Managementul unui proiect.

Metodologii
de management de proiect
(Prince 2, TenStep, Six Sigma). Prezentare
comparativ.

Disciplina: Managementul poiectelor

Managementul unui proiect

Managementul

proiectelor se refera la:

definirea
planificarea,
implementarea
monitorizarea, controlul
finalizarea unui proiect.

Inca dinainte de a incepe, trebuie admis ca toate

proiectele necesita un anumit nivel de
management de proiect.

Un proiect n care lucreaza

2 oameni

timp de 200 de ore

- ar putea fi condus mental

Un proiect n care lucreaz
10 oameni

timp de 5000 ore

- nu poate fi condus in aceeasi maniera

Cu cat proiectul este de o mai mare anvergura si mai

complex, cu atat creste nevoia de a dispune de un
proces formalizat, standardizat si structurat.

Probleme cu care ne confruntm n

realizarea unui proiect:

Proiecte finalizate cu intarziere, cu depasirea bugetului sau fara sa

indeplineasca cerintele functionale ale clientului
Procesele si tehnicile utilizate de managerii de proiect sunt slab
standardizate si folosite inconsecvent
Managementul de proiect este reactiv si nu este privit drept un
aport valoric
Timpul necesar managementului proactiv al proiectelor nu este
consolidat / inclus in programul de activitati, fiind considerat o
cheltuiala generala' / balast'.
Proiectele sunt de succes' in pofida lipsei unei planificari si a
managementului de proiect, prin stres accentuat si ore
suplimentare lucrate, pe toata durata ciclului de viata al proiectului.

Aceste neajunsuri pot fi eliminate/evitate prin:

Abordarea unei bune
management al proiectelor.

discipline

de

Aplicarea unei metodologii de management

de proiect.

Managementul de proiect este:

tiin
Art
Tehnic

Demersul prin care resursele umane, materiale si

financiare sunt organizate ntr-un mod specific pentru
realizarea unor lucrri dintr-un domeniu de activitate,
cu specificaii date, cu restricii de cost i timp,
urmnd un ciclu de viata standard pentru a realiza
schimbri benefice definite prin obiective cantitative

Metodologii de management de
proiect

Prince 2,
TenStep,
Six Sigma

O definitie plastica a unei metodologii

de management al proiectelor:
Metodologia managementului de proiect
este precum Codul Rutier.
Toata lumea ar putea circula fara el, dar ar fi
o aventura sa ajungi de la punctul de plecare
la cel de destinatie.

O metodologie de management al
proiectelor furnizeaza cadrul de lucru,
procesele,
recomandarile
si
tehnicile
necesare pentru a conduce oamenii si a
gestiona volumul de munca al activitatilor.

O metodologie buna creste sansele de

succes si in consecinta furnizeaza valoarea
organizatiei, proiectului si managerului de
proiect.

Componentele unei metodologii standardizate

de management de proiect sunt:

Business Case - reprezinta justificarea proiectului;

Organizare - rolurile din cadrul echipei de proiect, modalitati de comunicare si de raportare;

Planuri - descriu livrabilele care trebuie obtinute, activitatile necesare pentru a crea aceste
livrabile, precum si activitatile necesare pentru a valida calitatea livrabilelor; identifica
resursele si timpul necesar pentru toate aceste activitati (inclusiv controlul de calitate), precum
si caracteristicile acestor resurse; identifica dependentele intre activitati, precum si
dependentele externe; stabilesc punctele de monitorizare si de control al progresului,
momentele de inceput si de sfarsit ale tuturor activitatilor;

Mijloace de control - definirea tolerantelor (timp, cost); descrierea proceselor; autorizarea

pachetelor de lucru; controlul de calitate; managementul problemelor proiectului; controlul
schimbarii; intretinerea registrului de riscuri; planificarea si replanificarea activitatilor;
evaluarea la sfarsit de etapa etc.

Managementul riscului - identificarea si definirea riscurilor, evaluarea probabilitatii de aparitie

si a impactului probabil;

Managementul calitatii - identificarea caracteristicilor produselor sau serviciilor si a actiunilor

ce trebuie intreprinse pentru ca acestea sa satisfaca nevoile clientului si standardele de
calitate;

Managementul configuratiei proiectului - asigura urmarirea si mentinerea controlului

livrabilelor proiectului; ofera un sistem pentru inregistrarea, urmarirea si gestionarea
problemelor;

Managementul schimbarii - evaluarea impactului pe care o schimbare potentiala il poate

produce, importanta, costul si decizia de implementare a schimbarii.

Avantajele utilizrii unei metodologii de

management al proiectelor:

este construita pe baza experientelor anterioare din proiecte;

ajuta la evitarea repetarii greselilor trecutului;

imbunatateste performanta, productivitatea si calitatea serviciilor

de management de proiect;

creste increderea clientului in finalizarea cu succes a proiectului;

poate fi folosita ca avantaj competitiv, in scopul diferentierii de

concurenta;

ajuta la standardizarea abordarii proiectelor si este catalizatorul

acumularii de experienta in cadrul organizatiei.

Optiuni in obinerea unei metodologii

de management al proiectelor

O dezvolti singur.
Poti construi o metodologie personalizata care sa reflecte
perfect filosofia si bunele practici din organizatia ta. Multe
companii continua si astazi sa procedeze astfel.

O cumperi.
Multe companii aleg fie sa cumpere, fie sa licentieze o
metodologie existenta. Aceste metodologii la cheie contin
de obicei tot ce ii este necesar organizatiei tale pentru a
avea ucces.

Metodologii de management de proiect

TenStep Project Management Process
PRINCE2
Six Sigma
The PMI Project Management Body of
Knowledge (PMBOK )
Success Driven Project Management
altele

TenStep
Project Management Process

TenStep Project Management Process

este

o metodologie pentru managementul

activitatii sub forma de proiecte.

caracteristica
a
TenStep
Project
Management Process este impartirea acestuia
in zece pasi primii doi pentru definire si
planificare,
iar
urmatorii
opt
pentru
managementul si controlul muncii.

Cei 10 pai:

1.0 Definirea Muncii. Managerul de proiect investeste timp in definirea muncii pentru a se
asigura ca echipa de proiect si clientul au o intelegere comuna asupra livrabilelor proiectului,
beneficiilor si scopurilor.
2.0 Construirea Planului de Lucru. Planul de lucru este vital pentru a fi siguri ca echipa stie
ce are de facut.
3.0 Managementul Planului de Lucru. Planul de lucru trebuie actualizat in permanenta si
trebuie sa reflecte in orice moment munca ramasa.
4.0 Managementul Situatiilor Dificile. Multe din problemele care apar se rezolva rapid. Cu
toate acestea, o situatie dificila apare atunci cind o problema obstructioneaza evolutia
proiectului si nu poate fi rezolvata de catre managerul de proiect si de echipa proiectului fara
ajutor extern.
5.0 Managementul Continutului. Continutul este modul prin care descriem frontierele
proiectului. Scopul managementului schimbarilor continutului este sa ne asiguram ca sponsorul
(sau reprezentantul acestuia) aproba orice schimbare adusa continutului asupra caruia s-a
convenit initial.
6.0 Managementul Comunicarii. In cadrul proiectului, comunicarea eficace este un factor
cheie pentru succes in managementul asteptarilor clientului si al celorlalte parti interesate de
proiect.
7.0 Managementul riscurilor. Riscul se refera la conditii sau circumstante viitoare care se afla
in afara controlului echipei si care vor avea un impact negativ asupra proiectului daca acestea
se intimpla. Managerii de proiect care vor sa aiba succes trebuie sa rezolve problemele
potentiale inainte ca acestea sa apara.
8.0 Managementul Documentelor. Cu ct proiectul este mai mare, cu att managementul
documentelor trebuie sa fie mai riguros si mai bine structurat.
9.0 Managementul Calitatii. Scopul pasului pentru managementul calitatii este in primul rnd
intelegerea asteptarilor clientului in ceea ce priveste calitatea, iar apoi punerea in aplicare a
unui proces pentru indeplinirea acestor asteptari.
10.0 Managementul Metricilor. Metricile sunt utilizate pentru a colecta date cantitative pentru
luarea deciziilor si furnizeaza masura in care sunt indeplinite asteptarile.

Principiile elementare ale TenStep

Managementul scalabilitatii.
Se aplica tuturor proiectelor.
Management proactiv.
Dezvoltarea unui parteneriat intre echipa de proiect
si client.
Definirea incipienta a proceselor de management de
proiect.
Suficienta autoritate acordata managerului de
proiect.

Modelul Procesului TenStep

"Pasii" nu Implica o Ordine Secventiala

Pasul 3 este Pasul Cheie al Integrarii
Pasii Superiori Implica un Nivel mai Mare de
Complexitate a Managementului de Proiect
TenStep Nu Include Ciclul de Viata al Proiectului
TenStep Nu Include Colectarea de Cerinte Detaliate
TenStep Nu Considera Achizitiile o Responsabilitate
Cheie a Managementului de Proiect
Procesul de Finantare a Proiectului Nu este Inclus in
Metodologia TenStep
Proiectul Incepe Oficial Cand este Desemnat un
Manager de Proiect

PRINCE 2
este

o metodologie de management de
proiect creata de catre guvernul Marii Britanii.

este
a

folosita si in sectorul privat

devenit populara in multe tari europene.

este

o marca inregistrata a Office of

Government Commerce, si este de
asemenea inregistrata la U.S. Patent and
Trademark Office.
atat PRINCE2 cat si procesul TenStep sunt
ambele metodologii de management de
proiect

Compararea Procesului
TenStep cu PRINCE2
TenStep

PRINCE2

este compus din zece pasi

se

primii doi pasi (Definirea Proiectului si

Elaborarea Planului) din cei zece sunt
dedicati planificarii proiectului, desi
proiectul este replanificat continuu in
Pasul Managementul Planului. Ceilalti
opt pasi ai metodologiei TenStep sunt
dedicati managementului si executiei
proiectului.

Intreaga

metodologie
axeaza pe activitatile
managerul de proiect.

Nu

Include
Proiectului
Procesul

este Inclus

Ciclul

TenStep
realizate

de

Viata

descompune in opt procese

Trei

procese (Demararea Proiectului,

Initierea Proiectului si Planificarea) se
refera la planificarea proiectului. Atat
Demararea cat si Initierea Proiectului
apar
la
inceputul
metodologiei
PRINCE2, iar Planificarea este un
proces ce se desfasoara continuu pe
parcursul intregii durate a proiectului.
aloca executiei proiectului trei procese.

se procesul de Conducere a Proiectului

de este executat de catre Comitetul
Proiectului si nu are legatura cu
activitatile zilnice ale managerului de
proiect.
al

de Finantare a Proiectului Nu

Include

Ciclul de Viata al Proiectului

Procesul

este Inclus

de Finantare a Proiectului

Six Sigma
= o metodologie utilizata pentru a reduce
pierderile si pentru a imbunatati calitatea si
performantele de cost si timp ale oricarei
afaceri.
Sigma

este o litera greceasca utilizata pentru

a indica dimensiunea unei abateri sau a
nivelului de defect dintr-un produs.
Un defect este definit drept orice element ce
cauzeaza disatisfactia clientului sau ce se
abate de la tolerantele acceptate.

Six Sigma

Este un process de termen lung intentionat sa produca

imbunatatire continua.

Necesita perseverenta, concentrare si consacrare.

Poate fi aplicat in multe domenii: productia, functiunile

administrative si serviciului cu clientii.

Ajuta la scaderea variabilitatii, care determina

reducerea numarului de defecte si a costurilor
operationale in timp ce capacitatea efectiva creste.

Utilizat pentru imbunatatirea altor domenii precum

loialitatea clientilor, care in definitiv ajuta compania sa
isi indeplineasca obiectivele.

Compararea Procesului
TenStep cu Six Sigma
TenStep

Six Sigma

se

aplica in managementul proiectelor Initiativele in domeniul calitatii pot fi

de toate tipurile si dimensiunile.
stabilite la nivelul unui proiect sau la
nivelul intregii organizatii.
Unul

dintre "pasii" elementari este Six

Sigma
este
o
filosofie
procesul de managementul calitatii.
organizationala care se centreaza in
mod specific pe calitate,
se suprapune cu o parte a procesului
TenStep.
Procesul

nevoie.
unul

TenStep indeplineste aceasta

Derularea

de proiecte cu un nivel de
calitate Six Sigma necesita un proces
de management de proiect standardizat.

din cele zece aspecte ale TenStep Six Sigma poate furniza baza generala
Project Management Process este pentru acest pas de management al
managementul calitatii la un nivel calitatii.
acceptabil.

Concluzii:
Six

Sigma si TenStep Project Management

Process sunt procese complementare.

Astfel,

o companie poate implementa:

metodologia TenStep - drept proces general de

management al proiectelor.
Six Sigma - drept filosofie generala in ceea ce
priveste calitatea.