2.

Reprezentarea formal a proiectelor

2. REPREZENTAREA FORMAL A PROIECTELOR 2.1 Definire i elemente de formalizare Cuvntul proiect are mai multe sensuri n limba romn: desen sau schi a unui produs de exemplu, desenul de ansamblu al unui motor; dorina sau intenia de a realiza o schimbare n viaa de zi cu zi de exemplu, dorina de a face o excursie peste hotare sau intenia de a schimba locuina; ansamblu de etape i aciuni ordonate destinate atingerii unui obiectiv de exemplu realizarea unui automobil. n expunerea din aceast lucrare se are n vedere al treilea sens al noiunii de proiect. Astfel, un proiect este un ansamblu de aciuni sau lucrri destinate realizrii unui obiectiv unic i msurabil. Un obiectiv este unic dac, odat atins, este definitiv. De exemplu, deplasarea zilnic a copiilor de cre sau grdini cu un autobuz nu este un proiect. Faptul c aceast activitate s-a derulat ntr-o zi nu constituie un obiectiv unic, pentru c n zilele urmtoare ea se va repeta. n schimb, punerea la punct a transportului cu autobuzul constituie un proiect. Odat realizat acest obiectiv, proiectul este ncheiat. Un obiectiv este msurabil dac se poate evalua, n orice moment, gradul n care a fost atins. De exemplu mbuntirea imaginii de marca a unei firme nu este un proiect. n schimb, mbuntirea imaginii de marc pn la nivelul la care 20% din populaie va cunoate obiectul de activitate al firmei constituie un proiect. Exist numeroase aciuni i lucrri care se deruleaz, fr ca un obiectiv unic i msurabil s poat fi definit. n astfel de cazuri nu este vorba despre un proiect. De exemplu, a satisface clienii nu corespunde unui obiectiv unic i msurabil. Cu toate acestea, satisfacerea clienilor este necesar. A cunoate, fr echivoc, care aciuni sau lucrri constituie un proiect i care nu reprezint premise de baz n elaborarea politicilor i strategiilor din managementul proiectelor. Aceste politici i strategii sunt nglobate n modele de management al proiectelor. n general aceste modele se bazeaz pe urmtoarele elemente: - identificarea activitilor din proiect; - analiza derulrii logice a acestor activiti;
15

Managementul operaional al proiectelor

- identificarea i alocarea de resurse pentru proiect; - cuantificarea activitilor prin durate i sarcini ale resurselor. Aceste elemente reies din analiza proiectului care se situeaz, n timp, naintea managementului propriu zis. Procesul de analiz depinde de tipul proiectului, deoarece metodele existente sunt adaptate diferitelor categorii de proiecte. Analiza unui proiect necesit formalizarea problemelor ce trebuie rezolvate. Principalele elemente de formalizare utilizate n analiza proiectelor pot fi reprezentate schematizat ca n fig.2.1.

1. Ce ? ( S.D.P ) 2. Cum ? ( S.D.L ) 3. Cine ? ( S.D.O ) 4. Reea 5. Scenariu

Fig. 2.1 Aceste elemente au urmtoarele semnificaii: Ce se refer la obiectul proiectului, adic la produs. Cum se refer la modul n care se ajunge la produs, adic la lucrrile din care este constituit proiectul. Cine reflect rolurile jucate n cadrul proiectului. Reeaua este o reprezentare simbolic ce permite cuantificarea activitilor i a dependenelor dintre acestea. Scenariul este rezultatul tratrii reelei prin tehnici de management al proiectelor. Orice scenariu se concretizeaz sub forma unui program de lucru pentru realizarea proiectului.

16

2. Reprezentarea formal a proiectelor

2.2 Structura de dezagregare a produsului (SDP) Produsul oricrui proiect poate fi considerat ca o structur de sistem. De aceea se poate imagina dezagregarea produsului n structuri de ordin inferior, numite subsisteme. La rndul lor subsistemele pot fi dezagregate n ansambluri, iar acestea din urm n subansambluri. Aceast activitate logic de dezagregare poate fi efectuat pn la nivelul entitilor individuale din sistem numite, convenional, piese. n felul acesta, se realizeaz ceea ce se denumete, convenional, structura de dezagregare a produsului SDP, care se poate reprezenta sub forma unei arborescene (fig.2.2) i este interpretat n modul urmtor: cobornd, semnific este compus din, urcnd, semnific face parte din. SDP poate fi realizat la diferite niveluri, n funcie de cerinele concrete ale proiectului . De cele mai multe ori, SDP este condus pn la nivelul elementar, adic pn la obinerea pieselor componente ale sistemului.
SISTEM

Subsistem 1

Subsistem 2

Subsistem 3

Ansamblu 1

Ansamblu 2

Ansamblu 3

Fig.2.2 2.3 Structura de dezagregare a lucrrilor ( SDL) O problem major n managementul proiectelor este aceea de a identifica cu precizie tot ceea ce trebuie realizat pentru atingerea obiectivului propus. Cu alte cuvinte, identificarea tuturor lucrrilor ce conduc la realizarea proiectului. Structura de dezagregare a lucrrilor - SDL este o reprezentare structural a tuturor activitilor din proiect. Reprezentarea poate fi realizat sub form de arborescen (fig. 2.3).
17

Managementul operaional al proiectelor

Ca i arborescena anterioar, acesta se citete n felul urmtor: cobornd, semnific este compus din ; urcnd, semnific face parte din. Se poate observa c ntre SDP i SDL exist o legtur indisolubil.

Definirea subsistemului 2 Realizarea ansamblului 21

Definirea ansamblului 21 Execuia ansamblului 21 Integrarea ansamblului 21 Definirea ansamblului 22

Definirea sistemului Realizarea subsistemului 1

PROIECT

Realizarea subsistemului 2

Realizarea ansamblului 22

Execuia ansamblului 22 Integrarea ansamblului 22 Definirea ansamblului 23

Realizarea subsistemului 3

Integrarea sistemului

Realizarea ansamblului 23 Integrarea subsistemului 2

Execuia ansamblului 23 Integrarea ansamblului 23

Fig.2.3 Utilizarea codurilor SDL permite structurarea proiectului la diferite niveluri. Rezultatul acestei aciuni este un ansamblu de planuri a cror schem general este redat n fig.2.4

18

2. Reprezentarea formal a proiectelor

Definire sistem Realizare subsistem 1 Realizare subsistem 2 Realizare subsistem 3 Integrare sistem

Fig. 2.4 Ca exemplu intermediar, de detaliu, n fig.2.5 se prezint planul de realizare al subsistemului 2.
Realizarea Subsistemului 2 Definere Subsistem 2

Realizare Ansamblu 21 Realizare Ansamblu 22 Realizare Ansamblu 23

Integrare Subsistem 2

Fig.2.5 Un detaliu i mai fin, care se refer la planul de realizare a ansamblului 21, este redat n fig.2.6.

19

Managementul operaional al proiectelor

Realizarea Ansamblului 21 Definere Ansamblu 21 Execuie Ansamblu 21 Integrare Ansamblu 21

Fig.2.6 O problem major n managementul proiectelor este aceea de a identifica cu precizie tot ceea ce trebuie realizat pentru atingerea obiectivului. Una dintre cauzele principale ale intrrii unor proiecte n deriv const n faptul c anumite lucrri nu au fost identificate i, ca urmare, nu au fost planificate. Experiena arat c, de foarte multe ori, o parte nsemnat a sarcinii de lucru din cadrul unui proiect (care poate ajunge pn la 30% ) n-a fost identificat la momentul oportun . Aceast lips de vizibilitate conduce la ntrzieri n realizarea proiectului, care adesea nu mai pot fi recuperate. De obicei, nu activitile legate direct de realizarea produsului final pun probleme majore, ci activitile auxiliare care, de foarte multe ori, sunt identificate necorespunztor sau sunt chiar omise. Pornind de la aceste constatri, n practic se impune elaborarea unei liste exhaustive a tuturor activitilor din proiect, aceasta numindu-se SDL TIP . 2.4 Structura de dezagregare a organizrii (SDO) SDO se ocup cu prezentarea tuturor resurselor umane ce particip la realizarea proiectului i stabilete responsabilitile fiecreia cu descrierea amnunit a ceea ce trebuie s se fac cu scopuri bine definite ( fig.2.7 ). Cu alte cuvinte, n cadrul SDO se precizeaz cine face i ce anume face, cine este responsabil pentru ce anume i al cui.
20

2. Reprezentarea formal a proiectelor

Altfel spus, n cadrul SDO accentul se pune pe identificarea responsabilitilor ce decurg din SDL . Responsabilul unei lucrri este persoana (sau grupul de persoane) care declar lucrarea terminat la momentul stabilit prin program.
Cine este responsabil i pentru ce? Cine face i ce face? Cine este responsabil i al cui?

Fig.2.7 Un mod de reprezentare a responsabilitilor n cadrul unui proiect const n precizarea numelor celor responsabili pe fiecare diviziune SDL. O structur SDL, completat n acest mod, este denumit organigram tehnica ( OT ) . Trebuie totui precizat c, n funcie de context, denumirea de OT poate avea sensuri diferite: uneori se refer numai la SDL; alteori se refer la SDL, completat cu precizarea responsabilitilor; n unele cazuri OT are un coninut informaional mult mai bogat, fiind o list de lucrri, responsabiliti i mijloace. Identificarea a cine este responsabil i al cui conduce la stabilirea unei ierarhii a sarcinilor. Structura legturilor ierarhice este denumit structura de dezagregare a resurselor (SDR). n managementul proiectelor, identificarea a cine face i ce face i a cine este responsabil i de ce se dovedete a fi, de foarte multe ori, insuficient. Exist i alte sarcini implicate de realizarea unui proiect, ca de exemplu, cine aprob sau cine accept rezultatul unei lucrri. Asemenea roluri trebuie, i ele, luate n considerare i tratate n mod corespunztor. 2.5 Reele logice i scenarii Reeaua logic este reprezentarea grafic a unor elemente specifice managementului proiectelor, cum sunt: activiti, durate, resurse etc. Reelele logice pot fi reprezentate n diferite forme.
21

Managementul operaional al proiectelor

n cadrul lucrrii de fa se utilizeaz reele n care activitile sunt reprezentate prin segmente orizontale ngroate, iar legturile dintre activiti prin sgei (fig.2.8). Activitile notate cu A, B, C,....F, corespund listei SDL TIP. Durata fiecrei activiti este precizat, alturat, n zile lucrtoare. Reprezentarea proiectelor cu ajutorul reelelor logice asigur faciliti multiple n abordarea problemelor de rezolvat cu ajutorul calculatorului.
C 20z A 5z D 10z B 10z E 25z F 15z G 5z

Fig. 2.8 Pe lng aceste faciliti, reelele logice prezint i avantajul c pot fi uor tratate cu tehnici manageriale de programare i conducere, obinnduse, n felul acesta, diferite scenarii de realizare a proiectului. Practica demonstreaz c, n multe cazuri, scenariul elaborat iniial nu este ntotdeauna convenabil, datorit unor cauze ce sunt depistate dup elaborarea scenariului (depirea bugetului alocat pentru proiect, repartizarea necorespunztoare a resurselor, depirea unor termene intermediare etc.) Etapele ce duc la realizarea scenariului sunt prezentate n fig.2.9. Schimbarea unui scenariu poate solicita diferite niveluri de responsabilitate, n funcie de etapa n care se face intervenia. De exemplu, introducerea unei date impuse, legate de prioritatea unei anumite activiti, nu implic responsabiliti prea mari, n schimb modificarea calendarului unei resurse presupune intervenia efului de proiect.
22

2. Reprezentarea formal a proiectelor

SDP SDL SDO REEA SCENARIU SCENARIU ACCEPTABIL REALIZARE PRODUS SCENARIU INACCEPTABIL

Fig. 2.9 Ct despre redefinirea produsului, o asemenea decizie poate pune n pericol chiar existena proiectului. De aceea, o asemenea decizie presupune un nivel de responsabilitate mult mai nalt. 2.6. Verificarea cunotinelor 1) 2) 3) 4) Care este definiia cea mai general a unui proiect? Ce nseamn obiectiv msurabil? Ce nseamn obiectiv unic? Care dintre urmtoarele exprimri reprezint un proiect? meninerea n stare operaional a unui aeroport; efectuarea reviziei anuale a tuturor autovehiculelor ce aparin firmei; cucerirea a 10% din piaa de desfacere a televizoarelor, n decursul unui an; efectuarea ntreinerii curente a utilajelor dintr-o secie;
23

Managementul operaional al proiectelor

efectuarea reparaiilor planificare a utilajelor dintr-o secie; nlocuirea actualului sistem informaional cu un altul mai performant, n decursul anului urmtor. 5) Care sunt principalele elemente de formalizare n managementul proiectelor? 6) Cum se reprezint, n mod obinuit, structura de dezagregare a produsului (SDP) ? 7) Ce moduri de reprezentare se utilizeaz, n mod obinuit, pentru structura de dezagregare a lucrrilor (SDL)? 8) Cu ce se ocup structura de descompunere a organizrii (SDO)? 9) Ce reprezint structura de dezagregare a resurselor (SDR)? 10) Ce semnificaie are SDL-tip? 11) Ce reprezint o organigram tehnic (OT)? 12) Ce este reeaua logic a unui proiect?

24