Realizarea diagramei Gantt n Microsoft Project 2007

Daniela Popescul, 2012

Cea mai comun modalitate de a realiza planificarea calendaristic a activitilor proiectului este
diagrama bar sau Gantt (dup numele inventatorului su, Henry Gantt) care, n principiu,
reprezint fiecare activitate a proiectului sub forma unei bare direct proporionale cu durata ei.
Diagramele de acest tip pot fi realizate, in extremis, i cu aplicaii nespecializate cum ar fi
Microsoft Word, Microsoft Excel sau programe de grafic, dar este recomandat folosirea unui
produs dedicat, care ofer clare funcionaliti superioare, cum ar fi ilustrarea foarte facil a
dependenelor dintre activiti sau portarea dintr-un singur click a diagramei ntr-o alt
perioad de timp.
Vom ilustra modul de realizare a diagramei Gantt n Microsoft Project 2007 pornind de la
exemplul jalonului Funcionari publici instruii, la a crui realizare concur activitile din
tabelul de mai jos. Unele dintre activiti sunt detaliate n subactiviti. ntre activiti i
subactiviti exist relaii de dependen prezentate n ultima coloan a tabelului.
Tabelul nr. 1Activitile i subactivitile care conduc la realizarea jalonului Funcionari publici instruii

Cod
activitate
/subactivitate
A11
SA111
SA112
SA113
SA114
A12
A13

A14

Denumire activitate
Organizarea de cursuri de instruire
Stabilirea locului de desfurare a cursurilor
Selectarea participanilor la cursuri
Elaborarea programei cursurilor
Selectarea instructorilor
Desfurarea propriu-zis a cursurilor
Evaluare

nmnare diplome

Durat (zile)
Suma duratei
subactivitilor
5
5
5
5
35
n fiecare zi de
vineri a fiecrei
sptmni de
curs
1

Activiti/subactiviti precendente

SA112
SA113
SA111-4
depinde de nceputul
A12, ca i de finalul
fiecrei activiti de
evaluare anterioare
depinde de finalul
A12, ca i de finalul
fiecrei activiti de
evaluare

Paii pentru realizarea diagramei Gantt sunt prezentai n cele ce urmeaz.

1. Lansarea aplicaiei se face cu succesiunea de opiuni Start All Programs Microsoft
Office Microsoft Project 2007. Fereastra care se deschide este cea n care vom lucra pentru
realizarea diagramei Gantt i are aspectul din figura urmtoare. Se recomand, nc de pe acum,
salvarea i denumirea proiectului.

Figura nr. 1 Fereastra aplicaiei Microsoft Project 2007

Figura nr. 2 Stabilirea datei de start a proiectului

2. Stabilirea datei de start a proiectului. Aceasta trebui s fie o dat din viitor (data la care se
presupune c va fi lansat proiectul), i nu data curent, propus implicit de ctre aplicaie.
Succesiunea de opiuni necesar este Project Project Information Start Date, urmat de
selectarea datei (n cazul nostru, 3 septembrie 2012).
3. Introducerea jalonului Funcionari publici instruii. Particularitatea introducerii jaloanelor
este dat de faptul c ele sunt privite ca i activiti fr durat. n cmpul Task Name, pe prima
linie liber din partea stng a ferestrei Microsoft Project, se tasteaz numele jalonului. n
cmpul Duration se introduce valoarea 0, apoi se confirm prin apsarea tastei ENTER.
Rezultatul va fi desenarea simbolului aferent jalonului () la data de nceput stabilit pentru
proiect.

Figura nr. 3 Introducerea jalonului Funcionari publici instruii

4. Introducerea activitilor i a subactivitilor proiectului. Pentru nceput, imediat dup jalon, n

cmpul Task Name, se va tasta numele primei activiti a proiectului (Organizarea de cursuri de
instruire). Deoarece este o activitate care are subactiviti, nu se va introduce nimic n cmpul
Duration durata, n acest caz, se obine prin nsumarea duratei subactivitilor. Introducerea
primei subactiviti implic tastarea numelui su (Stabilirea locului de desfurare a
cursurilor), a duratei (5 zile), urmat de revenirea pe csua cu numele subactivitii (fr a intra
n modul de editare) i apsarea sgeii Indent de pe bara de instrumente de formatare (

).

Activitate

Sgeata verde
dreapta

Subactivitate

Reprezentarea grafic
a activitii i
subactivitii

Figura nr. 4 Introducerea activitilor i subactivitilor

Este foarte important ca, dup finalizarea introducerii subactivitilor, s se revin la nivelul
iniial de indentare cu ajutorul butonului Outdent (

) de pe bara de instrumente de formatare.

Subactivitatea 6 poate
ncepe abia cnd este
finalizat subactivitatea 5
Activitatea 7 poate ncepe abia cnd sunt finalizate
subactivitile 3, 4 i 6. ntre subactivitatea 4 i
activitatea 7 este un decalaj (un timp de ateptare) de 5
zile.

Subactivitatea 4
poate ncepe abia
cnd este finalizat
subactivitatea 3

Figura nr. 5 Dependene ntre activiti i subactiviti

5. Crearea legturilor (dependenelor) ntre activiti. Activitatea sau subactivitatea predecesoare

a activitii sau subactivitii curente va fi introdus n coloana Predecessors, identificat prin
numrul pe care i l-a alocat aplicaia (vizibil pe coloana ID Number). Tipul dependenei se
specific prin una din abrevierile SS (start la start), FF (final la final), FS (final la start) sau SF

(start la final). Dac n coloana Predecessors se introduce numai numrul identificator, aplicaia
va crea implicit o dependen de tip final-la-start (activitatea curent nu va ncepe pn ce nu se
finalizeaz activitatea anterioar).
6. Adugarea unei activiti repetitive (Evaluarea participanilor). Pentru introducerea unei
activiti repetitive, este necesar poziionarea ntr-o csu necompletat a cmpului Task Name
i apelarea opiunii Recurring Task din meniul Insert. n fereastra care se deschide, se
completeaz urmtoarele zone:
- Task Name: numele activitii (Evaluarea participanilor);
- Duration: durata activitii (1 zi);
- Recurrence pattern: Weekly (sptmnal), n ziua de vineri (Friday);
- Range of Recurrence: n aceast zon, n caseta cu lista ascuns Start, trebuie precizat data de
nceput a activitii. Dac nu se selecteaz nici o valoare, data de nceput va fi considerat
aceeai cu cea de nceput a proiectului. n exemplul nostru, data de start a activitilor de
evaluare este aceeai cu data de nceput a activitii de desfurare a cursurilor (24 septembrie
2012). Deoarece numrul de activiti de evaluare este 7, vom introduce aceast valoare n zona
End after x occurences.

Figura nr. 6 Fereastra de introducere a unei activiti repetitive

Rezultatul

acestor

operaiuni

este

apariia

unei

activiti

noi,

cu

aspectul

(observai sgeile care simbolizeaz repetiia). Dac

apsm semnul plus (+) din faa numelui activitii, obinem rezultatul din figura urmtoare.

Figura nr. 7 Activitatea repetitiv Evaluarea participanilor

n figura de mai jos am introdus i dependenele dintre activiti, ca i ultima activitate,

nmnarea diplomelor.

Figura nr. 8 Activitatea repetitiv Evaluarea participanilor; dependene de tip start-la-start

7. Stabilirea ultimei activiti introduse ca i predecesor pentru jalonul Funcionari publici

instruii. La acest moment din realizarea diagramei, jalonul Funcionari publici instruii a
rmas suspendat la data de nceput a proiectului, lucru evident incorect, deoarece jalonul, prin
definiie, este un rezultat al tuturor activitilor care concur la realizarea lui. Pentru a remedia
aceast situaie, este suficient s precizm ca i predecesor al jalonului activitatea cu numrul 16,
cea de nmnare a diplomelor, prin introducerea acestui numr n coloana Predecessors, n
dreptul jalonului.

Figura nr. 9 Finalizarea jalonului

8. Imprimarea diagramei. nainte de trimiterea diagramei la imprimat, este necesar modificarea

unor setri la nivel de pagin, evideniate de noi n fereastra Page Setup. Pentru ca imaginea
obinut s fie optim, vom selecta opiunea Fit to 1 pages wide by 1 tall din seciunea Scaling.
Pentru diagrame mari, putem alege A3 ca dimensiune de pagin adecvat.

Figura nr. 10 Fereastra Page Setup

Aspectul diagramei este cel din Figura nr. 11.

n cazul n care, n urma setrilor premergtoare imprimrii, diagrama nu se potrivete n pagin,
putem interveni prin reducerea scalei temporale la care este ea prezentat. Dac analizm
calendarul implicit, observm c el prezint zilele grupate pe sptmni. Pentru a reduce
lungimea diagramei, putem opta pentru afiarea pe sptmni grupate n luni sau luni grupate n
trimestre sau chiar ani, prin selctarea opiunilor Format Timescale... i selectarea unitii mai
mari de timp n cadrul de pagin Middle Tier, Units, iar a celei mai mici n cadrul de pagin
Bottom Tier, tot n zona Units.

Figura nr. 11 Aspectul final al diagramei Gantt

Figura nr. 12 Fereastra Timescale, cadrele de pagin Middle Tier i Bottom Tier

Aspectul diagramei pentru situaia n care s-a ales afiarea pe luni (Middle Tier) i sptmni (Bottom
Tier) este prezentat n figura urmtoare.

Figura nr. 13 Diagrama pe luni i sptmni

Vizualiznd n moduri diferite programarea activitilor pe care am fcut-o urmnd paii de mai sus,
putem obine:
- calendarul fiecrei luni a proiectului (View Calendar):

Figura nr. 14 Calendarul lunii septembrie din proiectul exemplu

- diagrama reea a activitilor proiectului (View Calendar):

Figura nr. 15 O secven din diagrama reea

Revenirea la forma iniial de afiare se face cu opiunile View Gantt Chart.