7.

Dezvoltarea elementelor de formalizare

7. DEZVOLTAREA ELEMENTELOR DE FORMALIZARE

7.1.

Relaii i ierarhii SDL SDP

Relaia de baz, const n faptul c fiecrui element din SDL i

corespunde un element din SDP.
Cu alte cuvinte, fiecare lucrare din proiect este destinat realizrii
unei pri din produs. Invers, fiecare element al produsului este rezultatul
unei lucrri evideniate n SDL. La nivel global, corespondena SDL-SDP
are reprezentarea grafic conform figurii 7.1
Sistem

Proiect

Fig. 7.1
Proiectul reprezint lucrrile, iar sistemul reprezint produsul ce se
obine cu ajutorul acestor lucrri. Formalizarea grafic are raiuni
topologice. Astfel, dreptunghiurile sunt utilizate pentru a reprezenta
aciunile, iar elipsele rezultatele acestor aciuni.
Orice rezultat se traduce printr-o anumit stare a sistemului. Astfel,
regula de baz const n faptul c o aciune conduce la transformarea unei
stri dintr-o alt stare.
Ca urmare, n cadrul unei astfel de formalizri grafice, un dreptunghi
urmeaz unei elipse i o elips urmeaz unui dreptunghi.
innd cont de aceste precizri, la nivel global, schema din figura
7.1. trebuie completat i se ajunge la reprezentarea din figura 7.2.
Lansare
proiect

Proiect

Sistem

Fig. 7.2
n cazul unei detalieri mai avansate, relaia SDL-SDP poate fi
formalizat grafic ca n figura 7.3.
77

Managementul operaional al proiectelor

Lansare
proiect

PROIECT

Definirea
sistemului
Caietul
de sarcini

Realizare
subsistem 1

Realizare
subsistem 2

Realizare
subsistem 3

Subsistem 1

Subsistem 2

Subsistem 3

Integrare sistem

Sistem

Fig. 7.3
n aceast figur, cutia PROIECT este transparent.
Ca urmare, topologia formalizrii afieaz un produs care nu
figureaz n SDP de origine.
Acest produs este caietul de sarcini al sistemului. Acest fenomen de
mbogire a SDP, cu prilejul realizrii corespondenei SDL-SDP, este
frecvent n realitate.
Situaia invers, adic mbogirea SDL, poate, de asemenea, s se
produc. Continund cu o detaliere i mai fin, se poate lua ca element de
intrare caietul de sarcini al sistemului (fig. 7.4 ). La acest nivel de detaliere,
apare un nou element al SDP, i anume, caietul de sarcini al subsistemului
2.
78

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

Caiet de
sarcini
Realizare
subsistem 2

Definire
subsistem 2

Caiet de sarcini
subsistem 2

Realizare
ansamblu 21

Ansamblu 21

Realizare
ansamblu 22

Realizare
ansamblu 23

Ansamblu 22

Ansamblu 23

Integrare subsitem 2

Subsistem 2

Fig. 7.4
Dac acesta se consider ca un nou element de intrare, se ajunge la o
detaliere i mai fin (fig.7.5). Formalizarea grafic este identic pentru
ansamblurile 22 i 23.

79

Managementul operaional al proiectelor

Caiet de sarcini
subsistem 2
Realizare
ansamblu 21

Definire
ansamblu 21

Caiet de sarcini
ansamblu 21

Realizare
ansamblu 21

Componente
ansamblu 21

Integrare subsitem 21

Ansamblu 21

Fig. 7.5
Pentru fiecare dintre cele trei ansambluri, apar dou produse
intermediare: caietul de sarcini i elementele componente. Dup cum se
poate observa, corespondena SDL-SDP conduce la necesitatea editrii unei
noi SDP (fig. 7.6).
O SDP de aceast form este satisfctoare n cea mai mare parte a
cazurilor. Dar, din timp n timp, se impune un plus de rigoare n
reprezentarea formal.

80

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

Caiet sarcini
subsistem 2
Lansare
proiect

Caiet sarcini
ansamblu 21
Ansamblu 21

Caiet sarcini
sistem

Sistem

Componente
ansamblu 21
Caiet sarcini
ansamblu 22

Subsistem 1
Ansamblu 22

Componente
ansamblu 22

Subsistem 2

Caiet sarcini
ansamblu 23

Subsistem 3
Ansamblu 23

Componente
ansamblu 23

Fig. 7.6
n astfel de cazuri, problema cea mai delicat const n realizarea
interfeei ntre prile executate de echipe ce nu pot comunica ntre ele.
Aceast dificultate tehnic, impune o atenie sporit din partea efului de
proiect. El trebuie s se sprijine pe elemente de formalizare de tip SDP, care
s reprezinte diferite niveluri de aprofundare. Elementele de formalizare
respective trebuie s-i permit s fac o distincie clar ntre prile
componente ale sistemului i sistemul n sine.
n general, arborescenele se elaboreaz progresiv, prin agregarea
prilor componente n ntreg. Astfel, n exemplul din figura 7.6,
reprezentarea celor trei ansambluri prin caiete de sarcini i componente nu
este suficient. n realitate, fiecare ansamblu trebuie integrat.
81

Managementul operaional al proiectelor

Aceast integrare rezult din agregarea elementelor componente ce

constituie ansamblul, pe baza unor proceduri specifice. La acest nivel de
rigoare, formalizarea grafic a SDP se prezint ca n fig. 7.7.

Lansare
proiect

Caiet sarcini
subsistem 2

Caiet sarcini
ansamblu 21
Componente
ansamblu 21

Ansamblu 21
Caiet sarcini
sistem

Ansamblu 21
integrat
Caiet sarcini
ansamblu 21

Subsistem 1
Ansamblu 22
Sistem

Componente
ansamblu 22

Subsistem 2
Ansamblu 22
integrat
Subsistem 3

Sistem
integrat

Caiet sarcini
ansamblu 23
Ansamblu 23
Componente
ansamblu 23
Subsistem 2
integrat

Ansamblu 23
integrat

Fig. 7.7
Pornind de la aceast SDP, relaia SDL-SDP se completeaz i
capt forma din figura 7.8.

82

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

Lansare
proiect

PROIECT

Definire
sistem
Caiet de
sarcini

Realizare
subsistem 1

Realizare
subsistem 2

Realizare
subsistem 3

Subsistem 1
integrat

Subsistem 2
integrat

Subsistem 3
integrat

Integrare sistem

Sistem
integrat

Fig. 7.8
n mod asemntor, se produc transformri la nivelul realizrii
subsistemului 2 (fig. 7.9) i a ansamblului 21 (fig. 7.10 ).
Avantajul unei astfel de metode de lucru const n faptul c se pot
realiza diferite niveluri de zoom (transfocri) asupra produsului.

83

Managementul operaional al proiectelor

Caiet sarcini
sistem

Realizare
subsistem 2

Definire
subsistem 2
Caiet sarcini
subsistem 2

Realizare
subsistem 1

Realizare
subsistem 2

Realizare
subsistem 3

Subsistem 1
integrat

Subsistem 2
integrat

Subsistem 3
integrat

Integrare subsistem 2
Subsistem 2
integrat

Fig. 7.9
Caiet de sarcini
subsistem 2

Realizare
ansamblu 21

Definire
ansamblu 21
Caiet de sarcini
ansamblu 21
Realizare
ansamblu 21
Componente
ansamblu 21

Integrare ansamblu 21
Ansamblu 21
integrat

Fig. 7.10
84

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

n figura 7.11 se prezint un astfel de exemplu, referitor la

subsistemul 2.

Caiet sarcini
subsistem 2
Realizare
ansamblu 21

Realizare
ansamblu 22

Realizare
ansamblu 23

Ansamblu 21

Ansamblu 22

Ansamblu 23

Integrare subsistem 2
Subsistem 2
integrat

Fig. 7.11
Realizarea corespondenei SDL-SDP constituie baza elaborrii
reelei logice a proiectului, iar aceasta reprezint legturile de dependen
ntre activiti.
Arborescena SDL induce un mecanism al legturilor de dependen,
aa cum se poate observa n figura 7.12, referitor la realizarea
subsistemului 2.
Realizare
ansamblu 21
Definire
subsistem

Realizare
ansamblu 22

Integrare
subsistem 2

Realizare
ansamblu 22

Fig. 7.12
Bineneles, reeaua logic reflect nivelul de detaliere a lucrrilor n
cadrul SDL. Astfel, reeaua reprezentat n figura 7.12 poate fi detaliat,
corespunztor fiecrui ansamblu, i rezult reprezentarea din figura 7.13.
85

Managementul operaional al proiectelor

Definire
ansamblu 21
Definire
subsistem 2

Definire
ansamblu 22
Definire
ansamblu 23

Execuie
ansamblu 21
Execuie
ansamblu 22
Execuie
ansamblu 23

Integrare
ansamblu 21
Integrare
ansamblu 22

Integrare
subsistem 2

Integrare
ansamblu 23

Fig. 7.13
Reuniunea reelelor corespunztoare fiecruia din cele trei
subsisteme, conduce la obinerea reelei logice a ntregului proiect
(fig.7.14).
Definire
subsistem 1

Definire
ansamblu 11
Definire
ansamblu 12
Definire
ansamblu 13

Definire
sistem
Definire
subsistem 2

Definire
ansamblu 21
Definire
ansamblu 22
Definire
ansamblu 23

Definire
subsistem 3

Definire
ansamblu 31
Definire
ansamblu 32
Definire
ansamblu 33

Execuie
ansamblu 11
Execuie
ansamblu 12
Execuie
ansamblu 13
Execuie
ansamblu 21
Execuie
ansamblu 22
Execuie
ansamblu 23
Execuie
ansamblu 31
Execuie
ansamblu 32
Execuie
ansamblu 33

Fig. 7.14
86

Integrare
ansamblu 11
Integrare
ansamblu 12
Integrare
ansamblu 13
Integrare
ansamblu 21
Integrare
ansamblu 22
Integrare
ansamblu 23
Integrare
ansamblu 31
Integrare
ansamblu 32
Integrare
ansamblu 33

Integrare
subsistem 1

Integrare
sistem
Integrare
subsistem 2

Integrare
subsistem 3

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

La acest nivel, reeaua nu precizeaz nici duratele activitilor, nici

resursele ce intervin n proiect, ci numai legturile de dependen.
Pentru tratarea unei astfel de reele prin tehnicile PERT, sau cele de
ordonanare, este mult mai comod ca activitile s fie codificate i
completate cu duratele i resursele aferente ndeplinirii lor.
7.2. Modaliti de elaborarea a SDO
Din elementele de formalizare ale SDO, trebuie s se poat identifica
cine face i ce anume face. Pentru proiectul analizat n relaia SDL-SDP,
SDO poate fi reprezentat ca n tabelul 7.1.
Tabelul 7.1 SDO Responsabiliti
Moraru
Definirea sistemului
Realizarea subsistemului 1
Definirea subsistemului 2
Definirea ansamblului 21
Execuia ansamblului 21
Integrarea ansamblului 21
Definirea ansamblului 22
Execuia ansamblului 22
Integrarea ansamblului 22
Definirea ansamblului 23
Execuia ansamblului 23
Integrarea ansamblului 23
Integrarea aubsistemului 2
Realizarea aubsistemului 3
Integrarea aistemului

Prvu

Savu

ARC SRL

Aceast form de reprezentare este cea mai simpl. Ea prezint

avantajul c permite s se verifice dac exist acoperire pentru realizarea
fiecrei diviziuni din SDL.
Uneori, n cadrul SDO pot aprea actori care, la o anumit dat, nu
au o identificare concret.
De exemplu, n loc de Moraru poate s apar inginer, identificarea
urmnd s se fac mai trziu. Aceast form de SDO este, de cele mai multe
ori, completat cu sarcina fiecrui participant (vezi tabelul 7.2).
87

Managementul operaional al proiectelor

Tabelul 7.2 SDO Sarcini

Moraru
Definirea sistemului
Realizarea subsistemului 1
Definirea subsistemului 2
Definirea ansamblului 21
Execuia ansamblului 21
Definirea ansamblului 21
Definirea ansamblului 22
Execuia ansamblului 22
Integrarea ansamblului 22
Definirea ansamblului 23
Execuia ansamblului 23
Integrarea ansamblului 23
Integrarea subsistemului 2
Realizarea subsistemului 3
Integrarea sistemului
TOTAL

Pirvu

Savu

ARC SRL

100 zp
100 zp
20 zp

20 zp
10zp

10zp
40 zp
20 zp

10 zp
20 zp
10 zp
5 zp

5 zp
20 zp
10 zp

15 zp

15 zp

10 zp

20 zp
165zp

20 zp
70zp

30 zp
55xp

80 zp
30 zp
330zp

Cu toate acestea, o astfel de formalizare nu este suficient pentru a

pilota fr probleme proiectul. De exemplu, dac asupra unei lucrri intervin
mai muli actori, apare necesitatea de a preciza coordonatorul lucrrii.
Tabelul 7.3 SDO - Roluri
Definirea sistemului
Realizarea subsistemului 1
Definirea subsistemului 2
Definirea ansamblului 21
Execuia ansamblului 21
Integrarea ansamblului 21
Definirea ansamblului 22
Execuia ansamblului 22
Integrarea ansamblului 22
Definirea ansamblului 23
Execuia ansamblului 23
Integrarea ansamblului 23
Integrarea subsistemului 2
Realizarea subsistemului 3
Integrarea sistemului

88

Moraru
R+P
A
R+P

Pirvu

Savu

ARC - SRL

R
P
R+P

P
C

R+P
R+P

R+P

R+P
A
A+P

R+P

C
P

P
R
P

C
C
C
C+P

R+P
R+P
R+P
R+P
P
P

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

Cu alte cuvinte, cine este responsabilul activitii sau al grupului de

activiti? De asemenea, ntr-o formalizare SDO complet trebuie s
figureze i alte roluri posibile: producie, certificarea calitii, aprobarea
lucrrii, etc.
n tabelul 7.3 se prezint SDO cu definirea rolurilor pe care le au
actorii ce intervin n proiect: P - producie; C - certificarea calitii; A aprobarea lucrrii; R responsabilitatea lucrrii.
7.3. Agregarea i dezagregarea planurilor de sarcini
Prin definiie, un proiect are o durat de via limitat. ndat ce
obiectivul a fost atins, organizarea sa se dizolv, iar resursele utilizate sunt
redate bazei de origine.
Cu toate acestea, se ntmpl, destul de des, ca o echip sau un
departament s lucreze continuu, pe o perioada ndelungat, la mai multe
proiecte. ndat ce un proiect se termin, altul ncepe.
ntreprindere

Departament 1

Departament 2

Persoana
111

Echipa 22

Echipa 21

Echipa 11

Persoana
211

Persoana
212

Persoana
221

Fig. 7.15

89

Managementul operaional al proiectelor

Un exemplu n acest sens l constituie atelierele de proiectare. n

cadrul acestora, se pune problema programrii multi-proiect, ntruct, de
cele mai multe ori, exist proiecte ce se deruleaz n paralel i care solicit
aceleai resurse.
Ca urmare, se pune problema gestionrii acestor resurse. Aceasta
explic importana major pe care o are SDR n cadrul programrii i
conducerii proiectelor. Se va considera exemplul din figura 7.15.
Trebuie reinut faptul c obiectul SDR nu este acela de a reprezenta
o ierarhie a resurselor, ci a unor planuri de sarcini ce revin acestor resurse.
n cazul exemplului din figura 7.15, pornind de la planurile de
sarcini ale persoanelor, se elaboreaz planurile de sarcini ale echipelor, apoi
cele departamentale. Soft-urile foarte complexe pot asigura integrarea
planurilor de sarcini la nivel de ntreprindere i chiar mai mult, la nivelul
unui grup de ntreprinderi ce colaboreaz la ndeplinirea aceluiai proiect.
Trebuie precizat faptul c agregarea i dezagregarea pe vertical a
planurilor de sarcini nu se face fr dificultate. Fie ca exemplu, resursele
211 i 212 care particip n regim jumtate de norm la realizarea unui
proiect (figura 7.16) n perioada t0 + 20 pn la t0 + 50.
100%

R211

50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

100%

R212

50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

Fig. 7.16
Planul de sarcini al echipei este prezentat n figura 7.17.
100%

R21

50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

Fig. 6.17

90

50

55

60

65

70

75

80

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

S presupunem c echipa este ncrcat cu o sarcin suplimentar, n

regim de norm ntreag, n perioada t0 pn la t0 + 50 (fig. 7.18).
200%
150%

R21

100%
50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

Fig. 7.18
Se pune ntrebarea, n mod firesc, cum va influena aceast sarcin
suplimentar planurile de sarcini ale diferitelor resurse ? Dac sarcina
suplimentar poate fi repartizat celor dou persoane care formeaz echipa,
problema are o rezolvare simpl (fig. 7.19).
100%

R211

50%
5

t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

100%

R212

50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

Fig. 7.19
n schimb, dac sarcina suplimentar se repartizeaz unei singure
persoane din echip, aceasta va fi suprancarcat n perioada t0 + 20 pn la
t0 + 50 (fig.7.20).
200%
150%

R211

100%
50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

Fig. 7.20
91

Managementul operaional al proiectelor

n aceste condiii, se impune nivelarea planului de sarcini (fig. 7.21).

100%
50%

R211
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

Fig. 7.21
Revenind la nivel de echip, planul de sarcini al acesteia se prezint
ca n fig.7.22.
Aparent, planul de sarcini global al echipei ar da posibilitatea
absorbirii suprasarcinii suplimentare. Dar, o analiz prin sarcini detaliat
arat c aceast absorbie nu este posibil.
ntr-adevr, lisajul suprasarcinii din intervalul t0 + 20 pnla t0 + 50
nu poate fi efectuat. Nici aplicarea diferitelor scenarii de nivelare nu
conduce la eliminarea suprancrcrii.
150%
100%

R211

50%
t0

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

Fig. 7.22
Totui, se poate observa c dac din planul de sarcini al echipei, aa
cum apare n figura 7.22, se extrage sarcina ce revine unei persoane (de
exemplu, persoana 212) problema este rezolvat. Dar, n acest caz,
concluzia ce se impune de la sine este aceea c sarcina suplimentar nu a
afectat ntreaga echip, ci numai o persoan.
Acest exemplu simplu arat c repartizarea sarcinilor pe diferite
resurse nu este att de simpl cum pare la prima vedere.
7.4 Structura de Dezagregare a Costurilor (SDC)
SDC decurge din SDL prin exprimarea costului fiecrei lucrri.
Aceste costuri pot fi exprimate n uniti monetare, dar i n uniti de
sarcin, dac se cunoate costul asociat acestora. Se poate prezenta, ca
92

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

exemplu, o organigram SDC care decurge din SDL, elaborat pentru

proiectul deja studiat (fig. 7.23).

Fig.7.23
Costurile sunt exprimate prin sarcini, respectiv zile - persoan,
subnelegnd faptul c se cunoate costul unitii de sarcin.
O astfel de reprezentare a SDC constituie un mijloc foarte simplu de
urmrire a proiectului. Pe msur ce lucrrile sunt executate, dreptunghiurile
n care sunt menionate aceste lucrri vor fi barate cu o diagonal. n felul
acesta, se asigur o vizibilitate foarte clar asupra avansrii n realizarea
proiectului.

93

Managementul operaional al proiectelor

Acest mijloc de urmrire a derulrii proiectului este foarte simplu i, n

acelai timp, ieftin, dar prezint i anumite limite, dintre care putem
meniona :

se pot contabiliza numai lucrrile terminate, cele n curs de

execuie nefiind luate n considerare ; acest lucru poate fi totui posibil, dar,
n acest caz, sistemul de urmrire devine foarte complicat;
costurile sau sarcinile luate n considerare corespund unor estimri
iniiale; n realitate, valorile pot fi altele dect cele estimate iniial.
acest mijloc de urmrire nu furnizeaz nici un fel de informaii
asupra datei cnd proiectul va fi ncheiat.
Acest mijloc de urmrire foarte simplu, cu toate neajunsurile
menionate, este extrem de util n practic. El reprezint, din punct de
vedere formal, o agend n care se noteaz problemele de rezolvat n cursul
zilei. Pe msur ce problemele sunt rezolvate, ele sunt barate, pentru nu a
mai fi luate n considerare.
7.5 Verificarea cunotinelor
1) Care este relaia de baz n cadrul unei ierarhii SDL-SDP?
2) Cum se reprezint la nivel global corespondena SDL-SDP?
3) Cum se reprezint, n cazul unei detalieri avansate, relaia SDLSDP?
4) Ce elemente afieaz topologia formalizrii n cazul n care
elementul de intrare SDP este caietul de sarcini al proiectului? Dar dac
elementul de intrare SDP este caietul de sarcini al unui subsistem?
5) S se reprezinte SDP detaliat pn la nivelul ansamblurilor
componente. Pornind de la aceast SDP, cum se poate completa din punct
de vedere topologic, relaia SDL-SDP?
6) Pornind de la reprezentarea SDP, cerut la punctul anterior, s se
reprezinte corespondena SDL-SDP, lund ca element de intrare caietul de
sarcini al produsului. Dac n noua reprezentare se face detalierea pn la
nivelul caietului de sarcini al unui ansamblu cum se poate reprezenta
corespondena SDL-SDP? Ce avantaj major prezint aceast metod de
mbogire continua a relaiei SDL-SDP, prin detalieri succesive?
7) S se prezinte modalitatea n care, pornind de la relaia SDL-SDP,
se elaboreaz reeaua logic a proiectului.
94

7. Dezvoltarea elementelor de formalizare

8) S se arate cum se poate elabora o SDO la nivelul

responsabilitilor din proiect.
9) S se arate cum se poate elabora o SDO la nivelul sarcinilor din
proiect.
10) S se prezinte modul de reprezentare a rolurilor jucate de diferiii
actori n cadrul SDO.
11) S se prezinte un exemplu de agregare i dezagregare a planurilor
de sarcini (altul dect cel din lucrare).
12) Cum se obine, n modul cel mai simplu, SDC?
13) S se prezinte un exemplu de reprezentare a SDC n care unitile
monetare sunt nlocuite cu unitile de sarcin. Ce avantaje i ce dezavantaje
prezint o astfel de organigram a SDC?

95