite ca baz pentru
planificarea ulterioar. Analiza situaiei nedorite trebuie analizat mpreun cu factorii
interesai implicai. (Factorii interesai includ: indivizi, grupuri sau organizaii care pot
avea un interes n proiect, pot infuena / afecta sau simt influenai / afectai de proiect.)
In timpul fazei de analiz trebuie ntrunii reprezentanii diferiilor factori interesai
pentru a fi consultai n vederea definirii problemelor existente (primul pas n faza de
analiz) pentru a putea defini ulterior obiectivele pe baza problemelor (al doilea pas n
faza de analiz) i pentru a analiza n fmal ce strategii alternative exist n abordarea
proiectului (al treilea pas n faza de analiz).
Factorii interesai i proiectele se influeneaz reciproc - ntr-un mod pozitiv sau
negativ. Este crucial s se nceap identificarea i analiza factorilor interesai relevani, a
intereselor, a problemelor sau a potenialului lor, ntr-un stadiu incipient, pentru a-i integra
corespunztor n designul i managementul proiectului.
Procedura pentru analiza factorilor interesai este relativ deschis i nedetemiinat.
Analiza acestora nu este integrat din punct de vedere metodologic n secvena LFA.
Rezultatele acestei analize nsoesc mai degrab procestul LFA i pot fi vzute ca o
transparen" care evolueaz de-a lungul procesului LFA. In acelai timp, ar trebui folosit
ca un instrument pentru elaborri i verificri ulterioare pe toat durata fazelor LFA.
Rezultatul principal al LFA este matricea logic. Aceasta mai poate fi numit
produsul fmal" al procesului LFA. Matricea este realizat pe baza instrumentelor LFA
aplicate anterior n timpul fazei de analiz.
19
Din analiza strategiei (pe baza analizei problemelor, analizei factorilor interesai.
analizei obiectivelor) diferitele nivele de obiective sunt transpuse n prima coloan a
matricii (strategia proiectului).
In timpul fazei de planificare a LFA se stabilesc ce factori externi sunt cruciali
pentru succesul proiectului (ipoteze), unde se gsete hiformatia necesar pentru a stabili
succesul (indicatori i surse de verificare), ce metode sunt necesare pentru a atinge
obiectivele proiectului si ct va costa proiectul. Pe aceast baz se pot stabili graficele de
activiti i graficele de utilizare a resurselor.
Un cadru logic furnizeaz sumarul elementelor cheie ale unui proiect, doar cele mai
importante aspecte, fr s elaboreze detaliile operaionale necesare pentru alctuirea planului
i a implementrii. Graficele de resurse i activiti sunt mijloacele prin care se furnizeaz
detaliile operaionale de care este nevoie. Urmnd secvena LFA acestea sunt stabilite n
baza matricii logice. Dup alctuirea unui tabel de activiti care specific activitile din
cadrul unui proiect n detalii operaionale i stabilete responsabilitile, poate fi alctuit un
buget detaliat pentru a stabili costul mijloacelor necesare. Simt stabilite de asemenea
celelalte instrumente folosite n timpul implementrii i evalurii innd cont de deciziile
majore incluse n cadrul logic: planuri de lucru detaliate, planuri de monitorizare i
evaluare.
Cum se construiete un proiect
Pentru construirea proiectului se pornete de la informaiile cuprinse n pachetul
informativ. (Ghidul aplicanilor pentru granturi. Solicitare de propuneri de proiecte
sau Ghidul Solictantului)
Activitatea trebuie concentrat n dou direcii:
1. Completarea formularelor obligatorii (cerere de finanare, buget, matrice logic,
plan de afaceri etc.);
2. Colectarea informaiilor anex necesare (statut juridic al solicitantului i alte
documente cu caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informaii care pot
fi utilizate n argumentarea proiectului).
Ordinea n care sunt organizate informaiile ntr-o cerere de finanare este ordinea optim
pentru evaluarea sa.
Completarea cererii, ns, trebuie realizat n alt ordine, foarte util n acest sens fiind
matricea logic a proiectului (daca aceasta exist).
O ordine de elaborare a elementelor proiectului de finanare ar putea fi urmtoarea:
a. Definirea problemei care trebuie rezolvat. n acest scop trebuie identificate
problemele majore existente, dintre care trebuie selectat o singur problem care
va fi vizat de proiectul dumneavoastr.
b. Stabilirea scopului proiectului: de regul, reprezint rezolvarea problemei sau
stadiul la care dorim s ajung ea n urma derulrii proiectului. Scopul trebuie s
fie unic i s aib o formulare concis.
c. Stabilirea obiectivelor proiectului: reprezint etape care trebuie atinse pentru
atingerea scopului - atenie: obiectivele reprezint ceea ce dorii s obtinei, nu
ceea ce facei pentru a obine ceea ce dorii. Astfel, dac exist numai un singur
mod de ndeplinire a unui obiectiv pe care l-ai stabilit, este probabil s fi stabilit
de fapt o activitate.
d. Stabilirea activitilor. n aceasta etapa trebuie s determinai ce anume trebuie
fcut pentru atingerea fiecrui obiectiv (stabilirea aciunilor), sarcinile care
19
Scopul unui proiect reprezint, de regul, rezolvarea problemei sau stadiul n care dorim
sa ajung problema n urma derulrii proiectului.
Recomandri:
enunul trebuie sa fie scurt i concis;
nu trebuie s apar necesitatea de a folosi conjuncia "i" pentru a despri 2
propoziii; dac se ntmpla acest lucru, s-ar putea s fie vorba de 2 scopuri;
de asemenea, folosirea cuvntului "prin" atrage dup el explicaii cu privire la
modul n care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru
n aceasta seciune.
Ce sunt obiectivele unui proiect
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului
proiectului i, implicit, a rezolvrii problemei. Pe msur ce organizaia/instituia atinge
obiectivele proiectului, discrepana dintre stadiul actual i scop se ngusteaz. Obiectivele sunt
pai ce trebuie fcui pentru a ne apropia de scop. Vorbim despre obiective la plural pentru c
este greu de presupus ca poate fi vorba despre unul singur. Ele se vor stabili gradat, n
concordanta cu intervalele de timp avute n vedere pentru realizarea proiectului, fiind
specifice unei anumite perioade. n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va raspunde
cu precizie la urmatoarele ntrebri:
Care sunt zonele cheie pe care dorim s le schimbm prin acest proiect?
Care este segmentul de populaie care va fi implicat n schimbare? (atenie, aici
trebuie s avem n vedere nu numai grupul-int - care, de altfel, va fi stabilit cu
precizie - ci i categoriile de populaie cu care acesta interacioneaz major!)
Care este direcia schimbrii pe care o dorim? (cretere sau mbuntire,
descretere sau reducere)
Care este gradul sau proporia schimbrii?
Care este termenul (sau intervalul de timp) prevzut pentru atingerea gradului de
schimbare?
Not:
Trebuie avut mare atenie atunci cnd se enun obiectivele pentru a nu se confunda cu
activitile. Acestea din urm descriu cum se ndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezint "UN
SFRIT", n timp ce activitile/metodele reprezint "UN DRUM/CALE".
Cea mai bun regul de deosebire a lor este urmtoarea: dac exist un singur mod de a
ndeplini obiectivul pe care l-ai enunat, probabil c, de fapt, ai enunat o aciune.
O alt metoda de a verifica dac ceea ce se enuna este un obiectiv sau nu, este folosirea
iniialelor unor cuvinte care reprezint caracteristicile pe care trebuie s le ntruneasc
obiectivele, iniiale care, una lng alta, compun cuvntul englezesc SMART (iste):
S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum, grup-int?
M - msurabil - sunt msurabile rezultatele?
A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, n general, atins?
R - realist - are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui n timpul dat?
T - ncadrare n timp - exist un termen limit?
Scopul i obiectivele unui proiect sunt diferite de scopul i obiectivele organizaiei, dei
n mod normal exista o legtura ntre ele.
Ce cuprind activitile unui proiect
19
Cei mai muli cuttori de finanare ns, nu au fora sa gndeasc sau s descrie
proiectul pe care-l propun dect pe durata derulrii trecuta n cererea de finanare.
Nu facei ca ei! Artai finanatorului ca v-ai gndit la derularea n continuare a
proiectului, c avei contractele necesare pentru a susine financiar proiectul respectiv, dup ce
s-a ncheiat respectiva finanare. Potenialele surse de finanare viitoare pot include:
granturi ale altor finanatori
taxe pe servicii prestate sau ncasri din vnzarea produselor rezultate din
proiectul respectiv
programe de dotare (sau autodotare)
granturi ale aceluiai finanator (la o finanare ulterioara)
alte surse de finanare
Putei include costul acestor activiti n proiectul dvs. i le putei bugeta n cadrul
finanrii pe care o solicitai. Nu v facei probleme c ai putea fi considerat ingrat de ctre
finanator. Faptul c va gndii i la alte surse de finanare dect ale lui v va crete valoarea de
manager de proiect. Este de dorit s includei n aceasta seciune un buget prospectiv, detaliat,
care s scoat n evidenta echilibrul financiar ulterior. Daca avei n vedere s obinei o alt
tran de finanare, este bine sa-l ntiinai pe finanator nc de la nceput despre acest lucru i
s motivai temeinic nevoia de asisten ulterioar. Muli cuttori de finanare sunt att de
concentrai pe prezent nct uit ca finanatorul acord o mai mare atenie proiectelor care i
solicit o "finanare susinut".
Cum stabilim titlul unui proiect
Titlul proiectului este citit primul (cteodat este tot ceea ce se citete!) n cadrul unui
proiect. Va trebui deci s gsii ceva care sa-l fac pe finanator s mearg mai departe. S
includei n titlu ceva care s-i trezeasc curiozitatea. De obicei, titlul trebuie:
s fie descriptiv;
s scoat n eviden rezultatele proiectului i nu metodele folosite;
s descrie avantajele pe care le vor ctiga beneficiarii sau societatea de pe urma
proiectului;
s fie clar, concis, i uor de inut minte.
Daca vrei s vedei cteva exemple de titlu, este de ajuns s deschidei un ziar de senzaie
(cam aa ceva trebuie folosit ca stil si design).
Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi s ntrebai finanatorul cruia i vei
trimite proiectul ce la frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etap de
finanare.
Not:
Sunt finanatori care au reguli stricte n privina numrului de litere folosite ntr-un titlu.
Se spune c "e bine s foloseti 10 sau 13 cuvinte n titlul proiectului tu".
Recomandri:
e bine s nu folosii acronime atunci cnd finanatorul nu menioneaz explicit c
dorete acest lucru;
nu facei referine la vasta dvs. cultura (mitologie, cultur general, istorie, art etc.);
s-ar putea ca finanatorul dvs. s nu aib aceleai hobby-uri cu ale dvs.
nu ncercai s impresionai finanatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de
jargon; dac termenii finanrii nu prevd acest lucru, s-ar putea s nu v facei
neles pe deplin.
19
19
ndeplinite, proiectul rezolv oare problema pentru care a fost conceput ? Dac nu, mai
putem considera c proiectul reprezint un succes ?
R. L. Schultz, Dennis Steven i Jeffrey Pinto, autorii lucrrii Strategy and Tactics in
Process Model of Project Implementation, au identificat patru tipuri de erori ce pot
interveni n soluionarea problemelor. ntruct proiectele au ca obiect, prin definiie,
rezolvarea unor probleme, concluziile celor trei cercettori se aplic foarte bine n acest
domeniu.
Aceste erori sunt:
1. A nu aciona atunci cnd este necesar
2. A aciona atunci cnd nu este necesar
3. A rezolva o problem enunat greit
4. A identifica corect problema, dar a nu implementa corect soluia.
Pornind de la aceste patru tipuri de erori enunate anterior, putem spune c, dac un
proiect respect criteriile de performan, cost, timp i sfer de activiti prevzute, ns
rezultatele nu sunt utile beneficiarului, atunci este posibil s se fi produs o eroare de tipul 3
sau 4.
n unele cazuri, eroarea 3 poate determina apariia erorii 4. De exemplu, dac
problema a fost greit enunat, soluionarea problemei este inutil, cci utilizatorii finali
nu pot valorifica rezultatul proiectului. Aceasta se ntmpl n proiectele de informatizare
dintr-o firm, cnd managerii unor departamente solicit implementarea unui anumit
sistem, ns anagajaii, care sunt, n definitiv, utilizatorii acestui sistem, nu l pot folosi,
deoarece nu corespunde nevoilor lor.
n lucrarea Learning for Failure: The System Approach, Joyce Fortune i Geoff
Peters afirm c eecul poate fi definit ca: ceva ce nu a funcionat, sau care nu s-a
ridicat, la nivelul ateptrilor. Ei au identificat patru tipuri de eecuri, corespondena
acestora cu cele patru tipuri de erori descoperite de R.L. Schultz, Dennis Steven i Jeffrey
Pinto fiind prezentat n figura 7.2.
Primul tip de eec, nerealizarea obiectivelor, este cel mai des ntlnit. Exemple
ale unor astfel de eecuri sunt programele soft ce nu funcioneaz corespunztor
sau produsele lansate de curnd, ce nu se vnd.
Pentru al doilea tip de eec, obinerea unor efecte secundare nedorite, se
caracterizeaz prin faptul c obiectivul iniial este atins, ns realizarea
proiectului este nsoit de consecine neplcute, sau de efecte adverse.
Majoritatea problemelor de poluare a mediului, n prezent, sunt, de fapt,
consecine ale soluiilor la problemele rezolvate n trecut. Un alt exemplu de
efecte nedorite sunt medicamentele, care, dei sunt eficiente n tratarea unor
afeciuni, pot cauza malformaii copiilor ai cror mame s-au aflat sub tratament
n timpul sarcinii. Un alt exemplu este oferit de efectele neateptate ale
implanturilor.
Al treilea tip de eec este cel predeterminat, motiv pentru care nu se consider
ca fiind negativ. (De exemplu, siguranele electrice sunt proiectate s cedeze
atunci cnd este depit o anumit intensitate a curentului, iar sistemele
sprinkler sunt proiectate s deschid automat conducta de ap, n momentul n
care senzorii indic declanarea unui incendiu).
Al patrulea tip de eec const n urmrirea unor obiective greite. n aceast
categorie pot fi incluse produsele care funcioneaz conform parametrilor tehnici
19
prestabilii, dar care nu satisfac nevoile de pe pia. (De exemplu, instalarea unui
conveior pentru diminuarea deteriorrii bunurilor n timpul transportului nu
rezolv problema deteriorrii n sine, ci asigur transportul corespunztor al
produselor n cadrul fabricii).
Tipuri de erori
Categorii de eecuri
A nu aciona atunci cnd este necesar
Nerealizarea obiectivelor
A aciona atunci cnd nu este necesar
Efecte secundare nedorite
A rezolva o problem enunat greit
Eecuri predeterminat
A rezolva problema, dar a nu Obiective eronate
implementa corect soluia
Figura 7.2 Prezentarea categoriilor de eecuri identificate de
Joyce Fortune i Geoff Peters
De asemenea, calculatorul Apple III, care era probabil superior din punct de vedere
tehnic calculatorului produs de IBM la acea dat, nu a fost acceptat de pia din cauza
renumelui mai puternic al companiei IBM i a faptului c nu existau aplicaii software
compatibile cu Apple III destinate activitilor economice.
Conform opiniei exprimate de Joyce Fortune i Geoff Peters, interpretarea eecurilor
este subiectiv, aceasta fiind influenat de circumstane, de percepiile i ateptrile
fiecrui individ n parte. Acest lucru se poate constata atunci cnd mai multe persoane
participante la realizarea proiectului au preri mprite cu privire la succesul, sau eecul,
acestuia. Pentru a evita o astfel de situaie, este important ca, naintea nceperii proiectului,
s se ajung la un consens n ceea ce privete criteriile de evaluare a succesului, sau a
eecului, proiectului.
Produs final, rezultate i ateptri
Exist trei elemente n funcie de care putem aprecia reuita, sau eecul, unui
proiect. Acestea sunt :
produsul final,
rezultatele i
ateptrile stakeholderilor.
Combinaiile posibile ale acestora sunt prezentate n figura 7.3.
n cazul succesului total (vezi cazul 1 din figura 7.3), produsele i rezultatele sunt
cele preconizate, iar ateptrile stakeholderilor sunt satisfcute.
n cel de al doilea caz, produsele i rezultatele sunt cele preconizate, dar, cu toate
acestea, interesele stakeholderilor nu sunt satisfcute. Aceasta se poate ntmpla dac
componena stakeholderilor se modific pe parcursul desfurrii proiectului, iar noii
stakeholderi au alte pretenii de la proiect. Prin urmare, managerii de proiect trebuie s
urmreasc toate modificrile ce pot interveni n ateptrile stakeholderilor i s nu
porneasc de la ipoteza c acestea vor rmne neschimbate pn la finalizarea proiectului.
Un exemplu de modificare a ateptrilor ne poate fi oferit de tehnologia informatic.
La apariia primelor computere personale, majoritatea utilizatorilor erau copleii de
rapiditatea cu care se puteau utiliza foile de calcul. Dup civa ani, utilizatorii nu au mai
19
Evaluare?
final
Rezultatel
e
sunt cele
Ateptril
e
sunt
promise?
DA
satisfcut DA
e?
NU
DA
3.Indulgen sub
aspectul obinerii
rezultatelor
NU
4.Neconcordan ntre
produs i rezultate
DA
DA
NU
NU
19
2. Nesatisfacerea
ateptrilor
stakeholderilor
DA
NU
NU
1. Succes total
5. Neconcordan ntre
produs i rezultate, ns
rezultatele dorite au fost
atinse
6. Proiectul este evaluat
doar n
funcie de produs
DA
7.Indulgen fa de
produs i rezultate
NU
8. Eec total
19
mai multe ori, bugetul unui departament poate fi respectat cu o toleran de doar cteva
procente.
Pe de alt parte, n cazul unui proiect trebuie s se stabileasc n primul rnd
volumul de munc implicat de realizarea proiectului i, cum acesta nu poate fi perfect
anticipat, costul forei de munc nu poate fi determinat cu precizie. Previziunile devin mai
precise, pe msur ce proiectul se apropie de finalizare.
Prin urmare, trebuie s acceptm variabilitatea parametrilor unui proiect. Aceasta
este inerent oricrui proces. n timp, ea se poate reduce, dar niciodat nu se poate elimina.
C. Glosar de termeni
Preluat din Instruciunea pentru utilizatori privind naintarea propunerilor de proiecte
pentru finanare din Fondul Naional pentru Dezvoltare Regional, Aprobat prin
decizia Consiliului Naional de Coordonare a Dezvoltrii Regionale nr. 4/12 din 23
februarie 2012
Denumire
Explicaia termenului utilizat
Agenie
de
Dezvoltare Instituie Public necomercial, subordonat autoritii de
Regional (ADR)
implementare a politicii de dezvoltare regional. Este creat pentru
implementarea Strategiei de Dezvoltare Regional i a Planului
Operaional (Legea nr. 438-XVI din 28.12.2006 privind dezvoltarea
regional n Republica Moldova).
Autoritate Public Local de Autoritate public de competen general sau special, care este
nivelul 1 sau 2
constituit i activeaz pe teritoriul satului/ comunei, oraului/
municipiului, raionului, unitii teritoriale autonome. Are statut
juridic special, urmrind promovarea intereselor populaiei/
colectivitii/ unitilor administrativ-teritoriale i soluionarea
problemelor acestora. (Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind
administraia public local).
Not conceptual
Formularul completat de ctre aplicant, n care se descrie succint
scopul i obiectivele, activitile i investiie de resurse pe o
perioad determinat, menite s rspund unei nevoi reale i s
conduc la realizarea unui obiectiv precis.
Cerere de finanare
Document prin care se solicit un sprijin financiar pentru acoperirea
costurilor de implementare a unui proiect. n cerere se descrie
detaliat proiectul, se argumenteaz necesitatea implementrii lui,
sunt indicate activitile, rezultatele, efectul i impactul proiectului.
Cheltuieli neprevzute
Totalitatea cheltuielilor imprevizibile, care n-au fost prevzute n
timpul elaborrii devizului general.
Comisia de Evaluare
Organ consultativ, creat n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale
i Construciilor n scopul evalurii proiectelor de dezvoltare
regional.
Conflict de interese
Contradicie/ ciocnire ntre responsabilitile funciei publice i
interesele personale ale unui funcionar public, ca persoan privat,
care ar putea influena ndeplinirea necorespunztoare a obligaiilor
i responsabilitilor oficiale.
Consiliul
Naional
de Structur funcional de competen general, fr personalitate
Coordonare
a
Dezvoltrii juridic, constituit pentru aprobarea, promovarea i coordonarea
19
Denumire
Regionale (CNCDR)
Consiliul Regional
Dezvoltare (CRD)
Denumire
Parteneriat
Plan Operaional
pentru 2010-2012
Prioritate
Proiect
19
19