Managementul operaional al proiectelor

8. TEHNICI DE URMRIRE A PROIECTELOR

8.1 Noiuni introductive n urmrirea proiectelor
Orice proiect este constituit dintr-un ansamblu de activiti ce se
desfoar pentru obinerea unui rezultat bine definit, cunoscut i msurabil,
denumit produs.
Urmrirea unui proiect are drept scop asigurarea tuturor condiiilor
necesare pentru atingerea obiectivului (realizarea produsului).
n general, urmrirea proiectelor se desfoar n reuniuni periodice
(zilnice, sptmnale etc.), organizate de eful de proiect cu responsabilii
tuturor activitilor.
Aceste reuniuni sunt denumite reuniuni de urmrire a proiectului.
n cadrul unei astfel de reuniuni, fiecare responsabil de activitate
prezint stadiul activitii respective: ceea ce a fost realizat, ceea ce rmne
de fcut i modul de ncadrare n termenele planificate.
La nivel elementar al unei activiti, modul de avansare a proiectului
poate fi prezentat n mai multe moduri:
ct rmne de fcut, exprimat n sarcini;
ct rmne de fcut, exprimat n durate;
procentul avansrii, exprimat n sarcini;
procentul avansrii, exprimat n durate;
procentul avansrii, exprimat n coninut tehnic.
Aceste moduri de evaluare pot fi exprimate grafic ca n fig.8.1.

timp
tn-2

tn-1

tn

tn+1

tn+2

tn+3

Fig. 8.1
Pe scara de timp , tn reprezint prezentul: data de analiz a avansrii
(pe scurt, punct de avansare).
Ceea ce este la stnga datei tn reprezint trecutul, iar ceea ce este la
dreapta viitorul.
96

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Activitatea reprezentat n figur a debutat cu dou sptmni n

urm. Resursa alocat activitii a lucrat timp de o sptmn (n intervalul
tn-2 - tn-1). ncepnd cu data tn-1, resursa este indisponibil pn la data tn+2.
Apoi, se prevede terminarea activitii n perioada tn+2 tn+3.
Considernd c resursa este o persoan, n activitatea de urmrire a
activitii, se pot face urmtoarele evaluri:
ceea ce rmne de fcut, exprimat n sarcini, reprezint o
sptmn persoan (1 sp.);
ceea ce rmne de fcut, exprimat n durate, reprezint trei
sptmni;
procentul avansrii, exprimat n sarcini, este de 50%;
procentul avansrii, exprimat n durate, este de 40%: activitatea a
debutat acum dou sptmni i data planificat pentru sfrit este peste trei
sptmni; durata total fiind de 5 sptmni, din care s-a lucrat numai 2,
2
procentul avansrii este de x100 40% ;
5
procentul avansrii, exprimat n coninut tehnic, nu este vizibil pe
reprezentarea grafic din fig.8.1; el este determinat de cota parte din
produsul activitii care a fost realizat pn la data punctului de avansare;
iat cteva consideraii privind aspectul analizat:
dac rezultatul muncii efectuate pn la punctul de avansare este
necorespunztor, fapt ce impune refacerea activitii n ntregime,
procentul avansrii tehnice este de 0% (sau poate 5%, cci acum se
tie ceea ce nu trebuie fcut !)
dac rezultatul muncii efectuate reprezint efectiv jumtate din
produsul activitii, atunci procentul avansrii tehnice este de 50%.
i un caz mai puin comun dac activitatea a fost evaluat iniial la
10 sp., iar n 1 sp. s-a realizat ceea ce era planificat pentru 9 sp.,
atunci procentul avansrii tehnice este de 90%.
Indicatorul avansrii proiectului (durat, sarcin etc.) este n funcie
de tipul softului de urmrire i de conveniile stabilite n cadrul activitilor
de programare i conducere a proiectului.
Un proiect reprezint, n fapt, un angajament pentru obinerea
unui rezultat. Rezultatul asupra cruia se face acest angajament trebuie s
fie cunoscut i invariabil.
n aceste condiii, problema pilotrii (urmririi) unui proiect
nseamn asigurarea condiiilor de realizare a produsului proiectului.
97

Managementul operaional al proiectelor

Esena pilotrii unui proiect const n punerea n micare a

mecanismelor prin care sunt detectate abaterile dintre realitatea
proiectului i ruta sa nominal (abaterile dintre planificat i realizat).
Aceste mecanisme se declaneaz n cadrul reuniunilor de
urmrire, fiind fondate pe urmtoarele elemente:
decuparea proiectului n activiti caracterizate printr-un produs
propriu (final pentru activiti i intermediar pentru proiect); aceste
activiti trebuie s poat fi identificate n planul director de dezvoltare a
proiectului;
plannig-ul (programul de lucru) pentru realizarea proiectului,
coninut n planul director;
ritmul punctelor de avansare, care sunt aceleai pentru toate
activitile din proiect (definite n cadrul planului director);
analiza tuturor activitilor n curs, prezentat de responsabilii n
cauz, cu prilejul fiecrui punct de avansare;
traducerea fiecrei analize ntr-o cuantificare a avansrii, exprimat
n durate, sarcini, coninut tehnic etc.;
reevaluarea periodic a desfurrii proiectului, n funcie de
valorile stabilite n cuantificarea avansrii.
8.2 Diagrama datelor ortogonale (DDO)
Plannig-ul unui proiect are un caracter dinamic. El este reactualizat
cu prilejul fiecrui punct de avansare, n funcie de abaterile dintre
planificat i realizat.
Unul dintre mijloacele cele mai eficiente de vizualizare a dinamicii
unui proiect l constituie Diagrama Datelor Ortogonale (DDO), numit i
Diagrama Derivei Jaloanelor (DDJ).
n abscisa diagramei se indic datele punctelor de avansare,
stabilite n funcie de evoluia proiectului, iar n ordonat datele proiectate,
ce corespund jaloanelor cheie din proiect.
Pentru o mai bun nelegere, construcia DDO va fi ilustrat cu
ajutorul unui exemplu. Acest exemplu are n vedere plannig-ul general al
unui proiect, reprezentat sub forma de barete (fig. 8.2)

98

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Proiectarea
sistemului

Realizarea subsistemelor
Asamblarea
sistemului

Fig. 8.2
Extremitile fiecreia dintre barete reprezint un jalon cheie din
proiect. Aceste jaloane au urmtoarele semnificaii (fig. 8.3):
J1 = nceputul etapei de proiectare a sistemului;
J2 = sfritul etapei se proiectare a sistemului i nceputul etapei de
realizare a subsistemelor;
J3 = sfritul etapei de realizare a subsistemelor i nceputul etapei
de asamblare a sistemului;
J4 = sfritul etapei de asamblare a sistemului;
Prezena jaloanelor cheie permite transformarea plannig-ului iniial,
astfel nct acesta s poat fi reprezentat printr-o unic baret orizontal, ca
n fig. 8.3.
Proiectarea
sistemului

Realizarea subsistemelor
Asamblarea
sistemului

J1

J3

J2

J4

Fig. 8.3

99

Managementul operaional al proiectelor

Apoi, aceast baret unic este plasat ntr-o poziie vertical

(fig.8.4).
J4

J3

J3

J2

J1

J4

J2
J1

Fig. 8.4
Este evident c reprezentarea baretei n poziie vertical furnizeaz
aceleai informaii ca plannig-ul iniial, sub form de barete independente.
n condiii reale, proiectul demareaz la o dat iniial t0, i un prim
punct de avansare este stabilit la o dat t1 (fig. 8.5).
Proiectarea
sistemului

Realizarea subsistemelor
Asamblarea
sistemului
Trecut

Viitor
t1 (data primului punct de avansare)

Fig.8.5

100

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Analiza efectuat cu prilejul primului punct de avansare conduce la

o prim concluzie privind derularea proiectului. Astfel, o vertical dus prin
punctul t1 (data primului punct de avansare fig. 8.5) separ trecutul de
viitor. Baretele gri reprezint plannig-ul iniial (de referin), iar cele negre
plannig-ul real, la momentul t1. Diferenele ce exist ntre cele dou tipuri
de barete pun n eviden deriva proiectului, constatat cu prilejul primului
punct de avansare (la momentul t1).
n fig.8.6 se reprezint proiecia noului planning pe o unic baret
orizontal, pe care sunt marcate jaloanele (triunghiurile nnegrite) i primul
punct de avansare (triunghiul alb).

Proiectarea
sistemului
Realizarea subsistemelor
Asamblarea
sistemului

J1

J3

J2

J4

Fig. 8.6
Proiecia noului plannig pe axa absciselor va fi tratat n acelai fel
cu cea a plannig-ului de referin. Astfel, bareta orizontal, pe care sunt
figurate jaloanele (triunghiuri nnegrite) i primul punct de avansare
(triunghiul alb), este rotit n poziie vertical alturi de bareta plannig-ului
iniial (fig. 8.7).
Proiectul se deruleaz i un al doilea punct de avansare este stabilit
la momentul t2 (fig.8.8).
Ca i n cazul precedent, baretele gri reprezint plannig-ul de
referin, iar cele nnegrite plannig-ul real (la momentul t2). Pe aceast
schem nu se reprezint proiecia precedent (plannig-ul de la momentul t1).

101

Managementul operaional al proiectelor

J4

J3

J2

J2

J1

J3

J4

J1

Fig. 8.7

Proiectarea
sistemului
Realizarea subsistemelor
Asamblarea
sistemului
Trecut

Viitor
t2 (data celui de-al doilea punct de avansare)

Fig. 8.8
Pe baza aceleiai convenii, ca n cazul primului punct de avansare,
plannig-ul sub form de barete este adus la forma baretei orizontale unice
(fig.8.9).

102

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Proiectarea
sistemului
Realizarea subsistemelor
Asamblarea
sistemului

Fig. 8.9
Aceasta din urm va fi rotit i aezat n poziie vertical, alturi de
celelalte dou precedente (fig. 8.10).

J4

J3

J2
J1

Fig. 8.10
Fiecare dintre punctele de avansare ce urmeaz va fi tratat n
aceleai mod: o baret vertical unic pe care sunt reprezentate jaloanele
cheie.
103

Managementul operaional al proiectelor

Dou barete verticale succesive vor fi plasate una lng alta la o

distan ce corespunde punctelor de avansare stabilite.
ntruct att axa absciselor ct i axa ordonatelor se dimensioneaz
pe uniti de timp, reprezentarea grafic obinut se numete Diagrama
Datelor Ortogonale (DDO).
Fiecare dintre jaloanele cheie din proiect se reprezint pe fiecare
dintre baretele verticale cu ajutorul unui triunghi nnegrit. Astfel, pe
mulimea baretelor verticale, unul i acelai jalon este reprezentat printr-un
ansamblu de triunghiuri nnegrite. Pentru a arta c acest ansamblu
reprezint, n realitate, acelai jalon, vzut la momente diferite, triunghiurile
corespunztoare jalonului respectiv sunt unite cu o linie frnt (fig. 8.11).
De la aceast reprezentare grafic provine cel de al doilea nume: Diagrama
Derivei jaloanelor (DDJ).
J4

J3

J2
J1

Fig. 8.11
Dac segmentul de dreapt ce unete dou poziii succesive ale
jalonului este ascendent, nseamn ca data proiectat a jalonului respectiv
este decalat spre viitor. n cazul n care segmentul este descendent, data
proiectat a jalonului este decalat spre trecut
Dac abscisele i ordonatele sunt reprezentate la aceiai scar,
triunghiul alb, care marcheaz punctele de avansare, se va gsi,
ntotdeauna, pe prima bisectoare a sistemului de axe.
104

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Datele proiectate (jaloane)

Dac cele dou scri sunt diferite triunghiul punctelor de avansare

se va plasa pe o dreapt oarecare ce trece prin origine (fig. 8.12).

J4

J3

viitor

trecut

J2
J1

Datele proieciilor succesive

(puncte de avansare)

Fig.8.12
Dreapta pe care se deplaseaz triunghiul alb (datele punctelor de
avansare) se numete dreapta prezentului.
Ea separ primul cadran n dou pri: cea de sus reprezint viitorul, iar cea
de jos reprezint trecutul (fig. 8.12).
Reprezentarea final a DDO, ce corespunde celui de al doilea punct
de avansare, este redat n fig. 8.13.

105

timp

Managementul operaional al proiectelor

J4

J3

J2
J1

Fig. 8.13

timp

8.3 Utilizarea DDO

DDO permite vizualizarea evoluiei derivelor unui proiect. Aceast
evoluie este chiar mai important dect deriva nsi.
Iat un exemplu care poate ilustra aceast afirmaie (fig. 8.14).

Fig. 8.14
106

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Baretele gri reprezint plannig-ul de referin, cele negre trecutul

proiectului, iar cele haurate viitorul proiectului, adus la zi, cu ocazia
primului punct de avansare.
Transpunerea situaiei proiectului n DDO este redat n fig. 8.15.
Ceea ce se poate constata din analiza diagramei poate fi urmarea a dou
situaii diferite:

Fig. 8.15
Prima dintre acestea (fig. 8.16) arat o perturbaie grav n derularea
proiectului, fapt ce impune o analiz minuioas, pentru a declana aciuni
de corecie a derivelor.

Fig. 8.16
107

Managementul operaional al proiectelor

A doua situaie (fig. 8.17), din contr, arat c o anumit

perturbaie a fost detectat n trecut, iar acum se ntreprind aciuni de
corectare a derivelor.
Din cele artate se deduce c DDO este un mijloc de evideniere a
dinamicii derivelor.
Vizualizarea acestei dinamici permite declanarea unor aciuni de
corecie a derivelor.

Fig. 8.17
8.4 Exemplu de urmrire a unui proiect
Exemplu se refer la un proiect de cercetare ce are ca obiect
determinarea regimurilor optime de honuire, cu scule diamantate, a
cilindrilor motoarelor termice. Proiectul este realizat n cadrul Universitii
POLITEHNICA Bucureti de o echip format din dou cadre didactice i
doi studeni. Beneficiarul proiectului este o ntreprindere productoare de
motoare termice.
n cadrul proiectului se stabilesc dou jaloane cheie: realizarea
standului experimental (prevzut dup trei luni) i livrarea ctre beneficiar
a catalogului de utilizare, sub form de brour i CD (prevzut peste 6
luni). Practic, al doilea jalon marcheaz sfritul proiectului de cercetare.
Urmrirea proiectului va fi efectuat cu ajutorul DDO, stabilind
puncte de avansare din lun n lun (fig. 8.18);
108

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.18.

Analiza efectuat cu prilejul primului punct de avansare (fig. 8.19)

arat c, din lips de resurse, nu s-a realizat nimic din proiect, fapt ce
conduce la o deriv spre viitor egal cu o lun.
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig.8.19
109

Managementul operaional al proiectelor

n aceste condiii, realizarea standului experimental, prevzut a fi

peste trei luni, va avea loc la momentul t0 + 4 luni; livrarea ctre beneficiar a
catalogului de utilizare se decaleaz, de asemenea, cu o lun, fiind prevzut
la t0 + 7 luni.
Analiza efectuat la al doilea punct de avansare arat c echipa de
lucru, primind resursele necesare, reuete s execute 1/3 din lucrrile
prevzute pentru terminarea standului experimental (fig. 8.20).
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig.8.20
n felul acesta se poate estima c standul experimental va fi terminat
peste dou luni, adic la momentul t0 + 4 luni. Presupunnd c programul
experimental se va derula conform planning-ului iniial, se estimeaz c
livrarea ctre beneficiar a catalogului de utilizare va avea loc la t0 + 7 luni.
Se poate constata c, dei proiectul a demarat, el se afl n urma
programrii, cu o lun.
La al treilea punct de avansare (fig. 8.21) se constat c echipa de
lucru, printr-un efort susinut, reuete s termine standul experimental. n
felul acesta, se recupereaz ntrzierea constatat la precedentele puncte de
avansare i se ntrevede posibilitatea livrrii ctre beneficiar a catalogului de
utilizare la termenul stabilit conform planning-ului iniial (t0 + 6 luni).
110

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.21
Al patrulea punct de avansare, stabilit la t0 + 4 luni (fig.8.22), relev
faptul c, dei exist standul experimental , cercetrile experimentale nu au
demarat nc.
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig.8.22
111

Managementul operaional al proiectelor

Fiind n sarcina celor doi studeni, au fost amnate cu o lun, datorit

sesiunii de examene. n felul acesta, dei n grafic cu realizarea standului
experimental, livrarea ctre beneficiar a catalogului se amn cu o lun (la
momentul t0 + 7 luni).
Al cincilea punct de avansare (fig. 8.23) relev o situaie destul de
grav. Experimentrile au fost realizate, ns, la prelucrarea datelor
experimentale cu ajutorul unei reele neuronale, se constat c datele
experimentale sunt afectate de erori grosolane i algoritmul nu converge.
8
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.23
Coordonatorul de proiect hotrte reluarea experimentrilor, sub
directa lui supraveghere. Aceast reluare decaleaz sfritul de proiect cu
nc o lun, la momentul t0 + 8 luni (fig. 8.23).
La al aselea punct de avansare (fig. 8.24) experimentrile au fost
ncheiate i datele experimentale prelucrate cu ajutorul reelei neuronale.
Rezultatele obinute, fiind considerate optime, se ntrevede posibilitatea
livrrii ctre beneficiar a catalogului de utilizare la momentul t0 + 7 luni.
Astfel, se ncearc o recuperare a unei luni din ntrzierea pe care o are
proiectul n raport cu planning-ul iniial.
112

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

8
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.24
La al aptelea punct de avansare (fig.8.25) se constat o ntrziere
n sistematizarea rezultatelor cercetrii i editarea catalogului de utilizare.
Coordonatorul de proiect, fiind plecat n strintate, echipa nu reuete s
definitiveze proiectul, nregistrnd nc o lun de ntrziere (t0 + 8 luni).
8
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.25
113

Managementul operaional al proiectelor

La al optulea punct de avansare (fig.8.26) se constat c

problemele ntlnite la sistematizarea rezultatelor cercetrii i editarea
catalogului de utilizare sunt mai complexe dect s-a estimat, fapt ce ntrzie
livrarea ctre beneficiar cu nc dou sptmni (t0 + 8,5 luni).
9
8
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.26
La data t0 + 9 luni catalogul de utilizare este livrat ctre beneficiar
(fig. 8.27), proiectul fiind ncheiat cu o ntrziere de 3 luni.
9
8
7
6
5
4
3
2
1
t0

Fig. 8.27
114

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

8.5 Situaii tipice i interpretri

timp

Una din situaiile tipice ntlnite la urmrirea proiectelor este cea n care
data final a proiectului se respect, ns jaloanele intermediare prezint
derive spre viitor (fig.8.28).

timp
Fig.8.28
Dac aceast constatare este fcut cu prilejul punctelor de
avansare din prima parte a proiectului, ne putem atepta ca i data final s
prezinte aceeai tendin, cu toate c, la momentul respectiv, aceasta nu este
nc evideniat.
O asemenea situaie poate reflecta i faptul c ultimele etape de
realizare a proiectului vor fi comprimate. Prin comprimarea etapelor finale,
riscurile n domeniul calitii produsului cresc considerabil.
O alt situaie ce poate fi ntlnit la urmrirea proiectelor, este cea
n care deriva unui jalon cheie (de exemplu sfritul proiectului) are loc
paralel cu linia prezentului (fig. 8.29).
Aceast tendin arat c proiectul nu avanseaz (din lips de
resurse, de exemplu) sau vizibilitatea n derularea proiectului nu depete
mersul efectiv al acestuia.
Fie ntr-un caz, fie n cellalt, se impune o analiz amnunit a
proiectului, n prezena tuturor factorilor implicai, sau chiar regndirea
planului de dezvoltare a proiectului.
115

timp

Managementul operaional al proiectelor

timp
Fig. 8.29

timp

Exemplul din fig. 8.30 arat cazul unui proiect la care deviaia unuia
din jaloanele cheie (de exemplu sfritul proiectului) are tendina de
ndeprtare continu fa de linia prezentului.

timp
Fig.8.30

116

8.Tehnici de urmrire a proiectelor

Aceast tendin arat c ritmul de apariie a perturbaiilor

neprevzute este mai mare dect ritmul de ndeprtare a acestora . O astfel
de situaie poate fi generat de, de exemplu, de incompetena echipei de
realizare a proiectului. ntr-un astfel de caz, rencadrarea proiectului cu
personal competent este o prim msur, ce se impune cu maxim urgen.
Implantarea DDO n activitatea de urmrire a proiectelor impune definirea
clar a jaloanelor cheie, ce vor fi urmrite cu prilejul fiecrui punct de
avansare
Pentru ca vizibilitatea oferit de diagram s fie pertinent, este
necesar ca numrul jaloanelor s nu fie prea mare. Un numr de maximum 5
6 jaloane este suficient pentru urmrirea eficient i sigur a derulrii
proiectului.
n cazul n care DDO este utilizat la urmrirea multiproiect, se
impune ca jaloanele cheie s fie aceleai pentru toate proiectele.
8.6. Verificarea cunotinelor
1) n ce cadru organizatoric se desfoar urmrirea unui proiect?
2) Cum poate fi evaluat modul de avansare a unui proiect, la nivelul
elementar al unei activiti? S se dea un exemplu, n acest sens, diferit de
cel prezentat n lucrare.
3) Cum poate fi definit punctul de avansare?
4) Ce uniti de msur are, n abscis i ordonat, Diagrama datelor
Ortogonale (DDO)? Denumirea diagramei este legat de tipul acestor
uniti?
5) De ce DDO mai este denumit i Diagrama Derivei Jaloanelor
(DDJ)?
6) Ce reprezint jaloanele, n activitatea de urmrire a unui proiect?
7) Cum se numete dreapta generat de triunghiul punctelor de
avansare? Ce reprezint cele dou semicadrane departajate de aceast
dreapt?
8) S se prezinte unele situaii tipice ce pot aprea la urmrirea unui
proiect cu DDO.
9) S se prezinte un exemplu de urmrire a unui proiect cu ajutorul
DDO (altul dect cel tratat n lucrare).

117